MEMORIA ANUAL DE LA OFICINA GENERAL DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION, SISTEMAS Y ESTADISTICA

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1 2016 MEMORIA ANUAL DE LA OFICINA GENERAL DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION, SISTEMAS Y ESTADISTICA Director de la Oficina General de Tecnologías de Información, Sistemas y Estadística UNASAM

2 CONTENIDO CONTENIDO... 1 INFORME MEMORIA ANUAL PRESENTACIÓN... 1 MISION OGTISE... 2 VISION OGTISE... 2 OBJETIVOS ANUALES OGTISE ACTIVIDADES TRIMESTRALES DESARROLLADAS (POI) CAPITULO I... 4 UNIDAD DE GESTION DE SISTEMAS Y DESARROLLO DE SOFTWARE CAPITULO II... 6 UNIDAD DE SOPORTE TECNICO, EQUIPAMIENTO Y COMUNICACIONES CAPITULO III... 8 UNIDAD DE ESTADISTICA CAPITULO VII OPTIMIZACION Y REDISEÑO DE LOS SITEMAS... 15

3 INFORME MEMORIA ANUAL 2016 PRESENTACIÓN La oficina general de tecnologías de información, sistemas y estadística UNASAM, está encargada de desarrollar y mantener el buen funcionamiento del sistema informático de la UNASAM, brindar sistemas de evaluación de aprendizajes, así como generar y difundir las estadísticas del sistema universitario nacional y de la institución. Para el cumplimiento de sus funciones, se planificó y ejecutó actividades en el marco del plan operativo institucional (POI), diseñando estrategias de acuerdo con su misión, la OGTISE se encuentra en continua integración orientada cada vez más en apoyo a los procesos operativos, logísticos y administrativos de las diferentes áreas de la institución, constituyendo por lo tanto los Sistemas y la información un activo de alto valor para la Institución, que dirija las actividades de informática en forma coherente, minimizando los esfuerzos y costos en el logro de los objetivos, a fin de mejorar e impulsar una gestión institucional eficiente conduciendo así a los niveles de excelencia, propiciando una constante interrelación con el entorno. La actual gestión viene desarrollando actividades según el requerimiento en las diferentes áreas de la Institución que corresponden a las necesidades propias del servicio, dirigidos a la atención de procesos operativos, logísticos y administrativo a través de las tres unidades: - UNIDAD DE GESTION DE SISTEMAS Y DESARROLLO DE SOFTWARE. - UNIDAD DE SOPORTE TECNICO, EQUIPAMIENTO Y COMUNICACIONES. - UNIDAD DE ESTADISTICA. Ing. Jaime Yliam Minaya González Director OGTISE UNASAM

4 MISION OGTISE La Oficina General de Tecnologías de información, Sistemas y Estadística (OGTISE), tiene como misión fundamental la planificación, ejecución, control de gestión, evaluación continúa de las necesidades informáticas, aplicación y difusión de la estadística en la UNASAM. VISION OGTISE Es la unidad que planifica, coordina, y desarrolla Sistemas de Información y estadísticas contribuyendo a la toma de decisiones y a la formación de profesionales, integrando equipos interdisciplinarios tanto internos como externos. Cuenta con una infraestructura física óptima de espacio, recurso humano, equipo poderoso y moderno debidamente conectado; además del software de la más alta tecnología para la expansión de los servicios de información, como para el desarrollo de aplicaciones a nivel Institucional al OBJETIVOS ANUALES OGTISE 2016 Objetivo general: Desarrollar y mantener el buen funcionamiento del sistema informático de la UNASAM. Objetivo Específico: - Brindar sistemas de evaluación de aprendizajes. - Generar y difundir las estadísticas del sistema universitario nacional y de la institución. - Fortalecer la Gestión académica y hacer más eficiente la labor administrativa - Coordinar la ejecución de operaciones de mantenimiento, potenciación y reparación de los equipos informáticos de la UNASAM. ACTIVIDADES TRIMESTRALES DESARROLLADAS 2016 Nº ORDEN ACTIVIDAD UM PRESUPUESTO AVANCE TRIMESTRAL 2016 I II III IV TOTAL ANUAL PROYECTAR, FORMULAR LA IMPLEMENTACIÓN DE ESTACIONES BASE IN-BUILDING PARA TELEFONÍA CELULAR PROYECTAR Y ELABORAR LA IMPLEMETACIÓN DEL CIRCUITO DE VIDEO VIGILANCIA DE LA UNASAM. PROYECTAR, ASESORAR Y SUPERVISAR, LA INSTALACION DE LA RED DE FIBRA OPTICA EN EL LOCAL CENTRAL. PROYECTAR LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION UNIVERSITARIA SIGU MEJORAMIENTO DE LA RED DE TELEFONÍA DE LA SEDE CENTRAL acciones acciones S/. 2, % % S/. 2, % % acciones S/ % 30% 30% 20% 100% acciones S/. 2, % % acciones S/ % %

5 MEJORAMINETO DE LA RED DATOS DEL LOCAL CENTRAL MEJORA Y MANTENIMIENTO DEL PLAN OPERATIVO INFORMÁTICO - AESLAP IMPLEMENTACIÓN DE HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN MANTENIMIENTO DATA WHAREHOUSE Y MODELAR REQUERIMIENTOS DEL SIE MEJORAMIENTO DEL PROYECTO ENRIAP acciones S/ % % acciones S/. 5, % - 100% acciones S/.1, % % acciones S/. 2, % % S/. 1, % 100% acciones TOTAL S/. 21, Fuente: Unidad de Estadística OGTISE UNASAM. ACTIVIDADES TRIMESTRALES DESARROLLADAS (POI) 2016 Presupuesto Ejecutado Saldo S/ S/. 2, Implementación del sistema de gestión de la información SGSI. S/.1, S/. 1, Mejoramiento del proyecto ENRIAP. S./2, S/. 2, Mantenimiento data wharehouse y modelar requerimientos del SIE. S/.5, S/.1, S/. 1, S/. 5, implementación de herramientas de gestión de las tecnologías de la información mejora y mantenimiento del plan operativo informático - AESLAP S/ S/ Mejoramiento de la red datos del local central S/ S/ Mejoramiento de la red de telefonía de la sede central S/.2, S/. 2, proyectar la implementación del sistema de gestión universitaria SIGU S/.2, S/.2, S/ S/ S/. 2, S/. 2, Proyectar, asesorar y supervisar, la instalación de la red de fibra óptica en el local central. Proyectar y elaborar la implementación del circuito de video vigilancia de la UNASAM. Proyectar, formular la implementación de estaciones base in-building para telefonía celular S/ S/ Desarrollo de eventos de capacitación para el personal de la UNASAM. Fuente: unidad de estadística OGTISE UNASAM. ESTADOS PRESUPUESTALES DE SERVICIOS AL CIERRE 2016 PROGRAMADO EJECUTADO SALDO S/. 21, S/. 21, S/. 0.00

6 CAPITULO I UNIDAD DE GESTION DE SISTEMAS Y DESARROLLO DE SOFTWARE. 1. CONCEPTO GENERAL La unidad de gestión de sistemas y desarrollo de software es cargada de desarrollar, soporte mantenimiento y actualización a plataformas, sistemas, base de datos y aplicativos pertenecientes a la institución. 2. OBJETIVO Garantizar el correcto funcionamiento de todas las plataformas digitales pertenecientes a la institución 3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS Renovación y mantenimiento completo del portal web institucional, alineado al licenciamiento y acreditación universitaria. Implementación del sistema de control de visitas de la UNASAM. Control y mantenimiento del sistema de los 8 ejes del plan gobierno rector. Implementación del sistema de control de comensales del comedor universitario de la UNASAM. Desarrollo e implementación en la nube del sistema de tesorería para todas las sedes de la UNASAM. Desarrollo de la nueva página web de la UNASAM.

7 4. AVANCE DE ACTIVIDADES DESARROLLADAS EN LA UNIDAD DE GESTION DE SISTEMAS Y DESARROLLO DE SOFTWARE. Fuente: unidad de estadística OGTISE UNASAM.

8 CAPITULO II UNIDAD DE SOPORTE TECNICO, EQUIPAMIENTO Y COMUNICACIONES. 1. CONCEPTO GENERAL La unidad de soporte técnico, equipamiento y comunicaciones tiene bajo su responsabilidad el mantenimiento, reparación, administración, monitoreo, control de los equipos informáticos de la institución. 2. OBJETIVO Establecer comunicación con la finalidad de lograr la transmisión de datos entre las dependencias de la Institución, siendo la OGTISE encargada del desarrollo técnico para lograr tal fin. 3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS La unidad de soporte técnico, equipamiento y comunicaciones desarrollo las siguientes actividades durante el año 2016: ACCIONES CANTIDAD Soporte técnico 2 260,00 Software 1250,00 Hardware 1010,00 Comunicaciones 490,00 Redes 215,00 Correos institucionales 90,00 Servidores de red 100,00 Servidores web 85,00 Opinión técnica 100,00 Total 2 850,00 Fuente: Unidad de Estadística OGTISE UNASAM. Además se cumplió con las siguientes actividades: Se eliminó el riesgo de amenazas, de intrusos, a los sistemas SIAF, SIGA y otros de la UNASAM. Controlar, administrar el parque informático del local central. Ampliación de la red de datos a los ambientes del CPU y Admisión.

9 Instalación de la Red de Fibra Óptica entre locales de Shancayan y local central en calidad de arrendada hasta que se implemente el proyecto plataforma tecnológica de comunicaciones de la UNASAM. Reordenamiento y rediseño del cableado vertical en los armarios de telecomunicaciones en el centro de datos que administra nuestra oficina. Mantenimiento preventivo correctivo a servidores para mejorar su rendimiento. Ordenamiento del servicio de internet en local central por niveles de jerarquía y competencias de funcionamiento. Reducción de fallas de los servidores del centro de datos del local central. Puesta en operación del cañón multimedia de la alta dirección. Mejoramiento de la red de datos del local de shancayan, uniendo las redes aisladas de las diferentes dependencias en una sola. N DE ATENCIONES REALIZADAS EN EL AÑO 2016 POR LA UNIDAD DE SOPORTE TÉCNICO, EQUIPAMIENTO Y COMUNICACIONES. Fuente: Unidad de Estadística OGTISE UNASAM.

10 CAPITULO III UNIDAD DE ESTADISTICA. 1. CONCEPTO GENERAL La unidad de estadística reúne, clasifica y recuenta todos los hechos que tiene la institución, para poder contribuir a la toma de decisiones de la UNASAM. 2. OBJETIVO Organizar y ejecutar las operaciones de información estadística acorde a los indicadores de medición de la gestión universitaria para mejorar la calidad de la información institucional. 3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS La unidad de estadística desarrollo las siguientes actividades: ACTIVIDADES UM Cantidad Avance de Cumplimiento Registrar información estadística en los módulos web INEI, MINEDU, SIGU, MEF, PCM, ENRIAP. módulos 6 100% Recopilación y consolidación de información para la elaboración del anuario visitas 24 60% ACTIVIDADES UM Cantidad Avance de Cumplimiento Recopilación, consolidación y procesamiento de información para elaboración de la memoria anual institucional 2016 Recopilación, consolidación de información para reporte a SUNEDU Encuesta de recursos informáticos y tecnológicos UNASAM Encuesta de aceptación del sistema de trámite documentario STD V Actualización y mantenimiento del portal de transparencia visitas 40 10% visitas 12 25% dependencias % participantes % N acciones % Total de Actividades 207 Fuente: unidad de estadística OGTISE UNASAM

11 Fuente: unidad de estadística OGTISE UNASAM CONSOLIDADO DE ACTIVIDADES DESARROLLAS POR LA OGTISE 2016 UNIDADES Unidad De Gestión de Sistemas y Desarrollo de Software Unidad de Soporte Técnico, Equipamiento y Comunicaciones. ACTIVIDADES 6 Proyectos 2850 Atenciones Unidad de Estadística. 207 Atenciones Fuente: unidad de estadística OGTISE UNASAM Fuente: unidad de estadística OGTISE UNASAM

12 CAPITULO IV LOGROS OGTISE 2016 Se logró concluir con el Inventario Físico de bienes ENRIAP OGTISE Se logró aprobar la directiva aprobada con RR N Se logró el mejoramiento del sistema eléctrico del taller de la Oficina General de Tecnología, Sistemas y Estadística para la instalación del aire acondicionado del centro de datos. Se logró reducir los gastos de acceso a internet en aproximadamente S/.4700, 00 soles mensuales. Generando un ahorro de aproximadamente de S/ ,00 soles al año. Se logró mejorar los accesos al SIAF asignando usuario y contraseña a cada uno de los respóndeles del manejo de dicho sistema. Se logró acondicionar del DATA CENTER. Se logró eliminar pagos a terceros que pretendieron regularizar cobros por sistemas que ya existían en la UNASAM. Se logró poner en marcha la licitación pública Mejoramiento de la Plataforma Tecnológica de Comunicaciones de la UNASAM Se logró reducir los gastos por compra de licencia de antivirus como se muestra en el cuadro abajo, ahorrando a nuestra institución aproximadamente S/ soles. Gestión anterior antivirus SOPHOS S/ ,00 No aparece en ranking Gestión actual S/ ,02 Kaspersky ranking en Nº 02 del top ten Fuente:

13 Se logró concluir con levantar información vía encuesta del inventario de recursos informáticos y tecnológicos que actualmente vienen siendo usados en la UNASAM, cuyo resultado se evidencia en la siguiente tabla. N Nombre de Oficina / Unidad NOMBRE DEL SISTEMA PLATAFORMA 1 Repositorio Institucional DSPACE Vrs Web 2 Unidad de Trámite Documentario SICARES, SISRES escritorio 3 Unid de Supervisión de vigilancia DEVICE escritorio 4 Oficina General de Planificación Indicador de Gestión escritorio 5 Centro de Investigación Ambiental CIIADERS web 6 7 Unidad de Escalafón y Capacitación Procuraduría Pública Universitaria 8 Unidad de Control Patrimonial SISESCA Aplicativo informático de demandas judiciales y arbitrales SIMI SINABIP Módulo de Recaudación de edificios y terrenos escritorio Web web Web Web 9 Facultad de Ciencias Página Web Institucional Web 10 Centro de Idiomas SIGA CID UNASAM Web Fuente: unidad de estadística OGTISE UNASAM

14 Se logró Incluir a la UNASAM dentro del Programa Nacional Transversal de Tecnologías de la Información y Comunicación, como se muestra. Se Logró Iniciar las coordinaciones con el EDUROAM para incluir a la UNASAM en la comunidad de educación e investigación, permitiendo que los estudiantes, investigadores y académicos obtengan conectividad Internet a través de su campus y cuando visiten otras instituciones participantes con sólo abrir su portátil. Se logró iniciar las coordinaciones para incluir a la UNASAM en el proyecto EDUROAM. Se logró iniciar el proceso de compra de dos servidores. Se logró mejorar el procedimiento de evaluación d los sistemas, aplicaciones, etc, que se adquieren en la UNASAM. Se logró capacitar al personal de OGTISE en la administración del Antivirus. Se logró capacitar a las autoridades de la UNASAM en el uso y funcionamiento del sistema de gestión administrativa 8 Ejes de plan gobierno del rector. Se eliminó la compra de software a medida para la UNASAM.

15 CAPITULO V DIFICULTADES Actualmente, no cuenta con suficiente número de profesionales de formación académica. Falta de capacitación especializada financiada por la institución. Los servidores necesitan un ambiente adecuado para su óptimo funcionamiento. Rápida obsolescencia de los recursos tecnológicos con que cuenta la OGTISE. Alto costo de Software y demora en la entrega de requerimientos de softwares de parte de las oficinas y facultades. Proceso de contratación obstaculizado por criterios personales, no exactos. Falta de centralización de los recursos informáticos y sistemas. Administrados por oficinas no competentes en temas de seguridad de la información. No cumplimiento al reglamento de organización y funciones de la UNASAM. No cumplimiento al manual de organización y funciones de la UNASAM. Falta de capacitación del personal a cargo de los bienes informáticos. Demora en la entrega de información requerida por SUNEDU, Oficina de Calidad para Licenciamiento institucional, INEI, comités de Acreditación de las direcciones de escuelas y MINEDU. Falta de aplicación de la ley servir Nº en nuestra institución. Falta de apoyo de las oficinas con la capacidad de ejecutar gasto. Desconocimiento de nuestra actividad de parte de las autoridades universitarias. Disputa de competencias en determinados proyectos entre las autoridades de la alta dirección.

16 RECOMENDACIONES CAPITULO VI Difusión de valoración y sensibilización del uso del Portal Web, por parte de los usuarios de la UNASAM. Se recomienda generar Directivas de cumplimiento aplicadas a las diferentes dependencias de la UNASAM, muchas de ellas no cumplen con él envió oportuno de la información solicitada, generando retrasos en el cumplimiento de las funciones de la Unidad de Estadística. Las dependencias de la UNASAM tienen la información o datos en distintos formatos (base de datos, hojas de cálculo, textos, presentaciones), por lo que se recomienda el uso de un solo formato. Se recomienda tener personal especializado permanente para que no dificulte las actividades de la Oficina General de Tecnologías información, Sistemas y Estadística.

17 CAPITULO VII OPTIMIZACION Y REDISEÑO DE LOS SITEMAS TESORERIA: ANTES TESORERIA: AHORA UNASAM WEB: ANTES UNASAM WEB: AHORA

18 NUEVOS PROYECTOS: NUEVOS PROYECTOS: NUEVOS PROYECTOS: NUEVOS PROYECTOS: