Manual SEPA Instalación y Funcionamiento. (Actualización / Instalador Independiente)

Transcripción

1 Manual SEPA Instalación y Funcionamiento (Actualización / Instalador Independiente) Sage Eurowin 15/11/2013

2 Table of Contents 1.0 Introducción a la Normativa SEPA Qué es SEPA? Características Generales SEPA Beneficios SEPA Tipos de Instrumentos SEPA Transferencias SCT Adeudos directos SDD SEPA Básicos o CORE Qué es el mandato? Qué es la referencia única de mandato? Adeudos directos SEPA B2B Tarjetas Cómo y en qué afecta SEPA a tu negocio Cobertura SEPA en Eurowin Sage Eurowin Estándar Otros verticales de Sage Eurowin Instalador Independiente: Conversor: Resumen de opciones incluidas en Actualización / Instalador Independiente Módulo SEPA Avanzado Uso del Instalador Independiente Requisitos Proceso de Instalación Pasos del asistente de Instalación: Novedades de SEPA en Eurowin Trabajar con Crear cuentas bancarias en formato IBAN por defecto Mantenimiento de Proveedores/ Datos IBAN y BIC Mantenimiento de Clientes/ Datos IBAN y BIC Mantenimiento de Clientes/ Mandatos Asignación del mandato en el Albarán de venta Asignación del mandato en la factura de venta Asignación del mandato en la previsión de cobro Agrupación manual de previsiones de cobro Agrupación automática de Previsiones de cobro Facturación General de Ventas Facturación de Cuotas Mantenimiento de clientes / Cuotas Facturación de Cuotas Remesas Bancarias de Cobro Remesas Bancarias de Pago Nuevo Menú SEPA Comprobación de autorizaciones pendientes 38 Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 2 of 50

3 Plantillas de SEPA Nuevo módulo de SEPA Avanzado Generación Masiva de Mandatos Listado de Trazabilidad de Mandatos 47 Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 3 of 50

4 1.0 Introducción a la Normativa SEPA 1.1 Qué es SEPA? Zona única de pago en Euros (Single Euro Payments Area). Febrero de 2014, marcará un antes y un después en la forma en la que estamos llevando a cabo nuestras relaciones de cobros/pagos entre clientes y proveedores. SEPA supone un paso más en la integración económica y monetaria en Europa. Se trata de una estrategia europea para unificar y garantizar pagos en euros seguros para todas las transacciones bancarias. Una herramienta que nos proporcionará más tranquilidad, seguridad y fiabilidad en las actividades de nuestro negocio tanto a nivel nacional como a nivel europeo. 1.2 Características Generales SEPA Se adhieren a SEPA 27 Países de la Unión Europea + Noruega, Liechtenstein, Islandia, Suiza y Mónaco (y algunos territorios de ultramar de los países anteriores). Vamos a disponer de nuevos formatos e instrumentos de pago/cobro con unos estándares comunes eliminando las diferencias entre los pagos nacionales y los pagos transfronterizos. A partir de Febrero de 2014, los antiguos sistemas nacionales de transferencias y adeudos serán sustituidos progresivamente por los nuevos sistemas europeos normativa SEPA. Las obligaciones del Reglamento Europeo 260/2012 establecen que a partir de Febrero 2014 parte de los actuales instrumentos de pago nacionales y los cuadernos bancarios, no podrán ser utilizados y deberán usarse ficheros SEPA. 1.3 Beneficios SEPA Simplificación en trámites Posibilidad de utilizar una única cuenta bancaria para transacciones bancarias en euros en la zona SEPA. Desaparecen las barreras y burocracia para realizar pagos en la zona SEPA y en el ámbito internacional. Las transferencias internacionales no se diferenciarán de las nacionales. Seguridad en tus transacciones Tu actual número de cuenta de 20 dígitos evoluciona al IBAN, que cuenta con 34 dígitos, formados a partir del CCC más la identificación del país de origen y 2 dígitos de control. Todas las transacciones llevarán además el código BIC/SWIFT Nuevas normas estándares europeas que sustituirán a las nacionales que permite mejoras de eficiencia en los procesos de ejecución de pagos. Aumento de la vigilancia del dinero electrónico. Reducción de Costes Reducción de los costes administrativos, de los costes de dinero electrónico y de las transacciones de pago al optimizarse los procesos de pago. (Sobre todo las internacionales) Propicia la posibilidad de renegociación de comisiones bancarias. Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 4 of 50

5 Reducción de dinero en efectivo y el aumento de dinero electrónico. Oportunidad y Seguridad en tus negocios Nuevos tipos de adeudos que permiten acortar el tiempo de los plazos de pago. Que impiden la devolución del importe del adeudo y se asegura el cobro del mismo. Se modifica el tiempo de presentación para ser más competitivos. Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 5 of 50

6 2.0 Tipos de Instrumentos SEPA 2.1 Transferencias SCT Empresa a empresa/autónomo o para particulares Para operaciones en Euros. Uso para transferencias tanto nacionales como con los países del Espacio Económico Europeo adheridos a SEPA. En 1 día como máximo el beneficiario recibirá el importe de la transferencia. Igualdad de condiciones y tarifas para operaciones nacionales y transfronterizas en el Espacio Económico Europeo, independientemente del importe de la operación. Cada entidad bancaria cobrará los gastos a su cliente según las condiciones establecidas. El código IBAN como identificador de la cuenta de beneficiario. El BIC identifica la entidad financiera del beneficiario. Precisa un formato específico (formato ISO XML) para la transmisión de órdenes. 2.2 Adeudos directos SDD SEPA Básicos o CORE Empresa-empresa y/o empresa-autónomo y/o empresa-particular) Hasta ahora denominado recibo a la vista CSB.19 Para operaciones en Euros. Obligatorio hacer constar el código IBAN y BIC. Los recibos se presentarán con una anticipación de 7 días (para primeras o únicas operaciones) y 4 días (para operaciones recurrentes o últimas). Debe existir un MANDATO del deudor para domiciliar los pagos. Es obligatorio conservar los mandatos y todas sus modificaciones o cancelaciones para justificar la existencia de autorización para un cobro. Plazos de devolución: Hasta 8 semanas por orden/mandato del cliente deudor. 13 meses para pagos no autorizados (por orden del cliente). Existe la posibilidad de rechazar una devolución en este plazo aportando copia del mandato vigente. Precisa un formato específico (formato ISO XML) Qué es el mandato? El mandato u orden de domiciliación es el medio por el que el deudor (cliente) autoriza y consiente al acreedor (proveedor) a: Iniciar los cobros mediante el cargo en la cuenta indicada por el deudor. Autoriza a la entidad del deudor a cargar en su cuenta los adeudos presentados al cobro por la entidad bancaria del acreedor Qué es la referencia única de mandato? Es la referencia que asigna el acreedor a cada mandato para identificar los adeudos asociados a un mandato concreto. Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 6 of 50

7 Permite identificar cada orden de domiciliación o mandato firmado por el deudor y debe ser única para cada mandato. Consiste en un código alfanumérico de 35 posiciones. 2.3 Adeudos directos SEPA B2B Empresa a empresa o empresa a autónomo Importante: En esta modalidad el plazo de devolución de impagados se reduce a sólo dos días, lo que mejora el riesgo comercial y la gestión de impagados, a la vez que reduce el riesgo de morosidad. Para operaciones en Euros. El deudor debe ser obligatoriamente un no consumidor (empresas y autónomos). Obligatorio hacer constar el código IBAN y BIC. Debe formalizarse una MANDATO de domiciliación entre emisor y deudor. Esta orden debe especificar la aceptación de B2B y la renuncia de éste al derecho de devolución. Es obligatorio conservar los mandatos y todas sus modificaciones. Los débitos se presentarán con una anticipación de 3 días hábiles. Previamente al adeudo, la entidad bancaria solicitará autorización al librado. Se precisa de un nuevo formato de fichero: XML B2B SEPA 2.4 Tarjetas Se establece un marco general en el que los titulares de tarjetas pueden hacer pagos y retirar efectivo en euros dentro de la SEPA, con la misma facilidad y comodidad que en sus países de origen. 2.5 Cómo y en qué afecta SEPA a tu negocio Afecta a nuestra actividad comercial porque debemos transformar o migrar los datos de las cuentas corrientes de clientes y proveedores al nuevo código IBAN/BIC. Solicitud del código IBAN/BIC en cualquier actividad comercial con terceros. Actividad contable-financiera, porque se deberán ajustar los ficheros de intercambio bancarios a las nuevas normas SEPA. Responsabilidad de guardar las autorizaciones (MANDATOS) de los clientes con el fin de poder domiciliar los adeudos. Revisión y adecuación de documentos comerciales tales como facturas, talones, contratos, etc... Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 7 of 50

8 3.0 Cobertura SEPA en Eurowin 3.1 Sage Eurowin Estándar 2013 Todos los clientes de Sage Eurowin Estándar 2013 con servicio de mantenimiento activo podrán beneficiarse de la adaptación a SEPA según las siguientes casuísticas: Clientes actualizables Todos los clientes actualizables podrán incorporar las novedades comentadas anteriormente mediante la Actualización de su instalación con esta nueva versión. Clientes NO actualizables En el caso de los clientes que no sean actualizables: Si sus modificaciones no interfieren con las novedades incorporadas por SEPA podrán hacer uso de un Instalador Independiente, el cual incorporará las mismas opciones de SEPA presentes en la nueva versión, con variaciones mínimas. Esta opción será válida para todas aquellas instalaciones con versión posterior a la del 02/11/2010. Si sus modificaciones interfieren con las novedades incorporadas por SEPA podrán hacer uso un Conversor con una funcionalidad reducida pero suficiente para poder gestionar SEPA (permitirá capturar un fichero TXT emitido actualmente por la aplicación y convertirlo al formato XML SEPA, informando manualmente en el momento de realizar la remesa de aquella información necesaria no presente en la aplicación, como por ejemplo los números de mandatos). El presente manual hace referencia a las opciones incluidas para los clientes que hagan uso de la actualización de la aplicación o del Instalador Independiente. Las operativas del Conversor se incluirán en un manual propio coincidiendo con su el lanzamiento hacía mediados del mes de diciembre. 3.2 Otros verticales de Sage Eurowin El resto de verticales del portfolio de Sage Eurowin no dispondrán de actualización de versión, pudiendo hacer uso de un Instalador Independiente propio o del Conversor según lo siguiente: Instalador Independiente: Incorpora las novedades de SEPA con variaciones mínimas. Los verticales que harán uso de este instalador serán: o Sage Eurowin Gestión de Proyectos y Obras 2013 Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 8 of 50

9 o Sage Eurowin Centrales de Electrodomésticos 2013 o Sage Eurowin Tiendas de Electrodomésticos 2013 o Sage Eurowin Muebles y Decoración Conversor: Incorpora un proceso simplificado de gestión de SEPA orientado únicamente a permitir generar capturar una remesa generada en formato TXT según las opciones actuales y transformarla en formato XML. En el proceso de conversión será necesario completar aquella información necesaria no presente en la aplicación, como por ejemplo el número de mandato de las diferentes previsiones incluidas. Los verticales que harán uso de este conversor serán: o Sage Eurowin Medidas o Sage Eurowin Jugueterías o Sage Eurowin Ferreterías o Sage Eurowin Viajes o Sage Eurowin Solution o Sage Eurowin Estándar FOX 6.0 Tal y como se ha comentado en el punto anterior, el presente manual no incluye la explicación de la opción del Conversor, el cual dispondrán de un manual propio, una vez esté disponible. 3.3 Resumen de opciones incluidas en Actualización / Instalador Independiente Aquellos clientes que hagan uso de la Actualización o del Instalador Independiente dispondrán de: Nueva opción CSB/SEPA en el mantenimiento de clientes orientada a permitir gestionar la asignación de números de mandatos y autorizaciones con los mismos: o o o Asignación del número y formato del mandato, asociado a una cuenta bancaria, con control sobre su fecha final de validez. Generación individual de solicitudes de autorización vía mail con posibilidad de asociar el documento de autorización a cada mandato. Posibilidad de revisar/duplicar mandatos así como visualizar su ficha. Nueva opción Asignar Mandato en el albarán de venta, orientada a permitir vincular un mandato a un documento de venta con el objetivo que, una vez Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 9 of 50

10 facturado y generadas las previsiones, estas ya cuenten con la información necesaria para generar la remesa bancaria de la forma más sencilla posible. Se incorpora el campo Mandato en las previsiones de cobro. Se adapta la generación de remesas bancarias de cobro con el objetivo de contemplar la información de mandatos: o Filtro según formato asociado al mandato (CORE, B2B, ) o Generación de las remesas con información de los mandatos y según el formato XML específico de SEPA. Se adapta la generación de remesas bancarias de pago con el objetivo de permitir su generación en formato XML SEPA. Posibilidad de asignar números de mandatos vinculados a cuotas. Nuevo menú SEPA en el módulo de Contabilidad con las siguientes opciones: o Comprobación de autorizaciones pendientes: permite listar las autorizaciones solicitas por la empresa a los clientes que aún estén pendientes de aceptar por estos últimos. o Plantillas de SEPA: los ficheros XML SEPA generados en las remesas por la aplicación incorporan los diferentes campos obligatorios especificados en el formato SEPA (el valor de los campos optativos en el formato estándar estarán el blanco o con valores por defecto). La incorporación de diferentes valores en los campos optativos del formato XML deberán ser definidos mediante esta opción. En la generación de remesas bancaria es posible especificar la plantilla SEPA a utilizar. Información importante sobre la validación de ficheros SEPA Sage Eurowin Estándar 2013 cumple con el formato estándar europeo definido en la normativa SEPA. Sin embargo, en las pruebas realizadas hasta el momento con distintas entidades financieras españolas se han detectado incidencias al no cumplimentar algún campo no obligatorio particular de esa entidad. Con el objetivo de ofrecer soluciones a dichas incidencias la actualización y el instalador incorporan la opción de Plantillas de SEPA comentadas anteriormente. De igual manera Sage está colaborando con las principales entidades financieras para realizar un proceso de homologación conjunto de nuestras aplicaciones y las plataformas bancarias, con el objetivo de incorporar, si fuese necesario y de forma progresiva, estos campos no obligatorios. Según las indicaciones anteriores informamos que: Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 10 of 50

11 Sage cumple con el formato estándar europeo en lo que a normativa SEPA se refiere. Los bancos también se encuentran en un proceso de adaptación de sus sistemas a la normativa SEPA. Existen determinados bancos que utilizan algunos campos de relleno no obligatorio para obtener más información para su propio uso. La obligación de la normativa SEPA entra en vigor a partir del día 1 de Febrero del 2014, por lo que hasta entonces pueden continuar utilizando la generación de cuadernos bancarios actuales. 3.4 Módulo SEPA Avanzado Adicionalmente al proceso integrado para la nueva normativa SEPA, se ha diseñado un módulo de SEPA Avanzado contratable de forma adicional*. Dicho módulo incorpora novedades avanzadas referentes a la gestión de mandatos: - Generación Masiva de Mandatos - Listado de trazabilidad de Mandatos El módulo de SEPA Avanzado no es compatible con el Conversor. *Consulte precios a través de su agente Sage Eurowin. Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 11 of 50

12 4.0 Uso del Instalador Independiente 4.1 Requisitos Aquellos clientes que no puedan actualizar su versión podrán hacer uso de un instalador independiente según las condiciones y los aspectos comentados en el apartado 3.0 del presente documento. Para instalar las novedades SEPA y adaptar Eurowin a la nueva normativa según este Instalador Independiente se deben cumplir los siguientes requisitos: Disponer de conexión a Internet. Tener la licencia de Eurowin con contrato de mantenimiento. 4.2 Proceso de Instalación La instalación del proceso de adaptación a la Normativa SEPA se realiza a partir del fichero instalar_sepa.exe. 1. Copiar este fichero en el disco duro, preferiblemente, del servidor de Eurowin SQL. 2. Ejecutarlo para iniciar el asistente de instalación. 3. Al finalizar la instalación hay que reiniciar todas las sesiones de Eurowin SQL para disponer de las nuevas opciones Pasos del asistente de Instalación: Pantalla de Presentación del Proceso de Instalación. (Pulsar el botón [Siguiente]) Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 12 of 50

13 Introducir la ruta del servidor de Eurowin SQL. Escribir en el cuadro de texto o buscar con el botón. Si hay un acceso directo de Eurowin en el escritorio de Windows, se puede seleccionar el servidor de Eurowin de la lista desplegable. Si es correcto, muestra la licencia de Eurowin. Pulsar el botón [Siguiente] Seleccionar los grupos de multiempresa en los que se desea instalar el módulo. Pulsar el botón [Empezar] Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 13 of 50

14 La instalación del Módulo ha terminado. Pulsar el botón [Aceptar] Nota: Este Instalador Independiente está orientado a aquellos clientes con servicio de mantenimiento activo que no hagan uso del proceso de actualización. De cualquier forma, Sage Eurowin recomienda a todos aquellos clientes actualizables que procedan a actualizar su instalación. Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 14 of 50

15 5.0 Novedades de SEPA en Eurowin La adaptación de SEPA a través de la actualización de la versión o del Instalador Independiente supone la incorporación novedades funcionales. 5.1 Trabajar con Crear cuentas bancarias en formato IBAN por defecto El proceso de actualización o de instalación de las novedades SEPA activa de forma automática la opción del Mantenimiento de Empresa / Cfg. Gestión/ Opciones generales Crear cuentas bancarias en formato IBAN por defecto. Al activar esta opción, la creación de cuentas bancarias se realizará en formato IBAN por defecto, pudiendo cambiar al formato tradicional CCC. El programa calculará a partir del CCC la correspondiente cuenta IBAN. El código IBAN está formado a partir del CCC más la identificación del país de origen y 2 dígitos de control. Ejemplo: CCC: IBAN electrónico España: ES Mantenimiento de Proveedores/ Datos IBAN y BIC Al activarse la opción de configuración Crear cuentas bancarias en formato IBAN por defecto, en la información relativa a los bancos del mantenimiento de proveedores se añaden las siguientes opciones: - Posibilidad de visualizar la cuenta en formato IBAN (por defecto) y en formato CCC. Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 15 of 50

16 En el formato IBAN, se ha añadido un nuevo botón, que permite visualizar el código IBAN e introducir el código BIC/SWIFT, que se corresponde con el código de la entidad financiera del beneficiario. El código BIC/SWIFT se deberá informar de forma manual por parte del usuario. Para facilitar esta gestión se ha añadido el acceso directo a la web donde están publicados todos los BIC/SWIFT de las diferentes entidades bancarias (Banco de España). El acceso a esta web se realizará pulsando el enlace Datos identificativos entidades bancarias. Esta información es para cada cuenta bancaria del mantenimiento de proveedores. 5.3 Mantenimiento de Clientes/ Datos IBAN y BIC Al activarse la opción de configuración Crear cuentas bancarias en formato IBAN por defecto, en la información relativa a los bancos del mantenimiento de clientes se añaden las siguientes opciones: - Posibilidad de visualizar la cuenta en formato IBAN (por defecto) y en formato CCC en todas las pestañas donde se visualiza información de los bancos del cliente: o Pestaña Datos del cliente o Pestaña Otros del cliente (posibilidad de indicar más de un banco y cuenta por cliente). Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 16 of 50

17 En el formato IBAN, se ha añadido un nuevo botón de Información adicional IBAN, que permite visualizar el código IBAN e introducir el código BIC/SWIFT, que se corresponde con el código de la entidad financiera del beneficiario. El código BIC/SWIFT se deberá informar de forma manual por parte del usuario. Para facilitar esta gestión se ha añadido el acceso directo a la web donde están publicados todos los BIC/SWIFT de las diferentes entidades bancarias (Banco de España). El acceso a esta web se realizará pulsando el enlace Datos identificativos entidades bancarias. Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 17 of 50

18 Esta información está disponible para cada cuenta bancaria del cliente y se puede visualizar desde la pestaña Datos y desde la pestaña Otros. 5.4 Mantenimiento de Clientes/ Mandatos Se ha modificado el texto actual de check CSB en la pestaña Facturación del mantenimiento de clientes por CSB/SEPA. Por defecto, este check está activado y permitirá incluir las previsiones de los clientes con la marca activa en remesas generadas en disco CSB (para periodo transitorio) y SEPA (nuevos formatos europeos SDD Core y B2B). Se ha añadido un nuevo botón a continuación del check CSB/SEPA, que permitirá la gestión de los mandatos (cartas de autorización) y referencias únicas de mandato de los clientes. Al pulsar el nuevo botón, se mostrará una nueva pantalla de Mandatos desde donde se podrán indicar y guardar toda la información relativa a los mandatos de los clientes: :: Nº Mandato: Corresponde al número de referencia única de mandato. Consiste en un código alfanumérico de 35 posiciones Es la referencia que asignará el programa de forma automática mediante el botón Insertar mandato a cada mandato que el cliente deberá firmar (carta de autorización) para identificar los adeudos asociados a un mandato concreto. La referencia debe ser única por mandato. :: Cuenta Bancaria: Corresponde a la cuenta bancaria del cliente relacionada con la referencia única de mandato. Por defecto el programa muestra la cuenta bancaria definida como principal en la pestaña Datos de la ficha del cliente. El usuario de forma manual podrá cambiarla según corresponda mediante el desplegable. Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 18 of 50

19 :: Mandato Defecto: Se trata de una marca que identificará el mandato predeterminado y que asignará el programa automáticamente en el albarán de venta del cliente. Cada cuenta bancaria deberá tener un mandato por defecto. El programa asigna como mandato por defecto el primer mandato que se introduce en esta pantalla. El usuario de forma manual gestionará cuáles serán los mandatos por defecto según cada cuenta bancaria del cliente. El programa controlará que exista un mandato vigente por defecto por cada cuenta bancaria si existen mandatos introducidos. :: Fecha fin Mandato: El usuario deberá indicar de forma manual la vigencia del mandato. Se trata de un campo no obligatorio. :: Tipo Pago: El usuario mediante el desplegable deberá indicar si el pago es único o recurrente. Si el pago es único, el mandato únicamente podrá incluirse una única vez en el tipo de fichero seleccionado SEPA. Es decir, únicamente se podrá generar un fichero SEPA que incluirá el único adeudo (previsión) del cliente con ese número de mandato. Si el pago es recurrente, se podrán generar varios ficheros SEPA (según formato seleccionado) incluyendo adeudos (previsiones) con ese número de mandato. El número máximo de previsiones a incluir para ese número de mandato se define en el campo Nº de efectos. :: Tipo Mandato: El usuario mediante el desplegable deberá seleccionar el tipo de fichero relacionado con el número de mandato introducido. El programa presenta los diferentes adeudos SEPA disponibles (SDD-Core, SDD-Core1 y SDD-b2b). Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 19 of 50

20 :: Fecha Carta: Se corresponde con la fecha de envío de la carta de autorización al cliente. El programa, una vez realizado el envío, sea por o impreso, asigna la fecha del sistema al campo Fecha carta. :: Ver carta/autorización firmada por el cliente: Una vez enviada la carta de autorización al cliente y éste nos la devuelve firmada y autorizada, se podrá adjuntar al número de mandato su correspondiente autorización. Mediante el botón de la columna Ver carta/autorización firmada por el cliente, se podrá adjuntar dicho documento. El programa solicita la ruta de ubicación de la autorización. Cada número de mandato tendrá su correspondiente autorización firmada por el cliente. :: Fecha Firma: Se deberá informar de la fecha firma de la autorización. Será la fecha a partir de la cual el número de mandato tiene vigencia y entra en funcionamiento. Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 20 of 50

21 :: Población firma: Se corresponde con la población del cliente. El programa muestra la población de forma automática a partir de la indicada en su mantenimiento. El usuario podrá modificarlo de forma manual si se precisa. :: Persona en nombre de la cual se realiza el pago: El usuario manualmente deberá indicar el nombre de la persona en nombre de la cual se realiza el pago. :: Cod. Concepto: Se deberá indicar el código de concepto por el cual se realiza la autorización. Se ha creado un nuevo mantenimiento de conceptos de mandatos para que el usuario cree los diferentes conceptos de las cartas de autorización. El mantenimiento consta de: - Código: campo alfanumérico de dos caracteres - Nombre: descripción del nuevo concepto - Se podrá acceder al mantenimiento de conceptos de mandatos y a su búsqueda desde la pantalla de mandatos del cliente, mediante los botones. :: Descripción concepto: En el momento de indicar el código de concepto de mandato en la columna anterior, automáticamente el programa insertará la descripción correspondiente al código de concepto de mandato introducido. :: Nº efectos: Se trata del número de efectos (previsiones) que podrán tener la misma referencia única de mandato, es decir, el número de previsiones que el cliente nos autoriza a realizar con un mandato. Si el tipo de pago del número de mandato es de tipo único, el programa asigna un 1 como valor en la columna nº efectos y no será modificable. Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 21 of 50

22 Si el tipo de pago del número de mandato es de tipo recurrente, el programa asigna un 0 y será el usuario quien de forma manual indicará los efectos (previsiones) que el cliente le ha autorizado. :: Nº efectos procesados: Se trata del número de previsiones remesadas con fichero generado según tipo de mandato seleccionado, para este mandato. El programa va actualizando este campo según los ficheros que se van generando de previsiones que tienen el mandato en cuestión. :: Procesado: El programa activará la marca de procesado cuando el valor informado en la columna nº efectos y el valor indicado en la columna nº efectos procesados coincidan. Esto significa que los efectos que nos ha autorizado el cliente para este mandato y los que se han generado son los mismos y por tanto el mandato ya no será vigente en futuras operaciones. Además, el programa actualizará la fecha fin mandato con la fecha del sistema en el momento de generar el último fichero. Es una columna no editable. La pantalla muestra el código y nombre del cliente al que pertenece la gestión de los Mandatos y permitirá buscar por un número de referencia única de mandato. El usuario podrá indicar la referencia a localizar en el campo Buscar número de mandato y al pulsar intro, el cursor se situará en la línea de referencia de mandato que coincida con la de la búsqueda. Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 22 of 50

23 :: Botón Insertar mandato: Al pulsar este botón, el programa asignará un número de mandato (referencia única de mandato). :: Botón Borrar mandato: Al pulsar este botón, el programa borrará la línea del mandato. Si el mandato que se desea borrar está asignado a un albarán de venta, factura de venta o previsión de cobro, el programa muestra el siguiente mensaje: :: Botón Datos Adicionales mandato: Al pulsar este botón, el programa muestra una pantalla con la información del cliente relacionada con el mandato en cuestión. Son los datos del cliente en el momento de la generación del mandato. En esta pantalla, si el mandato proviene de un mandato anterior, en el campo Mand.Origen, se visualizará el número de mandato origen. :: Revisión Mandato: Al pulsar este botón, el programa creará un mandato a partir de un mandato anterior (según posición del cursor en el momento de pulsar el botón). El programa insertará una línea nueva copiando los datos del cliente, datos bancarios, según ficha cliente en el momento de generarlo de nuevo. Los campos específicos del Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 23 of 50

24 número de mandato quedarán libres para que el usuario asigne lo que corresponda en el nuevo mandato. En esta nueva línea de mandato creada a partir de la opción Revisión mandato, si se accede al botón Datos adicionales del mandato, se amplía la información que muestra esta pantalla, añadiendo la información del histórico y seguimiento del mandato, desde su origen hasta el mandato actual. Carta de Autorización: :: Plantilla: En este apartado se deberá asociar la plantilla de carta de autorización a enviar al cliente para un número de mandato en concreto. Para cada número de mandato se deberá generar una carta de autorización al cliente. El programa por defecto, dispone de 4 plantillas (según formato estándar homologado): - Carta de autorización SEPA ( ) - Carta de autorización SEPA (Impreso) - Carta de autorización SEPA B2B ( ) - Carta de autorización SEPA B2B (Impreso) El formato de plantilla a escoger irá en función del tipo de envío ( o impreso) y del tipo de mandato (CORE o B2B). Este apartado está enlazado con la gestión de comunicados estándar. Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 24 of 50

25 Para escoger la plantilla, se ha añadido el botón de búsqueda de las plantillas de la generación de comunicados, para que el usuario seleccione la que precise para cada número de mandato. Además, se podrá acceder a la pantalla de plantillas de la generación de comunicados con todas sus funcionalidades. :: Envío: Se visualiza el tipo de envío de la carta de autorización al cliente. ( e impreso) Si se selecciona una plantilla de tipo impreso, automáticamente se cambiará el tipo de envío a impreso. Si se selecciona una plantilla de tipo , automáticamente se cambiará el tipo de envío a . :: Botón Imprimir/Enviar: Al pulsar el botón, si la plantilla y el tipo de envío es por , se enlaza con la gestión de comunicados. El programa muestra un aviso informando del enlace con la gestión de comunicados. Al pulsar SI, el programa abrirá la pantalla de generación de comunicados, asignando la plantilla y capturando los datos correspondientes del cliente para proceder al envío. Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 25 of 50

26 El funcionamiento será el habitual de la generación de comunicados. En este caso, el tipo de envío del comunicado será . Al finalizar el envío, el programa muestra un aviso para que si el envío se ha realizado correctamente, el programa inserte la fecha de envío de la carta de autorización. Si el tipo de envío es por Impresión, se enlaza con la gestión de comunicados. El programa muestra un aviso informando del enlace con la gestión de comunicados. Al pulsar SI, el programa abrirá la pantalla de generación de comunicados, asignando la plantilla y capturando los datos correspondientes del cliente para proceder al envío. En este caso, el tipo de envío del comunicado es Impreso. Se deberá seleccionar la impresora por la que se imprimirá la carta de autorización. El funcionamiento de esta pantalla es el habitual. Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 26 of 50

27 Al finalizar la impresión, el programa muestra un aviso para que si el envío se ha realizado correctamente, el programa inserte la fecha de envío de la carta de autorización. 5.5 Asignación del mandato en el Albarán de venta Al realizar un albarán de venta a un cliente que tiene asignados uno o varios números de mandato (referencias únicas de mandato), el programa asignará de forma automática en el albarán de venta el número de mandato marcado como Mandato por defecto, según la cuenta bancaria del cliente para el albarán de venta. Si se desea visualizar el mandato, o bien cambiarlo por otro, se deberá acceder mediante el botón Opciones Asignar mandato. Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 27 of 50

28 Al pulsar esta opción, el programa muestra una nueva pantalla Ver mandato, donde se puede visualizar el mandato asignado según cliente, cuenta bancaria y el marcado como mandato por defecto. Si el usuario precisa cambiar el número de mandato para el albarán de venta en cuestión, podrá buscar el nuevo número de mandato a asignar mediante el botón de búsqueda habilitado a continuación del campo número. Si se desea realizar filtros en la búsqueda de mandatos, se podrá filtrar por: - Mandatos vigentes - Mandatos no vigentes - Todos los mandatos También se podrá acceder a la gestión de mandatos del cliente, mediante el botón de acceso al mantenimiento de mandatos situado a continuación del botón de búsqueda. Si se cambia la cuenta bancaria del cliente por defecto por otra cuenta también del cliente para un albarán de venta en cuestión, también se cambiará automáticamente el número de mandato y se asignará el que corresponda para la nueva cuenta bancaria del cliente. Si el albarán de venta es generado a partir de un pedido de venta, el programa al traspasar el pedido a albarán de venta, en el momento de su creación, también asignará el número de mandato que corresponda según cliente, cuenta bancaria y mandato marcado como mandato por defecto. El programa asigna mandatos cuya fecha fin sea posterior a la fecha de generación del albarán de venta. Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 28 of 50

29 Si el número de mandato que debe asignar el programa automáticamente tiene una fecha fin anterior a la fecha en el momento de la generación del albarán de venta, el programa muestra un aviso informando que no es posible la asignación del mandato de forma automática ya que no está vigente. En este caso, el programa no asignará ningún mandato y será el usuario quien de forma manual asignará un mandato vigente. NOTA: Si existe algún motivo por el cual el programa no puede asignar un número de mandato en el albarán de venta, se mostrará un texto en la cabecera del documento No existe mandato asociado y el usuario de forma manual deberá asignar el mandato correspondiente. 5.6 Asignación del mandato en la factura de venta Al facturar un albarán de venta desde la opción Facturar e Imprimir factura del propio albarán de venta, el programa guardará el número de mandato asignado en el albarán de venta. Si se desea visualizar el número de mandato desde la factura de venta, se podrá consultar mediante el botón Ver mandato. Si se cambia la cuenta bancaria del cliente por defecto, mediante el botón Giros de la pantalla de factura de venta por otra cuenta también del cliente para una factura de venta en cuestión, también se cambiará automáticamente el número de mandato en la factura y en el albarán de venta origen y se asignará el que corresponda para la nueva cuenta bancaria del cliente. También se actualizará el nuevo número de mandato en la previsión de cobro relacionada. 5.7 Asignación del mandato en la previsión de cobro Se ha añadido un nuevo campo en las previsiones de cobro Mandato que permite visualizar el número de mandato asignado a la previsión de cobro. Si la previsión de cobro se ha generado automáticamente a partir de la factura de venta, el programa mostrará automáticamente el número de mandato asignado a la factura de venta y al albarán de venta. Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 29 of 50

30 Desde este nuevo campo Mandato, se podrá cambiar el número de mandato si se precisa a partir del botón de búsqueda situado a continuación del campo. Si se desea visualizar más información acerca del número de mandato, se podrá acceder a su mantenimiento a partir del botón de acceso al mantenimiento de mandatos del cliente. 5.8 Agrupación manual de previsiones de cobro En la agrupación manual de previsiones de cobro, no se podrán agrupar previsiones de cobro con números de mandatos diferentes. Si se seleccionan diferentes previsiones de cobro con números de mandato diferentes, el programa mostrará un aviso y no dejará seguir. El usuario de forma manual deberá revisar los números de mandato asignados y si es necesario modificarlos. Si se seleccionan diferentes previsiones de cobro con el mismo número de mandato, el programa generará la nueva previsión asignando el número de mandato de las previsiones origen. 5.9 Agrupación automática de Previsiones de cobro En la agrupación automática de previsiones de cobro, no se podrán agrupar previsiones de cobro con números de mandatos diferentes. Si en la acotación seleccionada para realizar la agrupación automática de previsiones, existen previsiones con mandatos diferentes, el programa no generará la agrupación y mostrará un aviso. El usuario de forma manual deberá revisar los números de mandato asignados y si es necesario modificarlos. Si en la acotación seleccionada para realizar la agrupación automática de previsiones, las previsiones tienen el mismo número de mandato, el programa generará la nueva previsión y asignará como número de mandato el número de mandato de las previsiones origen Facturación General de Ventas Se ha modificado la pantalla de Facturación de albaranes del módulo de ventas, menú Facturación, opción Facturación para permitir que en la facturación agrupada de albaranes de venta se pueda agrupar las facturas por mandatos, además de los criterios de agrupación ya existentes. Para ello, se ha añadido una opción de configuración en el Mantenimiento de Empresa / Cfg. Gestión / Opciones Generales / Agrupar facturas por mandato. Esta opción está activada por defecto y al generar la facturación de albaranes de venta, si se opta por la opción agrupada, el número de mandato será un criterio más de la agrupación. Es decir, generará tantas facturas como números de mandato diferentes existan en los albaranes de venta pendientes de facturar del cliente. El proceso, además seguirá con los criterios de facturación agrupada existentes. Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 30 of 50

31 NOTA1: Al finalizar el proceso de facturación, el programa mostrará el detalle de facturas cuyos mandatos asociados no estén vigentes, para que el usuario los revise y actualice la información si lo precisa. Se visualizan todas las facturas existentes con número de mandatos no vigentes, se hayan generado o no a partir del proceso de facturación actual. NOTA2: Esta opción de configuración también servirá para la facturación de cuotas. Al activarse, en la facturación de cuotas también discriminará por número de mandato asignado en los albaranes de venta (de cuotas) pendientes Facturación de Cuotas Se ha modificado la generación de cuotas de clientes y su facturación para incluir la gestión de mandatos Mantenimiento de clientes / Cuotas Se ha añadido en el botón Cuota del mantenimiento de clientes, una nueva columna Nº de mandato, donde se deberá indicar el número de mandato asignado a la cuota. El programa, al insertar una cuota, en la nueva columna asigna el número de mandato marcado como mandato por defecto para ese cliente y cuenta bancaria. Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 31 of 50

32 Desde esta opción, para cada cuota, se podrá consultar la ficha del mandato para visualizar todos los datos del mandato (generar carta de autorización, configurar el mandato ) y acceder al listado de mandatos existentes para el cliente y el usuario si lo precisa podrá seleccionar y asignar un número de mandato mediante los botones Facturación de Cuotas Se ha modificado la facturación de cuotas para que se tenga en cuenta el número de mandato asignado a cada concepto de cuota para cada cliente. Para ello, se ha añadido una opción de configuración en el Mantenimiento de Empresa / Cfg. Gestión / Opciones Generales / Agrupar facturas por mandato. Esta opción está activada por defecto y su funcionamiento es el detallado en el apartado 5.10 Facturación General de Ventas. NOTA: Al finalizar el proceso de facturación, el programa mostrará el detalle de facturas cuyos mandatos asociados no estén vigentes, para que el usuario los revise y actualice la información si lo precisa. Se visualizan todas las facturas existentes con número de mandatos no vigentes, se hayan generado o no a partir del proceso de facturación actual Remesas Bancarias de Cobro Se ha adaptado la generación de remesas bancarias de cobro con el objetivo de incluir toda la información relativa a los número de mandato y la correcta generación de los nuevos ficheros xml de SEPA. Al generar una remesa bancaria de cobro, seleccionando la opción de Disco (soporte magnético), al seleccionar las previsiones a incluir en la remesa mediante el botón Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 32 of 50

33 Sel.Previsiones, el programa mostrará una nueva pantalla para que el usuario seleccione el tipo de esquema SEPA a generar: La selección del tipo de esquema puede ser: CSB, CORE, CORE1 y B2B. Según el tipo de instrumento seleccionado, el programa filtrará las previsiones de cobro pendientes a incluir en la remesa. :: CSB: Se trata del formato actual de cuadernos bancarios. Al seleccionar esta opción, los ficheros a generar serán: CSB.19, CSB.58, CSB.32 y ABA. El programa incluirá las previsiones según filtros acotados por el usuario. Sigue el funcionamiento actual de generación de remesas bancarias de cobro. :: CORE: Se trata de un nuevo instrumento SEPA (sustituye al CSB.19). Al seleccionar esta opción, el programa, además de los filtros actuales según las acotaciones de la pantalla de seleccionar previsiones, el programa comprobará que las previsiones que se incluyan tengan: - Un mandato asociado - Que el mandato sea de tipo CORE :: CORE1: Se trata de un nuevo instrumento SEPA. Al seleccionar esta opción, el programa, además de los filtros actuales según las acotaciones de la pantalla de seleccionar previsiones, el programa comprobará que las previsiones que se incluyan tengan: - Un mandato asociado - Que el mandato sea de tipo CORE1 :: B2B: Se trata de un nuevo instrumento SEPA. Al seleccionar esta opción, el programa, además de los filtros actuales según las acotaciones de la pantalla de seleccionar previsiones, el programa comprobará que las previsiones que se incluyan tengan: Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 33 of 50

34 - Un mandato asociado - Que el mandato sea de tipo B2B Para visualizar el tipo de fichero seleccionado, se ha añadido un texto en la cabecera de la remesa que informará del fichero seleccionado: CSB, CORE, CORE1 o B2B: La Generación del fichero se realizará a partir del botón Generador CSB : Al pulsar el botón Generador CSB, el programa muestra un desplegable con los diferentes instrumentos disponibles para generar los ficheros: - Cuadernos Bancarios: CSB.19 (vigente hasta 02/14), CSB.32, CSB.58 y ABA. El funcionamiento de la generación de dichos ficheros no se ha modificado. - Nuevos formatos SEPA: Al pulsar esta opción, el programa comprueba que las previsiones incluidas: o Tengan mandato asociado (y que sean del tipo seleccionado previamente) o Y que el mandato esté vigente en el momento de realizar la remesa, es decir, que la fecha fin mandato sea posterior a la fecha de remesa. Si no se cumplen alguna de estas condiciones, el programa muestra un aviso y permite visualizar las previsiones que no cumplen con los requisitos para incluirse en un fichero SEPA. Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 34 of 50

35 Si se pulsa el botón SI, el programa muestra una nueva pantalla con las previsiones que no tienen número de mandato vigente, con posibilidad a navegar a la factura, a la previsión y al mantenimiento de mandato. De esta forma, se podrá corregir lo que se precise y continuar con el proceso de generación del fichero. Para la generación del fichero, el programa también comprobará el tipo pago del número de mandato asociado a la previsión. Si el tipo de pago es único, el programa no permitirá que el número de mandato esté asociado a más de una previsión, ya que la condición de tipo único implica un único recibo autorizado. Si el tipo de pago es recurrente, el programa controlará que las previsiones incluidas en el fichero con el mismo número de mandato y las generadas anteriormente en otros ficheros para ese mismo número de mandato no supere el nº de efectos informados en el mantenimiento de mandatos para ese número de mandato en cuestión. Una vez generado el fichero el programa actualizará el campo nº efectos procesados del mantenimiento de mandatos para ese número de mandato en función de las previsiones remesadas con el fichero para cada número de mandato. En el último fichero que se pueda generar, es decir, cuando se iguale el valor indicado en nº efectos y en nº efectos procesados, el programa de forma automática dará como procesado el número de mandato y actualizará la fecha fin del número de mandato a la fecha de la última generación del fichero. Al seleccionar un fichero de tipo SEPA, después de realizar las comprobaciones detalladas, el programa mostrará una pantalla para que el usuario indique la siguiente información: :: Fecha de cargo: Se deberá indicar la fecha de cargo de la remesa. Por defecto el programa muestra la fecha del día. :: Plantilla: Se deberá seleccionar la plantilla a partir de la cual se generará el fichero. El programa incorpora las plantillas por defecto con los campos obligatorios para cada tipo de instrumento y los campos optativos con valores en blanco o por defecto (Adeudos, Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 35 of 50

36 Cheques, Transferencias Euro y Transferencias Sepa). Se pueden consultar las diferentes plantillas generadas previamente mediante el botón de búsqueda y acceder al mantenimiento de plantillas Sepa mediante el botón de acceso al mantenimiento situado a continuación del campo Plantilla. NOTA: La incorporación de valores diferentes en los campos optativos del formato xml deberán ser definidos mediante esta opción. El funcionamiento de esta opción se detalla más adelante, en el apartado de Plantillas SEPA. :: Ruta Local: Se deberá indicar la ruta donde se deberá guardar el fichero una vez generado. Al pulsar el botón Aceptar, el programa generará el fichero. Al finalizar, se mostrará un aviso informado del resultado del fichero generado. NOTA: Para generar los ficheros SEPA SDD Core, Core1 y B2B, será obligatorio el código IBAN y el código BIC/SWIFT Remesas Bancarias de Pago Se ha adaptado la generación de remesas bancarias de pago con el objetivo de incluir la correcta generación del nuevo ficheros xml SCT de SEPA. Al generar una remesa bancaria de pago, seleccionando la opción de Disco (soporte magnético), una vez seleccionadas las previsiones a incluir en la remesa se deberá seleccionar el tipo de esquema a generar. Al pulsar el botón Generador CSB, el programa muestra un desplegable con los diferentes instrumentos disponibles para generar los ficheros: La selección del tipo de esquema puede ser: CSB.34, CSB.68, CSB.34-1, ABA y SEPA. :: Cuadernos bancarios: Son los cuadernos actuales (CSB.34 vigente hasta 02/14, CSB.68, CSB.34-1 y ABA). El funcionamiento de la generación de dichos ficheros no se ha modificado. :: Nuevo formato SEPA: Se trata del nuevo formato SCT para transferencias de Sepa. Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 36 of 50

37 Al seleccionar la opción SEPA, el programa mostrará una pantalla para que el usuario indique la siguiente información: :: Tipo de Orden: Se deberá seleccionar si el fichero a generar es del tipo transferencia o cheche. Por defecto, está activada la opción de transferencia. :: Plantilla: Se deberá seleccionar la plantilla a partir de la cual se generará el fichero. El programa incorpora las plantillas por defecto con los campos obligatorios para cada tipo de instrumento y los campos optativos con valores en blanco o por defecto (Adeudos, Cheques, Transferencias Euro y Transferencias Sepa). Se pueden consultar las diferentes plantillas generadas previamente mediante el botón de búsqueda y acceder al mantenimiento de plantillas Sepa mediante el botón de acceso al mantenimiento situado a continuación del campo Plantilla. NOTA: La incorporación de valores diferentes para los campos optativos del formato xml deberán ser definidos mediante esta opción. El funcionamiento de esta opción se detalla más adelante, en el apartado de Plantillas SEPA. :: Ruta Local: Se deberá indicar la ruta donde se deberá guardar el fichero una vez generado. Al pulsar el botón Aceptar, el programa generará el fichero. Al finalizar, se mostrará un aviso informado del resultado del fichero generado. NOTA: Para generar los ficheros SEPA SDD Core, Core1 y B2B, será obligatorio el código IBAN y el código BIC/SWIFT. Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 37 of 50

38 5.14 Nuevo Menú SEPA Se ha añadido en el menú de Contabilidad de Eurowin un nuevo menú SEPA, que incorpora las siguientes opciones: - Comprobación de autorizaciones pendientes - Plantillas de SEPA Comprobación de autorizaciones pendientes Se trata de un nuevo listado de Comprobación de autorizaciones pendientes que permite listar las autorizaciones solicitadas por la empresa a los clientes que aún estén pendientes de aceptar. La acotación del listado consta de los siguientes filtros: :: Fechas de envío: Se deberá acotar el rango de fechas de envío a incluir en los datos a mostrar en el listado. La fecha de envío es la fecha del envío de la carta de autorización al cliente. Esta fecha se informa en el mantenimiento de mandatos para cada número de mandato a autorizar por el cliente (campo fecha carta). :: Cliente: Se deberá acotar el rango de clientes a incluir en los datos a mostrar en el listado para visualizar sus autorizaciones pendientes. :: Estado de las autorizaciones: Se deberá seleccionar el estado de las autorizaciones a mostrar en el listado. Se podrá elegir entre: pendientes, recibidas o todas. Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 38 of 50

39 El resultado del listado mostrará la siguiente información: :: Cliente: Muestra el código de cliente. :: Nombre: Muestra el nombre del cliente. :: Nº de Mandato: Muestra el nº de mandato del cliente. :: Fecha envío: Muestra la fecha de envío de la carta de autorización para ese número de mandato y cliente. :: Pendientes: Si se trata de una carta de autorización pendiente, el check estará activado. Si se muestra desactivado, la autorización está recibida, es decir, existirá valor en el campo fecha firma del mantenimiento de mandatos para ese número de mandato del cliente. El listado permite navegar a la ficha del cliente y al mantenimiento de mandatos Plantillas de SEPA Los ficheros xml SEPA (Adeudos SDD y Transferencias SCT) generados en las remesas por el programa incorporan los diferentes campos obligatorios especificados en el formato SEPA para cada uno de ellos. Los campos optativos se generan en el fichero con valores en blanco o con los valores por defecto definidos en las plantillas estándar. La incorporación de valores diferentes en los campos optativos en el formato xml se podrán definir mediante esta opción de Plantillas de SEPA. NOTA: En el momento de la generación del fichero en las remesas bancarias de cobro y pago se deberá especificar la plantilla SEPA a utilizar, sea estándar (únicamente con campos obligatorios y los optativos con valores en blanco o por defecto) o personalizada según bancos (con diferentes valores en campos opcionales). Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 39 of 50

40 La opción Plantillas de SEPA permite crear diferentes plantillas para adecuar la estructura de los ficheros (según tipo) a las necesidades solicitadas por los bancos. Para poder trabajar y generar remeses bancarias de cobro y de pago con ficheros en formato SEPA, el usuario deberá dar de alta con un código y un nombre las diferentes plantillas existentes por defecto en el programa. Para el correcto funcionamiento de las plantillas se deberá informar de lo que se detalla a continuación: :: Tipo: Se deberá seleccionar el tipo de fichero de la plantilla a generar. Los ficheros varían según si son adeudos, cheques o transferencias. Por este motivo los diferentes tipos de plantillas serán: adeudos, cheques o transferencias. :: Código: El usuario deberá asignar el código de la plantilla que se desea generar. Se trata de un campo alfanumérico de diez caracteres. :: Nombre: El usuario indicará el nombre de la plantilla que se desea generar. :: Versión: Una vez introducido el código para la plantilla y el tipo de plantilla que se desea generar, el programa carga de forma automática los campos no obligatorios disponibles para la generación del correspondiente fichero. Los campos que se visualizan varían en función del tipo seleccionado (Adeudo, Cheques, Transferencias euros y Transferencias Sepa). :: Campo: En esta columna se visualiza el nombre del campo del fichero en cuestión. Se muestran todos los campos optativos del fichero. Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 40 of 50

41 :: Valor: En esta columna se visualiza para cada campo el valor que deberá aparecer en el fichero a generar. En función del campo optativo, el valor puede ser uno u otro (dependerá del banco con el que se trabaje). El programa por defecto muestra para algunos campos un valor por defecto que se corresponde con la estructura estándar de los ficheros que genera el programa. Para el resto de valores optativos el programa los muestra en blanco. Si se precisa modificar alguno de estos valores se podrá realizar de varias formas en función del campo que sea: - Tipo Lista: Para algunos campos, el valor será un desplegable con las diferentes opciones que admite el campo. El usuario deberá seleccionar el valor que precise. - Libre: El usuario podrá introducir un texto libre que será el que se visualizará en el fichero a generar o utilizar expresiones para obtener un resultado. Las expresiones podrán ser: o Expresiones de acceso a valores de campos de las tablas de Eurowin o Funciones valor Expresiones de acceso a valores de campos de las tablas de Eurowin: Las expresiones que se admiten para estos campos son las que se detallan a continuación. El usuario deberá anotar la expresión según el valor que precise que aparezca en el fichero. - [PREVISIÓN. Nombre del campo]. Cogerá el valor del nombre del campo de las tablas previs y previ_cl (previsiones de cobro y previsiones de pago). - [CUENTAS. Nombre del campo]. Cogerá el valor del nombre del campo de las tablas clientes y proveed (clientes y proveedores). Funciones valor: El usuario podrá anotar una función valor para que al generar el fichero en el valor del campo en cuestión se informe del resultado de la función valor. La estructura de la función valor es la siguiente: VALOR( TABLA, CAMPOS1,CAMPOS2, CAMPO ) donde: :: TABLA es el nombre de la tabla donde buscamos un valor. :: CAMPOS1 es el nombre del campo que sabemos de la tabla anterior (pueden ser más de un campo, en este caso siempre los sumaremos). :: CAMPOS2 es el valor del campo que sabemos (pueden ser más de un campo, en este caso siempre los sumaremos). :: CAMPO es el nombre del campo que buscamos en la tabla. Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 41 of 50

42 6.0 Nuevo módulo de SEPA Avanzado Como complemento a la adaptación de las instalaciones a las necesidades SEPA, Sage Eurowin pone a disposición de los cliente un módulo de SEPA Avanzado contratable de forma adicional. Dicho módulo incorpora novedades avanzadas referentes a la gestión de mandatos. Las funcionalidades del módulo de SEPA Avanzado son: - Generación masiva de solicitudes de autorización. - Listado de trazabilidad de mandatos Estas opciones se añaden al módulo de SEPA ubicado en el módulo de Contabilidad. 6.1 Generación Masiva de Mandatos Se trata de una nueva opción de Generación masiva de mandatos que permite generar de forma automática y masiva los números de mandato y sus cartas de autorización en base a las acotaciones de clientes, formas de pago y conceptos de cuotas. Además se podrá generar el envío masivo a clientes, ya sea en formato o bien mediante carta impresa. La acotación del listado operativo consta de los siguientes filtros: :: Clientes: Se deberá acotar el rango de clientes a incluir en los datos a mostrar en el listado para la generación de números de mandatos y autorizaciones. :: Formas de Pago: Se deberá seleccionar la/s forma/s de pago a incluir en los datos a mostrar en el listado para la generación de números de mandatos y autorizaciones. :: Conceptos de Cuotas: Se deberá seleccionar el rango de conceptos de cuotas a incluir en los datos a mostrar en el listado para la generación de números de mandatos y autorizaciones. Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 42 of 50

43 El resultado del listado mostrará la siguiente información: En la parte superior de la pantalla, el programa mostrará los filtros acotados en la pantalla anterior de acotación: - Cliente inicial / final - Cuota inicial / final La información que se visualiza para los mandatos a generar: :: Sel: La columna Sel, permitirá al usuario seleccionar aquellos números de mandato y su carta de autorización a generar para cada cliente. El usuario deberá seleccionarlo de forma manual. :: Cliente: El programa mostrará el código de cliente al que, según los filtros acotados, se le podrá generar un número de mandato y su autorización de forma automática. :: Nombre Cliente: El programa mostrará el nombre del cliente al que, según los filtros acotados, se le podrá generar un número de mandato y su autorización de forma automática. :: El programa muestra por defecto el definido en la ficha del cliente como de facturación (ficha del cliente, pestaña otros, campo fact.). :: Cuenta Bancaria: El programa muestra la cuenta bancaria por defecto del cliente. :: Fecha fin mandato: El usuario deberá indicar manualmente la fecha fin mandato. Este campo no es obligatorio en el momento de la generación de la autorización. El usuario la podrá informar a posteriori. (Desde la propia ficha del cliente, gestión de mandatos). :: Forma de Pago: El programa muestra la forma de pago definida en la ficha del cliente. :: Cuota: El programa muestra el código de cuota que tenga asociado el cliente siempre que esté dentro de los filtros de acotación. :: Descripción cuota: El programa muestra la descripción de la cuota correspondiente al código de la cuota del cliente. :: Fecha envío: Esta fecha se informa automáticamente una vez realizado el envío de la carta de autorización. :: Concepto mandato: Se deberá indicar el código de concepto por el cual se realiza la autorización. Se ha creado un nuevo mantenimiento de conceptos de mandatos para que el usuario cree los diferentes conceptos de las cartas de autorización. Desde la generación masiva de mandatos se ha habilitado la búsqueda y acceso al mantenimiento de conceptos de Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 43 of 50

44 mandatos a partir de los botones (situados en la parte inferior de la pantalla). :: Descripción concepto mandato: En el momento de indicar le código de concepto de mandato en la columna anterior, automáticamente el programa insertará la descripción correspondiente al código de concepto de mandato introducido. :: Plantilla: En este apartado se deberá asociar la plantilla de carta de autorización a enviar al cliente para un número de mandato en concreto. Para cada número de mandato se deberá generar una carta de autorización al cliente. El programa por defecto, dispone de 4 plantillas (según formato estándar homologado): - Carta de autorización SEPA ( ) - Carta de autorización SEPA (Impreso) - Carta de autorización SEPA B2B ( ) - Carta de autorización SEPA B2B (Impreso) El formato de plantilla a escoger irá en función del tipo de envío ( o impreso) y del tipo de mandato (CORE o B2B). :: Descripción plantilla: El programa mostrará el nombre de la plantilla seleccionada. :: Tipo Mandato: El usuario mediante el desplegable deberá seleccionar el tipo de fichero relacionado con el número de mandato introducido. El programa presenta los diferentes adeudos SEPA disponibles (SDD-Core, SDD-Core1 y SDD-b2b). :: Tipo Pago: El usuario mediante el desplegable deberá indicar si el pago es único o recurrente. Si el pago es único, el mandato únicamente podrá incluirse una única vez en el tipo de fichero seleccionado SEPA. Es decir, únicamente se podrá generar un fichero SEPA que incluirá el único adeudo (previsión) del cliente con ese número de mandato. Si el pago es recurrente, se podrán generar varios ficheros SEPA (según formato seleccionado) incluyendo adeudos (previsiones) con ese número de mandato. El número máximo de previsiones a incluir para ese número de mandato se define en el campo Nº de efectos. :: Fecha firma: Se deberá informar de la fecha firma de la autorización. Será la fecha a partir de la cual el número de mandato tiene vigencia y entra en funcionamiento. Este campo no es obligatorio y se podrá informar a posteriori (desde de la ficha del cliente, gestión de mandatos) una vez recibida la carta de autorización firmada por el cliente. :: Población firma: Se corresponde con la población del cliente. El programa muestra la población de forma automática a partir de la indicada en su mantenimiento. El usuario podrá modificarlo de forma manual si se precisa. :: Persona en nombre de la cual se realiza el pago: El usuario manualmente deberá indicar el nombre de la persona en nombre de la cual se realiza el pago. NOTA: Para poder informar de la información correspondiente a cada cliente para su número de mandato y carta de autorización deberá estar seleccionado, es decir, se deberá activar la columna Sel. para editarlo. Para informar masivamente de la información, se dispone de los siguientes campos que informarán de forma automática los valores a todos los clientes que se vayan seleccionando: Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 44 of 50

45 :: Sel. Todos: Al activar este check, el programa marcará todos los clientes de la lista como seleccionados. El usuario de forma manual podrá marcar o desmarcar según precise. :: Fecha fin Mandato: Al introducir una fecha como fecha fin mandato, la información se actualizará a todos aquellos clientes que estén seleccionados, es decir, que tengan el check Sel activado. El programa asignará el valor indicado en este campo a la columna Fecha fin mandato de los clientes seleccionados. :: Concepto Mandato: Al introducir un código de mandato, la información se actualizará a todos aquellos clientes que estén seleccionados, es decir, que tengan el check Sel activado. El programa asignará el valor indicado en este campo a la columna Concepto mandato y la descripción en la columna Descripción concepto mandato de los clientes seleccionados. Se podrá acceder a la búsqueda de conceptos previamente creados y a su mantenimiento. :: Plantilla: Al introducir un código de plantilla, la información se actualizará a todos aquellos clientes que estén seleccionados, es decir, que tengan el check Sel activado. El programa asignará el valor indicado en este campo a la columna Plantilla y la descripción en la columna Descripción plantilla de los clientes seleccionados. Este apartado está enlazado con la gestión de comunicados estándar. Para escoger la plantilla, se ha añadido el botón de búsqueda de las plantillas de la generación de comunicados, para que el usuario seleccione la que precise para cada número de mandato. Además, se podrá acceder a la pantalla de plantillas de la generación de comunicados con todas sus funcionalidades. :: Población Firma: Al introducir un texto en este campo, se actualizará a todos aquellos clientes que estén seleccionados, es decir, que tengan el check Sel activado. El programa asignará el valor indicado en este campo a la columna Población firma de los clientes seleccionados. :: Envío: Se visualiza el tipo de envío de la carta de autorización al cliente. ( e impreso). Si se selecciona una plantilla de tipo impreso, automáticamente se cambiará el tipo de envío a impreso. Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 45 of 50

46 Si se selecciona una plantilla de tipo , automáticamente se cambiará el tipo de envío a . NOTA: Para modificar por bloques la información relativa a los mandatos, en primer lugar deberemos indicar el valor en los campos de la parte inferior de la pantalla y posteriormente se deberán seleccionar los clientes a los que se desea aplicar el resultado. :: Botón Imprimir/enviar: Una vez cumplimentada toda la información necesaria para crear el número de mandato y la carta de autorización del mismo, se deberá pulsar el botón Imprimir/Enviar para empezar con la generación de las cartas de autorización ya sea por o impreso. El programa comprobará que se hayan introducido todos los datos necesarios para la correcta generación del número de mandato y su autorización y mostrará un aviso si algún dato no ha sido correctamente indicado. Si la información es correcta, al pulsar el botón Imprimir/enviar, el programa enlazará con la gestión de comunicados para realizar el envío de la carta de autorización (sea por o impreso). Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 46 of 50

47 El funcionamiento del comunicado será el habitual de Eurowin. Al finalizar el envío el programa presentará el siguiente mensaje: Una vez generado el envío sin incidencias, se actualizará la información en la ficha del cliente, gestión de mandatos. 6.2 Listado de Trazabilidad de Mandatos Se ha añadido un nuevo listado de trazabilidad de mandatos orientado a consultar el histórico de uso de los mandatos en facturas y previsiones con posibilidad de filtrar por clientes, vigencia de mandatos, estado de las previsiones (cobradas, impagadas, pendientes). La acotación del listado consta de los siguientes filtros: :: Cliente: Se deberá acotar el rango de clientes a incluir en los datos a mostrar en el listado para la trazabilidad y seguimiento de mandatos. :: Fecha Fin Mandato: Se deberá acotar el rango de fechas fin a incluir en los datos a mostrar en el listado de trazabilidad y seguimiento de mandatos. La fecha fin indica la fecha máxima de vigencia del número de mandato. El filtro admite el desde fecha fin mandato en blanco para incluir en los datos a mostrar números de mandato sin fecha fin de mandato informada. Normativa SEPA. Afectación en Eurowin Page 47 of 50