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1 Tabla de Contenido Definición... 3 Características... 3 Entorno de trabajo... 3 Creación y envió de mensajes... 4 Listas de distribución... 5 Crear una lista de distribución... 6 Cuerpo del mensaje... 6 Adjuntar archivos a los mensajes... 6 Firma... 7 Reglas de comportamiento para los mensajes de correo electrónico Opciones del mensaje Configuración del mensaje Importancia del mensaje Confidencialidad del mensaje Opciones de entrega y seguimiento Opciones de voto Recuperar un mensaje enviado Verificación de nuevos mensajes Responder un mensaje recibido Calendario Definir una cita La etiqueta Manejo de la disponibilidad de tiempo en el calendario Definir una cita periódica Cita privada Evento Reunión Crear una convocatoria de reunión Participantes de una reunión Respuesta a una convocatoria de reunión Seguimiento y actualización de una convocatoria de reunión Para cancelar una reunión Imprimir calendario Compartir un calendario Tareas Crear tareas Guardar una tarea Asignación de tareas Seguimiento de las tareas asignadas Configuración de las tareas Contactos Crear un contacto Bogotá D.C. Colombia Página 1

2 Categorías Almacenar la información del contacto Cerrar Administrar y organizar la información de los contactos Notas Pantalla general de la carpeta de Notas Modificar la configuración de las notas Enviar una nota Notas en el escritorio de su PC Outlook Web Access Bogotá D.C. Colombia Página 2

3 MICROSOFT OUTLOOK 2003 Definición Microsoft Outlook es un programa de comunicaciones, diseñado para administrar y organizar información personal, permitiendo el manejo de los correos electrónicos, los contactos, el calendario, las tareas y demás elementos, tanto a nivel personal como de equipo. Características En la versión 2003 de Outlook, el usuario tiene la opción de manejar con mayor versatilidad el entorno del programa mediante el panel de exploración que centraliza y la vez le permite desplazarse y visualizar la información del modo que la quiera ver. El panel de lectura facilita la revisión de los correos sin necesidad de abrirlos, permitiendo ver el contenido de una manera más amplia con un diseño de línea única o multilínea. Con el filtro de correo no deseado, el usuario libera la bandeja de entrada de dicho correo, asegurando la recepción de mensajes de los remitentes seguros y bloqueando cuando no lo son. La marcación de los mensajes facilita la categorización y búsqueda de los mismos. La utilización del Calendario se puede realizar a nivel personal como a nivel de equipo de trabajo, visualizando varios calendarios y permitiendo comparar dichas agendas para la organización de citas y reuniones. Si su trabajo lo realiza fuera de la oficina, Outlook puede conectarse a Microsoft Exchange Server 2003 mediante Internet, sin necesidad de conexiones, facilitando el acceso a su correo Entorno de trabajo Bogotá D.C. Colombia Página 3

4 En el entorno de trabajo, la columna izquierda corresponde al Panel de Exploración, que es el eje central de desplazamiento en la pantalla del programa y contiene las carpetas de correo, accesos directos y los elementos de Outlook, que son objetos específicos que tienen información y se guardan en una ubicación puntual, estos últimos incluyen mensajes de correo electrónico, citas, contactos, tareas y notas. La parte central equivale a la vista del contenido del elemento activo; la parte derecha muestra el panel de lectura que permite al usuario ver y leer los correos sin necesidad de abrirlos. Creación y envió de mensajes Para poder enviar un mensaje nuevo, debemos ubicarnos en la bandeja de entrada y dar clic en el botón de Nuevo Mensaje de la barra de herramientas Standard. Aparece esta vista, con los campos necesarios para escribir el mensaje. En el encabezado del nuevo mensaje aparecen los campos: Para, CC, Asunto. Los dos primeros se podrán completar, diligenciando las direcciones de correo de los destinatarios originales y a los cuales les deseamos enviar una copia; basta con escribir una letra para que la función autocompletar, se empieza a mostrar posibles coincidencias, de la lista de nombres sugeridos y aparecerán las personas a las que ha enviado mensajes con mayor frecuencia y más recientemente. Si se dispone de un servidor de correo como es Microsoft Exchange Server, se podrá utilizar la lista Global de direcciones que contiene las direcciones de correo de los que están conectados a la red, esta lista es creada y mantenida por el Administrador del servidor, también se puede seleccionar las direcciones de la lista de contactos. Para poder acceder a estas listas basta con hacer clic sobre el botón Para del formulario del nuevo mensaje, se obtiene el cuadro de diálogo seleccionar nombres. Bogotá D.C. Colombia Página 4

5 En esta caja de diálogo aparece el campo CCO, donde es posible enviar una copia oculta del mensaje, donde sólo el remitente del mensaje y el destinatario de dicha copia tendrán conocimiento de su existencia. El último campo del encabezado es el Asunto, contiene la idea que resume el contenido del mensaje. Listas de distribución Para enviar mensajes rápidamente a varios usuarios se puede utilizar una Lista de distribución, que está conformada por un conjunto de contactos, los cuales se agrupan bajo un nombre que identifica un equipo de trabajo, dependencia o directorio. Bogotá D.C. Colombia Página 5

6 Las listas de distribución se guardan en la carpeta de contactos, donde están identificadas con negrita y con un símbolo de lista de distribución. Los nombres de los usuarios pueden pertenecer a la lista global de direcciones o a la carpeta de contactos. Crear una lista de distribución Seleccionar de la ventana principal el icono de Nuevo, activar Lista de distribución, digitar el Nombre del grupo que va a identificar la lista de distribución, activar el botón Seleccionar los integrantes, allí podrá elegir de la libreta de direcciones o de contactos, los usuarios con sus direcciones de correo respectivos. Cuerpo del mensaje El usuario de Outlook puede disponer del editor de mensajes que trae por defecto la aplicación que es Microsoft Word, desde allí podrá aplicar todos los formatos de texto correspondientes a fuente, párrafo, numeración y viñetas, bordes, sombreado, columnas, también podrá insertar tablas, imágenes, hipervínculos, diagramas, manejar ortografía, etc. El siguiente gráfico muestra un ejemplo de tabla realizada en el editor, en el ambiente de Outlook. Adjuntar archivos a los mensajes En el proceso de enviar, el usuario puede anexar al mensaje un documento, hoja de cálculo o cualquier archivo creado en otro programa, esto permite compartir archivos con otros usuarios y agiliza los procesos internos de la organización. Bogotá D.C. Colombia Página 6

7 Para poder adjuntar un archivo, es necesario tener creado dicho archivo, saber su nombre y ubicación, y dar clic en el icono de Insertar Archivo Aparecerá una caja de diálogo donde se selecciona el o los nombres de los archivos a adjuntar. Una vez seleccionados los archivos, en el encabezado del mensaje aparece el campo de Adjuntar que es el indicativo, que muestra los archivos adjuntos con el icono que representa la aplicación donde fue creado el archivo, el nombre y extensión, además del tamaño de dicho archivo. Firma Un elemento que complementa y personaliza los mensajes, esta dado por la Firma. El manejo de la firma se puede dar de manera manual o automática al final del mensaje, donde el usuario puede utilizar formatos para dar una buena presentación a sus datos, de nombre, cargo, nombre de la Bogotá D.C. Colombia Página 7

8 empresa, detalles de ubicación tales como números de teléfono, dirección, etc. Además el usuario puede implementar varias firmas dependiendo del mensaje a enviar, ya sea personal o institucional. Para crear una firma debe estar en la ventana principal de Outlook, entrar al menú Herramientas, comando Opciones, ficha Formato de Correo, aparecerá la siguiente caja de diálogo. Encontramos varias posibilidades: Firma para mensajes nuevos: especifique la firma que va a utilizar para los mensajes salientes. Firma para respuestas o reenvíos: especifique si desea incluir su firma al responder o reenviar un mensaje. En Firmas: crea firmas para utilizarlas en los mensajes salientes, además le permite eliminar o editar el contenido de las firmas ya creadas. Siguiendo el proceso dar clic en Firmas, luego clic en el botón de Nuevo, donde el usuario podrá identificar su firma con un nombre, para efecto de seleccionarlas posteriormente y utilizarlas de acuerdo al mensaje Bogotá D.C. Colombia Página 8

9 A continuación, se digita el texto de la firma aplicando los formatos de fuente y párrafo que Outlook brinda como herramientas de presentación. La firma que haya quedado seleccionada, es la firma que aparecerá en los mensajes Una vez se complete el mensaje, dar clic en Enviar de la barra de herramientas Estándar. Bogotá D.C. Colombia Página 9

10 Reglas de comportamiento para los mensajes de correo electrónico Las Reglas de comportamiento para Internet, son un conjunto de pautas que tienen como objetivo una conducta ética en Internet, inclusive en el envió y recepción de mensajes de correo electrónico. Por tanto es aconsejable tener en cuenta las siguientes recomendaciones: Aplique la regla de oro: trate a los demás como le gustaría que le trataran a usted. Sea consciente de dónde se encuentra y compórtese del modo apropiado. Antes de hacer clic en el botón Enviar, piénselo dos veces. Una vez que haya enviado un mensaje de correo electrónico, es posible que no lo pueda retirar. Revise la ortografía de sus mensajes, sea conciso y escriba mensajes breves. Tenga en mente que un mensaje de correo electrónico puede ser distribuido fácilmente (puede ser reenviado, impreso, etc.) Sea precavido con el humor y con el sarcasmo. Los comentarios que son humorísticos cuando se hacen en persona, muchas veces pierden la gracia por escrito y se tornan confusos y hasta malintencionados. Evite escribir con letras mayúsculas para poner énfasis - es como gritar. No envíe o reenvíe correo no deseado. Esto se denomina correo basura y es una ofensa en Internet. Utilice asuntos descriptivos para que sus mensajes sean más fáciles de encontrar y de archivar. Siga los comentarios de un foro para familiarizarse con sus objetivos y tono general antes de comenzar a realizar aportes. Esta técnica se denomina merodear; a realizar el primer aporte se le denomina dejar de merodear. Tómese un momento para decidir si es más adecuado responder de manera privada al aporte de una persona de una lista de correo o foro que responder de manera pública a toda la lista o a todo el foro. No se involucre en comentarios violentos (respuestas duras e insultantes a un mensaje de correo electrónico o a un aporte en un foro). Los comentarios violentos suelen ser muy desagradables. Opciones del mensaje Para que Outlook sea de mayor utilidad y que el manejo del correo electrónico ayude a realizar de manera eficaz el trabajo, el programa brinda al usuario la posibilidad de modificar las propiedades de un mensaje y las opciones de envió, lo cual facilita el control y seguimiento, necesarios para reducir tiempo, agilizar las labores y concretar las comunicaciones en un sitio de trabajo. Bogotá D.C. Colombia Página 10

11 En esta caja de diálogo del botón Opciones se puede definir la importancia, confidencialidad, opciones de voto, opciones de entrega y seguimiento del mensaje. Configuración del mensaje Importancia del mensaje En algunas ocasiones se necesitará que el usuario determine la importancia del mensaje, indicando al destinatario la urgencia del mismo. Los parámetros están definidos en: Normal: Opción determinada por defecto. Alta: Advierte al destinatario que es urgente que lea el mensaje. Baja: Indica que no hay urgencia para atender el mensaje Confidencialidad del mensaje Determina el carácter en que deben ser leídos los mensajes por el destinatario. Se puede seleccionar entre cuatro opciones: Normal: Opción por defecto. Personal: Orienta al destinatario que se tratarán temas de índole individual. Privado: Señala que los temas tratados en el mensaje son particulares y reservados, y no se pueden modificar una vez se ha enviado. Confidencial: Indica que se tratarán temas delicados. Bogotá D.C. Colombia Página 11

12 Opciones de entrega y seguimiento Estas opciones sirven para confirmarle al remitente, la entrega del mensaje al destinatario respectivo, al tiempo que notifica que el mensaje ya fue leído. Para activarlas, en el mensaje, haga clic en Opciones. En Opciones de votación y seguimiento, active la casilla de verificación. Solicitar confirmación de entrega para este mensaje Solicitar confirmación de lectura para este mensaje Opciones de voto Este ítem, permite solicitar a los destinatarios que respondan a una pregunta mediante los Botones de voto, que al presionarlos, contestarán el mensaje dando la respuesta conveniente Para poder crear e implementar las diferentes alternativas de votación, el usuario debe entrar en el icono de Opciones, del mensaje y activar la casilla de verificación de Usar opciones de voto, al tiempo que deberá escribir el texto separado con el signo de punto y coma, eliminando las opciones predeterminadas. Ejemplo: pregunta: definir el lugar de realización del comité de operativo; Auditorio; sala de juntas; salón de profesores. Recuperar un mensaje enviado La acción de recuperar un mensaje enviado, solo es posible si se está conectado a una red que usa servidor de correo de Microsoft Exchange. El proceso de recuperación se hace seleccionando la carpeta de elementos enviados del panel de exploración, sobre el archivo a recuperar se da doble clic, y se ejecuta el comando Recuperar este mensaje del menú Acciones. Allí se puede elegir si desea Eliminar las copias no leídas del mensaje o si se desea reemplazar con un nuevo correo. Se puede ejecutar este procedimiento sólo si el destinatario no ha leído o desplazado el mensaje de la bandeja de entrada. Verificación de nuevos mensajes Outlook brinda diferentes formas que notifican la llegada de nuevos correos. En la ventana principal del programa determinar la configuración, al dar clic en el menú Herramientas, comando Opciones ficha Preferencias, icono de texto Opciones de correo electrónico, y Opciones de correo avanzadas. Bogotá D.C. Colombia Página 12

13 Los ítems que encontramos son: Reproducir un sonido. Cambiar momentáneamente el cursor del mouse. Mostar un icono de sobre en el área de notificación. Mostrar alerta de correo nuevo en el escritorio (sólo en Bandeja de entrada predeterminada). Para esta última opción, el usuario puede personalizar el tiempo de permanencia de la alerta en el escritorio, al igual que el nivel de transparencia del mensaje que aparece. La modificación de los valores se puede establecer en la caja de diálogo de Configuración de alerta de escritorio. Bogotá D.C. Colombia Página 13

14 Responder un mensaje recibido En la acción de responder un correo, el usuario tiene la posibilidad de elegir utilizando los botones que aparecen en la parte superior del mensaje recibido. El botón de Responder, se utiliza para dar respuesta únicamente al remitente que ha enviado el mensaje. El botón de Responder a todos, se emplea para contestar al remitente, además de enviar una copia a las personas que hayan recibido el mensaje original El botón de Reenviar, sirve para enviar respuesta a una(s) persona(s) diferentes al remitente. Sobre el archivo a responder activar menú contextual, y elegir la opción correspondiente Bogotá D.C. Colombia Página 14

15 Al abrir el archivo, podemos observar las tres opciones para dar respuesta al mensaje recibido, que son: Responder, Responder a todos y Reenviar. Observe que en el campo de asunto aparece las iníciales RE:, que corresponden a la acción de responder, a continuación dar clic en enviar. Bogotá D.C. Colombia Página 15

16 El seguimiento que Outlook hace sobre el mensaje respondido, lo muestra en el campo de información de color gris, ubicado en la parte superior del mensaje, el cual indica la fecha y hora de la respuesta, conservándose el mensaje original. Calendario Outlook brinda esta herramienta al usuario, para que este pueda organizar su horario, registrando y planificando las citas, eventos y reuniones, al mismo tiempo que le permitirá ver e imprimir los compromisos de una fecha actual o tener la visualización de todo un mes, junto a esto también podrá programar con anterioridad los avisos recordando las actividades pendientes. Se podría definir que el calendario es una especie de agenda electrónica. Bogotá D.C. Colombia Página 16

17 En el calendario se pueden implementar citas, eventos, reuniones, que se pueden ejecutar en un espacio de tiempo o pueden tener periodicidad la cual implica, una repetición a intervalos de tiempo regulares, ejemplo, semanalmente, mensualmente. La configuración y visualización predeterminada del Calendario, muestra con color diferente las horas del día de trabajo, comenzando a las 8:00 a.m. y terminando a las 5:00 p.m. La semana laboral está comprendida de lunes a viernes. La semana va de lunes a domingo y el mes se ve completo sin subdivisiones temporales; el usuario puede adaptar y personalizar dicha configuración de acuerdo a sus necesidades particulares. Definir una cita Una cita se puede definir como una actividad que se ejecuta en un espacio de tiempo durante el día, no se necesitan recursos, ni se convocan asistentes. Para registrar una Cita se puede realizar de varias maneras: 1. Ubicarse en el calendario en una hora específica y digitar los datos de la Cita, sin mayores detalles. Automáticamente Outlook registra fecha y hora de comienzo y fecha y hora de fin. 2. La otra forma de plantear una Cita, es dar doble clic a partir de la ubicación del cursor en un espacio de tiempo del día activo. 3. De la barra de Herramientas Estándar, utilizar el botón de Nueva Cita. 4. Sobre una ubicación de tiempo dentro del calendario dar clic derecho del Mouse, opción Nueva Cita. Bogotá D.C. Colombia Página 17

18 Las tres últimas formas, muestran al usuario el Formulario de Citas, donde podrá implementar con mayores detalles el asunto, la ubicación, fecha y hora de inicio y culminación, activación del aviso para recordar dicha cita, la disponibilidad y el espacio para describir aspectos de la cita. La etiqueta Sirve para determinar la naturaleza de las citas, implementando la clasificación de estas, mediante un color. Bogotá D.C. Colombia Página 18

19 Manejo de la disponibilidad de tiempo en el calendario En el formulario, se puede especificar la forma en que otros usuarios ven su calendario, eligiendo la Disponibilidad de tiempo a partir de cuatro indicadores que son: Libre: el tiempo libre aparece con un indicador de disponibilidad vacío y se ve como disponible cuando otros usuarios ven su calendario. Provisional: los periodos de tiempo que están marcados como provisionales aparecen con un indicador de disponibilidad con bandas y se muestran como disponibles cuando otras personas ven su Calendario. No disponible: el indicador de disponibilidad es sólido y se muestra como no disponible cuando otros integrantes de la red ven su calendario. Fuera de la oficina: los espacios de tiempo marcados como fuera de la oficina aparecen con un indicador de disponibilidad sólido y una cita sombreada de fondo y se muestran como no disponibles cuando otros usuarios ven su calendario. Definir una cita periódica Corresponde a una cita que se repite con intervalos regulares de tiempo, ya sea semanalmente o mensualmente. Al activar el botón de Periodicidad se determina la frecuencia y el número de repeticiones de la cita. Bogotá D.C. Colombia Página 19

20 Cita privada Cita de carácter personal y exclusivo, que no puede ser vista por otras personas, incluso si tienen permiso para obtener acceso a su agenda Evento Es un acontecimiento que se efectúa durante uno o más días, su programación no interfiere en definir otros elementos para ese día. Cuando se configura un evento, se visualiza como un titular, en la parte superior del día activo. Por ejemplo un cumpleaños, días festivos patrios y religiosos, una feria. Un evento o un evento anual muestran la hora como disponible para las personas que tiene acceso al calendario Cuando el evento se repite anualmente se podría establecer como un Evento periódico Reunión Una reunión es similar a una cita, con la diferencia que participan otras personas, se define un lugar de encuentro y se utilizan recursos. Las reuniones del calendario pueden ser reuniones organizadas por usted o reuniones a las que otra persona le ha invitado. Las reuniones aparecen en el calendario y en los calendarios de los demás participantes. En el lenguaje de Outlook se denomina a esta invitación Convocatoria de Reunión Crear una convocatoria de reunión Para organizar la Convocatoria de Reunión se puede plantear dos métodos: 1. Menú Acciones, comando Nueva Convocatoria de Reunión, muestra el Formulario de Reunión. 2. En el ambiente de calendario ubicarse en un espacio de tiempo y dar clic derecho del mouse, allí elegir Nueva convocatoria de reunión. Bogotá D.C. Colombia Página 20

21 Participantes de una reunión Los participantes a una reunión se pueden clasificar en tres: Organizador, asistentes, y la ubicación/recurso. Cualquier persona que convoque a una reunión se define como Organizador, no podrá ser reemplazado y es el único que puede realizar modificaciones sobre la planeación y ejecución de dicha reunión. Los invitados se consideran Asistentes, para el desarrollo de la reunión, estos pueden ser necesarios u opcionales y pueden ser elegidos de la lista de la libreta de direcciones. El lugar donde se lleva a cabo la reunión se define como Ubicación, pero dependiendo la forma en que se organice las actividades se puede catalogar como un recurso. Si se utiliza Microsoft Exchange Server como servidor de correo, el administrador del sistema puede configurar como usuarios las salas, auditorios, así como los elementos de proyección y demás, los cuales podrán ser invitados a las convocatorias. Bogotá D.C. Colombia Página 21

22 Con el uso de Microsoft Exchange Server, las personas de la organización comparten la información de los calendarios de manera automática, esta función se llama Horas libres y ocupadas, que se muestra en la ficha de Programación de la reunión que ayuda al organizador a concretar una hora donde todos los participantes puedan asistir. (No es necesario compartir calendarios con otros usuarios, para ver las horas libres y ocupadas). La invitación de la reunión la realiza el Organizador, quien la envía a cada uno de los Asistentes como Convocatoria de Reunión, la cual es recibida en la bandeja de entrada del buzón de cada uno de los participantes. Respuesta a una convocatoria de reunión Outlook, ubica esta citación como elemento en el calendario de los integrantes, los cuales deberán dar respuesta, activando Aceptar, No acepto, Provisional, Proponer nueva hora que se encuentran como botones. Bogotá D.C. Colombia Página 22

23 Para enviar la respuesta, el convocado tiene la posibilidad de elegir entre, modificar la respuesta antes de enviarla, enviar la respuesta ahora, o no enviar la respuesta, a excepción de la última opción al ser enviada se actualizará como información de los asistentes en el calendario del organizador. Bogotá D.C. Colombia Página 23

24 Proponer nueva hora por parte de los asistentes que estén en conflicto con la hora propuesta inicialmente, (esta última opción no es práctica en el caso de tener muchos invitados, recuerde esto se puede configurar y modificar para una o todas las reuniones creadas). Seguimiento y actualización de una convocatoria de reunión El organizador puede hacer Seguimiento de las respuestas y saber cuántas personas piensan asistir, inspeccionando la barra de información que se ubica en la parte superior de la convocatoria de reunión, o puede obtener información en la ficha de Seguimiento de la reunión. Para el control de las respuestas el organizador puede Omitir respuestas no realizando el seguimiento respectivo o decidir permitir nuevas propuestas de plazos. En el momento que surja algún cambio en la hora o lugar de la planeación original de la reunión, se puede realizar las correcciones en la convocatoria del calendario, y posteriormente Enviar Actualización, esta actualización se mostrará en el calendario Bogotá D.C. Colombia Página 24

25 Para cancelar una reunión Para cancelar una reunión, debe abrir del calendario la convocatoria de reunión, activar el comando Cancelar Invitación del menú Acciones, aparecen dos opciones la primera predeterminada Enviar cancelación y eliminar reunión la segunda Eliminar sin enviar cancelación, por último enviar el mensaje de cancelación a los asistentes. Outlook automáticamente borrar la reunión cancelada. Bogotá D.C. Colombia Página 25

26 Imprimir calendario Muchos de la usuarios que utilizan Outlook, necesitan estar fuera de la oficina, si ha organizado sus citas, eventos y reuniones en su calendario tendrá la posibilidad de tener una copia impresa de sus actividades y así estar al tanto de todo lo que le corresponde realizar. En las opciones de impresión podrá elegir estilos del calendario que están determinados por formatos de presentación que pueden verse en la vista previa antes de imprimir, podrá aplicar la configurar de la página, encabezados y pies de página y la determinación del intervalo de fechas de las actividades que desea imprimir. Bogotá D.C. Colombia Página 26

27 Compartir un calendario Para lograr compartir el calendario con otros miembros conectados a la red, debemos tener cuenta de correo con Microsoft Exchange Server. Sobre el Calendario dar clic derecho, comando Compartir. 1. Para permitir el acceso de cualquier persona a su calendario. En el cuadro de Nombre, clic en predeterminado. 2. Pero si quiere especificar las personas que pueden tener acceso a su calendario. El propietario de la cuenta de correo, puede definir el Nivel de permisos, que asigna a las personas que pueden tener acceso a su calendario, con solo activar las casillas de verificación y seleccionar las opciones que se adecuen a sus necesidades. Si se activa la casilla de verificación de privado, el elemento seleccionado con esta opción no podrá ser visto por personas diferentes a su dueño. Recuerde para ambos casos anteriores es necesario definir los niveles de permiso. Bogotá D.C. Colombia Página 27

28 Tareas La tarea es una labor personal o relacionada con el trabajo, la cual se le hace un seguimiento diario hasta su terminación, permitiendo asignarle prioridad, porcentaje de ejecución, estado de la tarea y detalles que la complementan. Los tipos de tarea que se pueden implementar en Outlook pueden ser: Tarea sencilla: Tarea en la que sólo se hace mención del trabajo a realizar, sin mayores detalles. Tarea detallada: Se amplía diferentes tópicos de la tarea tales como estado, prioridad, porcentaje de ejecución, descripción, fecha de inicio y finalización. Tarea periódica: Tarea que se ejecuta con alguna periodicidad. Tarea asignada: Tarea que ha sido delegada por otra persona, la cual se puede aceptar o rechazar, por parte de la persona que la recibe. Bogotá D.C. Colombia Página 28

29 Crear tareas Para crear una Tarea sencilla, basta en ubicarse en el panel de exploración, clic en tareas, en la vista activa digitar en el campo de asunto, el nombre de la tarea. En la Tarea detallada dar clic en el icono de Nuevo, aparece el formulario de la tarea, donde se específica: Asunto: es la idea general que resume la tarea Fechas de inicio y fin: Corresponde al plazo en el cual se puede ejecutar la tarea Estado: Para este parámetro existen 5 ítems No comenzado: El trabajo de la tarea no se ha iniciado por tanto en el campo de porcentaje aparecerá 0% En curso: Muestra algún nivel de progreso en el desarrollo de la tarea, por tanto en el campo %, ira un valor diferente al 0% Completada: La tarea fue culminada, se cumplió el 100% A la espera de otra persona: para terminar la tarea depende de otra persona, por tanto el valor que ve en el campo de %, oscila entre 0 y 99%. Aplazada: Se utiliza cuando la tarea ha sido propuesta. En el campo % aparecerá un valor entre 0 y 99%. Bogotá D.C. Colombia Página 29

30 Otro de los campos a diligenciar en el formulario de la tarea corresponde a la Prioridad, donde se pueden elegir cualquiera de las siguientes opciones: Baja: Se aplica cuando las tareas tienen poca importancia. Normal: La importancia se ubica en el promedio del común de las tareas. Alta: Se utiliza cuando las tareas son urgentes y no se pueden cancelar. Para que Outlook, le recuerde con anterioridad las tareas pendientes, puede activar la opción de Aviso, configurando al tiempo fecha y hora, en la cual el programa le muestra un mensaje de información de la tarea. Por último el usuario, puede escribir información que describa y complemente la tarea. Las tareas también pueden tener periodicidad al igual que las citas del calendario. Para establecerla es necesario activar el botón de Periodicidad que se encuentra en la barra de herramientas estándar. La repetición de la tarea se puede hacer diaria, semanal, mensual o anual y las opciones disponibles del cuadro de diálogo cambian en función del intervalo de tiempo seleccionado. Guardar una tarea Una tarea para poderle hacer el seguimiento hasta su terminación, debe ser almacenada para eso se debe dar clic en Guardar y cerrar. Asignación de tareas Las tareas se pueden Asignar a otras personas, mediante una Solicitud de tarea que es enviada, dando al destinatario las instrucciones para que ejecute la tarea. Para esto se debe abrir la tarea y Bogotá D.C. Colombia Página 30

31 dar clic en el icono de Asignar tarea, al activarlo aparece en el formulario de la tarea el campo de Para, donde se coloca la dirección de correo del usuario a quien se le va asignar la tarea, y enviando la solicitud de tarea. Si la persona quien recibe la solicitud Acepta, la tarea se crea en la lista de tareas y se convierte en el nuevo propietario permanente de la tarea. En caso de Rechazar la solicitud de tarea, podrá devolverla al titular, y enviar la respuesta ahora, o podrá Modificar la respuesta entes de enviarla escribiendo algún comentario. Bogotá D.C. Colombia Página 31

32 Si se desea Recuperar la propiedad de la tarea, entrara al menú Acciones y Recuperar tarea o visualizar el registro en la lista de tareas. El propietario es el único que puede realizar cambios sobre la tarea, si realiza actualizaciones se enviaran a anteriores propietarios y a la persona quien inicialmente envió la solicitud de la tarea. Si desea enviar un Informe de estado indicando en que porcentaje de ejecución y desarrollo esta la tarea, dar clic en el menú Acciones, comando enviar informe de estado. Cuando se termine la tarea, Outlook de manera automática genera un Informe de estado de la tarea y lo envía a la persona quien la asigno, a otros propietarios o a quienes hayan solicitado este informe. Si desea Asignar una tarea a más de una persona, y mantener una copia actualizada de la tarea en la lista de tareas, se aconseja que divida el trabajo en tareas independientes y asignar a cada uno lo que le corresponde hacer por separado. Seguimiento de las tareas asignadas Entrar al menú Herramientas, opciones, opciones de tareas, activar la casilla de verificación Guardar copias actualizadas de las tareas asignadas en mi lista de tareas y enviar informes de estado cuando se hayan completado las tareas asignadas. Bogotá D.C. Colombia Página 32

33 Configuración de las tareas Para cambiar el color que identifica las tareas atrasadas como las tareas completadas. En la pantalla general entrar al menú Herramientas, Opciones y Opciones de Tareas, cambiar la configuración predeterminada. Contactos Los contactos en Outlook se clasifican como Personas u Organizaciones tanto internas como externas, con las que se establece una comunicación personal o profesional y cuya información se almacena en la carpeta de contactos. Bogotá D.C. Colombia Página 33

34 Crear un contacto Para crear un contacto desde el Panel de exploración, dar clic en Contactos. En la barra de herramientas dar clic en Nuevo, aparecerá el Formulario de contactos. Bogotá D.C. Colombia Página 34

35 En el Formulario de contactos podrá ingresar la información de manera sencilla o si requiere datos más puntuales activar los botones ubicados en la parte izquierda del formulario. A partir de este formulario puede diligenciar los datos personales tales como nombre, cargo y lugar de trabajo, números de teléfono fijo, móvil, de fax; direcciones de trabajo, de correspondencia, de correo electrónico la cual nos permite comunicarnos con el contacto; además con la dirección de Instant Messenger activamos la mensajería instantánea. Y se desea también puede almacenar en esta ficha una fotografía, que le permita identificar al contacto. Categorías Dentro de esta ficha, hay una forma de agrupar, identificar y seleccionar los contactos que corresponde a establecer Categorías. A un contacto se le puede asignar más de una categoría, esta es una forma de generar filtrar, hacer seguimiento y dar orden en búsquedas con criterios más puntuales. Almacenar la información del contacto Para conservar esta información y posteriormente utilizarla en consultar algún dato o simplemente para comunicarnos con el contacto, es necesario dar clic en Guardar y Cerrar. Bogotá D.C. Colombia Página 35

36 Administrar y organizar la información de los contactos Outlook en el manejo de los contactos, permite la utilización de Vistas para clasificar y encontrar rápidamente lo que necesite, algunas de las vistas son: La vista Tarjetas de visita muestra la información de los contactos tal como aparece en un tarjetero. Vista de Tarjetas de visita detallada agrega a la vista anterior los detalles del contacto, el puesto y el nombre de la organización. La vista Lista de teléfonos muestra en detalle los diferentes números de teléfono a nivel fijo, fax y móvil que tenga registrado el contacto. Bogotá D.C. Colombia Página 36

37 Notas En muchas ocasiones dentro de la oficina se utilizan las notas de papel adhesivo, para consignar preguntas, recordar ideas o sencillamente escribir un texto para recordar en la creación de un documento. Para crear una nota, dar clic en Notas del panel de exploración, luego dar clic en Nuevo, aparece la nota, se digita el contenido. La primera línea de la nota se utiliza como título, se pueden almacenar números de teléfono, direcciones Web, ideas, pero no documentos. Las notas traen la configuración de fecha y hora del sistema. Bogotá D.C. Colombia Página 37

38 Pantalla general de la carpeta de Notas A las notas se les puede asignar categorías, para aplicar dar clic derecho sobre la nota y activar Categorías. Modificar la configuración de las notas Bogotá D.C. Colombia Página 38

39 Para las notas se puede modificar la configuración de color, tamaño y fuente de las notas, por medio del menú Herramientas comando Opciones, ficha Preferencias, Opciones de notas. Enviar una nota Sobre la nota a enviar dar clic derecho y del menú contextual dar clic sobre la opción de Reenviar. Del formulario que aparece colocar el nombre del destinatario. Observe que en el campo de Adjuntar muestra el icono que representa la nota. Notas en el escritorio de su PC En Outlook podemos realizar dichas notas y dejarlas abiertas en el escritorio para tenerlas presente. La siguiente es una vista de la pantalla del escritorio de un PC, en la cual se observan notas creadas en Outlook. Bogotá D.C. Colombia Página 39

40 Outlook Web Access La herramienta de administración de Outlook Web Access (OWA) ofrece una interfaz de usuario basada en Web para todas las opciones de OWA que puede ajustar el administrador. Ofrece una lista de todos los servidores del dominio y permite la administración de las opciones de OWA en todos los servidores de aplicaciones para usuario y de servicios de fondo. Esta interfaz permite el acceso remoto de los usuarios de una organización, a sus cuentas de correo, para hacer un seguimiento de fuera de la oficina. Para el caso de La Universidad Javeriana la ruta de acceso es: Bogotá D.C. Colombia Página 40

41 Un Vistazo a Outlook Web Access Bogotá D.C. Colombia Página 41

42 En el momento de utilizar las cuentas de correo institucional es factible que aparezcan mensajes de advertencia los cuales deben ser leídos con atención para evitar contratiempos en el manejo de la información del correo electrónico. Bogotá D.C. Colombia Página 42