SIU-Kolla 3.0 Manual de Usuarios

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1 SIU-Kolla 3.0 Manual de Usuarios SIU PÁGINA 1 DE 35

2 INDICE ANTES DE COMENZAR... 3 PERFILES DE USUARIOS... 3 PUNTOS DE ACCESO AL SISTEMA... 3 OPCIONES DEL SISTEMA... 3 FUNCIONAMIENTO GENERAL DE LAS OPERACIONES... 4 OPCIONES DE MENÚ... 6 MENÚ DEFINICIONES... 8 MENÚ ENCUESTAS MENÚ REPORTES MENÚ ADMINISTRACION CONFECCIÓN DE UNA ENCUESTA PASOS A SEGUIR PARA DEFINIR UNA NUEVA ENCUESTA SIU PÁGINA 2 DE 35

3 ANTES DE COMENZAR El objetivo principal de este instructivo es poner a disposición de los lectores un detalle de las facilidades que brinda la interfaz de administración del sistema de seguimiento de graduados SIU- Kolla. Cada instalación del sistema cuenta con 1 (un) usuario con perfil Administrador cuyo usuario es kolla (y su clave definida por defecto kolla). PERFILES DE USUARIOS Administrador - Permite gestionar las encuestas. Encuesta - Permite contesta las encuestas habilitadas con un usuario personal, único e irrepetible. Anónimo - Permite contestar las encuestas habilitadas con un usuario genérico. PUNTOS DE ACCESO AL SISTEMA: o /kolla/aplicacion.php Es el acceso para los distintos usuarios que cuenten con un usuario definido en la base de SIU-Kolla en PostgreSQL. OPCIONES DEL SISTEMA: Menú General o En la parte superior izquierda de la pantalla se encuentran las distintas opciones que ofrece el sistema. Al posar el cursor sobre cada una de ellas se desplegarán las distintas posibilidades que se pueden utilizar. SIU PÁGINA 3 DE 35

4 Salir del Sistema o En el margen superior derecho del monitor encontraremos la identificación del usuario que está utilizando el sistema. Con un clic sobre la X que se encuentra a la derecha a la identificación del usuario abandonamos el sistema. FUNCIONAMIENTO GENERAL DE LAS OPERACIONES: Cuando se selecciona una operación del sistema se accede a una primera ventana que contiene dos secciones. En la parte inferior veremos una lista de datos que se encuentran cargados. En la parte superior se encuentra la sección de búsqueda desde la que se pueden definir criterios para filtrar los resultados de la lista, mostrando algún dato o grupo de datos en particular. Desde esta ventana es posible seleccionar un registro para modificar, o bien, agregar nuevos datos. Una vez realizada alguna de estas acciones se visualizará una segunda pantalla, generalmente un formulario para la carga de datos. Ejemplo de lista de datos : Ejemplo de carga de datos : Recorrer la información de la lista Para ver la totalidad de la información de un cuadro debemos desplazarnos a través de las distintas páginas con los botones que se encuentran debajo de cada cuadro. Agregar nueva información Cuando se ingresa a una operación, por defecto encontramos la ventana de carga preparada para ingresar información. De esta manera, luego de completar los datos, es necesario presionar el botón Agregar para ingresar la información al sistema. SIU PÁGINA 4 DE 35

5 Seleccionar Información para modificarla o eliminarla Cuando queremos modificar la información que se encuentra en alguna de las líneas de un cuadro, es necesario hacer un clic sobre la lupa que se encuentra a la derecha de cada línea. De esta manera, la información que se encontraba en la línea va a pasar a la ventana de carga de información, permitiendo de esta manera modificar lo que se considere apropiado. Modificar información existente Una vez seleccionada la información que se quiere modificar, la ventana de carga de datos, va a llenarse con la información correspondiente para que el usuario modifique lo que crea necesario. Una vez modificados los datos, y para que estos se guarden en el sistema, se tiene que oprimir el botón Guardar. Eliminar Información existente Una vez seleccionada la información que se quiere eliminar del sistema, en la ventana de carga de datos se va a completar los datos correspondientes a la misma y se debe oprimir el botón Eliminar para borrar la información del sistema. Información Obligatoria Al ingresar a una ventana de carga de datos, la información que debe ser cargada en forma obligatoria está marcada con un asterisco (*). SIU PÁGINA 5 DE 35

6 OPCIONES DE MENÚ: Menú Inicio o Logo de presentación del sistema. Menú Definiciones Bajo este menú se encuentran las opciones referentes a la actualización de las distintas partes que conforman las encuestas. Es decir, se pueden generar las distintas preguntas y respuestas como también definir los bloques en los que luego se podrá subdividir lógicamente la encuesta. Por último, el menú cuenta con la opción de asociar respuestas a preguntas que fueron definidas con la opción de respuesta cerrada y que no tengan tabla asociada. Menú Encuestas Aquí aparecen las opciones referentes a la encuesta en sí, desde generar una nueva encuesta (Características Principales) hasta definir las distintas preguntas que van a formar parte de la encuesta (Contenido), y la habilitación de la misma. Este sería el último paso en la definición de la encuesta, es decir, dejarla pública para que la interfaz de la encuesta cargue en el momento en que los usuarios habilitados ingresen a la misma (Habilitación). Existe la posibilidad de visualizar y completar las encuestas cargadas con el usuario administrador (Encuestas) y también marcar a los usuarios que decidieron no participar de la encuesta como ignorados (Ignorar Encuestas). Menú Reportes En este menú podremos localizar las opciones referentes a la salida de información que propone el sistema. Las primeras opciones muestran los distintos informes que se pueden obtener por pantalla (Resultados por encuestado, por pregunta, respuesta múltiple y Resumen de Encuestas). Las siguientes opciones sirven para solicitar la generación de información (Exportar resultados por reportes) y por último recuperar la información que se generó (Recuperar reporte por código). SIU PÁGINA 6 DE 35

7 Menú Administración Aquí se despliegan las opciones referentes a la administración de los usuarios y grupos (Usuarios), de los datos institucionales (Institución), la configuración y envío de correos electrónicos (Mails). Y también la administración del Web Service con el SIU-Guaraní (Importación de Guarani2). Menú Ayuda En este último menú se puede acceder a los enlaces del foro comunidad (Atención a Usuarios) como así también al sitio de SIU-Extranet (Acceso a Extranet). También se pueden obtener los distintos datos de la versión del sistema (Acerca de) o las mejoras que incluye la presente versión (Cambios por Versión). SIU PÁGINA 7 DE 35

8 MENÚ DEFINICIONES: Bloques Esta operación permite actualizar, agregar o eliminar bloques. El bloque es la división lógica en la que se pueden segmentar las encuestas. Es obligatoria la carga de un Bloque, que es el código único identificatorio y viene precargado con el último para facilitar la carga, y también un Nombre donde se ingresa la descripción del bloque que se va a visualizar en la encuesta. También se puede ingresar una Descripción para ampliar la definición del bloque. Preguntas Esta operación permite actualizar, agregar o eliminar preguntas. La pregunta es el componente mínimo que se utiliza en la definición de la encuesta. Es obligatoria la carga de todos los campos para esta operación. Se requiere de un Código, que es la identificación única de la pregunta y viene precargada con el último código para facilitar la carga. En el campo Pregunta se define el texto que se muestra en la encuesta. Luego se define el Estilo, es decir, la forma en qué se puede contestar esa pregunta. Por último el campo Admite valor libre? se va a completar de acuerdo al estilo que se seleccionó previamente. Las preguntas tienen distintos estilos de presentación para visualizarlas en la encuesta. De acuerdo a su respuesta, pueden ser libres o, cerradas. Dentro de los estilos con respuesta libre, existen distintos tipos que difieren de acuerdo a la validación que se realiza cuando la persona está guardando la encuesta. Estos son: o o Texto libre (renglón) Texto libre (área) SIU PÁGINA 8 DE 35

9 o Tipo Fecha (formato dd/mm/yyyy) o Número entero (sólo se ingresan números) o Número decimal (permite comas en los números) o Número edad (de 1 a 100) o Número año (de 1000 a 9999) o Texto con formato de correo electrónico (texto que y. ) Y para las respuestas cerradas, el sistema cuenta con dos alternativas, de acuerdo a si la respuesta es única o la pregunta tiene múltiples respuestas. Los estilos disponibles para respuesta única son: o o Radio buttons Lista con valores desplegados (combo) Los estilos disponibles para respuesta múltiple son: o o Lista de múltiples respuestas Checks con múltiples opciones Cuando la respuesta es cerrada, existen dos posibilidades de recuperar los datos de las respuestas que se podrán seleccionar. Una opción es mediante la carga de las respuestas por el ABM de Respuestas, y la otra es cargando la Tabla asociada de donde se recuperan los valores posibles de respuestas para la pregunta. Al seleccionar un estilo de respuesta cerrada, el sistema muestra este nuevo campo que se puede completar o no. Si este campo se completa, el sistema buscará en la base de datos, el nombre indicado en este campo, o sea que, es necesario que éste dato, sea una tabla más del sistema. Esta nueva tabla del sistema tiene que tener como única condición la siguiente estructura con 2 campos: o o Código (número) Nombre (descriptivo). Por último, se encuentran 2 estilos especiales: El primero es el de una pregunta descriptiva, la cual no tiene opción de respuesta, sólo se usa para dividir preguntas o introducir alguna explicación antes de formular otra pregunta. o Etiqueta Y el otro, se relaciona con la posibilidad de elegir una localidad. Esta opción permitirá abrirle al encuestado una ventana pop-up, donde podrá seleccionar la misma siguiendo la ruta, país, provincia, departamento y localidad: o Localidad SIU PÁGINA 9 DE 35

10 Respuestas Esta operación permite actualizar, agregar o eliminar respuestas. La respuesta es la contestación que puede tener la pregunta. Un conjunto de respuestas forman las opciones posibles de contestación para cada pregunta dentro de una encuesta. Esta operación sólo cuenta con 2 campos y los mismos son obligatorios. Se requiere ingresar Respuesta, que es la identificación única de la respuesta y viene precargada con el último código para facilitar la carga. Y el Valor tabulado que es donde se define el texto de la respuesta que se muestra en las preguntas. Asociar respuestas a preguntas Esta operación nos va a permitir asignarle a las preguntas de estilo de respuesta cerrada cuáles son las opciones posibles para contestar la pregunta. En este caso la operación cuenta con un sector superior de encabezado donde nos muestra cuál es la pregunta con la que estamos trabajando y el sector inferior de la pantalla donde se editan las respuestas. Se deberá seleccionar la Respuesta posible de la lista desplegable e indicar el Orden en que se va a mostrar esa respuesta cuando se visualice la pregunta en la encuesta. SIU PÁGINA 10 DE 35

11 MENÚ ENCUESTAS: Características Principales Esta operación permite actualizar o agregar nuevas encuestas. La encuesta es el mecanismo que utiliza el sistema para recabar información. Actualmente el sistema cuenta con 2 encuestas precargadas orientadas al seguimiento de graduados. La encuesta al recién graduado y la encuesta al año de graduación. En esta operación se requiere ingresar un código único numérico para identificar a la Encuesta, y el Nombre con el que se va a visualizar la misma. También se puede ingresar el Estado de la encuesta, para poder realizar bajas lógicas de las mismas y una bandera que indica si la encuesta esta Implementada. Este último campo no se referencia en el resto del sistema, es sólo informativo. Por otro lado, es posible ingresar un Texto preliminar, es decir, una descripción inicial sobre los objetivos y características de la encuesta, el cual será visualizado por las personas que ingresen a completar la misma. SIU PÁGINA 11 DE 35

12 Contenido Esta operación permite generar el contenido de una encuesta. Se divide en dos sectores, el sector superior donde se visualiza la estructura a medida que se avanza con su carga y el sector inferior de la pantalla donde se edita la información de la estructura. Los campos que aparecen en este sector son todos obligatorios, los mismos son: Bloque, Número, Pregunta y la opción Obligatoria. Con la carga del Número se indica el orden en que van a ir apareciendo las preguntas en la encuesta cuando una persona ingrese a contestar la misma. Al indicar si la pregunta es o no Obligatoria, se esta agregando un control adicional al momento de guardar las respuestas para la encuesta. Es importante destacar que el orden de la encuesta va a estar dado por la carga del Número, no así por el Bloque que se ingresa. Se destaca este punto, ya que puede suceder que al visualizar la encuesta cargada, se vean repetidos los Bloques. El problema va a estar dado por la numeración que se ingresó al momento de armar el contenido de la encuesta. SIU PÁGINA 12 DE 35

13 Habilitación Mediante esta operación se indica el rango de fechas entre las que una encuesta va a estar disponible para ser contestada por aquellas personas habilitadas para hacerlo. También permite como funcionalidad adicional, enviarles un mail de notificación a las personas habilitadas. El primer paso necesario para habilitar la encuesta es seleccionar la Encuesta que se quiere dejar disponible. Luego se debe ingresar el rango de fechas, o sea, Fecha desde y Fecha hasta (la Fecha desde tiene que ser menor que la Fecha hasta ). Luego se indica el Paginado, el cual si se encuentra activo, permitirá visualizar la encuesta por páginas determinadas por los distintos Bloques que conforman la encuesta. Si el Paginado no está activo, entonces la encuesta se va a visualizar completa en una sola página. La otra opción de visualización es el Estilo de Colores que incluye una determinada gama de colores con los que se va a visualizar la operación de Encuestas. Los estilos de colores que vienen predefinidos con el sistema son los siguientes: o o o o Toba Colores rojo y azul Colores naranja y celeste Colores verdes Por último, se deberá completar la habilitación de la encuesta indicando cuáles van a ser los grupos de usuarios que van a estar habilitados para completar la misma. La operación permite agregar la cantidad de grupos de usuarios que uno desee. Para ello, en la sección inferior de la operación aparecen los siguientes botones: el signo mas (+) permite agregar nuevos grupos, y el signo menos (-) permite sacar el grupo en el que estamos haciendo foco. Para más información sobre grupos de usuarios ver el detalle particular de esa operación. Antes de Guardar la habilitación recién ingresada, podemos de manera opcional realizar el Envío de Mails, a partir del cual los usuarios habilitados quedan notificados sobre la publicación de la encuesta. Si optamos por no enviar los mails al momento de Guardar, la operación mostrará un mensaje consultando si se desea enviar los mails de notificación. Para más información sobre el Envío de Mails se puede consultar la documentación de la operación respectiva. No se puede habilitar la misma encuesta en un rango de fechas que sea comprendido dentro del rango de fechas de otra habilitación de la misma encuesta. SIU PÁGINA 13 DE 35

14 Encuestas La siguiente opción del sistema se encuentra habilitada para todos los perfiles de usuarios del sistema. Esta opción permite al usuario habilitado para completar la encuesta comenzar a realizar la misma. Al seleccionar la encuesta que se quiere completar, se ingresa a la pantalla donde se visualiza la página previa. Esta información es la que se ingresó en la operación de Características Principales de la encuesta. Luego de realizar el clic sobre el botón Ir a la Encuesta, se ingresa a completar la encuesta en sí misma. De acuerdo a cómo se haya configurado en la habilitación de la encuesta el campo Paginado, se podrá visualizar la encuesta de dos maneras distintas. Si el Paginado está activo, los botones de Anterior y Siguiente nos permitirán navegar por las distintas páginas de la encuesta. Si el Paginado se encuentra desactivado, entonces la visualización de la encuesta será de una sola página. Los usuarios que tengan un perfil de acceso de tipo Encuesta tendrán la posibilidad de completar la encuesta por partes, es decir, podrán Guardar los cambios realizados hasta un momento determinado y continuar más tarde. Al finalizar la encuesta deberán hacer clic sobre la opción Terminar Encuesta. Si se generó un usuario con perfil de acceso de tipo Anónimo, éste solamente podrá ingresar a la encuesta y terminarla, ya que al ser un usuario no identificado, no existe la posibilidad de la realización por partes. SIU PÁGINA 14 DE 35

15 Una vez terminada la encuesta, el usuario podrá visualizar el comprobante de encuesta finalizada. El usuario que finalizó la encuesta no puede volver a completarla en la misma habilitación. Ignorar Encuestas La siguiente operación brinda la posibilidad de marcar a las personas que no quieran realizar la encuesta. Esto nos posibilita descartar a estas personas de las estadísticas con un motivo particular, ya que se logró tener el contacto con las mismas, pero no quieren ser parte de la muestra. Esta operación cuenta con dos interfaces, una para los usuarios con perfil de administrador y otra para los usuarios con perfil encuestado. - Perfil Administrador Para esta operación, luego de seleccionar una de las habilitaciones que se encuentren activas (con fecha actual dentro del rango de las fechas de habilitación de la encuesta), es posible ingresar una Fecha y Descripción como datos de encabezado. Luego se listan los usuarios que pertenecen a los grupos habilitados para contestar la encuesta en la habilitación permitiendo seleccionar uno o más usuarios que decidieron ignorar la encuesta y no completarla. SIU PÁGINA 15 DE 35

16 - Perfil Encuestado Esta operación sólo es accesible vía un enlace que es enviado por mail a las personas para completar la encuesta. Una vez que el usuario de perfil encuestado ingresa al enlace, se le solicitará que ingrese el Motivo por el que no va a completar la encuesta y que grabe los datos. SIU PÁGINA 16 DE 35

17 MENÚ REPORTES: Filtros Generales Los reportes con los que cuenta el sistema actualmente, utilizan para recuperar la información un grupo de campos de filtro comunes. Como muestra la imagen, estos son, la Encuesta y la Habilitación, que son siempre obligatorios. El combo Habilitación queda disponible luego de ingresar la encuesta y se carga con los valores de habilitación para la encuesta seleccionada anteriormente. Los otros filtros que se pueden utilizar para recuperar la información pero que son optativos, son Fecha desde y Fecha hasta por si se quiere recuperar un rango menor al que comprende toda la habilitación de la encuesta. La opción Incluir no terminadas, permite que si se realiza un reporte éste incluya todas las encuestas que tengan respuestas, más allá de que el encuestado la haya dado por finalizada o no. Por otro lado, la opción Incluir respuestas múltiples se utiliza para el reporte de Resultados por Encuestado y en caso de que la encuesta tenga respuesta múltiple la incluye con un tratamiento especial que se detalla en la operación correspondiente. Luego de filtrar y obtener los resultados del reporte por pantalla, el sistema envía un mensaje informando que se puede descargar el archivo de salida por la operación de Recuperar Reporte por Código. Resultados por Encuestado El siguiente informe muestra por pantalla la información generando una fila por cada usuario que contestó la encuesta. Por otro lado, por cada pregunta muestra una columna para la descripción y otra columna para el código de la pregunta. SIU PÁGINA 17 DE 35

18 Resultados por Pregunta El siguiente informe muestra por pantalla la información generando una fila por respuesta que haya dado el usuario para la encuesta. Esto genera un conjunto de columnas fijas que son: la identificación del usuario, la identificación de la encuesta, el número de la pregunta en la encuesta, el código y descripción del Bloque, el código y descripción de la pregunta y por último el código y descripción de la respuesta. Resultados Respuestas Múltiples El siguiente informe muestra únicamente por pantalla la información que generan las preguntas de respuesta múltiple en la encuesta. Es decir que, por cada pregunta que se definió para respuesta múltiple, el informe generará una columna por cada opción de respuesta posible, tanto para la descripción como para el código. Asimismo, se generará una fila para cada usuario que contestó la encuesta indicando cuál fue la respuesta dada en la intersección de la fila con las columnas. Resumen de Encuestas El siguiente informe muestra por pantalla la información de los totales que tiene la encuesta. Este informe, al generar información acotada, cuenta con la opción de exportación a planilla de cálculo, haciendo clic en el botón del borde superior izquierdo. SIU PÁGINA 18 DE 35

19 Exportar Resultados de Reportes Mediante la presente operación, la información no se visualiza en pantalla, sino que directamente se genera la misma y se obtiene el archivo de texto de salida. Agrega como parámetro adicional a los que ya se vieron el Reporte para el que se quiere generar información. Una vez ingresados los parámetros, se oprime el botón Exportar, lo cual nos deriva a la operación de Recuperar Reporte por Código que se detalla a continuación. Recuperar Reporte por Código Esta operación sirve para recuperar los reportes que se fueron generando en el servidor para poder descargarlos a la maquina local y realizar el análisis de la información. Los reportes que vimos anteriormente nos devolvían un código. Este es el que se ingresa en la pantalla anterior y al oprimir el botón Descargar se visualiza la pantalla de descarga del archivo. SIU PÁGINA 19 DE 35

20 El archivo se puede descargar en el lugar deseado de su maquina local o servidor de archivos de trabajo. El archivo descargado incluye en su nombre la fecha de generación para facilitar la identificación del mismo SIU PÁGINA 20 DE 35

21 MENÚ ADMINISTRACION: Cambio de Clave Al igual que la operación anterior, la opción de cambio de clave se encuentra habilitada tanto para el perfil de administrador como para el de encuestado. En este caso, los dos perfiles visualizan la misma interfaz. Esta operación como su nombre lo indica permite modificar la clave de acceso al sistema al usuario que se encuentra registrado. Se requiere ingresar la Clave Actual y la Clave Nueva en dos oportunidades para confirmar que el tipeo de la misma haya sido el correcto, ya que los campos no se visualizan y no se puede ver lo que se está escribiendo. Submenú Institución Bajo este submenú se encuentran un conjunto de operaciones para la carga de la información de la estructura organizativa de la institución. La carga de esta información es optativa, y también puede realizarse vía Web Services (operación que se explica mas adelante). - Tipos de Institución Permite ingresar la carga de la distinta tipificación con la que se puede clasificar a las instituciones. Es obligatoria la carga del Tipo de Institución donde se describe la tipificación, y también se puede agregar si se desea una Descripción. El sistema ya dispone de una carga inicial de esta información cuando se instala la versión. - Tipos de Responsable Académica Permite ingresar la carga de la distinta tipificación con el que se pueden clasificar a las responsables académicas. SIU PÁGINA 21 DE 35

22 Es obligatoria la carga del Tipo de Responsable Académica donde se describe la tipificación, y también se puede agregar si se desea una Descripción. El sistema ya dispone de una carga inicial de esta información cuando se instala la versión. - Institución Esta operación actualiza la información de la institución. Es sólo una operación de modificación de datos, no se eliminan ni se agregan más instituciones ya que se considera que el sistema se implementa a nivel institución. Para la operación es obligatoria la carga del Nombre completo de la institución, el Nombre abreviado o siglas. Y también se debe ingresar el Tipo de institución y la Localidad en la que se encuentra la misma. También se pueden agregar, como información adicional, los campos referentes al detalle de la ubicación, Calle, Número, Código postal, Teléfono, Fax, . Otro dato que es posible agregar adicionalmente es el Código Araucano que es la identificación unívoca de la institución en el país. - Títulos SIU PÁGINA 22 DE 35

23 Por medio de la siguiente operación se permite la carga de los títulos que otorga la institución. Es obligatoria la carga del Título y el Título Femenino donde se ingresa el nombre del mismo, y también el Código y Estado. Cómo dato adicional se puede cargar el Código Araucano que es la identificación univoca del título que otorga la institución en el país. - Propuestas En esta operación se permite la carga de las propuestas o carreras que forman parte de la oferta académica de la institución. Es obligatoria la carga del Código y el Nombre de la misma, como así también el Estado. Esta operación permite también asociar los Títulos que otorga la Propuesta. Estos títulos son los que se cargaron previamente por la opción de Títulos. Se pueden asociar varios títulos a la propuesta. - Responsables Académicas La operación gestiona la información relacionada con las responsables académicas de la institución. Una responsable académica es la unidad de la institución encargada de gestionar las propuestas y los títulos. Cada institución le otorga una determinada tipificación, como por ejemplo, facultad, departamento, sede, etc. Esta operación divide la información en tres solapas, la primera es la de Responsable Académica donde se definen los datos principales. SIU PÁGINA 23 DE 35

24 Esta primera solapa exige como obligatorios el ingreso del Código, el Nombre de la responsable académica. El Tipo de responsable académica que se representa y la Institución. También es requerido el ingreso de la Localidad en la que se encuentra la responsable académica. También se pueden agregar como información adicional los campos referentes al detalle de la ubicación, Calle, Nro., C.P., Tel., Fax, Correo. Otro dato que se puede agregar es el Código Araucano. La segunda solapa permite asociar las Propuestas que dicta la responsable académica. Las propuestas que se visualizan en el combo de asociación son las que se ingresaron previamente en la propia operación. Se pueden asociar varias propuestas a la responsable. SIU PÁGINA 24 DE 35

25 La tercera y última solapa permite asociar los Títulos que otorga la responsable académica. Si ya se cargaron previamente las Propuestas en la solapa anterior, entonces, en esta solapa se van a generar los registros con los Títulos que tengan asociados las Propuestas y que se ingresaron en su operación. Los títulos que se visualizan en el combo de asociación son los que se ingresaron previamente en la propia operación. Se pueden asociar varios títulos a la responsable independientemente de los títulos que se cargaron por la relación transitiva entre propuestas y títulos. Submenú Mails Bajo este submenú se encuentran las opciones de Envío de Mails y el reporte asociado al envío. Es importante que los usuarios que se registran en el sistema SIU-Kolla tengan configurada su cuenta de mail correctamente. Para más información, ver la operación de Mantenimiento de Usuarios. Para poder utilizar estas opciones, es importante obtener una correcta configuración del archivo para la comunicación entre el SIU-Kolla y el servidor de Mails de la institución. Para más información, dirigirse al Manual de Instalación. SIU PÁGINA 25 DE 35

26 - Envío de Mails Es posible configurar la operación de Envío de Mails para las distintas Habilitaciones de las Encuestas. Es decir que para una determinada Habilitación se puede realizar el envío de mails desde el momento en que se decide la habilitación de la encuesta (en la operación de Habilitación ), y repetir este envío la cantidad de veces que se considere necesario (ingresando por esta operación). La operación se dispone en tres solapas para la configuración y envío de los mails. En la primera solapa, Encuesta, es donde se configura para qué Habilitación se va a trabajar. En esta pantalla se debe seleccionar, primero el combo Encuesta, donde se visualizan las encuestas que se encuentran ingresadas en el sistema. Y luego, la Habilitación con la que se quiere trabajar. En este paso también contamos con la opción Ver Envíos Anteriores que permite, en caso de que para la combinación de Encuesta y Habilitación existieran envíos anteriores, recuperar las opciones de configuración que hayamos realizado anteriormente. Al oprimir sobre el botón Ver Envíos Anteriores se desplegará la lista de envíos y a través del botón Recuperar se cargará la información del envío seleccionado en las solapas siguientes. SIU PÁGINA 26 DE 35

27 En la segunda solapa, Grupos, se vizualizan todos los grupos de usuarios que se encuentran habilitados para completar la encuesta. Cada grupo muestra los usuarios que pertenecen al mismo, indicando el nombre de la persona y la cuenta de mail que tiene configurada para el envío. Se pueden seleccionar todos los grupos, algunos grupos, o usuarios particulares. Esta funcionalidad permite que podamos realizar envíos tanto generales como particulares dependiendo de la situación que queramos contemplar. La tercera y última solapa, Mails, se utiliza para la confección del mail que se enviará al grupo/s o usuarios/os seleccionados. Esta solapa necesita que se carguen los campos de Nombre, donde se identifica de manera lógica el envío, Asunto que indica el nombre con el que se va a enviar el mail y por último, el Cuerpo del mail donde se redacta el mismo. La redacción del mail cuenta con Parámetros especiales que se pueden utilizar como macros en la redacción. Los parámetros disponibles se encuentran también en la pantalla. Los mismos son: Para que el destinatario llegue a la encuesta: o [[link]], visualiza el enlace de ingreso a la encuesta. o [[link_ignorar]], visualiza el enlace de ingreso a la opción de ignorar encuesta. Para que el destinatario pueda ingresar: o [[usuario]], visualiza la identificación con la que la persona ingresa al sistema. o [[clave_usuario]], visualiza la clave de acceso con la que la persona ingresa al sistema. Para que el destinatario se reconozca: o [[nombres]], visualiza el nombre de la persona. o [[apellidos]], visualiza el apellido de la persona. o [[tipo_doc]], visualiza la descripción del tipo de documento de la persona. o [[nro_doc]], visualiza la descripción del número de documento de la persona. SIU PÁGINA 27 DE 35

28 Cada vez que se envía un mail y en el cuerpo del mismo se utiliza el parámetro [[clave_usuario]], se generará una nueva clave para enviar al encuestado como nuevo acceso al sistema. No se aconseja utilizar este parámetro repetidamente en poco tiempo. - Reporte de envío de Mails Por la presente operación se pueden revisar los registros de logs de los Envío de Mails que se efectuaron. Como todos los reportes del sistema, permite en principio seleccionar criterios para filtrar los resultados que integrarán el reporte. Para este caso los filtros estipulados son el de Encuesta, Habilitación y Fecha de Envío. Todos estos son optativos, es decir que, se puede consultar por los resultados sin seleccionar ninguna de las opciones anteriores. Una vez que se recupera la información, se pueden visualizar en los resultados los siguientes campos informativos: La Encuesta con la Habilitación y la Fecha del Envío como datos de encabezado, y como detalle para cada uno de estos, se muestran el Nombre, Documento, Mail del encuestado y el Mensaje del Envío, que detalla si pudo conectarse con el servidor de correo y enviarle la información del mail. SIU PÁGINA 28 DE 35

29 Submenú Usuarios Bajo este submenú se encuentran las opciones relacionadas con los usuarios del sistema. Estas son el Mantenimiento de Usuarios y la Creación de Grupos de Encuestados. Mantenimiento de Usuarios Con esta operación podemos agregar, modificar o eliminar información de los usuarios del sistema de forma manual. La operación se presenta con dos solapas para cargar información. En la primera solapa, Datos Usuario se cargan todos los datos principales del usuario. Todos estos datos que se visualizan son obligatorios, ya que luego son utilizados por el resto del sistema para su correcto y completo funcionamiento. SIU PÁGINA 29 DE 35

30 La segunda solapa, Títulos sólo se habilita cuando el perfil del usuario que se ingresa es Encuesta. La carga de la información en esta solapa es optativa. En la solapa Títulos se solicita la carga del título obtenido por la persona, ya que se lo considera un graduado, y también la Fecha en la que obtuvo el mismo, y el Año para el que se cuenta ese título. Un usuario puede tener asignados varios títulos, por eso es que la operación cuenta con los botones para Agregar (+) o Eliminar (-) los mismos. Grupos de Encuestados Esta operación permite armar los Grupos de usuarios que serán asociados a las Habilitaciones para completar encuestas. La pantalla se divide en dos secciones, la primera se ubica en la parte superior de la pantalla donde se identifica al grupo, es decir, se ingresa el Nombre y el Estado del mismo. Estos son campos obligatorios. La parte inferior de la pantalla es la que se utiliza para marcar a los integrantes del grupo. Para facilitar esta carga, se incluyeron distintos criterios de filtro para acotar la lista de usuarios. Los filtros disponibles son por Título Obtenido y Año de Egreso, información que se carga para los usuarios del perfil de Encuesta, y Encuesta y Habilitación que dependen de si el usuario ya completó anteriormente alguna de éstas. Una vez realizado y aplicados los filtros, se debe seleccionar a los usuarios que van a formar parte del Grupo haciendo clic sobre el check que se encuentra a la derecha del nombre del usuario. Realizando un clic sobre el check del título se seleccionan todos los usuarios del listado. SIU PÁGINA 30 DE 35

31 Submenú Importación de Guaraní 2 Bajo este submenú se encuentran las opciones relacionadas con la incorporación al sistema SIU-Kolla de datos provenientes del SIU- Guaraní (versión inicial donde se incorpora la funcionalidad). Esta interfaz con el SIU-Guaraní 2, se implementa a través de Web Services. Las operaciones que se ubican bajo este submenú son de importación de Datos Institucionales y la de importación de Personas - Encuestados que se conectan al sistema SIU-Guaraní. También existe la operación de Reprocesar Personas - Encuestados que permite modificar la información que se obtuvo por el Web Services para poder solucionar las inconsistencias de datos y agregar estas personas al SIU-Kolla. Para poder utilizar estas opciones del sistema es necesario realizar la configuración del sistema SIU-Kolla para que se conecte con la base de datos del sistema SIU-Guaraní correspondiente. Para más información, dirigirse al Manual de Instalación del SIU-Kolla y el Manual Técnico del SIU-Guaraní SIU PÁGINA 31 DE 35

32 Mecanismo del Web Services Las primeras dos operaciones que son las que se conectan al SIU- Guaraní, utilizan el mismo criterio de uso. Como primer paso de la operación es Importar Datos, a partir del cual se conecta al SIU-Guaraní y se deja la información en el SIU-Kolla, pero como información pendiente de conversión. El resultado de este proceso muestra como detalle los cuadros con la información que está incorporando. En el segundo paso, se utiliza Convertir Datos, donde esta información pendiente se incluye dentro del sistema como información disponible para utilizar. Este paso también incluye un cuadro indicando los datos que se convirtieron y son parte del sistema SIU-Kolla y un cuadro con los datos que no se pudieron incorporar definitivamente. - Datos Institucionales Esta operación permite incorporar la información relacionada con las operaciones del submenú de Institución que se detallaron anteriormente. Esto permite agilizar la carga de esta información. - Personas - Encuestados Esta operación permite incorporar a las personas que fueron graduadas durante la última colación registrada en el SIU-Guaraní. Se incorporan todos los datos que son requeridos por la operación de Mantenimiento de Usuarios del sistema SIU-Kolla. También se incluye el lote de personas que se incorporan dentro de un Grupo de Encuestados por defecto. Los procesos de Web Services pueden ser personalizados desde el SIU-Guaraní permitiendo modificar los criterios que se consideraron al momento de generar la interfaz. - Reprocesar Personas - Encuestados Debido a que la inclusión de personas al sistema es un punto importante, y también es importante que la información que se ingresa al mismo se encuentre completa y correcta, es que se diseñó la siguiente operación que permite reprocesar a todas las personas que quedaron afuera del procesamiento de personas de la operación original del Web Services. Cuando se ingresa a la misma, se visualiza el formulario que va a permitir modificar los datos suministrados por el Web Services y que el sistema SIU-Kolla los considera con inconvenientes. El formulario incluye también el mensaje con el Resultado del procesamiento para orientar al usuario a corregir la información y también incluye un botón para Eliminar (x) el registro en caso de que así se lo considere. A medida que se corrige la información, se puede ir Guardando y Procesando e ir incorporando la información en distintas etapas. Este proceso se puede realizar la cantidad de veces que se considere necesario, hasta que se vuelva a llamar la operación anterior, Personas - Encuestados que vuelve a llamar a la importación y los datos temporales se borran para cargar los nuevos. SIU PÁGINA 32 DE 35

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34 CONFECCIÓN DE UNA ENCUESTA El sistema cuenta con 2 encuestas precargadas. Son la encuesta al recién graduado y la encuesta al año de graduado. Por lo tanto, ya se encuentran cargadas varias preguntas, respuestas y bloques. En caso de que exista la necesidad de realizar otras preguntas, se pueden agregar nuevas. Antes de ingresar una nueva encuesta en el sistema, es conveniente tener determinada la misma y guardada en algún documento, para que la inclusión en el sistema sea mucho más ágil. Las encuestas se cargan con una determinada estructura, a partir de la cual se puede definir la cantidad de preguntas que se agruparán en distintos bloques de acuerdo a la temática sobre la que se quiera recabar la información. Esta encuesta estará ordenada de acuerdo al número que se le defina a cada pregunta. Hay que considerar que mientras se va definiendo la encuesta ("Contenido"), se está indicando: - La posición que tendrá la pregunta en el formulario, - El bloque al que pertenecerá - Y por último, si la pregunta es de respuesta obligatoria. Se incorpora también la posibilidad de agregarle validaciones online al formulario de la encuesta, mediante código JavaScript. Esto permitirá, ocultar preguntas, indicar opciones y demás validaciones que el usuario administrador considere necesarias. Una vez que está definida la encuesta, se deberá habilitar la misma para que pueda ser respondida por los encuestados. Para ello se debe ingresar a la opción de "Habilitación" e indicar el período en el que la encuesta permanecerá vigente. Cuando un usuario con perfil de "Encuesta" o Anónimo ingresa al sistema, podrá observar la lista de encuestas que el sistema tiene habilitadas. El usuario puede ingresar e ir grabando la encuesta la cantidad de veces que desee, hasta que le indique al sistema que ya finalizó la misma mediante el botón de "Terminar Encuesta". Una vez que la encuesta está terminada, aparecerá un cartel de aviso. Este cartel tiene el formato de html para ser impreso en caso de que el desarrollo de la encuesta sea un requisito para algún trámite universitario. SIU PÁGINA 34 DE 35

35 PASOS A SEGUIR PARA DEFINIR UNA NUEVA ENCUESTA Paso 1: Determinar las preguntas. En caso de que la nueva encuesta contenga preguntas que no están definidas, se deben agregar (menú Definiciones, opción Preguntas). Paso 2: Determinar las respuestas válidas para las distintas preguntas. Una vez definidas todas las preguntas, se deben cargar las respuestas que serán válidas para el lote de preguntas antes generado (menú Definiciones, opción Respuestas). Paso 3: Asociar las respuestas válidas a las preguntas. Una vez finalizados los puntos anteriores, hay que asociar las respuestas válidas que le corresponde a las preguntas cerradas (menú Definiciones, opción Asociación de respuestas a preguntas). También existe como posibilidad que una pregunta cerrada utilice como respuestas posibles los registros de una tabla de la base de datos (menú Definiciones, opción Preguntas - tabla asociada). Paso 4: Determinar los bloques. Antes de ingresar las preguntas a la encuesta, es necesario realizar un último paso, determinar cuáles son los bloques que va a tener la encuesta, como por ejemplo, Datos Personales o Datos Laborales y así sucesivamente (menú Definiciones, en la opción Bloques). Paso 5: Ingresar una nueva encuesta. Se ingresan los datos de encabezado que conforman la encuesta (menú Encuestas, en la opción Características Principales). Paso 6: Generar el contenido de la encuesta. Se define el orden de las preguntas, bloques y obligatoriedad de las preguntas (menú Encuestas, en la opción Contenido). Paso 7: Habilitar la encuesta. Llegamos al último paso, que consiste en dejar pública la encuesta para que pueda ser completada. Para esto necesitamos definir las fechas en las que vamos a querer que este disponible la misma (menú Encuestas, opción Habilitación). Y también indicarle cuáles son los grupos de encuestados que van a formar parte del relevamiento. SIU PÁGINA 35 DE 35