SOLICITUD PRIVADA DE OFERTAS 552 OUTSOURCING REGISTRO OPERACIONES CONTABLES MEM. ADENDO No. 1

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1 SOLICITUD PRIVADA DE OFERTAS 552 OUTSOURCING REGISTRO OPERACIONES CONTABLES MEM ADENDO No. 1 El presente constituye el Adendo No.1 al proceso de Solicitud Privada de Ofertas 552, mediante el cual XM S.A. E.S.P., realiza las siguientes aclaraciones y/o modificaciones: ACLARACIONES Pregunta 1: Numeral 1.3 Alcance de la solicitud: Literal a). Establece que se debe Revisar macro-movimientos de saldos iniciales y finales de los bancos: Transacciones Internacionales de Energía (TIE), mercado libre, cuentas custodia, cuentas prepagos Sistemas de Intercambios Comerciales (SIC) y Liquidación y Administración de Cuentas (LAC). Con relación al texto citado, agradecemos aclarar los siguientes puntos: a). Números de cuentas por cada tipo, señaladas en este literal. b). Volumen de operaciones mensuales por cada cuenta. Respuesta 1: a). y b) TIPO DE NEGOCIO No. DE CUENTAS VOL. DE OPERACIÓN X CUENTA ( promedios) CUSTODIAS 121 Promedio de 5 registros por cada cuenta SIC 7 Promedio 30 registros por cuentas LAC 5 Promedio 30 registros por cuentas TIE 4 Promedio 10 registros por cuentas Pregunta 2: Numeral 1.3 Alcance de la solicitud: Literal b). Procesar los archivos para cargar al sistema SAP la información correspondiente a los vencimientos de Sistemas de Intercambios Comerciales (SIC), Sistema Interconectado Nacional (SIN), Fondos y Servicios SIC y Centro Nacional de Despacho (CND). Literal c). Procesar los archivos para cargar al sistema SAP la información correspondiente a los bancos de TIE, mercado libre, cuentas custodia, cuentas prepagos, SIC y LAC.

2 Outsourcing registro operaciones contables MEM 2 Literal d) Procesar y verificar los archivos para cargar al sistema SAP la información, correspondiente a las distribuciones y aplicaciones de SIC, SIN y bancos. Con relación al texto citado, agradecemos aclarar los siguientes puntos: a). Cuáles es la forma y el medio a través del cual el contratista va a recibir la información con la que debe desarrollar las actividades descritas en el literal b, c y d. Respuesta 2: a) La información será enviada por los analista financieros del mercado vía correo electrónico en archivos de Excel. Pregunta 3: Numeral 1.3 Alcance de la solicitud: Literal e) Verificar los valores liquidados por los intereses del cierre y registrarlos manualmente en el sistema SAP. Con relación al texto citado, agradecemos aclarar el siguiente punto: a). Los intereses hace referencia únicamente a los reconocimientos de las cuentas bancarias? Respuesta 3: a) Estos intereses hacen referencia al saldo de la deuda por no pagos oportunos de los agentes del Mercado en un cierre de mes. No se refiere a los intereses generados por los bancos. Pregunta 4: Numeral 1.3 Alcance de la solicitud: Literal k) Generar la valoración de operaciones forward y time deposit que estén vigentes el último día de cada mes, aplicando las metodologías, procedimientos e instructivos definidos por XM. Las operaciones forward y time deposit realizadas durante el mes y no queden pendientes el último día del mes, no serán objeto de valoración. Literal l) Realizar el registro contable en SAP de las operaciones forward y time deposit que estén vigentes al último día del mes, aplicando los procedimientos e instructivos definidos por XM. Con relación al texto citado, agradecemos aclarar el siguiente punto: a). Como están compuestas las inversiones en forward y time deposit y el volumen de operaciones diarias registradas por cada tipo de inversión.

3 Outsourcing registro operaciones contables MEM 3 Respuesta 4: a) Tanto para forward y time deposit, solo se hace un registro al final del mes con la información que envía XM. Pregunta 5: Numeral 1.3 Alcance de la solicitud: Etapa de Empalme En este ítem se establece los siguiente: En caso de que el contratista no sea elegido en la convocatoria del contrato para la prestación del servicio, una vez el actual contrato termine o al momento que por cualquier causa se deba terminar el contrato, durante los 3 meses calendario siguientes a la fecha de terminación del contrato, se comprometerá a: Realizar el proceso de empalme con el nuevo proveedor de los servicios de Outsourcing de Registro Operaciones Contables MEM o a la persona que designe XM. Realizar el cierre contable del último mes del contrato. Realizar el acompañamiento al nuevo proveedor o a la persona que XM designe, en el cierre contable en los plazos establecidos correspondiente a los dos (2)meses siguientes al primer mes de empalme. Resolver las consultas e inquietudes sobre la información contable realizada en los años anteriores por la Dirección Financiera del Mercado o quién tenga a cargo las funciones de información contable. a). Cuál es el alcance de las actividades de empalme y especialmente de cierre contable enunciadas teniendo en cuenta el objeto del servicio. Lo anterior diferenciando las responsabilidades y el contratista entrante y saliente del proceso?. Respuesta 5: a) En las modificaciones del presente adendo, se presenta un cambio en el alcance del contrato, con el fin de detallar las actividades a realizar en el proceso de empalme. Sin embargo para detallar las responsabilidades de los contratistas, se explica a continuación: Responsabilidad contratista saliente: Realizar el proceso de empalme con el nuevo proveedor de los servicios de Outsourcing de Registro Operaciones Contables MEM o a la persona que designe XM.

4 Outsourcing registro operaciones contables MEM 4 Realizar el cierre contable y la preparación y entrega de todos los informes incluidos en el Cronograma de Cierre Contable correspondientes al mes en el que termina el plazo establecido en el Servicio mensual fijo del alcance de dicho mes. Realizar el acompañamiento al nuevo proveedor o a la persona que XM designe, en el cierre contable en los plazos establecidos correspondiente a los dos (2) meses siguientes al primer mes de empalme. Resolver las consultas e inquietudes sobre la información contable realizada en los años anteriores por la Dirección Financiera del Mercado o quién tenga a cargo las funciones de información contable. Responsabilidad contratista entrante: Participar en el cierre contable y la preparación y entrega de todos los informes incluidos en el Cronograma de Cierre Contable correspondientes al mes en el que termina el plazo establecido en el Servicio mensual fijo de dicho mes, del alcance del contrato que se encuentra en ejecución por el contratista saliente. Realizar el cierre contable en los plazos establecidos correspondiente a los dos (2) meses siguientes al primer mes de empalme. Pregunta 6: Numeral 1.3 Alcance de la solicitud: Servicio a demanda Se requiere el personal contratista los tres (3) últimos días hábiles del mes de cierre y los primeros tres (3) días hábiles del mes siguiente y cuando se requiera para el Servicio a Demanda del alcance, se pactará con el proveedor el tiempo que debe estar disponible el personal para esta actividad. Al respecto agradecemos aclarar las siguientes inquietudes: a). Número promedio de personas del contratista requeridas para apoyar el proceso de cierre de acuerdo con el alcance b). Se requiere un perfil especifico de este tipo de personas? c). Lugar de trabajo para este equipo de personas Respuesta 6: a). Se requiere de una persona. El proponente deberá garantizar la prestación del servicio durante la ejecución del contrato, para lo cual en ausencia de la persona que ejecuta las actividades, deberá disponer de una persona con la experiencia y capacitación requerida que la reemplace. b) De acuerdo a la estipulado en la Solicitud Privada de Ofertas 549, se requiere de un Contador público titulado con experiencia mínima de dos (2) años, contados a partir de la fecha de obtención del título profesional, en el manejo de temas contables, con experiencia específica en:

5 Outsourcing registro operaciones contables MEM 5 a) Mínimo un (1) año de experiencia en el manejo del software SAP, en especial del módulo de finanzas (FI). b) Mínimo dos (2) años de experiencia realizando reportes y/o generando información a entes externos (DIAN). c) Manejo intermedio de herramientas ofimáticas (Excel, Word, powerpoint). c). Los servicios serán prestados desde las oficinas del contratista. Pregunta 7: Dada la dificultad para determinar la magnitud de las operaciones que integran el servicio, en forma comedida solicitamos complementar los términos de referencia con la siguiente información: a). Detalle de los servicios requeridos en cuanto al número de cuentas y número de transacciones promedio. b). Entregables derivados de cada actividad requerida, con los respectivos acuerdos de niveles de servicio (insumos, periodicidad, tiempos de respuesta, forma y medio de entrega) c). Presupuesto oficial estimado para la contratación del servicio d). Aclarar si los montos de las garantías solicitadas, corresponden a la anualidad o a los treinta y nueve (39) meses que se proyecta como plazo contractual. Respuesta 7: a). TIPO DE NEGOCIO No. DE CUENTAS VOL. DE OPERACIÓN X CUENTA ( promedios) CUSTODIAS 121 Promedio de 5 registros por cada cuenta SIC 7 Promedio 30 registros por cuentas LAC 5 Promedio 30 registros por cuentas TIE 4 Promedio 10 registros por cuentas Otras operaciones Promedio de 100 registros b). Se elaboran en promedio 20 conciliaciones de todas las operaciones del mercado que son entregadas en los primeros 10 días hábiles después del cierre del mes y se entregan en XM. La primera semana de cada mes se recibirá la contabilización y registro en SAP de todas de las transacciones Financieras del Mercado de Energía Mayorista. Los diez primeros días hábiles después del cierre se entregan los cuatro informe de conciliaciones de todas las operaciones del Mercado en promedio son 20 conciliaciones. Acompañamiento para la especificación y levantamiento de requisitos.

6 Outsourcing registro operaciones contables MEM 6 c). Al tratarse de un contrato de cuantía indeterminada pero determinable el cálculo del presupuesto es realizado de acuerdo a estimaciones financieras del área que administra el contrato, quien se reserva la divulgación de este. El valor real del contrato se determina al vencimiento del mismo, con base en la sumatoria de los valores liquidados y facturados por el Contratista d). El valor definido para las garantías obedece a un cálculo realizado internamente de acuerdo a las políticas de garantías y seguros y se hace para toda la vigencia del contrato, en este caso, los treinta y nueve (39) meses que se proyectan como plazo contractual. Pregunta 8: En la Etapa de Empalme se menciona que En caso de que el contratista no sea elegido en la convocatoria del contrato para la prestación del servicio, una vez el actual contrato termine o al momento que por cualquier causa se deba terminar el contrato, durante los tres (3) meses calendario siguientes a la fecha de terminación del contrato, se comprometerá a a). Respecto a las obligaciones señaladas en este punto, solicitamos respetuosamente aclarar si este mismo acompañamiento lo recibirá el contratista entrante durante el proceso de empalme, capacitación, adecuación y soporte. b). De igual forma aclarar, cual es la responsabilidad del contratista saliente frente a la operación, durante la ejecución de esta etapa de empalme? Respuesta 8: a). XM cuenta actualmente con un contrato bajo las mismas condiciones estipuladas en esta solicitud, por tal motivo de adjudicarse este contrato a un nuevo proveedor este recibirá el acompañamiento del contratista que actualmente presta el servicio de outsourcing de registro de operaciones contables MEM. b). Ver respuesta 5. Pregunta 9: En relación con el canal VPN para la conexión a los aplicativos con la entidad, solicitamos aclarar cuál es el ancho de banda requerido de este canal para el desarrollo de las actividades. Respuesta 9: El ancho de banda necesario para el funcionamiento óptimo de los aplicativos, que garanticen la oportunidad en la prestación del servicio. Pregunta 10: En relación con el software base (Outlook) requerido en los términos de la solicitud privada de oferta, solicitamos aclarar si es viable el uso de otro servicio de correo, o si es posible que el equipo de trabajo asignado por el contratista, haga uso del mismo sistema de correo que utiliza la entidad. Respuesta 10: El buzón de correo electrónico suministrado por XM es del tipo Exchange. Por tanto, para poder acceder a la disponibilidad de las agendas y

7 Outsourcing registro operaciones contables MEM 7 poder recibir los correos de dicho buzón se deberá utilizar el programa Outlook u otra que sea compatible con el tipo de correo suministrado. MODIFICACIONES MODIFICACIÓN 1 CAPITULO 1: INFORMACIÓN GENERAL Numeral 1.3: Alcance CAPITULO 4: MINUTA MENOR CUANTÍA CLÁUSULA SEGUNDA: ALCANCE El alcance del objeto del contrato comprende lo siguiente: Servicio mensual fijo a) Revisar macro-movimientos de saldos iniciales y finales de los bancos: Transacciones Internacionales de Energía (TIE), mercado libre, cuentas custodia, cuentas prepagos Sistemas de Intercambios Comerciales (SIC) y Liquidación y Administración de Cuentas (LAC). b) Procesar los archivos para cargar al sistema SAP la información correspondiente a los vencimientos de Sistemas de Intercambios Comerciales (SIC), Sistema Interconectado Nacional (SIN), Fondos y Servicios SIC y Centro Nacional de Despacho (CND). c) Procesar los archivos para cargar al sistema SAP la información correspondiente a los bancos de TIE, mercado libre, cuentas custodia, cuentas prepagos, SIC y LAC. d) Procesar y verificar los archivos para cargar al sistema SAP la información, correspondiente a las distribuciones y aplicaciones de SIC, SIN y bancos. e) Verificar los valores liquidados por los intereses del cierre y registrarlos manualmente en el sistema SAP. f) Elaborar cuadro de compensaciones de las cuentas por cobrar por concepto de capital e intereses de los agentes del mercado, servicios prestados por XM y las empresas del Grupo Empresarial, g) Elaborar cuadro de compensaciones de cuentas por cobrar por concepto de retención en la fuente del Sistema de Transmisión Regional (STR), y devolución de la Reserva e ingresarlos a SAP.

8 Outsourcing registro operaciones contables MEM 8 h) Revisar saldos iniciales de bancos y revisar la devolución del ingreso del Gravamen al Movimiento Financiero (GMF) estimado y verificar en el sistema SAP que los saldos iniciales de los todos los bancos y la cuenta del GMF estimado se encuentren en cero al iniciar el mes. i) Elaborar el informe de conciliaciones mensuales entre las cifras contables y los informes de cierre y extractos bancarios producidos en la Administración de Cuentas en TIE, mercado libre, cuenta custodia, cuentas prepagos, SIC, SIN y fondos. Entre estas conciliaciones tenemos sin limitarse a estos conceptos: conciliación bancaria, conciliación de fondos, conciliación de la reserva, conciliación de cuentas por pagar agentes SIC y LAC, conciliación cartera SIC y LAC, Conciliación cuentas de orden SIC y LAC. j) Apoyar a XM en la respuesta de requerimientos de información contable por parte de los entes de control y vigilancia internos y externos, tales como DIAN, internos y externos, Revisoría Fiscal, Contraloría General de la República, entre otros. k) Generar la valoración de operaciones forward y time deposit que estén vigentes el último día de cada mes, aplicando las metodologías, procedimientos e instructivos definidos por XM. Las operaciones forward y time deposit realizadas durante el mes y no queden pendientes el último día del mes, no serán objeto de valoración. l) Realizar el registro contable en SAP de las operaciones forward y time deposit que estén vigentes al último día del mes, aplicando los procedimientos e instructivos definidos por XM. m) Documentar debidamente los procedimientos de las actividades asignadas, con la descripción completa y detallada de los pasos y criterios utilizados para la valoración y registros contables. Etapa de Empalme En caso de que el contratista no sea elegido en la convocatoria del contrato para la prestación del servicio, una vez el actual contrato termine o al momento que por cualquier causa se deba terminar el contrato, durante los 3 meses calendario siguientes a la fecha de terminación del contrato, se comprometerá a: a. Realizar el proceso de empalme con el nuevo proveedor de los servicios de Outsourcing de Registro Operaciones Contables MEM o a la persona que designe XM. b. Realizar el cierre contable y la preparación y entrega de todos los informes incluidos en el Cronograma de Cierre Contable correspondientes al mes en el que termina el plazo establecido en el Servicio mensual fijo del alcance de dicho mes.

9 Outsourcing registro operaciones contables MEM 9 c. Realizar el acompañamiento al nuevo proveedor o a la persona que XM designe, en el cierre contable en los plazos establecidos correspondiente a los dos (2) meses siguientes al primer mes de empalme. d. Resolver las consultas e inquietudes sobre la información contable realizada en los años anteriores por la Dirección Financiera del Mercado o quién tenga a cargo las funciones de información contable. En caso que no se requiera realizar la etapa de empalme, el contrato se terminará de forma inmediata a la finalización del plazo pactado y no se considerarán los pagos previstos para la etapa de empalme. Servicio a demanda Asesorar y acompañar a XM y al desarrollador que XM contrató, en el levantamiento de requisitos y especificación de los procesos contables de la Dirección Financiera del Mercado en caso de que se requiera. Los servicios serán prestados desde las oficinas del contratista, para lo cual deberán contar con los canales de comunicación y equipos de computación necesarios para accesar vía VPN a los servicios del sistema de información SAP R3 y a los servidores de la compañía (Correo, archivos, etc). Deberá mantener licenciado y actualizado el software base (entiéndase sistema operativo, antivirus, herramientas de productividad como Word, Excel, powerpoint, Outlook y aquellas que se requieran para realizar la actividad específica) utilizado para realizar las tareas objeto del contrato. XM podrá entregar a título de préstamo de uso, por el término que dure el contrato y sólo para desarrollar las actividades previstas en el objeto y el alcance, programas de software especializado de su propiedad. Específicamente para el cliente de SAP, XM suministra los medios de instalación y el manual para que el proveedor lo instale en el equipo. El CONTRATISTA se compromete a no usar tales programas para su beneficio particular ni de terceras personas, y responderá en todo caso, por el uso indebido que sus empleados o contratistas hagan de dicho software. El Contratista se compromete a observar las disposiciones que XM determine respecto de la seguridad de la información, y del uso y tecnología de la información. XM se compromete a entregar las licencias necesarias para el acceso al sistema SAP R3. Las demás licencias de ofimática correrán por cuenta del contratista. Cada vez que se expidan nuevas resoluciones o normatividad que afecte el proceso, se realizarán reuniones con el Contratista y las áreas implicadas para analizar el impacto de las nuevas normas y de ser necesario, planear la implementación de lo que requieran los nuevos aplicativos. El contratista deberá actualizar los manuales de procedimiento cada vez que se presente cambios en el proceso. Se requiere el personal contratista los tres (3) últimos días hábiles del mes de cierre y los primeros tres (3) días hábiles del mes siguiente y cuando se requiera para el

10 Outsourcing registro operaciones contables MEM 10 Servicio a Demanda del alcance, se pactará con el proveedor el tiempo que debe estar disponible el personal para esta actividad. Fin adendo 1