Manual de Organización Secretaría Técnica

Transcripción

1 Manual de Organización Secretaría Técnica

2 Directorio Institucional 2 Lic. Edgar Castillo Martínez Presidente Municipal Constitucional C. Salvador Maldonado Alcántara Síndico Municipal C. Yadira Jacqueline García Vargas Primera Regidora C. María Cortez Cruz Segunda Regidora Profr. Francisco Gómez Marín Tercer Regidor Lic. Álvaro Reyes Olvera Cuarto Regidor C.P. Francisco Lugo Arce Quinto Regidor Lic. Angélica Mendoza Mendoza Sexta Regidora C. Jorge Vega Miranda Séptimo Regidor Lic. Edgar Martínez Zarza Octavo Regidor C. Hipólita Cruz Martínez Novena Regidora Ing. Daniel Arciniega Sandoval Décimo Regidor

3 Índice Pág. Presentación 5 3 Valores 6 Estamos comprometidos a 7 Marco jurídico 8 Estructura orgánica 10 Objetivo General, Misión y Visión 11 Objetivos y Funciones 12 Organigrama 27 Directorio Interno 28 Validación 29 Aprobación 30 Hoja de Actualización 31

4 Con el propósito de fomentar un entorno de respeto e igualdad entre el personal de la Secretaría Técnica que considere los principios básicos de igualdad y equidad, existente entre hombres y mujeres para su óptimo desarrollo personal y profesional; toda referencia, incluyendo los cargos y puestos en este Manual, al género masculino lo es también para el género femenino, cuando de su texto y contexto establezca que es para uno y otro género. 4

5 5 Presentación El presente Manual de Organización es un instrumento administrativo y normativo de la Administración Pública del Municipio de Jilotepec. En este Manual de Organización, se identifican y dan a conocer las funciones, que corresponde realizar a la Secretaría Técnica; cuyo propósito es ser una herramienta de consulta diaria para facilitar el conocimiento y desempeño de funciones de los servidores públicos, al permitir tener una mayor certidumbre en el desarrollo de sus actividades y la adecuada coordinación entre las áreas, delimitando sus responsabilidades. La Secretaría Técnica se erige como la Dependencia encargada de la coordinación administrativa entre Dependencias y Entidades; promoverá las relaciones públicas tanto internas como externas, propiciará la comunicación entre la ciudadanía y gobierno, informando oportunamente la gestión que la Administración realiza para la obtención del bien común. Para el logro de sus fines se pretende que con la aplicación del presente manual, se optimicen recursos, se eficienten las labores relativas a selección e inducción del personal de nuevo ingreso, así como para establecer procesos de simplificación y modernización administrativa.

6 Valores Gratitud Los servidores públicos reconocerán que la sociedad ha depositado su confianza en ellos, correspondiendo con agradecimiento todos aquellos beneficios que se desprendan del desempeño de sus funciones. Humildad Los servidores públicos de Jilotepec deberán actuar con una actitud sensible y solidaria, de respeto y apoyo hacia la sociedad. Trato Humano El servidor público debe dar a las personas un trato digno, cortés, cordial y tolerante. Está obligado a reconocer y considerar en todo momento los derechos, libertades y cualidades inherentes a la condición humana. Responsabilidad Cumplir con la máxima diligencia en el servicio que le sea encomendado y abstenerse de cualquier acto u omisión que implique abuso o ejercicio indebido de un empleo, cargo o comisión. Todas las decisiones y acciones del servidor público deben estar dirigidas a la satisfacción de las necesidades e intereses de la sociedad, por encima de intereses particulares ajenos al bienestar de la colectividad. Lealtad Los servidores públicos aceptan los vínculos implícitos en su adhesión a la Administración a la que pertenece, de tal modo que refuerza y protege, en su trabajo cotidiano, el conjunto de valores que aquélla representa. 6

7 7 Estamos comprometidos a Los integrantes de la Administración estamos comprometidos con la IGUALDAD SUSTANTIVA, para ello emprenderemos acciones, medidas estructurales, legales o de política pública; que eliminen la discriminación contra las mujeres que menoscaba o anula el reconocimiento, goce o ejercicio de sus derechos humanos y las libertades fundamentales, y supondrá el acceso a las mismas oportunidades, considerando las diferencias biológicas, sociales y culturales de mujeres y hombres. Velaremos en el cumplimiento de nuestras funciones que no se realicen actos de discriminación en contra de otros servidores públicos, usuarios o la población jilotepequense en general; por motivos de origen étnico o nacional, género, edad, discapacidad, condición social, condiciones de salud, religión, condición migratoria, opiniones, preferencias sexuales, estado civil o cualquier otro que atente contra la dignidad humana. Nos comprometemos a que nuestros actos se lleven a cabo con legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia; bajo las premisas de la inclusión, la tolerancia, la dignidad humana, la transparencia, la hospitalidad y la solidaridad, atendiendo las necesidades y servicios públicos que requieren los hombres y mujeres de Jilotepec

8 Marco Jurídico 8 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Ley de Bienes del Estado de México y de sus Municipios. Ley del Trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México. Ley de Planeación del Estado de México y Municipios. Gaceta del Gobierno. Ley para el uso de Medios Electrónicos del Estado de México. Ley para la Mejora Regulatoria del Estado de México y Municipios. Ley Orgánica Municipal del Estado de México. Ley de Ingresos del Estado de México para el Ejercicio Fiscal del año correspondiente. Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de México para el Ejercicio Fiscal del año correspondiente. Código Administrativo del Estado de México. Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México. Código Financiero del Estado de México y Municipios. Código Civil del Estado de México. Código de Procedimientos Civiles del Estado Libre y Soberano

9 de México. 9 Reglamento de la Ley de Planeación del Estado de México y Municipios. Reglamento del Libro Décimo Segundo del Código Administrativo del Estado de México. Reglamento del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México. Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México. Todos los Reglamentos inherentes y aplicables al marco jurídico citado Bando Municipal 2012 Gaceta Municipal, 5 de Febrero de 2012 Código Reglamentario del Municipio de Jilotepec Gaceta Municipal, de de Acuerdo de Cabildo de fecha de de 2013 por la que se aprueba la estructura orgánica del H. Ayuntamiento, publicada en Gaceta Municipal, de de 2013.

10 Estructura Orgánica 10 Secretaria Técnica Subdirección de Innovación Municipal o Departamento de Gobierno Electrónico o Departamento de Difusión Institucional Subdirección Interinstitucional Subdirección de Comunicación Social o Medios Electrónicos o Boletines y Medios Gráficos o Enlace Informativo Auditoria Externa

11 11 Objetivo General Formar al mejor Municipio del Estado de México. Misión Promover acciones encaminadas al establecimiento de mecanismos de coordinación y colaboración entre las Dependencias y Entidades de la Administración, para la ejecución de los acuerdos del Ayuntamiento o que expresamente sean encomendadas por el Presidente Municipal. La modernización de las estructuras administrativas, la implementación del Gobierno electrónico, así como coordinar y verificar el cumplimiento de los acuerdos, programas o compromisos institucionales, informando permanentemente de manera eficaz, clara y oportuna a los integrantes de la Administración y a los habitantes de Jilotepec. Visión Ser una Dependencia generadora de una nueva cultura administrativa, cuyo eje central sea el desempeño adecuado de la gestión; dirigiendo, coordinando y controlando la operación encomendada a cada unidad administrativa, con el objeto de propiciar una eficiente atención a los jilotepenses.

12 Secretaria Técnica 12 Objetivo Coordinar y verificar el cumplimiento de los programas, acciones, compromisos e instrucciones que dicte el Presidente Municipal mediante la coordinación permanente con las dependencias municipales, así como, con los sectores social, público y privado; y vigilar el puntual cumplimiento de los programas y acciones derivadas del Plan de Desarrollo Municipal; informando permanentemente sobre los avances obtenidos a través de los diversos medios de comunicación, así como el Portal del Municipio. Funciones Coordinar la organización y desarrollo de Reuniones de Gabinete ampliados y especializados. Preparar las sesiones de los Consejos, Comisiones y Comités vinculados a la planeación económica, financiera y administrativa. Registrar y llevar el seguimiento de los acuerdos de Gabinete, Consejos, Comisiones y Comités. Atender las acciones de apoyo técnico y asesoría que le encomiende expresamente el Presidente Municipal. Llevar el seguimiento y registro del cumplimiento de los acuerdos del Presidente Municipal en reuniones de los consejos, comisiones o comités. Instruir el seguimiento y evaluación de los programas, obras y acciones del gobierno municipal. Identificar, jerarquizar y dar seguimiento a la agenda política y de gestión gubernamental sobre temas relevantes y estratégicos del quehacer público municipal, que deban ser considerados por el Presidente Municipal. Realizar la crónica del quehacer gubernamental del municipio. Coordinar la elaboración del programa anual de comunicación social.

13 13 Coordinar la integración y formulación del Programa especial de 109 días de gobierno municipal. Desarrollar las demás funciones inherentes al área de su competencia, las que señalen las disposiciones legales aplicables y las asignadas directamente por el Presidente Municipal.

14 14 Objetivo Subdirección de Innovación Municipal Impulsar la mejora, simplificación y estandarización de los procesos de organización y de operación, proponiendo sistemas administrativos más eficientes. Funciones Coordinar la adecuada implementación de estrategias que permitan la mejora administrativa de manera continua. Generar e implementar planes de acción derivados de las auditorias externas. Coadyuvar a la elaboración, actualización y validación de las estructuras orgánicas e instrumentos administrativos de las dependencias de la Administración. Establecer mecanismos de coordinación con las dependencias y entidades involucradas en la elaboración, actualización, aprobación y publicación de los manuales de organización y procedimientos. Brindar asesoría técnica y capacitación en materia de desarrollo institucional a las dependencias que lo soliciten. Verificar que los manuales de organización de la Administración cumplan con los lineamientos técnicos establecidos en la materia, previo a su autorización. Revisar, dictaminar, formular y actualizar los manuales de organización de las dependencias Municipales. Elaborar instrumentos administrativos e impartir cursos de capacitación encaminados a eficientar la organización y funcionamiento de la Administración, para mejorar la atención al público. Proponer la metodología para elaborar el diagnóstico y

15 15 rediseño de los procesos de las Dependencias y Entidades. Opinar respecto a la creación, supresión o fusión de dependencias de la Administración. Desarrollar las demás funciones inherentes al área de su competencia, las que señalen las disposiciones legales aplicables y las asignadas directamente por el Secretario Técnico.

16 Departamento de Gobierno Electrónico 16 Objetivo Planear, dirigir, controlar y evaluar el diseño, construcción, implantación, operación y mantenimiento de los sistemas, redes de datos, hardware, así como las acciones inherentes a diseñar, implementar y administrar el portal de servicios web municipal. Funciones Coordinar la integración del programa de Gobierno electrónico, que permita brindar servicios a la ciudadanía mediante el portal web del municipio. Dirigir el sistema de control, seguimiento y evaluación del Programa de Gobierno Electrónico. Realizar un balance a corto, mediano y largo plazo las necesidades del Ayuntamiento en materia de informática y de comunicaciones. Proponer el programa anual de inversión y presupuesto de gasto corriente destinado a la adquisición de bienes de computación y comunicaciones, así como los aplicados a la contratación de servicios informáticos. Establecer mecanismos de seguimiento y evaluación que permitan un uso y aprovechamiento, óptimo, racional y eficiente de los bienes y servicios informáticos y de comunicaciones. Dirigir las actividades relacionadas con el análisis, diseño, instrumentación, pruebas y mantenimiento de los sistemas de información automatizados. Coordinar la instrumentación y operación de los sistemas de comunicación para el Ayuntamiento. Coordinar el mantenimiento para el equipo de cómputo y comunicaciones, con el propósito de mantenerlo en óptimas condiciones de operación. Proponer la utilización de estándares respecto a

17 17 paquetes de propósitos generales, sistemas operativos, desarrollo de sistemas y metodologías, con la finalidad de facilitar en intercambio de información, el soporte y mantenimiento de sistemas de información. Recomendar el uso de herramientas computacionales y de comunicación que optimicen el desarrollo y operación de los proyectos informáticos y de comunicaciones. Planear, dirigir y controlar la prestación de los servicios internos y externos de mantenimiento preventivo y correctivo al equipo de cómputo, equipo de comunicaciones, periféricos y accesorios del Ayuntamiento. Planear, dirigir y controlar las actividades de instalación de software, equipos y redes en las áreas del Ayuntamiento. Evaluar permanentemente la factibilidad de automatizar procesos o procedimientos administrativos y tareas relacionadas con la función operativa de las Dependencias y Entidades. Organizar, coordinar, efectuar y evaluar la capacitación que en materia de informática se proporcione al personal, como parte de los programas de mejora profesional. Dictaminar técnicamente sobre contratación de personal de apoyo en las áreas de informática y comunicaciones, adquisición de software, compra de equipo de cómputo y comunicaciones, desarrollo de sistemas, y proyectos sobre la aplicación de tecnologías. Investigar nuevos esquemas y tecnologías que permitan optimizar las soluciones en telecomunicaciones. Establecer políticas y procedimientos para el uso racional de la infraestructura en comunicaciones. Planear la infraestructura de comunicaciones acorde a las necesidades de la Administración. Proponer soluciones integrales orientadas a la optimización de recursos a la reducción del costo de pertenencia y a la obsolescencia tecnológica. Elaborar dictámenes y opiniones técnicas para la

18 18 adquisición y contratación de equipos y servicios de transmisión de voz, telefonía y radiocomunicación Administrar, instalar, actualizar y mantener la infraestructura de hardware y software de las redes digitales y analógicas de comunicación entre los edificios que ocupan las oficinas. Monitorear y mantener funcionando en óptimas condiciones los servicios de internet y telefonía. Atender a través de monitoreo y/o mantenimiento preventivo, la operatividad de los nodos y dispositivos electrónicos de las redes digitales y telefónicas instaladas. Desarrollar las demás funciones inherentes al área de su competencia, las que señalen las disposiciones legales aplicables y las asignadas directamente por el Subdirector de Innovación Municipal.

19 Departamento de Difusión Institucional 19 Objetivo Coordinar la generación de información, análisis, estrategias y elementos de comunicación política, que coadyuven a la Difusión de los logros de la Administración. Funciones Coordinar la integración y formulación del Programa especial de 109 días del gobierno municipal. Dar seguimiento a las actividades que realizan las Dependencias y Entidades, con el fin de obtener datos precisos de los avances y resultados de la Administración. Conocer, recopilar información de actividades, programas y logros obtenidos en cada área de la administración, para la elaboración del informe de los 109 días de gobierno, así como para cada informe anual. Crear, actualizar y supervisar la aplicación adecuada del manual de identidad Desarrollar las demás funciones inherentes al área de su competencia, las que señalen las disposiciones legales aplicables y las asignadas directamente por el Subdirector de Innovación Municipal.

20 20 Subdirección Interinstitucional Objetivo Realizar el seguimiento y coordinación de las actividades que realizan las Dependencias y Entidades, con el fin de obtener datos precisos de los avances y resultados de los compromisos, acciones o programas; implementando sistemas de coordinación con las unidades administrativas que participen en su ejecución. Funciones Determinar las acciones de coordinación y cooperación que deberán ejecutarse con instituciones públicas y privadas. Verificar que los mecanismos de atención y apoyo a la ciudadanía funcionen de manera efite en la audiencia pública, llevando registro de las peticiones y coordinando la gestión de las mismas. Dar seguimiento a los compromisos contraídos del Presidente Municipal. Coordinar acciones entre Direcciones y Dependencias. Mantener relaciones públicas entre Organismos Públicos y Privados. Desarrollar las demás funciones inherentes al área de su competencia, las que señalen las disposiciones legales aplicables y las asignadas directamente por el Secretario Técnico.

21 Subdirección de Comunicación Social 21 Objetivo Abrir canales de información que contribuyan a reforzar y difundir las obras, logros y acciones del Gobierno Municipal, de manera eficaz, clara y oportuna con el fin de informar a los ciudadanos y generar una actitud de corresponsabilidad con sus Autoridades. Funciones Promover y fortalecer la imagen gubernamental a efecto de contribuir con el logro de las metas institucionales. Dar cobertura y difundir las actividades oficiales que realiza el Presidente Municipal o en su caso, los titulares de las dependencias municipales. Elaborar y distribuir oportunamente las publicaciones y los materiales promocionales que se emplearán en la difusión del quehacer gubernamental. Programar el desarrollo de campañas de difusión de la Administración. Elaborar los documentos informativos sobre la actividad gubernamental y coordinar su distribución entre los medios de comunicación. Programar y contratar en coordinación con la Dirección de Administración los medios y servicios de comunicación para difundir las actividades del Ayuntamiento. Coordinar las acciones de comunicación social en las diferentes delegaciones del municipio. Diseñar estrategias de comunicación social para divulgar el quehacer gubernamental. Elaborar y entregar oportunamente al Presidente Municipal, así como a los titulares de las dependencias municipales, una síntesis informativa de los asuntos relevantes de la acción gubernamental.

22 22 Preparar el diseño gráfico de las publicaciones y materiales promocionales que difundan actividades relevantes del Ayuntamiento. Establecer las políticas de imagen institucional del Ayuntamiento, tanto gráfica como conceptual. Supervisar la transmisión y publicación de mensajes en los medios de comunicación electrónicos, en términos de calidad y oportunidad de la información que se difunde. Coordinar, organizar y promover la cobertura de las giras y conferencias de prensa. Programar la asignación de reporteros y fotógrafos a las diversas actividades que realizan los servidores públicos municipales para recabar información y material de apoyo necesario para su difusión. Desarrollar las demás funciones inherentes al área de su competencia, las que señalen las disposiciones legales aplicables y las asignadas directamente por el Secretario Técnico.

23 Medios Electrónicos 23 Objetivo Difundir a la población los programas o acciones gubernamentales, mediante el diseño, implementación y operación de un sistema informativo electrónico municipal. Funciones Apoyar al Subdirector de Innovación Gubernamental y al Departamento de Gobierno Electrónico, en la actualización de la página electrónica del Ayuntamiento y coadyuvar en la actualización del sitio. Llevar a cabo la transmisión de las Sesiones de Cabildo y eventos, que por su relevancia pública, se considere necesaria su difusión a través de la página electrónica del Ayuntamiento. Clasificar y resguardar el material de producción, posproducción, edición y copiado del material informativo en video y audio. Organizar y dirigir las coberturas televisivas y radiofónicas de las actividades públicas y privadas que realice el Presidente Municipal. Canalizar los requerimientos de información de los medios de comunicación electrónicos a las unidades administrativas. Realizar el análisis correspondiente al reporte diario del monitoreo de radio y televisión. Dar seguimiento y monitoreo diario de las redes sociales del Municipio y del Presidente Municipal, informando al Subdirector de las eventualidades, peticiones, así como de la percepción pública. Desarrollar las demás funciones inherentes al área de su competencia, las que señalen las disposiciones legales aplicables y las asignadas directamente por el Subdirector de Comunicación Social.

24 24 Boletines y Medios Gráficos Objetivo Crear boletines u otras publicaciones de carácter gráfico, a fin de informar a la población de manera oportuna, los proyectos, resultados, planes, estrategias y posturas del gobierno municipal, a través de los medios de comunicación impresos. Funciones Elaborar los comunicados oficiales para su distribución a la prensa, la radio y la televisión, previa cobertura informativa de las actividades y programas institucionales. Coordinar con las dependencias de la Administración, la elaboración del material informativo de interés para la ciudadanía sobre los planes, programas y acciones del gobierno municipal. Informar con oportunidad al Subdirector de Comunicación Social, sobre cualquier acontecimiento de interés trascendental que se suscite en el municipio. Elaborar textos específicos de apoyo y orientación para las actividades de carácter institucional para su distribución en los medios. Desarrollar un sistema de administración documental de los productos informativos generados por la Dirección de Comunicación Social. Desarrollar las demás funciones inherentes al área de su competencia, las que señalen las disposiciones legales aplicables y las asignadas directamente por el Subdirector de Comunicación Social.

25 25 Enlace Informativo Objetivo Realizar la cobertura informativa y la emisión de la información oficial sobre las actividades del Presidente Municipal y de las Dependencias y Entidades municipales. Funciones Coordinar la distribución de comunicados oficiales para la prensa, radio y televisión, sobre las actividades realizadas por las autoridades municipales. Proporcionar a los representantes de los medios de prensa escrita y electrónica las facilidades necesarias para la cobertura informativa de las actividades del Presidente Municipal. Fungir como órgano autorizado para proporcionar información oficial sobre actividades y programas del Presidente Municipal, las Dependencias y Entidades. Concentrar y resguardar el acervo documental de discursos, entrevistas, fotografías y archivos electrónicos derivados de la cobertura informativa de las actividades del Presidente Municipal y de las dependencias municipales. Desarrollar las demás funciones inherentes al área de su competencia, las que señalen las disposiciones legales aplicables y las asignadas directamente por el Subdirector de Comunicación Social.

26 Auditoria Externa 26 Objetivo Coadyuvar al mejoramiento y aplicación de las estrategias de institucionales de la Administración, mediante el análisis, investigación y evaluación de la opinión pública y de la información generada sobre el gobierno municipal. Funciones Planear, coordinar y realizar estudios sobre las percepciones, actitudes, opiniones y comportamiento ciudadano con respecto a las acciones del gobierno municipal y de sus principales actores políticos, a efecto de proporcionar información relevante, objetiva y oportuna para la elaboración de nuevas estrategias. Proponer acciones tendientes al mejoramiento de la imagen institucional del gobierno municipal atendiendo el acontecer sociopolítico del municipio. Analizar la información generada, así como detectar aquellos referentes a inquietudes de la ciudadanía sobre temas específicos, con el propósito de canalizarla a las dependencias correspondientes para su atención. Coordinar la recopilación y la organización de información documental y audiovisual sobre las principales noticias emitidas por los diversos medios de comunicación sobre el Ayuntamiento. Desarrollar las demás funciones inherentes al área de su competencia, las que señalen las disposiciones legales aplicables y las asignadas directamente por el Secretario Técnico.

27 Organigrama 27

28 Directorio Interno 28 Lic. Secretaria Técnica Lic. Subdirección de Innovación Municipal Lic. Subdirección Interinstitucional Lic. Subdirección de Comunicación Social Lic. Departamento de Gobierno Electrónico Lic. Departamento de Difusión Institucional Lic. Medios Electrónicos Lic. Boletines y Medios Gráficos Lic. Enlace Informativo Lic. Auditoria Externa

29 29 Validación Lic. Secretario Técnico Lic. Director de Planeación

30 30 Aprobación Vo. Bo. Lic. Edgar Castillo Martínez Presidente Constitucional Municipal de Jilotepec Fecha del Oficio Aprobación Número de Oficio

31 31 Hoja de Actualización Manual de Organización de la Presidencia Municipal del H. Ayuntamiento de Jilotepec, México; enero de Primera Edición. Lic. Edgar Castillo Martínez Presidente Municipal Constitucional de Jilotepec Lic. Secretaria Técnica Lic. Responsable de Elaborar o Actualizar el Manual