CURSO-TALLER DE INDICADORES

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1 Dirección de Profesionalización Fecha de emisión: 22/05/2012 Versión N. 0 Página: 1 de 16 CURSO-TALLER DE INDICADORES Elaboró Revisó M.A. Hugo Leonel Castro Roca Licda. Karla Lizzeth Pérez Avalos Facilitador Aprobó Analista de capacitación C.P. Armida Millaray Gaytán Gómez Jefa del Departamento de Capacitación

2 Página 2 de 16 Índice Introducción 3 Objetivo 3 Indicadores 4 Sistema de Medición 4 Generalidades sobre Indicadores 4 Estructura de Evaluación del Desempeño 4 Tipo de Indicadores 5 Dimensiones 5 Ficha Técnica del indicador 7 Conclusiones 16

3 Página 3 de INTRODUCCIÓN Lo que no se mide, no se mejora, los sistemas de medición en las organizaciones fundamentan la gestión de actividades y recursos de una organización mediante un conjunto de sistemas, procesos y datos que les permiten la toma eficaz de decisiones. El desarrollo de sistemas de indicadores para estructurar la medición en las organizaciones es sin duda necesario para asegurar la calidad de la información empleada en dicha toma de decisiones. Esta pretende ser una herramienta que permita al participante construir y planear la implementación de indicadores para sus dependencias y de esta forma promover la mejora continua en el Gobierno del Estado. 2. OBJETIVO Que el participante conozca los tipos de indicadores de desempeño y construya, durante el curso al menos un indicador estratégico o de gestión para sus Dependencias. Objetivos Específicos Reconocer la importancia de un sistema de medición en el SGC. Conocer los tipos de indicadores. Identificar las dimensiones que miden un indicador Identificar las etapas para la construcción de indicadores Construir un indicador estratégico Construir un indicador de gestión

4 Página 4 de INDICADORES Sistema de Medición Son una serie de acciones orientadas a medir, evaluar, ajustar y regular las actividades de una dependencia. La razón de ser de un sistema de medición es: Comunicar, entender, orientar y mejorar la ejecución de las estrategias acciones y resultados de la organización. Dentro de un sistema de medición podemos encontrar como elemento a los indicadores. Todo sistema de medición debe satisfacer los siguientes objetivos: Comunicar la estrategia Comunicar las metas Identificar problemas y oportunidades Diagnosticar problemas Entender procesos Definir responsabilidades Mejorar el control de la empresa Identificar iniciativas y acciones necesarias Medir comportamientos Facilitar la delegación en las personas Generalidades sobre indicadores Los indicadores son parámetros utilizados para medir el cumplimiento de los objetivos y metas del Plan Estatal de Desarrollo así como de los avances en la consecución de cada programa presupuestario. Se define un indicador como la relación entre variables cuantitativas o cualitativas que permite observar la situación y las tendencias generadas en el objeto o fenómeno observado, en relación con objetivos y metas previstas e impactos y resultados esperados. Estructura de Evaluación del Desempeño Los indicadores se generan a partir de las metas y objetivos que se establecen en la planeación operativa de las dependencias, dicha planeación surgen de la implementación del Plan Estatal de Desarrollo del Estado de Colima, es así como a partir de la estructura de la evaluación del desempeño se mide el cumplimiento de lo planificado en razón del desempeño logrado.

5 Página 5 de 16 Tipos de indicadores Se proporcionan los criterios para distinguir entre los diferentes tipos de los indicadores. Dimensiones de los Indicadores Eficacia Eficiencia Calidad Economía Es el aspecto del logro de los objetivos que mide el indicador, las cuales se clasifican de la siguiente manera: 1. Eficacia: mide el grado de cumplimiento de los objetivos de los programas. Subtipos de indicadores: a. Resultados b. Productos 2. Eficiencia: mide la relación entre los productos y servicios generados respecto a los insumos o recursos utilizados. Subtipos de indicadores: a. Producto b. Procesos c. Insumos 3. Calidad: mide los atributos, propiedades o características que deben tener los bienes y servicios para satisfacer los objetivos de los programas. Subtipos de indicadores: a. Producto 4. Economía: mide la capacidad de gestión de los programas, a efecto de ejercer adecuadamente los recursos financieros. Subtipos de indicadores: a. Insumos b. Costos

6 Página 6 de 16 Ejemplos de indicadores de EFICACIA: 1. Incremento porcentual en la cobertura de aplicación de vacunas contra la tuberculosis en la localidad de San Agustín, respecto al año anterior. 2. Número de pre-escolares matriculados en el programa de extensión horaria cuyas madres trabajan como obreras en horarios matutinos, respecto a la meta anual del mismo programa. 3. Cursos de capacitación y superación profesional impartidos a los maestros de educación primaria respecto al total de maestros adscritos al mismo rubro. Ejemplos de indicadores de EFICIENCIA: La eficiencia se operacionaliza como: 1. Producir la mayor cantidad de servicios o prestaciones posibles dado un nivel de recursos de los que se dispone. 2. Alcanzar un nivel determinado de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible. Las medidas clásicas de eficiencia son: 1. Relación entre la productividad física y el costo de los factores e insumos utilizados en la generación de un bien o servicios. 2. Cuántas unidades de producto se obtienen en promedio por cada unidad de producción. 3. Costo de un servicio en relación al número de usuarios. Ejemplo de indicadores de CALIDAD: Calidad implica la capacidad de la institución para responder a las necesidades de la población. Las medidas comunes de los indicadores de calidad son: 1. Oportunidad 2. Accesibilidad 3. Precisión y continuidad en la entrega de servicios. 4. Prestación de servicios 5. Percepción del servicio prestado 6. Satisfacción del servicio Ejemplos de indicadores de ECONOMÍA: Indicadores típicos de la dimensión de economía son: 1. Capacidad de autofinanciamiento. Cuando la institución tiene atribuciones legales para generar ingresos propios. 2. Capacidad de ejecución. Cuando la institución tiene la capacidad de ejecutar el presupuesto de acuerdo con lo programado. 3. Capacidad de recuperación. Cuando la institución tiene la capacidad para recuperar préstamos y otros pasivos. 4. Nivel de recursos utilizados. Relación entre el nivel de recursos financieros utilizados en la provisión de prestaciones y servicios con los gastos administrativos incurridos por la institución.

7 Página 7 de 16 Ficha Técnica del indicador Los indicadores desempeño deberán contar con una ficha técnica, la cual deberá contener los siguientes elementos mínimos para su adecuado seguimiento y evaluación: 1. Dependencia 11. Tipo de indicador 2. Procedencia 12. Dimensión 3. Nombre del indicador 13. Medición del indicador 4. Definición del indicador 14. Línea base 5. Registro o fuente de información 15. Meta general 6. Objetivo 16. Meta programada por cohorte 7. Método de cálculo 17. Parámetro de semaforización 8. Unidad de medida 18. Acción a realizar 9. Frecuencia de medición 19. Sentido del indicador 10. Cohortes 20. Responsable del seguimiento A continuación se describe cada uno de los elementos que forman la ficha técnica: 1. Dependencia En este apartado se deberá indicar el nombre de la Institución u organismo, el cual emite el indicador. 2. Procedencia Se entenderá como procedencia al origen de la información tales como: Planes de Calidad, Manual de Organización, Programas, Proyectos, etc. 3. Nombre del indicador Es la expresión que identifica al indicador y que manifiesta lo que se desea medir con él. Características que se recomienda debe tener: El nombre expresa la denominación precisa con la que se distingue al indicador, no repite al objetivo. Debe ser claro y entendible en sí mismo, pero no presentarse como definición. No contiene el método de cálculo, pero debe ser consistente con el mismo. Debe ser único y corto: máximo 10 palabras (sugerido). El nombre, además de concreto, debe definir claramente su utilidad. El nombre del indicador no debe reflejar una acción; no incluye verbos en infinitivo. A continuación se presenta una serie de ejemplos de nombres de indicadores.

8 Página 8 de Definición del indicador Debe precisar qué se pretende medir del objetivo al que está asociado; debe ayudar a entender la utilidad, finalidad o uso del indicador. No debe repetir el nombre del indicador ni el método de cálculo, la definición debe ser utilizada para explicar brevemente (máximo 240 caracteres) y en términos sencillos, qué es lo que mide el indicador. 5. Registro o fuente de información Lugar donde se encuentran los registros para determinar las variables, por ejemplo: bases de datos, documentos, libros, actas, evaluaciones, encuestas, etc. 6. Objetivo En este apartado se indicará el objetivo del proceso (plan de calidad), de la mejora de servicio, programa, proyecto, procedimiento, perfil del puesto, etc; según sea el caso del que se esté definiendo el indicador. 7. Método de cálculo Determina la forma en que se relacionan las variables establecidas para el indicador. Se establecen las siguientes recomendaciones: En la expresión, utilizar símbolos matemáticos para las expresiones aritméticas, no palabras. Expresar de manera puntual las características de las variables y de ser necesario, el año y la fuente de verificación de la información de cada una de ellas. En el caso de que el método de cálculo del indicador contenga expresiones matemáticas complejas, colocar un anexo que explique el método de cálculo.

9 Página 9 de Unidad de medida Hace referencia a la determinación concreta de la forma en que se quiere expresar el resultado de la medición al aplicar el indicador. La unidad de medida deberá corresponder, invariablemente, con el método de cálculo del indicador y con los valores expresados en la línea base y las metas. En el caso de los indicadores cuyo método de cálculo resulta en un porcentaje, índice, proporción y, por ende, el valor de la meta esté expresado en términos relativos, la unidad de medida deberá referirse a una noción estadística, pero no a una unidad absoluta. 9. Frecuencia de medición Hace referencia a la periodicidad en el tiempo con que se realiza la medición del indicador. La frecuencia de medición mínima a utilizar es mensual, es decir no realizar reportes por debajo de mensual (por ejemplo: semanal o diario). Se recomienda que la periodicidad con la que se reporte la meta del indicador sea la siguiente: Fin: Periodicidad máxima SEXENAL Propósito: Periodicidad máxima de preferencia ANUAL Componente: Periodicidad máxima SEMESTRAL Actividad: Periodicidad máxima TRIMESTRAL.

10 Página 10 de 16 Si la frecuencia es mayor a anual, se deberá tomar en cuenta el año de la línea base, para que en el año que corresponda se determinen metas y establezcan calendarios. Para determinar la frecuencia de medición del indicador, se sugiere se realicen las siguientes preguntas: 10. Cohortes Se entenderá como cohortes a los períodos entre mediciones de la frecuencia. A continuación se establecen los cortes que pudieran existir: 11. Tipo de Indicador Indicador Estratégico Indicador de Gestión Dimensión del Indicador Eficacia Eficiencia Calidad Economía

11 Página 11 de Dimensión Es el aspecto del logro de los objetivos que mide el indicador. En este apartado se definirá qué tipo de dimensión mide el objetivo con el cuál se está trabajando. Eficacia Eficiencia Calidad Economía A continuación se ejemplifica cada una de las dimensiones: 13. Medición del Indicador Este apartado tiene relación directa con los cohortes que se han asignado a la meta y el método de calculado que permita determinar su logro alcanzado en cada etapa establecida. MEDICIÓN DEL INDICADOR (13) MES (13A) V1 (13B) V2 Logro alcanzado (13C) ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE 14. Línea base Es el valor del indicador que se establece como punto de partida para evaluarlo y darle seguimiento. El registro del valor de la línea base y del año al que corresponde esa medición, es obligatorio para todos los indicadores. En caso de que el indicador sea de nueva creación y no pueda establecerse la línea base, se tomará como línea base el primer resultado alcanzado en el ejercicio fiscal en curso

12 Página 12 de 16 (anual) con el que se cuente, mientras tanto se informará como no disponible (en las metas intermedias de dicho ejercicio). 15. Meta General Las metas permiten establecer límites o niveles máximos de logro, comunican el nivel de desempeño esperado por la organización, y permiten enfocarla hacia la mejora. Al establecer metas, se debe: Asegurar que son cuantificables. Asegurar que están directamente relacionadas con el objetivo. La meta que se determine debe: Estar orientada a mejorar en forma significativa los resultados e impactos del desempeño institucional, es decir debe ser retadora. Ser factible de alcanzar y, por lo tanto, ser realista respecto a los plazos y a los recursos humanos y financieros que involucran. Recomendaciones particulares sobre metas: En las diferentes metas que se definen en la ficha técnica (sexenal, intermedias del sexenio y ciclo presupuestario en curso), debe seleccionarse solamente una opción del tipo de valor (absoluto o relativo), y éste debe estar en términos de la unidad de medida del indicador, guardando consistencia con el método de cálculo y el nombre del indicador. Debe existir consistencia en el valor registrado entre: la meta anual relativa y/o absoluta del año en curso, la meta intermedia de sexenio correspondiente al año en curso y la meta calendarizada al último periodo del año en curso; en los tres casos la meta debe coincidir, tanto en la meta absoluta, como en la relativa en su numerador y en su denominador. Todos los indicadores con frecuencia de medición anual o más frecuente (p.e. semestral, trimestral), deben tener definidas las metas intermedias del sexenio. Respecto a la calendarización de metas se recomienda lo siguiente: Las metas del ciclo presupuestario en curso (calendarios) deberán registrarse de manera acumulada durante el año, con relación a los valores de la meta anual. En caso de indicadores cuyo método de cálculo resulta en un porcentaje, el denominador deberá tener preferentemente el mismo valor al de la meta anual, a lo largo del calendario. Si la meta anual tiene valor, es obligatorio el registro de un calendario para el ciclo, incluyendo los indicadores cuya frecuencia de medición sea anual.

13 Página 13 de Meta Programada por Cohorte Son el valor asignado a la meta en cada momento de cohorte y que permitirá dimensionar el grado de avance de la misma. Estas deberán asignarse en función de las ministraciones presupuestales, cargas de trabajo, tendencias o proyectos específicos de cada programa o proceso. Las metas programadas darán paso a su semaforización, bajo rangos de control especificados por la institución. 17. Parámetros de semaforización Para poder dar seguimiento, realizar la evaluación adecuada y contar con elementos para la toma de decisiones, deberán establecerse los parámetros de semaforización que identifiquen si el cumplimiento del indicador fue el adecuado o esperado. Mediante los parámetros de semaforización se indica cuando el comportamiento del indicador es: Aceptable (verde) Con riesgo (amarillo) Crítico (rojo) Los parámetros de semaforización se establecen de acuerdo al sentido del indicador respecto a la meta (sentido ascendente o descendente). Mediante los parámetros de semaforización se indica cuando el comportamiento del indicador es: Aceptable (verde): el valor alcanzado del indicador se encuentra en un rango por encima o por debajo de la meta programada, pero se mantiene dentro del rango establecido. Con riesgo (amarillo): el valor alcanzado del indicador es menor que la meta programada pero se mantiene dentro del rango establecido.

14 Página 14 de 16 Crítico (rojo): el valor alcanzado del indicador está muy por debajo de la meta programada o supera tanto la meta programada que se puede considerar como una falla de planeación (es decir la meta no fue bien establecida); de conformidad con los rangos establecidos. Los criterios de semaforización aquí mostrados, deben ser tomados meramente como ilustrativos. Las características propias de cada indicador no permiten establecer criterios generales para determinar los rangos de semaforización. El registro del valor de los parámetros de semaforización debe ser expresado en términos del rango que se espera alcanzar respecto de la meta programada. Por ejemplo:

15 Página 15 de Acción a realizar Una vez que se realice el seguimiento y la medición a los indicadores, se tendrá que verificar si existieron desviaciones en el logro esperado de la meta programada y meta general, si se presenta esta situación, se dará paso a la generación de acciones que permitan su análisis de acuerdo al PM- SG-05 Procedimiento para acciones correctivas, preventivas y de mejora. 19. Sentido del indicador Hace referencia a la dirección que debe tener el comportamiento del indicador para identificar cuando su desempeño es positivo o negativo. Puede tener un sentido descendente o ascendente: Cuando el sentido es ascendente, la meta siempre será mayor que la línea base. Si el resultado es mayor al planeado, es representativo de un buen desempeño, y cuando es menor, significa un desempeño negativo. Ejemplos de indicadores con sentido ascendente: población atendida con un servicio, la población beneficiada con la entrega de bienes públicos, la productividad agropecuaria, el índice de competitividad de la inversión pública. Cuando el sentido es descendente, la meta siempre será menor que la línea base. Si el resultado es menor a la meta planeada, es equivalente a un buen desempeño, y cuando es mayor, significa un desempeño negativo. Ejemplos de indicadores con sentido descendente: tasas de mortalidad, índice de los efectos negativos de los incendios, tasas de natalidad, índices de delincuencia, tiempo de espera de la entrega de un servicio, costo promedio de un bien. Este concepto es distinto al de Comportamiento del indicador. Cuando la meta del indicador es constante, de todas formas se deberá indicar si el sentido esperado del indicador es ascendente o descendente. 20. Responsable del Seguimiento: Nombre de quien da seguimiento a los resultados del indicador.

16 Página 16 de CONCLUSIONES El desempeño de las funciones son objeto de medición para conocer si se alcanzan los objetivos de las dependencias, el medirnos es de suma importancia ya que permite encontrar áreas de mejora, los sistemas de medición permite saber si estamos en la trayectoria adecuada y dinámica pertinente necesarias para una toma de decisión efectiva. Es importante recordar que lo que no se mide no es susceptible de mejorar, ya que se debe tener parámetros a comparar. 5. SECCIÓN DE CAMBIOS No. de versión Fecha de actualización Descripción del cambio 1 24/09/2013 Actualización y alineación del contenido de acuerdo a lo establecido por la SHCP y la CONEVAL. 0 22/05/2012 Inicio de uso.