EDUCACIÓN MÉDICA EN LAS AMÉRICAS XX

Transcripción

1 MANUAL DEL EXPOSITOR 1. GAFETES 1.1. Sólo tendrán acceso al área de exposición, las personas previamente registradas y que cuenten con el gafete correspondiente, para lo cual el Expositor deberá entregar a más tardar el 13 de Mayo 2016 el listado de personas que atenderán su stand Dentro del costo del stand están incluidos Únicamente 2 gafetes de expositor, en caso de requerir más este tendrá un costo de $1,000.- mas iva por persona. 2. INSTALACION DEL STAND 2.1. El montaje del stand se hará únicamente en la fecha indicada por el Comité Organizador y sólo en el sitio que el Coordinador de la Exposición le haya señalado para lo cual deberán observarse las siguientes disposiciones: Salón Isla Horarios: Montaje: Lunes 13 de Junio de 07:00 a 20:00hrs Martes 14 de Junio de 07:00 a 20:00hrs* Inauguración Miércoles 15 de Junio a las 10:00 a.m. Desmontaje: Sábado 18 de Junio de 03:00 a 06:00p.m. *En caso de no cumplir con horarios establecidos se incurrirá en un cargo por hora extra 2.2. La carga y descarga en las instalaciones del hotel debe hacerse entre las 07:00am a 06:00pm. Se debe dar aviso con 15 días de anticipación si el horario de entrega no fuera el indicado para solicitar autorización El acceso y salida del equipo, material de exhibición y herramientas, debe ser por la entrada de colaboradores ó en el área de descarga del Salón Caribe, localizada en la parte trasera del salón pasando la caseta de seguridad y debe ser debidamente registrada por el personal de Seguridad del hotel. El hotel no se hará responsable de pérdidas de equipo no registrado debidamente ENVÍO DE MATERIAL Fecha en la que se puede recibir material: 10 de Junio Favor de etiquetar su material y cajas: NO. DE STAND Favor de enviar a: Karina Cruz Mendez Gerente de Eventos / Events Manager Iberostar Cancún Golf & Spa Resort Boulevard Kukulkan 17, Zona Hotelera Cancún, Quintana Roo, 77500, México Tel: (998) El proveedor externo será responsable de entregar las instalaciones en las condiciones en que las recibe. Esto incluye la limpieza de las áreas o salones que se ocuparon. En caso

2 de requerir de transportación de basura, el cargo por este concepto deberá ser cubierto por el proveedor antes de permitirle la salida Todo el equipo, mobiliario, utensilios y materiales que se introduzcan al área de exhibición deberá ir acompañados de una relación, misma que deberá entregarse al personal de seguridad al acceder al área de exposición El Hotel en ningún momento se hace responsable por daño o pérdida de artículos o pertenencias dejadas en las facilidades del hotel previo, durante o posterior a la realización del evento Almacenamiento y bodega no está permitido el almacenamiento de artículos promocionales, contenedores, equipo o herrramientas de montaje, antes, durante o posterior al evento en los pasillos del Foyer del área de convenciones, pasillos del back of the house u oficinas de Eventos Posterior al desmontaje del evento, todas las cajas, artículos promocionales sobrantes y equipo diverso deben ser removidas de la propiedad inmediatamente después de haber terminado la función para la cual fueron contratadas. Almacenamiento en días posteriores estará sujeto a disponibilidad y ocasiona cargo adicional El uso del check-room del hotel, es exclusivo para el almacenaje de equipaje de los huéspedes, no pudiendo almacenar equipo de ninguna clase dentro del mismo ni antes ni después del evento. 3. ÁREA DE EXPOSICIÓN I. El área de Exposición deberá corresponder estrictamente a la contratada y en ningún caso el Expositor podrá invadir un área ajena. II. No se cuenta con personal de planta para carga y descarga de material III. Está prohibido fumar dentro del Hotel, espacios abiertos y estacionamiento, ya que se trata de un área totalmente libre de humo. IV. Venta de ningún tipo de artículo, asi como comida, bebidas y lo relacionado con un comercio interno. V. Aire acondicionado durante labores de montaje y desmontaje no se encenderá el aire acondicionado ni en salones ni en áreas específicas de trabajo. El uso del mismo tiene un cargo adicional diario por mts2 a $3.00 usd + iva, el cuál será cargado contra depósito. VI. Insalación y montaje de equipos el hotel no proporciona ni renta ni herramientas, escaleras o materiales que se utilicen y que no hayan sido considerados por el Proveedor. El cableado extra es a expensas del proveedor y debe protegerse con cinta adhesiva para evitar cualquier accidente. El equipo audiovisual que se ingrese a la propiedad (pantallas, carritos, pedestales, etc) debe vestirse y encortinarse debidamente de acuerdo a los lineamientos establecidos por el hotel. VII. Cualquier daño o desperfecto deberá de ser cubierto antes de la salida del grupo. VIII. Los proveedores deberá asumir total responsabilidad por robo o pérdida de equipo desatendido dentro de las instalaciones. IX. El equipo que se haya dejado posterior al evento, el hotel se deslinda y se reserva el derecho de liberar sin notificación previa, el espacio dentro de las instalaciones en las que se hubiera dejado. X. Queda prohibido:

3 a. Colgar, pegar, intervenir o afectar: mobiliario, muros, ventanas, puertas, canceles, pasamanos, pilares, columnas, cocinetas, butacas, escenario, camerinos, cabinas y exhibiciones existentes. b. Mobiliario decorativo del foyer de área de convenciones llámese (salas, sillones, mesas de centro, macetas, plantas, cuadros, etc), no podrá ser reubicado a ningún otro lugar sin previa autorización de la Dirección de Eventos e incurre un cargo adicional. Reubicarlo sin el consentimiento y autorización del hotel, implicará cargos por daños y mal manejo del mismo, el cual será aplicado directamente sobre la garantía establecida por el proveedor. c. Alfombras está estrictamente prohibido trabajar (serruchar, pintar, pegar, etc) directamente sobre la alfombra del Centro de Convenciones, en caso de requerir de los trabajos mencionados, el proveedor externo deberá colocar una mesa de trabajo en un área de servicios cerca del lugar donde trabajará y en caso de que la mesa tuviera que estar sobre la alfombra, ésta debe ser colocada sobre un protector resistente, plástico o manta que proteja y cubra la alfombra durante la transportación, instalación o desmontaje de equipo. d. No está permitido el uso de pinturas, solventes, fuego ó cualquier otro producto químico que accidentalmente pueda dañar o manchar la alfombra. e. Paredes y superficies bajo ningún motivo, las paredes, pisos, columnas, mamparas, cristales, decoración o cualquier parte del edificio y mobiliario, debe ser clavado, pintado, perforado, engrapado o atornillado. f. La distribución de calcomanías con resistol, cinta diurex, cinta canela, maskingtape y etiquetas sobre cualquier superficie está estrictamente prohibida. Cualquier necesidad relacionada con esto para la protección del edificio, equipo y mobiliario, debe ser a expensas del grupo y no del hotel. g. Clavar, engrapar, atornillar, pintar o pegar cualquier tipo de letrero, poster, lienzo, fotografía, material o publicidad en las paredes, puertas, techos, pisos, alfombras, pasillos o instalaciones del Hotel. h. Freír o preparar alimentos. Solamente se autorizará calentar o mezclar ingredientes en las áreas equipadas y destinadas para tales fines. i. Colocar globos inflados con helio, mantas o utilizar algún tipo de fuegos artificiales y pirotecnia. j. El montaje sobre paredes, techos, ventanales, columnas y pasamanos. k. Tapar letreros o placas l. Colocar propaganda o publicidad sin autorización escrita. m. Obstaculizar accesos principales, pasillos, puertas del edificio y/o rutas de evacuación. n. No está permitido señalización, letreros o similares hecha y escrita a mano en ningún área del hotel, ni en puertas de salones o talleres de trabajo (breakouts). o. No se puede exhibir ningún tipo de señalización en el área del lobby principal, solo en el área comercial que les corresponde.

4 XI. Al recibir el área que les corresponde el Expositor deberá revisar el estado que se encuentra en caso existir algún daño hacerlo constar en ese momento al Coordinador de la Exposición y Representante de la sede, ya que de lo contrario en caso de no dar aviso durante la revisión final y entrega de instalaciones para autorizar salida este será adjudicado al proveedor, ya que no se tendrá la constancia de que fue entregado en mal estado, XII. Medidas del stand: 3 x 2 m, con una altura al techo de: 3.80m, se proporcionará únicamente un tablón con 2 sillas y 1 contacto eléctrico de 110 V. (no cuenta con paredes divisorias) XIII. INSTALACION ELECTRICA: El personal de Mantenimiento es el único que puede autorizar de donde se puede tomar corriente eléctrica. La carga no debe sobrepasar los 110volts, si se requiere una carga mayor como de 220volts, se tendría que hacer una instalación especial, la cual tendría costo adicional por parte del proveedor. Favor de solicitar cotización con 30 días de anticipación al evento para poder contar con ella durante el Congreso. XIV. Los stands deberán permanecer limpios durante su uso. Cajas y/o material de congreso para distribución a los participantes deberá estar previamente organizado y en Orden en el área asignada. XV. Por razones de seguridad e higiene, está prohibido introducir alimentos y/o bebidas a las instalaciones del Hotel. XVI. Está prohibido el uso de confeti en las instalaciones del Hotel. XVII. Por razones de seguridad e higiene, los alimentos que no se consuman durante el evento, no podrán entregarse a ninguna persona, ya que estos deberán de ser consumidos en las siguientes 2 horas después de haber sido servido. I. En caso de que requiera promocionar Alimentos y Bebidas en el stand asignado, favor de contactar a : congresos2@eventpcmexico.com para ver si es posible se pueda dar autorización. Cualquier stand que proporcione alimentos durante el área comercial y que no se haya dado autorización deberá retirarse inmediatamente. 4. PRESENTACIÓN Y COMPORTAMIENTO 4.1. Usar en todo momento los uniformes de su compañía Todos aquellos proveedores que lleven a cabo labores de montaje y desmontaje de escenografías, montaje de equipo audiovisual y sonido dento de las instalaciones del Hotel deberán cumplir con los códigos de vestir (uniformes) establecido por el Hotel y el uso de las áreas de servicios de huéspedes quedan estrictamente prohibidas, así como sentarse y/o dormirse en las salas y sillones del foyer de Convenciones, aún en horarios en los que no se estuviera sesionando Queda prohibido fumar en el interior de salones y áreas de convenciones. Así como tomar alimentos que hayan sido preparados paraticipantes de un grupo en recesos de café y estaciones de buffet entre otros, a menos que el cliente o firma autorizada del grupo otorgue su consentimiento verbal o por escrito.

5 4.4. No está permitido ingresar alimentos ni bebidas externos al Hotel Llevar en todo momento los gafetes En caso de no tener uniformes, usar vestimenta apropiada completa Se requiere el uso de zapatos y de camisa o playera. No se admiten trabajadores sin ropa completa El acceso debe hacerse por los sitios previamente indicados La circulación se hará por las zonas demarcadas para tal fin No se permite el uso de vocabulario rudo o grosero Evitar silbar, gritar o perturbar el orden dentro de nuestras instalaciones. Hay que tener consideración con otras personas que estén en reunión o eventos No se permite el uso de radios, grabadoras y otros que tenga que ver con el trabajo que realizan En caso de accidentes suministraremos los primeros auxilios en la misma área sin embargo cada expositor deberá contar con seguro propio, por lo que cualquier accidente en su personal por operación de su montaje o negligencia será 100% responsabilidad del expositor. 5. DURACIÓN DE LA EXPOSICIÓN El expositor mantendrá instalado su stand durante el tiempo del evento que será del 15 al 18 de Junio 6. SEGURIDAD La seguridad particular de los objetos que se exhiben en cada stand, es responsabilidad del expositor Es una obligación estricta en caso de solicitar arnés se de aviso con 30 días de anticipación al evento para enviar el reglamento de uso de arnés Todos los proveedores que realicen algún tipo de servicio o renta de equipo de las áreas de audio, video, iluminación, escenografía o producción general del eventos deberán cumplir con lo siguiente: Presentar la lista de los empleados que ingresarán a la propiedad junto con un certificado de póliza de compensación al trabajador o seguro de accidentes o gastos médicos para proteger la propiedad en caso de que algunos de sus trabajadores se lesione mientras labora en las instalaciones Asumir total responsabilidad por el robo o pérdida de su equipo; el hotel no aceptará responsabilidad alguna sobre ninguna de las situaciones que este apartado se mencionan Todo trabajador que tenga que utilizar arnés de seguridad para realizar sus trabajos, previamente deberá ser instruido por EL HOTEL y el jefe directo sobre la necesidad y obligación de su correcta colocación, uso e inspección de este implemento. Toda persona que realice o inspeccione un trabajo en altura deberá usar un arnés de seguridad en forma permanente, dándole la correcta y adecuada utilización según diseño El departamento de seguridad del hotel opera por 24hrs al día y es responsable de la seguridad del hotel en general, sin embargo no monitorean los espacios de juntas y eventos. Es responsabilidad única del proveedor salvaguardar permanentemente su equipo y propiedades. El Iberostar Cancún no se hace responsable de la seguridad del equipo (suministros, herramientas y material escrito o cualquier artículo de valor) guardado en el salón por el proveedor. Favor de contactar al equipo de Eventos para hacer los arreglos pertinentes y reservar elementos de seguridad con costo extra.

6 6.5. Reglamento contra incendio y salidas de emergencia: El reglamento contra incendio debe ser seguido sin excepción. Todos los permisos de diagramas de montajes especiales de un proveedor deben ser aprobados por la Oficina de Eventos en conjunto con el Departamento de Seguridad y Mantenimiento. Para la planeación de humo, juegos artificiales, show láser o similares, se necesitará la aprobación del Departamento de Mantenimiento y Seguridad antes de ser instalados Por su propia seguridad, queda estrictamente prohibido la colocación de equipo audiovisual o stands de exhibición que obstruyan las puertas de acceso a salidas de emergencias y equipo de extinción de incendios Se prohíbe estrictamente el uso de arneses que presenten reparaciones o alteraciones en su diseño. Como así mismo, aquellos arnés que hayan soportado la caída de una persona. La cuerda salvavidas del arnés no debe tener nudos Todo equipo de protección personal a utilizar en trabajos en altura deberá previamente ser revisado y contar con la aprobación de EL HOTEL. 7. HOSPEDAJE: Todos los expositores deberán estar hospedados en el Hotel Iberostar, sede del evento. NOTA: Este documento deberá entregarse firmado Sin Excepción al personal de a su llegada al recinto para tener acceso al montaje.

7 Yo, el abajo firmante, he recibido una copia de Los Lineamientos del Manual del Expositor. Confirmo que he leído y comprendido la información que en ella se incluye. Reconozco que seguiré los puntos establecidos aceptando que los cargos enlistados en estos Lineamientos de servicio sean aplicados a la forma de pago en efectivo o tarjeta antes de mi salida, para poder tener aprobada mi salida del hotel en caso de daño alguno al mobiliario o instalaciones del Iberostar Cancún. Fecha: Stand: Empresa: Nombre responsable: Tel. móvil contacto: Firma de Aceptación: CONTACTO EVENT PLANNING CONSULTANCY MEXICO LOGISTICA Y COORDINACION DEL CONGRESO Lic. Daniela Acosta congresos2@eventpcmexico.com Lic. Mariajosé Moreno Bravo direcciongeneral@eventpcmexico.com SEDE ACADÉMICA Hotel Iberostar, Cancún Boulevard Kukulkan 17, Zona Hotelera Cancún, Quintana Roo, 77500, México Tel: (998) Pag. Web: ENVÍO DE MATERIAL Fecha en la que se puede recibir material: 10 de Junio Favor de etiquetar su material y cajas: NO. DE STAND Favor de enviar a: Karina Cruz Mendez Gerente de Eventos / Events Manager Iberostar Cancún Golf & Spa Resort Boulevard Kukulkan 17, Zona Hotelera Cancún, Quintana Roo, 77500, México Tel: (998)