REGULADORES EXTERNOS E INTERNOS EN COOPEDUC, R.L. SEMINARIO MASIVOS 2013

Transcripción

1 REGULADORES EXTERNOS E INTERNOS EN COOPEDUC, R.L. SEMINARIO MASIVOS 2013

2 REGULADORES LEGALES: 1. Constitución Política de la República de Panamá: Artículo 288: 2. Ley 24:

3 3. Ley 17: REGULADORES LEGALES: 4. Decreto 137:

4 REGULADORES LEGALES: 5. Estatuto de COOPEDUC: 6. Reglamentos Vigentes: Actualmente COOPEDUC, R.L. mantiene para la consulta de nuestros Afiliados 37 Reglamentos en

5 REGULADORES EXTERNOS COOPEDUC, R.L. se somete a 7 auditorías, las certificaciones se encuentran en Logotipo Función Objetivo 1 El Instituto Panameño Autónomo Cooperativo es la institución responsable de formular, dirigir, planificar y ejecutar la política cooperativa del Estado. Fiscalizar y supervisar las operaciones de las Cooperativas directamente. 2 Presta servicios profesionales en auditoría, impuestos, consultoría y asesoramiento financiero a organizaciones públicas y privadas de diversas industrias. Cumplir con la Ley 17 que establece la presentación de los Estados Financieros auditados antes la Asamblea Ordinaria por Delegados. 3 4 Empresa líder en ensayos, inspección y certificación, reconocidos como una referencia global en calidad e integridad. Es una organización enfocada esencialmente a prestar servicios de calificación financiera de diverso orden. Certificar el sistema de calidad de la Organización para las actividades de membresía, aportaciones, captación de ahorros, préstamos, tarjetas de crédito, recuperación y retiro o fallecimiento. Medir el desempeño financiero de la Cooperativa, en cuanto a la administración del riesgo crediticio, operativo y de mercado. 5 Contrato de crédito privado, en el cual varios bancos simultáneamente financian una operación de Préstamos Sindicados. Potenciar los recursos que se destinan para el desarrollo de nuestra empresa Cooperativa. 6 La Unidad de Análisis Financiero (UAF) tiene como rol legal prevenir e impedir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo. Cumplir con la Ley 42 que establece medidas para la prevención del Blanqueo de capitales. Aplicar el Reglamento de Cumplimiento. 7 Diagnósticos sobre la madurez de los procedimientos y controles de seguridad de la información y revisión sobre la efectividad de los controles tecnológicos. Administración de riesgos de tecnología

6 Cargo Jefa de Planificación y Controles Función Principal Proyectar, planificar, desarrollar e implantar en la Cooperativa, modelos de procesos administrativos que promuevan la calidad total, eficiencia y efectividad operativa. Asegurar la participación del recurso humano, como eje del desempeño organizacional, enmarcado en los planes estratégicos establecidos, a fin de lograr excelencia en la ejecución de las operaciones y altos niveles de competitividad que permitan a la Cooperativa continuar su expansión. Auditores Garantizar la correcta ejecución de los procesos, así como la aplicación de la reglamentación y norma. Arqueos de fondos, revisión de estados financieros, revisión de cheques, revisión de los libros de registros y libros de actas. Auditor de Sistemas Coordinar, controlar, revisar, informar y realizar las actividades para comprobar la seguridad y confidencialidad de la información; así como los controles internos sobre las estructuras tecnológicas, programación y seguridad de sistemas existentes. Oficial de Cumplimiento Velar por la implementación de medidas para la debida custodia de los documentos y formularios relacionados con la prevención del blanqueo de capitales por el plazo establecido en la Ley. Enlace ante el Instituto Panameño Autónomo Cooperativo (IPACOOP) y la Unidad de Análisis Financiero (UAF).

7 Cargo Oficial de Centralización de Préstamos Función Principal Brindar apoyo a la Gerencia de Crédito y Tesorería filtrando todos los trámites de préstamos presentados por la Red Multinivel, Ejecutivos de Ventas, Administradores de Sucursales y Analistas de Crédito. Seguimiento a los indicadores de tiempos establecidos en cada uno de los procesos de préstamos. Oficial de Atención al Afiliado Apoyar a la Gerencia General en el manejo de las solicitudes de renuncias por parte de los Afiliados. El control de Incidencias que se levantan por el incumplimiento de procesos internos. Responsable de actualizar la base de datos generales del Afiliado. Elaborar políticas de retención de Afiliados. Elaboración de estadísticas mensuales, para evaluar el comportamiento del área asignada. Oficial de Atención al Afiliado Oficial de Verificación Administración, control, evaluación y seguimiento de los reclamos que se presenten en la cooperativa tanto internos como externos, siempre trabajando en el menor tiempo posible para dar una respuesta satisfactoria y justa a los intereses de los Afiliados y de la Cooperativa. Control, retención, asesoramiento y planificación del proceso de solicitud de cartas de saldo, en el cual se asesora y se busca la mejor opción posible para que el Afiliado permanezca en la cooperativa, se le asesora en los tramites que realizan con otras entidades. Velar por el cumplimiento de las políticas y procedimiento que deben cumplir en el proceso de las transacciones y así mantener los controles internos sobre los bienes de la cooperativa. Garantizar que la documentación de los distintos servicios este acorde a la guías de requisito, así como recibir la documentación de las distintas áreas a través de la hoja de control. Procurar el cumplimiento de la política del departamento de Archivo y Digitalización, realizando revisiones periódicas para asegurarnos que los documentos están escaneados y archivados en el tiempo estipulado.

8 REGULADORES EXTERNOS 7 REGULADORES INTERNOS 8

9 AUDITORÍAS FINANCIERAS, CALIDAD Y RIESGO, Ubicadas en nuestra Página web: Información Corporativa

10 ARQUEOS DE FONDOS DE CASA MATRIZ Y SUCURSALES. REVISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS. REVISIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS. PRESENTACIÓN DE INFORME ANUAL DE AUDITORÍA DEL SISTEMA ACH DIRECTO. REVISIÓN DE CHEQUES DE PRÉSTAMOS, DONACIONES Y DEVOLUCIONES A AFILIADOS. PARTICIPACIÓN EN REUNIONES DE REQUERIMIENTOS. SEGUIMIENTO DE REDES MULTINIVEL.

11 PRESENTACIÓN DE INFORME DE AUDITORÍA MENSUAL DE LAS REVISIONES REALIZADAS A LA JUNTA DE VIGILANCIA. REVISIÓN DE LOS LIBROS PARA REGISTRO DE ASOCIADOS, ACTAS DE TODOS LOS ORGANISMOS DE GOBIERNO DE LA COOPERATIVA, LIBROS CONTABLES. ENVÍO DE CONFIRMACIONES DE SALDOS. REVISIÓN DE CONTRATOS DE AHORRO ESCOLAR Y NAVIDAD CORPORATIVA. APOYO TÉCNICO A LA COMISIÓN DE ELECCIONES. AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD.

12 COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO EL EDUCADOR, R. L. DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA PLANIFICACIÓN 2013 AUDITOR INTERNO (Magíster Ricardo J.) ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC SUCURSALES Sucursal San Miguelito Sucursal Colón Los Pueblos Arqueo Sucursal Las Mañanitas GERENCIA DE CREDITO Y TESORERIA Gerencia de Credito Y Tesoreria Seccion de recuperacion de credito Seccion de Analistas de credito Seccion de Recaudacion Seccion de Central de Tarjetas Seccion de Descuentos Oficial de Cuentas Seccion de Bienestar Social Confirmación de saldos ahorro de Navidad Corporativa Revision y firma de cheques de Navidad Corporativa SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Auditoria Interna al SGC Auditoria Externa al SGC Capacitación a Auditores SGC FUCER Revision de Controles y Procedimientos Revison de Activos Fijos Coordinación con Comite Fiscalizador Entrega de Informes ASIGNACION DE ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Y CONTROL Revision y firmas de cheques asignados Revision y firmas de Autorizaciones de Usuarios Revision de cuadre de auxiliares vs contables Revision de CXP Saldo Negativos

13 1. Apoyo a la Gerencia de Crédito y Tesorería filtrando todos los trámites de préstamos presentados por la Red Multinivel, Ejecutivos de Ventas, Administradores de Sucursales y Analistas de Créditos. 2. Seguimiento a los indicadores de tiempos establecidos en cada uno de los procesos de préstamos. 3. Creación de reportes a través de requerimientos para un mejor control en cada solicitud de préstamos.

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15 PROCEDIMIENTO FINANCIERO Trámite Documentación y Revisión según Políticas de Crédito Aprobación COCRE Liquidación Confección de Cheque Oficial de Centralización de Préstamos 9 Analistas y Administradores 6 Comité Técnico -Político 2 Liquidadores Casa Matriz 2 Contadores ARCHIVO Oficial de Verificación de documentos Registro al Asociados, Informes y cumplimiento de la norma 14 Sucursales y Oficinas de Atención 5 Archivo y Digitalización Oficial de Verificación de Documentos 2 Auditores Distribución de la Información con el Uso de Tecnología de Aplication Xtender

16 Procedimientos Financieros (Balance Activos) Efectivo: El efectivo COOPEDUC, R.L. lo mantiene en la cuenta corriente en los bancos de confianza escogidos. Efectivo FIRMAS AUTORIZADAS Cheques Efectivo en Cajas Auxiliares Arqueos Conciliación Bancaria 8 Contabilidad y Administradores

17 Asegurarse de la presentación oportuna de los informes de naturaleza prudencial, estadística o financiera solicitados por la cooperativa de conformidad con el régimen de COOPEDUC, R.L. Asesorar a la cooperativa sobre la elaboración y ejecución de las políticas internas para la prevención de los diferentes tipos de riesgos. Organizar la capacitación del personal y notificación de operaciones sospechosas a la Unidad de Análisis Financiero. Divulgar entre el personal de la cooperativa todas las disposiciones legales y reglamentarias establecidas por las autoridades de Panamá. Elaborar informes relacionados con la prevención de blanqueo de capitales que sean solicitados por la Unidad de Análisis Financiero. Enlace ante el Instituto Panameño Autónomo Cooperativo (IPACOOP) y la Unidad de Análisis Financiero (UAF). Velar por la implementación de medidas para la debida custodia de los documentos y formularios relacionados con la prevención del blanqueo de capitales por el plazo establecido por la ley.

18 LEY 42 QUE ESTABLECE LAS MEDIDAS DE PREVENCIÓN DE BLANQUEO DE CAPITALES GUÍA DE REQUISITOS DE AHORRISTAS SOLICITUD DE INGRESO SOLICITUD DE APERTURA DE CUENTA REGLAMENTO DE CUMPLIMIENTO DE COOPEDUC

19 OBJETIVOS: Diagnósticos sobre la madurez de los procedimientos y controles de seguridad de la información. Revisión sobre la efectividad de los controles en los equipos tecnológicos y los programas. Revisión sobre la integridad de datos. Diseño e implantación de una estrategia para la privacidad y protección de datos. Revisión de cumplimiento de regulaciones sobre seguridad de información.

20 Funciones: Seguimiento a las actividades que resultaron de la Auditoría de Sistemas y de las Pruebas de Vulnerabilidad (Penetration Test) Proyecto de Oficina de Contingencia Proyecto de Data Center Certificados de Seguridad del Sistema de Verificación de Identidad (SVI). Tarjeta de Transferencia Segura (TTS) Enlaces de Comunicación con las Oficinas de Atención de Redes Multinivel.

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