Dirección Administrativa MANUAL DE PROCESO:

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1 Dirección Administrativa MANUAL DE PROCESO: SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS Y MATERIALES DE CURACIÓN A DERECHOHABIENTES DEL SISTEMA DE PROTECCIÓN DE SALUD A TRAVÉS DE FARMACIA DE LOS SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA

2 SERVICIOS DE SALUD DE SECRETARIA DE SALUD PÁGINA: 1/16 SINALOA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PROCESO: SUMINISTRO DE MATERIALES FECHA: 25-O3-08 SUBPROCESO: SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS Y MATERIALES DE CURACIÓN A DERECHOHABIENTES DEL SISTEMA DE PROTECCIÓN DE SALUD A TRAVÉS DE FARMACIA DE LOS SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA. 1. PROPÓSITO: Suministrar medicamentos y materiales de curación incluidos en la cobertura del Catálogo Único de Servicios Esenciales de Salud (CAUCES) para la atención médica a los usuarios derechohabientes del Sistema de Protección de Salud, de manera eficiente y eficaz. 2. ALCANCE: Este proceso aplica al suministro de medicamentos y materiales de curación de los usuarios y derechohabientes del Sistema de Protección en Salud, en hospitales con farmacia que pertenece a los Servicios de. 3. POLÍTICAS: 1. Para garantizar el abasto oportuno de medicamento y materiales de curación, el responsable de cada hospital, entregará para su validación a la dirección de Redes de Atención Médica el Programa Anual de Requerimientos sustentado en el promedio de consumo mensual, con fecha límite la primer semana del mes de octubre de cada año. 2. Los requerimientos de medicamentos y materiales de curación en cualquiera de las áreas en que se genere la necesidad, sólo podrán hacerse a través del Sistema de Información para la Gerencia Hospitalaria (SIGHO). 3. Este proceso sólo incluye medicamentos para los usuarios de los Servicios de Protección en Salud con cobertura en el Catálogo Único de Servicios Esenciales de Salud (CAUSES) y los materiales de curación del catálogo único de claves, homologado por la Dirección de Administración de los Servicios de. 4. Las áreas de hospitalización y urgencias contarán con un inventario de medicamentos y materiales de curación definido y administrado por la enfermera jefe de piso o de servicios de urgencia.

3 Pág. 2-A Pág. 2-E Pág. 2- B Pág. 2-C SERVICIOS DE SALUD DE SECRETARÍA DE SALUD PÁGINA: 2/16 SINALOA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PROCESO: SUMINISTRO DE MATERIALES FECHA: SUBPROCESO: SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS Y MATERIALES DE CURACIÓN A DERECHOHABIENTES DEL SISTEMA DE PROTECCIÓN DE SALUD A TRAVÉS DE FARMACIA DE LOS SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA. 4. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PROCESO: 4.1. SUMINISTRO A TRAVÉS DE FARMACIA DE LOS SERVICIOS DE SALUD: PACIENTE MED. CONSULTA EXTERNA/ URGENCIA MÉDICO TRATANTE DE HOSPITALIZACIÓN RESPONSABLE DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS ENFERMERA FARMACIA GERENCIA HOSPITALARIA/ ADMINISTRACIÓN INICIO TIPO DE SERVICIO HOSPITALIZACIÓN O URGENCIAS CONSULTA EXTERNA/URGENCIA 12. FIRMAR DE RECIBIDO EN DTO. DE SALIDA 1. EXPEDIR RECETA SSS-DR-SM REGISTRAR NECESIDADES SSS-DR-SM-02 SSS-DA-SM CONCENTRAR Y SOLICITAR NECESIDADES DE PISO SSS-DA-SM-01 SSS-DA-SM-O2 11. FIRMAR DE RECIBIDO EN DTO. DE SALIDA 15. REGISTRAR ENTRADA DE SUMINISTROS 16. DOSIFICAR SUMINISTROS SI 17. SUMINISTRAR MEDICAMENTOS SSS-DA-SM-03 NO 5. RECIBIR RECETAS Y SOLICITUDES 6. ELABORAR DTO. DE SALIDA NO 8. SURTIR RECETAS Y SOLICITUDES ES RECETA? ALCANZÓ LA CLAVE EL NIVEL CRÍTICO? SI 7. INFORMAR DE REQUERIMIENTO EXTRAORDINARIO SSS-DA-SM-33 SSS-DA-SM AUTORIZAR SOLICITUD 9. SOLICITAR PEDIDO EXTRAORDINARIO SSS-DA-SM-33 Pág. 2- D 20. REVISAR INFORMES 21. REVISAR Y ANALIZAR INFORMES DE FARMACIA 22. AJUSTAR PARA EL SIGUIENTE PEDIDO SSS-DA-SM-05 SSS-DA-SM REGISTRAR SALIDAS DE SUMINISTROS 19. ELABORAR INFORME DE ENTRADAS- SALIDAS 13. ARCHIVAR DTOS. DE SALIDA Y SOLICITUDES 14. ELABORAR INFORME DE ENTRADAS- SALIDAS SSS-DA-SM-06 SSS-DA-SM SOLICITAR AJUSTE AL SIGUIENTE PEDIDO 24. ENVÍAR INFORMES SSS-DA-SM-06 SSS-DA-SM-07

4 SERVICIOS DE SALUD DE SECRETARÍA DE SALUD PÁGINA: 3/16 SINALOA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PROCESO: SUMINISTRO DE MATERIALES FECHA: SUBPROCESO: SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS Y MATERIALES DE CURACIÓN A DERECHOHABIENTES DEL SISTEMA DE PROTECCIÓN DE SALUD A TRAVÉS DE FARMACIA DE LOS SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA SUMINISTRO A TRAVÉS DE FARMACIA DE LOS SERVICIOS DE SALUD: PROVEEDOR FARMACIA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN/RECURSOS MATERIALES Pág. 1-A 28. RECIBIR Y REVISAR SUMINISTROS Pág. 1-C Pág. 1-B Pág. 1-D SSS-DA-SM ENTREGAR SUMINISTROS A LA FARMACIA 29. FIRMAR RECEPCIÓN DE SUMINISTROS SSS-DA-SM RECIBIR y REVISAR INFORMES SSS-DA-SM AUTORIZAR AJUSTE AL SIGUIENTE PEDIDO 10. AUTORIZAR SOLICITUDES EXTRAORDINARIAS 31. REGISTRAR ENTRADA DE SUMINISTROS SSS-DA-SM AUTORIZAR PAGO 26. NOTIFICAR AL PROVEEDOR SSS-DA-SM-09 SSS-DA-SM-33 Pág. 1-E 30. SOLICITAR PAGO 34. RECIBIR PAGO FIN

5 SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA SECRETARÍA DE SALUD PÁGINA: 4/ 16 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PROCESO: SUMINISTRO DE MATERIALES SUBPROCESO: SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS Y MATERIALES DE CURACIÓN A DERECHOHABIENTES DEL SISTEMA DE PROTECCIÓN DE SALUD A TRAVÉS DE FARMACIA DE LOS SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA. FECHA: ACTIVIDADES CRÍTICAS: ACTIVIDAD (PROVEEDOR) (EJECUTOR) (CLIENTE) 7. Informar de requerimiento extraordinario. (Farmacia ) (Farmacia) (Gerencia Hospitalaria) 8. Surtir recetas y solicitudes. (Farmacia) (Farmacia) (Paciente y Responsable de suministro de medicamentos) 21. Revisar y analizar informes de farmacia. (Farmacia) (Gerencia Hospitalaria/ Administración) (Dirección de Administración/Recursos Materiales) 22. Ajustar para el siguiente pedido. (Gerencia Hospitalaria) (Gerencia Hospitalaria) (Gerencia Hospitalaria) VALOR PARA EL CLIENTE (ATRIBUTO DE CALIDAD) -Que se haga a tiempo. (Oportunidad) -Que se tenga todas las claves. (Disponibilidad) -Que no tenga errores. (Confiabilidad) -Que se haga a tiempo (Oportunidad) -Que no tenga errores. (Confiabilidad) ESTANDAR DE CALIDAD (INDICADOR DE CALIDAD) 100% de los informes a tiempo. (No. de informes oportunos) X100 (No. de informes) 100% de disponibilidad en todas las claves. (No. de claves disponibles ) X100 (No. de claves autorizadas ) 100% de las revisiones sin errores (No. de revisiones sin errores) X100 (No. de revisiones verificadas) 100% de las revisiones realizadas oportunamente. (No. de revisiones realizadas oportunamente) x100 (No. de revisiones de la muestra). 100% de los ajustes sin errores (No. de ajustes sin errores) X100 (No. de revisiones verificadas) FRECUENCIA DE MEDICIÓN (RESPONSABL E) Mensual (Gerencia Hospitalaria/ Administración) Mensual (Gerencia Hospitalaria/ Administración) Trimestral (Dirección de Administración/ Recursos Materiales) Semestral (Dirección de Administración)

6 SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA SECRETARÍA DE SALUD PÁGINA: 5/16 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PROCESO: SUMINISTRO DE MATERIALES SUBPROCESO: SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS Y MATERIALES DE CURACIÓN A DERECHOHABIENTES DEL SISTEMA DE PROTECCIÓN DE SALUD A TRAVÉS DE FARMACIA DE LOS SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA. FECHA: DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO: ACTIVIDAD 1. Expedir receta médica. 2. Registrar necesidades. 3. Concentrar y Solicitar necesidades de piso. TAREAS 1.1. Se verifica la existencia en farmacia del medicamento seleccionado, de no existir se procede a seleccionar otra alternativa. Se expide original y dos copias de la receta médica al paciente, de acuerdo al formato SSS-DR-SM-01, registrando de manera completa los datos solicitados por el sistema Se entrega al paciente original y primera copia de la receta médica con las indicaciones para su tratamiento y se le informa pasar a la farmacia para la entrega de medicamentos y la necesidad de contar con la credencial del Seguro Popular para el trámite de entrega. El médico retiene la segunda copia de la receta médica Se registran los requerimientos del paciente hospitalizado en la hoja de indicaciones médicas (formato SSS-DR-SM-02), en el que se incluyen medicamentos y materiales de curación, señalando dosis y cantidades respectivamente De manera normal en cada cambio de turno y con base en las indicaciones médicas, se elabora el concentrado de las necesidades de los médicos tratantes de piso (formato SSS-DA-SM-01), se verifican las existencias en inventario y se determina las cantidades que serán solicitadas en farmacia Se elabora la solicitud de requerimientos para farmacia con dos copias, en el formato SSS-DA-SM De presentarse una solicitud de urgencia durante el turno, se procede de inmediato aplicando los pasos 3.1. y RESPONSABL E Médico de consulta externa/urgencia Médico tratante de hospitalización Responsable de suministro de medicamentos

7 SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA SECRETARÍA DE SALUD PÁGINA: 5/16 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PROCESO: SUMINISTRO DE MATERIALES SUBPROCESO: SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS Y MATERIALES DE CURACIÓN A DERECHOHABIENTES DEL SISTEMA DE PROTECCIÓN DE SALUD A TRAVÉS DE FARMACIA DE LOS SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA. FECHA: DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO: ACTIVIDAD TAREAS RESPONSABLE 4. Autorizar solicitud Se analiza la solicitud para farmacia en cuanto a su consistencia, principalmente en el caso de medicamentos y materiales críticos, si no se tiene observaciones se autoriza, reteniendo la primera copia. Gerencia Hospitalaria 5. Recibir recetas y solicitudes. 6. Elaborar documento de salida El responsable recibe de forma amable al paciente o al responsable de suministro de medicamentos Si se trata de un paciente, solicita la primera copia de la receta expedida por el médico de consulta (formato SSS-DR-SM-01), toma nota del número de folio y procede a consultar el sistema Si se trata del responsable de suministros, le requiere la solicitud en el formato SSS-DA-SM-02 revisa que esté debidamente firmada, procediendo a verificar en el sistema la existencia de medicamentos y materiales de curación Se procede a imprimir desde el sistema el documento de salida con una copia (formato SSS-DA- SM-03), que contiene la descripción completa de los requerimientos y los datos de control Se verifica si el nivel de existencia que alcanza la clave del medicamento o material de curación se encuentra en el nivel critico, se toma una de las siguientes decisiones: Si el nivel de existencia alcanzó el valor crítico el proceso pasa a la actividad No Si el nivel de existencia no alcanzó el nivel crítico el proceso pasa a la actividad No. 8. Responsable de farmacia Responsable de farmacia

8 SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA SECRETARÍA DE SALUD PÁGINA: 6/ 16 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PROCESO: SUMINISTRO DE MATERIALES SUBPROCESO: SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS Y MATERIALES DE CURACIÓN A DERECHOHABIENTES DEL SISTEMA DE PROTECCIÓN DE SALUD A TRAVÉS DE FARMACIA DE LOS SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA. FECHA: DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO: ACTIVIDAD TAREAS RESPONSABLE 7. Informar de requerimiento extraordinario Cuando una clave de un medicamento o material de curación alcanza el nivel crítico en su existencia, se procede a informar a la Gerencia Hospitalaria para que se realice una solicitud extraordinaria, se usa el formato SSS-DA-SM-33. Responsable de farmacia 8. Surtir recetas y solicitudes El responsable de farmacia procede a surtir la receta o solicitud, informando de manera amable a la persona los medicamentos o materiales suministrados. En el caso de una solicitud el proceso se transfiere a la actividad No. 11, mientras que si se trata de una receta médica se transfiere a la actividad No.12. Responsable de farmacia 9. Solicitar pedido extraordinario La Gerencia Hospitalaria solicita a la dirección de Administración en el formato SSS-DA-SM-33 las claves de medicamentos y materiales de curación cuyos niveles de existencias alcanzaron el nivel crítico, la cantidad a solicitar será para cubrir la demanda en el período de tiempo que resta para que llegue el suministro normal, esta cantidad se determina como:. Gerencia Hospitalaria

9 SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA SECRETARÍA DE SALUD PÁGINA: 7/ 16 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PROCESO: SUMINISTRO DE MATERIALES SUBPROCESO: SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS Y MATERIALES DE CURACIÓN A DERECHOHABIENTES DEL SISTEMA DE PROTECCIÓN DE SALUD A TRAVÉS DE FARMACIA DE LOS SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA. FECHA: DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO: ACTIVIDAD TAREAS RESPONSABLE 9. Solicitar Pedido = (PCM) clave X (días para el siguiente suministro) (total de días entre cada pedido) - (Existencia) clave pedido Si la cantidad resulta con fracciones numéricas se Gerencia extraordinario. redondeará al número entero inmediato superior. Hospitalaria (Continua) 9.2. Se revisa mensualmente el indicador de la actividad crítica No. 7 y se hacen las observaciones pertinentes 10. Autorizar solicitudes extraordinarias. 11. Firmar de recibido en documento de salida La dirección de Administración revisa la solicitud y de ser necesario hace los ajustes pertinentes y autoriza la solicitud El responsable de suministros firma de recibido el documento de salida de medicamentos y materiales de curación, quedando depositado el documento en la farmacia y una copia se entrega a al responsable de suministros. Dirección de Administración/Rec. Materiales Responsable de suministro de medicamentos 12. Firmar de recibido en documento de salida El paciente firma de recibido en el documento de salida y en la copia de la receta médica por los medicamentos entregados y se verifica su identidad mediante la credencial del Seguro Popular, en el caso de no contar con la credencial se le solicitará la póliza del registro al Seguro Popular y una identificación oficial (credencial de elector, licencia de conducir o pasaporte), en éste último caso se registra en el documento el número de folio de la identificación presentada. Finalmente se entrega al paciente una copia del documento de salida y la farmacia retiene el documento de salida y la copia de la receta médica firmados. Paciente

10 SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA SECRETARÍA DE SALUD PÁGINA: 8/ 16 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PROCESO: SUMINISTRO DE MATERIALES SUBPROCESO: SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS Y MATERIALES DE CURACIÓN A DERECHOHABIENTES DEL SISTEMA DE PROTECCIÓN DE SALUD A TRAVÉS DE FARMACIA DE LOS SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA. FECHA: DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO: ACTIVIDAD TAREAS RESPONSABLE 13. Archivar documentos de Se procede archivar los documentos de salida, salida y recetas médicas y solicitudes. Farmacia solicitudes 14. Elaborar informe de entradassalidas Se elabora informe de manera mensual, en donde se describe de manera completa los medicamentos y materiales de curación suministrados, usando el formato SSS-DA-SM-06. El informe deberá ser acompañado de los documentos de salida, recetas médicas, solicitudes debidamente requisitadas y documentos de entrega de suministros de proveedores, se envía a la Gerencia Hospitalaria. Farmacia 15. Registrar entrada de suministros Se procede de forma oportuna a dar de alta en la forma SSS-DA-SM-05 los medicamentos y materiales de curación entregados por la farmacia. Responsable de suministro de medicamentos 16. Dosificar suministros El responsable de suministro de medicamentos dosifica los medicamentos y materiales de curación para los pacientes en las cantidades indicadas por el médico tratante Las cantidades se entregarán por pastilla, capsula o presentación que permita el manejo adecuado del material de manera fraccionada. Responsable de suministro de medicamentos

11 SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA SECRETARÍA DE SALUD PÁGINA: 9/16 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PROCESO: SUMINISTRO DE MATERIALES SUBPROCESO: SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS Y MATERIALES DE CURACIÓN A DERECHOHABIENTES DEL SISTEMA DE PROTECCIÓN DE SALUD A TRAVÉS DE FARMACIA DE LOS SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA. 5. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO: ACTIVIDAD TAREAS FECHA: RESPONSABL E 17. Suministrar medicamentos La enfermera recoge en el área de suministro los medicamentos dosificados de acuerdo a las indicaciones del médico tratante y procede a suministrar al paciente. Enfermera 18. Registrar salida de suministro. 19. Elaborar informe de entrada-salida. 20. Revisar informes 21. Revisar y analizar informes de farmacia Se registra la salida del medicamento y/o materiales de curación de la actividad 16, utilizando la forma SSS-DA-SM Quincenalmente el responsable de suministro elabora informe de entradas- salidas, utilizando la forma SSS-DA-SM-06, que envía a la Gerencia Hospitalaria Se analizan los informes del área de suministro mediante visita al espacio, confrontando existencias reportadas con las reales. Se registran las irregularidades en la hoja de verificación SSS-DA-SM- 08 y se envía al responsable del hospital Se procede a revisar el informe de entradas salidas, verificando que los documentos de salida y solicitudes hospitalarias estén debidamente requisitadas. Responsable de suministro de medicamentos Responsable de suministro de medicamentos Gerencia Hospitalaria Gerencia Hospitalaria/ Administración

12 SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA SECRETARÍA DE SALUD PÁGINA: 9/16 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PROCESO: SUMINISTRO DE MATERIALES SUBPROCESO: SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS Y MATERIALES DE CURACIÓN A DERECHOHABIENTES DEL SISTEMA DE PROTECCIÓN DE SALUD A TRAVÉS DE FARMACIA DE LOS SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA. FECHA: DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO: ACTIVIDAD 22. Ajustar para el siguiente período. TAREAS Con base en los informes de entradas-salidas en donde se identifican existencias y niveles de consumo, cada dos meses se procede ajustar los requerimientos del siguiente período, registrándose en la forma SSS-DA-SM-09, estos ajustes deberán realizarse con un mes de anticipación a la llegada del pedido. RESPONSABL E Gerencia Hospitalaria/ Administración. 23. Solicitar ajuste al siguiente pedido. 24. Enviar informes Con un mes de anticipación, se solicita a la dirección de Administración en el formato SSS-DA- SM-09 los ajustes en las claves cuyo nivel de existencia lo requiera Mensualmente la Gerencia Hospitalaria envía informes de la administración de la farmacia a la dirección de Administración (forma SSS-DA-SM-06), acompañando documentos de recepción de proveedores Mensualmente se mide el indicador de la actividad crítica No. 8 y se envía informe en la forma SSS-DA-SM-07 a la dirección de Administración y dirección de Redes. Gerencia Hospitalaria. Gerencia Hospitalaria

13 SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA SECRETARÍA DE SALUD PÁGINA: 9/16 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PROCESO: SUMINISTRO DE MATERIALES SUBPROCESO: SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS Y MATERIALES DE CURACIÓN A DERECHOHABIENTES DEL SISTEMA DE PROTECCIÓN DE SALUD A TRAVÉS DE FARMACIA DE LOS SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA. FECHA: DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO: ACTIVIDAD 25. Autorizar ajuste al siguiente pedido. TAREAS Se procede a revisar la solicitud de ajuste al siguiente pedido, de ser necesario se hacen las correcciones pertinentes Se mide semestralmente el indicador de la actividad crítica No. 22 y hacen las observaciones que correspondan. RESPONSABL E Dirección de Administración 26. Notificar a proveedor 27. Entregar suministros a farmacia. 28. Recibir y revisar suministros Se informa con un mes de anticipación al proveedor, los ajustes al siguiente pedido, para que tome las medidas pertinentes que garanticen el suministro de medicamentos y materiales de curación, forma SSS-DA-SM Se envía al proveedor las solicitudes extraordinarias en la forma SSS-DA-SM El proveedor entrega cada dos meses los suministros a la farmacia, de acuerdo al programa anual de requerimientos y las solicitudes extraordinarias cuando éstas se presenten El encargado de farmacia recibe la documentación de la recepción consistente en: original de factura y original de pedido Revisa en los cartones u otras formas de empaque: el sello de origen; verifica cantidades; descripción; número de lote; y vigencia de caducidad, mínima de 18 meses. Registra los resultados en la hoja de verificación de suministros SSS-DA-SM-28, cuando se presenten irregularidades envía la información a la Dirección de Administración. Dirección de Administración Proveedor Responsable de farmacia

14 SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA SECRETARÍA DE SALUD PÁGINA: 9/16 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PROCESO: SUMINISTRO DE MATERIALES SUBPROCESO: SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS Y MATERIALES DE CURACIÓN A DERECHOHABIENTES DEL SISTEMA DE PROTECCIÓN DE SALUD A TRAVÉS DE FARMACIA DE LOS SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA. 5. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO: ACTIVIDAD 29. Firmar recepción de suministros. TAREAS Una vez verificado los materiales recibidos, se sella de recibido y se firma la factura original Se entrega un contra recibo al proveedor, usando la forma SSS-DA-SM-16. FECHA: RESPONSABL E Responsable de farmacia 30. Presentar solicitud de pago. 31. Registrar entrada de suministro. 32. Recibir y revisar informes Los proveedores de la farmacia presentan solicitud de pago, anexando documento de recepción de suministros Se procede de forma oportuna a dar de alta en la forma SSS-DA-SM-05 los medicamentos y materiales de curación entregados por el proveedor Mensualmente se reciben los informes de la Gerencias Hospitalarias sobre la administración de las farmacias, acompañado de los documentos de recepción de proveedores y se procede a su revisión Se mide trimestralmente el indicador de la actividad crítica No. 21 se envía informe a la Dirección de Redes de Atención en la forma SSS-DA-SM-25. Proveedores Farmacia Dirección de Administración

15 SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA SECRETARÍA DE SALUD PÁGINA: 11/17 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PROCESO: SUMINISTRO DE MATERIALES SUBPROCESO: SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS Y MATERIALES DE CURACIÓN A DERECHOHABIENTES DEL SISTEMA DE PROTECCIÓN DE SALUD A TRAVÉS DE FARMACIA DE LOS SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA. FECHA: DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO: 33. Autorizar pago. 34. Recibir pago Se recibe solicitud de pago del proveedor Se revisa de que los documentos cumplan con los requisitos contables establecidos Se autoriza pago Se entrega al proveedor el pago que corresponde a la solicitud aprobada, debiendo presentar una identificación oficial de la cual se registra copia que acompaña a la póliza de pago. Dirección de Administración Proveedor

16 SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA SECRETARÍA DE SALUD PÁGINA: 12/16 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PROCESO: SUMINISTRO DE MATERIALES SUBPROCESO: SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS Y MATERIALES DE CURACIÓN A DERECHOHABIENTES DEL SISTEMA DE PROTECCIÓN DE SALUD A TRAVÉS DE FARMACIA DE LOS SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA. FECHA: DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 6.1. Ley General de Salud (Artículos 1, 5, 9, 61 al 77 bis 41) Plan Nacional de Desarrollo (punto 3.2, objetivo 5, brindar servicios de salud eficientes, con calidad, calidez y seguridad para el paciente) 6.3. Acuerdo de Descentralización de los Servicios de Salud (punto IV, 3) 6.4. Decreto de Creación de los Servicios de Ley Orgánica de la Administración Publica del Estado de (Artículos 3, 4, 11, 21 y 28) 6.6. Ley de Salud en el Estado de (Artículos 1, 6 fracciones I y II, 15, 16, 17, 18, 22 al 30) 6.7. Plan Estatal de Desarrollo Reglamento Orgánico de la Administración Publica del Estado de (Artículos 1, 7, 15 fracción IX, 25 fracciones I, II, III y IV) 6.9. Reglamento Interior de la Secretaría de Salud (Artículos 1, 2, 3 y demás relativos) Reglamento Interior de los Servicios de (Artículos 2, 34 y demás relativos) Manual del usuario del Sistema de Información para la Gerencia Hospitalaria (SIGHO).

17 SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA SECRETARÍA DE SALUD PÁGINA: 13/16 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PROCESO: SUMINISTRO DE MATERIALES SUBPROCESO: SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS Y MATERIALES DE CURACIÓN A DERECHOHABIENTES DEL SISTEMA DE PROTECCIÓN DE SALUD A TRAVÉS DE FARMACIA DE LOS SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA. FECHA: REGISTROS: Registros Tiempo de retención Responsable de conservarlo Código de registro 7.1. Receta médica. 1 año Gerencia SSS-DR-SM-01 hospitalaria/administración 7.2. Indicaciones médicas. 1 año Responsable de SSS-DR-SM-02 suministros médicos 7.3. Concentrado de 1 año Responsable de SSS-DA-SM-01 necesidades de piso. suministros médicos 7.4. Solicitud de requerimientos. 5 años Gerencia SSS-DA-SM-02 hospitalaria/administración 7.5. Documento de salida de 5 años Gerencia SSS-DA-SM-03 farmacia. hospitalaria/administración 7.6. Hoja de registro de 1 año Responsable de SSS-DA-SM-05 entradas-salidas de farmacia. suministros médicos 7.7. Informe de entradassalidas. 1 año Responsable de SSS-DA-SM-06 suministros médicos 7.8. Registro de claves faltantes 1 año Gerencia Hospitalaria SSS-DA-SM Hoja de verificación de 1 año Gerencia Hospitalaria SSS-DA-SM-08 suministros Solicitud de ajuste del 1 año Gerencia SSS-DA-SM-09 siguiente pedido. hospitalaria/administración Contra recibo de almacén 5 años Dirección de SSS-DA-SM-16 Administración/ Rec. Materiales Hoja de verificación de autorizaciones de pago. 5 años Dirección de administración/recursos SSS-DA-SM Hoja de verificación de recepción de suministros Solicitud extraordinaria de farmacia. Materiales 1 año Dirección de administración/recursos Materiales SSS-DA-SM-28 5 años Gerencia Hospitalaria SSS-DA-SM-33

18 SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA SECRETARÍA DE SALUD PÁGINA: 14/16 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PROCESO: SUMINISTRO DE MATERIALES SUBPROCESO: SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS Y MATERIALES DE CURACIÓN A DERECHOHABIENTES DEL SISTEMA DE PROTECCIÓN DE SALUD A TRAVÉS DE FARMACIA DE LOS SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA. FECHA: GLOSARIO Programa anual de requerimientos: documento elaborado por las todas las unidades de salud de la entidad y validado por la Dirección de Redes de Atención, que contiene las necesidades de consumo mensual para cada clave de medicamento y materiales de curación sustentadas en el promedio de consumo mensual Promedio de consumo mensual: consumo promedio en una unidad de salud para una clave de medicamento o material de curación en particular, durante un mes específico del año Ajuste de requerimientos: proceso de corregir para una clave de medicamento o material de curación en particular su requerimiento para el siguiente período, debido a un desabasto o excedente en el nivel de inventario SIGHO: Sistema de Información para la Gerencia Hospitalaria Documento de salida: documento que emite la farmacia con las existencias de medicamentos y materiales de curación que entrega a los usuarios Dosificar suministros: proceso de proveer los medicamentos y materiales de curación de manera unitaria, con el propósito de hacer un uso eficiente de los materiales Nivel crítico de existencia: es nivel de inventario que alcanza una clave de medicamento o material de curación en el cual se debe hacer un pedido para no tener desabasto.

19 SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA SECRETARÍA DE SALUD PÁGINA: 15/16 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PROCESO: SUMINISTRO DE MATERIALES SUBPROCESO: SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS Y MATERIALES DE CURACIÓN A DERECHOHABIENTES DEL SISTEMA DE PROTECCIÓN DE SALUD A TRAVÉS DE FARMACIA DE LOS SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA. FECHA: ANEXOS: 9.1. Receta médica. SSS-DR-SM Indicaciones médicas. SSS-DR-SM Concentrado de necesidades de piso. SSS-DA-SM Solicitud de requerimientos. SSS-DA-SM Documento de salida de farmacia. SSS-DA-SM Hoja de registro de entradas-salidas de SSS-DA-SM-05 farmacia Informe de entradas-salidas. SSS-DA-SM Registro de claves faltantes. SSS-DA-SM Hoja de verificación de existencias SSS-DA-SM Solicitud de Ajuste para el siguiente SSS-DA-SM-09 pedido Contra recibo de almacén SSS-DA-SM Hoja de verificación de autorizaciones de SSS-DA-SM-25 pago Hoja de verificación de recepción de SSS-DA-SM-28 suministros Solicitud extraordinaria de farmacia. SSS-DA-SM-33

20 SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA SECRETARÍA DE SALUD PÁGINA: 16/16 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PROCESO: SUMINISTRO DE MATERIALES SUBPROCESO: SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS Y MATERIALES DE CURACIÓN A DERECHOHABIENTES DEL SISTEMA DE PROTECCIÓN DE SALUD A TRAVÉS DE FARMACIA DE LOS SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA. FECHA: CAMBIOS DE VERSIÓN: Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio Elaboración de la primera versión.

21 ANEXOS Nombre de la Unidad: Hospital Integral Angostura Clave: SLSSA No. de Folio: Domicilio: Gabriel Leyva Solano y Javier Mina, CP 81600, tél Lugar: Angostura,. Fecha: SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA Receta Médica FORMATO SSS-DR-SM-01 CODIGO DE BARRAS Nombre del Paciente: Seguro Popular Oportunidades Otros No. de afiliación: Edad: Sexo: Talla: Peso: T.A.: Temperatura: MEDICAMENTOS (Cantidad) (Descripción) (concentración) (Clave) (Presentación) (Forma de aplicación) (Período) Nombre del médico : CURP: Titulo o especialidad: Cédula profesional: SSA: Firma:

22 Indicaciones Médicas Nombre de la Unidad: Hospital Integral angostura Clave:SLSSA Domicilio: Gabriel Leyva Solano y Javier Mina, CP 81600, tél Lugar: Angostura,. Expediente: Nombre del paciente: Seguro Popular Oportunidades Otros No. de afiliación: Edad: Sexo: FORMATO SSS-DR-SM-02 SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA Fecha de ingreso: Servicio: Área: Comentarios: No.de indicación INDICACIONES MÉDICAS Control de líquidos Tipo de dieta: DIETAS Estatus: SOLUCIONES Aplicar: Clave.. Descripción:.. Concentración. Forma de aplicación Dosis: Tiempo: Estatus: MEDICAMENTOS Aplicar: Clave.. Descripción:.. Concentración. Vía. Dosis Cuidado No. Descripción CUIDADOS Elaboró: Nombre: CURP: Titulo o especialidad: Cédula profesional Firma: Supervisó: Nombre: CURP: Titulo o especialidad: Cédula profesional Firma:

23 FORMATO SSS-DA-SM-01 SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA Concentrado de necesidades de piso Nombre de la Unidad: Hospital Integral Angostura Domicilio Gabriel Leyva Solano y Javier Mina, CP 81600, tél Lugar: Angostura,. Servicio: Área: Turno: Total de pacientes Fecha: Clave Descripción Concentración Presentación Clave: SLSSA Cantidad requerida (piezas) Nombre del responsable: Firma:

24 FORMATO SSS-DA-SM-02 SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA Solicitud de requerimientos Unidad de Salud : Hospital Integral Angostura Clave: SLSSA Domicilio: Gabriel Leyva Solano y Javier Mina, CP 81600, tél Lugar: Angostura,. Servicio: Área: Turno: Total de pacientes: Fecha: Folio No CÓDIGO DE BARRAS Tipo de reqerimiento: : Normal: Urgente Clave Descripción Concentración Presentación Existencia (piezas) Cantidad requerida (piezas) Nombre del solicitante: Cargo: Firma: Nombre del que autoriza: Cargo: Firma:

25 FORMATO SSS-DA-SM-03 Nombre de la Unidad: Hospital Integral Angostura SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA Salida de farmacia Domicilio: Gabriel Leyva Solano y Javier Mina, CP 81600, tél Lugar: Angostura, Clave: SLSSA No.de Folio: CÓDIGO DE BARRAS DATOS DEL PACIENTE NO. DE DOCUMENTO DE REFERENCIA NOMBRE : DOMICILIO: NO.DE AFILIACIÓN UNIDAD DE SALUD SOLICITANTE NO. DE DOCUMENTO DE REFERENCIA NOMBRE DE LA UNIDAD: DOMICILIO: CLAVE Clave Descripción Concentración Presentación Cantidad (piezas) Costo Unitario Costo total Nombre del responsable de farmacia: Fecha de expedición: Firma Nombre del que recibe: Firma:

26 FORMATO SSA-DA-SM-05 SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA Hoja de registro de entradas-salidas de farmacia Nombre de la Unidad: Hospital Integral Angostura Clave: SLSSA Domicilio: Gabriel Leyva Solano y Javier Mina, CP 81600, tél Lugar: Angostura, ENTRADAS SALIDAS Servicio: Área: Fecha: No. de referencia de entrada: Clave Descripción Concentración Presentación Piezas Entradas por: Compras Surtimiento Traspaso de otra unidad Donación Surtimiento extraordinario Todos Salidas por: Surtimiento de receta Donación Productos caducados Productos en mal estado Devolución Redistribución Ajuste de medicamento Suplemento a oportunidades

27 FORMATO SSS-DA-SM-06 SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA Informe de entradas-salidas de Farmacia Nombre de la Unidad: Hospital Integral Angostura Domicilio: Gabriel Leyva Solano y Javier Mina, CP 81600, tél Lugar: Angostura,. Servicio: Área: Período del: al Clave: SLSSA Clave Descripción Concentración Presentación Inicial (piezas) Entradas (piezas) Salidas (piezas) Existencia (piezas) Nombre del responsable: Fecha: Firma:

28 SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA Registro de claves faltantes FORMATO SSS-DA-SM-07 Nombre de la Unidad:Hospital Integral Angostura Clave: SLSSA Domicilio: Gabriel Leyva Solano y Javier Mina, CP 81600, tél Lugar: Angostura, Servicio: Área: Mes: Clave Descripción Concentración Presentación Nombre del responsable: Fecha: Firma:

29 FORMATO SSS-DA-SM-08 SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA Hoja de verificación de existencias Nombre de la Unidad: Hospital Integral Angostura Domicilio: Gabriel Leyva Solano y Javier Mina, CP 81600, tél Lugar: Angostura,. Período del: al: Clave: SLSSA Clave Descripción Concentración Presentación Existencia en el informe (piezas) Existencia real (piezas) Observaciones Nombre del supervisor: Fecha: Firma:

30 FORMATO SSS-DA-SM-09 SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA Solicitud de ajuste para el siguiente pedido Nombre de la Unidad: Hospital Integral Angostura Domicilio: Gabriel Leyva Solano y Javier Mina, CP 81600, tél Lugar: Angostura, Servicio: Área: Mes: Clave:SLSSA Clave Descripción Concentración Presentación Existencia (piezas) Promedio de consumo mensual (piezas) Requerimiento ajustado (piezas) Nombre del solicitante: Fecha: Firma:

31 SSS-DA-SM-16 SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA Contra recibo FOLIO: Nombre de la Unidad receptora: Hospital Integral Angostura Clave: SLSSA Domicilio: Gabriel Leyva Solano y Javier Mina, CP 81600, tél Lugar: Angostura, FECHA DE EXPEDICIÓN RECIBIMOS DE: LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS A REVISIÓN: FACTURA NÚMERO FECHA IMPORTE OBSERVACIÓN Nombre del responsable: Firma:

32 FORMATO SSS-DA-SM-25 SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA Verificación de autorizaciones de pago Nombre de la Unidad: Hospital Integral Angostura Domicilio: Gabriel Leyva Solano y Javier Mina, CP 81600, tél Lugar: Angostura, Período del: al: Responsable de la Unidad: Clave: SLSSA Mes evaluado Resultado de la evaluación de informes (%) Oportunidad en la entrega (%) Observaciones Nombre del responsable de la evaluación: Cargo: Fecha: Firma:

33 FORMATO SSS-DA-SM-28 SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA Hoja de verificación de recepción de suministros UNIDAD DE RECEPCIÓN Nombre: Hospital Integral Angostura Clave: SLSSA Domicilio: Gabriel Leyva Solano y Javier Mina, CP 81600, tél Lugar: Angostura, PROVEEDOR NOMBRE: NO. DE FACTURA : Fecha de recepción: IRREGULARIDADES DETECTADAS Documentación de referencia* No. de lote Clave Descripción Cantidades Caducidad Tipo de recurso Sello de origen Presentación del empaque Observaciones * Factura y/o solicitud de pedido SUPERVISOR: Nombre: Puesto: Firma:

34 FORMATO SSS-DA-SM-33 SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA Solicitud extraordinaria de farmacia Nombre de la Unidad: Hospital Integral Angostura Domicilio: Gabriel Leyva Solano y Javier Mina, CP 81600, tél Lugar: Angostura, Fecha: Clave Descripción Concentración Presentación Clave: SLSSA Existencia (piezas) PCM (piezas) Requerimiento (piezas) Nombre del responsable de farmacia: Responsable de la Unidad de Salud: Firma Firma

35 SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA SECRETARÍA DE SALUD PÁGINA: 16/16 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PROCESO: SUMINISTRO DE MATERIALES SUBPROCESO: SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS Y MATERIALES DE CURACIÓN A DERECHOHABIENTES DEL SISTEMA DE PROTECCIÓN DE SALUD A TRAVÉS DE FARMACIA DE LOS SERVICIOS DE SALUD DE SINALOA. FECHA: CAMBIOS DE VERSIÓN: Número de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio Elaboración de la primera versión Revisión y modificación en su caso, de políticas generales y formatos de trabajo Se mantiene la versión 0.1