WINDOWS SHARE POINT. Autores: Sergio Fernando Garzón Rincón Gustavo Alejandro Ospina Aldana. Luís Alfonso Nieto Ramos. Analista de Infraestructura

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1 Esta obra está bajo una licencia Reconocimiento-No comercial 2.5 Colombia de Creative Commons. Para ver una copia de esta licencia, visite o envie una carta a Creative Commons, 171 Second Street, Suite 300, San Francisco, California 94105, USA. WINDOWS SHARE POINT Autores: Sergio Fernando Garzón Rincón Gustavo Alejandro Ospina Aldana Director Unidad Informática: Tutor Investigación: Coordinadores: Henry Martínez Sarmiento Carlos José Acuña Daza Leidi Diana Rincón Rincón Luís Alfonso Nieto Ramos Coordinador Servicios Web: Analista de Infraestructura y Comunicaciones: Analista de Sistemas de Información: Miguel Ibáñez Carlos José Acuña Álvaro Enrique Palacios Villamil UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA BOGOTÁ D.C. JULIO DE 2007

2 WINDOWS SHARE POINT Director Unidad Informática: Tutor Investigación: Henry Martínez Sarmiento Carlos José Acuña Daza ALEJANDRA TÉLLEZ MALDONADO ALVARO ESNEIDER RONCANCIO GUEVARA ANDREA PATRICIA GARZÓN ORJUELA ÁNGELA MARIA ARAUJO FANDIÑO ANGELA NIETO GÓMEZ ANGÉLICA RODRÍGUEZ TRIANA BRAYAN RICARDO ROJAS ORMAZA CARLOS HERNÁN PORRAS MEDINA CRISTIAN CAMILO IBAÑEZ ALDANA DANIEL HERNÁN SANTIAGO ROMERO DIANA KATHERINE SANCHEZ CASTELLANOS DIEGO ARMANDO RODRIGUEZ EDSON DIRCEU RODRÍGUEZ URIBE ELKIN GIOVANNI CALDERÓN CÁRDENAS ERIKA ZULEY GUERRERO CORTÉS GUSTAVO ALEJANDRO OSPINA ALDANA JAVIER MAURICIO NIÑO RAVELO JONATHAN DAVID BALCAZAR HERNANDEZ Auxiliares de Investigación: JORGE ALEXANDER CERON SÁNCHEZ JUAN CAMILO ROJAS MATIZ JURLEY SOSA CAMACHO KAREN LORENA GUTIÉRREZ GONZÁLEZ LEIDY CAROLINA RINCON OCHOA MIGUEL ÁNGEL VALDERRAMA GÓMEZ NATALIA CUESTAS MONDRAGÓN PABLO ANDRÉS TOBAR RUIZ PAULA ALEJANDRA RODRÍGUEZ ÁLVAREZ ROBERTO MAURICIO SANCHEZ TORRES RODRIGO ACOSTA SARMIENTO SANDRA LILIANA BARRIOS PRIETO SANDRA MILENA GÓMEZ SANDOVAL SANDRA MILENA SALAMANCA RICO SERGIO FERNANDO GARZÒN RINCON TATIANA BRAVO JÍMENEZ VÍCTOR FERNANDO CASAS MELO YELITZA BARBOSA Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el equipo perteneciente a la Unidad de Informática. Se prohíbe la reproducción parcial o total de este documento, por cualquier tipo de método fotomecánico y/o electrónico, sin previa autorización de la Universidad Nacional de Colombia. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA BOGOTÁ D.C. MARZO 20 DE 2007

3 TABLA DE CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO ABSTRACT INTRODUCCION FORMULACIÓN INSTALACION DE WINDOWS SHAREPOINT REQUERIMIENTOS REQUERIMIENTOS HARDWARE REQUERIMIENTOS SOFTWARE REQUERIMIENTO BASE DE DATOS DEL SERVIDOR PREPARACIÓN DE LA INSTALACIÓN INSTALACIÓN DE ASP INSTALACION DE.NET FRAMEWORK INSTALACION DE SQL CONFIGURACION DEL PORTAL SHAREPOINT ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS PROCEDIMIENTO PARA CREAR UN SITIO WEB PROCEDIMIENTO PARA CREAR UNA BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS CONFIGURACIÓN DE LA APARIENCIA DEL PORTAL RESULTADOS CONCLUSIONES BIBLIOGRAFIA

4 1. ABSTRACT La implementación de Windows Sharepoint Services (WSPS) corresponde a una labor de investigación inicialmente teórica y luego practica realizada mediante un proyecto de implementación. El resultado corresponde al objetivo principal de garantizar agilidad y solidez en el proceso de manipulación de la información para el alcance de los objetivos de la organización. 2. INTRODUCCION El presente informe es el resultado final de la investigación e implementación de Windows Sharepoint Services, herramienta informática utilizada para la manipulación de información al interior de las organizaciones para lograr integridad, eficiencia, eficacia y resultados favorables en la consecución de sus objetivos trazados. Luego de una investigación puramente teórica y deacuerdo a los recursos físicos y humanos con los que cuenta la UIFCE, así como de la importancia que representaría agilizar los procesos de comunicación en la misma se decidió implementar WSPS inicialmente como prueba en una maquina destinada para la administración de la aplicación mediante la instalación de Windows Server. Se observaron las características y posibilidades que brinda esta aplicación y se continuó el proyecto de aplicación por medio de perfiles de administrador para la configuración inicial del portal y posteriormente se dieron los permisos del perfil cliente incluyendo a todos los integrantes de al UIFCE. La versión actualmente ejecutada en la UIFCE cumple con los resultados esperados y se ha evidenciado tangiblemente la importancia y favorabilidad de su aplicación. Sin embargo, existen detalles y falencias en términos de accesibilidad e integridad que serán corregidos con el transcurso de su utilización. 4

5 3. FORMULACIÓN Microsoft SharePoint Antes de comenzar con la implementación de Windows SharePoint, es importante conocer las dos versiones que se ofrecen de este programa para tomar la mejor en función de las necesidades de la organización. Diferencias entre Windows SharePoint Portal Server (WSPPS) y Windows SharePoint Services (WSS). Criterios para elegir. En primera instancia WSS es un componente de Windows Server 2003 que provee un portal Web con la capacidad de administrar documentos compartidos, información de contactos, noticias y eventos de la organización. WSPPS se monta sobre WSS siendo una herramienta de gran envergadura que permite opciones avanzadas y especificas como el inicio de sesión personalizado, creación y administración de sitios Web personales y de grupo. En la siguiente tabla vemos una comparación de características entre los dos productos: Característica Windows SharePoint Services SharePoint Server 2003 Portal Alerts Browserbased customization Discussion boards Document libraries Document workspace Meeting workspace Lists BizTalk integration No 5

6 Microsoft FrontPage integration Microsoft InfoPath integration Surveys Templates Web pages Part Automatic categorization No Audiences No Topic areas No News No Personal sites No Shared services No Single sign-on No Site directory No User profiles No 4. INSTALACION DE WINDOWS SHAREPOINT 4.1. REQUERIMIENTOS Para poder comenzar con la instalación de WSP, deben evaluarse los aspectos de software y hardware. 6

7 En primera instancia, se debe evaluar la carga que tendrá el programa: tamaño de documentos a compartir, número de usuarios simultáneos promedio del sitio, conectividad esperada, etc., para decidir por las dos opciones de configuraciones de servidor que se ofrecen: Un solo servidor, o conjunto de servidores, esta última opción para satisfacer demandas más altas de estabilidad, escalabilidad, etc., decisión tomada en base a los parámetros básicos antes mencionados. La evaluación de estos parámetros básicos ofrecerá el criterio suficiente para decidir por que tecnología de SharePoint es la más conveniente, así como su esquema de instalación. Para la UIFCE como evaluación preliminar se consideró conveniente instalar SharePoint Services 2.0 con la opción de un solo servidor, teniendo en cuenta que el portal debe satisfacer la demanda del personal de la UIFCE únicamente y este está por debajo de las 50 personas; debe anotarse que la instalación ofrece la opción de añadir más servidores a la configuración posteriormente REQUERIMIENTOS HARDWARE Una vez tomada la decisión de la configuración de servidor, Se debe contar con una maquina exclusiva para desempeñar las funciones de servidor del sitio sharepoint con las siguientes características mínimas: Procesador: Intel Pentium III o superior Memoria (RAM): 512 MB Disco Duro: 550 MB (para la instalación) REQUERIMIENTOS SOFTWARE Alguno de los siguientes sistemas operativos en una máquina exclusiva para desempeñar las funciones de servidor: Windows Server 2003 Standard Edition Windows Server 2003 Enterprise Edition Windows Server 2003 Datacenter Edition Windows Server 2003 Web Edition (requiere la versión completa de Microsoft SQL Server) 7

8 Para el servidor de aplicaciones Web se requieren los siguientes componentes cuyos instaladores están disponibles en Internet. Microsoft ASP.NET Microsoft.Net Frame work Adicionalmente Sharepoint hace uso de los siguientes servicios que son parte del sistema operativo Windows Server 2003 y no necesitan ninguna configuración adicional por parte del usuario. Internet Information Services (IIS) 6.0 con las siguientes herramientas: Archivos comunes Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) service World Wide Web service REQUERIMIENTO BASE DE DATOS DEL SERVIDOR. Una de las siguientes versiones de SQL Server que se instalan automáticamente mediante el instalador de WSPS: SQL Server 2000, con la ultima versión de service pack SQL Server 2000 Enterprise Edition, con la ultima versión de service pack SQL Server 2000 Desktop Engine (Windows) (WMSDE) REQUERIMIENTOS DE LOS EQUIPOS CLIENTES Uno de los siguientes browsers: Microsoft Internet Explorer 5.01 con Service Pack 2 Internet Explorer 5.5 con Service Pack 2 Internet Explorer 6 Netscape Navigator 6.2 o posterior Mozilla 1.4 o posterior 8

9 Adicionalmente, para facilidad posterior a la instalación de sharepoint es recomendable disponer de los siguientes componentes de Microsoft Office en el servidor y en los equipos clientes: Microsoft Outlook. Este programa le hará mucho más fácil recuperar la información de los usuarios que pueden acceder al sitio; si la organización ya utiliza este programa, además de servirle al sitio como manejador de correo electrónico. Microsoft Frontpage. Le permitirá diseñar sitios Web con mayor facilidad. Microsoft Excel. Con esta herramienta podrá utilizar las funciones que le ofrece el menú lista como exportar contactos, etc., Microsoft Word. Este le ayudará a editar el texto que maneje al escribir un correo, digitar información en una pagina Web, etc. Windows Messenger 4.6 ó 5.0 para servicio de mensajeria en intranet y para habilitar los complementos de enviar mensajes instantáneos desde Sharepoint. Una vez instalado Sharepoint los usuarios deben tener instalados los programas para visualizar los archivos que deseen compartir PREPARACIÓN DE LA INSTALACIÓN Reunidos los recursos anteriores, se procede a su instalación en el siguiente orden: Incluya en el dominio local LAN, en este caso unal.loc el nuevo servidor, y por facilidad posterior, asigne al equipo el nombre de econos-sharepoint* *Para el cambio de nombre de un equipo en el dominio debe contar con privilegios de administrativos del nivel IT, por lo que será necesario solicitarlos del IT correspondiente. 9

10 Cerciórese de que ha iniciado sesión en el equipo con una cuenta perteneciente al grupo de administradores, diferente a la cuenta llamada administrador. Esto puede ser, una cuenta perteneciente al dominio de la red interna, en este caso UNAL, o una cuenta local en el equipo que tenga estos privilegios. Para la creación de esta cuenta se da clic con el botón secundario de Mi PC y se selecciona la opción administrar y en la ventana emergente en el panel izquierdo se selecciona la opción usuarios y grupos de donde se despliega la carpeta usuarios y sobre ella con clic derecho se crea un nuevo usuario, como nombre se especifica por ejemplo Shareadm y la contraseña deseada. Si tiene una cuenta con privilegios administrativos en el dominio UNAL solo inicie sesión en la máquina con su nombre de usuario. Si creo el usuario en la máquina, por último vaya a la opción grupos y entrando a administradores agregue su nuevo usuario a este grupo. Ejecute el instalador de Sharepoint Services. Este no le solicitará ninguna información adicional. Dado que es un componente adicional del sistema operativo su instalación es prácticamente automática ejecutando el instalador. 1 0

11 4.3. INSTALACIÓN DE ASP ASP (Active Server Pages) es una tecnología de Microsoft para páginas Web generadas dinámicamente, su instalador esta disponible en el sitio de descargas de Microsoft y una vez copiada en el servidor debe ejecutarse para conseguir una instalación automática. No requiere configuración especial por parte del usuario INSTALACION DE.NET FRAMEWORK Net Framework constituye la base de la plataforma.net y denota la infraestructura sobre la cual se reúnen un conjunto de lenguajes, herramientas y servicios que simplifican el desarrollo de aplicaciones. Su instalador esta disponible en el sitio de descargas de Microsoft y su descarga es igualmente automática INSTALACION DE SQL La instalación de SQL se hace automáticamente con el instalador de SharePoint Services 1 1

12 5. CONFIGURACION DEL PORTAL SHAREPOINT Una vez finalizada la instalación, automáticamente el sistema procede a la configuración del sitio sharepoint. Dado que se instala Windows Sharepoint Services 2.0 que es un componente de Windows Server 2003 no se le pedirá ninguna información adicional durante el proceso de instalación por lo que se hace de forma casi automática. Se abrirá la página principal de Windows Sharepoint en el explorador de Internet La dirección URL tendrá la forma Para realizar una prueba de conectividad, ya que el servidor ahora está en el dominio, desde otro equipo puede ingresar la dirección _servidor/default.aspx y verificar que accede a la página de Sharepoint. El servidor le pedirá que digite su nombre de usuario y contraseña que serán los de su cuenta de administrador ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS Antes de poder agregar los usuarios que tendrán acceso al sitio con sus respectivos permisos, es conveniente configurar el servidor de correo electrónico. La forma más fácil de hacerlo, es con Microsoft Outlook. Ingrese a este programa y configure su cuenta de correo, para este caso la Cuando utilice Outlook por primera vez se le solicitará que elija el tipo de servidor de correo electrónico por ejemplo Microsoft Exchange y luego que escriba el nombre del servidor para este caso altos01. Posteriormente ingrese su nombre de usuario y presione siguiente. Si usted tiene su información de usuario registrada dentro del servidor de correo de su organización no debería tener ningún problema hasta este punto. Ahora ingrese al modulo de Administración central de SharePoint. Esto es accediendo por el menú incio->herramientas administrativas o digitando en la barra de direcciones de Internet Explorer la dirección 1 2

13 Posteriormente establezca la configuración predeterminada del servidor de correo electrónico. Servidor SMTP saliente: SMTP (Simple Mail Transfer Protocol o Protocolo simple de transferencia de correo (SMTP), es Miembro del conjunto de protocolos TCP/IP que controla el intercambio de correo electrónico entre agentes de transferencia de mensajes. Dirección de correo electrónico de origen: Es la cuenta de correo desde la que se enviarán las invitaciones de acceso al sitio sharepoint, preferiblemente una cuenta 1 3

14 de envío masivo como la de una facultad, para el caso el de la UIFCE. Dirección de correo electrónico de respuesta: Es conveniente que sea la misma dirección de correo saliente. Ahora puede agregar usuarios. Esta tarea la realiza desde la página configuración del sitio, disponible en la página principal de Sharepoint. Una vez abierto el portal de configuración encontrará la opción administrar usuarios. Haciendo clic en el botón agregar usuarios se le ofrecerán como primer paso dos opciones: uno a uno ingresando su dominio y nombre de usuario dominio\nombre_usuario, o múltiples usuarios haciendo clic sobre el botón libreta de direcciones. 1 4

15 Haciendo clic sobre el botón libreta de direcciones, abre la libreta de direcciones de Outlook. Seleccione los grupos o usuarios que desea agregar. Tenga en cuenta que los permisos que asigne aplicaran a cada grupo de usuarios que seleccione en este punto, sin poder separar a un usuario dentro del grupo con permisos distintos. Se le preguntará, si desea permitir el acceso a la información por parte de Microsoft Outlook. Es seguro permitirlo, seleccione el cuadro de verificación y de la lista desplegable 10 minutos, tiempo más que suficiente para que se obtenga la información de Outlook. En esta misma ventana se asignan los permisos del grupo de usuarios. Seleccione los permisos que tendrán: Lector: tiene acceso de solo lectura al sitio Web. 1 5

16 Colaborador: puede agregar contenido a la biblioteca de documentos y listas existentes. Diseñador Web: puede crear listas y bibliotecas de documentos y personalizar páginas Web. Administrador: tiene control total del sitio Web Permitido el acceso, de vuelta en SharePoint, se habrá recuperado el nombre de usuario y nombre completo de cada integrante. Presione siguiente. Si el programa no le permite avanzar le mostrara la advertencia de que no ha diligenciado todos los campos. Es posible que la información no este correctamente almacenada en el servidor para algunos usuarios por lo que deberá introducirla manualmente. Cuando este totalmente diligenciada la información podrá avanzar al siguiente paso. En esta parte se envía la confirmación por correo electrónico a los nuevos usuarios que tienen acceso al sitio. Sugerencia: Si el equipo servidor lo utiliza exclusivamente para SharePoint Services puede 1 6

17 ser una buena idea configurar como página de inicio en Internet Explorer el sitio que es el sitio sharepoint. De esta forma accederá rápidamente a SharePoint ejecutando Internet Explorer. Para acceder rápidamente al sitio de Administración central de Windows SharePoint note que cuando se encuentra en este, su dirección URL (observe la barra de direcciones del explorador) es luego puede ser más práctico añadir esta dirección a los favoritos de Internet Explorer. Importante: Si ha salido del portal y reinicia el equipo es probable que se encuentre con que el sistema ya no puede entrar al portal y en vez de esto obtiene el mensaje de error: Imposible acceder a la base de datos de configuración de SharePoint. Es un error frecuente de fácil solución. Antes de intentar entrar al portal, verifique que el servicio de SQL Server se encuentra activo. SharePoint Services hace uso de dos servicios SQL: MSSQLSERVER, y MSSQL$SHAREPOINT. Como primera medida, observe la barra de tareas de Windows el agente de SQL (Icono al lado del de sonido) esta activo esto es, muestre un icono play verde. Cuando esta inactivo muestra un icono stop rojo. Con el botón derecho sobre este icono. Seleccione iniciar. Puede también dar clic derecho sobre Mi PC->administrar. Seleccione servicios y encontrara la lista de servicios del sistema. Busque los servicios MSSQLSERVER y MSSQL$SHAREPOINT. Seleccionando sobre cada uno, observe en la parte superior del servicio. Si solo encuentra la opción iniciar significa que se encuentra inactivo. Inicie ambos servicios. Ahora puede abrir el portal sharepoint. Para disfrutar de los servicios de colaboración entre los miembros de la organización, es necesario configurar las herramientas que permiten este objetivo, como lo son en primera 1 7

18 instancia las bibliotecas de documentos, y los sitios Web. Microsoft SharePoint Las organizaciones siempre requieren informar oportunamente a sus miembros de sus eventos y noticias. Muchas veces se recurre al correo electrónico pero su acceso y consulta así como la redacción y envío de mensajes, para la finalidad de informar de eventos y noticias puede simplificarse en gran medida con la utilización de la sección de anuncios de Sharepoint. De esta forma un administrador sólo tiene que hacer clic en el botón agregar nuevo anuncio para que al instante esté publicado y sea de rápido conocimiento de los integrantes. Una forma de empezar a conectar el nuevo portal sharepoint con los portales ya existentes es mediante links. En la parte superior derecha encontrará el panel vínculos y un administrador puede agregar varios de ellos fácilmente haciendo clic en el botón agregar vínculo. 1 8

19 Al interior de toda organización se desempeñan varias funciones que son delegadas a grupos específicos que con el tiempo terminan convirtiéndose en unidades aisladas que no están al tanto del conocimiento y el trabajo adelantado por sus pares conduciendo a duplicar trabajo ya existente, y a no utilizar plenamente el potencial de la organización. El ejercicio de muchas funciones al interior de la organización requiere conocimientos que no son exclusivos de una dependencia por lo que sería un buen comienzo crear sitios Web para cada una de ellas. De esta forma es más fácil para un miembro de la unidad aprovechar el conocimiento de los demás. 1 9

20 5.2. PROCEDIMIENTO PARA CREAR UN SITIO WEB Microsoft SharePoint Las bibliotecas de documentos son un espacio ideal para la transmisión oportuna de conocimiento entre los miembros. Es frecuente que la información de la que dispone la organización no sea del conocimiento de sus integrantes; para que sea utilizada de la mejor forma posible, debe organizarse de tal forma que sea de fácil acceso PROCEDIMIENTO PARA CREAR UNA BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS Accediendo con el botón Crear seleccione la opción Biblioteca de Documentos. Asigne un nombre y descripción a la nueva biblioteca creada CONFIGURACIÓN DE LA APARIENCIA DEL PORTAL Una vez creada la estructura básica de páginas Web, bibliotecas y anuncios puede configurar la apariencia del portal. Para realizar estas tareas se ingresa al menú de configuración del sitio, ubicada en la página principal de Sharepoint ( Allí se muestran todos los aspectos que podemos personalizar del portal. 2 0

21 Podría empezarse por el entorno gráfico que manejará el portal. Una forma básica de configurar este aspecto es mediante temas. Windows SharePoint ofrece varios temas predefinidos. Elegido el tema, puede diseñar la página principal reordenando sus elementos, o bien, agregando otros nuevos. Para acceder a la vista de diseño, presione el botón Editar pág. Compartida; del menú desplegable seleccione Diseñar esta página. 2 1

22 Ahora que se encuentra en la vista de diseño, puede reorganizar los elementos arrastrándolos hasta la ubicación de su preferencia. Para agregar más elementos Web presione el botón Editar pág. Compartida; del menú desplegable seleccione agregar elementos Web. Aparecerá un panel que contiene los posibles elementos a seleccionar. 2 2

23 6. RESULTADOS Tras una adecuada evaluación de recursos así como del análisis de pertinencia de una herramienta informática que facilitara el flujo de información dentro de la UIFCE, se logro la implementación satisfactoria de WSPS. Dicha implementación cuenta con la capacidad necesaria para soportar la envergadura de información y manipuladores de la misma; en este sentido se consiguió abarcar de forma total a los miembros de la organización de forma que puedan suplir sus necesidades a partir de sus cuentas de usuario. Por otra parte las pruebas de publicaciones de anuncios y noticias respondieron 2 3

24 adecuadamente, consiguiendo el objetivo trazado: intercomunicación oportuna y pertinente. La administración del portal consiguió crear los perfiles necesarios y las modificaciones básicas para que WSPS garantice accesibilidad, eficiencia y eficacia, respondiendo a las exigencias de la organización. 2 4

25 7. CONCLUSIONES Microsoft SharePoint Para una implementación total es necesario hacer una presentación general de la herramienta a todos los miembros de la unidad así como fomentar su uso hasta incorporarla en el entorno laboral. Es necesaria una fase de retroalimentación con los usuarios para que hagan sus aportes y sugerencias para el uso de la nueva herramienta. Puede hacerse mediante correo electrónico o utilizando la herramienta encuesta del portal Sharepoint. Es necesario continuar en una labor investigativa que permita resolver las falencias que se presentan en cuanto a accesibilidad e interconexión entre Messenger interno, Outlook y Sharepoint. 2 5

26 8. BIBLIOGRAFIA Ayuda de Microsoft Office Sharepoint Portal Server 2003 Guía de Administrador de Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 Fernández Hinojosa Pablo. Senior Consultant. Microsoft SharePoint 2003: Nueva Generación, nuevas funcionalidades. Dirección de Informática: Departamento de Servicios Académicos de Informática. DINE. Tecnológico de Monterrey. Manual de SharePoint