REGULAR EL STOCK Gem3 v Fecha: Versión Doc.: 1.0.3

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1 REGULAR EL STOCK Gem3 v Fecha: Versión Doc.: Conceptos Generales 2.- Primeros pasos 3.- Contar los artículos de mi almacén o División del almacén o Una Primera regulación parcial o Recuento Manual 4.- Listos para Activar 5.- Todos ayudan a contar 6.- Las típicas equivocaciones 7.- El stock inicial

2 1.- Conceptos Generales. En nuestro sistema podremos tener dados de alta tantos almacenes como creamos oportuno. Lo más lógico y efectivo, suele ser tener un almacén por delegación, de forma que se acerque lo máximo posible a la realidad. En cada almacén, gem3 diferencia tres estados claramente diferenciados: Almacén E A D Venta, Trasvase, Mvto. De almacén interno Compra, Abono de cliente Reserva Entrada en Taller Salida de Taller Devolución de cliente Devolución a Proveedor Disponible Apartada Defectuosa La zona E es la mercancía disponible para la venta. La zona A es la mercancía apartada, es decir, reservada para un cliente, por ejemplo. La zona D es la mercancía defectuosa, es decir, la disponible que se ha roto, o artículos defectuosos devuelto por los clientes. Se establecen una serie de reglas, encaminadas a mantener cierta integridad en la información: Para vender a un cliente, la mercancía debe estar en E (Disponible) No es posible vender desde las zonas A y D No es posible comprar mercancía a un proveedor a la zona D, sólo a la E. Para pasar mercancía a la zona D o es una devolución de defectuoso de un cliente, o una entrada en taller desde la zona E Para sacar mercancía desde la zona D, o se la devolvemos a un proveedor, o utilizamos una nota de Salida de Taller. Para apartar mercancía, esta debe estar en la zona E y se realiza mediante una venta de estado A Aparte, siempre podremos realizar regulaciones de stock, que nos permitan cambiar individualmente cada artículo, en cada almacén y en cada estado. De esto tratarán, los siguientes capítulos.

3 2.- Primeros Pasos. Toda implantación de software de gestión, implica asumir una serie de prioridades a la hora de ir controlando diferentes áreas de la administración de la empresa. Es obvio pensar, que la venta es lo más prioritario, seguido de la gestión del cobro, etc Pero más tarde o más temprano, deberemos asumir la necesidad de controlar el stock. Tener un stock correcto, sirve para muchas cosas: Saber si tenemos o no de algún producto, sin ir a mirar. Valorar nuestro stock. Controlar la posible perdida/extravío/robo de artículos. Detectar posibles problemas en el registro de artículos, a la hora de comprar/vender. Saber el beneficio porcentual por artículo. Etc En el momento que decidamos acometer la tarea, nuestro inventario mostrarán montones de artículos con stock negativo. Esto es debido, a que al empezar a utilizar gem3, disponíamos ya de un determinado stock que hemos ido vendiendo Así que, lo primero que tendremos que realizar es un recuento del stock actual del almacén, para que podamos registrar las cantidades reales que existen en él.

4 3.- Contar los artículos de mi almacén. Visto así, el proceso de regular el stock parece complicado. Mi almacén es ENORME, está lleno de diferentes artículos, y para contar necesito que no se esté vendiendo, ni comprando Esta situación, es difícil de que se produzca Cómo resolvemos en gem3 esta situación? Permitiendo que se realicen regulaciones de stock parciales, de forma que podamos ajustar el stock de un almacén completo poco a poco. Estos procesos, durarán poco tiempo, y en pocos días tendremos contados todos los artículos. No habrá necesidad de parar la venta ni la compra, y cada vez que terminemos de introducir uno de estos conteos parciales, empezaremos a trabajar con un stock correcto de los artículos que incluyan División del almacén. Normalmente, todo almacén dispone de divisiones físicas que facilitan el orden de los artículos que contiene. Estanterías, expositores, plantas, habitaciones, etc Además, los artículos se suelen agrupar por gamas y familias, de forma que los artículos pertenecientes a gamas o familias iguales, suelen estar en el mismo sitio. A veces, dependiendo de la marca, también se agrupan en unos lugares u otros. La idea es marcar subgrupos pertenecientes a estas partes del almacén de forma que cada uno forme parte de un conteo parcial.

5 3.2.- Un primera regulación parcial. Para realizar regulaciones de stock, necesitamos primero obtener la lista de lo que quiero contar. Para un primer ejemplo, nos centraremos en una estantería de nuestro almacén donde se incluyen TODAS las planchas de la marca Braun. Lo primero, será realizar una primera REGULACION STOCK Vayamos al lugar oportuno Menú Principal > Almacén > Regular Stock Decidimos sobre qué almacén queremos realizar el recuento Pulsamos añadir Escribimos un concepto que defina bien que lista estamos haciendo. Establecemos la fecha y el momento en el que vamos a realizar la ACTIVACIÓN del recuento (Esto es el momento a partir del cual el stock del sistema nos mostrará lo que le hemos dicho). No marcamos el CHECK Stock Inicial ya que esto que vamos a hacer es una regulación parcial (Más adelante analizaremos ampliamente esta opción).

6 Ahora, debemos incluir la lista de artículos que se supone vamos a contar Para ello, disponemos del botón: Seleccionamos todos los artículos que contiene la lista, pulsando sobre el cuadro Superior-Izquierdo Utilizando comodines, y teniendo en cuenta que el nombre de la marca forma parte de la descripción del artículo, utilizando la cadena: *plancha*braun* El resultado se parecerá bastante al pretendido También disponemos de la estructura de gamas y familias, para filtrar, centrándonos en la familia PLANCHAS de la gama GAMA P.A.E., obtendríamos una lista de planchas simplemnte escribiendo *braun* y marcando el check: Dentro de la Gama/Familia Seleccionada Incluimos todos los artículos seleccionados anteriormente. Y aceptamos

7 3.3.- Recuento manual Con la lista ya establecida, el siguiente paso será obtener un informe en papel que nos sirva para contar MANUALMENTE la cantidad de artículos que existen realmente Una vez impreso el documento de recuento nos damos cuentas que se nos han colado dos artículos que no son planchas de planchar ropa, sino de planchar pelo (MOLDEADORES) Para sacar este par de intrusos de la lista modificaremos y eliminaremos las líneas con el botón: Finalmente, volvemos a sacar el informe de la nueva lista

8 En la lista, disponemos de 3 casillas que representan las tres posibles situaciones que puede tener un artículo en el almacén Defec.: Mercancía Defectuosa Apart.: Mercancía apartada (Reservada para un cliente) Disp.: Disponible para la venta. Tranquilamente vamos rellenando las casillas, para posteriormente incluir la información en la propia regulación de stock Como podemos observar, existen un par de columnas que contienen 0,00 relativas al control del coste. Cuando incorporamos stock desde una regulación (a diferencia de hacerlo con una compra) debemos marcar el coste de compra de los productos, para facilitarnos una primera aproximación al coste real del almacén. Disponemos de un mecanismo capaz de costear el recuento realizado, siguiendo varios métodos El primero, utiliza el precio de compra que tengamos almacenado en la relación del artículo con su proveedor. El segundo, estimará un coste medio de compra analizando las compras y efectuadas. El tercero, aplicará el último precio de compra detectado. Para este ejemplo, hemos utilizado el precio medio de compra

9 4.- Listos para activar. El proceso de activar una regulación, consiste en establecer REALMENTE movimientos de entrada o de salida, para facilitar que el stock coincida con el que hemos establecido. La principal ventaja de este método, consiste en que nadie nos obliga a activar una regulación justo cuando hayamos terminado de crearla. Podemos hacerlo en cualquier momento, ya que el sistema contará movimientos posteriores que se hayan hecho y será capaz de adaptarlos convenientemente En nuestro ejemplo, el recuento se realizó el día y se acabó de contar exactamente a las 15:00 de la tarde Si tenemos que activar el día siguiente, el sistema colocará el stock de la lista a la fecha y hora exacta, no importando que se hayan realizado otros movimientos de los artículos relacionados Para activar, disponemos de un botón en la ventana de Regulaciones de Stock Tras una conveniente pregunta de confirmación, empieza el proceso Lo primero, que se realizará es el cálculo del stock que se supone habría el a las 15:00, tras lo cual se comparará con lo indicado en la lista

10 Lo más probable, es que se encuentren stocks de artículos no incluidos en la lista y el sistema suponga que no existen a la fecha de activación El proceso preguntará si queremos poner a cero esos artículos, a lo cual debemos responder NO ya que solo estamos tratando los artículo de la lista (Regulación Parcial) Una vez terminado el proceso, nos daremos cuenta claramente: El resultado El resultado debería ser que ha fecha :00 el stock de los artículos, en sus diferentes partes: DEFECTUOSO, APARTADO y DISPONIBLE sea el que incluimos en la lista. Cosa fácilmente comprobable mirando en el inventario.

11 Lo que ha ocurrido, es que se han generado movimientos asociados a una nota de regulación de stock, para añadir o quitar, de forma que el resultado sea el convenido. Si miramos los movimientos de un artículo como el: PLANCHA BRAUN SI obtendremos: Podemos observar, como se han incluido una unidad para los estados: A (Apartado), E (Disponible) y D (Defectuoso)

12 5.- Todos ayudan a contar Es posible que el recuento del almacén sea algo tan importante, que no podamos esperar a que se cuente poco a poco. Un método ágil de conteo se basa en la participación del máximo número de personas a la hora de contar un almacén. La idea es simple: Basándonos en el concepto de múltiples recuentos parciales, podemos generar tantas listas como queramos, y hacer que cada persona se encargue de una en concreto. El resultado serán múltiples listas de conteos cada una rellenada por una persona, de esta forma podremos combinarlas para obtener una sola lista de cantidades. Obtendríamos algo parecido a esto Tanto Pedro, como Pilar, como Pepi, han intervenido cada uno contando una lista de artículos que le hemos dado Una vez incluido cada lista con sus conteos, disponemos de un botón: permite UNIR las tres listas en una sola, que será la que acivemos que nos

13 Basta con que seleccionemos las listas y pulsemos sobre él. Se nos pregunta si estamos decididos a combinar las regulaciones en la primero: Parcial Pedro. Una respuesta afirmativa comenzará el progreso de mezcla de las regulaciones de Pilar y Pepi, sobre la primera, la de Pedro. Como paso previo a la Activación de la regulación, cambiamos el concepto para que refleje que intervinieron tres personas en el recuento. Finalmente, quitamos de en medio las regulaciones de Pilar y Pepi, debido a que ya existen en la del total. Para ello, las seleccionamos y pulsamos sobre el botón Eliminar.

14 6.- Las típicas equivocaciones. Todos somos humanos, y como tales, las equivocaciones forman parte de nuestra vida. En un proceso de conteo, será normal que se produzcan fallos. Veremos diferentes tipos de errores: Cantidad incorrecta o Es bastante simple de cometer, basta con que contemos una cantidad pero apuntemos otra. El problema de contar de más es peor que de menos, ya que se detectará en el momento que queramos vender de ese artículos y el sistema no nos deje. Referencia incorrecta o Es probable, también, que nos equivoquemos a la hora de referenciar un artículo y lo contemos como si fuera otro. Lugar incorrecto. o Otro fallo común, es contar un artículo en un almacén diferente al que realmente está. Estados incorrectos o Se trata de contar como defectuoso, algo que está disponible o viceversa También si contamos como disponible, algo que está apartado, etc Por lo general, estos errores se detectarán al momento de realizar una venta, si vemos que no existe stock suficiente de un producto en el sistema, pero sí que existen físicamente. También, al devolver un producto defectuoso al proveedor, etc Podemos establecer mecanismos de verificación de stock, para detectar otra serie de situaciones que hagan que nuestro stock no esté fino. Por ejemplo, robos, pérdidas, etc Para ello, basta con realizar regulaciones periódicas de stock, que detectarán posibles diferencias con el stock que dice el sistema, del que realmente hay. Estas regulaciones de control, a diferencia de las parciales que vimos anteriormente, nos muestran información de stock según gem3 y las casillas para rellenar que ya conocemos de: stock disponible, apartado y defectuoso La lista que acabamos de crear, contiene las LAVADORAS del Almacén Central, y hemos activado el check: Esto nos permite observar en determinadas columnas, el stock que el sistema tiene registrado

15 La lista para el conteo, ahora nos muestra a la izquierda de las casillas el valor del stock que se supone, tiene almacenado el sistema gem3. Esto nos permite revisar que disponemos de las lavadoras correctas

16 7.- El stock Inicial. Las mejores condiciones de implantación de un software de gestión pasan por establecer la mayoría de los datos necesarios para el funcionamiento de la misma Es decir, lo ideal es partir de un verdadero stock inicial justo antes de empezar a trabajar con gem3. También estaría bien tener referenciado todos los artículos que nos van a hacer falta, con sus precios de compra y los proveedores que me lo facilitan Para el caso de contabilidad, disponer de las subcuentas que me van a hacer falta, etc, etc Pero la realidad, nos golpea Por eso, gem3 se adapta a que las cosas se vayan marcando poco a poco El stock inicial no es más que un recuento que se realiza al comienzo (antes de empezar a trabajar con gem3) que permite que los almacenes de gem3 marquen un stock exacto Es muy útil en todo lo relativo a informes de rentabilidad, ya que es una referencia para controlar cual ha sido la variación de existencias, es decir, cuanto teníamos antes de empezar y cuanto tenemos ahora. El inventario inicial, es una regulación de stock, que tiene activo el check: y determina que a partir de la fecha de activación, el stock es el que tenemos marcado en la lista. Otra ventaja importante de este tipo de regulación es que no importa que se realicen movimientos de stock antes de ella, el stock justo en esa fecha siempre será el mismo. Volviendo un poco al comienzo de este capítulo, y analizando la imposibilidad de hacer las cosas en su momento, gem3 permite establecer el stock inicial a posteriori. Esto es, permite definir un stock inicial en base a los movimientos establecidos desde el comienzo de año y el stock que existe actualmente Para ello, es obligatorio tener un stock actual correcto. La idea es realizar un recorrido descendente, mirando que hemos vendido y comprado de cada artículo, y estableciendo un stock inicial virtual Ejemplo: tenemos 20 de un artículo si miramos hacia atrás vemos que hemos comprado 10 y vendido 2, lógicamente antes de empezar disponiamos de =12 Si inicialmente disponiamos de 12, al vender 2 y comprar 10, tendriamos los 20 que actualmente existen en el sistema En la ventana de Regulaciones de Stock disponemos de una subopción: Generar Stock Inicial a fecha dentro del menú Stock

17 El sistema nos preguntará por la fecha donde queremos incorporar la regulación de stock inicial. Por defecto, aparecerá el 1 de Enero del año en curso Una vez generada la regulación, podremos observar en la lista de movimientos de almacén, como algunos artículos pasan a tener como stock inicial, exactamente la cantidad que hemos vendido. Año Actual Stock Incorrecto Stock Correcto Comienzo de Uso Gem3 Momento Actual Regulación Stock Inicial Regulaciones Parciales

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