MACROPROCESO FISCALIZACIÓN INTEGRAL. Procedimiento Gestión de requerimientos de grupos organizados de la sociedad civil

Transcripción

1 Proceso Gestión de requerimientos de los clientes externos MACROPROCESO FISCALIZACIÓN INTEGRAL Procedimiento Gestión de requerimientos de grupos organizados de la sociedad civil AG Versión: 1 Fecha: Elaborado por: Mónica Murillo Aguilar, DC Revisado por: Maritza Sanabria Masis, Jefe de Unidad, UGC Aprobado por: Marta Eugenia Acosta Zúñiga, Contralora General

2 1. Concepto del procedimiento Este procedimiento consiste en la identificación y atención de los requerimientos y expectativas de los grupos organizados de la sociedad civil 1, interesados en conocer las funciones, servicios y productos principales del órgano contralor, así como manifestar su posición en relación con alguna decisión particular. Estos requerimientos se atienden tanto por demanda explícita de dichos grupos externos, como por oferta de servicios, de conformidad con la estrategia institucional y nuestro marco jurídico vigente. 2. Objetivo del procedimiento Atender los requerimientos y expectativas de la sociedad civil organizada, para informar sobre el quehacer, productos y servicios principales de la Contraloría General, propiciando el control ciudadano sobre la hacienda pública. 3. Abreviaturas. Abreviatura CONAMAJ CONST. POL. CGR LAFPP LOCGR MAGEFI MTD ROCGR SIAC SIGI SIPP SIGYD Significado Comisión Nacional para el Mejoramiento de la Administración de Justicia Constitución Política Contraloría General de la República Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos Ley Orgánica de la Contraloría General de la República Manual General de Fiscalización Módulo de Toma de Decisiones Reglamento Orgánico de la Contraloría General de la República Sistema Integrado de la Actividad Contractual Sistema de Gestión Institucional Sistema Integrado de Presupuestos Públicos Sistema Integrado de Gestión y Documentos 1 Se entiende como sociedad civil organizada a las diversas organizaciones de la ciudadanía, agrupadas según tema u objetivo común de interés, que solicitan o a quienes les resultaría útil recibir información y productos de la Contraloría General. También se agrupa en esta categoría a aquellos grupos de presión que organizan manifestaciones o solicitan información acerca de alguna decisión o pronunciamiento específico del ente contralor.

3 4. Fundamento jurídico. Norma Art. Detalle CONST. POL 9, 11, 181, 182, Carácter participativo del Gobierno de la 183, 184 República, obligatoriedad de los funcionarios públicos a rendir cuentas, función auxiliar de la Contraloría General de la República en la LOCGR 1, 3, 4, 5, 8, 9, 12, 15, 18, 20, 21, 22, 24, 26, 29, LAFPP 32 inciso c, 40, 112, 126 inciso d vigilancia de la Hacienda Pública. Función de auxiliar en vigilancia de la Hacienda Pública; funciones institucionales; hacienda pública y fondos públicos, función de rectoría del sistema de control, potestades. Aprobación de los anteproyectos de presupuestos; apoyo en el proceso de discusión del Presupuesto; remisión de informes y dictámenes a la AL; informes sobre la responsabilidad administrativa de funcionarios públicos de máxima jerarquía; presentación de la Memoria Anual. PBGC 10,19,21,22, 25 Compromiso institucional por la promoción de la rendición de cuentas, la atención de requerimientos de grupos externos y la puesta en funcionamiento de mecanismos de comunicación y relación con la ciudadanía. ROCGR 3, 4, 5, 13, 17, 19, 21 Marco estratégico, estructura orgánica, funciones y atribuciones del Despacho Contralor y las divisiones institucionales. 5. Clientes Clasificación de Clientes de la Contraloría General de la República Clientes o Grupos de Clientes Grupos organizados de la sociedad civil -Fundaciones, asociaciones u otras agrupaciones de la sociedad civil, interesadas en temas o productos de la Contraloría General de la República TIPO DE CLIENTE Interno Externo Inicial Final 2 B CI F C 2 B: Beneficiario, CI: Ciudadanos Interesados, F: Fiscalizados, C: Consumidores

4 Clasificación de Clientes de la Contraloría General de la República Clientes o Grupos de Clientes -Agrupaciones sindicales o gremiales que procuran incidir o se manifiestan acerca de alguna decisión del órgano contralor TIPO DE CLIENTE Interno Externo Inicial B Final 2 CI F C Clientes internos Despacho Contralor DFOE, DJ, DCA, DGA Partes interesadas -Grupos organizados de la sociedad civil interesados en temas y productos de la Contraloría General de la República Administración activa Instituciones que organizan ferias para la ciudadanía o grupos organizados de la sociedad civil, con el fin de propiciar la transparencia, rendición de cuentas y el acceso a los servicios institucionales 6. Ejecutores del procedimiento Ejecutores Contralor/a General Subcontralor/a General Gerente de División Gerente de Área /Asociado Jefe de Unidad Asociado Asistente

5 Ejecutores Oficial de Seguridad Secretaria 7. Participantes del procedimiento Participantes CONAMAJ Agrupaciones o instituciones públicas que convocan a la ciudadanía 8. Insumos específicos Código Insumo Insumo (del proceso) Insumo específico para el procedimiento Fuentes Acceso restringido I1 Requerimientos de los clientes externos I4 Histórico de productos de fiscalización integral 01 Solicitudes de información general y específica 01 Informes y productos de fiscalización que contienen temas de interés de los grupos organizados de la sociedad civil y sector educativo. 02 Información sobre presupuestos públicos y contratación administrativa Instituciones que desarrollan actividades con la sociedad civil, grupos organizados de la sociedad civil. Procesos primarios (informes de fiscalización publicados, memorias, criterios jurídicos y de contratación administrativa, y publicaciones de la CGR) Procesos primarios (SIPP, SIAC)

6 Código Insumo Insumo (del proceso) Insumo específico para el procedimiento Fuentes Acceso restringido I6 Marco Jurídico y Técnico 01 Naturaleza y funciones constitucionales y legales de la CGR Const. Pol. LOCGR MAGEFI 9. Tareas. A continuación se presenta un Modelo Gráfico que muestra la secuencia de las tareas del procedimiento, sus ejecutores y puntos de control señalados en color verde.

7 MACROPROCESO FISCALIZACION INTEGRAL GESTIÓN DE REQUERIMIENTOS DE LOS CLIENTES EXTERNOS GESTIÓN DE REQUERIMIENTOS DE LOS CLIENTES EXTERNOS_GRUPOS ORGANIZADOS DE LA SOCIEDAD CIVIL Ejecutores Código Tarea Tareas Contralor/a General Subcontralor/a General Gerente de División Gerente de Área/Asociado Jefe de Unidad Asociado Asistente Oficial de seguridad Secretaria Herramientas Técnicas AG-1-01 Actividad 1: Identificación de los requerimientos Programar actividades de acercamiento a grupos organizados de la sociedad civil, según plan estratégico institucional H-AG-1-01_01 AG-1-02 Recibir el requerimiento (formal o informal) AG-1-03 Registrar formalmente el requerimiento en el sistema de información que corresponda y asignar un responsable. Actividad 2: Análisis de los requerimientos puntuales AG-2-01 AG-2-02 AG-2-03 AG-2-04 AG-3-01 AG-3-02 AG-3-03 AG-3-04 AG-3-05 AG-4-01 AG-4-02 AG-4-03 Verificar si el requerimiento se ajusta a las potestades legales de la CGR, de acuerdo con el marco jurídicotécnico correspondiente. Decidir la atención o rechazo del requerimiento, de acuerdo con las competencias institucionales. Verificar el histórico de productos de la fiscalización integral, para identificar si se ha atendido algún requerimiento similar. Establecer un plazo razonable estimado para resolver el requerimiento Comunicar al cliente el rechazo o la atención del requerimiento. H-AG-3-01_01 Comunicar al cliente que su requerimiento será direccionado al área institucional que tiene la competencia para resolverlo. Comunicar la respuesta de la consulta o planificar el desarrollo de una actividad que satisfaga el requerimiento del cliente. Remitir el requerimiento al Proceso de Mejora Continua, para que se diseñe el producto o servicio que de respuesta a dicho requerimiento. Registrar formalmente el cierre del requerimiento atendido, cuando corresponda. Comunicar el requerimiento al área o Unidad encargada de su respectivo trámite Realizar las coordinaciones internas necesarias para resolver el requerimiento Validar la resolución del requerimiento con el Despacho Contralor u otras instancias institucionales, en los casos que amerite su consulta, de acuerdo con el tema y análisis del entorno. Actividad 3: Respuesta directa del requerimiento Actividad 4: Direccionamiento interno del requerimiento

8 MACROPROCESO FISCALIZACION INTEGRAL GESTIÓN DE REQUERIMIENTOS DE LOS CLIENTES EXTERNOS GESTIÓN DE REQUERIMIENTOS DE LOS CLIENTES EXTERNOS_GRUPOS ORGANIZADOS DE LA SOCIEDAD CIVIL Ejecutores Código Tarea AG-4-04 Tareas Comunicar la respuesta de la consulta o desarrollar la actividad que satisfaga el requerimiento del cliente, por la vía que corresponda según el tema. Contralor/a General Subcontralor/a General Gerente de División Gerente de Área/Asociado Actividad 5: Análisis integral de requerimientos Jefe de Unidad Asociado Asistente Oficial de seguridad Secretaria Herramientas Técnicas AG-5-01 Generar insumos para la construcción de criterios que faciliten la toma de decisiones en relación con las solicitudes de los grupos organizados de la sociedad civil, así como para la planificación y estrategia institucional. AG-5-02 AG-5-03 AG-5-04 AG-5-05 Formular recomendaciones sobre posibles mejoras de los procesos, productos o servicios a partir del análisis de las necesidades de los solicitantes y en virtud de las debilidades que se hayan detectado. Identificar el equipo o funcionario idóneo para acoger las recomendaciones e insumos generados. Comunicar las recomendaciones e insumos generados al equipo o funcionarios respectivos. Comprobar mediante seguimiento permanente que las sugerencias realizadas son tomadas en cuenta para la mejora de los procesos. AG-01 AG-02 AG-03 Generar un archivo digital en carpeta electrónica relacionada con el requerimiento planteado (USI, UGC, Despacho). Digitalizar el requerimiento cuando se recibe en forma física. Manejo documental 1 Almacenar en carpeta electrónica toda la documentacion asociada a la atención del requerimiento que se generen por cada tarea del procedimiento (UGC). 1 En la medida en que exista el documento en formato electrónico deberá conformarse el expediente electrónico asociado al expediente físico. Inventario de Herramientas Técnicas: H-AG-1-01_01 H-AG-3-01_01 Elementos básicos para la planificación de actividades con grupos de la sociedad civil organizada Plantilla de oficio para dar respuesta sobre gestión

9 10. Productos Intermedios 2 del procedimiento Código del Producto Productos Intermedios Acceso restringido Pi01 Borradores de respuesta de los requerimientos. Pi02 Diseño de una metodología para la atención del requerimiento específico (por ejemplo, planeación de los recursos necesarios y tipo de actividades que se van a utilizar). 11. Productos finales del procedimiento Código Producto final Productos del proceso MAGEFI Productos finales del procedimiento Destino Acceso Restringido P1 Respuestas a los requerimientos de clientes externos 01. Respuestas escritas o verbales sobre consultas puntuales Grupos organizados de la sociedad civil. 02. Materiales de apoyo para la atención del requerimiento puntual (brochures, presentaciones, folletos) 03. Actividades de mediación pedagógica para atender el requerimiento específico (implementación del taller, charla, presentación, etc). Instituciones que desarrollan actividades con la sociedad civil, grupos organizados de la sociedad civil. Grupos organizados de la sociedad civil. 2 Aquellos productos o servicios que se generan durante alguna de las actividades del proceso y que son insumos para otra actividad del mismo proceso, u otro proceso o que son remitidos a un cliente interno, o a un cliente externo, aporta valor a la razón de ser del proceso.

10 Glosario Concepto Control políticodemocrático Control social Grupos organizados de la sociedad civil Participación ciudadana en el control fiscal Definición Consiste en vigilar, criticar y supervisar permanentemente las actuaciones de funcionarios e instituciones públicas, o también de actores privados que sean de interés público. Se ejerce de forma horizontal (vigilancia que ejercen algunas instituciones sobre otras instancias públicas) o de forma vertical (control que ejerce la ciudadanía hacia las instituciones y funcionarios públicos). (CONAMAJ, Módulo de mediación pedagógica, 2011). Derecho y obligación que tienen los ciudadanos, en cuanto miembros de una sociedad, de intervenir de forma directa o a través de sus representantes legítimamente elegidos, en el control de la gestión pública, y de velar porque las Instituciones del Estado y sus gobernantes, en quienes han delegado el poder y la autoridad para dirigir la sociedad en aras del bien de todos, utilicen y administren los recursos públicos de la nación de manera honesta, equitativa, transparente y eficiente, en beneficio de toda la colectividad (OLACEFS, XIV Asamblea General, 2004). Se entiende como sociedad civil organizada a las diversas organizaciones de la ciudadanía, agrupadas según tema u objetivo común de interés, que solicitan o a quienes les resultaría útil recibir información y productos de la Contraloría General. También se agrupa en esta categoría a aquellos grupos de presión que organizan manifestaciones o solicitan información acerca de alguna decisión o pronunciamiento específico del ente contralor. Acción promovida desde las Entidades as Superiores por medio de los distintos mecanismos disponibles para que los ciudadanos, de manera directa o a través de sus organizaciones, se vinculen efectivamente al mejoramiento de la gestión pública y de la calidad del control institucional. Esta acción puede ser promovida en alianza con distintos sectores institucionales y sociales. (Comisión Técnica de Participación Ciudadana, OLACEFS. Documento Participación Ciudadana en el control fiscal, 2012). Rendición de cuentas Principio de la vida pública, mediante el cual, los funcionarios depositarios de la voluntad del pueblo están obligados a informar, justificar y responsabilizarse públicamente por sus actuaciones (Principios sobre Rendición de Cuentas, Declaración de Asunción, OLACEFS, 2010). Transparencia La transparencia es crear un ambiente de confianza, seguridad y franqueza entre las instituciones del Estado y la sociedad. Implica poner a disposición de cualquier persona información amplia, oportuna, fidedigna, clara y pertinente de las competencias, estrategias, actividades, gestión financiera, actuaciones y rendimiento de la labor pública desarrollada por la administración y sus funcionarios.

11 Anexo: Sistemas Automatizados internos o externos utilizados en el procedimiento Sistemas relacionados Origen Siglas Nombre Interno N/A SIIM SIPP SIAC SIGI SIGYD MTD Cuenta correo institucional Sistema Integrado de Información Municipal Sistema de Presupuestos Públicos Sistema Integrado de la Actividad Contractual Sistema de Gestión Institucional Sistema Integrado de Gestión y Documentos Módulo de Toma de Decisiones Externo (Nombre entidad)