PROYECTO FORESTAL GUAVIARE. SEGUNDO INFORME DESCRIPTIVO INTERMEDIO Avances del Resultado 5 (R5)

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1 PROYECTO FORESTAL GUAVIARE SEGUNDO INFORME DESCRIPTIVO INTERMEDIO Avances del Resultado 5 (R5)

2 2 Resultado 5: Seguimiento, acompañamiento, evaluación y sistematización del Proyecto Seguimiento, acompañamiento, evaluación y sistematización del Proyecto Forestal Guaviare Para el logro del esta resultado y medición de su cumplimiento se trata en forma conjunta, cada una de las etapas siguientes Seguimiento. Preparación de herramientas para el seguimiento al PFG y que nos sirve para conocer el avance de los programas, actividades y desarrollo de los procesos del Proyecto, incluye la presentación de los informes periódicos y determinación de indicadores de gestión y una ejecución comparada de los recursos presupuéstales y financieros Acompañamiento. Desarrollo de acciones sistemáticas en cuanto a sugerencias y recomendaciones en primera aproximación e identificación de las desviaciones y aplicación inmediata de los correctivos. Retroalimentación. Aplicación de los recursos económicos y físicos Evaluación. Comprende la medición periódica de las acciones, técnicas y administrativas, productos e impacto del Proyecto en la comunidad beneficiada Sistematización. Seguimiento, acompañamiento y evaluación sistematizada del Proyecto en el orden social-comunitario, administrativo, técnico y financiero para que sea útil como modelo de desarrollo de proyectos en bosques tropicales dentro de los Programa de la Comunidad Europea. Mecanismos establecidos para el PFG Creación de Comités Técnicos Administrativos-Mecanismos de seguimiento. Esta estructura organizacional tendrá como función de hacer seguimiento y evaluación a todo el Proyecto. Se crearon los siguientes Comités del Proyecto Forestal Guaviare: o Comité Técnico de Seguimiento y Evaluación, conformado por todos los socios del Proyecto y las organizaciones colaboradoras. o Comité de Compras de Bienes y Servicios, conformado por el Instituto SINCHI, el IICA y un delegado del Comité Técnico de Seguimiento y Evaluación en representación de los socios. Mecanismos de control externo al PFG: o Monitoria de la Comunidad Europea (3) o Auditoría Externa contratada por el PFG (2) o Auditoría IICA Colombia: Permanente Informes y documentos de control relacionados con el Proyecto Forestal Guaviare UNIDAD GENERADORA DE INFORMES Coordinación PFG INFORMES TECNICOS PERIODICIDAD ADMINISTRATIVOS Y NUMERO OBJETO Consultoría (5) Según contrato Seguimiento-Evaluación IICA Col Descriptivo intermedio (5) Anual Solicitar desembolsos CE-DelCol Final PFG (1) 5º. Año PFG Seguimiento-Evaluación CE-DelCol DESTINO Equipo de Trabajo PFG Bogotá Técnico de avance 5 Según contrato Seguimiento-Evaluación PFG IICA Col Equipo de Trabajo PFG Guaviare Técnico de avance 5 Según contrato Seguimiento-Evaluación PFG IICA Col IICA Colombia Ejecución presupuestal (12) anualmente Seguimiento-Evaluación PFG Socios Audito Externa Técnico administrativo (5) Según vigencia Verificación de gastos PFG-DelCol Monitoria Técnico-administrativo (5) Anual Seguimiento-Evaluación CE (DelCol) PFG

3 3 Aplicativo financiero del PFG Para poder acceder a la información presupuestal y financiera del PFG en forma inmediata y en tiempo real, se implementaron bases de datos a través de hojas electrónicas de Excel y Access, las cuales se basan en la captura de las transacciones diarias del PFG, que son depuradas antes de ser enviadas a la Contabilidad IICA (Antes SAFIMO) para alimentar el programa SAP. Si bien es cierto que este control es ejercido en su totalidad por SAP, se necesita verificar la información para hacerla confiable. El primer paso fue organizar la información de los gastos y presupuesto del Proyecto, con el objetivo de sistematizarlos y hacerlo coherente con la información contable de IICA, demostrando confiabilidad e integridad. Este tipo de información es fuente primaria de la toma de decisiones para el Coordinador y simultáneamente es la prueba de seguimiento de las diferentes auditorias y monitorias de los actores del Proyecto, lo cual de da un carácter de decisivo. Esta aplicación se denomina SIF (Sistema de Información Financiera), permite la identificación y manipulación de la información respecto a: Recursos humanos o Nombre, dirección, teléfono, reserva, , cargo, profesión, número y estado del contrato, identificación, tipo de Identificación, seguridad social, valor del contrato, pagos, acta de inicio, duración, prórrogas, terminación del contrato. Presupuesto: o Rubros conocidos por el proyecto o Unidades de medida para los rubros o Cantidades programadas para POG y POA o Todos los periodos de la vida del proyecto o Consolidado de valores de la Vida el proyecto Control de Proveedores: Permite tener información y el control a los proveedores del PFG (NIT, nombre, ubicación en el país, tipo de bien o servicio a proveer, contacto, nombres, direcciones, teléfonos y correo electrónico) Control de Socios del Proyecto (Aportes programados y recibidos, saldo de aportes por desembolso, ejecución por periodo, equivalencias en Pesos y en Euros, totales desembolsados y ejecutados. Control de Gastos Año (Fechas de transacción, valor pagado en pesos, valor pagado, beneficiario, rubro afectado) o Concepto de la transacción Esta matriz muestra demás un control vertical y horizontal de cifras, además de totales parciales por mes y por rubro. o Se le puede preguntar por cualquier nivel de detalle y realizar búsquedas por cualquier patrón alfabético o numérico. Puede mostrar agrupar totales por concepto contable o fechas a petición. o Presupuestado Vs. ejecutado o Cuadros inmediatos de ejecución en línea o Saldos por rubros o detallados Seguimiento al informe financiero y de ejecución: concilia el control interno del PFG con la información contable de IICA y muestra permanentemente el grado de ejecución actualizado. Es un documento de consulta permanente para el alcance del Proyecto, muestra simultáneamente la distribución de los rubros principales y sugiere las acciones a seguir.

4 4 INFOREURO: Control de la divisa europea para valorizar en euros Recursos Comprometidos: El control y uso de las reservas. Comparativo entre lo contabilizado IICA y Contabilizado PFG, con sus posibles conciliaciones: Un modulo que permite comparar los gastos por mes entre los dos aplicativos y buscar posibles diferencias para conciliar. Con el Aplicativo y teniendo la información se hacen análisis de presupuesto más cercano a la realidad y simular escenarios con el fin de ajustar las cifras a las necesidades del Proyecto pero conservando la integridad del presupuesto inicial y simultáneamente ajustándolo al montaje de presupuesto SAP. Otros medios de seguimiento y evaluación: o Plan Operativo Global (POG) o Plan Presupuestal (POAs) o Marco Lógico (ML) o Página Web Aplicativo del Proyecto Forestal Guaviare () El Aplicativo es una herramienta que integra información técnica, administrativa, operativa y financiera y fue desarrollado en Access Office Microsoft 2003, mediante la siguiente metodología creación de estructuras de información como las indicadas a continuación. Base de datos Se creó una base de datos pertinentes a cada una de las UOF s (Fincas) a partir de encuestas realizadas por el Equipo de Trabajo del Proyecto. La base de datos contiene la siguiente información básica distribuida en cuatro módulos, así y de acuerdo a las pantallas incluidas como ejemplo.

5 5 0. Información básica (datos del destinatario): Nombre Identificación Género Asociación Municipio Núcleo Veredal Vereda Nombre de la finca Tenencia Coordenadas: Casa de la finca Bosque 1. Composición núcleo familiar: Nombre Género Edad Parentesco Ocupación Procedencia Permanencia Nivel de escolaridad

6 6 2. Características de la vivienda: Tipo de vivienda i. Material de construcción ii. Material del techo iii. Material del piso iv. Unidad sanitaria Servicios básicos: i. Agua de consumo ii. Energía eléctrica iii. Manejo de basuras iv. Manejo de vertimientos

7 7 3. Prioridades y usos del bosque: Características de la finca i. Área total y en 1. Pastos 2. Montaña 3. Rastrojo 4. Cultivos 5. Otros ii. Actividad productiva prioritaria 1. Agricultura 2. Ganadería 3. Piscicultura 4. Forestal 5. Porcicultura 6. Avicultura iii. Uso actual del bosque o montaña: 1. Protección 2. Madera 3. Dendroenergía 4. Látex 5. Alimentación 6. Medicina 7. Otros

8 8 PANTALLA INICIAL Presenta los diferentes módulos que conforman el Aplicativo () TABLAS DE INGRESO: En este se puede realizar la captura de información de diferentes ítems

9 9 UBICACIÓN GEOGRÁFICA DEL PROYECTO Y/O ÁREA DE ESTUDIO MODULO GERENCIAL: Contiene la informa gerencial del proyectos, y de ella se desprenden ítems

10 10 INFORMACION GENERAL DEL PROYECTO ORGANIZACIÓN PFG

11 11 CONTRATO DE SUBVENCIÓN TALENTO HUMANO: Reportes

12 12 FINANCIERO: Reportes ELEMENTOS Y MATERIALES: Reportes

13 13 MODULO TÉCNICO: Presenta información del proceso metodológico a desarrollar en el Proyecto COMPONENTE CARTOGRAFICO: Biblioteca de mapas en Pdf

14 14 Página Web del Proyecto Forestal Guaviare ( ) Para desarrollar el seguimiento, el acompañamiento y la evaluación del PFG, se requiere de otras herramientas sistematizadas, para lo cual está disponible y en desarrollo permanente la Página Web del Proyecto Forestal Guaviare. Inicialmente se llevaro a cabo las siguientes fases para el montaje de la Página: 1. Identificación de Requerimientos: Se estudia la viabilidad del desarrollo e implementación de la página web del Proyecto, temas a publicar y objetivo principal que es aumentar la memoria del Proyecto generando un acercamiento con las entidades socias y los destinatarios. 2. Análisis del proyecto del sitio web: Se determinan las herramientas a utilizar en la web, como el sitio de alojamiento es la página del IICA, se utilizará la herramienta de Office SharePoint Designer 2007 y se determinan la cantidad de módulos de conformaran la web. 3. Propuesta de desarrollo del sitio web: Ya identificado las herramientas a usar para su desarrollo, se elaboran unas propuesta y se presentan con el propósito de seleccionar la definitiva. La Página Web del Proyecto Forestal Guaviare, se encuentra diseñada en Office SharePoint Designer 2007, esta herramienta proporciona un alto nivel de creación y de personalización del sitio Web. El uso de esta herramienta se debe a que la Web principal del IICA se encuentra implementada en esta herramienta. La herramienta permite revertir cambios ya que guarda histórico de versiones, genera biblioteca de documentos y de imágenes, cuenta con herramientas de vistas y controles ASP.NET (botones interactivos, tablas, hipervínculos, imágenes, etc.) que ayudan a integrar los datos en la Página. La Página del PFG está alojada en Página del IICA Colombia pero con la normatividad y permisibilidad de la Sede Central del IICA Costa Rica-, sin ningún costo para el Proyecto o Acción. Al iniciar el diseño de la Página Web, se determinó que el contenido estaría distribuido en tres módulos principales: 1. Módulo gerencial: Registra y controla el desarrollo de los recursos humanos, físicos, presupuestales y financieros. 2. Módulo técnico: Registra el desarrollo de las actividades generales y específicas del PFG, confrontando lo programado y lo ejecutado para alcanzar los objetivos del mismo. 3. Módulo de Sistema de Información Geográfica - SIG - : Registra toda la información cartográfica para ubicar el PFG en sus dimensiones o niveles de información desde lo departamental hasta las Unidades de Ordenación Forestal UOF s- o Finca Por la dinámica de la Página, se adicionado los siguientes módulos: 1. Boletín: registra las actividades principales del Proyecto o Acción en una forma más periodística e institucionaliza el PFG 2. Documentos: Contiene Bibliografía Clasificada y la Galería Fotográfica del Proyecto

15 15 3. Equipo de trabajo: Relaciona las personas que han y trabajan en el Proyecto. 4. Indicadores de gestión: En proceso de diseño Puesta en marcha de la página Web. La Pagina Web del Proyecto salió al aire en la Página Web del IICA en la dirección en la opción de Recursos Naturales, de igual manera hay un acceso directo al Proyecto a través de Promoción del sitio Web del Proyecto Forestal Guaviare. La página salió publicada en el boletín del IICA Colombia y esta información es enviada a todos los IICA a nivel mundial. Contenidos de la Página web. A continuación se muestran las siguientes pantallas generales referidas a contenidos de la Página Web y sus componentes o módulos.

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23 Contratos (obras, servicios y suministros) superiores a euros que hayan sido adjudicados durante el periodo de referencia con el fin de ejecutar la Acción, indicando para cada uno de ellos la cantidad, el procedimiento de licitación elegido y el nombre del titular. Los Contratos están descritos en la primera parte de este informe y fueron elaborados o suscritos con los respectivos contratistas. Contratos: o Contratación de recursos humanos o Compra de alambre de púas para cerramiento de las parcelas de enriquecimiento del bosque o Equipos y materiales Procedimientos utilizados, según las condiciones de contratación: o Convocatoria nacional o Invitación según listas de proveedores o Compras directas 1.2. Plan de acción 1 Etapas de Planificación Fecha inicio Fecha terminación POA-1 Arranque 22 de noviembre de marzo de 2007 POA-1 22 de marzo de de abril 2008 POA-2: 22 de abril de noviembre de 2008 POA-3: 22 de noviembre de de noviembre de POA-4: 22 de noviembre de 22 de noviembre de 2010 POA-5: 22 de noviembre de de noviembre de 2011 Duración 22 de noviembre noviembre de Socios y otros tipos de cooperación 2.1. Cómo evalúa Ud. la relación entre los socios formales de esta Acción, es decir de los socios que han firmado un acuerdo de asociación? Por favor, de una respuesta específica para cada uno de éstos Instituto SINCHI: Relaciones buenas y con superación de las dificultades presentadas y resueltas por parte del IICA Colombia. Diálogo directo entre la Coordinación del PFG y la Dirección e Investigadores de la Sede Norte de SINCHI en Guaviare Gobernación Departamento del Guaviare: Buenas y en diálogo permanente, especialmente con la Secretaría de Agricultura y Medio Ambiente. 1 Este plan debe cubrir el periodo financiero entre el informe intermedio y el siguiente informe.

24 Alcaldía Municipal San José del Guaviare: Buenas relaciones con intermediarios representantes de la autoridad local y en busca de mejorarlas con la nueva administración local Alcaldía Municipal de El Retorno: Buenas relaciones y en busca de mejorarlas con la nueva administración local ASOPROCEGUA: Buenas relaciones ASOPROCAUCHO: Buenas relaciones 2.2. Cómo evalúa Ud. la relación entre su organización y las autoridades estatales de los países de la Acción? Cómo ha afectado dicha relación al desarrollo de la Acción? El PFG se ejecuta solamente en Colombia 2.3. Si es pertinente, describa su relación con cualquier otra organización implicada en la ejecución de la Acción: Entidades colaboradoras (en su caso): o o CDA: Alta colaboración y como organización ambiental local tiene asiento en el Comité Técnico de Seguimiento y evaluación del PFG. SENA: Tiene asiento en el Comité Técnico de Seguimiento y evaluación del PFG y se espera una mayor participación en los planes de capacitación y estudios de comercialización previstos dentro del Proyecto o Acción. Sub-contratista(s) (en su caso): No hay subcontratistas Beneficiarios Finales y Grupos destinatarios: Relaciones crecientes en la medida que las acciones del Proyecto están influyendo en el mejoramiento de su capacidad productiva y con ello lograr una mayor credibilidad. Otras terceras partes. En algunas ocasiones a las reuniones de socialización han asistido otras terceras organizaciones pero sin que ello influya en un mayor beneficio para el Proyecto o Acción, las posibilidades de terceras organizaciones ajenas o cercanas al tema ambiental son más de carácter informativo que de agregar fortalezas al Proyecto o Acción, por ahora Si es pertinente, describa si ha desarrollado contactos con otras acciones. Mediante la Mesa de Bosques, promovida por la Delegación de la Comisión Europea para Colombia y Ecuador, Bogotá, se está promoviendo la articulación entre los diferentes proyectos que la Unión Europea / Comisión Europea desarrolla y financia en Colombia. Es pertinente este tipo de contactos por que se está buscando el intercambio y transferencia de las experiencias que los proyectos más antiguos han desarrollado. Como contribución de la Coordinación del PFG, se presento el Documento Una herramienta para la construcción de una cooperación articulada.

25 Si su organización ha recibido previamente subvenciones de la CE con el fin de proteger al mismo Grupo destinatario, hasta qué punto esta Acción mejora/complementa la(s) acción(es) previa(s)? (Detalle todas las subvenciones de la CE relevantes). 3. Visibilidad El IICA Colombia no ha tenido ninguna otra subvención para los destinatarios del Proyecto Forestal Guaviare. Cómo se ha garantizado la visibilidad de la ayuda de la UE en esta Acción? La ubicación del PFG en el Departamento del Guaviare, implica una visibilidad no tan contundente para no poner en riesgo los equipos de trabajo local dada la incertidumbre de actuación de grupos armados, aunque a la fecha de este informe no ha habido manifestaciones adversas. Mientras tanto, la visibilidad en forma más local y ampliada se estará definiéndose con los socios y autoridades locales, sin embargo, se ha participado en eventos internacionales como fue la Feria Internacional del Medio Ambiente FIMA/2008-, participación en la cual se promovió el Proyecto o Acción, sus financiadores y objetivos mediante material visual y divulgativo (montaje del stand, pancartas, mapas, plegables, muestras de plántulas, atención directa al público). Elementos de visibilidad desarrollados para el Proyecto Forestal Guaviare o Página Web ( ) o Participación en la Feria Internacional del Medio Ambiente (FIMA 2008 y 2010 en preparación. o Boletín Puerta de Orión (Electrónico en la Página Web del PFG) o Plegable del Proyecto o Logo o Regleta en acrílico o Papelería o Pendones o Vallas o Calendario

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29 Contacto de la Acción: Gustavo E: Jaller G. Lugar: Oficina IICA Colombia, Bogotá D.C. Colombia