INSTITUTO CENTROAMERICANO DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

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1 INSTITUTO CENTROAMERICANO DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA II Diplomado Centroamericano en Monitoreo y Evaluación para la Gestión de Políticas y Programas de VIH/SIDA: énfasis en Economía de la Salud, 2013 Implementación del Sistema Informático Perinatal para la Red de la Mujer y el Hospital Adolfo Carit Eva Tesina sometida a la consideración del Tribunal Examinador del II Diplomado Centroamericano en Monitoreo y Evaluación para la Gestión de Políticas y Programas de VIH/SIDA: énfasis en Economía de la Salud, 2013, como requisito para obtener el título de: Especialización a nivel de posgrado en Monitoreo y Evaluación para la Gestión de Políticas y Programas de VIH y Sida con énfasis en Economía de la Salud y VIH. Ana Artavia Durán Maureen Rodríguez Rodríguez Denis Montiel Umaña San José, Costa Rica Setiembre, 2013

2 DEDICATORIA El presente trabajo es dedicado a las mujeres embarazadas que asisten diariamente a los centros de salud de la Red de Servicios de la Mujer y al Hospital Adolfo Carit Eva, promoviendo la mejora continua de la atención brindada a las mismas. Se espera que la mejora en la calidad de la atención se observe a diario y que las usuarias del servicio logren sentir y manifestar su satisfacción por el trato y procedimientos recibidos durante la gestación, parto y post parto. Además es dedicado a todas aquellas personas que han apoyado el desarrollo de este proyecto. 2

3 AGRADECIMIENTOS En primera instancia se agradece a USAID/PASCA por el apoyo técnico y financiero para la realización del II Diplomado Centroamericano en Monitoreo y Evaluación para la Gestión de Políticas y Programas de VIH/SIDA: énfasis en Economía de la Salud, Además a las dos instituciones de las cuales son parte los creadores de la presente propuesta: Asociación Cruz Roja Costarricense y Hospital Adolfo Carit Eva, por la autorización para la participación y el apoyo durante el proceso. A la OPS por la creación del Sistema Informático Perinatal ya que el mismo es la base de la propuesta, al ser conscientes de que es un programa que viene a solventar las necesidades actuales en el manejo de la información en el proceso de atención de las mujeres embarazadas. Por último a las personas que colaboraron en las diferentes actividades ejecutadas para la recolección de la información y la creación del presente documento ya que su aporte fue de gran valor para el logro del mismo. 3

4 Tabla de contenido DEDICATORIA... 2 AGRADECIMIENTOS... 3 I. RESUMEN EJECUTIVO... 5 II. INTRODUCCIÓN... 7 III. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN Fortalezas Debilidades Oportunidades Amenazas IV. PROBLEMAS PRIORIZADOS V. JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA VI. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA A. OBJETIVO GENERAL B. OBJETIVOS ESPECÍFICOS VII. DESARROLLO DE LA PROPUESTA (ESTRATEGIA) VIII. MARCO LÓGICO IX. ORGANIZACIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN Y PROPUESTA PARA EL SEGUIMIENTO X. PLANIFICACIÓN OPERATIVA XI. COSTO DE LA APLICACIÓN DE LA PROPUESTA Resumen Presupuestario XII. CONCLUSIONES XIII. RECOMENDACIONES XIV. BIBLIOGRAFIA XV. GLOSARIO

5 I. RESUMEN EJECUTIVO El Hospital de las Mujeres Adolfo Carit Eva, promovió desde hace algunos años la creación de la Red de las Mujeres, la cual consiste en consolidar una red de servicios de salud que corresponden al área de atracción del Hospital entre los que comprenden centros del I y II nivel de atención; en estos centros de salud se realiza la atención de las mujeres en periodo de gestación, parto y post parto, en donde se ejecutan los diferentes procedimientos necesarios y protocolizados durante esos periodos. El Hospital ha hecho gestiones para utilizar algún tipo de expediente electrónico que permita ejecutar la unificación de información entre los centros de salud que integran la red, en las diferentes reuniones ejecutadas, se ha analizado la necesidad y las diferentes posibilidades de aplicarlo, por lo que se tiene la certeza de la necesidad de un expediente digital que contribuya a la mejora de la atención de las mujeres en periodo de embarazo y a su vez proporcione una reducción de costos al conocer con exactitud los procedimientos médicos ejecutados en cada centro de salud, evitando la duplicidad de exámenes sin necesidad alguna, ya que los mismos pueden ser realizados en periodos muy cortos entre centros. Dentro del Hospital de las Mujeres se ha detectado la repetición de pruebas de ELISA en periodos de tiempo muy cortos, incluso en el mismo periodo de ventana se han encontrado dos pruebas de ELISA, además se ha detectado la falta de consejería pre y post prueba, esto según las mediciones del desempeño que se han realizado en conjunto con Proyecto Capacity, la falta del historial médico unificado que tienen las usuarias, ya que el mismo se ubica en el EBAIS o clínica donde fueron atendidas, no se cuenta con un expediente de atención sino con dos o incluso tres, uno por cada centro de salud (Ministerio de Salud). Por lo que buscando alternativas de solución que permitan mejorar estas debilidades, se encontró el Sistema Informático Perinatal (SIP), el cual es un programa creado por la Organización Panamericana de la Salud (OPS) que se está ejecutando en diferentes países, cuenta con la garantía de utilidad, es un expediente digital útil, de fácil acceso, que se descarga desde la página de la 5

6 OPS de manera gratuita, pudiendo actualizarlo cada vez que aparezca una mejora para el sistema, por lo que se eligió como propuesta en el presente trabajo, promoviendo su implementación como plan piloto, posterior a esto se evaluará los resultados y sus alcances, para continuar con su implementación en otros centros de salud. 6

7 II. INTRODUCCIÓN La sociedad costarricense ha crecido considerablemente en los últimos años, al inicio de la creación del sistema de salud se realizó, para un número reducido de afiliados, necesitando para esto una cantidad reducida de recursos, donde los registros y control de la información se podían realizar de formas más sencillas. Hoy en día al crecer la población y la demanda en los sistemas de salud, se observa la creciente necesidad de sistematizar algunos procesos que permitan mejorar los sistemas existentes, se tiene la ventaja de contar con la tecnología actual que permite la sistematización de estos procesos y una mayor facilidad al compartir esta información entre los diferentes centros de salud que tengan la necesidad de hacerlo. Una de las necesidades que resalta, es la elaboración de los expedientes electrónicos, los cuales permitirían reducir las brechas existentes, además, se debe promover la utilización de herramientas electrónicas para que las diferentes redes de salud puedan compartir la información de sus usuarios(as), conociendo la información de los mismos, los antecedentes médicos, exámenes y demás tratamientos, lo que contribuya en la toma de decisiones, en la eliminación de la réplica de acciones de salud, la disminución de gastos a causa de estas réplicas y que a su vez sea una fuente de información que permita una mejora continua. El Centro Latinoamericano de Perinatología/salud de la Mujer Reproductiva (CLAP/SMR) cuenta con un sistema denominado Sistema Informático Perinatal (SIP) el cual forma parte de las herramientas de la OPS para la mejoría de la calidad de atención de las madres y recién nacidos (Fescina, 2010). El SIP está constituido por un grupo de instrumentos originalmente diseñados para uso en los servicios de gineco/obstetricia y neonatología. Estos instrumentos son la Historia clínica perinatal (HCP), el carné perinatal, el formulario de aborto, el partograma, hospitalización neonatal, enfermería 7

8 neonatal y los programas de captura y procesamiento local de datos. (Fescina, 2010). Permite que en la misma maternidad, los datos puedan ser ingresados a una base de datos creada con el programa del SSP y así producir informes locales, a nivel de país o regional, las bases de datos pueden ser consolidadas y analizadas para describir la situación de diversos indicadores en el tiempo, por áreas geográficas, redes de servicios u otras características poblacionales específicas. En el nivel materno-neonatal y para la evaluación de programas nacionales y regionales. (Fescina, 2010). Como instrumento probado y validado por diferentes naciones se pretende su implementación en la Red de la Mujer, esto permitirá contar con un sistema que contenga la información de la atención perinatal y el control que se lleva a la mujer en cuanto a la transmisión vertical del VIH, iniciando con un plan piloto en 2 EBAIS, 1 Clínica y en el Hospital de las Mujeres, este plan piloto permitirá monitorear y evaluar su uso y utilidad, brindando información oportuna para la mejora del mismo y su implementación en el resto de los centros de salud de la RED de la mujer. Implementarlo contribuirá en la mejora de la información que mantiene la red, sabiendo que atención se le ha brindado a la usuaria en cada uno de los centros de salud, ayudará en la toma de decisiones sobre las acciones de salud a seguir sobre las ya ejecutadas y minimiza las costos por atención de las usuarias, al eliminar el problema actual de repetición de exámenes o atenciones debido a la falta de información de la atención brindada en otros centros de salud. EL Hospital de las Mujeres y la Cruz Roja Costarricense desde el 2012 ejecutan acciones en conjunto que han permitido capacitar al personal de enfermería en temas tan relevantes como Mujer y VIH, la Ley General de VIH, estigma y discriminación y trato adecuado hacia las mujeres con VIH y sus hijos, además se ha logrado iniciar la implementación de la temática en los talleres de preparación para el parto que se imparten a las mujeres embarazadas, su pareja y familia. 8

9 La Cruz Roja Costarricense se une en la construcción, puesta en práctica y evaluación del presente plan piloto, buscando así mejorar la atención, manejo de la información y calidad de vida de las mujeres embarazadas que forman parte de la red de la Mujer, contribuyendo en todo el proceso en conjunto con el Hospital de las Mujeres Adolfo Carit Eva. 9

10 III. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN Tomando en cuenta la realidad que se vive dentro de los servicios de salud, específicamente en la atención prenatal que se brinda en el Hospital de las Mujeres y el resto de servicios de salud que corresponden el área de atracción del Hospital, al no existir los canales de comunicación adecuados entre estos niveles de atención, ni las herramientas informáticas necesarias para facilitar la misma, no se tiene claridad sobre si se está cumpliendo con lo normado en el tema referente a la atención del control prenatal. En este momento es difícil saber si a una mujer que fue atendida por primera vez en el área de salud se le realizó el tamizaje por VIH, en algunos casos en el CLAP lo escriben en el área de observaciones pero queda a discreción del médico tratante ya que no es algo normado, es un ideal, y muchas veces la mujer tampoco sabe si se realizó la prueba ni conoce su resultado; pudiendo así caer en la duplicidad de pruebas y esto conlleva a un gasto económico considerable, por lo que también es claro que no se está realizando la consejería ni el consentimiento informado tal como se pide. En el Hospital de las Mujeres en el Servicio de Laboratorio Clínico se tiene un control de los exámenes realizados, la Dra. Cecilia Cordero, Directora de este Servicio indica que ellos llevan el control interno, que si observan que a una usuaria le enviaron una prueba en un periodo muy corto ellos no lo realizan y entregan el resultado de la prueba realizada pero que no tienen como saber si la misma se ejecutó en los otros centros de salud del área de atracción, y dado que en la hoja de control prenatal no se indica el rubro de VIH esto no siempre se indica la mayoría de las veces y no es posible determinar si se realizó o no la prueba. En el Servicio de Laboratorio del Hospital San Juan de Dios indican que si reciben las muestras para la prueba de una usuaria y la misma se ejecutó el examen igualmente en periodos muy cortos, ellos envían el resultado anterior, pero esto no evita la duplicidad de exámenes, los reactivos utilizados, el tiempo de profesionales invertido, los gastos administrativos, entre los principales 10

11 gastos detectados para la ejecución de las pruebas, o sea ya se incurrió en el gasto. Todo lo anterior, pone en evidencia la necesidad de contar con un sistema de información que permita unificar los datos, tener acceso a estos de manera oportuna, desde el EBAIS donde acude por primera vez hasta el Centro Hospitalario donde la mujer asiste para tener su parto, que además contribuyan en la toma de decisiones relacionadas con el manejo individual de cada mujer durante su control prenatal y que toda la información recabada permita poder contar con un mejor manejo de los datos e investigar sobre la toma de decisiones más adecuadas según los datos reportados. Con la propuesta que se desarrolla en el presente trabajo, se pretende que la implementación del Sistema Informático perinatal dentro de la Red de Servicios que forma parte el Hospital de las Mujeres, se logren simplificar los procesos de la atención en salud y aumentar la calidad de la atención, permita además contar con diversidad de datos, información que en este momento no se está logrando recabar, lo cual permita poder hacer un uso adecuado de la información, mejorar en la consejería y consentimiento informado, y contribuir con la reducción de costos en la atención brindada; lo anterior para continuar con el logro de eliminar los nuevos casos de infección de VIH en niños. Dentro del documento Examen de Mitad de periodo, Costa Rica, 2013, en su objetivo #3, relacionado con la eliminación de nuevos casos por infección por VIH en niños, se plantea que a pesar que existen datos que evidencian que el país muestra avances significativos en cuanto al objetivo de eliminar los casos nuevos por infección de VIH en niños, también hay obstáculos que se han encontrado a nivel país, como es la dificultad de la captación temprana en el primer trimestre de embarazo, la falta de seguimiento a la mujer embarazada para la continuidad e integralidad de la atención, así como lograr el 100 % de consentimiento informado y conocimiento de resultado; además dentro de este mismo objetivo se plantea como cambios para poder lograrlo, simplificar los procesos de prestación de servicios que garanticen la atención al máximo de la mujer embarazada (Ministerio de Salud, 2013) 11

12 Al utilizar esta herramienta informática se contribuirá con el cumplimiento de este objetivo, ya que se podrá simplificar los procesos de la prestación de servicios ya que el profesional en Medicina tratante podrá contar con el historial médico de la usuaria, se evitará duplicidad de procedimientos disminuyendo los costos que esto significa y contribuirá a la disminución en la saturación de los servicios de laboratorio, entre los principales beneficios analizados. Actualmente las usuarias de los diferentes centros de salud asisten al EBAIS, en este les inician el control prenatal, donde entre las pruebas que envían están las de detección de VIH, posteriormente pueden ser remitidas a la clínica periférica donde existe la posibilidad de repetir el protocolo y ya sea por control o por algún tratamiento específico, pueden a su vez ser remitidas al hospital de las mujeres donde igualmente por norma establecida dentro del hospital les efectuaran los exámenes de laboratorio. Si se ejecutan tres o más pruebas de VIH a una misma persona, donde cada prueba tiene un costo, según el Manual Tarifario de: 3.872,5 (tres mil ochocientos setenta y dos colones con 50/100), en una sola usuaria, en el supuesto que se le ejecute una prueba por centro de salud a la que asiste (EBAIS, clínica periférica y Hospital de las mujeres) en un tiempo de realización entre una y otra prueba de mes y medio, sin necesidad puede invertirse un total de: 7.745,00 (siete mil setecientos cuarenta y cinco colones), solo en la realización de la prueba, a esto debe sumársele atención médica, gastos administrativos, gastos de laboratorio, entre otros gastos en los que se debe incurrir, esto multiplicado por la cantidad de mujeres que se atienden anualmente, significa una inversión elevada por parte de la Caja Costarricense de Seguro Social. Esta situación actualmente no se monitorea, al no existir un expediente digital compartido entre un centro y otro que permita llevar el control en red de la atención que se les brinda a las usuarias. Por lo que con el SIP(Sistema Informático Perinatal), se espera que desde el EBAIS correspondiente se ingrese la información de la usuaria a este sistema y que al mismo tengan acceso los diferentes centros de salud, de los tres niveles de atención, los cuales podrán revisar la información, utilizarla y 12

13 actualizarla con los nuevos controles o hallazgos que realicen, además de tomar las decisiones que consideren más adecuadas para la mejora de la atención de las pacientes, la disminución y eliminación de la duplicidad innecesaria de exámenes y por ende la disminución en los costos de la atención por paciente atendida durante el embarazo, parto y post parto. Se espera entonces que la saturación de servicios y los costos operativos en los niveles de atención más altos disminuyan, ya que a estos solo llegarán aquellos casos que lo requieran y se les podrá dar el seguimiento correspondiente; además, la información generada por este sistema podrá ser utilizada para tomar decisiones y generar estrategias de intervención acordes a las necesidades de la población meta, sin mencionar todos aquellos beneficios que tendría en otras áreas, ya el sistema es ideal para el control de la mujer embarazada, conteniendo en él, todo el historial de la mujer en esta importante etapa. Según el Análisis FODA realizado, en relación con las capacidades institucionales y la viabilidad de aplicación y puesta en marcha de la propuesta se definieron como factores internos y externos los siguientes: Fortalezas 1. Apertura de los diferentes servicios del hospital para la capacitación del personal. 2. El Programa de VIH es uno de los más fuertes y estables de la Dirección Nacional de Juventud. 3. Apertura de las altas jerarquías, tanto del hospital como de la Cruz Roja, para trabajar en conjunto. 4. Proceso de fortalecimiento y transformación del hospital en un centro de alta complejidad en el cual se encuentra actualmente el centro de salud. 5. Existencia de una red de servicios de la mujer, que Debilidades 1. Influencia de mitos y creencias de los funcionarios de salud en la atención brindada. 2. Resistencia al cambio por parte de algunos funcionarios. 3. Falta de apoyo de algunos tomadores de decisiones. 4. Presupuestos limitados para la capacitación del personal del hospital. 5. Tiempo limitado para las capacitaciones debido a las múltiples funciones que ejecuta el personal en el hospital. 13

14 trabaja con los tres niveles de atención. Oportunidades 1. Alianzas estratégicas con ONG s y agencias de cooperación que permiten la mejora de los servicios. 2. Trabajo interinstitucional entre Cruz Roja y Hospital de las Mujeres. 3. Mediciones del desempeño del hospital en la atención al VIH (anual) y monitoreo de las brechas (trimestral). 4. Posición del hospital hacia la población como hospital especializado. Amenazas 1. Falta de sistemas unificados o debilidad de los mismos a nivel de la CCSS. 2. Dificultad para la aprobación de nuevos protocolos o líneas a nivel nacional. 3. Dificultad presupuestaria para ejecución de proyectos. 4. Red de Hospital no cuentan con un sistema unificado de información. Como se puede observar, muchos de los factores nos llevan a la definición de estrategias enfocadas en incidencia política y en la creación de alianzas estratégicas, necesarias para la implementación de la presente propuesta, es por esto que, realizando el análisis de todos estos factores (Matriz DAFO) se identificaron los siguientes lineamientos estratégicos: 1. Mejora continua de las relaciones interinstitucionales, para fortalecer los procesos de capacitación. 2. Desarrollar procesos de capacitación en los tres niveles de atención para mejorar el desempeño de acuerdo a los resultados de las mediciones anuales y trimestrales. 3. Aprovechar los programas de capacitación de Cruz Roja, para reducir los costos en este rubro. 4. Sensibilizar a los funcionarios(as) en el tema de estigma y discriminación y los procesos que necesitan mejora a través de capacitaciones y según los resultados de los procesos de evaluación realizados por el Proyecto Capacity. 14

15 5. Realizar una estrategia de incidencia política con los tomadores de decisiones, aprovechando los datos anuales y trimestrales del proceso de evaluación. 6. Mejorar la red de servicios, para facilitar la integración y utilidad de los sistemas. 7. Generar procesos de capacitación para unificar los sistemas de información y poner en marcha protocolos y políticas. 8. Integrar en todo lo posible a actores sociales con gran influencia para poder desarrollar los procesos propuestos para el proyecto. Estas estrategias deben ser integradas en toda la propuesta para lograr su implementación, por lo que se puede observar en la Matriz de Marco Lógico, que una vez alcanzada la ejecución de la propuesta, la ruta de cambio anteriormente expuesta podrá ser alcanzada. 15

16 IV. PROBLEMAS PRIORIZADOS Realizando un estudio de las diferentes situaciones presentadas en el Hospital de las Mujeres, haciéndolo tanto con análisis de aspectos positivos como negativos o por mejorar, se detectaron dos grandes áreas o problemas, posterior a esto se analiza con cuál o cuáles componentes se asocian estos problemas, por lo que a continuación se presenta el análisis realizado: Problema Inexistencia de un registrointer institucional adecuado de las usuarias embarazadas a las que se les realiza la prueba de VIH durante su periodo de gestación, replicando la extracción de muestras entre centros de salud de la red de la mujer y entre el mismo Hospital de las Mujeres en periodos muy cortos, duplicando así exámenes y aumentando costos en la atención que se le brindan a estas mujeres. Componentes asociados 9. Bases de datos en MyE. Los hospitales deben contar con una base de datos de monitoreo y evaluación que les permita analizar información, monitorear la atención y tener una herramienta para la toma de decisiones. 16

17 2. Desarrollo de recursos humanos. La no aplicación de la norma de consejería pre y post prueba de VIH y consentimiento informado por parte del diferente personal de salud del hospital de las mujeres, se ha detectado que existen mujeres a las que se les realiza la prueba de VIH sin informarle que se va a hacer, lo hacen como parte de los exámenes de rutina, lo que puede provocar inconvenientes legales para el Hospital al realizar el examen sin contar con este consentimiento. Es necesario contar con recurso humano bien capacitado en cuanto a VIH, no solo en los aspectos médicos, sino también en los aspectos legales y humanos del virus, que le permitan mejorar la atención que brindan a las mujeres que son atendidas por cada uno. 3. Monitoreo programático rutinario del VIH. Ejecutar monitoreo permite contar con una información actualizada, diaria, útil y veraz, válida científicamente que contribuya a la mejora en la toma de decisiones que ejecutan las instituciones de salud. Después del análisis realizado se decide contribuir con la disminución del problema uno: Inexistencia de un registro adecuado de las usuarias embarazadas a las que se les realiza la prueba de VIH durante su periodo de gestación ya que es un problema pertinente y que podrá ser minimizado si se cuenta con un sistema digital que permita la inclusión de los datos de las mujeres embarazadas, el cual permita ejecutar monitoreo constante de la información de las usuarias y que contribuya a la minimización de los costos de la atención de estas mujeres. Igualmente se desarrolló un árbol de problemas el cual contribuyó a la toma de decisión, del tema a desarrollar y la ejecución de la presente propuesta, dicho árbol se presenta a continuación. 17

18 Analizando el árbol de problemas se evidencia que el Hospital mantiene debilidades en la atención como: Sub registro de información de mujeres embarazadas con pruebas de VIH realizadas: Entre los diferentes centros de salud de la red de la mujer no cuentan con un adecuado control o registro que les permita visualizar la realización de pruebas de detección de VIH entre los diferentes centros, lo que desemboca en repetición de exámenes en periodos muy cortos. 18

19 Bajo acceso a programas de capacitación para el personal: Pocos programas de capacitación para el personal del hospital, a pesar que la Institución en conjunto con la Cruz Roja Costarricense durante el 2012 inició un programa de capacitación al personal, este no ha sido suficiente ya que es mucho personal y cuentan con una hora por día para recibir capacitaciones, no disponiendo con las 5 horas a la semana para esta tarea ya que las mismas son distribuidas para diferentes situaciones de capacitación, además que la Cruz Roja depende para la ejecución de estos programas de financiamiento por medio de proyectos, por lo que se supedita a la existencia del mismo, de no existir el apoyo se brinda pero de una forma más limitada. Bajo Intercambio de información entre los tres niveles de atención que conforman la red de servicios e inexistencia de un sistema de registro integrado: La red no cuenta con un sistema de intercambio de información de la atención brindada por lo que se obtiene solo la que sea posible trasladar al CLAP o la que coloquen en la referencia enviada de un centro a otro. Duplicidad de costos de operación para el análisis de pruebas de VIH: Cada centro brinda la atención de salud a las mujeres embarazadas según las necesidades detectadas por el médico a cargo, y no existe una base o fuente de información que permita saber si los procedimientos que se le envían ya fueron ejecutados en otro centro, lo que promueve la repetición de procesos y por ende duplicidad en gastos para las instituciones. Líneas de comunicación débiles entre centros de salud de la red de servicios: La Comunicación entre la red es constante y buena, reuniéndose para la toma de decisiones y decisiones de algunos trabajos en conjunto, pero no se cuenta con un sistema que permita mejorar la comunicación en cuanto a la atención de las pacientes por lo que en este ámbito es débil. Trabajo poco articulado entre los centros de salud: En cuanto a la atención de salud si bien entre los centros de salud se remite a las pacientes para mejorar la atención y de alguna manera se articula el 19

20 accionar, no se cuenta con un registro digital que permita observar la historia clínica de las pacientes, tratamientos y procesos ya realizados que contribuyan a la toma de decisiones de cada centro de salud, repitiendo procesos que no tienen la necesidad de hacerse al ya estar ejecutados en la clínica o EBAIS, por lo que solo bastaría con observar el expediente de las usuarias para no repetir y actuar con base a lo ya analizado. Toma de decisiones basada en poca información sin evaluar necesidades: Igualmente al no contar con expedientes digitales se minimiza la información que se tiene y se toman las decisiones con base a la atención actual. Según los problemas detectados y analizando cada uno para una adecuada atención el Hospital Adolfo Carit Eva debería contar con: Registro adecuado de información de mujeres embarazadas con pruebas de VIH realizadas. Acceso a programas de capacitación constantes para el personal. Intercambio de información entre los tres niveles de atención que conforman la red de servicios e inexistencia de un sistema de registro integrado. Reducción de costos de operación para el análisis de pruebas de VIH. Fortalecimiento de las líneas de comunicación entre centros de salud de la red de servicios. Trabajo articulado entre los centros de salud. Toma de decisiones en las necesidades y la atención brindada. 20

21 V. JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA El Hospital de las Mujeres Dr. Adolfo Carit Eva, consciente de su rol en el desarrollo de la salud de las mujeres, así como en el sistema de salud de Costa Rica, en seguimiento a su proceso de consolidación como un centro de alta complejidad del tercer nivel de atención y en continuidad a lo establecido en su plan estratégico ; formula las metas que en este quinquenio le llevarán a lograr los objetivos de gestión y desarrollo de esta institución. Con estos propósitos se visualiza el futuro del Hospital y se asume el reto de plantear acciones que con base en el perfil socio-epidemiológico permitan el alcance de mejores niveles de salud para la población femenina y su familia. Hace más de una década el Hospital de las Mujeres, cambió su modelo de atención biologista tradicional fundamentalmente en salud sexual y reproductiva, para desarrollar procesos de atención integral dirigidos a satisfacer las necesidades de salud de las mujeres, bajo el enfoque de género, derechos, empoderamiento y fortalecimiento de la capacidad de decisión, la gestión en Red, proyección a la comunidad y amplia participación social en concordancia con el mandato institucional que le fue dado a través de acuerdo de Junta Directiva. Estas estrategias de atención llevan también a revisar y replantear en forma continua los diferentes procesos y actividades que se desarrollan en el Hospital para brindar servicios de acuerdo a las necesidades y demandas de atención, es por lo anterior que se torna necesario, el constante crecimiento y cambio según las necesidades y las oportunidades que se presentan. En el plan estratégico institucional planteado por el Hospital de las Mujeres se encuentran varias estrategias de intervención, entre las que resaltan: formular y ejecutar proyectos que permitan el aumento de la complejidad del hospital, mejorar la accesibilidad y oportunidad de la atención de los servicios de salud a través del fortalecimiento de la red de servicios del Hospital de las Mujeres, para aumentar su capacidad resolutiva. Por lo que proponer la implementación del sistema informático perinatal viene a responder a las estrategias planteadas por el Hospital en su búsqueda 21

22 constante de crecimiento y complejidad, además al ser este un instrumento que permite tener la información mínima indispensable para la adecuada atención de la mujer embarazada y su recién nacido. Dentro del contexto de atención prenatal, se ha evidenciado la necesidad de contar con un medio de comunicación adecuado para conocer sobre lo realizado a nivel de atenciones en otros centros de salud, como por ejemplo, la realización del tamizaje por VIH, por sífilis congénita, entre otras infecciones de transmisión sexual, así como los exámenes básicos para una mujer en estado de gestación, brindando todo esto desde un enfoque de derechos humanos y respeto hacia la mujer y su hijo(a) neonato, este instrumento propuesto viene a colaborar en mantener una adecuada comunicación entre los centros de salud y así brindar una atención de calidad y más eficiente y efectiva a la mujer gestante, contando con un documento digital que contiene mucho más información que la actual hoja de control prenatal que se utiliza en el sistema de salud costarricense. A continuación se encuentra el análisis detallado de los diferentes criterios que respaldan la implementación de un sistema informático perinatal: Criterio Viabilidad Definición Es viable, porque se debe realizar la atención según la norma establecida, por lo que si se cuenta con el apoyo de la Dirección Médica, se podría implementar el sistema informático perinatal que vendría a resolver gran cantidad de situaciones, relacionadas con el registro, uso de la información, así como un recurso que permitirá evitar la duplicación de acciones y con esto se daría la reducción de gasto. Se necesita recurso humano y se dispone de este para lograrlo, además con el apoyo de la Cruz Roja para la capacitación del personal. El Hospital de las Mujeres es pionero en el trabajo en Red, 22

23 tiene una red de servicios claramente establecida y fortalecida, por lo que se puede aprovechar este medio para que el trabajo se realice en toda la red. Medible Alcanzable Se puede medir ya que el sistema permite realizar la medición de la información obtenida igualmente con el apoyo de la Cruz Roja Costarricense se puede realizar monitoreo sobre el uso de la herramienta, resultados obtenidos entre otros. Es alcanzable ya que las dos instituciones involucradas ya tienen acciones previas ejecutadas en el Hospital por lo existe una alianza entre ambas. La implementación del sistema informático perinatal es un instrumento que ya está siendo utilizado en varios países de centro y sur América ysu uso a nivel nacional se vuelve una necesidad. La experiencia de los otros países es registrada como exitosa. Relevante Es relevante porque para el Hospital es necesario que se apliquen adecuadamente las pruebas de detección de VIH, ejecutando lo que está establecido de la manera más idonea, además lo que sea en beneficio de las usuarias del hospital. Es relevante además porque un sistema informático permitirá tener un acceso a la situación de salud de cada mujer embarazada, lo que colaborará con las acciones a seguir en cada caso y contribuir con la atención integral y de calidad. Igualmente es relevante y necesario para lograr una minimización de costos en la atención que se les brinda a 23

24 las mujeres embarazadas en los diferentes centros de salud. Por lo que conocedores de la necesidad existente, promoviendo el crecimiento de las acciones conjuntasentre instituciones y en cumplimiento de la Misión de la Cruz Roja Costarricense Mejorar la calidad de vida de las personas vulnerables mejorando el poder de humanidad además en miras de cumplir con el Plan estratégico Cruz Roja Costarricense en su objetivo estratégico 8, resultado 8.1 y Acción 8.1.2: 8. Desarrollar procesos de autogestión en la temática de salud y desarrollo comunitario mediante enfoques de integración social que promuevan una vida sana y segura, y el fortalecimiento institucional en armonía con el ambiente Promover acciones de preparación comunitaria en salud y desarrollo para mejorar la calidad de vida de las personas más vulnerables Ejecutar proyectos de salud y desarrollo comunitario para fortalecer la resiliencia comunitaria. Proponiendo el presente proyecto como un proyecto de salud y desarrollo comunitario que mejorara la atención de la mujer embarazada en los diferentes centros de salud. Por lo que los creadores de la presente propuesta por parte de la Cruz Roja Costarricense y la creadora por parte del Hospital de las Mujeres Adolfo Carit Eva, se unen en la construcción de la misma y la puesta en marcha posterior a su revisión, recomendaciones y aprobación por parte de las autoridades competentes. 24

25 VI. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA A continuación se presentan los objetivos propuestos para el presente proyecto, los cuales se establecen según el análisis de la situación del problema y la alternativa seleccionada para responder a la misma. A. OBJETIVO GENERAL Implementar el Sistema Informático Perinatal (SIP) de la OPS dentro de la Red de la Mujer,el cual contribuya en el monitoreo de la atención de VIH en las mujeres embarazadas, la toma de decisiones y la reducción de costos operativos a través del Hospital de las Mujeres. B. OBJETIVOS ESPECÍFICOS a. Elaborar una estrategia de implementación del SIP para su uso en la red de servicios del Hospital de las Mujeres. b. Estructurar un proceso de capacitación para el personal de salud en el uso del SIP. c. Establecer un sistema de monitoreo y uso de información del SIP para la toma oportuna de decisiones en las diferentes instancias de salud de la red. 25

26 VII. DESARROLLO DE LA PROPUESTA (ESTRATEGIA) Realizando el análisis respectivo se pretende que el Hospital y la Red de Servicios presente una mejora en la prestación de los mismos, dicha mejora se puede ver reflejada, en la ruta de cambio de la siguiente página: 26

27 Implementar una herramienta informática que permita la unificación y uso compartido de información en los diferentes centros de salud. Fortalecer la comunicación interinstitucional. Se aprueba la utilización del SIP, como Plan Piloto en la Red de la Mujer. Inicia las capacitaciones para la utilización del SIP en los centros de salud de la Red de la Mujer. Utilización constante del SIP en los centros de salud de la Red de la Mujer. Se aplica constantemente procedimientos de monitoreo y evaluación del sistema. Se ha eliminado la duplicidad de exámenes ejecutados a una misma usuaria. Se han disminuido los costos de atención por mujer embarazada en los diferentes centros de atención. Implementación de un sistema informático inter institucional. Eliminar duplicidad en las acciones ejecutadas para la atención de la mujer embarazada atendida en los diferentes centros de salud de la red de la Mujer. 27 Cambio Deseado Condiciones necesarias para el Cambio deseado Estrategias Largo Plazo Mediano Plazo Corto Plazo

28 Por lo que para lograr este cambio como estrategia de intervención, se encuentra de manera inicial las entrevistas a funcionarios y funcionarias de la CCSS, para conocer sobre los procesos y procedimientos a seguir durante el control prenatal, duplicación de pruebas, intercambio de información entre centros de salud entre temas de interés para la construcción del presente documento. Se realiza un diagnóstico inicial de la situación real de la atención a las mujeres durante su control prenatal, se han revisado los resultados de las mediciones del desempeño ejecutadas en el Hospital de las Mujeres en los últimos tres años y que han tenido como objetivo contribuir con el mejoramiento de la atención con calidad a las mujeres que viven con VIH. Se pone en evidencia algunas fallas en la aplicación del tamizaje de la prueba de Elisa a las mujeres gestantes como lo es, la no realización de la consejería pre prueba, el no consentimiento informado previo, la dificultad de comunicación entre los diferentes centros de atención lo que conlleva a la posibilidad de no realización del tamizaje o la repetición del mismo. Para la ejecución de la propuesta es necesario realizar una reunión previa con la red de la Mujer la cual está integrada por el Hospital de las Mujeres, clínicas, áreas de salud y EBAIS, del área periférica, en dicho encuentro se expondrá el proyecto, la forma de ejecución, el costo y los beneficios que el mismo tendrá una vez se inicie su implementación. Se debe buscar la aprobación de las diferentes autoridades de los centros de salud involucrados, esto para poder implementar el plan piloto, el monitoreo y la evaluación del mismo así como su posterior implementación en el resto de los centros de la red de la mujer. Cuando se logre obtener los permisos correspondientes se iniciará con un plan piloto con dos EBAIS, una clínica periférica de referencia de estos EBAIS y el Hospital de las mujeres, ya que esto permitirá monitorear y evaluar la puesta en práctica, corregir fallos que se detecten y mejorar la implementación. 28

29 Para lograr la puesta en práctica es necesario capacitar a los centros de salud involucrados en el uso de la herramienta, para esto el personal de la Cruz Roja Costarricense y el Hospital de las Mujeres será el responsable de capacitar y brindar el asesoramiento y seguimiento necesario, igualmente se puede contar con la colaboración de un grupo de personas que pueden monitorear el proceso que se está llevando a cabo, nombradas cada una por cada centro de salud involucrado. Una vez finalizado el plazo establecido para la ejecución del plan piloto y corregidos los errores detectados se inicia la puesta en práctica en todos los centros de salud de la red, igualmente la Cruz Roja Costarricense y el Hospital de las Mujeres con la colaboración de los centros de salud involucrados en el plan piloto, brindaran la capacitación necesaria para que los demás centros puedan utilizar la herramienta, además la comisión de monitoreo y evaluación realizará esta labor, ya con todos los centros de salud involucrados. Se realizará una reunión cada 3 meses con los directores de los centros de salud para presentar las evaluaciones y resultados obtenidos. 29

30 VIII. MARCO LÓGICO A continuación se presenta la Matriz de Marco Lógico propuesta para el presente proyecto, según los objetivos planteados para dar respuesta al problema identificado. Fin Propósito Resumen Narrativo Indicadores Medios de Verificación Mejorar el proceso de atención y monitoreo en VIH de la mujer en estado gestacional, mediante la implementación del Sistema Informático Perinatal. Instaurar el sistema informático perinatal de la OPS, que identifique a aquellas mujeres con pruebas de VIH ya 1. Porcentaje de disminución en el uso de insumos para el diagnóstico de VIH en los tres niveles de atención durante el año. 2. Número de casos de VIH en mujeres identificados y atendidos. 3. Número de mujeres que cumplen con el protocolo de diagnóstico del VIH. 1. Número de centros de salud de la Red que participan en el plan piloto y utilizan el programa. 1. Listas de compras y solicitudes de reactivos. 2. Inventarios de insumos de los servicios. 3. Índice de gastos de los distintos niveles. 4. Índice de atención de pacientes referidas dentro de la red. 1. Informes de centros de salud que recibieron el programa. 2. Informes obtenidos Supuestos 1. Voluntad política por parte de los tomadores de decisiones de los distintos niveles de atención. 2. Disposición de los índices de gastos sobre insumos para la realización de pruebas. 1. Aceptación y uso del programa por parte de los funcionarios responsables. 2. Disponibilidad de la 30

31 Componentes realizadas, de tal forma que disminuyan la duplicación de costos económicos y servicios en todos los niveles. Política dentro de la Red de servicios para la instauración del programa. Uso del Sistema informático perinatal, avalado por la OPS. Capacitación en todos los niveles sobre el uso del sistema de base de datos. 2. Número de mujeres con pruebas de VIH realizados en el primer nivel, identificados en los otros niveles. 3. Porcentaje de pruebas de VIH realizadas en cada nivel. 1. Una política instaurada en la red. 1. Número de Centros de Salud que participan en el plan piloto, con el Sistema Informático Perinatal en uso y ejecutando reportes de su uso. 1. Número de capacitaciones realizadas. 2. Cantidad de personal del programa. 3. Informes de laboratorio según pruebas realizadas. 1. Documento de la política. 2. Documentos con la autorización de instaurar el programa. 1. Informes de instalación del programa. 1. Informes de las capacitaciones realizadas. 2. Oficios con la convocatoria a las información necesaria para crear un programa de acuerdo a las necesidades de la Red de servicios. 1. Aceptación de la propuesta por parte de los líderes de la institución. 2. Sistema de comunicación interno efectivo al alcance de todos los involucrados. 2. Disponibilidad de informes hechos por los encargados en el departamento de informática. 1. Contar con el apoyo gerencial para otorgar los permisos correspondientes para participar de la 31

32 Integración del sistema en todos los Servicios de Obstetricia, centros de salud de la Red de la Mujer. Sistema de monitoreo y uso de información del programa. capacitado. 3. Número de centros de salud con personal capacitado. 1. Número de Servicios y centros de salud de la Red con el SIP. 1. Un sistema de monitoreo y evaluación creado. 1. capacitaciones. capacitación. 2. Los funcionarios responsables tienen Oficios e informes de los centros de salud que han recibido el programa. 1. Documento con las especificaciones y la herramienta de evaluación. 2. Informes de datos obtenidos a través la autorización de asistir. 3. Compromiso de los responsables para el buen uso del sistema. 1. Disponibilidad del equipo de cómputo necesario para utilizar el programa. 2. Personas con capacitación en cada centro de salud de la Red. 3. Disposición para utilizar adecuadamente el sistema. 4. Acceso adecuado al Internet. 1. Disponibilidad dentro del centro de salud para evaluar el sistema. 2. Asignación de un responsable para la evaluación del 32

33 Actividades Reunión con los asesores y tomadores de decisiones de la institución. Elaboración y aprobación de la política. Organizar y desarrollar las capacitaciones en los distintos atención. niveles de Instalar los programas en los equipos de cómputo de los distintos centros de salud. 1. Número de reuniones para la discusión de la propuesta. 1. Una política elaborada de acuerdo a lo discutido en las reuniones. 2. Política aprobada para su puesta en marcha. 1. Capacitaciones desarrolladas. 2. Cantidad de personal con la capacitación. 1. Número de centros de salud que participan en el plan piloto y que cuentan con el programa en sus del sistema. sistema. 1. Actas de reunión. 1. Disponibilidad de los encargados de autorizar el sistema 1. Documento elaborado. 2. Actas y oficios sobre la aceptación de la política. 1. Informes de capacitación. 2. Listas de participación. 3. Fotografías. 1. Informes de informática. 2. Oficios correspondientes al tema. para asistir a las reuniones. 1. Voluntad política para la puesta en marcha del sistema. 2. Personas encargadas de elaborar dicha política. 1. Disponibilidad del personal para asistir. 2. Aceptación del programa y el sistema de monitoreo y evaluación. 3. Autorización por los altos niveles para participar en las capacitaciones. 1. Equipo de cómputo para el uso del programa. 2. Apertura de los centros de salud 33

34 Crear e instaurar el sistema de monitoreo y evaluación del programa. equipos de cómputo. para recibir el programa y poner en marcha el sistema de monitoreo y evaluación. 1. Un sistema de monitoreo y evaluación del programa creado y puesto en marcha. 2. Número de responsables por nivel de evaluar la utilidad del sistema. 1. Documento realizado. 2. Instrumentos de evaluación completos por los responsables. 3. Informes sobre críticas y uso del programa. 1. Disponibilidad de un responsable para realizar las evaluaciones correspondientes. 2. Apertura de la administración de los centros de salud. 3. Apoyo y aceptación de los funcionarios y tomadores de decisiones para el buen desarrollo del sistema. 34

35 IX. ORGANIZACIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN Y PROPUESTA PARA EL SEGUIMIENTO Para poder llevar a cabo la implementación de esta propuesta, es necesario contar en primer instancia con el aval de la dirección médica del hospital de las mujeres, así como con el aval de la coordinación de la red de la mujer, donde ambos se encuentran en la mayor disposición de llevarlo a cabo dado que este proyecto desde hace varios años se ha tenido entre los planes a ejecutar por su aporte a la atención integral. Por medio de la red de la mujer se espera llegar a todas las jefaturas de los centros de atención del I y II nivel, esto se realizará con la participación de las personas encargadas del presente proyecto en las reuniones que organiza la red de manera mensual, específicamente los primeros lunes de cada mes, la participación en esta actividad tiene como objetivo dar a conocer el proyecto y sensibilizar sobre los beneficios que la implementación del mismo dará a cada centro de atención. Posterior al aval de las jerarquías, se debe establecer los centros de atención, donde se implementaría el plan piloto y estos se deben de escoger según varios aspectos: en primer orden la disposición de la jefatura para la participación y para que su personal se pueda involucrar por medio de la capacitación y la instauración del programa, en segundo lugar hay que tomar en cuenta el equipo informático y la capacidad tecnológica con el que cuentan; se ha determinado dentro del plan piloto que este se realice en EBAIS, área de salud, clínica y hospital, por lo que hay que tomar en cuenta que estos sean de la misma área de atracción. Una vez verificado la disponibilidad de las tecnologías de información, se procederá a realizar la instalación del Sistema Informático Perinatal, este es un programa de fácil instalación y que tiene muy pocos requisitos en términos 35

36 informáticos por lo que esto lo puede realizar por cualquier persona que tenga bases simples en informática. Luego de este momento, corresponde la capacitación al personal de salud que será el responsable de incluir los datos dentro del sistema, está capacitación debe de orientarse a brindar los conocimientos básicos del sistema, pero sobre todo enfocándose en sensibilizar sobre la importancia de la información que generará en el campo de la salud integral de las mujeres embarazadas atendidas por la red. Una vez realizado todo lo anterior, se continua con la puesta en marcha del proyecto, posterior, se debe dar seguimiento a lo logrado, dando monitoreo sobre los resultados obtenidos y los beneficios logrados. A más largo plazo, se debe de verificar los resultados en términos de costos que este sistema ha logrado en los centros donde se implementó, así como los beneficios que se han logrado obtener a partir de este sistema. La propuesta no requiere de un gran financiamiento, dado que se estará implementando en centros de salud que cuenten con el equipo informático necesario, los procesos de capacitación serán llevados a cabo en coordinación con personal del hospital de las Mujeres así como personal de la Cruz Roja Costarricense que está participando en el proceso, lo ideal es buscar opciones de utilización del presupuesto existente dentro de cada centro de salud, ya que lo que se busca es una disminución de costos no un aumento en los mismos, siempre será necesario ejecutar un presupuesto que debe verse no como un gasto sino como una inversión que posteriormente tendrá una serie de beneficios ya expuestos en este documento. 36

37 X. PLANIFICACIÓN OPERATIVA A continuación se presenta la matriz de planificación operativa del presente proyecto, que sirva como guía para la aplicación de la estrategia que se propone. Objetivo Estratégico: Implementar el Sistema Informático Perinatal (SIP) de la OPS dentro de la Red de la Mujer para el monitoreo de la atención de VIH en las mujeres embarazadas a través del Hospital de las Mujeres. Objetivo Específico 1: Elaborar una estrategia de implementación del SIP para su uso en la red de servicios del Hospital de las Mujeres. Indicador 1: Política dentro de la Red de servicios para la instauración del programa. Meta Actividad Tareas Productos Una política de aplicación del SIP creada e instaurada Reunión con jefaturas y tomadores de decisiones de la institución Creación y aprobación del documento de la política. 1. Convocatoria. 2. Preparación de la presentación. 3. Coordinar espacio para la reunión. 4. Solicitar el equipo multimedia necesario. 1. Convocatoria. 2. Coordinar espacio para reunión. 3. Solicitar equipo Documento de autorización para la aplicación del SIP. Una política creada. Cronograma Responsa M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12 ble Coordinad or de proyecto. Coordinad or de proyecto y tomadores de decisiones 37