Anexo descriptivo de funcionalidades de Nuxeo EP 5.4

Transcripción

1 Anexo descriptivo de funcionalidades de Nuxeo EP 5.4 1

2 Documento descriptivo Yerbabuena Software YSENGINEERS S.C.A Este documento es confidencial 2

3 Índice de contenido Introducción...5 Objetivos y alcance...6 Funcionalidades de Nuxeo...7 Gestión de documentos...8 Tipos de documentos...8 Edición en línea...8 Función Arrastrar y soltar...8 Previsualización de PDF...9 Galerías de imágenes...10 Relaciones entre documentos...10 Documentos adjuntos...10 Previsualización de documentos e imágenes...11 Metadatos...12 Lista de trabajo...12 Exportación a ZIP...12 Indexación de contenido...13 Plantillas predefinidas...13 Papelera de reciclaje Búsquedas de documentos...14 Versionado de documentos...14 Revisión de documentos...15 Búsquedas por contenido...15 Gestión de Usuarios...16 Gestión de permisos...16 Auditoría...16 Trabajo en equipo

4 Workflow...16 Suscripciones...16 Comentarios...17 Anotaciones sobre documentos...17 Anotación de imágenes...18 Publicación de contenidos...18 Sistema de Notificaciones...19 Otras herramientas colaborativas...19 Otras características...21 Especificaciones técnicas...22 Licencias

5 Introducción En el presente documento se presenta un resumen de las características técnicas más importantes de Nuxeo EP/DM 5.4. Nuxeo 1 es un sistema de administración de contenidos libre, basado en estándares abiertos y de escala empresarial para Windows y sistemas operativos similares a Unix. Está diseñado para usuarios que requieren un alto grado de modularidad y rendimiento escalable. Nuxeo está desarrollado en Java

6 Objetivos y alcance Este documento es una descripción de las funcionalidades del gestor documental Nuxeo DM 5.4. La tecnología Nuxeo es diseñada por desarrolladores para desarrolladores. La Nuxeo Enterprise Platform (EP) está completamente basada en y construida con una arquitectura de plugins, privilegiando OSGi 2 y un poderoso modelo de extension point. Las diferentes posibilidades de extensibilidad son uno de los puntos fuertes de la plataforma, habilitando una entrega bien orquestada y controlada de las nuevas funcionalidades y actualizaciones para las soluciones de cada cliente. Instalar la versión de demo de Nuxeo Document Management (DM) lleva solamente unos cuantos minutos y está disponible gratuitamente en la web de Nuxeo OSGi: 6

7 Funcionalidades de Nuxeo La nueva versión 5.4 de Nuxeo EP ha sido realizada siguiendo los comentarios de la comunidad, muchas de las nuevas características y ampliaciones mejoran la usabilidad de la aplicación, el estado actual de tecnologías y estándares, como OAuth, OpenSocial, HTML5, WebDAV, y CMIS. Algunos ejemplos de funcionalidades destacadas son: HTML5 drag&drop Conector WSS basado en WebDAV Contenedor Light OpenSocial JavaScript Gadget Contenedor GWT OpenSocial Integración con OpenSocial y Outh Más propiedades del sistema añadidas a la interfaz CMIS 4. Aspecto de la UI mejorada. Facets CMIS 1.0 Support: Nuxeo EP incluye la reciente release de Apache Chemistry OpenCMIS 5. Soporte para JBoss 5.1, JBoss EAP y OpenJDK

8 Gestión de documentos Tipos de documentos Archivo: Permite guardar cualquier tipo de fichero (Microsoft Office, OpenOffice, PDF, Multimedia, etc.). Nota: Permite guardar texto mediante un editor de texto rico, proporcionado por la herramienta. Carpeta: Permite organizar el contenido de forma jerárquica. Imagen: Permite guardar imágenes y tratar con ellas. Edición en línea A través del plugin Nuxeo Live Edit se permitirá a los usuarios editar los ficheros almacenados en la herramienta colaborativa directamente desde ésta utilizando las aplicaciones ofimáticas Microsoft Office y OpenOffice. Función Arrastrar y soltar Esta función permite a los usuarios subir a la herramienta colaborativa documentos o carpetas desde un disco local de una forma rápida y sencilla. Ilustración 1: Función arrastrar y soltar en Nuxeo 8

9 Previsualización de PDF Nuxeo le permite una vista previa de todos los documentos de su oficina desde el interior del navegador web. Así, podrá simplificar las actividades rutinarias de forma rápida mirando el contenido sin perder el tiempo en descargarlo y sin abrirlo en una aplicación de escritorio. Ilustración 2: Previsualización de un fichero PDF en Nuxeo Panel de trabajo en el que se incluyen los documentos pendientes de revisión por el usuario, los últimos documentos, etc. Espacio de trabajo personal en el que el usuario puede trabajar en privado. 9

10 Galerías de imágenes Permiten visualizar y gestionar un álbum de imágenes de forma agradable. Ilustración 3: Álbum de imágenes Relaciones entre documentos Esta función permite relacionar documentos facilitando de este modo la creación de distintas estructuras de organización del conocimiento. Ilustración 4: Documento con archivos adjuntos y relaciones. Documentos adjuntos Esta función permite adjuntar documentos, imágenes u otro tipo de archivos externos, a la información de la plataforma. 10

11 Ilustración 5: Documento con adjuntos Previsualización de documentos e imágenes Esta función permite la visualización del contenido de documentos e imágenes directamente en la herramienta colaborativa, sin necesidad de descargar el contenido. 11

12 Ilustración 6: Previsualización de imágenes en Nuxeo Metadatos Todos los contenidos permiten la asignación de metadatos siguiendo el estándar Dublin Core 6 o el estándar METS. Lista de trabajo Esta función permite a los usuarios mantener una lista de las carpetas y documentos con los que están trabajando actualmente para tener un acceso directo a éstos

13 Exportación a ZIP Esta función permite exportar carpetas completas de documentos a un fichero comprimido en formato ZIP. Ilustración 7: Exportación en Nuxeo Indexación de contenido El sistema de indexación incluye el contenido de los documentos, permitiendo buscar dentro del contenido de ficheros en formatos PDF, DOC, PPT, XLS, ODT, etc. Plantillas predefinidas Esta función permite definir tipos de espacios de trabajo que incluyan estructura y/o contenido preliminar para facilitar la creación de nuevos espacios de trabajo. Papelera de reciclaje. Esta función evita el borrado accidental de documentos almacenando los documentos borrados en una papelera ubicada en cada espacio de trabajo. 13

14 Búsquedas de documentos Nuxeo es capaz de buscar de forma fácil y sencilla los documentos. Para ello el usuario tiene en todo momento una barra de búsqueda que le permitirá realizar las búsquedas por los diferentes tipos de documentos y su contenido. Además posee un potente buscador avanzado que permitirá hacer búsquedas más concretas. Ilustración 8: Búsqueda básica, Avanzada y resultado de una búsqueda Versionado de documentos El versionado de documentos permite disponer siempre de la última versión actualizada de los documentos, en todo momento de manera fácil y sencilla. El sistema permite incrementar la versión de forma menor o mayor reemplazando el documento y guardando en el histórico las versiones antiguas. 14

15 Ilustración 9: Gestión de versiones sobre un documento Revisión de documentos El sistema permite crear flujos de revisión de documentos entre los diferentes usuarios del sistema, así como la posibilidad de crear listas predeterminadas de revisión Búsquedas por contenido Nuxeo no sólo es capaz de buscar de forma rápida e intuitiva los documentos por su título y metadatos, sino que también es capaz de hacerlo por el contenido de los mismos. Para ello el usuario cuenta en todo momento con una barra de búsqueda que le permitirá realizarlas en cualquier momento. Ilustración 10: Resultados de la búsqueda de la palabra "athento" 15

16 Gestión de Usuarios Gestión de permisos La gestión de permisos es flexible para usuarios y grupos. Dicha gestión permitirá, en una jerarquía de carpetas y espacios de trabajo: Asignar permisos de Lectura, Escritura o Gestión a usuarios y grupos. Denegar permisos de Lectura, Escritura o Gestión a usuarios y grupos. Bloquear la herencia de permisos en los niveles inferiores en la jerarquía. Auditoría Grabación de pistas de auditoría en los cambios de estado, acciones o modificaciones de los documentos de forma que sean visibles en su historial. Grabación de pistas de auditoría en los accesos a los documentos. Trabajo en equipo Workflow Procesos de revisión en serie y paralelo para el desarrollo colaborativo del contenido. Suscripciones El sistema de suscripciones vía correo electrónico a los cambios en los documentos permite a los usuarios recibir avisos mediante correo electrónico cuando ocurran en el sistema los siguientes eventos: Creación de un documento Modificación de un documento 16

17 Borrado de un documento Inicio de un proceso de revisión Comentarios Esta función permite añadir comentarios a modo de foros a los documentos, permitiendo a los usuarios crear una conversación. Anotaciones sobre documentos Nuxeo permite realizar anotaciones sobre los documentos que están en el Gestor sin variar con ello el contenido original de los documentos, basta con hacer click sobre el lugar del documento en el que se quiere añadir las anotaciones oportunas, de este modo, se fomenta el desarrollo colaborativo de los textos. Ilustración 11: Anotación sobre documentos ofimáticos e imágenes. 17

18 Anotación de imágenes Del mismo modo que la función para la anotación de documentos, es posible realizar notas sobre la previsualización de las imágenes. Publicación de contenidos El sistema posee un potente sistema de publicación de contenidos, este mecanismo nos permitirá publicar los documentos tanto de manera interna, intranet, publicación de un documento entre departamentos, como externa páginas web, extranet, entre otros. División estructural de los contenidos en: Espacios de trabajo. Donde los distintos grupos de trabajo desarrollan el contenido en privado. Espacios de publicación. Donde se publican de forma organizada los contenidos resultados del trabajo en los espacios privados. Posibilidad de publicar los contenidos en otros sistemas web mediante: Canales RSS Consultas vía REST Ilustración 12: Nuxeo permite crear documentos simples y colaborativos. 18

19 Sistema de Notificaciones El sistema permite a los usuarios suscribirse a los diferentes eventos y acciones que ocurran sobre los documentos, estás notificaciones podrán llegar por mail o bien quedarán registradas en el panel de usuario. Ilustración 13: Suscripciones a contenidos Otras herramientas colaborativas Nuxeo se beneficia de las últimas tecnologías web en cuanto a integración de nuevos participantes en el flujo de información. El usuario podrá no sólo consumir contenidos, sino que también participará en la modificación, creación e incluso validación de los mismos. Los ejemplos más claros de esta funcionalidad los podemos encontrar en el uso de las siguientes herramientas que incluye Nuxeo DM: Foros de discusión: se trata de un espacio en el cual los usuarios pueden discutir acerca de diferentes temáticas de interés. En esta herramienta suelen existir diferentes niveles de participación, existiendo al menos la figura del moderador del foro y la de los participantes. Generalmente todos estos usuarios pueden crear nuevos contenidos en el foro. Blogs: permiten al resto de usuarios participar en la creación de contenidos a través de comentarios en las entradas del blog. Hoy en día es una herramienta 19

20 de comunicación básica. Wikis: es la herramienta por excelencia que representa la filosofía de la web 2.0. Se trata de una herramienta mediante la cual un grupo de usuarios pueden construir un documento de forma colaborativa. El ejemplo más conocido de este tipo de herramientas es la wikipedia 7. Espacios de trabajo colaborativos: son espacios en los que un grupo de trabajo puede realizar actividades de gestión de la información y del conocimiento de forma colaborativa. Generalmente incluye características como gestión de permisos, posibilidad de gestionar diferentes tipos de documentos (notas, archivos, carpetas, imágenes, etcétera), gestión de suscripciones a cambios, trazabilidad de los cambios en un documento, versionado de documentos, etcétera. Etiquetado de documentos: a través del etiquetado de contenidos, los usuarios clasifican de forma colaborativa cada uno de los objetos que forman parte del gestor. A partir de esta información, la estructura de navegación en el gestor cobra una nueva dimensión mucho más intuitiva y útil que la que anteriormente conocíamos. Fruto de este tipo de utilidades aparecen otras herramientas altamente popularizadas, como los tagclouds, o nubes de etiquetas que muestran de un vistazo la importancia de los conceptos que más se utilizan en un portal

21 Ilustración 14: Nube de etiquetas o tagcloud Otras características Interfaz de usuario en Castellano, Inglés, Francés, Portugués, Italiano, Chino, Árabe, etc. con posibilidad de traducción a otros idiomas. Sistema flexible para permitir la definición de nuevos tipos de contenido. 21

22 Especificaciones técnicas Especificación Soporta formato odf Gestión de identificación de usuario compatible con LDAP. Autentificación SSO Monitorización de acceso y consultas de documentos, al menos mediante logs. Soporta CMIS Soporta JCR Soporta OSGI Soporta OCR Asignar metadatos o etiquetas sin alterar el documento original ni su validez jurídica. Estándar RDF Cumplimiento Sí, soporta y reconoce documentos en este formato. Sí, Active Directory, OpenLDAP, Apache Directory, Novell edirectory, etc. La autentificación SSO es soportada mediante componentes como Ja-sig y OpenSSO. Nuxeo 5 incluye un componente llamado NXAudit que permite registrar el acceso, consultas, modificaciones y en general, cualquier operación sobre los documentos. Sí, lo incluye. Nuxeo es una de las empresas que participan en el comité de especificación de CMIS. Sí, lo incluye. Sí, lo incluye en el componente Nuxeo Runtime. Sí, Nuxeo añade un módulo que permite aplicar OCR a los documentos e imágenes e incluso indexar y buscar los documentos por el texto extraído. Nuxeo 5 soporta de base la asignación de metadatos a los documentos. Esto se hace mediante un esquema de datos adjunto al documento y es fácilmente accesible. Así mismo, Nuxeo incluye un módulo que permite a los administradores añadir tantos metadatos como sean necesarios sin necesidad de programar. Nuxeo soporta RDF y OWL, para múltiples funciones como, la representación de metadatos, la relación entre documentos, usuarios, etc. 22

23 Visualización embebida en el propio gestor para los formatos soportados Motor de búsqueda para contenido textual y metadatos. Multidioma Integración con gestor de ficheros de escritorio, Drag&Drop Interfaz de usuario tipo web Soporta WfMC 8 Soporta otros formatos no abiertos: doc, xls, etc. Gestiona formatos no solo documentales: audio y vídeo Soporta Archivos de CAD Fácil de integrar con otras aplicaciones Nuxeo 5 incluye de base un visor de documentos para múltiples formatos, especialmente PDF y todos los formatos de las suites ofimáticas OpenOffice.org y Microsoft Office. Nuxeo 5 incluye la indexación de todo tipo de documentos y metadatos y un motor de búsqueda que permite encontrar contenido en base a los textos y metadatos. Nuxeo 5 incluye traducción a Castellano, Inglés, Francés, Portugués, Italiano, Chino, Árabe, etc. Nuxeo 5 incluye la funcionalidad de Drag&Drop para los navegadores que soportan HTML5 La interfaz de usuario de Nuxeo 5 es web y es compatible con múltiples navegadores. Nuxeo 5 soporta de base WfMC. Entre los sistemas de gestión de flujo que soporta están jbpm, Bonita, etc. Nuxeo 5 soporta múltiples formatos de documentos, tanto para el almacenamiento, indexación, asignación de metadatos, Drag&Drop, edición en linea, etc. Entre estos formatos se encuentran todos los de la suite ofimática de Microsoft Office y otros documentos (CAD, PDF, PSD, etc.). El componente de Nuxeo llamado Nuxeo DAM permite la gestión de activos multimedia como imágenes, audio y vídeo, incluyendo para ello visores y reproductores que lo hacen muy amigable para los usuarios. Soporta ficheros.dwg y otros archivos asociados a procesos de ingeniería. CMIS, OSGi, RSS, OWL, RDF, REST, JCR, EJB3, Arquitectura SOA 8 WorkFlow Management Coalition: 23

24 Metadatos Sindicación de contenidos Soporta distintas bases de datos Distintos servidores de aplicaciones Adaptación a la imagen corporativa Almacenamiento masivo Multiusuario Multiplataforma Cumplimiento de Estándar (Dublin Core II, METS, etc) RSS y ATOM Oracle, PostgresSQL, MySQL, SQL Server, etc. Jboss, Tomcat, Glassfish Permite adaptar la interfaz de usuario a la imagen corporativa de la empresa. El sistema está configuración para Alta Disponibilidad y balanceo de carga Configuración para miles de usuarios concurrentes. Linux, Mac, Microsoft. Licencias Nuxeo 5 se distribuye bajo licencias de software libre por lo que el coste de la licencia es cero. Además, la versión que se distribuye es la más completa (no existe diferenciación entre versiones Entreprise o Community como ocurre con otros gestores documentales basados en software libre). 24