Informe y dictamen del Revisor Fiscal

Transcripción

1 Bucaramanga, Marzo de 2009 Informe y dictamen del Revisor Fiscal Señores Asamblea General de DelegadosFinanciera Comultrasan Respetados señores Delegados: En mi calidad de Revisora Fiscal y en cumplimiento de mis funciones, establecidas en la ley y en el estatuto, presento mi informe correspondiente al año 2008 sobre las operaciones de la Cooperativa de Ahorro y Crédito de Santander Ltda. Financiera Comul-trasan. Mi responsabilidad es la de expresar una opinión sobre los estados financieros, la correspondencia, comprobantes, libros de actas, registro de asociados y el control interno de la Cooperativa. Es obligación de la Administración de la Cooperativa el cumplimiento de normas legales y estatutarias, el establecimiento de objetivos, metas y estrategias para la conducción eficiente de los negocios, el diseño e implementación del sistema de control interno y la preparación, integridad y presentación razonable de los estados financieros. Mi opinión se soporta en una base razonable de evidencias válidas y suficientes, obtenidas a través del trabajo realizado bajo mi dirección por el equipo de personas que conforman la Revisoría Fiscal, el cual se ha realizado de forma permanente y con independencia de criterio y de acción, con cobertura total de las opera-ciones, áreas y procesos de la Cooperativa. La administración de la Cooperativa suministró la información requerida para el desarrollo de la auditoría. 1.ALCANCE DEL TRABAJO DE REVISORÍA FISCAL 1.1.Enfoque Integral El trabajo de Revisoría Fiscal ejecutado para la Cooperativa de Ahorro y Crédito de Santander, Financiera Comultrasan, por el periodo de enero 1 a diciembre 31 de 2008 comprende la evaluación de los siguientes aspectos: Cumplimiento de normas legales, estatutarias y reglamentarias. Efectividad y eficiencia del sistema de control interno. Aplicación de normas y principios contables. Razonabilidad de los estados financieros. Logro de las metas y objetivos institucionales. 1.2.Procedimientos de Auditoría aplicados Dentro del marco de las normas de auditoría generalmente aceptadas y la técnica de interventoría de cuentas, se aplicaron procedimientos de inspección, observación, verificación y análisis diseñados para cada uno de los aspectos a evaluar, tales como análisis de procesos administrativos, examen de operaciones, aplicación de pruebas sustantivas, evaluación de normas y principios de contabilidad utilizados y análisis de los principales indicadores financieros, para el periodo Estados Financieros Analizados

2 Los estados financieros objeto de evaluación por la Revisoría Fiscal son los siguientes: Balance General a diciembre 31 de Estado de Resultados por el año Estado de Cambios en el Patrimonio. Estado de Cambios en la Situación Financiera. Estado de Flujos de efectivo. Notas a los estados financieros. Los Estados Financieros están presentados en forma comparativa con los correspondientes a diciembre 31 de 2008, los cuales no fueron reexpresados para mostrar el efecto de las variaciones en el poder adquisitivo de la moneda. 1.4.Participación en reuniones La Revisoría Fiscal estuvo presente en las reuniones del Consejo de Administración, Comité de Riesgos y Auditoría, Comité de Fondos Sociales, Comité Evaluador de Cartera, Comité de Gerencia y demás reuniones administrativas a las que fue invitada Informes Durante el año 2008 se emitieron los siguientes informes: Al Consejo de Administración, men-sualmente. A la Superintendencia de Economía Solidaria: Trimestralmente sobre el cumplimiento de normas legales de carácter contable y financiero. Al Fogacoop, trimestralmente sobre la posición neta de los directivos. A la DIAN, mensualmente sobre Gravamen a Movimientos Financieros. A la Gerencia u otras áreas administrativas, cuando las circuns-tancias lo ameritaron para informar debilidades de control interno y recomendar la aplicación de correctivos. Se revisaron y firmaron las declaraciones tributarias de Reten-ción en la fuente, IVA, Gravamen a los movimientos Financieros, Renta, Patrimonio e Industria y Comercio en todos los municipios donde la Cooperativa desarrolla sus activi-dades. A Bancoldex y Banco de Bogotá sobre cumplimiento de compromisos contractuales. Certificados solicitados por entidades relacionadas con la Cooperativa, sobre aspectos de interés público o privado. 2. CONTROL INTERNO El sistema de control interno de la Cooperativa brinda confiabilidad en la información financiera, el cumpli-miento de la regulación legal y estatutaria y facilita el logro de los objetivos institucionales, desta-cándose en cada uno de sus elementos lo siguiente: 2.1. Ambiente de Control Cultura organizacional basada en los principios y valores cooperativos y en el acatamiento de normas legales y estatutarias. Planeación y Evaluación de Operaciones. Sistema de Normatividad Interna.

3 Sistema de Gestión Humana. Adecuada atención a los órganos de control internos y externos. Atención de quejas y reclamos de asociados. 2.2.Gestión de Riesgos Reunión mensual del Comité de Riesgos, para analizar los riesgos más significativos para la cooperativa: liquidez, crédito, contraparte y jurídico. Establecimiento de área especia-lizada en la Gestión de Riesgos GERENCIA DE RIESGOS. Evaluación periódica de la cartera según parámetros Supersolidaria. Unidad de Lavado de Activos a cargo del OFICIAL DE CUMPLIMIENTO Avances significativos en los procesos de implementación de sistemas de administración de riesgos de liquidez, operacional, crédito, lavado de activos y financiación del terrorismo Actividades de Control Políticas y Procedimientos documen-tados. Tecnología para el procesamiento de datos. Parametrización y contabilización automática de operaciones. Mecanismos de seguridad física e informática. Procesos de Selección de Personal y Evaluación de desempeño. Procesos disciplinarios Información y Comunicación Tecnología para proceso y análisis de información. Sistema de comunicaciones en línea. Sistema de REPORTES para seguimiento, evaluación y toma de decisiones. Canales de comunicación interna y externa como Intranet, correo electrónico, call center, publicaciones periódicas en medios impresos y electrónicos Supervisión y Monitoreo Seguimiento de operaciones por los responsables de cada proceso. Herramientas tecnológicas para extracción y análisis de información. Auditoría Operativa con enfoque a los procesos misionales. Auditoría de Sistemas. Herramientas tecnológicas especiali-zadas para auditoría. No obstante, existen aspectos a mejorar los cuales han sido reportados por la Auditoría Interna y la Revisoría Fiscal en los informes a la Gerencia General y al Consejo de Administración, entes que han demostrado interés en aplicar los correctivos recomendados. En general, el sistema de control interno de la cooperativa brinda confianza sobre el resultado de las operaciones, sin embargo las limitaciones de cualquier sistema de control interno, no exime de la posibilidad de que se hubieran cometido errores no detectados. 3.CUMPLIMIENTO DE NORMAS

4 Con base en la evidencia obtenida en la realización de mi auditoría, me permito expresar mi concepto sobre los siguientes aspectos legales: 3.1.Contabilidad La contabilidad se lleva conforme a las técnicas contables y las normas legales, Decreto 2649 de 1993, Resolución 1515 de 2001, Circular Básica Contable 0013 de 2003, modificada por la Circular 004 de 2008, de la Superintendencia de Economía Solidaria y demás normas que regulan la Contabilidad en Colombia. La Cooperativa ha venido realizando las adecuaciones necesarias para dar aplicación a los cambios introducidos en la nueva Circular Contable y Financiera de la Superintendencia de Economía Solidaria. 3.2.Operaciones, actos de los administradores, correspondencia y comprobantes. Las operaciones registradas y los actos de los administradores, se ajustan a la ley, los estatutos y las decisiones de la Asamblea. La correspondencia, los compro-bantes de las cuentas, los libros de actas y de registro de asociados se llevan y se conservan debidamente. 3.3.Custodia y protección de bienes Los bienes de la entidad y de terceros en poder de la Institución, se encuentran protegidos adecua-damente con medidas de seguridad que garantizan su conservación y custodia. Los recursos captados de los ahorradores y el efectivo generado en las operaciones durante el año 2008, fueron invertidos de conformidad con los usos autorizados legalmente: Cartera, Inversiones Temporales, Fondo de Liquidez y Disponible. La Cooperativa cuenta con un reglamento para el otorgamiento de créditos el cual contiene proce-dimientos para las diferentes etapas. La auditoría de la Cooperativa vela porque los funcionarios encargados del análisis, perfecciona-miento, desembolso y recuperación de los créditos cumplan con las políticas y procedimientos diseñados. Las inversiones temporales y el fondo de liquidez se encuentran consti-tuidas en entidades financieras vigiladas por la Superintendencia Financiera, cumpliendo las políticas del Consejo de Administración para evitar la concentración y minimizar los riesgos. El disponible se encuentra deposi-tado en cuentas bancarias y en las oficinas de la Cooperativa para el cumplimiento normal de sus obligaciones, protegidas con medidas de seguridad y pólizas para el cubrimiento de siniestros Obligaciones Tributarias La Cooperativa cumplió oportu-namente con la presentación y pago de las declaraciones tributarias Renta, Patrimonio, IVA, Retención en la Fuente y GMF ante la DIAN, así como las declaraciones de Reteica e Industria y Comercio, en cada una de los municipios en los cuales existen oficinas de la Cooperativa Fondo de Liquidez La Cooperativa dio cumplimiento permanente durante todo el año 2008 a las normas sobre Fondo de Liquidez, establecidas en el Decreto 790 de 2003, 2280 de 2003 y el

5 capítulo XV de la Circular Básica Contable de la Superintendencia de Economía Solidaria. Los títulos que respaldan las inversiones del Fondo de Liquidez se encuentran depositados en las respectivas entidades financieras o constituidos en títulos desmaterializados certificados por el DECEVAL. Al corte de 31 de diciembre de 2008, la Cooperativa tenía depósitos e inversiones destinadas al Fondo de Liquidez, por valor de VEINTICUATRO MIL SEISCIENTOS TREINTA Y NUEVE MILLONES NOVECIENTOS CUARENTA Y OCHO MIL CIENTO CUARENTA Y NUEVE PESOS ($ ), equivalentes al 10.15% de los depósitos de los asociados, que al mismo corte sumaban $ millones. 3.6.Evaluación de Cartera La Cartera de Créditos se clasificó y calificó de acuerdo con las instrucciones contenidas en el capitulo II de la Circular Básica Contable 013 de 2003 de la Superintendencia de Economía Solidaria, modificada por la Circular 004 de De manera permanente la Cartera fue calificada teniendo en cuenta su hábito de pago y el Comité Evaluador de Cartera realizó las evaluaciones obligatorias en los meses de mayo y noviembre. Los créditos evaluados fueron calificados de acuerdo con el análisis de riesgo individual realizado con base en metodologías técnicamente desarrolladas y el resultado de la evaluación fue contabilizado en los meses de junio y diciembre, conforme a las normas legales. De igual forma se dio cumplimiento a las normas sobre causación de intereses y constitución de provi-siones. Atendiendo lo aprobado por la Asamblea General en Marzo de 2008, el Consejo de Administración autorizó la constitución de provisiones individuales de Cartera a los porcentajes máximos permitidos por la Supersolidaria y la provisión general de Cartera se realizó al 2,61% de la Cartera bruta total. A 31 de diciembre de 2008, el indicador de calidad de la Cartera fue de 4,52% según su nivel de riesgo, y de 3.21% según su morosidad. La sumatoria de provisiones y reserva de Cartera, alcanzan un nivel de cobertura equivalente al % de la Cartera calificada en riesgo Margen de Solvencia La Cooperativa aplicó las normas contenidas en el Decreto 1840 de 1997 y las instrucciones del capítulo XIV de la Circular Básica Contable 0013 de 2003 de la Superintendencia de Economía Solidaria, modificada por la Circular 004 de 2008, para determinar el margen de solvencia con base en el cálculo de los activos ponderados por nivel de riesgo y el patrimonio técnico. A 31 de diciembre de 2008 el patrimonio técnico de la Cooperativa fue de $87.276,66 millones y el margen de solvencia de 23,04%, el cual excede en puntos porcentuales el mínimo de 9% exigido para la Cooperativa. 3.8.Límites a captaciones, colocaciones, aportes La Cooperativa cumplió con las normas sobre límites en los cupos individuales de crédito, concentración de operaciones, captaciones y aportes sociales. A 31 de

6 diciembre de 2008 no existían operaciones que superaran los límites legales, sin embargo las siguientes operaciones superan el 10% del patrimonio técnico: A 31 de diciembre de 2008, los Depósitos en cuentas de ahorro, corrientes e inversiones en el Grupo Aval, registraban un saldo de $17.791,34 millones, superior en $9.063,67 millones al 10% del patrimonio técnico de la Cooperativa. El Consejo de Administración ha establecido un límite interno del 25% del patrimonio técnico, que al corte del 31 de diciembre de 2008 equivale a $ millones. Los créditos a Saludcoop y Gimnasio Los Pinos, pertenecientes al mismo grupo económico, suman $ millones, equivalentes al 15,68% del patrimonio técnico. El límite para créditos con garantía admisible es el 25% del patrimonio técnico. No existen otras operaciones que superen el 10% de patrimonio técnico Aportes a la seguridad social, parafiscales (Art. 11 y 12 del Decreto 1406/99) La Cooperativa cumplió durante el período 2008 sus obligaciones de autoliquidación y pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral. Los datos incorporados en la planilla única de autoliquidación correspondientes a los afiliados y sus respectivas bases de cotización, son correctos. La Cooperativa se encuentra a paz y salvo por el pago de aportes parafiscales al cierre del ejercicio, de acuerdo con los plazos fijados y no existen irregularidades contables en relación con las bases de liquidación, aportes laborales y aportes patronales Distribución de Excedentes Los excedentes del ejercicio 2007 fueron distribuidos de conformidad con el proyecto aprobado por la Asamblea General y las normas cooperativas. La Cooperativa, con base en los análisis efectuados de conformidad con la normatividad vigente, optó por acogerse al beneficio de la renta exenta por inversión en educación formal del 20% de sus excedentes, tomado de los fondos sociales Ejecución de Fondos Sociales Los fondos sociales de Educación y Solidaridad fueron incrementados con los excedentes del ejercicio 2007 y con cargo a gastos del ejercicio 2008, de acuerdo con lo aprobado por la Asamblea General, presentando el siguiente movimiento: La ejecución de los Fondos de Educación y Solidaridad se realizó de acuerdo con el presupuesto aprobado por el Consejo de Administración, atendiendo las disposiciones para utilización de recursos establecidas en las Circular Básica Contable 0013 de 2003 de la SES, modificada por la Circular 004 de 2008 y el decreto 2880 de Las inversiones obligatorias en Educación Formal fueron realizadas en proyectos educativos debidamente aprobados por el Ministerio de Educación, en convenio con la Gobernación de Santander y la Alcaldía de Bucaramanga, haciéndose acreedora al

7 beneficio tributario del descuento del 40% del impuesto de industria y comercio causado en este Municipio para la vigencia Los saldos a 31 de diciembre de 2008, corresponden al presupuesto de los programas aprobados por el Consejo de Administración para ejecutarse en el primer trimestre de Incremento de Reservas Patrimoniales Conforme a lo aprobado por la Asamblea General, el Consejo de Administración autorizó los siguientes incrementos de Reservas de Carácter Patrimonial con cargo a resultados, tal como lo establece el art. 56 de la ley 79: Al corte del 31 de diciembre de 2008, el capital institucional de la Cooperativa alcanzó el 8.41% de los activos, acercándose a la meta del 10% Derechos de autor La Cooperativa ha dado estricto cumplimiento a las normas sobre Derecho de Autor contenidas en el Art. 1 de la Ley 603 de 2000, pagando los derechos de los productos protegidos con propiedad intelectual y obteniendo las debidas autorizaciones para su uso. En el caso del software, todos los programas instalados se utilizan de conformidad con sus respectivas licencias de uso Control de Lavado de Activos La Cooperativa aplica los mecanismos de control y prevención de lavado de activos, dando cumplimiento a las normas legales y al capítulo Decimoprimero del Título Segundo de la Circular Básica Jurídica 007 de 2003 de la Superintendencia de Economía Solidaria y ha iniciado las adecuaciones requeridas para ajustarse a las modificaciones impartidas en la Circular 007 de El Oficial de Cumplimiento ha rendido los informes correspondientes a los entes de control y al Consejo de Administración, alertando de las situaciones sospechosas y solicitando cuando ha sido necesario, la exclusión de asociados incluidos en las listas de personas involucradas en procesos por este delito Actuaciones de los Entes de Control La Cooperativa presentó oportu-namente la información requerida por los entes de control, tales como los informes mensuales de Riesgo de Liquidez y Fondo de Liquidez, así como los Trimestrales y Anuales de información financiera. Las aclaraciones solicitadas, tanto por la Superintendencia de Economía Solidaria como por el Fogacoop, dentro del proceso de evaluación que estas entidades efectúan trimestral-mente, fueron suministradas en forma oportuna por la Administración y las recomen-daciones fueron atendidas aplicando los correctivos y/o ajustes del caso. La Cooperativa presentó informes en medios magnéticos a la DIAN, la Alcaldía de Bogotá y la Gobernación de Santander, dentro de los plazos señalados y de conformidad con las instrucciones impartidas por cada entidad.

8 La Cooperativa fue objeto de investigación por parte del Municipio de Bucaramanga, respecto de la Declaración de Impuesto de Industria y Comercio por el año 2007, la cual concluyó satisfactoriamente, emitién-dose auto de Archivo definitivo del proceso. La Revisoría Fiscal fue requerida por la Superintendencia de Economía Solidaria en tres oportunidades, para adelantar auditoría a créditos de asociados que presentaron quejas ante esa entidad. Realizado el trabajo solicitado, se rindió informe a la Supersolidaria de los hallazgos. De igual forma, la Supersolidaria en dos ocasiones solicitó a la Revisoría Fiscal explicaciones sobre políticas y procedimientos relacionados con los productos de Ahorro Especial y Microcrédito. La información solicitada fue remitida en forma oportuna. 4. GESTIÓN 4.1. Administración de Riesgos Los riesgos de liquidez, cartera, contraparte, jurídico y tasas asi como la gestión comercial y la labor de auditoría interna, fueron evaluados por El Comité de Riesgos y Auditoría en sus reuniones mensuales. Las estrategias financieras y comerciales lograron mantener controlado el riesgo de liquidez durante el año, finalizando con un cubrimiento del % de los activos líquidos con maduración mayor a 3 meses, frente al valor en riesgo. El riesgo de cartera, al corte del 31 de diciembre de 2008 es cubierto en un % por las provisiones y la Reserva de Cartera. El riesgo de posibles contingencias por procesos en contra, es cubierto con provisiones que al corte del 31 de diciembre de 2008 suman $151.8 millones. Durante el año 2008 se realizó depuración de los activos fijos de la Cooperativa, dando de baja tanto los faltantes como aquellos que por obsolescencia o daño no estaban en condiciones de utilización, haciendo uso de provisiones previamente constituidas, por valor de $1.245 millones. De igual manera, con aprobación del Consejo de Administración y previa sustentación del proceso de cobro realizado y la constitución de provisiones, se castigaron 801 créditos por valor total de $ de capital y $ de intereses, a los cuales se les adelantan las gestiones administrativas o jurídicas del caso para lograr su recuperación. Durante el 2008 se avanzó significativamente en el proceso de implementación de metodologías técnicas para la medición y control del riesgo operacional y de cartera, así mismo se iniciaron las adecuaciones del Sistema de Prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo, para dar cumplimiento a las nuevas exigencias de la Superintendencia de Economía Solidaria Liquidez La Cooperativa mantuvo en forma permanente durante el año 2008 el fondo de liquidez por encima del 10% exigido sobre los depósitos de ahorro y cumplió estrictamente con las normas vigentes sobre procedi-miento de cálculo y constitución de las inversiones que lo conforman.

9 El flujo de efectivo de la Cooperativa, le permitió cumplir oportunamente con todas sus obligaciones financieras, operacionales, legales, laborales y contractuales, así como la realización de inversiones para expansión y mejoramiento tecnológico Informe de Gestión En cumplimiento del artículo 47 de la ley 222/95, dejo constancia de que he revisado la información suplemen-taria y el informe de gestión del Consejo de Administración y la Gerencia General y que los datos en él incorporados corresponden a la realidad económica de la Cooperativa de conformidad con los Estados Financieros, los registros contables y las bases de datos. DICTAMEN A LOS ESTADOS FINANCIEROS Con base en el trabajo realizado, el cual se ejecutó en forma permanente en cumplimiento de las normas y procedimientos de auditoría generalmente aceptadas y con la evidencia obtenida, conceptúo: La Cooperativa de Ahorro y Crédito de Santander Ltda. FINANCIERA COMULTRASAN, lleva su contabilidad conforme a las disposiciones legales y técnicas contables. Los Estados Financieros con corte a 31 de diciembre de 2008 y 31 de diciembre de 2007: Balance General, Estado de Resultados, Cambios en el Patrimonio, Cambios en la situación financiera, Flujo de Efectivo y Notas a los Estados Financieros, fueron tomados fielmente de los libros registrados. La Cooperativa dio cumplimiento a las normas legales sobre evaluación, clasificación y calificación de cartera. El cálculo de las provisiones de cartera y la causación de intereses se efectuó conforme a las normas impartidas por la Superintendencia de Economía Solidaria, en el capítulo II de la Circular Básica Contable 004 de La Cooperativa ha cumplido con las normas legales sobre aportes parafiscales y derechos de autor. En mi opinión, los Estados Financieros de la Cooperativa de Ahorro y Crédito de Santander Ltda. FINANCIERA COMULTRASAN a diciembre 31 de 2008 y 2007, están presentados en forma fidedigna de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, y reflejan razonablemente la situación financiera, los resultados de sus operaciones, los cambios en el patrimonio, los cambios en la situación financiera y los flujos de efectivo por los años terminados en esas fechas.

10 Proyecto Aplicación de Excedentes COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO DE SANTANDER LIMITADA FINANCIERA COMULTRASAN NIT