Evaluando Controles Operativos en Actividades de Inversión

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1 Evaluando Controles Operativos en Actividades de Inversión Alvin A. Barnett Vicepresidente de Auditoria Interna Multibank CIA, CCSA, CRMA, CPA, ISO ARGENTINA de Mayo 1

2 Agenda 1. Introducción y antecedentes 2. Sistema Financiero y Mercado de Capital 3. Requerimientos Regulatorios aplicables 4. Personal clave de una Casa de Valores 5. Evaluación de Controles

3 Introducción o Antecedentes Retos y requerimientos muy específicos Cambios y crisis financieras pasadas Sanas prácticas de control interno y administración de riesgos Mitigar razonablemente las turbulencias

4 Porque Auditar las Actividades de Inversiones? Alta materialidad. Altamente regulado. Ambiente técnico. Incentivos basados en desempeño. Cambios constantes.

5 Sistema Financiero y Mercado de Capital Sistema Financiero Mercado Monetarios Mercado de Capital Mercado de Divisa Otros Mercados Intermediario No Intermediario Bancos Otros Intermediarios Corporaciones Financieras Sociedades Fiduciarias Bolsa de Valores OTC

6 Clasificación Casas de Valores Superintendencia de Mercado de Valores a junio Bancos establecidos en Panamá con Licencia de Casa de Valores Casas de Valores subsidiarias de Bancos Establecidos en Panamá Casas de Valores Independientes

7 Ruta Transaccional Trader Back Office Custodian T1.Future Broker SWIFT DTCC 7

8 What Qué o que quod què 무엇 何

9 Requerimientos Regulatorios Aplicables

10 Acuerdo Sistema de Control Interno Certificación de Auditoria

11 Qué es Control Interno? Conjunto de Medidas, políticas y procedimientos adoptados por la administración de un entidad para lograr el objetivo de asegurar la conducción ordenada y eficiente de su negocio.

12 Qué es Control Interno? Proceso que ejecuta la administración de la entidad regulada y supervisada con el fin de evaluar operaciones especificas con seguridad razonable en tres principales categorías: Efectividad y eficiencia operacional Confiabilidad de la información financiera Cumplimiento de políticas, leyes y normas.

13 Alcance del Control Interno Políticas de administración. Salvaguarda de los activos. Prevención y detección de fraudes y error. Preparación oportuna de información financiera contable. Precisión y integridad de los registros contables.

14 Precisión e Integridad de Registros Contables Reportar, revisar y aprobar conciliaciones. Verificación aritmética de los registros. Acceso a archivos de datos. Mantenimiento y revisión de cuentas de control. Verificación de las cuentas de balance. Aprobación y control de documentos. Comparación de los resultados de las cuentas de efectivo, valores e inventarios con los registros contables. Comparar y analizar los resultados financieros con las cantidades presupuestadas.

15 Certificación de Auditorias Periódica 1. Certificación de auditoria acompañada de una Declaración Jurada. Conciliaciones de las cuentas de inversiones de sus clientes. Balances de las cuentas. Metodología utilizada. Contador o Auditor Interno de la Casa de Valores. Fecha de tope de entrega 31 de agosto de cada año. Firma del Ejecutivo Principal y el Contador o Auditor Interno

16 Certificación de Auditorias Periódica 2. Declaración Jurada Anual, acompañada con la certificación del Auditor Independiente. Que incluye: A. Cartera de valores de terceros y efectivo. Valores en custodia local Valores en custodia internacional Efectivo en custodios locales Efectivo en custodios internacionales Efectivo en bancos locales Efectivo en bancos internacionales. B. Cotejo de los valores emitidos por los custodios e instituciones bancarias debidamente conciliados en libros, registrados y segregados en cuentas de orden. C. Activos Financieros de terceros separados del estado de situación financiera y segregados de las posiciones propias. D. Existencia de controles internos para el manejo de las cuentas de inversiones de los clientes. E. Firmada por el Ejecutivo Principal y el Contador Independiente.

17 Certificación de Auditorias Periódica Si las políticas y procedimientos son revisadas, actualizadas y aprobadas por la Junta Directiva u órgano equivalente y están disponibles al personal correspondiente. Proceso de creación y aceptación de cuentas nuevas, aprobación de la Junta Directiva o un órgano equivalente y la fecha de aprobación y/o revisión. Criterios de aprobación de cuentas y nuevos clientes Tipos de servicios ofrecidos. Transacciones prohibidas Estrategias de inversión, incluyendo políticas de compra y venta, políticas de sobregiro, procesamiento de transacciones del portafolio administrado, reconocimiento de ingresos. Si los informes del portafolio administrado por cliente son enviadas al cliente de manera mensual. Procedimiento para el mantenimiento y confidencialidad de los expedientes de clientes, contratos u otra información sensible

18 Certificación de Auditorias Periódica Seleccionar al azar 25 transacciones de compra y 25 de venta de activos y observar si incluye los siguientes aspectos: Previo a la transacción por parte del cliente, se obtiene la autorización del cliente por fax o correo electrónico. ( o grabación de llamada) Autorización de la compra y venta de activos por los administradores del portafolio u otro órgano equivalente. Conciliación entre el listado detallado de las transacciones realizadas y las transacciones registradas en el sistema y revisión por un funcionario de nivel apropiado. Notificación al cliente sobre la ejecución de la transacción Seleccione al azar 3 conciliaciones de efectivo del portafolio administrado y los estados de cuenta de los custodios correspondientes y observe lo siguiente: El proceso de investigación y resolución de las discrepancias y/o diferencias.

19 Certificación de Auditorias Periódica Seleccione al azar 25 transacciones de revisión de los precios de los activos del portafolio administrado y observe si incluyen lo siguiente: Revisión periódica por parte de la gerencia del listado de fuentes de valuación y metodología por tipo de activo aprobada por la junta directiva u órgano equivalente. Si los precios son actualizados a través de un servicio de valuación. Controles para identificar valores sin precio o con un precio no razonable y proceso de investigación por parte de la gerencia. La gerencia revisa el reporte de los valores a los que se ha fijado el precio manualmente y verifica la razonabilidad de los mismos. Periódicamente se genera un reporte de precios manuales y precios que no hayan cambiado en un periodo definido y se revisa la razonabilidad de los mismos.

20 Acuerdo CNV Prevención de Delito de Blanqueo de Capitales y Financiamiento del Terrorismo

21 Comprobación de la identidad del clientes Personal Natural Información completa del sujeto Domicilio personal y laboral Numero de teléfonos, dirección postal, correo electrónico y fax. Copia de identificación. Constancia de tramites migratorias. Personal Jurídica Datos completos de la inscripción y constitución de la sociedad. Detalle de la actividad a que se dedica. Detalle exacto de la ubicación física en donde se ejecuta su actividades. Identificación de los beneficiarios finales. Medidas razonables y de debida diligencia para entender la estructura de control del cliente.

22 Identificación del perfil del cliente Fuente de Ingresos. Experiencia Inversora. Objetivo de la inversión. Capacidad financiera y tolerancia al riesgo. Análisis de Patrimonio. Declaración de los beneficiarios directos e indirectos. Declaración de las personas relacionadas en el caso de persona jurídica y políticamente expuestas. Referencia comerciales o bancarias. Información actualizada anualmente

23 Identificación del perfil del cliente CONSERVADOR Prefiere obtener menor rentabilidad y minimizar el riesgo. MODERADO Prefiere equilibrar la relación entre riesgo y rentabilidad. ARRIESGADO Está dispuesto a incurrir en mayor riesgo a cambio de mejores utilidades. Prefiere asumir altos niveles de riesgo en busca de altos retornos. Conoce y entiende la gran posibilidad de tener pérdidas.

24 Revisión de Transacciones Conocer el patrón normal de las actividades del cliente. Llevar un registro de las transacciones y tipo en orden cronológico. Analizar y evaluar periódicamente las operaciones del cliente con independencia de su cuantía, si hay indicios de irregularidades.

25 Alcance de la Evaluación de Control Conciliación de los saldos del mayor general contra sus respectivos auxiliares. Cumplimiento con políticas y procedimientos establecidos para las operaciones de Tesorería e Inversiones, Derivados, Financiamientos Repo. Conciliación de Cuentas de Inversión. Conciliación de Custodios. Conciliación de Cash. Conciliación de Cuentas Fuera de Balance. Revisión de Actas de ALCO y Comité de Tesorería. Validación de la Composición de la Cartera. Participación de Administración de Riesgos en las evaluaciones de las operaciones. Validación del Monitoreo de Riesgo Mercado sobre el Deterioro de la Cartera.

26 Alcance de la Evaluación de Control Cumplimiento de Regulaciones Revisión de los Acuerdos Bancarios y SMV Vigentes. Existencia de Documentación de las operaciones. Cumplimiento de parámetros y límites establecidos para las operaciones realizadas. Revisión de los Trade Ticket de cada operación. Verificación de Confirmaciones. Revisión de la Cartera por Emisor, Tipo de Instrumento, Rating, etc. Validación de los Límites de Inversión.

27 Alcance de la Auditoría Existencia de Pruebas de Efectividad y Valoración para los Instrumentos Financieros Derivados Segregación de funciones. Revisión de los Cálculos de las pruebas realizadas. Revisión de los registros contables. Revisión de la Estructura organizacional del área. Proceso de Valuación de las operaciones realizadas. Revisión del Proceso. Envío de Información al regulador. Pruebas de razonabilidad de precios del portafolio contra los estados de cuentas del custodio..

28 Alcance de la Evaluación de Control Administración de Fondos de los clientes Separación de los fondos de los clientes de los fondos propios del puesto de bolsa. Depósitos de fondo en Banco. Segregación de funciones. Revisión de la Estructura. Organizacional del Fondo Proceso de Valuación de las operaciones realizadas. Revisión del Proceso. Envío de Información de Átomos. Pruebas de razonabilidad de precios del portafolio contra los estados de cuentas del custodio.

29 Personal Clave en un Puesto de Bolsa Administradores de Inversiones Manejar e invertir los valores que formen parte del portafolio de inversiones PREGUNTAS Calcular el valor neto de la CLAVES cuota de custodios SOBRE EL inversiones Emitir los certificados de SISTEMA DE CONTROL INTERNO participación de la sociedad Informar al publico en general sobre las características de los fondos que administra. Llevar el registro de inversionistas con las operaciones efectuadas en orden cronológico. Remitir a los inversionistas, mensualmente un estado de cuenta. Back Office Mantener la operativa contable de las transacciones. Conciliación de las cuentas de Custodiar la documentación de las transacciones Efectuar la liquidación de las operaciones. 29

30 Personal Clave en un Puesto de Bolsa Comité de Tesorería Proponer estrategias para gestionar la cartera de inversiones y excedentes de liquidez Middle Office Administración de los riesgos del portafolio Valorización de la cartera Presentación de resultados de la PREGUNTAS Administrar los recursos bajo CLAVES los SOBRE EL parámetros establecidos. aplicación de la metodología de medición. SISTEMA DE CONTROL INTERNO Corredor de Valores Responsable de explicar a los clientes sobre los productos que se ofrece. Analizar que el perfil del cliente vaya acorde con las operaciones. Oficial de Cumplimiento Revisar la documentación que respalda la cuenta Investigar al cliente en las listas negras y OFAC. Seguimiento sobre las operaciones del cliente conforme su perfil. 30

31 Cuestionarios Sistema de Control Interno Puntos de Control Cuestionario Operaciones Cuáles son las actividades autorizadas? Cómo se ejecutan (mercados regulados o no regulados)? Flujo de Transacciones Cómo se reciben las órdenes de compra y venta? Cómo son verificados y confirmados? Cómo son registrados las ordenes en el portafolio y los libros? Datos del Mercado Cuál es la fuente de información sobre los datos del mercado? Cómo se define la confiabilidad de la data? Cómo se controlan la información de los precios durante y al final del día? Es la información apropiada y cuál es la relación con la liquidez de los producto? 31

32 Puntos de Control Cuestionarios Sistema de Control Interno Cuestionario Productos Cuáles productos por mesa que están autorizados? Se ha definido alguna regla o limitaciones? Sobre cuáles productos se han efectuado operaciones? Equity, Commodities, Fowards, Futures, Interest Rate Swap, Foreing Exhange, Option, Bonds. Tipología Transacciones para terceros. Inversiones propias. Estrategia especulativa. 32

33 Cuestionarios Sistema de Control Interno Puntos de Control Cuestionario Cuarto de Trading Cómo esta organizada? Esta por líneas de negocio, clientes o actividades, mesa? (Mesa de Dinero, Divisas y de Inversiones) Se definen limites, por tipo de transacciones, niveles de riesgos, contrapartes? Cómo y cuando se controlan estos limites? Qué reportes se generan por excepciones incurridas? Se definen los niveles de autorización requeridas? Cómo se establecen las acciones correctivas? 33

34 Aspectos Críticos del Custodio Liquidación de la Operación. Custodia del Instrumento. Registro y reporte del valor nocional, intereses y dividendos. Evaluación diaria del portafolio y precio. Información histórica de las transacciones de compra y venta. 34

35 Aspectos Críticos del Custodio Separación física y de registro de los instrumentos bajo custodia. Prohibición de asignar, carga, pignorar o disponer del instrumento financiero unilateralmente. El derecho de la compañía o de auditoria interna o auditores independientes de revisar los instrumentos custodiados. 35

36 Resumen de Aspectos Importantes 1. La Casa de Valores debe asegurarse del establecimiento de un sistema adecuado de Control Interno de acuerdo a su tamaño, naturaleza y complejidad de sus actividades. 2. Autorización y revisión periódica de la Junta Directiva sobre la estrategia y políticas de la Casa de Valores. 3. Segregación de las cuentas e inversiones de los clientes. 4. La generación de informes de manera oportuna y exacta sobre la condición del portafolio propio y administrado, tanto para los reguladores, como de los clientes. 5. Asegurarse de cumplir cabalmente con la documentación que sustente, tanto la identidad de los clientes, como su perfil de actividad. 6. La participación activa y efectiva de las áreas de control en la validación del cumplimiento de los requerimientos regulatorios y políticas de la Casa de Valores. 36

37

38 Muchas Gracias por su atención!

39 Información de Contacto Alvin Barnett

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