Políticas y Procedimientos Administrativos (Aplicado a Empresas Asociativas Rurales de Café)

Transcripción

1 Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos (Aplicado a Empresas Asociativas Rurales de Café) Objetivos Facilitar la función administrativa de organizaciones de pequeños productores de café, para lo cual se han diseñado los procedimientos para cada uno de los procesos más importantes

2 Tabla de Contenidos Introducción 4 Organicazión y Funcionamiento de Coopecafé Fines y Objetivos Institucionales Asamblea General Gerente General o Director Áreas de Trabajo Misión Visión Nuestros Valores Control Interno Ambiente de Control Sistema de Comunicación e Información Actividades de Control Evaluación de Riesgos Supervisión 6 Procedientos Administrativos Procedimientos de Manejo de Cuentas Bancarias Procedimientos de Emisión de Cheques 10

3 Procedimientos para Conciliaciones Bancarias Procedimientos para Pago de Gastos de Operación Procedimientos para Manejo de Caja Chica Procedimientos para Captación de Ingresos Procedimientos de Anticipos para Gastos Procedimientos de Compras - Contratación Servicios Procedimientos para Activos Fijos Procedimientos para uso de Vehículos Procedimientos Administrativo para Personal Procedimientos para Presupuestos Procedimientos para Gestion de Viaticos Procedimientos para Créditos Procedimientos para Inventarios Política de Ventas Varios Mantenimiento del Manual 51 53

4 Introducción En el marco del proyecto Creación de Capacidades en Capacitación y Asistencia Técnica a Productores de Café de Guatemala, financiado por McDonald s de los Estados Unidos de América y ejecutado por la Red de Asistencia Técnica a Productos Primarios Sostenibles (SCAN- Guatemala), se ha elaborado el presente Manual de Procedimientos Administrativos, el cual tiene como como objetivo facilitar la función administrativa de organizaciones de pequeños productores/as de café, para lo cual se han diseñado los procedimientos para cada uno de los procesos más importantes. La obligación de velar porque los procedimientos descritos en el presente manual se cumplan descansa en el Contador General y en el Gerente. La aplicación del Manual es de carácter obligatorio para todo el personal de la organización. El manual de procedimientos administrativos tiene también como objetivos: 1. Mantener la consistencia en los procedimientos de aprobación, revisión y visto bueno, definiendo que personas al final dan el visto bueno. 2. Estandarizar procedimientos en las diferentes áreas o departamentos de la Entidad. 3. Mantener la consistencia de respaldar con la documentación financiera y legal, especialmente con lo establecido en el Decreto , artículos 20 y Velar porque la organización cumpla con los objetivos para la que fue creada. 5. Documentar todas las transacciones para facilitar la inducción al personal de nuevo ingreso. 6. Proporcionar un documento que sirva de respaldo para los auditores y verificar el cumplimiento de procedimientos prescritos. 7. Asegurar la continuidad de las operaciones aún en situaciones de cambio de personal. 8. Fomentar la eficiencia en la ejecución de las operaciones. 4

5 Organización y Funcionamiento de Coopecafé Fines y Objetivos Institucionales COOPECAFE es una organización sin fines de lucro creada el xx de xx de 20xx con los objetivos siguientes (detallar los objetivos de cada organización). De acuerdo a sus estatutos la estructura de Coopecafé está integrada de la siguiente manera: Asamblea General, Junta Directiva o Consejo de Administración, Comisiones de Trabajo, Gerencial General y Responsables de Áreas Técnicas y Administrativas. Asamblea General Son tareas asignadas a la asamblea general: 1. Elegir a los miembros de la Junta Directiva cada xxx años 2. Establecer las cuotas ordinarias y extraordinarias que deben pagar los asociados 3. Conocer y aprobar los informes de actividades realizados anualmente 4. Aprobar los estados financieros 5. Aprobar o rechazar situaciones que le competen conforme a lo establecido en sus estatutos. Junta Directiva o Consejo de Administración La Junta Directiva como máxima autoridad deberá difundir y vigilar la observancia de los valores éticos que constituyan un sólido fundamento moral para su conducción y operación. Tales valores deben enmarcar la conducta de funcionarios y empleados orientando su integridad y compromiso personal. Para difundir y que se adopten en la institución esos valores, deberá implementarse un código de ética. Las atribuciones de la junta directiva serán las siguientes: 1. Velar por el cumplimiento de las normas de conducta y ética de la institución, poniendo el ejemplo de cada uno de sus integrantes. 5

6 2. Velar por el seguimiento general y los avances de los proyectos de la organización. 3. Conocer el informe financiero mensual de ejecución presupuestaria institucional o de proyectos 4. Conocer el informe financiero semestral de ejecución de proyectos 5. Conocer los resultados trimestrales, semestrales y anuales. Gerente General o Director El gerente/director con las diferentes áreas o departamentos de trabajo se reúnen para: 1. Obtener el informe de las comisiones de trabajo 2. Discutir el avance financiero sobre la ejecución del proyecto, con base a los reportes contables preparados por el contador. Definir qué acciones tomar en caso de sub o sobre ejecución. 3. Discutir el avance real de cada uno de los proyectos, definir qué acciones tomar en caso de sub o sobre ejecución, 4. Discutir y analizar la efectividad y aplicabilidad de las estrategias del proyecto. 5. Responsable de preparar los Planes Operativos Anuales. 6. Preparar los informes de avance para junta directiva. 7. Velar porque se cumplan con los objetivos de los convenios El gerente presidirá el comité quien al final será el responsable de la ejecución de los proyectos. Áreas de Trabajo Las áreas de trabajo, tendrán un responsable quien se encargará de velar por los objetivo para que fueron creadas para: 1. Preparar los proyectos que sean necesarios para la entidad 2. Formar planes concretos para poder ejecutar la estrategia del proyecto. 3. Velar que el desarrollo de sus productos tengan la aceptación requerida. 6

7 4. Ajustar los planes de trabajo. 5. Apoyar en la preparación de los informes narrativos y financieros. 6. Velar porque los distintos manual de procedimientos y aplicarlo en sus atribuciones cuando sea necesario. Las autoridades, funcionarios y empleados, deben caracterizarse por tener un nivel de competencia que les permita comprender la importancia del control interno. Para el control interno es esencial que el proceso de gestión se lleve a cabo con personas cuyo nivel de competencia profesional se ajuste a sus responsabilidades y comprendan suficientemente la importancia, objetivos, y procedimientos del sistema de control. El nivel de competencia la organización lo define en su propio reglamento de trabajo o en un instructivo como el que se detalla más adelante. Misión Es el propósito que posee la organización, surge de las leyes, decretos, o estatutos de la entidad, se expresa claramente y en forma resumida. Visión Como se espera que sea vista la organización en el futuro por parte de sus miembros. La visión debe ser expresada en pocas palabras que se relaciona con los valores de la organización. Nuestros Valores Constituyen la personalidad de la organización y reflejan las convicciones y códigos de ética a los cuales se adhiere. Control Interno El control interno como sistema es un proceso efectuado por la dirección y el resto del personal de un ente, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías: Eficacia y eficiencia de las operaciones Confiabilidad de la información financiera Cumplimiento de las leyes y normas aplicables 7

8 El modelo COSO como herramienta para evaluar el sistema de control interno provee una estructura de cinco componentes: 1. Ambiente de control 2. Sistema de comunicación e información 3. Actividades de control 4. Evaluación de los riesgos 5. Supervisión Ambiente de Control Se refiere al establecimiento de un entorno de ética y de valores a todo nivel, que debe reflejarse en la actitud y compromiso de los directivos y de la gerencia respecto de la importancia que otorgan al sistema de control interno. Es decir que dentro de la organización se respire un ambiente de confianza, producto de la ética y de valores a todo nivel. Esta definición refleja los siguientes conceptos fundamentales: Sistema de Comunicación e Información Los controles que se implementan son para garantizar lo siguiente: Que todas las transacciones se registran inmediatamente y por sus importes correctos en las cuentas y en periodo correspondiente. Que la entidad perciba todos los ingresos que le corresponden Que todas las transacciones estén debidamente autorizadas Que todos los activos estén debidamente registrados y protegidos Que todos los pasivos están debidamente registrados Que todas las transacciones significativas y poco usuales y no recurrentes se identifiquen e informen a la gerencia y se revelen de ser apropiado en los estados financieros Que los errores e irregularidades cometidos al procesar la información sean detectados oportunamente Que se protejan los archivos, registros contables y documentación contra destrucción, daño uso indebido o robo. 8

9 Actividades de Control Son aquellos procedimientos y políticas que se adicionan al ambiente de control establecido por la administración para proporcionar una seguridad razonable y no absoluta. Las actividades de control se realizan en toda la organización, en todos los niveles y en todas las funciones. Como ejemplo las actividades de control siguientes: Autorización de operaciones, indicadores de rendimiento, registro oportuno de las operaciones. Evaluación de Riesgos Todas las entidades, independientemente del tamaño que sea, se encuentran expuestas a distintos riesgos que de repente no son identificados. El riesgo es inherente a todas aquellas actividades y el control interno es esencial para limitarlo. Por lo tanto los funcionarios y empleados son los responsables de identificar aquellos riesgos importantes e implementar controles preventivos que eviten pérdidas importantes dentro de la organización. Una vez identificados los riesgos, deben adoptarse las medidas preventivas, para el efecto deben evaluarse los costos que representan esos controles preventivos que pueden ser seguros ante posibles robos de furgones, cámaras de seguridad ante robos de empleados, implementación de manuales, etc. Supervisión El proceso de supervisión asegura que el control interno continúa funcionando adecuadamente. Este proceso comprende la evaluación por parte de empleados de nivel adecuado, de la manera en que se han diseñado los controles. Para disminuir los riesgos de pérdida en las organizaciones los manuales juegan un papel importante para el control interno, de esa cuenta, se implementa el manual de procedimientos que contiene lo siguiente: Procedimientos Administrativos El presente manual define los procedimientos para cada una de las áreas estableciendo las políticas para mantener la consistencia en las operaciones de la entidad por lo tanto 9

10 las disposiciones aquí contenidas son de observancia obligatoria dentro de la entidad y los aspectos no previstos, serán consideradas y resueltas por la junta directiva. Los procedimientos son los siguientes: Procedimientos de Manejo de Cuentas Bancarias Objetivo Establecer los lineamientos para el registro y control de las transacciones contables aplicadas al manejo de cuentas de la organización. Alcance Desde que se genera la transacción contable hasta la generación de reportes financieros de cada cuenta. Responsable (s): Jefe de contabilidad Contador general es responsable de registrar los movimientos contables y generar los estados de cuenta correspondientes. Alta dirección y personal de la organización es responsable de cumplir con los requerimientos de este procedimiento. Políticas Los documentos de soporte deben ser archivados en el lugar correspondiente y con su respectiva identificación, para fácil acceso de consulta. Los registros se archivarán por lo menos cuatro años o más, según el tiempo que determine las leyes del país o convenios específicos. Todo gasto debe estar justificado o incluido en el presupuesto de la organización. Antes de realizar una transacción contable debe revisarse la nomenclatura contable establecida. Al realizarse una transacción contable debe revisarse la cuenta a la que se hará el cargo o gasto. Las notas de débito y crédito deberán ser entregadas al contador para que a la mayor brevedad posible sean operadas donde corresponde. Contador general es responsable de solicitar la aprobación de uso de cada cuenta de la Organización. Los fondos destinados a ejecutar proyectos específicos se ingresaran a cuentas de 10

11 depósitos bancarios. Se utilizarán cuentas independientes, según lo determine la Gerencia y Junta Directiva. Toda cuenta bancaria debe estar a nombre la organización Se manejarán cuentas bancarias en moneda quetzal o US$ para cada unidad de negocios y/o proyecto. El reporte de auxiliar de bancos presenta un desglose de los cheques generados, el nombre de la persona u empresa a la que se entregó, cantidad monetaria y fecha de emisión del mismo. Contabilidad tiene la responsabilidad de ordenar y centralizar la información financiera en relación a con las disponibilidades y los egresos. Todos los cheques que se emitan deberán tener las firmas autorizadas para tal fin y la firma de los cheques debe ser mancomunada. El manejo de chequeras estará a cargo de Contador general. Contador general llevará un control diario de la disponibilidad en las cuentas bancarias por medio del auxiliar de bancos. Contador general mensualmente hará una conciliación de saldos de cada cuenta, contra los saldos del registro auxiliar. Las conciliaciones deben ser entregadas a la Gerencia General quien será el responsable de entregarlas a Presidente de junta directiva, cuando lo solicite. Luego serán archivadas junto con el resumen bancario y los cheques devueltos. Las partidas o ajustes que surjan de los reportes de conciliaciones deben explicarse y hacer la anotación necesaria. Desarrollo 1. Contador general verifica los gastos o cargos realizados y el motivo del gasto o destino del cargo. 2. Contador general clasifica cada operación contable según el listado de cuentas y la nomenclatura contable establecida. 3. Contador general verifica la cantidad monetaria del gasto o cargo y verifica el tipo de moneda. 4. Contador general realiza la transacción contable y la aplica a la cuenta correspondiente en base al documento de soporte. 11

12 5. Contador general genera los reportes que se le soliciten: estado financieros mensuales, reporte de disponibilidades por cuenta, reporte de diario, auxiliar de bancos, etc. 6. Gerente revisa el reporte de estados financieros, revisa y autoriza las conciliaciones bancarias. Diagrama de Flujo: Procedimiento de Manejo de Cuentas Bancarias Procedimientos de Emisión de Cheques Las políticas para este instructivo han sido creadas con la intención de regular la emisión de cheques, de tal forma que éstas se lleven a cabo de una manera consistente. Las políticas son las siguientes: 1. Las cuentas serán utilizadas para pagar todo tipo de gastos de la organización. 2. Se utilizará el sistema de cheques voucher, los que deben emitirse en orden correlativo y con firma mancomunada. Para el efecto firmarán las siguientes personas: XXX y XXX 3. En el voucher del cheque debe quedar evidencia de las personas que participaron en el 12

13 proceso de elaboración, revisión, aprobación; además del nombre y firma de la persona que recibe el pago, así como la fecha en que lo recibió. 4. Todo cheque que se emita debe estar debidamente soportado por una factura que justifique la naturaleza del egreso. Las facturas deben contener los siguientes datos: a. La identificación impresa del nombre FACTURA. b. Número impreso de la factura. c. Debidamente impresos el NIT, nombres y apellidos completos y nombre comercial del proveedor, si es persona individual; razón social y nombre comercial, si es persona jurídica y dirección del establecimiento. d. La fecha correcta de emisión del documento que corresponda al período que se liquida. e. El nombre de organización. f. Dirección de la entidad: g. El número de identificación Tributaria (NIT) h. Descripción de la compra o la obtención del servicio. No se aceptarán descripciones como Por su compra, por su consumo, por la prestación de servicios. Todo pago por servicios continuo, debe hacerse referencia al contrato respectivo. i. Valor total con inclusión del Impuesto al Valor Agregado. j. Sello del régimen de ISR: 1) sujeto a pagos trimestrales, 2) Sujeto a pago directo con factura electrónica y 3) Sujeto a retención definitiva. La retención se aplica en éste último caso. k. Sello de régimen de IVA cuando proceda. 5. odo cheque anulado llevará la leyenda ANULADO, perforando el espacio de las firmas, archivándose con el correlativo para mantener el control. 6. No deben emitirse cheques post fechados ni en blanco. 7. Todos los cheques emitidos mayores de Q X,000 deben llevar la leyenda de NO NEGO- CIABLE. 8. Todos los cheques sin utilizar deberán estar en buen resguardo bajo llave, delegando la responsabilidad al Gerente o Contador General. Cheque No. Cuenta Contable Pagado 13

14 9. Todos los documentos que acompañen la liquidación deberán ser invalidados con el sello de PAGADO, el cual se colocará inmediatamente después de emitido el cheque. 10. Para entregar el cheque al beneficiario debe obtener la firma en el voucher, el nombre y la fecha en las casillas correspondientes como constancia de haberlo recibido. 11. Si se anula un cheque se debe adjuntar a la copia del voucher respectivo y proceder a anular mediante el sello de ANULADO. 12. El cheque voucher deberá quedar archivado en orden correlativo, con su respectivo documento de soporte y separados adecuadamente por el mes correspondiente en el que fueron emitidos. 13. Siempre que se emita un cheque deberá ser codificado a la correspondiente cuenta de gasto, para que las personas que firman de aprobado y autorizado el egreso, den su consentimiento en cuanto a la distribución y aplicación del gasto. 14. Previo a la entrega de cheques debe comprobarse que: 15. El servicio haya sido recibido en forma satisfactoria. 16. El bien haya sido recibido completamente y en forma satisfactoria. 17. Se haya emitido la constancia de retención. 18. Los pagos serán efectuados de lunes a viernes de 8 de la mañana a las 5:00 de la tarde. 19. Se llevará un registro de control el libro auxiliar de bancos que permita al Gerente General revisar en forma práctica la correlatividad de los cheques emitidos. Procedimientos para Conciliaciones Bancarias Considerando que las cuenta bancarias son utilizadas para las operaciones del giro habitual de la organización, se necesitan que estén debidamente conciliadas con las siguientes políticas: 1. Los estados de cuenta serán recibidos por el Gerente General, quien revisará que los cheques devueltos no hayan sido alterados, para el efecto firmará el estado de cuenta en señal de revisado antes de trasladarlo al departamento de contabilidad. 2. Se deberán conciliar mensualmente los saldos según el banco contra los saldos del registro auxiliar. 3. Las conciliaciones se harán en el formulario, que para tal efecto se ha diseñado. 4. Las partidas o ajustes poco usuales que surjan en las conciliaciones, deberán quedar claramente explicadas, por ejemplo, notas de cargo y de crédito. 5. Las conciliaciones llevarán las firmas de las personas que intervinieron en la elaboración 14

15 (auxiliar contabilidad), revisión (Contador) y Vo. Bo. por parte del Gerente General. 6. Los cheques que permanezcan en circulación por más de noventa días deberán ser investigados, y si es posible debe establecerse comunicación con el beneficiario del cheque. 7. Todo cheque que no sea entregado en un plazo de veinte días después de su emisión debe ser anulado, iniciando el proceso de pago como que fuera una factura normal. 8. Las conciliaciones ya aprobadas deben ser archivadas en forma ordenada junto con el extracto bancario. Los cheques devueltos por el banco se adjuntarán al cheque voucher como constancia de la transparencia de las operaciones. Procedimiento para Pago de Gastos de Operación Objetivo Establecer los lineamientos generales para el registro y control de los gastos de operación. Alcance Desde que el solicitante hace el requerimiento de pago hasta que se genera la póliza contable del gasto realizado. Responsable Contador general es responsable de operar las transacciones contables realizadas en el sistema contable. Personal de la organización es responsable de la solicitud de pago de gastos de operación. Políticas: Contabilidad debe mantener un control de las pólizas de egresos de la organización. Los gastos de operación deben estar considerados en el presupuesto de la organización o ser justificados y luego aprobados por Junta directiva. Personal que recibe los documentos (facturas, recibos, tickets, etc.) debe revisar que las facturas tengan los datos correctos de la organización. Administración debe comprobar que la naturaleza del egreso sea congruente con las unidades, precios y la calidad de los bienes y servicios cancelados. Contabilidad debe verificar que los documentos por cancelar, sean aprobados por el nivel de autoridad correspondiente. Se consideran como gastos de operación el pago de servicios ( agua, luz, teléfono, 15

16 alquiler), pago de personal (como planilla, IGSS), mantenimiento de vehículos, compras de útiles de oficina y de utensilios y materiales de limpieza. Para algunos pagos contabilidad elabora directamente el cheque para cancelar los gastos (planillas, IGSS, impuestos) Contabilidad archiva los documentos originales de las operaciones realizadas. Se mantendrá un buen control sobre las obligaciones de la organización, para evitar duplicidad de pagos o incumplimientos con los compromisos contraídos. Mensualmente se imprimirá una integración de las cuentas por pagar vigentes, ésta se obtendrá del sistema contable por medio del reporte de Mayor General. Contador general escribirá notas aclaratorias que indiquen el porqué de la cuenta por pagar, así como la fecha en que probablemente será cancelada. Desarrollo 1. Contador General recibe factura o recibo para hacer el pago de los gastos de operación. 2. Según el monto y fecha de vencimiento del pago, Gerencia decide si realiza el pago con fondo de caja chica o solicita el cheque correspondiente. 3. Administración solicita a contador general el cheque para pago de factura, detallando el gasto a cancelar. 4. Contador general revisa la solicitud de cheque y verifica que corresponda a gastos de la organización. 5. Contador general verifica la aprobación de solicitud del cheque o verifica que el gasto este presupuestado. 6. Una vez aprobada la solicitud, contador general procede a la generación del cheque correspondiente a la solicitud hecha. 7. Contador general entrega cheque a solicitante y pide firma de recibido. 8. Solicitante hace el pago correspondiente, ya sea con el cheque recibido o con fondo de caja chica. 9. Solicitante entrega las facturas de los pagos realizados a contabilidad. 10. Contabilidad opera los gastos realizados en el sistema contable. 16

17 Diagrama de Flujo: Procedimiento para pago de Gastos de operación. 17

18 Procedimiento para Manejo de Caja Chica El objetivo primordial del Fondo de Caja Chica es cubrir gastos y compras menores y normales para la operatividad diaria de la organización de acuerdo a su giro habitual. Está cargo y en custodia de la secretaria o asistente administrativo para la operación de la organización. Objetivos Establecer los lineamientos generales para el manejo y control de caja chica por las personas asignadas por la organización. Alcance Desde la solicitud de cheque para disponibilidad de caja chica hasta la liquidación de gastos relacionados con este movimiento. Responsable: Jefe de contabilidad Responsable de caja chica debe cumplir las actividades descritas en este procedimiento. Contabilidad es responsable de operar las transacciones contables de caja chica en el sistema contable. El Gerente es responsable de la autorización de fondos para manejo de caja chica según lo definido por Junta Directiva. Políticas Se establece un fondo de Caja Chica de XXX (XXX), los cuales deben rotar como máximo dos veces al mes. Dicho fondo podrá ser incrementado previo análisis de la Junta Directiva o Gerencia General. El fondo fijo de Caja Chica será autorizado por la Junta Directiva y la Gerencia General será el encargado de autorizar los gastos o pagos. La persona responsable de la custodia de los fondos de caja chica será XXX El fondo de caja chica, debe liquidarse el formato específico al final de cada mes para que los gastos queden registrados en el mismo mes y no en otro. Se establece un límite máximo de pago con el fondo de caja chica de Q.XXX, los pagos mayores de dichas cantidades se efectuarán con cheque. 18

19 Se permitirá el uso de vales dentro del fondo, los cuales deben ser liquidados en un plazo de 48 horas. Los vales deben ser destruidos a la liquidación final. Todos los documentos de soporte que integran la caja chica y el fondo fijo, deben ser revisados por el contador, quien será el responsable de su vigilancia y llevarán el visto bueno del Gerente General o del jefe inmediato superior, aún cuando no sean facturas. No se emitirán facturas especiales por gastos efectuados con el fondo de caja chica. Se aceptarán facturas o recibos simples por gastos de papelería y útiles, materiales de oficina, correo, enseres de limpieza, reparación, viáticos, dietas, mantenimiento de equipo de computación y servicios varios necesarios para el buen funcionamiento de la administración de la Entidad. La persona responsable del manejo de los fondos asignados, debe encargarse de la solicitud de reintegro y liquidación de gastos cuando se haya gastado un 70%. La persona encargada del fondo de caja chica, debe mantener en orden todos los documentos para que los arqueos que efectúe auditoria ó el contador, se haga sin demoras de tiempo. Los cheques de reintegro de los fondos, deben ser emitidos únicamente a nombre de la persona encargada, quien será responsable de cobrar el cheque. El cajero a cargo de los fondos antes de cancelar una factura debe verificar que tenga: a. La identificación impresa del nombre FACTURA. b. Número impreso de la factura. c. Debidamente impresos el NIT, nombres y apellidos completos y nombre comercial del proveedor, si es persona individual; razón social y nombre comercial, si es persona jurídica y dirección del establecimiento. d. La fecha correcta de emisión del documento que corresponda al período que se liquida. e. El nombre de la organización. f. Dirección de la organización g. El número de identificación Tributaria (NIT) h. Descripción de la compra o la obtención del servicio. No se aceptarán descripciones como Por su compra, por su consumo, por la prestación de servicios. i. Valor total con inclusión del Impuesto al Valor Agregado. 19

20 j. Sello del régimen de ISR: 1) sujeto a pagos trimestrales, 2) Sujeto a pago directo con factura electrónica y 3) Sujeto a retención definitiva. La retención se aplica en éste último caso. Las facturas o recibos correspondientes a cada gasto deben corresponder al mes contable que se esté trabajando. Las liquidaciones deberán contener el listado de los documentos que se presentan, en orden cronológico (por fecha de menor a mayor), el proveedor, concepto y valor de la compra. Dichas liquidaciones deben ser revisadas por Administración. No se permiten vales para gastos personales, únicamente se aceptarán vales por efectivo retirado para efectuar compras que competan a la Entidad. Contador general efectuará arqueos periódicos de caja chica, por lo menos una vez cada tres meses, sin previo aviso, dejando evidencia del cumplimiento de su obligación. No está autorizado realizar las operaciones siguientes a través del fondo de caja chica: Compras de activos fijos Compra de repuestos o refacciones que se controlan por inventarios Préstamos a empleados Pago de horas extras Pago de vacaciones Reembolso de gastos médicos Compra de licor Compra de bienes y servicios que no sean para los objetivos de la organización. Liquidaciones para reintegro por montos que superen el fondo autorizado. Liquidaciones con facturas que contengan borrones, tachones, y alteraciones. Liquidación con facturas llenadas con lápiz y no con lapicero. Liquidaciones sin la razón en el reverso de quien ejecutó los gastos y sin la autorización de visto bueno del Gerente General ó del jefe inmediato superior. Reembolsos de facturas que no sean emitidas a nombre de la organización. Pago de gastos por montos mayores de Q XXX.00 Cambio de cheques personales de empleados ó particulares. 20

21 Las liquidaciones de gastos deben llevar las firmas de las personas que participaron en el proceso siguiente: a. Elaboración: cajera b. Revisión: Contador, quien verificará que todas las operaciones efectuadas estén adecuadamente soportadas conforme a los requerimientos señalados en las leyes vigentes del país y en las políticas del presente manual. c. Visto Bueno: Gerente General Contabilidad archivará los documentos que acompañan la liquidación de caja chica, en forma correlativa y cronológicamente junto al voucher del reintegro realizado por el mismo. Todos los documentos que acompañen la liquidación deberán ser invalidados con el sello de Pagado, indicando el número de cheque y fecha, el cual se colocará después de emitido el cheque. Desarrollo 1. Gerente General designa al responsable de caja chica y el monto del fondo. 2. Solicitante elabora un vale de caja chica y solicita autorización de Contador General 3. Una vez aprobado el gasto, solicitante entrega el vale al responsable de la caja chica y firma el vale contra la entrega del efectivo correspondiente. 4. Solicitante realiza el pago o compra para el que solicitó el efectivo. 5. Solicitante liquida el vale entregando los documentos de soporte del gasto realizado (factura, recibo, ticket, etc.) al responsable de caja chica. 6. Responsable de caja chica revisa los documentos recibidos y anula el vale respectivo. Con los documentos de las compras de procederá a hacer la liquidación de caja chica, cuando corresponda. 7. Responsable de fondo elabora la liquidación de caja chica detallando los gastos realizados con dicho fondo. 8. Responsable de fondo entrega a Contador general la hoja de liquidación de caja chica, adjuntando los documentos de soporte (facturas, recibos, tickets, etc.). 9. Contador general revisa documentos recibidos, si todo esta correcto envía liquidación 21

22 a Administración. 10. Administración aprueba hoja de liquidación de caja chica. 11. Contador general elabora cheque y solicita las firmas de autorización. 12. Contador general entrega cheque a solicitante. 13. Solicitante firma de recibido. 14. Contabilidad alimenta el sistema contable con la transacción realizada. Diagrama de Flujo: Procedimiento para manejo de Caja Chica 22

23 Procedimientos para Captación de Ingresos La captación de ingresos en efectivo a cheques a favor de la organización, son originados por concepto de ventas, donaciones, membresías, publicaciones, servicios y gestión de proyectos. Estas políticas han sido creadas con la intención de coordinar los ingresos, de tal forma que se lleven a cabo de manera consistente y apegada a los criterios que beneficien a la organización, y a la vez permitan efectividad y eficiencia en dichas transacciones, siendo las siguientes: Políticas 1. Por todo ingreso proveniente de cobro a clientes locales y del exterior por ventas al crédito de productos, cuotas de socios, reintegro de fondos, préstamos obtenidos, etc. se extenderá un recibo de caja ó recibo de ingreso. 2. Todos los cheques recibidos deberán ser extendidos a nombre de la organización, en ningún caso deberán recibirse cheques endosados por terceros. 3. Todos los ingresos provenientes de lo mencionado anteriormente, se depositarán intactos en un plazo máximo de 24 horas a las cuentas respectivas de la organización. 4. El recibo de caja debe cumplir con el contenido siguiente: 5. El nombre impreso de recibo de caja ó recibo de ingreso. 6. El número impreso correlativo. 7. El nombre impreso de la organización. 8. El logo impreso de la organización 9. La dirección debidamente impresa de la organización 10. Las palabras lugar y fecha. 11. La palabra recibido de con el espacio para poner el nombre de la persona que entrega efectivo. 12. La palabra la cantidad de con el espacio para poner en letras la cantidad que coincida con el valor en números. 23

24 13. La palabra por concepto de con el espacio para poner la explicación clara del ingreso. 14. La palabra nombre del receptor, con el espacio para poner el nombre de la cajera. 15. El espacio para la firma de la cajera. 16. Los recibos de caja se emitirán en duplicado siendo los siguientes: a. Original, copia blanca para el cliente. b. Duplicado, copia XXXX para contabilidad 17. No se cambiarán cheques personales a empleados y particulares con los ingresos diarios. 18. No se debe, bajo ninguna circunstancia, tomar dinero de los ingresos diarios para efectuar pagos. 19. El Contador efectuará arqueos por lo menos una vez al mes de los fondos de caja para verificar si se están cumpliendo con las políticas establecidas. Desarrollo 1. La persona que recibe el efectivo, preparará la boleta de depósito, la cual debe conciliar el efectivo con el total de recibos de caja. 2. La suma de los reci bos debe coincidir contra los depósitos. El contador debe verificar las sumas, nombre y número de cuenta y firmar de conformidad de los datos consignados en la liquidación de ingresos y de recibido los documentos. 3. Se llevará un archivo específico para guardar los recibos de caja con su correspondiente boleta de depósito. Procedimientos de Anticipo para Gastos 1. Los anticipos para gastos, se harán con cheque iniciando el procedimiento con la solicitud de cheque. 2. No se harán anticipo para viáticos. Los gastos de viáticos serán pagados previamente con una liquidación debidamente firmada por las personas que participaron en el proceso de elaboración, revisión y aprobación. 3. Los respectivos abonos recibidos deberán indicar con claridad, el número de recibo de ingreso, la fecha y el monto respectivo. 24

25 4. Se llevará un registro auxiliar en contabilidad para controlar éste rubro, el cual se cargará con el valor del cheque emitido y se rebajará en base a los comprobantes presentados para su liquidación que no podrá ser en un lapso mayor de quince días hábiles posteriores inmediatos de haberse emitido el cheque. En caso de no liquidar en ese período, se autoriza a la administración para efectuar los trámites de cobro. Procedimientos de Compras - Contratación Servicios Políticas La política fue creada para coordinar las compras de la organización, de tal forma que se lleven a cabo de manera consistente y apegada a criterios que beneficien a la Entidad y a la vez permitan efectividad y eficiencia en dichas transacciones. La organización, ha identificado los tipos de productos y servicios para mejorar el grado de control y eficiencia del proceso total, siendo: compra de café principalmente pergamino exclusivamente a socios, para venderlos a los clientes locales y del exterior de la organización. Los tipos de productos son: Producto del giro habitual: Todas las compras serán efectuadas exclusivamente con el asociado de la entidad, siempre que la entidad haya asignado el precio. La asignación del precio se hace con un margen del XX para la Entidad. En todo caso las compras adicionales se harán con las empresas y personas siguientes: XXX, compra de suministros XXX, compra de costales XXX, compra de materiales de construcción Producto no del giro habitual: Todo aquel artículo que tiene un uso eventual y puede ser comprado por organización. Por ejemplo la compra de un vehículo. Servicio fijo: Todos aquellos pagos que son originados por el giro habitual de la organización, como por ejemplo: Servicio telefónico, renta, pago de agua, luz, pago de sueldos, mantenimiento, etc. Las políticas serán las siguientes: 1. Deben estar segregadas las funciones de la persona responsable de compras de las relativas a contabilidad. 2. Deben requerirse cotizaciones en los procesos siguientes: 25

26 1 cotización por escrito ó anuncio de prensa por compras mayores de Q 1, y menores de Q 10, cotizaciones por escrito de proveedores para todas las compras y servicios a ordenar arriba de un diez mil quetzales (Q10,000), pero menores de veinticinco mil quetzales (Q25, 000). Por compras mayores de Q 25,000, se requieren tres cotizaciones y con la correspondiente aprobación en punto de acta de la junta directiva. 3. Es necesario mantener un registro actualizado de proveedores calificados debidamente identificados por tipo de productos o servicios a suministrar. 4. Para la contratación de servicios profesionales y el pago sea por concepto de honorarios, es necesario que se prepare un contrato en el que se establezcan las condiciones de pago y que no tienen derecho a prestaciones laborales, además es necesario que se obtenga como documento de soporte para el correspondiente pago una factura por parte del prestador de servicios. 5. De las cotizaciones recibidas por productos similares y de igual calidad aparente deberá seleccionarse la de más bajo precio; si no fuere así, el funcionario que autoriza la compra tendrá que dejar constancia de la razón por la cual es seleccionada una compra de cotización mayor. Para las requisiciones de bienes y servicios se hará una descripción clara y exacta de los requerimientos técnicos para el material, producto o servicio a comprar. 6. Cuando solo se reciben entregas parciales de las compras efectuadas, el contador deberá abrir una tarjeta de control manual o computarizado para controlar que las unidades facturadas por el proveedor ingresen a la Entidad, para que sean respetados los términos previamente convenidos. Desarrollo 1. Solicitante hace la requisición a administración del bien o servicio que necesite. 2. Para compras mayores la Gerencia debe solicitar 3 cotizaciones a los proveedores, las que serán archivadas en un lugar específico. 3. Para compras menores establecidas en el presupuesto de la organización, el gerente elige el proveedor que mejor cumpla con los requisitos solicitados. 26

27 4. Gerencia elabora la solicitud de cheque correspondiente a la compra o realiza el programa de pago. 5. Contabilidad elabora cheque y lo entrega al solicitante 6. Gerencia revisa la solicitud del proveedor y pacta las fechas de pago y fechas de entrega del producto y/o servicio. 7. Gerencia verifica que la organización haya recibido los productos o servicios solicitados. 8. Gerencia liquida las facturas de las compras realizadas. 9. Contabilidad registra los gastos realizados. Diagrama de flujo: Procedimiento para realización de compras 27

28 Procedimientos para Activos Fijos Activos son todos aquellos inmuebles, muebles, equipos, vehículos, y otros enseres adquiridos directamente por la organización o a través de proyectos de cooperación o donaciones de parte de otras agencias privadas, socios, gobierno, entre otros. Políticas 1. Se preparará un archivo específico para guardar la documentación original que documenta la propiedad sobre los mismos, dejando una fotocopia del documento en el cheque voucher. 2. Se llevará un control de todas las adiciones de Activos Fijos durante el año, que incluirá la integración total de activos fijos de acuerdo al origen de los fondos propios o producto de la ejecución de convenios de cooperación. 3. Todo activo fijo que sea menor de Q. 500 se llevará a gastos en el momento de efectuar la compra, ejemplo: engrapadoras, lápices, plumas y demás accesorios de oficina. 4. Cualquier venta de activos fijos con valor original menor de Q 5,000 se autoriza al gerente para la asignación del precio que debiera ser el de mercado, pero cuando la venta de bienes sea mayor a Q 5,000 la junta directiva asigna el precio en punto de acta. Esta política también se aplicará para la baja de bienes cuando estos sean inservibles. 5. Se deberá al menos una vez al año, realizar un inventario físico de todo activo, propiedad de la Entidad. 6. Se codificará el activo fijo de acuerdo a la distribución contable que puede ser mobiliario y equipo, equipo de computación, vehículos, terrenos, edificios, maquinaria, herramientas, etc. 7. Los usuarios de los activos tendrán la responsabilidad de los mismos, debiendo preparar la tarjeta de responsabilidad. Cuando un empleado ingrese a la Entidad se le entregarán los activos que utilizará y que estarán bajo su responsabilidad a través de una tarjeta de responsabilidad, en donde se describen los artículos y se les consigna un valor, posteriormente se anotarán las adquisiciones o ventas y al retirarse todos deberán entregar contra su respectiva tarjeta. Estas serán operadas y archivadas por el contador. 8. Se empezará a depreciar el activo un mes después de la adquisición, aplicando los 28

29 porcentajes siguientes: 20% anual para mobiliario, 5% para edificios, 20% para vehículos y 33.33% anual para equipo de computación. 9. La cantidad a depreciar mensual será con base a los datos del año inmediato anterior. En el mes de diciembre se actualizará las depreciaciones de los activos que se hayan comprado en el período. Para determinar el cargo mensual se aplicará el porcentaje mencionado anteriormente dividiendo entre 12 para efectuar la partida de depreciaciones. 10. El registro auxiliar tendrá como objetivo servir de control para mostrar. a. Total del Activo Fijo por rubro. b. Individualmente cual es el valor invertido. c. Control de la existencia física del activo. 11. En cada Activo Fijo, contendrá la información siguiente como mínimo. a. Fecha de adquisición, que será la indicada en la factura de compra y/o en la entidad de compra b. Nombre del proveedor y número de factura. c. Descripción del Activo adquirido, enumerando características básicas tales como: nombre del activo, modelo, serie, color, etc. d. Costo de adquisición. e. Número correlativo de control con el que se identifica el activo. 12. La baja del activo es el procedimiento administrativo por medio del cual se sacan bienes del patrimonio de la organización y se eliminan del inventario, la baja puede originarse por venta, donación, obsolescencia técnica, desuso, pérdida, robo, destrucción física parcial o total. 13. Una vez al año el Contador General deberá informar a la Gerencia General de la situación del activo y formular recomendación para dar baja, con el objetivo de mantener actualizado el valor real del patrimonio de la organización. 14. Para dar de baja por obsolescencia técnica, se deberá contar con un dictamen de un experto en materia cuando el bien sea de un valor original de Q 50,000. Para dar de baja por robo o pérdida, se deberá contar con la denuncia ante las autoridades policiales correspondientes. En caso de baja pro destrucción parcial, o total se deberá contar con el reporte correspondiente. En ambos casos se deberá asegurar el reembolso del seguro si el bien se encuentre asegurado. 29

30 15. Para dar de baja se detallarán los bienes en punto de acta. Procedimiento para Uso de Vehículos El presente reglamento, tiene propósito facilitar la administración de los vehículos, mediante una serie de indicaciones que el personal de la organización deberá tomar en cuenta desde la asignación, hasta la devolución de los mismos. El reglamento se aplicará con todo el personal de tiempo completo y consultores que la organización contrate, y que estén autorizados para usarlos, y serán empleados exclusivamente para actividades relacionadas con el trabajo de la organización. 1. La personas que tendrán asignación permanentemente de vehículos serán: El Gerente General de la organización, como un beneficio que se otorga al cargo, este deberá estar especificado en el contrato de trabajo con la Entidad. El Piloto/Mensajero que por las funciones contenidas en el Contrato de Trabajo se le otorga la responsabilidad de los mismos, personal con especialidad técnica como chofer. 2. Todo el personal que por razones de trabajo requiera movilizarse de la sede de trabajo a otros lugares puede hacer uso del vehículo previa solicitud y autorización. La autorización del uso de vehículo se realizará para actividades como las que se enumeran a continuación: Movilización del personal exclusivamente a otros lugares para actividades de trabajo. Compras de insumos, bienes y otros para el funcionamiento las oficinas de la Entidad. Traslado de visitantes (reuniones, talleres o todas aquellas actividades relacionadas con la Entidad) donde sea indispensable su utilización. Reuniones de coordinación interinstitucional, dentro de la ciudad o en el interior de la república. Traslado de Materiales o equipo para reuniones, talleres o eventos. Trabajo de mensajería, cuando se considere necesario. Viajes fuera del país. 30

31 3. Tendrán preferencia las programaciones que contengan: Solicitudes que incluyan 2 o más miembros del personal Transporte de suministros o equipo que no sea posible llevar en servicio público. Transporte de personal cuyos caminos sean de terracería. Lugares donde no existe servicio público de transporte. Actividades programadas para el mantenimiento de vehículos. 4. Las condiciones mínimas para autorizar por parte del Administrador General el uso de vehículos serán las siguientes: Que tengan tarjeta de circulación vigente Calcomanía del año. El seguro vigente En buen estado mecánico y herramientas mínimas. Que cumpla con las regulaciones de tránsito (Triángulos, extinguidor, etc.) 5. Las personas que conducen deberán: Tener Licencia de conducir vigente y que cumpla con la regulación de tránsito para manejar los tipos de vehículos de La Entidad Conocer y aplicar las condiciones de los seguros contratados Conocer y aplicar el reglamento de tránsito de Guatemala. La responsabilidad de no beber licor de ningún tipo, ya que la aseguradora no paga en estos casos. 6. En caso de accidente, se hará él trámite ante la aseguradora, y seguirán las instrucciones contenidas en las pólizas de seguros. 7. Si hay negativa de parte de la aseguradora de cubrir costos por transgresiones a las regulaciones de las pólizas, y son comprobadas, los costos no amparados por el seguro y las responsabilidades civiles serán imputables únicamente a la persona que haya incumplido con dichas regulaciones. De acuerdo a las disposiciones del Gerente General de la organización se podrían aplicar otras sanciones disciplinarias y dependiendo del caso, se dará el curso legal correspondiente. 8. Toda multa por mal estacionamiento, exceso de velocidad o incumplimiento de las disposiciones de tránsito será pagada por la persona responsable del vehículo en ese momento. 31

32 9. Es responsabilidad del que conduce un vehículo de la organización, llevar la tarjeta de Uso de Vehículo en la que se registrará, lugar y fecha, kilometraje, motivo del uso y nombre de la persona que conduce. Al regresar, anotar él Kilometraje recorrido, tiempo empleado, se anotará asimismo la cantidad de gasolina que se pone al vehículo. 10. En caso de robo del vehículo o accidente, debe de informarse de inmediato a la Agencia de Seguro y Gerencia de la Entidad. 11. No se debe transportar en vehículos de la organización a personas que no estén relacionadas con la actividad para la que fue autorizado el uso, asimismo, cualquier materia, artículo o sustancia de carácter ilegal. En el caso de pick-up (aun con camper) no se podrá transportar a personas en la parte trasera. 12. Los vehículos no deben circular en días de asueto, feriados y fines de semana, excepto que sea por razones de trabajo debidamente comprobados y autorizados. 13. Si un vehículo fuera usado sin autorización y sufriera daños o fuere robado, el responsable deberá cubrir gastos del deducible y aquellos que no cubra el seguro. 14. Si el vehículo sufriera accidentes por irresponsabilidad del piloto al haber ingerido licor ó haberse drogado, los gastos del deducible y aquellos que no cubra el seguro correrán a cuenta del piloto. 15. Después de haber utilizado el vehículo de la organización, éste deberá ser entregado nuevamente a la persona responsable de su administración. En ningún caso, los vehículos podrán permanecer en las residencias de empleados en horas y días inhábiles. 16. El vehículo será resguardado los días inhábiles; y en períodos largos (vacaciones, feriados o asuetos prolongados) en los parqueos de las oficinas de organización. 17. Los gastos por combustible, servicio de parqueos, reparaciones de llantas se cancelarán mediante liquidaciones de gastos amparadas por facturación de los lugares que prestaron el servicio. Las reparaciones mayores deben ser coordinadas por la administración con el fin de obtener el mejor taller para la reparación, en el mejor lugar y al costo más favorable según política de compras en lo relativo a cotizaciones. 18. Todos los costos, seguros, reparaciones y gastos de operación de los vehículos correrán por cuenta de la organización, siempre y cuando no hayan sido violadas las indicaciones dadas en este reglamento. 32

33 19. Será responsabilidad de la Administración General: Velar por el cumplimiento adecuado del presente manual. La contratación de seguros. El pago a las aseguradoras que mantenga la vigencia de los seguros La supervisión del encargado directo de los vehículos La elaboración de programaciones de uso La entrega y recepción La calendarización del mantenimiento de los vehículos Velar por el buen estado mecánico y limpieza de los vehículos Llevar el record de viajes y de la utilización de los vehículos Cuando sea utilizado por otra persona, entregarlo y recibirlo de acuerdo a las especificaciones en la guía de entrega y recepción. 20. Los viajes fuera del país: Se autorizaran únicamente para viajes relacionados con el trabajo de la organización: Se observarán las regulaciones aduaneras al respecto. Se autorizaran únicamente si hay cobertura del seguro (extensión) al país donde se viaje. 21. Serán anexos al presente reglamento: Ley de tránsito Regulaciones de la compañía aseguradora Procedimiento Administrativo para Personal 1. Para llevar un buen control sobre la actuación del personal, se abrirá un archivo para cada empleado, asignándole un número y elaborando una ficha de datos generales. 2. Todo asunto relacionado con personal será resuelto por el Gerente General y cuando se trate de despedir o contratar a una persona, deberá informar por escrito las razones y criterios utilizados. 3. Anualmente se procederá a evaluar al personal dejando copia de los resultados en el archivo de cada persona. 4. Anualmente en el mes de diciembre se cancelarán a todos los empleados el aguinaldo que les corresponde de acuerdo a los artículos 1 y 2 del decreto del código de 33