IMAS Enero 2003 Enmienda 6, Junio 2013

Transcripción

1 IMAS Enero 2003 Enmienda 6, Junio 2013 Acreditación de organizaciones y operaciones de desminado Director, Servicio para la Acción Contra Minas de Naciones Unidas (UNMAS por sus siglas en inglés) 380 Madison Avenue, M11023 New York, NY USA mineaction@un.org Teléfono: (1 212) Fax: (1 212) Página Web:

2 Advertencia Este documento esta actualizado y entra en vigencia desde la fecha que se muestra en la portada. Como los Estándares Internacionales para la Acción Contra Minas (IMAS por sus siglas en inglés) están sujetos a revisión y actualización regularmente, los usuarios deberían consultar la página web del proyecto IMAS en con el fin de verificar su estado, o a través de la página web de UNMAS Aviso de Derechos de Autor Este documento de Naciones Unidas es un Estándar Internacional de Acción Contra Minas (IMAS por sus siglas en inglés) y está protegido por derechos de autor. Ni este documento ni algún extracto del mismo pueden ser reproducidos, almacenados, o transmitidos de ninguna manera, o por ningún medio, para otro propósito diferente sin previa autorización escrita de UNMAS, actuando en representación de Naciones Unidas. Este documento no está a la venta. Director Servicio de Acción Contra Minas de Naciones Unidas (UNMAS por sus siglas en inglés) 380 Madison Avenue, M11023 New York, NY USA mineaction@un.org Teléfono: (1 212) Fax: (1 212) UNMAS 2003 Todos los derechos reservados ii

3 Contenidos Contenidos... iii Prólogo... iv Introducción... v Acreditación de organizaciones y operaciones de Desminado Alcance Referencias normativas Términos, definiciones y abreviaturas Gestión de Calidad en Despeje Acreditación Monitoreo Inspección post-despeje Construcción de confianza Principios Generales de la Acreditación Requisitos generales Consideraciones básicas Proceso de Acreditación Solicitud de Acreditación Evaluación de escritorio (provisional) de la solicitud Evaluación en el sitio Extensión o modificación de una acreditación Modificación o cambios en el sistema de gestión Modificación o cambios a los procedimientos operacionales Incremento en el número de sub unidades usando el mismo SOP Monitoreo Suspensión y terminación de la acreditación Suspensión Terminación Organismo de acreditación obligaciones generales General Independencia, imparcialidad e integridad Confidencialidad Organización y administración Sistema de gestión Personal Métodos y procedimientos de acreditación Registros Apelaciones Responsabilidades Autoridad Nacional de Acción Contra Minas (ANACM) Organizaciones de desminado Organismo de acreditación Donantes... 9 Anexo A (Normativo) Referencias Anexo B (Informativo) Proceso de gestión para acreditación Registro de enmiendas iii

4 Prólogo Los Estándares Internacionales para programas de desminado humanitario fueron propuestos inicialmente por grupos de trabajo durante una conferencia técnica internacional en Dinamarca, en julio de 1996, en la cual se prescribieron criterios para todos los aspectos de despeje de minas, se recomendaron estándares y se acordó una nueva definición universal para el término despeje. A finales de 1996 un grupo liderado por las Naciones Unidas desarrolló los principios propuestos en Dinamarca y se crearon los Estándares Internacionales para Operaciones Humanitarias de Despeje de Minas. En marzo de 1997, la primera edición fué publicada por el Servicio de Acción Contra Minas de Naciones Unidas (UNMAS por sus siglas en ingles). El alcance original de estos estándares se ha ampliado desde entonces para incluir los demás componentes de la acción contra minas, especialmente aquellos pertenecientes a la educación en el riesgo de minas y asistencia a víctimas, y para reflejar cambios en los procedimientos, prácticas y normas operacionales. Los Estándares fueron re elaborados y re nombrados como Estándares Internacionales de Acción Contra Minas (IMAS por sus siglas en ingles) y su primera edición se publicó en Octubre de Las Naciones Unidas tienen como responsabilidad general permitir y estimular la gestión efectiva de los programas de acción contra minas, incluyendo el desarrollo y mantenimiento de estándares. Por ende, UNMAS es la oficina dentro de las Naciones Unidas responsable por el desarrollo y mantenimiento de IMAS, los cuales se desarrollan con la asistencia del Centro Internacional de Ginebra para el Desminado Humanitario. La labor de preparar, revisar y corregir los IMAS es realizada por comités técnicos con el apoyo de organizaciones Internacionales, gubernamentales y no gubernamentales. La última versión de cada estándar junto con la información del trabajo de los comités técnicos se puede encontrar en Los IMAS se revisan individualmente al menos cada tres años para reflejar el avance en las normas y prácticas Internacionales de acción contra minas y para incorporar cambios en los requisitos y regulaciones internacionales. iv

5 Introducción El IMAS 9.10 especifica los métodos para cumplir con calidad el despeje a través de la adopción de un enfoque de dos etapas: la etapa 1 de Aseguramiento de Calidad (AC) involucra la acreditación y el monitoreo de la organización de desminado antes y durante el proceso de acreditación. La etapa 2 de Control de Calidad (CC) involucra la inspección de áreas despejadas antes de que sea formalmente liberada para uso de sus beneficiarios. La mayoría de las Autoridades Nacionales de Acción Contra Minas (ANACM) ya implementan cierta manera de procedimientos para acreditación. La forma y alcance de dicha acreditación varia de país a país pero el objetivo es similar: establecer y confirmar la calidad de las organizaciones de desminado y sus operaciones en el terreno. La acreditación es fundamental para todo el proceso de Gestión de Calidad en desminado puesto que tener procedimientos integrales y exhaustivos de acreditación desde el inicio asegura que una organización de desminado este establecida, equipada y que posea los sistemas, procedimientos y estructuras de apoyo en su lugar antes de iniciar cualquier trabajo. Además el proceso de acreditación revisa que la organización de desminado trabaja de acuerdo a sus sistemas y procedimientos documentados y es capaz de alcanzar los estándares requeridos. Como resultado del proceso de acreditación, se llega a un acuerdo de acreditación con la organización de desminado que establece los estándares con los cuales se debe llevar a cabo el desminado. Así este acuerdo representa la base para todas las actividades posteriores de monitoreo. El objetivo de este estándar es brindar especificaciones y lineamientos para la implementación de un sistema de acreditación como parte de la etapa 1 del proceso de despeje. La meta es promover un enfoque común y consistente el cuál estimulará a las organizaciones de desminado a desarrollar y demostrar en términos generales características de calidad similares en sus prácticas administrativas y capacidades operacionales, sin importar su tamaño o experiencia. En la primera edición del IMAS 7.30 se hacía referencia a la acreditación y el licenciamiento. El término licenciamiento ya no se usa en el contexto de la acreditación, sin embargo esta edición ahora se refiere al proceso de acreditación que debe consistir de dos partes: a) Acreditación organizacional; y b) Acreditación operacional. Obviamente existen ventajas operacionales, logísticas y administrativas para combinar los organismos nacionales de monitoreo, acreditación e inspección post-despeje en un solo organismo de Aseguramiento y Control de Calidad, lo que debería ser considerado por la ANACM. v

6 Acreditación de organizaciones y operaciones de Desminado 1. Alcance Este estándar brinda especificaciones y lineamientos para la implementación de un sistema para la acreditación de organizaciones de desminado y sus operaciones en terreno. A pesar de que este estándar se enfoca en desminado, el concepto de acreditación se puede aplicar a otros componentes de la acción contra minas incluyendo estudios de impacto, estudio no técnico y técnico, proyectos de Educación en Riesgo de Minas, actividades de neutralización de municiones explosivas, capacitación y destrucción de pertrechos. 2. Referencias normativas La guía de referencias normativas se proporciona en el Anexo A. Las Referencias Normativas son documentos importantes a los cuales se hace referencia y hacen parte de las provisiones de este estándar. 3. Términos, definiciones y abreviaturas Un glosario completo de todos los términos, definiciones y abreviaturas usadas en la serie IMAS se provee en el IMAS En la serie de estándares IMAS las palabras 'debe', 'debería' and 'puede' se usan para indicar el grado previsto de cumplimiento. Este uso es consistente con el lenguaje usado en los estándares y lineamientos ISO: a) 'debe' se usa para indicar aquellos requisitos, métodos o especificaciones que se aplicarán para cumplir con el estándar; b) 'debería' se usa para indicar los requisitos, métodos o especificaciones preferidas; y c) 'puede' se usa para indicar un método o curso de acción posible. El término Autoridad Nacional de Acción Contra Minas (ANACM) se refiere al ente gubernamental, a menudo un comité interministerial, con la responsabilidad de regular, administrar y coordinar la acción contra minas en un país afectado por minas. Nota: En ausencia de una ANACM, puede ser necesario y apropiado que las Naciones Unidas o algún otro organismo internacional reconocido, asumir algunas o todas las responsabilidades y cumplir con algunas o todas las funciones de un Centro de Acción Contra Minas (CACM) o, menos frecuente, una ANACM. El término organización de desminado se refiere a cualquier organización (entidad gubernamental, ONG o comercial) responsable por la implementación de proyectos o tareas de desminado. La organización de desminado puede ser un contratista, subcontratista, consultor o agente. El término sub- unidad de desminado se refiere a un elemento de una organización de desminado, como quiera que se llame, que esta operacionalmente acreditada para conducir una o más actividades de desminado prescritas, como estudio técnico, despeje manual, Neutralización de Material Explosivo (EOD por sus siglas en inglés) o el uso de equipos caninos de detección de minas (MDD por sus siglas en inglés) 1

7 4. Gestión de Calidad en Despeje El objetivo de la Gestión de Calidad en Despeje (GC) es brindar la confianza (al beneficiario, a la organización de desminado y a la ANACM) que se han cumplido con los requisitos de despeje y de calidad y que el terreno liberado es realmente seguro para su uso. La GC para desminado contiene tres elementos complementarios: acreditación, monitoreo e inspección post-despeje Acreditación La acreditación es el procedimiento mediante el cual la organización de desminado es reconocida formalmente como competente y capaz de planear, administrar y conducir operacionalmente desminado de forma segura, eficaz y eficiente. La acreditación es fundamental para todo el proceso de desminado. Teniendo procedimientos integrales y meticulosos de acreditación desde el inicio, asegura que la organización de desminado está establecida, equipada, cuenta con el personal y tiene los sistemas, procedimientos y estructuras de apoyo requeridos y en su lugar antes de iniciar cualquier trabajo. Además, el proceso de acreditación revisa que la organización de desminado trabaja de acuerdo a sus sistemas y procedimientos documentados y es capaz de cumplir los estándares requeridos. Como resultado del proceso de acreditación, se establece un acuerdo de acreditación con la organización de desminado el cual establece los estándares que se llevarán a cabo durante el despeje. Este acuerdo será la base para todas las actividades de seguimiento durante el monitoreo Monitoreo El monitoreo es la observación, inspección o evaluación de los sitios de trabajo, las instalaciones, equipo, actividades, procesos procedimientos y documentación por personal calificado para confirmar que la organización de desminado está trabajando en concordancia con su acuerdo de monitoreo. El monitoreo es esencialmente una actividad sin embargo puede ser aceptable incorporar inspecciones post-despeje al monitoreo como medio progresivo de revisar la calidad de los trabajos de despeje. Para más detalles consultar IMAS Inspección post-despeje La inspección post -despeje es el proceso de medir, examinar, evaluar o de otra manera comparar una muestra de terreno despejado con los requisitos de despeje, las cuales suplementan la acreditación y el monitoreo y proveen confianza adicional de que los requisitos de despeje se han cumplido. Para más detalles consultar IMAS Construcción de confianza Llevar a cabo todos los componentes de la Gestión de Calidad en desminado podría no ser necesario para conseguir el nivel de confianza deseado. Si por ejemplo, se llevan a cabo procesos de acreditación y monitoreo integrales y meticulosos (Aseguramiento de Calidad (AC)), podría no ser necesario llevar a cabo inspecciones post-despeje (Control de Calidad (CC)). Esto enfatiza la importancia de la acreditación en el proceso de GC para desminado. 5. Principios Generales de la Acreditación Este estándar hace una distinción entre la acreditación organizacional y operacional: Acreditación organizacional es el procedimiento por el cuál una organización de desminado se reconoce formalmente como competente y capaz de planear y administrar actividades de desminado de manera segura, efectiva y eficiente. Para muchos de los programas de acción contra minas la ANACM será la organización encargada de acreditar. Las organizaciones internacionales como las Naciones unidas u organismos regionales puede también introducir esquemas de acreditación, la cual se expedirá a 2

8 las oficinas principales en el país o a una organización por un periodo de tiempo finito, normalmente por un periodo de dos o tres años, o tanto como estas sean operacionales o estén activas. Acreditación operacional es el procedimiento mediante el cual la organización de desminado se reconoce formalmente como competente y capaz de llevar a cabo actividades de desminado particulares; en algunos casos se hace referencia a certificación con el fin de hacer distinción entre la acreditación de una organización para trabajar en un país y su acreditación para ciertas tareas distintas. Cada acreditación operacional debe referirse a las capacidades requeridas para llevar a cabo actividades particulares como estudios, despeje manual, enlace comunitario o el uso de equipos de detección canina (MDD por sus siglas en ingles). Otorgar dicha acreditación asume que la capacidad o cambiará más allá del alcance o la intención de la acreditación original. En la mayoría de las situaciones será apropiado otorgar la acreditación en dos etapas: La primera etapa involucra una evaluación provisional de escritorio por parte de la ANACM o su agente, basado en la evidencia presentada por la organización de desminado, como la estructura organizacional, calificaciones de gestión y experiencia comprobada. La segunda etapa involucra una evaluación en el sitio para comprobar que el personal, equipo, materiales y procedimientos se usan de la manera prevista y que las actividades de desminado se conducen de una manera segura, eficaz y eficiente. Se puede expedir una acreditación provisional a aquella organización o sub unidades de una organización luego de la primera etapa, esto le permitirá prepararse para la implementación en el país. Se deberá expedir una acreditación completa luego de la segunda etapa. 6. Requisitos generales 6.1. Consideraciones básicas Las consideraciones básicas para obtener y mantener una acreditación en desminado son: a) El solicitante debe ser capaz de aplicar los requisitos generales de los IMAS y específicos de la ANACM incluyendo los requisitos financieros y de seguros. b) La acreditación organizacional será concedida únicamente a la organización de desminado siempre que mantenga su cumplimiento con los estándares IMAS y/o los estándares y regulaciones nacionales. c) La acreditación operacional será concedida únicamente a una organización acreditada y a sus sub unidades, como sea que se llamen, que se encuentren dentro del alcance del acuerdo de acreditación organizacional y que cumplan con los IMAS y los estándares y regulaciones nacionales. La acreditación puede ser incorporada en la práctica dentro del proceso de licitación para contratos de acción contra minas, especialmente cuando se use un proceso contractual de dos etapas, en casos donde el proceso de acreditación se convierta en un componente mayor del proceso de pre- selección Proceso de Acreditación Se muestra un resumen del proceso de acreditación en el esquema del Anexo B y se describe en detalle a continuación Solicitud de Acreditación La organización de desminado deberá entregar una solicitud inicial de acuerdo con las instrucciones de la ANACM o sus agentes Evaluación de escritorio (provisional) de la solicitud Al recibir la solicitud y junto a la documentación de la organización, la ANACM debe confirmar recibido de la solicitud y si es necesario debe solicitar al solicitante proveer información adicional. Para acreditación organizacional la evaluación de escritorio (provisional) debe llevarse a cabo por la ANACM o sus agentes y deberá considerar: 3

9 a) Estructura organizacional y representación en el país incluyendo los arreglos para usar sub contratistas y sociedades conjuntas. Se debería dar reconocimiento a otras acreditaciones existentes que presente la organización, como la ISO 9001:2008; b) Calificaciones formales y experiencia práctica de su equipo gerencial ganada en programas de acción contra minas anteriores. Se debería dar reconocimiento a aquellos grupos, organizaciones o institutos profesionales reconocidos que pertenezcan a la organización; c) Situación financiera; d) Acciones legales pendientes o importantes, o la ausencia de ellas, o cualquier disputa legal pendiente con la autoridad contratante; e) Capacidades de planeación y administración; f) Procedimientos para planeación logística, incluyendo adquisición de equipo, gestión de MDD, evaluación, mantenimiento y reparación; g) Planeación financiera y procedimientos de control; h) Sistemas de gestión de información y mapeo; i) Esquemas de gestión de capacitación y programas de desarrollo de capacidades para empleados; j) Política de Seguridad y Salud Ocupacional; k) Experiencia y capacidades de enlace comunitario o acceso a asociados con experiencia relevant; l) Cobertura de seguro tanto seguro médico para personal como para terceras partes; m) Sistema de Gestión de Calidad (SGC); y n) Participación en otros esquemas de acreditación como ISO 9000 que demuestren la efectividad de su sistema de gestión de calidad. Para acreditación operacional la evaluación de escritorio (provisional) debería considerar: o) La estructura organizacional de las sub unidades incluyendo su sistema logístico de abastecimiento; p) Capacidades humanas (Calificaciones formales y experiencia de su personal operacional y de apoyo); q) Capacidades del equipo técnico (desempeño y soporte técnico del equipo); r) Procedimientos operacionales (SOP por sus siglas en ingles); s) Resultados de pruebas operacionales para equipos de detección caninos (MDD) y guías; t) Procedimientos y prácticas de seguridad y salud ocupacional en el sitio de trabajo; u) Acreditaciones anteriores obtenidas por la sub unidad que demuestre la efectividad de sus capacidades operacionales; y v) Cualquier requisito adicional de la ANACM (como el uso de sub contratistas y mano de obra local). Requisitos adicionales de acreditación para equipos de detección canina y sus guías se describen en el IMAS Si la ANACM no está satisfecha con el cumplimiento de todos los requisitos para acreditación, se debería informar a la organización de desminado lo más pronto posible sobre las razones de su solicitud no 4

10 exitosa. Cuando sea posible, se debería dar la oportunidad al solicitante de tomar las acciones correctivas. Si la organización de desminado es incapaz de satisfacer los requisitos para acreditación y no es capaz de tomar las acciones correctivas dentro de un tiempo razonable entonces se debería terminar la solicitud y se debería informar a la organización de desminado Evaluación en el sitio El propósito de la evaluación en el sitio es confirmar que las practicas gerenciales y los procedimientos operacionales propuestos por la organización de desminado en su solicitud de acreditación se están aplicando de manera segura, eficiente y eficaz. La ANACM, o sus agentes, debe llevar a cabo la evaluación en el sitio y esta debería incluir: a) Visitas a todas las instalaciones u oficinas administrativas, logísticas y de gestión incluyendo áreas de almacenamiento de explosivos, instalaciones médicas y áreas de mantenimiento de equipo; b) Visitas a la ubicación de todas las sub unidades incluyendo áreas de trabajo y áreas de apoyo; c) Observación de las sub unidades en su última fase de entrenamiento; d) Observación de la evaluación y prueba de los equipos en el área y la capacitación y evaluación operacional de los MDD; e) Observación de actividades de desminado; y f) Observación de la participación con la comunidad durante todo el proyecto. Durante la evaluación en el sitio, se deben seleccionar muestras de documentación y registros aleatoriamente las cuales deben ser representativas a todos los productos, procedimientos documentados y SOP incluidos dentro de la solicitud de acreditación. El muestreo de terreno despejado debe cumplir con los requisitos del IMAS Las operaciones con MDD deben cumplir con los requisitos del IMAS y las pruebas operacionales para MDD y guías caninos con el IMAS Si la ANACM no está satisfecha con el cumplimiento de todos los requisitos para acreditación, se debería informar a la organización de desminado lo más pronto posible; los problemas identificados por la ANACM y las posibles soluciones deberían ser discutidos y acordados entre esta y la organización de desminado. La organización presentará entonces sus procedimientos operacionales o administrativos corregidos a la ANACM y demostrará que ha cumplido totalmente con los requisitos establecidos. Si la organización de desminado es incapaz de tomar las acciones correctivas dentro de un tiempo razonable entonces se debería terminar la acreditación operacional. Habrá usualmente una demora entre la evaluación de escritorio (provisional) y la evaluación en el sitio (confirmación), para lo cual la ANACM debería expedir una acreditación provisional hasta que se haya alcanzado la acreditación completa. Puede que sea necesario para la organización de desminado iniciar trabajos antes de la acreditación en el sitio (confirmación) cumpliendo las condiciones de la acreditación provisional Extensión o modificación de una acreditación Modificación o cambios en el sistema de gestión Si la administración de la organización pretende realizar cambios mayores o significativos a su estructura, la cual podría impactar en su capacidad de gestión, la ANACM o sus agentes puede requerir una extensión o revisión de la acreditación. Por esta razón, la organización acreditada debe informar a la ANACM sobre cualquier cambio intencionado a su sistema de gestión u otros cambios que puede afectar el cumplimiento de su acreditación. La ANACM debe determinar si los cambios anunciados requieren cualquier forma de re evaluación ya sea en escritorio o en el sitio. 5

11 Modificación o cambios a los procedimientos operacionales De la misma manera, la organización de desminado debe informar a la ANACM sobre cualquier cambio intencionado a los procedimientos operacionales de una o más sub unidades, o sobre la introducción de un equipo nuevo o modificado. La ANACM o sus agentes deben determinar si los cambios anunciados requieren una re evaluación de escritorio o en el sitio. Si los cambios son menores y consistentes con los IMAS y estándares nacionales no se debería requerir otra acción. Si los cambios son significativos, la ANACM debería considerar la conducción de una evaluación en el sitio. Para tareas de despeje, esto requerirá un régimen de inspección más riguroso (Ver IMAS Anexo B Clausula C.6) para aplicarlo temporalmente al muestreo post-despeje. Si los cambios son sustanciales y las condiciones y alcance de la acreditación operacional inicial no son válidos, entonces la ANACM debería pedir a la organización de desminado que solicite nuevamente acreditación de acuerdo a lo definido en la cláusula 5.2 de este estándar Incremento en el número de sub unidades usando el mismo SOP La organización acreditada debe informar a la ANACM de cualquier cambio intencional en el número de sub unidades. Si la intención es que las unidades implementen el mismo procedimiento operacional y que usen el mismo equipo, no deberá requerir que se tomen otras acciones. Si los cambios son significativos, la ANACM debería considerar la conducción de una evaluación en el sitio. Para tareas de despeje, esto requerirá un régimen de inspección más riguroso (Ver IMAS Anexo B Clausula C.6) para aplicarlo temporalmente al muestreo post-despeje. Si los cambios son sustanciales y las condiciones y alcance de la acreditación operacional inicial no son válidos, entonces la ANACM debería pedir a la organización de desminado que solicite nuevamente acreditación de acuerdo a lo definido en la cláusula 5.2 de este estándar Monitoreo La ANACM debe monitorear las organizaciones de desminado y sus sub unidades para confirmar que los sistemas de gestión y procedimientos operacionales son congruentes con los términos de acreditación. Dicho monitoreo deberá ser al azar, no intrusivo y no debería interferir con la conducción de las actividades de desminado. La frecuencia del monitoreo deberá depender de la tarea, del desempeño previo de la organización de desminado y deberá ser acordado entre la organización y la ANACM. La ANACM puede designar a un organismo para llevar a cabo el monitoreo en su representación. Cualquier organismo de monitoreo designado por la ANACM debe estar equipado adecuadamente, con personal suficiente y entrenado para monitorear a las organizaciones de desminado y sus sub unidades de manera apropiada y efectiva. El monitoreo se cubre en detalle en el IMAS Se debe informar a la organización sobre los resultados de todo el monitoreo Suspensión y terminación de la acreditación Suspensión La ANACM puede suspender la acreditación de una organización de desminado o una de sus sub unidades por periodo limitado, por ejemplo en los siguientes casos: a) Si el monitoreo muestra una no conformidad con los requisitos del acuerdo de acreditación, la cual por su naturaleza no garantiza la cancelación de la acreditación; o b) En caso de uso inapropiado del acuerdo de acreditación; o c) En el evento de no haber informado cambios mayores y significantes de gestión u operacionales. 6

12 Terminación La ANACM puede terminar la acreditación en los siguientes casos: a) Si la organización acreditada finaliza operaciones; o b) Si la organización acreditada no desea prolongar el acuerdo de acreditación; o c) Si los requisitos o provisiones de los estándares o la legislación cambian y la organización acreditada no puede o no asegurará el cumplimiento con los nuevos estándares o provisiones; o d) Si el monitoreo revela una no conformidad de naturaleza seria con el acuerdo de acreditación, como violaciones repetidas a las provisiones de seguridad y salud ocupacional; o e) Si se llevan a cabo medidas inadecuadas luego de la suspensión de acreditación. Una no conformidad seria puede incluir una falla repetida al aplicar sistemas de gestión o procedimientos operacionales acreditados, rehusarse a permitir inspecciones o monitoreo, interferencia con el monitoreo o las inspecciones, liberar tierra prematuramente o la aplicación de procedimientos que se sepa que pongan en riesgo innecesario a la población o al personal técnico. Antes de terminar el acuerdo de acreditación, la ANACM debe determinar medidas para llevar a cabo con el fin de re-despejar el terreno y el costo de dicha actividad será financiado ya sea por la ANACM o la organización de desminado. Se deberán especificar las responsabilidades en el contrato. 7. Organismo de acreditación obligaciones generales 7.1. General La ANACM debe establecer un organismo de monitoreo, el cual sea como sea que se llame, debe tener la documentación necesaria que describa sus responsabilidades, métodos a usar durante el proceso de acreditación y el alcance técnico de sus actividades Independencia, imparcialidad e integridad El personal del organismo de acreditación debe estar libre de cualquier presión política, comercial, financiera, económica o de otra naturaleza que pueda afectar su juicio. Se deben implementar políticas y procedimientos para asegurar que las personas u organizaciones externas al organismo de acreditación no puedan influenciar los resultados de las inspecciones, evaluaciones o monitoreos que lleve a cabo el organismo de acreditación. El organismo de acreditación y su personal no debe involucrarse en actividades que puedan comprometer su independencia o juicio e integridad en relación a sus actividades de evaluación, monitoreo o inspección. En particular no deben involucrarse directamente en organizaciones que lleven directamente a cabo actividades como despeje, o que diseñen, fabriquen, provean, instalen, usen o mantengan servicios o equipo para organizaciones que operen en el área de desminado o áreas similares. Todas las partes interesadas deben tener acceso a los servicios del organismo de acreditación y los procedimientos con los que opera dicho organismo deben ser administrados de una forma no discriminatoria Confidencialidad El organismo de acreditación debe asegurar la confidencialidad de la información obtenida durante sus actividades. Se deben proteger los derechos de autor y en la práctica las acciones del organismo de acreditación solo serán divulgadas a la ANACM, sin embargo, las razones de no cumplimiento con el acuerdo de acreditación deberían ser conocidas por todos los aplicantes. 7

13 7.4. Organización y administración El organismo de acreditación debe tener una organización que le permita mantener su capacidad de desempeñar sus funciones técnicas rápida y satisfactoriamente. El organismo debe tener un gerente técnico, como sea que se llame, que este calificado y tenga experiencia en la operación de procesos de acreditación y quien tenga la responsabilidad general de asegurar que las actividades de acreditación se llevan a cabo de acuerdo a lo estipulado en los IMAS y otros estándares relevantes. El gerente técnico debería ser, en lo posible, un empleado permanente, sin embargo durante las primeras etapas del programa de acción contra minas puede ser un(a) consultor(a) calificado(a) adecuadamente. El organismo de monitoreo debe desarrollar y mantener procedimientos documentados y en los casos donde el organismo cumpla funciones de inspección y monitoreo, la relación entre sus funciones debe estar definida claramente Sistema de gestión El organismo de acreditación debe definir y documentar su sistema de gestión y procedimientos (incluyendo su sistema interno de Gestión de Calidad) y debe asegurar que su política de gestión se entienda y sus procedimientos se implementen y mantengan en todos los niveles de la organización. Donde sus procedimientos y sistemas afecten la conducta del programa de acción contra minas, se deberían acordar las relaciones de trabajo entre el organismo y la organización de desminado y deberían formar parte de los acuerdos contractuales. La gestión del organismo de acreditación debe designar una persona quien, independientemente de sus deberes, debe haber definido las responsabilidades y autoridad para el aseguramiento de calidad dentro del organismo de acreditación. Esta persona debe tener acceso a la persona con más autoridad dentro de la ANACM Personal La organización de desminado debe tener un número suficiente y permanente de personal calificado con el nivel de experiencia requerido para llevar a cabo sus funciones normales Métodos y procedimientos de acreditación El organismo de monitoreo debe establecer y mantener procedimientos para evaluación de escritorio e inspecciones definidos en los requisitos de este estándar y otros estándares relevantes con los cuales debe determinarse el nivel de cumplimiento Registros El organismo de acreditación debe preparar y mantener registros de todas las evaluaciones e inspecciones y cualquier información necesaria para entenderlos e interpretarlos. Todos los registros deben ser almacenados de forma segura por un periodo de mínimo 5 años, mantenerlos en confidencialidad para el aplicante, a menos que sea requerido de otra manera por la ley Apelaciones La ANACM debe establecer un sistema justo e imparcial para permitir que las organizaciones de desminado apelen las decisiones del organismo de acreditación cuando estas sean injustas, o cuando salga a la luz nueva evidencia. El sistema de apelaciones debe incluir el uso de mediación independiente de la comunidad internacional presente en el país afectado por minas, por ejemplo, un representante del sistema de Naciones Unidas. 8. Responsabilidades 8.1. Autoridad Nacional de Acción Contra Minas (ANACM) La ANACM, o la organización que actúe en su nombre, debe: 8

14 a) Establecer un sistema para la acreditación de organizaciones y operaciones de desminado; b) Especificar los estándares nacionales y proveer lineamientos para la acreditación de operaciones y organizaciones de desminado; c) Monitorear el trabajo del organismo de acreditación, asegurarse de que el sistema se está aplicando de forma equitativa y justa y que la acreditación no interrumpe o retrasa los proyectos de desminado; y d) Asegurar que las acciones de seguimiento apropiadas se realizan de acuerdo a las recomendaciones del organismo de acreditación. La ANACM, o la organización que actúe en su nombre, debería: e) Acreditar y asignar un organismo de acreditación; y f) Realizar periódicamente auditorías externas de aseguramiento de calidad al organismo de acreditación Organizaciones de desminado La organización que realice desminado debe: a) aplicar prácticas de gestión de procedimientos operacionales enfocados a despejar terreno de acuerdo a los requisitos especificados en el contrato de despeje u otro acuerdo formal; b) mantener y proveer al organismo de acreditación documentación, reportes, registros y otra información sobre las actividades de desminado; y c) proveer al organismo de acreditación acceso a todos los lugares, edificios y otras instalaciones que se requieran visitar como parte de los requerimientos de monitoreo. En ausencia de la ANACM la organización de desminado debería asumir responsabilidades adicionales. Estas incluyen pero no se restringen a: d) acordar con el donante un sistema de acreditación de actividades de despeje; y e) asistir a la nación anfitriona durante el establecimiento de una ANACM en estructurar estándares nacionales de acreditación Organismo de acreditación El organismo de acreditación debe: a) conseguir la acreditación de la ANACM para operar como organismo de acreditación; b) acreditar a las organizaciones de desminado y sus sub-unidades; c) evaluar las aplicaciones oportunamente, asegurando que los retrasos no afecten innecesariamente en la efectividad operacional de los aplicantes. Puede ser apropiado considerar expedir una acreditación provisional si no se puede evitar el retraso; d) acreditar y proveer documentación en las vistas e inspecciones al área de acuerdo a lo requerido por la ANACM Donantes Cuando el donante ha establecido el contrato u otro acuerdo formal, debe ser responsable de incluir detalles de los requisitos nacionales de acreditación o en la ausencia de la ANACM, los requisitos establecidos por Naciones Unidas u otro organismo internacional apropiado. 9

15 Anexo A (Normativo) Referencias Los siguientes documentos normativos contienen información la cual se usa como referencia en este texto y hace parte de las provisiones de este estándar. Para referencias fechadas, no aplican a esta publicación aquellas enmiendas o revisiones realizadas después de la fecha en la portada. Sin embargo, se invita a las partes interesadas a investigar la posibilidad de aplicar las versiones más recientes de los documentos normativos indicados a continuación. Para referencias sin fecha, aplica la última edición del documento normativo en referencia. Los miembros de ISO y IEC mantienen registros de los registros de los Estándares y Normas ISO válidos actualmente: a) IMAS Glosario de Términos, definiciones y abreviaturas de acción contra minas; b) IMAS Monitoreo de organizaciones de desminado; c) IMAS Requisitos de Despeje; d) IMAS Despeje de área de combate: lineamientos para el uso de procedimientos de muestreo; e) IMAS Procedimientos operacionales para Equipos de Detección Canina; y f) IMAS Evaluación operacional de equipos y guías de detección canina. Deberá usarse la última versión/edición de estas referencias. Una copia de todas las referencias usadas en este estándar se puede encontrar en al sitio web de IMAS ( El CIDHG mantiene copias de todas las referencias usadas en este estándar al igual que el registro de la última edición/versión de los estándares, guías y referencias y se puede consultar en la página Web IMAS ( La ANACM, empleados y otros organismos y organizaciones interesadas deberá obtener copias antes de iniciar un programa de acción contra minas. 10

16 Anexo B (Informativo) Proceso de gestión de acreditación Descripción del proceso Organización de desminado Responsabilidad Organismo de acreditación Autoridad de Acción contra minas Enviar la aplicación para acreditación de sub unidades de desminado Certificar el recibido de la aplicación Realizar acreditación de escritorio basados en la información enviada en la aplicación La aplicación e información de soporte cumplen con los requisitos de acreditación establecidos? Notificar al aplicante que se necesita información adicional al proceso de aplicación no si El aplicante provee información adicional Preparar plan para visitas y evaluaciones en el área Llevar acabo evaluaciones en el área La organización de desminado cumple con los requisitos de acreditación? Recomendar al aplicante la acciones correctivas requeridas Llevar a cabo acciones correctivas para cumplir con los requisitos de acreditación no si Completar las evaluaciones requeridas para acreditación La organización de desminado cumple con los requisitos de acreditación? Preparar y firmar el acuerdo de acreditación no si Terminar la solicitud de acreditación Monitorear la organización de desminado y sus subunidades en cumplimiento con el acuerdo de acreditación Legenda Documento Processo Decisión Documento (Multiplos) Responsabilidad Connector Multipla 11

17 Gestión de Enmiendas de IMAS Registro de enmiendas La serie de estándares IMAS está sujeta a revisión formal en periodos de tres años, sin embargo, eso no excluye que se realicen enmiendas durante este periodo por razones de seguridad y eficiencia operacional o por propósitos editoriales. A medida que se realicen las enmiendas, se le asigna un número, fecha y detalles generales de la misma como se muestra en la tabla. La enmienda también se mostrará en la cubierta del IMAS, incluyéndola debajo de la fecha de edición con la frase incluye enmienda número(s) 1, etc.. Al completar la revisión formal de cada IMAS se publicarán nuevas ediciones. Las enmiendas a la fecha de revisión serán incluidas en la nueva edición y se limpiara la tabla de enmiendas. El registro de enmiendas iniciará nuevamente hasta que se lleve a cabo una nueva revisión. Los IMAS recientemente enmendados serán las versiones publicadas en el sitio web IMAS Número Fecha Detalles de la enmienda 1 01 Dic Cambios de formato. 2. Cambios menores de edición. 3. Cambios en términos, abreviaturas y definiciones para asegurar que este IMAS cumple con el IMAS Cambios sustanciales en: a) Clausula Inclusión de la nueva sub clausula m. b) Clausula 6.5. Cambio de texto en la primera oración. c) Clausula 7.1. Cambio de texto en la sub clausula d y se incluye la nueva sub clausula e Jul Clausula 1, segundo párrafo, cambios a los componentes de la acción contra minas que deben ser acreditados Clausula 4, segundo párrafo, ultima oración, se incluye una cláusula adicional en relación a la duración de la acreditación. 3. Clausula 5.2.2, tercer párrafo en relación a la acreditación operacional, cambio de debe a debería. 4. Clausula 7.1, inclusión de un segundo párrafo nuevo que cambia dos de las responsabilidades de la ANACM, previamente indicadas de debe para deberá. 5. Clausula 7.3. inclusión de una nueva sub clausula c) Ene Cambios menores/adiciones al primer y segundo párrafo del prólogo. 2. Introducción, cambios al texto del segundo párrafo y la inclusión de un nuevo tercer párrafo. 3. Adición de y sus operaciones en el área en la cláusula Inclusión de nueva clausula 4 en relación a Sistema de Gestión de Desminado. 5. Remoción de la frase durante el programa de acción contra minas de la cláusula Remoción de las definiciones de organización de desminado y sub unidad de desminado del Anexo B. Estas definiciones se incluyeron en el texto del IMAS en la cláusula Remoción de la palabra equipo del Anexo C y se reemplazó con gestión. 8. Reference to IMAS y se agregaron en las clausulas 4.2, 4.3, 6.2.2, y Anexo B, Referencias Normativas Mar Definición de ANACM actualizada. 2. Dirección de UNMAS actualizada. 3. Remoción del anexo B de la serie IMAS. Se renombro el Anexo C para B. Se actualizaron las referencias a los anexos. 4. Adición de un par de líneas al último párrafo de la Cláusula Cambios menores a través del texto para asegurar la inclusión de liberación de tierras, municiones en racimo, y temas de género Ago Revisión de impacto de desarrollo IATG 2. Enmiendas tipográficas menores jun Revisión del impacto del nuevo IMAS de liberación de tierras. 2. Inclusión del número de enmienda en el título y encabezado. 12