RESUMEN EJECUTIVO AO RESUMEN EJECUTIVO

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1 RESUMEN EJECUTIVO AUDITORÍA OPERATIVA PRACTICADA AL HOSPITAL DR. JESÚS ARNOLDO CAMACHO PEÑA DEL ESTADO BARINAS EJERCICIO ECONÓMICO FINANCIERO 2015 Y PRIMER SEMESTRE 2016 Dirección de control Administración Descentralizada Área Salud Pública Identificación Hospital Dr. Jesús Arnoldo Camacho Peña Sabaneta estado Barinas Tipo y denominación de la actuación Auditoría Operativa Código de la actuación Alcance La actuación en referencia comprendió el análisis de las operaciones realizadas por el Centro de Salud Público Hospital Dr. Jesús Arnoldo Camacho Peña, con relación a la dotación y resguardo de medicamentos, material médico quirúrgico y equipos médicos; las condiciones de funcionamiento y operatividad de estos últimos, así como, la situación actual en que se encuentran las áreas que integran el referido Centro, durante el ejercicio económico financiero 2015 y primer semestre del A tales efectos, se seleccionó una muestra representativa, aplicando el método de Muestreo Estratificado, considerando el 30% del personal incluido en las nóminas del CSP; para los medicamentos y material médico quirúrgico se aplicó un muestreo sistemático de números correlativos del 30% del universo y los equipos médicos se revisaron de manera exhaustiva. Además, se inspeccionó el 100% de la infraestructura del CSP.

2 Objetivos de la actuación Objetivo general Evaluar los aspectos relativos al Centro de Salud Publico Hospital Dr. Jesús Arnoldo Camacho Peña, en cuanto a: dotación y resguardo de medicamentos, material médico quirúrgico y equipos médicos; condiciones de operatividad y funcionamiento de estos últimos; situación actual en que se encuentran las áreas que integran dicho Centro; así como, la asignación del personal adscrito al mismo. Objetivos específicos Verificar los controles establecidos para la recepción, registro y almacenamiento del material médico quirúrgico, medicamentos y equipos médicos Verificar la oportunidad en cuanto a la recepción y distribución de los medicamentos e insumos médicos requeridos. Determinar las condiciones de almacenamiento y resguardo de los medicamentos y material médico quirúrgico. Constatar la existencia, operatividad y resguardo de los equipos médicos. Verificar las condiciones actuales en que se encuentran las áreas que integran el CSP. Constatar la existencia y ubicación del personal incluido en las nóminas del CSP (médico, administrativo, obrero, entre otros) fijos y/o contratados. Características generales del objeto evaluado El Hospital Dr. Jesús Arnoldo Camacho Peña, inicia sus actividades el 01 de abril de 1987, según escrito original de reseña histórica sin número y sin fecha. Tiene como Misión: Brindar cuidados de salud al ser humano de forma individual y colectiva a través de los procesos vitales y del contexto cultural, específicos, para alcanzar mejores condiciones de vida, orientados por principios y fundamentos científicos, humanísticos y éticos de respeto a la vida y a la dignidad; y Visión: Ser un servicio esencial para la sociedad constituido por capital humano que sirva de enlace Pag. 2

3 dinámico entre sistema de salud y las poblaciones que contribuyan a lograr mejores condiciones de vida, manteniendo la excelencia de los servicios que brinda, para que esté acorde con los avances sociales, científicos, humanos y tecnológicos. Resultados de la actuación Observaciones relevantes De la verificación a los controles establecidos para la recepción, registro y almacenamiento de medicamentos y material médico quirúrgico, se observaron las debilidades siguientes: El Hospital Dr. Jesús Arnoldo Camacho Peña, no dispone del Manual de Normas y Procedimientos, donde se definan de manera ordenada y sistemática las actividades y los responsables de los procesos de recepción, registro y almacenamiento de medicamentos, materiales médicos quirúrgicos y equipos médicos, ni cuentan con un Manual Descriptivo de Clases de Cargos que establezcan las funciones de cada uno de los responsables de dichas áreas. El Hospital no lleva un control para la recepción, registro y almacenamiento de medicamentos, materiales médicos quirúrgicos y equipos médicos, ni se encuentra acorde con las Normas de Buenas Prácticas de Distribución de Medicamentos, ya que no poseen una normativa interna que lo regule, asimismo, las autoridades del Hospital manifiestan regirse por la Publicación Nº 15 Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de las Proveedurías y Almacenes Nacionales, dictadas por la Contraloría General de la República; sin embargo, la misma no establece procedimientos similares al aseguramiento de la calidad de los medicamentos, ni los procesos de compra, recepción y almacenamiento de los mismos. Algunos insumos y materiales médicos quirúrgicos, existentes en el almacén y en la farmacia se encuentran vencidos y sin darles el uso adecuado, destacando de los mismos que pudieron ser utilizados por otros centros hospitalarios. Asimismo, el Hospital no tiene un adecuado manejo y control de los desechos hospitalarios (vacíos de medicamentos), por cuanto los depositan en recipientes inapropiados dentro de la Farmacia. Pag. 3

4 En el Área del Almacén del Hospital durante el período evaluado, se evidenció solo un inventario digital correspondiente a junio del año 2015, un inventario al catorce (14) de enero del año 2016 en físico por exigencias de la realización del acta de entrega al nuevo director del Hospital y un inventario al dieciocho (18) de mayo del año 2016 motivado a la actuación fiscal practicada; así mismo, no tiene un sistema de registro de entradas y salidas (tarjeta Kardex) de cada uno de los insumos y medicamentos manejados durante el ejercicio económico financiero 2015 hasta la actualidad. Por otra parte, al comparar el último inventario realizado por el Hospital ( ), los soportes de las entradas y salidas de los medicamentos e insumos médicos quirúrgicos, con el inventario realizado al según auditoría, se encontraron diferencias en las cantidades. De la verificación en cuanto a la recepción y distribución de los medicamentos e insumos médicos requeridos se observaron las debilidades siguientes: En cuanto a la oportunidad de la recepción de los medicamentos e insumos médicos requeridos, para el ejercicio económico financiero 2015, el Hospital realizó las solicitudes a través de oficios; sin embargo, en las guías de despacho se evidenció que los pedidos no corresponden con lo solicitado. A partir del mes de noviembre del 2015 no se realizaron más solicitudes de pedidos, por cuanto los medicamentos e insumos médicos son despachados directamente desde el nivel central (Ministerio). En cuanto a la distribución de los medicamentos e insumos médicos requeridos por las diferentes áreas y/o servicios de atención médica que integran el Hospital, los pedidos solicitados por cada una de las áreas de servicios, no son despachados en su totalidad por parte de la unidad de Almacén; mientras que en otros casos despachan más de lo solicitado Con relación al almacenamiento y resguardo de los medicamentos y materiales médico quirúrgicos en las áreas de Farmacia y Depósito, se observaron las debilidades siguientes: Pag. 4

5 El área de almacén, donde se resguardan los medicamentos y los materiales médicos quirúrgicos, no cuenta con las condiciones requeridas para realizar esta acción, debido a que el mismo tiene unas dimensiones estructurales muy pequeñas con medidas de 9 mts de ancho x 15mts de largo con una altura de 4 mts de pared de bloque en obra limpia (pared sin friso), sobre la mencionada pared descansa una reja de metal con una altura de 2 metros hasta llegar al techo de acerolit, lo que ocasiona que al momento de llover el agua ingrese a través de la reja; así mismo, se filtra el agua por las paredes, puesto que el lugar donde se encuentra construido el almacén es muy bajo, generando a su vez que se deterioren grandes cantidades de medicamentos y materiales médicos quirúrgicos por la humedad. El almacén no cuenta con una estantería acorde para el embalaje de los medicamentos y equipos médicos, por lo que gran cantidad de este material es almacenado directamente sobre el suelo, creando un tránsito casi imposible por los pasillos, ocasionando también un apilamiento de cajas por el poco espacio; de igual manera, no cuenta con neveras ni enfriadores para el resguardo de los medicamentos que ameriten permanecer a bajas temperaturas. Los trabajadores manifiestan que en reiteradas ocasiones han encontrado serpientes dentro de la mencionada área, producto de la situación crítica en que se encuentran los alrededores. Aunado a ello, a simple vista es palpable el deterioro y el mal olor que se percibe producto de la mencionada humedad y de la gran cantidad de murciélagos que en él habitan. Con el fin de constatar la existencia, operatividad y resguardo de los equipos médicos del CSP, se realizó la inspección física de los mismos y se constató lo siguiente: No fueron encontrados trece (13) equipos médicos del Hospital Dr. Jesús Arnoldo Camacho Peña. Sesenta y seis (66) equipos médicos no se encuentran operativos, la mayoría por encontrarse en malas condiciones de funcionabilidad. Veintiún (21) equipos médicos no se encuentran en las áreas correspondientes según el inventario suministrado por el Coordinador de Pag. 5

6 Bienes Nacionales, por cuanto fueron localizados en otras áreas del mencionado CSP, no obstante se pudo verificar que solamente uno (01) de ellos se encuentra inoperativo. Adicionalmente, de la evaluación realizada a través de la aplicación de cuestionarios a las áreas Quirófano, Emergencia y Hospitalización, se determinaron un conjunto de situaciones que afectan el funcionamiento y prestación de servicio del Hospital, tales como: El área de Quirófano se encuentra clausurada desde el mes de mayo del año 2015 por falta de aire acondicionado y en vista de ello, otros equipos que requieren una temperatura adecuada se han ido deteriorando, aunado a esto, no son de tecnología avanzada, igualmente existen problemas con las aguas servidas. El área de Emergencia no se encuentra operativa en un 100% de su capacidad, debido a que no cuenta en algunas oportunidades con suficientes soluciones, medicamentos y materiales como yelcos pediátricos, de adultos, así como suturas, por lo que los pacientes deben adquirirlos algunas veces; en cuanto a los equipos médicos, algunos se encuentran dañados (entre los cuáles de destaca una camilla), no son de tecnología avanzada y requieren de más espacio físico, así como, la ambulancia, la mayoría del tiempo se encuentra inoperativa para el traslado de pacientes. El área de Hospitalización no cuenta con brazaletes digitales para equipos multiparámetros, igualmente, presenta deficiencias con los insumos en cuanto a yelcos y soluciones, ocasionando la necesidad de restringirlas solamente para dar cumplimiento a los tratamientos de casos sociales, personas en condiciones de quemados y mujeres embarazadas. En inspección realizada a todas las áreas del Hospital Dr. Jesús Arnoldo Camacho Peña, se observó que las mismas presentan irregularidades y deterioro con respecto a los componentes que conforman la estructura, puesto que se evidenció en sitio que existen paredes y techos con filtraciones, baños inoperativos, pisos agrietados, mal estado del techo raso, sectores que no cuentan con suministro de agua, el sistema de aguas negras se encuentra colapsado, asimismo, fallas eléctricas de distintas índoles, poca iluminación Pag. 6

7 eléctrica en algunas áreas, el sistema contra incendios completamente inoperativo, el techo de asbesto del área de mantenimiento fracturado y el incinerador inoperativo, asimismo se encuentra operativo el aire integral del Hospital, ocasionando que el área de quirófano no funcione. En cuanto a la existencia y ubicación del personal incluido en las nóminas del CSP (médico, administrativo, obrero, entre otros) fijos y/o contratados, se observó lo siguiente: En inspección in situ al personal del Hospital Dr. Jesús Arnoldo Camacho Peña, se constató: De Ocho (08) médicos nivel I y nivel III, se corroboró la asistencia en las áreas laborales respectivas de siete (07) de ellos; y se constató ausencia laboral de un médico nivel III en la especialidad Anestesiólogo, asignado al área de quirófano; sin embargo, dicha área está inoperativa desde el mes de mayo del año 2015; en revisión efectuada a las nóminas de pago del año 2015 del Centro de Salud Pública, se observó el pago de salario desde el mes de septiembre del 2015 hasta la fecha. De Veinticuatro (24) empleados nivel III, al corroborar su asistencia en las áreas laborales respectivas, se observó que tres (03) de ellos no se encontraron en sus puestos de trabajo, según información suministrada por sus jefes inmediatos, los motivos de las ausencias se deben a reposos continuos y se encuentran en proceso de jubilación; sin embargo, al verificar éstos hechos en sus expedientes laborales, se corroboró que poseen reposos ininterrumpidos pero de fechas de años anteriores (el último de ellos de fecha mayo del año 2013), a los efectos de esta situación, el ciudadano Salguero Ramón Javier Salguero, C.I. Nº V con asignación de técnico radiólogo, fue consultado a través de la página web: confirmando ser pensionado por invalidez vía regular. De Veinticinco (25) obreros nivel III, al corroborar la asistencia en sus áreas laborales respectivas, se evidenciaron que dos (02) de ellos, quienes están asignados a los cargos de auxiliar de enfermería y camillero, respectivamente no se encontraron en sus labores; sin embargo, en revisión efectuada a sus expedientes se encontraron reposos consecutivos Pag. 7

8 justificados de años anteriores, igualmente se observó en una servidora pública una Constancia de Pensionada emitida por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales Oficina Administrativa Sub Agencia Barinas de fecha , como pensionada por dicho organismo por Isu condición de invalidez, asimismo fue verificado en la página web: la sinceridad y transparencia de la información donde se afirma que ambos obreros poseen pensión de seguro social por invalidez vía Migración CP y por vía Regular respectivamente. Se constató que durante el período evaluado, la mayoría de las áreas que conforman el Hospital, no llevan de forma continua y obligatoria el registro de asistencia del personal, correspondiente a la hora de entrada y salida en pro del cumplimiento de la jornada labora. Conclusiones De los resultados expuestos en el informe, se concluye que el Centro de Salud Público Hospital Dr. Jesús Arnoldo Camacho Peña, presentó debilidades de control interno en el funcionamiento, tales como: no disponen del Manual de Normas y Procedimientos para el control de los procesos de recepción, registro y almacenamiento de medicamentos, materiales médicos quirúrgicos y equipos médicos, así como tampoco cuentan con un Manual Descriptivo de Clases de Cargos; existencia de insumos y materiales médicos quirúrgicos vencidos y no tiene un adecuado manejo y control de los desechos hospitalarios; no registran las entradas y salidas de los insumos y medicamentos ni realizan inventario periódico de los mismos; los pedidos despachados no corresponden con lo solicitado; el almacén donde se resguardan los medicamentos y los materiales médicos quirúrgicos no cuenta con las condiciones requeridas; algunos equipos médicos no fueron encontrados, otros no están operativos y otros se ubicaron en áreas que no correspondían; las áreas del Hospital presentan irregularidades y deterioro con respecto a los componentes que conforman la estructura y en cuanto al área de quirófano está clausurada; ausencia del registro de la asistencia del personal y falta de supervisión por parte del departamento de recurso humano al cumplimiento de la jornada laboral; personal que presenta reposos continuos por más de 52 semanas generando pagos de personal. Pag. 8

9 Recomendaciones A la máxima autoridad: Diseñar el Manual de Normas y Procedimientos; así como, el Manual Descriptivo de Clases de Cargos, adecuados a la naturaleza del centro hospitalario, para así garantizar la formalidad de los responsables de cada área y las funciones del personal que allí labora. Ejecutar las acciones pertinentes para establecer normativas internas que permitan supervisar y regular la recepción, registro y almacenamiento de medicamentos, materiales médicos quirúrgicos y equipos médicos, de conformidad con las buenas prácticas de distribución, para garantizar un manejo adecuado de los mismos, prestar un buen servicio a la colectividad en general y a su vez cumplir con los principios de eficiencia y transparencia. Aplicar el respectivo control perceptivo a los insumos médicos y medicamentos recibidos, para que garanticen la calidad, cantidad y oportunidad necesaria, y a su vez garantizar la transparencia en su posterior almacenamiento. Garantizar que las requisiciones internas del pedido de los medicamentos y materiales médicos quirúrgicos, estén acorde a las necesidades reales y a su vez que la unidad de almacén despache de acuerdo a lo solicitado por las distintas áreas del Hospital dejando constancia de lo despachado; así como, las notas u observaciones de lo no despachado en los casos de no existir disponibilidad de lo solicitado o de cualquier motivo por el cual no proceda lo solicitado. Activar los mecanismos necesarios y levantar un proyecto ante los organismos competentes para la construcción de una nueva estructura apta para el almacenamiento de los medicamentos y materiales médicos quirúrgicos, que cumpla con todos los requisitos exigidos por la normativa que regula la materia. Realizar las diligencias pertinentes para pensionar al personal que presenta reposos continuos por más de 52 semanas y a su vez gestionar el egreso de la nómina activa y pasar a nómina del personal pensionado. Pag. 9

10 Al Jefe del Departamento de Administración y del Almacén y Depósito: Implementar un control interno que garantice el orden, la organización y el archivo apropiado de los soportes generados de la recepción y distribución de los medicamentos y materiales médicos quirúrgicos manejados en el almacén; así mismo, deben realizar el respectivo registro de las entradas y salidas (tarjeta Kardex) de cada uno de los insumos y medicamentos manejados, dando cumplimiento a los principios de legalidad y transparencia. Realizar una evaluación exhaustiva a todas las áreas con el fin de evidenciar el estado actual en que se encuentran, de manera que pueda ejercer las acciones pertinentes para reacondicionar dichas áreas y así prestar un mejor servicio a la colectividad. Al Coordinador de Bienes Nacionales Realizar inspecciones periódicas a los bienes del Hospital, para supervisar la existencia física, su operatividad y/o posibles fallas o deficiencias, para mantener actualizado el inventario de bienes de acuerdo a la ubicación exacta de los mismos y a su vez elaborar un plan de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos que se encuentran en las diferentes áreas del Hospital, que permita emprender de manera oportuna las acciones necesarias para prevenir posibles deterioros y prestar un mejor servicio a los usuarios del hospital. Al Jefe del Departamento de Personal Considerar que las contrataciones o ingresos de personal al CSP sean de acuerdo a las necesidades reales y las condiciones actuales del Centro Hospitalario, para evitar gastos en pagos de personal que no son necesarios. Implementar medidas de control interno que permitan registrar la hora de entrada y salida del personal; así como, supervisar el cumplimiento de la jornada laboral y evitar los pagos por ausencias injustificadas. Pag. 10

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