Mi Junta, Mi Espacio

Transcripción

1 Mi Junta, Mi Espacio Incubadora de Organizaciones de la Sociedad Civil Un espacio creado y formado para Organizaciones de la Sociedad Civil, con deseos de crecer profesional y socialmente. Junta de Asistencia Privada del Estado de Yucatán 8

2 contenido Objetivo... 3 Descripción del programa... 3 Áreas involucradas:... 4 Actividades a realizar:... 4 Horarios... 5 Requisitos de Admisión... 5 Requisitos de Permanencia... 5 Termino en el Programa... 5 Recursos materiales disponibles... 6 Recursos Humanos disponibles... 6 Áreas de Mi Junta, Mi Espacio:... 7 Convocatoria... 8 Solicitud de Ingreso... 9 Calendarización Junta de Asistencia Privada del Estado de Yucatán 2

3 Objetivo Proporcionar a las Organizaciones de la Sociedad Civil: Espacios para el desarrollo de sus actividades de inicio operaciones. Asesoría Asistencial, fiscal, contable, administrativa y jurídica. Materiales como papelería y documentos. Descripcio n del programa Mi Junta, Mi Espacio es un programa diseñado para el acompañamiento de las Organizaciones que estén en estado inicial con el fin brindarles profesionalización en un espacio cómodo para el desarrollo de sus actividades iniciales. El programa será permanente en las actividades de la Junta de Asistencia Privada del Estado de Yucatán, la cual lanzará una convocatoria o se invitará a las organizaciones que hayan recibido su declaratoria de constitución de IAP recientemente. Las Instituciones que sean admitidas al programa ocuparán las áreas destinadas para estos fines por un periodo de tres meses; durante este periodo Calendarizarán sus actividades y se comprometerán a realizar una planeación que abarque un periodo de tres años como mínimo, prepararán la documentación para su primer informe trimestral y realizarán su primer acta de sesión ordinaria, todo esto con la asesoría de las áreas correspondientes de la Junta de Asistencia Privada del Estado de Yucatán. Con este programa se pretende crear un espacio permanente de formación y capacitación teórico-práctico, en un ambiente óptimo donde cuente con los recursos materiales necesarios para poder realizar sus actividades, recibir capacitación y auto evaluarse, por lo consiguiente se le denominó Mi Junta, Mi Espacio, con el fin de ir generando una pertenencia dentro de la comunidad de IAP del estado; así mismo el nombre del programa Junta de Asistencia Privada del Estado de Yucatán 3

4 va seguido de las palabras Incubadora de Organizaciones de la Sociedad Civil por el interés que se tiene de generar capacitación para la profesionalización, desarrollando habilidades bajo situaciones reales. Áreas involucradas: Dirección de Evaluación Asistencial Dirección Jurídica Área de Evaluación Financiera (Apoyo IAP) Plan de Trabajo Sesión Ordinaría Informe trimestral Actividades a realizar: Se presenta una descripción de las actividades que se realizarán en la Incubadora de Organizaciones de la Sociedad Civil. 1. Se emite la convocatoria o en su caso se analiza que Instituciones se deben invitar a la incubadora. 2. Se recibe la solicitud por escrito de las organizaciones interesadas a ingresar a la incubadora, se analiza por parte de las áreas las potencialidades de cada Institución y se seleccionan un máximo de dos organizaciones para ingresar a la incubadora. 3. Se realiza actividad de bienvenida para las organizaciones seleccionadas y se les presenta el calendario de capacitación. 4. Se inicia el proceso de capacitación con el Plan de Trabajo, que deberá reflejar las actividades Asistenciales a realizar en un periodo mínimo de tres años, así como su misión, visión y objetivos y las actividades para allegarse de fondos durante ese periodo (Para la elaboración del presupuesto se deberá coordinar con el Área de Evaluación Financiera para llenar el formato oficial así como las instrucciones del llenado). 5. También deberá diseñar y elaborar los formatos para los expedientes de los beneficiarios. 6. En la segunda etapa, se capacitará a las organizaciones de forma práctica en la realización de una asamblea de sesión ordinaria que deberá reunir todos los requisitos de forma donde se autorizará el plan de trabajo y el presupuesto anual (este presupuesto abarcará el año de inicio, considerando desde la entrega de declaratoria hasta el cierre del ejercicio el 31 de diciembre del mismo año) 7. En la tercera etapa se capacitará en lo referente al informe trimestral donde si así lo solicita se le otorgará un usuario y contraseña del sistema de Contpaq, se le enseñará a realizar la captura de ingresos y egresos en el sistema así como el cumplimiento de la contabilidad electrónica, según Junta de Asistencia Privada del Estado de Yucatán 4

5 requerimientos del SAT, Se le capacitará en cuestiones fiscales, financiera y administrativas para el buen registro y control de sus operaciones. Horarios Se abrirán dos grupos con horarios de 3 horas, el primer horario de 08:00am a 11:00am y el segundo horario de 12:00pm a 03:00pm. Requisitos de Admisión Para poder ser admitido al programa que ofrece la JAPEY se deberá realizar lo siguiente: Por parte de la JAPEY: Publicar la convocatoria en redes sociales y por correo electrónico o en su caso las áreas deberán presentar propuestas de Instituciones. Realizar entrevistas de admisión. Analizar y definir por votación que Instituciones serán admitidas. Por parte del interesado: Solicitar entrevista para admisión al programa. Presentarse a la entrevista con la siguiente documentación: o Solicitud por escrito que contenga las circunstancias en las que se encuentra la institución para iniciar sus actividades y los horarios en los que se comprometen a asistir a la incubadora, siendo mínimo 3 hras diarias. En caso de ser admitido o Firmar Convenio de colaboración de la JAPEY. Requisitos de Permanencia Cumplir con los horarios de capacitación establecidos por ambas partes. Presentar avances de la capacitación realizada. Mantener las áreas y los bienes prestados en buenas condiciones. Termino en el Programa Para dar por concluida satisfactoriamente la estancia en el programa la Institución deberá presentar a la JAPEY un juego de los documentos: Plan de Trabajo, Manual para el manejo de expedientes de los beneficiarios, Inicio de su Caso Institucional. Acta de Sesión Ordinaria (incluye, convocatoria, lista de asistencias, reporte de seguimiento de acuerdos). Informe Trimestral. Junta de Asistencia Privada del Estado de Yucatán 5

6 Se considera finalizado el periodo de capacitación a los tres meses de iniciado el programa, la Institución deberá entregar de manera adicional un documento donde exprese sus comentarios sobre el programa. Las áreas de la JAPEY que estuvieron involucradas entregarán a la Dirección General reporte de actividades realizadas con las Instituciones, así como sus comentarios y evaluación final de la Organización. Se realizará una actividad de cierre para los miembros del patronato de las organizaciones que participaron en el programa. Recursos materiales disponibles Para llevar a cabo las actividades del programa se dispone de: 2 cubículos para trabajo grupal con capacidad de 2 a 6 personas cada uno. Un área para trabajo individual con capacidad para 8 personas Baño 2 pintarrones (uno en cada cubículo) 1 mesa redonda de juntas con capacidad para 4 personas 1 mesa rectangular de juntas con capacidad para 6 personas 10 sillas periqueras para barra (Área de trabajo individual) Impresora Copiadora Servidor de agua fría Pantalla para exposiciones Conexiones eléctricas para computadoras Recursos Humanos disponibles La JAPEY pondrá a disposición de las Organizaciones los siguientes Recursos Humanos: Recurso Humano Asesor del Área de Evaluación Asistencia Actividades Coordinar los talleres relacionados con su área, proporcionar a la organización la información relacionada. Asesor del Área Jurídica Coordinar los talleres relacionados con su área, proporcionar a la organización la información relacionada. Asesor del Área de Evaluación Financiera Coordinar los talleres relacionados con su área, proporcionar a la organización la información relacionada. Becario Atenderá el área de impresión y copiado que estará al servicio de las Organizaciones, llevará el control de los horarios de uso de las áreas, servirá de apoyo a las organizaciones en lo que esté relacionado a su capacitación, solicitará los requerimientos de papelería y limpieza del área con la autorización de su supervisor que será asignado por la Dirección General. Junta de Asistencia Privada del Estado de Yucatán 6

7 Áreas de Mi Junta, Mi Espacio: Áreas para juntas, capacitación y trabajo individual y trabajo en equipo. Materiales, papelería, copias e impresiones. Talleres teórico- práctico, que se desarrollaran bajo la temática de cada organización Junta de Asistencia Privada del Estado de Yucatán 7

8 Convocatoria Junta de Asistencia Privada del Estado de Yucatán 8

9 Solicitud de de Ingreso Ingreso (Logo de la organización) Esta solicitud de ingreso al programa de Mi Junta, Mi Espacio deberá ser llenado en su totalidad por el representante legal de la 1. Nombre de la Organización: 2. Nombre del Representante Legal: 3. Fecha de Constitución: 4. Fecha aproximada de inicio de actividades: 5. Qué actividades realizan? 6. Cuáles son las principales debilidades que tiene mi organización? 7. Por qué mi organización debe participar en el programa Mi Junta, Mi Espacio? 8. Cuántos miembros de la organización se comprometen a asistir 3 horas diarias? 9. Cuáles serían mis metas al finalizar el programa? 10. Comentarios y sugerencias: (Nombre y firma) Junta de Asistencia Privada del Estado de Yucatán 9

10 Represente Legal Junta de Asistencia Privada del Estado de Yucatán 10

11 Calendarización Cronograma de actividades del proyecto: Mi Junta, Mi Espacio 2016 Actividades Evento de apertura 30 1 Convocatoria y selección de IAPs Jun Etapas 2016 Primer Bloque Segundo Bloque Jul Ago Sep Oct Nov Dic Ene 2 Inicio de actividades Asesoría: Marco legal de mi Institución 3 (Leyes, Reglamentos, Normas Oficiales, etc.) Acompañamiento: Primera Sesión de 4 Asamblea (Acta, Convocatoria, lista) Taller Cómo preparar un estudio de 5 caso? Taller téorico-practico elaboración Plan 6 de Trabajo 7 Taller: Elaboración de proyectos 8 Platica: Procuración de fondos 9 Taller: Expediente del beneficiario 10 Taller: Obligaciones Fiscales 11 Asesoría: Control Interno *Opcional 12 Practica: Primer Informe Trimestral 13 Cierre de actividades Junta de Asistencia Privada del Estado de Yucatán 11