CONVOCATORIA No. GCO EL INSTITUTO DE INVESTIGACIONES MARINAS Y COSTERAS "José Benito Vives de Andréis" INVEMAR

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1 CONVOCATORIA No. GCO EL INSTITUTO DE INVESTIGACIONES MARINAS Y COSTERAS "José Benito Vives de Andréis" INVEMAR SE PERMITE INVITAR A LOS INTERESADOS EN PARTICIPAR EN LA CONVOCATORIA PARA SELECCIONAR EL PROVEEDOR DE SERVICIOS LOGÍSTICOS COMO APOYO A LAS ACCIONES QUE SE ADELANTAN EN EL PROYECTO DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL SUBSISTEMA DE ÁREAS MARINAS PROTEGIDAS (SAMP) EN COLOMBIA (GEF-SAMP) EJECUTADO POR EL INVEMAR. CAPITULO I: CONDICIONES GENERALES. MARCO NORMATIVO: INVEMAR es una Corporación civil sin ánimo de lucro, sometida a las normas del derecho privado, según lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley 99 de 1993, el Decreto 1276 de 1994, de acuerdo con los términos establecidos por la Ley 29 de 1990 y el Decreto de Ciencia y Tecnología. OBJETO: Selección del proveedor que preste los servicios de apoyo logístico para el desarrollo de las actividades de talleres, reuniones, cursos, congresos, seminarios, ferias, campañas de divulgación y salidas de campo en el marco del proyecto GEF SAMP. LUGAR DE EJECUCIÓN: Domicilio contractual, Santa Marta D.T.C.H., Magdalena Colombia. Los servicios se prestarán a nivel nacional e internacional, de acuerdo con los requerimientos presentados. SUPERVISION: La supervisión de este contrato será ejercida por el Coordinador del Proyecto GEF SAMP. SERVICIOS REQUERIDOS PARA EL DESARROLLO DE TALLERES, REUNIONES, CURSOS, CONGRESOS, SEMINARIOS, FERIAS Y CAMPAÑAS DE DIVULGACIÓN: Para la celebración del contrato se requiere que el proveedor se comprometa a suministrar los siguientes servicios según se requiera: Tiquetes aéreos nacionales e internacionales Transporte terrestre Transporte marítimo y/o fluvial Salones para reuniones para talleres, reuniones, cursos, congresos, seminarios, ferias o campañas de divulgación. Ayudas audiovisuales. Alojamiento en acomodación sencilla o acomodación múltiple. Suministro de alimentación en los diferentes lugares donde se desarrollen las actividades como hoteles, centros de convenciones, oficinas, etc. (coffe break AM y PM, almuerzos, desayunos y cenas) o según se solicite. Estación de café/agua Montaje para stand en congresos, seminarios o ferias según se solicite Las principales ciudades en las que se prestará los servicios corresponden a: Santa Marta Bogotá Cali Medellín San Andrés y Providencia Barranquilla Riohacha Página 1 de 6

2 Cartagena Montería Bahía Solano Quibdó Buenaventura Podrán solicitarse estos servicios en otras ciudades a nivel nacional. SERVICIOS REQUERIDOS PARA SALIDAS DE CAMPO: Para la celebración del contrato se requiere que el proveedor se comprometa a suministrar los siguientes servicios según se requiera: Transporte terrestre Transporte marítimo y/o fluvial Alojamiento Alimentación Baquianos o guías en el área Las principales ciudades en las que se prestará los servicios corresponden a: Bahía Málaga, Buenaventura, Juanchaco, Ladrilleros y otras áreas aledañas Portete, Riohacha, Bahía Honda, Hondita y otras áreas aledañas Bahía Solano, golfo de Tribugá, Nuquí, Parque Utría y otras áreas aledañas Gorgona Guapi Sanquianga Tumaco Cartagena, Parque Corales del Rosario y San Bernardo, y otras áreas aledañas Santa Marta, Parque Tayrona, Ciénaga Grande de Santa Marta y otras áreas aledañas Montería, San Antero, San Bernardo del Viento, Cispatá y otras áreas aledañas Acandí, Apartadó, Turbo y áreas aledañas San Andrés y Providencia Podrán solicitarse estos servicios en otras ciudades o lugares marinos y costeros a nivel nacional. ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA PROPUESTA La propuesta deberá especificar en un listado los servicios que el proveedor se compromete a suministrar al INVEMAR y las áreas de operación de acuerdo con lo solicitado en estos términos de este documento. DIRIGIDO A: Personas jurídicas ubicadas en el D.T.C.H de Santa Marta y/o territorio nacional, legalmente habilitadas y constituidas como agencias de viajes y/o operadores logísticos, con capacidad en organización de eventos y con cobertura nacional. DURACIÓN DE LA SELECCIÓN: El proveedor se selecciona por un año, sujeto a prorroga por un año más, según su calificación igual o superior 4.0 en la evaluación de contratistas. DESCUENTOS APLICABLES: INVEMAR retendrá las sumas correspondientes a los porcentajes establecidos en la Ley y aquellos que durante la vigencia del contrato se ordenen aplicar. TIPO DE RETENCIÓN % RETENCIÓN EN LA FUENTE De acuerdo al servicio que preste ESTAMPILLA PRO- 1.5% para contratos menores a 500 smlmv UNIMAGDALENA en caso de ser mayor seria el 1% Página 2 de 6

3 ESTAMPILLA PRO-HOSPITALES 2% INDUSTRIA Y COMERCIO De acuerdo con el servicio que preste CREE NO APLICA I.V.A. El proyecto GEF SAMP, es financiado con fondos de cooperación internacional con fines de utilidad común por lo cual se encuentra exento del pago de IVA, al proveedor seleccionado se le remitirán los documentos soporte para efectos contables y jurídicos. Por tanto es indispensable que el proveedor especifique dentro de su propuesta que realizará la facturación mensual de los servicios prestados exenta de IVA. CAUSALES DE RECHAZO: La oferta se rechazará en los siguientes casos: Cuando no se dé cumplimiento con lo precisado en el Capítulo II, preparación y entrega de oferta. Cuando existan varias propuestas presentadas por un mismo proponente quien se identifique con un mismo nombre o con nombres diferentes para esta misma convocatoria. Cuando se compruebe falsedad de los documentos presentados por el proponente o inexactitud en la información suministrada por el mismo o en la contenida en los documentos y certificados anexos a la propuesta. Cuando el representante o los representantes legales de una persona jurídica, ostente igual condición en otra u otras sociedades diferentes y que también presenten ofertas para la presente convocatoria. Cuando la propuesta se presente fuera de término o en lugar diferente al indicado. Cuando el proponente se encuentre incurso en alguna inhabilidad o incompatibilidad establecida en la Constitución Política y demás disposiciones vigentes o aparezca inhabilitado para contratar por parte de la Contraloría o Procuraduría General de la Nación. FORMA DE PRESENTAR LA OFERTA: CAPITULO II PREPARACIÓN Y ENTREGA DE OFERTAS - La oferta debe presentarse con todos los documentos y anexos requeridos en un original, foliado e incluyendo una tabla de contenido y en sobre cerrado dirigido a la Coordinación del Grupo de Gestión Contractual del Instituto, así: INSTITUTO DE INVESTIGACIONES MARINAS Y COSTERAS José Benito Vives de Andréis - INVEMAR, Grupo de Gestión Contractual, CONVOCATORIA No. GCO , PARA SELECCIONAR EL PROVEEDOR DE SERVICIOS LOGÍSTICOS COMO APOYO A LAS ACCIONES QUE SE ADELANTAN EN EL PROYECTO DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL SUBSISTEMA DE ÁREAS MARINAS PROTEGIDAS (SAMP) EN COLOMBIA (GEF-SAMP). EJECUTADO POR EL INVEMAR. - La oferta debe presentarse únicamente en el lugar y fecha señalada el cronograma de esta convocatoria. No se recibirán ofertas después de la fecha y hora límite fijada en esta convocatoria. - La oferta debe estar firmada por el oferente. - La oferta debe presentarse sin tachaduras, borrones o enmendaduras. - El término de validez de la oferta debe ser superior a ciento veinte (120) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la presente convocatoria. - El Proponente deberá presentar la oferta económica en moneda legal colombiana. INTERPRETACIÓN Y ACEPTACIÓN DE LAS CONDICIONES PARA CONTRATAR Con la presentación de la oferta, el proponente manifiesta que acepta las condiciones y términos de la convocatoria y sus posibles adendas, que obtuvo las aclaraciones sobre las estipulaciones que haya considerado inciertas o dudosas, y que formuló su oferta de manera libre, seria, precisa y coherente. Página 3 de 6

4 El INVEMAR no será responsable por descuidos, errores, omisiones, conjeturas, suposiciones, mala interpretación u otros hechos desfavorables en que incurra el proponente y que puedan incidir en la elaboración de su oferta. DOCUMENTOS: Todos los documentos aquí listados se consideran subsanables, es decir, que si con la propuesta no se allegan los mismos como aquí se estipula, se informará en la fecha y forma indicada en el cronograma de la convocatoria, para que el oferente allegue(n) en debida forma los documentos, dentro del término improrrogable de dos (2) días hábiles, vencidos los cuales será causal de NO HABILITACIÓN JURÍDICA y por lo tanto genera rechazo de la OFERTA, estos son: DOCUMENTO Carta de presentación de la oferta DESCRIPCIÓN La carta debe resumir los datos básicos de la oferta y firmada por el representante legal Cumplir con los requisitos establecidos en los Capítulos I y II (requisitos técnicos y Oferta administrativos) - Este documento debe ser expedido con una antelación no superior a tres (3) meses a la fecha de apertura del proceso de contratación, donde se evidencie que la persona jurídica está libre de gravámenes o embargos de cualquier tipo. - El objeto social de la persona jurídica deberá incluir el o los objeto (s) a contratar mediante la presente convocatoria - Duración de la persona jurídica como mínimo el tiempo de ejecución del contrato y dos años más - Renovación Matricula Mercantil año Fotocopia del RUT Actualizado año 2013 Certificado de Existencia y Representación Legal Certificado de que se encuentra al día con las obligaciones al Sistema General de Seguridad Social SGSS y parafiscales Se requiere Certificado expedido y firmado por el Representante Legal o Revisor Fiscal (conforme Certificado de Existencia y Representación legal), según corresponda. Fotocopia de la cédula del oferente Se debe adjuntar fotocopia del Documento de Identidad del representante legal. NOTA: El INVEMAR verificará al momento de la revisión de documentos que los oferentes no se encuentren reportados en el boletín de responsables fiscales de la CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA y que no registre sanciones, ni inhabilidades vigentes en el certificado de antecedentes disciplinarios de la PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. PÓLIZAS DE SEGUROS De requerirse, el oferente seleccionado en virtud de la presente convocatoria, constituirá a favor del INVEMAR, una póliza de cumplimiento a favor de particulares, que garantice el cumplimiento del contrato y las distintas obligaciones que se estipulen en el contrato y/o orden a suscribir. CAPITULO III. CRONOGRAMA DE LA CONVOCATORIA Actividad Fecha Medio Publicación convocatoria 13 de enero de 2014 Página web INVEMAR Recepción de observaciones, preguntas y sugerencias. 15 de enero de 2014 Respuesta observaciones. 16 de enero de 2014 Cierre de la convocatoria Elaboración acta de recibo propuestas Habilitación Jurídica Publicación resultados habilitación jurídica y plazo para subsanar documentos Estudio y selección por el Grupo Evaluador 20 de enero de :00 p.m. En medio magnético al correo electrónico: Observaciones de tipo jurídico: orieta.gomez@invemar.org.co Observaciones de tipo administrativo: beatriz.medina@invemar.org.co Adenda a la Convocatoria- Pagina web INVEMAR y/o publicación de documento de respuestas: link bienes y servicios dentro de convocatorias ( Entregar en Archivo y Correspondencia Sede Principal del Invemar- Av Tamacá No 2-55 Rodadero Sur - Playa Salguero 21 de enero de 2014 Escrito- Archivo y Correspondencia 21 y 22 de enero de 2014 Escrito-Grupo de Gestión Contractual 23 de enero de de enero de 2014 Comité evaluador Grupo de Gestión Contractual - Pagina web INVEMAR: link bienes y servicios dentro de convocatorias ( Página 4 de 6

5 Publicación de Resultados 27 de enero de 2014 Página web INVEMAR NOTA: En caso que se prorrogue la fecha de cierre de la convocatoria, se utilizarán el mismo número de días asignados en el cronograma inicial, para la realización de las actividades de habilitación jurídica, estudio y selección, y por último la publicación de los resultados. RECEPCIÓN DE OFERTAS: No se aceptarán ofertas enviadas por fax, correo electrónico, ni las recibidas con posterioridad a la fecha y hora de cierre; estas serán devueltas sin abrir y no participarán en la convocatoria. ADENDA Y/O RESPUESTA A OBSERVACIONES O PREGUNTAS: Las respuestas del INVEMAR a las aclaraciones, preguntas, comentarios u observaciones que resulten, serán publicadas en la página web del INVEMAR, si hay lugar, se hará(n) la(s) adenda(s) correspondiente(s) numeradas secuencialmente con los términos de la convocatoria lo que se publicará en la misma forma y medio. El INVEMAR podrá durante la etapa de evaluación solicitar los documentos adicionales que considere necesarios o las aclaraciones del caso. PRORROGAS: Cuando INVEMAR lo estime conveniente, el plazo para presentar ofertas podrá ser prorrogado, antes de su vencimiento. De lo cual se informara públicamente en la página web del INVEMAR. CAPITULO IV: CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS El INVEMAR para su selección tendrá en cuenta la oferta que se ajuste a los requerimientos de servicios requeridos para la celebración del contrato pretendido. En primer término las propuestas serán evaluadas jurídicamente por el Grupo de Gestión Contractual, haciendo un examen de la documentación exigida, su legalidad y requisitos a fin de determinar su habilitación jurídica. Posteriormente las propuestas que sean habilitadas jurídicamente, pasarán a al estudio y selección por parte del comité evaluador con base en los siguientes criterios: El Grupo evaluador tendrá en cuenta la evaluación de las ofertas, bajo la base de 100 puntos PUNTAJE CRITERIO DE SELECCIÓN MÁXIMO Suministro de servicios (descripción de los servicios ofrecidos según lo requerido en el Un máximo de Capítulo I) 25 puntos Cobertura de servicios (descripción de los lugares donde tiene cobertura según listado de Un máximo de lugares requeridos en Capítulo I) 30 puntos Experiencia en la prestación de servicios requeridos en el capítulo uno (soportes de Un máximo de experiencia) 25 puntos Valor agregado (Oferta de servicios adicionales a los solicitados en la convocatoria) Un máximo de 20 puntos PUNTAJE TOTAL 100 En caso de empate en la mayor puntuación total entre varios oferentes, será seleccionado el oferente con mayor puntaje en valor agregado. Si se presenta un solo proponente y éste cumple con los requisitos señalados anteriormente, será entonces el ganador de la presente convocatoria. CONFIDENCIALIDAD CONSIDERACIONES FINALES En los supuestos y términos que le pudieran ser de aplicación derivados de los presentes Términos de Condiciones, del futuro contrato y la legislación vigente, los oferentes se obligan a respetar la confidencialidad del Página 5 de 6

6 contenido de la información obtenida en el desarrollo de los mismos, absteniéndose de toda manipulación indebida de dicha información. Para efectos del presente documento, se tendrá por información confidencial cualquier información periodística, societaria, técnica, financiera, comercial, estratégica y cualquier otra relacionada con las operaciones de negocios presentes y futuros de las partes y/o relacionada con su estructura organizacional, bien sea que la misma sea escrita, oral o visual, de la cual tenga conocimiento o a la que tenga acceso alguna de las partes por cualquier medio o circunstancia en virtud de la participación en la presente oferta y en la ejecución del contrato que se celebre, o que le sea suministrada por cualquiera de los trabajadores de la otra parte o por Asesores externos de la misma. NOTA IMPORTANTE: Se deja constancia que el documento original con los términos de condiciones de esta Convocatoria, reposa en los archivos el Grupo de Gestión Contractual del INVEMAR, del cual informamos que este texto es fiel copia y NO COMPROMETEN, NI OBLIGAN AL INVEMAR A LA CONTRATACIÓN. Página 6 de 6