Guía de Procedimiento de Implantandores del Sistema de Contabilidad

Transcripción

1 Ministerio de Hacienda Dirección General de Contabilidad Gubernamental DIGECOG de Procedimiento de Implantandores del Julio 2010 Santo Domingo,República Dominicana

2 A) Objetivo Establecer los pasos a seguir por los implantadores del sistema de contabilidad en la realización de sus funciones, con el fin de tener claramente definidos cada uno de estos. B) Responsables de la Ejecución Implantadores. Instituciones del Gobierno Central y otros Organismos Descentralizados. Dirección General de Contabilidad Gubernamental. C) Normas 1. La funciones de los implantadores son: Brindar asesoría y asistencia técnica en la elaboración de los Estados Financieros, hacer las observaciones y recomendaciones a los procedimientos para el cumplimiento de las normativas gubernamentales establecidas. Participar en los procesos de implantación del Gubernamental (accesos y rutas) y de las normas que en dicho contexto sean aprobadas. 1/15

3 Capacitar a las instituciones en todos los aspectos relacionados con el sistema de contabilidad. Colaborar con otras áreas de nuestra institución, de ser requerido. 2. Los implantadores del sistema de contabilidad en su primera visita, estarán acompañados por un funcionario de este organismo, quien a su vez deberá informar sobre las atribuciones que confiere a DIGECOG, la Constitución de la República, en sus artículos 245, 246 y 250 y la Ley no En función a tales facultades, introducirá el objetivo de la visita y en coordinación con el personal de la institución; trazarán las pautas para la realización de la asesoría. 3. En la primera visita realizada, tendrán contacto con el personal del área financiera o Administrativa, preferiblemente el Director Financiero quien a su vez asignará a la persona que servirá de enlace entre la institución y el implantador. 4. Los implantadores deberán seguir el plan de trabajo de acuerdo con el cronograma de actividades anual, el que será dividido cuatrimestralmente. 5. Los implantadores deberán realizar semanalmente un cronograma de actividades, que incluya la programación de visitas, seguimiento a las instituciones y fechas estimadas de ejecución de los trabajos. 6. El personal de Implantación deberá recibir una capacitación especial, en temas relacionados a sistemas de contabilidad, Estados Financieros y las áreas de interés afines a sus funciones. 2/15

4 7. Los implantadores no deberán involucrarse en los procesos internos de las instituciones asignadas, y deberán limitarse estrictamente a las labores de asesoramiento y consulta técnica. 8. Los implantadores no deberán asistir a reuniones internas de las instituciones, ni emitir opiniones que puedan afectar a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental. 9. Para la realización de sus funciones, los implantadores deberán tener un archivo por Institución, en el cual almacenarán tanto las informaciones relacionadas con las instituciones asignadas como los formularios, guía de procedimientos entre otros documentos que faciliten el proceso. 10. Los implantadores deberán asistir a las instituciones debidamente uniformados y con el carnet de identificación en un lugar visible, de manera que proyecten una imagen profesional acorde con la naturaleza de nuestra institución. 3/15

5 D) Procedimiento: 1. Una vez confirmada la cita, la Sub-Dirección General emitirá las comunicaciones a enviar a las diferentes instituciones seleccionadas, a la firma del Director de DIGECOG. 2. En su primera visita, el implantador junto con el funcionario asignado informarán al Director Financiero o Administrativo de la institución visitada, las informaciones relacionadas con: El objetivo y la importancia del proceso de implantación del Sistema de Contabilidad Gubernamental establecida en la Ley Funciones y el rol que el implantador desempeñará en el proceso. En coordinación con los funcionarios de la institución se definirán los programas o planes de acción orientados a la asesoría o asistencia técnica requerida en cualquier aspecto relacionado con el sistema de contabilidad gubernamental. 3. Una vez definidos los planes de acción, el Director Financiero de la institución designará al personal o representante que servirá de enlace para el intercambio de información y el seguimiento a los procesos. 4. El implantador coordinará con el personal que servirá como enlace, el plan de trabajo y/o cronograma de visitas programadas para la institución, informará sobre los levantamientos necesarios, de acuerdo al tipo de institución (gobierno central o descentralizado), suministrará los formularios y otros documentos utilizados. 4/15

6 5. Al inicio de cada semana el implantador en coordinación con su supervisor, deberá elaborar el plan de trabajo semanal, a los fines de pautar las visitas, realización de informes u otras actividades propias del proceso de implantación. Las visitar realizadas a las instituciones deberán ser asentadas en el formulario diseñado para tales fines. 6. De acuerdo a los plazos previamente establecidos, los implantadores deberán obtener los resultados de los levantamientos e informaciones, las que serán debidamente autorizadas y aprobadas por el Director Financiero o Administrativo. 7. Los implantadores suministrarán el expediente original al encargado del departamento responsable del proceso y con una copia, procederán a realizar el análisis de las informaciones. 8. Como parte de sus herramientas de trabajo, los implantadores deberán tener asignado un espacio a ser utilizado como archivo físico (carpeta) que contenga los datos históricos de la institución en proceso de implantación. 5/15

7 E) Descripción del Proceso de Implantación El proceso de implantación se realizará en dos fases, las que se describen a continuación: 1.1 Primera Fase: Esta primera etapa iniciará con la implantación normativa, en la cual se desarrollarán los siguientes procesos: Realización de un diagnóstico de la institución mediante el levantamiento de las siguientes informaciones y/o actividades: Plan de Cuentas de las instituciones del Gobierno Central. Transferencias de Capital. Préstamos y donaciones, recibidos y otorgados. Cuentas Bancarias. Inventarios de bienes muebles e inmuebles. Cuentas por Cobrar. Pasivos a corto y largo plazo (si corresponde) Análisis del grado de cumplimiento de las normas establecidas por DIGECOG relacionadas con los informes de cierre. 6/15

8 1.1.2 A partir de las informaciones obtenidas, realizar un análisis del diagnóstico Realización de un Plan de Mejora, el cual deberá ser firmado por el implantador y por el funcionario de la institución Elaboración de un informe que contenga las conclusiones del análisis realizado, el Plan de Mejora sugerido, así como también la metodología y el cronograma realizado Para la realización de esta primera fase se estimará un período de un mes y el referido informe deberá ser entregado los primero cinco días de cada mes. 1.2 Segunda Fase: Esta segunda fase consistirá en la implantación del sistema contable, en la cual el implantador tomando como referencia las herramientas existentes (guías, procedimientos e instructivos), procederá a capacitar al funcional enlace de la institución asignada, sobre el proceso de generación de información contable mediante el sistema. 7/15

9 DOCUMENTOS ANEXOS 8/15

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13 Reporte de Visita Institución Visitada: Teléfonos: Nombre de contacto institucional: Cargo: Resultados Obtenidos: Nombre de Implantador: Fecha: 12/15

14 Informe de Actividades y Resultados Dirección General de Contabilidad Gubernamental Funcionario Cargo Teléfono Ext. Lic. Manuel E. Monegro P. Director General Lic. Ana Mirian Rodríguez Directora Adm. Y Financiera Lic. Dionisia Mireya Vizcaíno Funcional Asignado Día Actividades Resultados Viernes 5 De Marzo 1- Visita a la Institución. Visita realizada para elaborar los estados financieros 2009 de la institución en base al SIGEF. Fue asignada la Lic. Mireya Vizcaíno como Funcional Próxima visita Lunes 8 Lunes 8 Visita a la institución Trabajamos con los levantamientos Cta. Contables. Próxima Visita miércoles 10 Miércoles 10 Visita a la institución Verificación de los bienes muebles en el SIAB, las compras en transito las cuentas por pagar, el financiamiento, la composición del capital asi como la ejecución del gasto del periodo 2009 y Comenzamos la asesoria para la preparación de los estados financieros. Próxima Visita jueves 11 Jueves 11 Visita a la institución Continuación de elaboración estados financieros y aclaración cuentas que forman parte de las informaciones contables Levantadas. 13/15

15 Viernes 12 de marzo Visita a la institución Próxima Viernes 12 Explicación de las rutas en el sigef para sacar los reportes de contabilidad y del gasto por periodos. Y concluimos con la asesoria para la Finalización de la elaboración de los estados financieros 2009 de Digecog 14/15