Ausentes con justificación: el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador y la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión.

Transcripción

1 Acta CNSED Acta No correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día 07 de junio de 2012; con la asistencia del señor José Bernal Rivas Fernández, Presidente de la Comisión, en representación del Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional; la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidenta de la Comisión; la señorita Camila Carreras Herrero, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional y la señorita María Fernanda Guzmán Calderón, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Ausentes con justificación: el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador y la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Asiste: el señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe. Convocado: el señor Alexander García Sandí, Funcionario del Archivo Central del Banco Central de Costa Rica (BCCR) CAPTULO I. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LA SIGUIENTE VALORACIÓN: Artículo 2. Informe de Valoración: IV TP Asunto: Tablas de Plazos de Conservación de Documentos Fondo: Banco Central de Costa Rica (BCCR) Subfondos: 65. Proceso Custodia General, 66. Proceso Pagos y Transferencias, 67. División Servicios Tecnológicos, 68. Departamento de Infraestructura Tecnológica, 69. Departamento Ingeniería de Software del SINPE, 70. Departamento Ingeniería de Software Institucional, 71. Departamento Seguridad y Arquitectura 72. Área Bases De Datos, 73. División Despacho Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero (CONASSIF), 74. Área Asesoría, 75. Área de Asesoría Económica, 76. Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos. Convocado: el señor Alexander García Sandí, Funcionario del Archivo Central del Banco Central de Costa Rica (BCCR). Hora: 9:00 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión la solicitud de valoración de las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 9:00 horas ingresan el señor Alexander García Sandí, Funcionario del Archivo Central del Banco Central de Costa Rica (BCCR) y el señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable del informe. El señor Javier Gómez Jiménez, Profesional responsable, continúa con la lectura del informe de valoración IV TP, a partir del subfondo 65. Proceso Custodia General; por cuanto el presente informe se ha valorado anteriormente en las sesiones de 23 de mayo de 2012, de 24 de mayo de 2012, de 30 de mayo de 2012, de 31 de mayo de 2012 y de 06 de junio de 2012.

2 Acta CNSED Posterior a la lectura del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 2. Aprobar la solicitud de valoración de las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Banco Central de Costa Rica (BCCR), mediante oficio CISED de 08 de marzo de 2012, para el Fondo: Banco Central de Costa Rica (BCCR), Subfondos: 65. Proceso Custodia General, 66. Proceso Pagos y Transferencias, 67. División Servicios Tecnológicos, 69. Departamento Ingeniería de Software del SINPE, 70. Departamento Ingeniería de Software Institucional, 72. Área Bases De Datos, 73. División Despacho Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero (CONASSIF), 74. Área Asesoría, 75. Área de Asesoría Económica, 76. Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos. La aprobación se hace conforme a lo siguiente: FONDO: BANCO CENTRAL DE COSTA RICA (BCCR) SUBFONDO 1: División Servicios Financieros SUBFONDO 2: Departamento de Tesorería SUBFONDO 3: 65. Proceso Custodia General Funciones: Mantener la calidad del numerario custodiado. Garantizar la seguridad de los valores custodiados. Velar que las condiciones de almacenaje de los valores custodiados cumplan con los principios de eficiencia y eficacia Actas de decomiso billete falso. Contenido: informe del resultado de análisis del billete dudoso que resulta falso. Documentar los datos personales de la persona que ha traído el numerario dudoso o a quien se le ha decomisado el numerario por sospecharse falsedad del mismo, esto para ser tomado en cuenta en las investigaciones por parte de las autoridades respectivas según el Reglamento de Sistema de Pagos Actas destrucción documentos valor (no incluye numerario). Contenido: detalle de la cantidad y tipo de valor destruido Actas destrucción de billetes. Contenido: detalle de la cantidad y denominación de los billetes destruidos. 5 años 2 años para la oficina productora y permanente para el Archivo Central en soporte 5 años para la oficina productora y permanente para el Archivo Central en soporte 65.4 Asientos o registros contables. 1 Copia 2 años 1 En la tabla de plazos se indica que se anexa al cierre contable diario.

3 Acta CNSED Bonos de estabilización monetaria. 2 1 día para la oficina productora y 10 años para el Archivo Central en soporte 65.6 Cupones BEM (Bonos de Estabilización Monetaria). 3 Contenido: detalla el interés que cancela el BCCR Certificado de Abono Tributario (CAT). 4 Contenido: detalla la emisión del CAT, quien lo retiró. Soporte: y electrónico Cantidad: 380 m Fechas: Conciliación Especies Fiscales Control de correspondencia Registro de firmas autorizadas Certificaciones. SUBFONDO 1: División Servicios Financieros SUBFONDO 2: Departamento de Tesorería SUBFONDO 3: 66. Proceso Pagos y Transferencias Funciones: Movimiento de Fondos del BCCR. 1 día para la oficina productora y 10 años para el Archivo Central en soporte 2 años para la oficina productora y 10 años para el Archivo Central en soporte 5 años 2 años para la oficina productora y permanente para el Archivo Central 3 años 66.1 Póliza de fidelidad. 1 año Informe de Auditoría Interna. Copia 5 años 66.3 Informe Auditoría Externa. 5 años 66.4 Reporte de operaciones financieras. Contenido: transferencia Electrónica de Fondos (TEF). 1 año 2 En la tabla de plazos se indica que se remite el físico al cierre contable diario. 3 Ídem. 4 En la tabla de plazos se indica que Debido a su naturaleza, de momento se requiere su custodia de forma indefinida. 5 En la tabla de plazos se indica que Se conservan de forma física, pues es la manera de demostrar quienes estaban autorizados para el retiro de valores y CAT del Banco, en caso se ser requerido. 6 En la tabla de plazos se indica que En caso de que se aplique se conservará 5 años.

4 Acta CNSED Personería Jurídica Estadísticas operaciones financieras. 5 años 66.7 Convenios y contratos Correspondencia. 5 años 66.9 Leyes códigos y Reglamentos Estudios de Seguimiento. 5 años Cheques. Copia 1 año Expedientes jurídicos. Copia 5 años Expediente Especies fiscales. 5 años Presupuesto Anual Operativo. Copia 5 años Expediente - Recaudación y Distribución de 5 años Impuestos Expediente Resoluciones. 5 años Registro exportación de divisas. 1 año Contenido: BCCR ante Promotora de Comercio Exterior(PROCOMER) Enteros de Impuestos específicos. 7 5 años Copia SUBFONDO: 67. División Servicios Tecnológicos Funciones: Emitir los lineamientos y directrices que permitan la estandarización tecnológica y metodológica en las diferentes áreas de la División. Emitir los lineamientos y directrices e implementar los mecanismos requeridos para proteger los activos tecnológicos y de información digital de la Institución. Proveer y mantener permanentemente actualizada la plataforma de hardware, software base y de comunicaciones requerida para satisfacer las necesidades específicas de cada producto ofrecido a los usuarios internos y externos de la Institución. Desarrollar y mantener actualizados los sistemas de información requeridos en la Institución sobre una infraestructura tecnológica permanentemente actualizada y con alta capacidad de respuesta Correspondencia. 10 años 67.2 Minutas de reuniones. 5 años 67.3 Informes Técnicos informáticos. Contenido: los informes técnicos contienen todos los procedimientos y actividades, de índole tecnológico, que deben de realizarse para asegurar la calidad en las tareas de soporte y mantenimiento que se llevan a cabo en la red SINPE del Banco Central. Estas tareas incluyen: la apertura de casos de soporte, la instalación de hardware o software y el monitoreo de red, entre otras años 67.4 Solicitud de capacitación. 2 años 7 En la tabla de plazos se indica que Los impuestos captan los Bancos Comerciales. 8 Información suministrada mediante oficio CISED de 3 de mayo de 2012.

5 Acta CNSED SUBFONDO: División Servicios Tecnológicos SUBFONDO: Departamento Ingeniería de Software del SINPE SUBFONDO: 69. Áreas Análisis y Diseño; Implementación y Puesta en Marcha Funciones: Realizar el análisis y diseño de los productos particulares del Software de SINPE, así como analizar y diseñar productos que, además de ser utilizados en el portal interbancario, puedan ser reutilizados a nivel divisional. Desarrollar los elementos de software necesarios, con base en las mejores prácticas para desarrollo y gestión de requerimientos, verificación e integración de productos, adicionalmente, siguiendo procesos estándar para la atención de solicitudes de cambio y corrección de defectos; con el fin de implementar los diseños generados por el proceso de Análisis y Diseño para el desarrollo de productos particulares Comunicado operativo. 5 años 69.2 Informes Técnicos informáticos. 10 años 69.3 Registro de riesgos. 2 años 69.4 Solicitud de trabajo. 1 año 69.5 Correspondencia. 5 años 69.6 Minutas de reuniones. 5 años SUBFONDO: División Servicios Tecnológicos SUBFONDO: Departamento Ingeniería de Software Institucional SUBFONDO: 70. Áreas de Análisis y Diseño; Implementación y Puesta en Marcha Funciones: Realizar el análisis y diseño tanto para el mantenimiento de los sistemas actuales como para el desarrollo de los nuevos servicios que requiera el Banco Central de Costa Rica internamente, así como los sistemas que brindan información o atienden necesidades de sistemas y clientes externos (diferentes al Sistema de Pagos). Desarrollar los elementos de software necesarios, con base en las mejores prácticas internacionales para desarrollo y gestión de requerimientos, y verificación e integración de productos, siguiendo procesos estándar para la atención de solicitudes de cambio y corrección de defectos; con el fin de implementar los diseños generados por el Proceso de Análisis y Diseño para el desarrollo de productos que se requieran a lo interno de la Institución Comunicado operativo Informes Técnicos informáticos Registro de riesgos Solicitud de trabajo Correspondencia Minutas de reuniones. 5 años 10 años 2 años 1 año 5 años 5 años

6 Acta CNSED SUBFONDO: División Servicios Tecnológicos SUBFONDO: Departamento de Seguridad y Arquitectura SUBFONDO: 72. Áreas Base de Datos 9 Funciones: Implementar las Bases de Datos diseñadas, creando, administrando los programas especializados (scripts) y llenando las Bases de Datos con los parámetros iniciales requeridos para su adecuado funcionamiento. Realizar las pruebas unitarias de las Bases de Datos. Administrar los parámetros de operación (contraseñas, perfiles y permisos) para acceder a las diversas Bases de Datos. Implementar los modelos de los DataWarehouse creados para satisfacer las necesidades de los diversos clientes de la División de Servicios Tecnológicos. Realizar un monitoreo de los servicios y del software de Base de Datos, a fin de detectar y corregir cualquier anomalía en su funcionamiento, así como establecer métricas de uso y desempeño de modo que se logre un adecuado nivel de funcionamiento de los mismos. Participar en el diseño de la arquitectura de las bases de datos de la Institución Respaldos de Sistemas de Información Institucionales. Contenido: incluye los respaldos de las bases de datos institucionales, sistemas como SIRH, Contabilidad, SDDE (Sistema de Divulgación de datos Económicos) etc. diarios y mensuales Respaldo de documentos producidos por el BCCR mensual y diario (Intranet). 10 Contenido: documentos producidos por las oficinas del Banco Central incluyendo toda la información histórica Respaldos de Sistemas de Información del Sistema de Pagos. 11 Contenido: incluye respaldos del SINPE con toda su información histórica. 50 días y 5 años 50 días y 5 años 5 días SUBFONDO 1: Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero (CONASSIF) SUBFONDO 2: 73. Despacho Funciones: La finalidad del CONASSIF es el de dotar de uniformidad e integración a las actividades de regulación y supervisión del Sistema Financiero Costarricense. La labor directiva del CONASSIF se ejerce sobre la Superintendencia General de Entidades Financieras (SUGEF), la Superintendencia General de Valores (SUGEVAL), la Superintendencia General de Seguros (SUGESE) y la Superintendencia de Pensiones (SUPEN) Actas. 12 Contenido: Actas de recepción provisional y definitiva de bienes. No son expedientes de actas, son simplemente actas de recepción de bienes (artículos de oficina) 2 años en soporte 9 En la tabla de plazos se indica lo siguiente: La información generada a diario, por ejemplo los cierres contables diarios son respaldados por 50 días, o sea se conservan intactos durante 50 días, después se actualizan o respaldan de acuerdo con la nueva información que genera el usuario, así para todos los respaldos. La información que se genera mensualmente como los informes, se custodia por 5 años, lo anterior aplica al siguiente tipo documental 2 10 En la tabla de plazos se indica lo siguiente: Incluye el respaldo de la Intranet, donde se encuentra la base de datos documental del BCCR. 11 En la tabla de plazos se indica que se respalda diario y se guarde por 5 días.

7 Acta CNSED Comunicaciones de Acuerdos. Copia 73.3 Control Anual de Inventarios CONASSIF Boleta Devolución y/o Entrega de equipo Control de Correspondencia. Contenido: control de Correspondencia enviada y recibida Justificación de Ausencias y llegadas tardías Comprobante. Contenido: comprobante de Pago de Dietas a Directores del CONASSIF Control de correspondencia. Contenido: control de correspondencia Consecutiva: por año. 10 años 3 años 2 años 5 años 73.9 Control de asistencia. 5 años Control de Asesorías Control recursos legales Correspondencia Pre-agenda y Agenda Control Bienes Muebles Control de Inventario. 2 años en soporte 12 Las actas de sesiones del CONASIFF se encuentran en la serie Nº 4.3 Actas de Junta Directiva BCCR y del CONASSIF, perteneciente al subfondo 4. Edición de actas de la Secretaría General del BCCR, de la presente solicitud de valoración. 13 Según indica el señor García Sandí, representante del Archivo Central del BCCR, esta serie documental corresponde a trámites administrativos no sustantivos.

8 Acta CNSED Solicitud de compra Solicitud de vacaciones Solicitud de Caja Chica. 2 años en soporte 2 años en soporte 2 años en soporte SUBFONDO 1: Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero (CONASSIF) SUBFONDO 2: 74. Área de Asesoría Funciones: Elaborar dictámenes legales relacionados con recomendaciones para resolver recursos de apelación de entidades supervisadas por la SUGEF, SUGEVAL, SUPEN y SUGESE contra decisiones de las superintendencias. Asesorar a los miembros del CONASSIF y a su Presidente, en los temas relacionados con el sistema financiero, la supervisión, regulación y funcionamiento de entidades supervisadas por las cuatro superintendencias. Asistir a las sesiones y reuniones del CONASSIF. Preparar, redactar y revisar desde el punto de vista legal, los proyectos de acuerdo para la toma de decisiones del Consejo. Revisar las decisiones del Superintendente en virtud de apelaciones presentadas por los supervisados y elaborar las recomendaciones técnicas al Consejo. Revisar los proyectos de acuerdo de normativa y regulación remitidas por las cuatro Superintendencias para aprobación del Consejo. Resolver consultas verbales y escritas, en lo relativo a las actividades bajo su responsabilidad, a funcionarios de las Superintendencias, entidades públicas, empresas privadas y público en general. Cumplir con los deberes y las funciones que en materia de control interno, le asigne el Jerarca Superior Administrativo o la Jefatura Superior Inmediata, en concordancia con la Ley General de Control Interno Acuerdos (Borradores) Correspondencia Criterio. 15 Contenido: criterio legal sobre recursos de apelación. Soporte: y electrónico Cantidad: 0.18 m Fechas: En la tabla de plazos se indica que el acuerdo físico se adjunta al Expediente de Actas del CONASSIF. 15 En la tabla de plazos se indica que se adjunta al expediente correspondiente.

9 Acta CNSED Dictámenes legal. 16 Contenido: dictámenes legales dados al Presidente y/o miembros del CONASIFF Soporte: Cantidad: 0.2 m Fechas: Escrito Judicial Recurso Administrativo Expediente Administrativo en suspenso Informe sobre recursos Proyectos de Ley Evaluaciones del Desempeño. Copia en soporte electrónico 18 en soporte electrónico Sí. Conservar en soporte. Porque evidencian los actos finales relacionados con la normativa que aplica al Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero (CONASSIF). Elegir los dictámenes más relevantes para el Consejo y que no se encuentren en los expedientes de actas, a juicio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora 19 en soporte electrónico en soporte electrónico 2 años 16 Ídem 17 Ídem 18 En la tabla de plazos se indica que el plazo corre a partir de cerrado el caso. 19 Ídem 20 En la tabla de plazos se indica que se adjunta al expediente correspondiente. 21 En la tabla de plazos se indica que se conserva permanente las leyes originales relacionadas con el BCCR/ CONASSIF

10 Acta CNSED SUBFONDO 1: CONASSIF SUBFONDO 2: 75. Área de Asesoría Económica Funciones: Asesorar, investigar, coordinar y ejecutar e informar al CONASSIF sobre los estudios estratégicos, análisis, proyectos y actividades profesionales encomendadas. Colaborar en la elaboración de la respuesta a las apelaciones a los actos o resoluciones del Consejo y las Superintendencias. Participar en la elaboración, coordinación y asesoría a los funcionarios de las Superintendencias, en las investigaciones, estudios, proyectos y actividades solicitadas por el Consejo Nacional. La anterior involucra la evaluación del avance y resultados de los trabajos, así como la recomendación de cambios y ajustes en los métodos utilizados. Asesorar y resolver consultas verbales y escritas, en lo relativo a las actividades bajo su responsabilidad, a funcionarios de las Superintendencias, entidades públicas, empresas privadas y público en general. Servir de contraparte técnica del CONASSIF en el desarrollo de asesorías contratadas con empresas nacionales o extranjeras. Cumplir con los deberes y las funciones que en materia de control interno, le asigne el Jerarca Superior Administrativo o la Jefatura Superior inmediata, en concordancia con la Ley General de Control Interno. Coordinar en el planteamiento de actividades del proceso presupuestario, diseño de los objetivos y las metas del CONASSIF y de las Superintendencias, atendiendo los lineamientos establecidos por el Consejo y vigilando siempre la uniformidad de criterios y prácticas entre las Superintendencias. Asistir a las sesiones del CONASSIF Acuerdos (Borradores). Copia 75.2 Comunicados Correspondencia Estudios económicos. Copia 75.5 Evaluaciones del Desempeño. Copia 75.6 Informe de ejecución de presupuesto Justificación de Solicitudes de Compra Manuales descriptivos de Puestos Manual de Procesos. 2 años 5 años

11 Acta CNSED Plan anual de Trabajo Plan Institucional Operativo y de Presupuesto Presentación. 5 años Presupuesto Solicitud de Publicación Seguimiento de los acuerdos. SUBFONDO: 76. Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos BCCR Funciones: Es el Órgano autónomo de la Institución encargado de dictar las normas sobre selección y eliminación de documentos de acuerdo con su valor administrativo y legal y de resolver las consultas sobre eliminación de documentos. Tiene como propósito evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos de la Institución y por ende brindar seguridad tanto a la Institución, como a la dependencia productora de que los documentos que producen y reciben se conserven por el lapso que esta necesita, ya sea para concluir sus objetivos y procedimientos o probar sus actos Actas. 22 Contenido: se registra cada sesión del CISED donde se anotan los puntos principales de la deliberación, la forma y resultado de la deliberación y el contenido de los acuerdos firmes. Asimismo se anotará la totalidad de los tipos documentales ya sea a evaluar o eliminar Soporte: y electrónico Cantidad: 0.03 m Fechas: Informe de Estudio de Selección. 23 Sí. Porque evidencian las decisiones sustantivas de un órgano colegiado Correspondencia Tabla de Plazos de Conservación de Documentos. 26 y el Archivo Central En la tabla de plazos se indica que esta serie documental se encuentra respaldada en la Intranet.. 23 Ídem. 24 En la tabla de plazos se indica que el plazo caduca a partir de que se genere otro informe del mismo tema. 25 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental se encuentra respaldada en la Intranet..

12 Acta CNSED No*: indica que se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa y legal. Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia permanente en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que, de conformidad con la Resolución Nº CNSED , inciso 1 se establece que: Si estos documentos carecen de valor científico-, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley En cuanto a los documentos en, es importante aclarar que, de conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le permitirá disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de acuerdo con los lineamientos de la Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos producidos por medios automáticos, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las Normas Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N CO-DFOE), publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de Asimismo, se le consulta al señor García Sandí si tiene algún comentario, consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no. Por tanto, de las series documentales sometidas a valoración fueron declaradas con valor científico las siguientes: FONDO: BANCO CENTRAL DE COSTA RICA (BCCR) Subfondo: Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero (CONASIF) 74. Área de Asesoría de Serie o Tipo documental Cantidad Valor Científico- Cultural 74.4 Dictámenes legal. 29 Contenido: dictámenes legales dados al Presidente y/ o miembros del CONASIFF Soporte: Fechas Extremas 0.2 m Sí. Conservar en soporte. Porque evidencian los actos finales relacionados con la normativa que aplica al Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero (CONASSIF). Elegir los dictámenes más relevantes para el Consejo y que no se encuentren en los expedientes de actas, a juicio del Encargado del Archivo Central y el Jefe de la Oficina Productora 26 Ídem. 27 En la tabla de plazos se indica que el plazo caduca a partir de que se genere otro informe del mismo tema. 28 Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de Ídem

13 Acta CNSED Subfondo: 76. Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) de Serie o Tipo documental Cantidad Valor Científico- Cultural Fechas Extremas 76.1 Actas m Contenido: se registra cada sesión del CISED donde se anotan los puntos principales de la deliberación, la forma y resultado de la deliberación y el contenido de los acuerdos firmes. Asimismo se anotará la totalidad de los tipos documentales ya sea a evaluar o eliminar Soporte: y electrónico Sí. Porque evidencian las decisiones sustantivas de un órgano colegiado Comunicar a los señores William Mora Masís, Encargado del Proceso Archivo Central del Área de Gestión del Conocimiento y Yáyner Sruh Rodríguez, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, ambos del Banco Central de Costa Rica (BCCR). Enviar copia de este acuerdo a los señores Alexander García Sandí, Funcionario del Archivo Central y Rodrigo Hidalgo Pacheco, Encargado del Área de Asesoría, ambos del Banco Central de Costa Rica (BCCR). ACUERDO 3. Dejar pendiente de aprobación la solicitud de valoración de las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Banco Central de Costa Rica (BCCR), mediante oficio CISED de 08 de marzo de 2012, para el Fondo: Banco Central de Costa Rica (BCCR), Subfondos: Departamento de Infraestructura Tecnológicas, 68. Áreas Tecnologías para usuario final, Servidores y Software Base, Telecomunicaciones y Departamento de Seguridad y Arquitectura, 71. Áreas de Seguridad, Métodos y Arquitectura, Validación y Verificación de Software; hasta tanto no se aclare el contenido de las series documentales: 71.9 y 68.9 denominada Proyectos y y denominada Procedimientos. Remitir respuesta a este acuerdo dentro de 10 días hábiles luego de recibir el comunicado. Comunicar a los señores William Mora Masís, Encargado del Proceso Archivo Central del Área de Gestión del Conocimiento y Yáyner Sruh Rodríguez, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, ambos del Banco Central de Costa Rica (BCCR). Enviar copia de este acuerdo al señor Alexander García Sandí, Funcionario del Archivo Central del Banco Central de Costa Rica (BCCR). ACUERDO 4. Solicitar al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Banco Central de Costa Rica (BCCR), que informe las fechas extremas, cantidades y ubicación física en forma separada de las Actas y los Expedientes de Actas de la Comisión Nacional de Valores, Consejo Directivo de la Superintendencia General de Entidades Financieras, Consejo Directivo de la Superintendencia de Pensiones y Consejo Directivo del Consejo Nacional de Supervisión, las cuales fueron declaradas con valor científico en la sesión 8-99 de 17 de noviembre de Además, especificar por separado las fechas extremas, cantidades de las Actas y Expedientes de Actas de la Junta Directiva 30 En la tabla de plazos se indica que esta serie documental se encuentra respaldada en la Intranet..

14 Acta CNSED del Banco y del Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero (CONASSIF). Remitir respuesta a este acuerdo dentro de 10 días hábiles luego de recibir el comunicado. Comunicar a los señores William Mora Masís, Encargado del Proceso Archivo Central del Área de Gestión del Conocimiento y Yáyner Sruh Rodríguez, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, ambos del Banco Central de Costa Rica (BCCR). Enviar copia de este acuerdo al señor Alexander García Sandí, Funcionario del Archivo Central del Banco Central de Costa Rica (BCCR). ACUERDO 5. Recordar al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Banco Central de Costa Rica (BCCR), que para el caso de Bases de Datos que resguarden documentación declarada con valor científico, se deben conservar y cumplir con lo establecido en la Directriz con regulaciones técnicas sobre administración de documentos producidos por medios automáticos, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28 de marzo de 2008, y las Normas Técnicas para la Gestión y el Control de Tecnologías de Información, (N CO-DFOE), publicada en La Gaceta Nº 119 de 21 de junio de 2007.; con el fin de garantizar su correcta conservación, accesibilidad y migración futura a otros soportes. Comunicar a los señores William Mora Masís, Encargado del Proceso Archivo Central del Área de Gestión del Conocimiento y Yáyner Sruh Rodríguez, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, ambos del Banco Central de Costa Rica (BCCR). Enviar copia de este acuerdo al señor Alexander García Sandí, Funcionario del Archivo Central del Banco Central de Costa Rica (BCCR). ACUERDO 6. Solicitar al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Banco Central de Costa Rica (BCCR), que informe si las series o tipos documentales que actualmente no se incluyen en las tablas de plazos de conservación de documentos presentadas y que fueron declaradas con valor científico en las sesiones 8-99 de 17 de noviembre de 1999 y del 26 de junio de 2002; se siguen produciendo o no en algunas oficinas del Banco, ya sea con nombres diferentes o en oficinas distintas. Remitir respuesta a este acuerdo dentro de 10 días hábiles luego de recibir el comunicado. Comunicar a los señores William Mora Masís, Encargado del Proceso Archivo Central del Área de Gestión del Conocimiento y Yáyner Sruh Rodríguez, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, ambos del Banco Central de Costa Rica (BCCR). Enviar copia de este acuerdo al señor Alexander García Sandí, Funcionario del Archivo Central del Banco Central de Costa Rica (BCCR). CAPITULO II. CORRESPONDENCIA Artículo 3. Oficio DSAE de 02 de mayo de 2012, suscrito por María Fernanda Guzmán Calderón, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos; mediante el cual detalla los antecedentes respecto de la declaratoria de valor científico de los Expedientes Clínicos del Hospital Nacional Psiquiátrico, dada en sesión del 16 de mayo de ACUERDO 7. Trasladar el análisis de los antecedentes encontrados respecto de la declaratoria de valor científico de los Expedientes Clínicos del Hospital Nacional Psiquiátrico, para una próxima sesión de esta Comisión; y de esta manera poder contar con la presencia del señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador y miembro de la Comisión.

15 Acta CNSED Artículo 4. Oficio DSAE de 08 de mayo de 2012, suscrito por la señora Virginia Chacón Arias, Jefe por recargo del Departamento Servicios Archivísticos Externos; mediante el cual traslada para conocimiento y acciones necesarias, las metas asignadas a esta Comisión para el período 2012 dentro del Plan Operativo Institucional del Archivo Nacional, Programa 3 y pendientes de ASCI SEVRI de años anteriores. ACUERDO 8. Comunicar a la señora Virginia Chacón Arias, Jefe por recargo del Departamento Servicios Archivísticos Externos, que el avance de las metas asignadas a esta Comisión para el período 2012 dentro del Plan Operativo Institucional del Archivo Nacional, Programa 3 y pendientes de ASCI SEVRI de años anteriores, es el siguiente: Acciones correctivas de ASCI / SERVI Analizar los resultados del Diagnóstico Archivístico elaborado en 2011, con el área temática de valoración documental para fijar las prioridades y emitir la normativa, que sea necesaria mediante un informe de análisis de resultados. Grado de avance: Se enviará a los miembros de la Comisión el Informe Final sobre el Análisis de Resultados: Área de Valoración y Selección Documental, el cual fue presentado en el Congreso Archivístico del año 2011, para su lectura y revisión, y posteriormente definir si hace falta emitir alguna normativa que este relacionado con dichos resultados. 2. Comunicar mediante circular a los jerarcas de las instituciones del Sistema Nacional de Archivos, la normativa vigente relacionada con la materia de selección y eliminación de documentos, a la cual se anexa la lista de documentos declarados con valor científico para cada institución. Grado de avance: La señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidenta de la Comisión; se encargará de entregar la lista de documentos declarados con valor científico para cada institución, esto con base en la información recopilada en el Registro de Documentos Declarados de valor científico que se trabajó para el Congreso Archivístico del año Trasladar la información del registro de documentos declarados con valor científico a un sistema que incluya una alerta automatizada para el control de vencimiento de las tablas de plazos de conservación de documentos. En coordinación con el Departamento de Cómputo. Grado de avance: Se solicitará a los responsables de los Departamentos de Cómputo y Servicios Archivísticos Externos un informe del avance respecto de esta meta. 4. Implementar una nueva metodología de valoraciones documentales y comunicarla a los encargados de Archivo Centrales en lo que corresponda (la comunicación se realizará mediante la publicación en la página web y circulares).

16 Acta CNSED Grado de avance: La señorita Camila Carreras Herrero, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional, informa que el pasado 31 de mayo de 2012 se sostuvo una reunión con la Dirección General del Archivo Nacional para la revisión de la propuesta, e indica que se hicieron correcciones y que cuando este definida la propuesta final se remitirá a esta Comisión para su revisión y aprobación. Además, se comenta que para este trabajo de revisión esta Comisión deberá dedicar una sesión completa o bien, en caso necesario más de una sesión. 5. Poner al día los trámites de valoración de documentos pendientes tomándolo como una prioridad institucional y reforzando el personal que se dedica a esta labor. Grado de avance: Los Miembros de esta Comisión concuerdan que esta meta depende del insumo que proporcionen los Profesionales del Departamento Servicios Archivísticos Externos; sin embargo, desde inicios del presente año se ha estado sesionando dos veces por semana cuando ha sido requerido, con el fin de llevar al día la revisión y aprobación de los informes de valoración presentados. Además, hemos sido informados por la Administración que los Profesionales del Departamento han laborado horas extraordinarias con el fin de avanzar y mantener al día los trámites. Acciones correctivas de ASCI / SERVI Realizar declaratorias universales de valor científico es de documentos producidos en las universidades públicas y continuar valorando los documentos de las universidades que presenten solicitudes de valoración. 2. Elaborar una metodología de trabajo para determinar el valor científico de los documentos de las universidades públicas y elaborar una propuesta de criterios para la valoración documental de los documentos que producen las universidades públicas. Grado de avance: La señorita Camila Carreras Herrero, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional, informa que las metas 1 y 2 de ASCI SEVRI 2010 se encuentran a cargo de ella y de la señorita Natalia Cantillano Mora, Coordinadora del Área de Rescate y Rectoría dentro de la asignación de funciones que realizó la Jefatura del Departamento Servicios Archivísticos Externos en mayo pasado. 3. Establecer parámetros claros de criterio de valoración documental que sirvan de guía para declarar series documentales con valor científico. Grado de avance: Para la ejecución de esta meta existe una Comisión de Criterios de Valoración Documental lo cual debe definir los parámetros solicitados. Se solicitará la reactivación de dicha Comisión. ACUERDO 9. Solicitar al señor Adolfo Barquero Picado, Jefe del Departamento de Cómputo y a la Jefatura del Departamento Servicios Archivísticos Externos, un informe respecto del avance sobre el traslado de la información del registro de documentos declarados con valor científico a un sistema que incluya una alerta automatizada para el control de vencimiento de las tablas de plazos de conservación de documentos.

17 Acta CNSED Artículo 5. Oficio DG de 22 de mayo de 2012, suscrito por la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional; mediante el cual adjunta para conocimiento de esta Comisión, la Circular del Consejo Superior del Poder Judicial, publicada en el Boletín Judicial 95 del 17 de mayo de 2012, relacionada con la destrucción de documentos físicos que se reciben en Despachos que trabajan con expediente electrónico o escritorio virtual. ACUERDO 10. Comunicar a la señora Silvia Navarro Romanini, Secretaria General del Consejo Superior del Poder Judicial, que esta Comisión conoció la Circular , publicada en el Boletín Judicial 95 del 17 de mayo de 2012, la cual se relaciona con la destrucción de documentos físicos que se reciben en Despachos que trabajan con expediente electrónico o escritorio virtual; al respecto esta Comisión se permite recordarle el compromiso que debe adquirir dicho Consejo en cumplir con la aplicación de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Nº 8454 de 30 de agosto de 2005 y la Directriz con las regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en el Sistema Nacional de Archivos, para la gestión de documentos producidos por medios automáticos, publicada en la Gaceta 61 de 28 de marzo 2008 y la fe de erratas de la directriz, publicada en La Gaceta 83 del 30 de abril de 2008; todo lo anterior, con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos y las formalidades que la ley exija; entre ellos su correcta conservación, accesibilidad y migración futura a otros soportes. Enviar copia de este acuerdo a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional. Artículo 6. Correo electrónico de 29 de mayo de 2012, suscrito por la señora Carmen Elena Campos Ramírez, Subdirectora General del Archivo Nacional, mediante el cual traslada una consulta de la señora Ana Lucía Jiménez Monge, Jefe del Departamento Archivo Notarial; sobre el oficio CISED del 29 de julio de 2010 que fue remitido a la CNSED al señor Juan Carlos Vásquez Ureña, Presidente del CISED Archivo Nacional en ese entonces, referente a respuesta de una consulta sobre las tablas de plazos del Departamento Archivo Notarial. ACUERDO 11. Comisionar a la señorita María Fernanda Guzmán Calderón, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos, para que realice una búsqueda de los antecedentes relacionados con el Correo electrónico de 29 de mayo de 2012, suscrito por la señora Carmen Elena Campos Ramírez, Subdirectora General del Archivo Nacional, respecto de una consulta sobre las tablas de plazos del Departamento Archivo Notarial. Artículo 7. Copia del Oficio DSAE de 30 de mayo de 2012, suscrito por el señor Javier Gómez Jiménez, Profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos y dirigido a la señora Olga Ma. Masís Delgado, Encargada del Archivo Central de la Municipalidad de Santa Ana; mediante el cual le informa sobre el procedimiento a seguir en relación a la valoración de un plano del año 1909, que no tiene declaratoria de valor científico. SE TOMA NOTA Artículo 8. Oficio DSAE de 30 de mayo de 2012, suscrito por la señora Virginia Chacón Arias, Jefe por recargo del Departamento Servicios Archivísticos Externos; mediante el cual traslada para revisión de esta Comisión la declaratoria de valor científico de los documentos del Colegio Superior de Señoritas correspondiente al período de

18 Acta CNSED ACUERDO 12. Trasladar el análisis de los antecedentes encontrados respecto de la declaratoria de valor científico de los documentos del Colegio Superior de Señoritas correspondiente al período de , para una próxima sesión de esta Comisión; y de esta manera poder contar con la presencia del señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador y miembro de la Comisión. A las 12:00 horas se levanta la sesión. José Bernal Rivas Fernández Presidente Virginia Chacón Arias Directora Ejecutiva No firma por no haber estado presente