Dirección de Legalización y Apostilla

Transcripción

1 Secretaría General de Gobierno Manual de Procedimientos Dirección de Legalización y Apostilla Número de Registro MP /3

2 2 de 31 ACTA DE AUTORIZACIÓN En este Manual de Procedimientos de la Dirección de Legalización y Apostilla, presenta los Procedimientos de Trámite de Legalización y Trámite de Apostilla. Este manual fue elaborado por la Lic. Alma Rosario Matías Colorado, Directora de Legalización y Apostilla; validado y autorizado por el Lic. Luis Carlos Migliavacca Monroy, Director General Gobierno. El presente Manual es registrado con el número MP /3 el día 17 del mes de Noviembre del año 2015 por la Subsecretaría de Administración de la Secretaría de Finanzas y Administración. A partir de esta fecha de registro se establece su obligatoriedad en apego a los procedimientos que se especifican en dicho Manual.

3 MO-3 3 de 31 ÍNDICE 1. Introducción Objetivo del Manual 5 3. Marco Jurídico Administrativo Relación de Procedimientos Procedimiento de Trámite de Legalización Objetivo del Procedimiento Normas y Políticas de Operación Descripción del Procedimiento Diagrama de Flujo Formatos Procedimiento de Trámite de Apostilla Objetivo del Procedimiento Normas y Políticas de Operación Descripción del Procedimiento Diagrama de Flujo Formatos Simbología del Flujograma Glosario de Formato y/o Documentos.. 31

4 MO-3 4 de INTRODUCCIÓN El presente manual es la versión detallada por escrito de los procedimientos a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo a fin de mantener la estructura organizacional adecuada que permita realizar las funciones, así como las tareas administrativas especificas que se ejecutan en la Dirección de Legalización y Apostilla. La principal finalidad en su elaboración es que cuente con su propio manual de procedimientos a fin de proporcionar al personal y funcionarios encargados de la dirección una visión completa de las diversas funciones y actividades que asume y desarrolla, al mismo tiempo ser un documento guía en la ejecución de las actividades que se realizan. Para lograr el mejor cumplimiento de este documento se recomienda efectuar su revisión trimestral a fin de incluir las adecuaciones que surjan de los avances en el proceso de transformación de los sistemas burocráticos del Gobierno del Estado. Este manual forma parte del activo fijo de la Dirección de Legalización y Apostilla, por consiguiente deberá permanecer en el centro de trabajo para efecto de consulta.

5 MO-3 5 de OBJETIVO DEL MANUAL La información que se encuentra en este Manual va a dar a conocer tanto a las personas que laboran en esta Dirección, como a las que estén interesadas en saber la forma en que se realiza el trámite de Legalización y Apostilla de los Documentos expedidos por Funcionarios Públicos del Estado de Puebla.

6 MO-3 6 de MARCO JURÍDICO ADMINISTRATIVO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. P.O. Julio 10, de 2015 Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado. P.O. Marzo 3, de Decreto que reforma, adiciona y deroga diversas disposiciones de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado. P.O. Marzo 04, de 2005 Julio 15, de 2009 Reglamento Interior de la Secretaria General de Gobierno. P.O. Mayo 27, de 2015 Capitulo III de la Dirección General de Gobierno articulo 48. Capítulo III Sección II de la articulo 50.

7 MO-3 7 de RELACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Nombre Procedimiento Hoja De Procedimiento de Trámite de Legalización Procedimiento de Trámite de Apostilla

8 MP-1 8 de PROCEDIMIENTO DEL TRÁMITE DE LEGALIZACIÓN Tiempo Promedio del Procedimiento: 3 días ELABORÓ Lic. Alma Rosario Matías Colorado. Directora de Legalización y Apostilla REVISÓ C.P. Juan Elías Cesín Musi Director General de Gobierno

9 MP-2 9 de OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Establecer la secuencia lógica para dar certidumbre jurídica a nivel nacional legalizando los documentos del sistema estatal y organismos descentralizados, universidades, tecnológicas, exhortos, documentos expedidos por notarios y funcionarios a quienes esté encomendada la fe pública.

10 MP-2 10 de NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1. El usuario deberá entregar su documento en original y una copia fotostática, esperará que se coteje la firma que calza con los registros que se encuentran en esta Dirección por lo que la firma tendrá que ser siempre autógrafa. 2. El usuario deberá de realizar su pago el mismo día que presentó su documento y le emitieron su ÓRDEN DE COBRO para ventanilla bancaria, de lo contrario la tendrán que generar por internet. 2.1 En caso de que realicen su pago vía internet, este quedará sujeto a que, a la hora de su cotejo, este no proceda, de lo contrario su pago le será devuelto de acuerdo a los lineamientos de la Secretaría de Finanzas. 3. Para recoger su documento tendrá que entregar la ficha que se le generó en esta Dirección, su pago original y su identificación.

11 MP-3 Trámite de Legalización 11 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Descripción de Actividades Formato y/o Trámite de Legalización Documento INICIO DEL PROCEDIMIENTO Usuario Secretaria/o Recepcionista 1.- Solicita la legalización del DOCUMENTO. 2.- Revisa la viabilidad del DOCUMENTO a legalizar. Nota: El DOCUMENTO debe ser expedido por la BUAP ó la SEP del Estado de Puebla, para poder ser legalizado. NO PROCEDE 3.- Se informa al usuario que el DOCUMENTO no puede ser legalizado por la Dirección de Legalización y Apostilla. Debe presentar original y copia fotostática del documento. DOCUMENTO A FIN DE PROCEDIMIENTO SI PROCEDE Secretaria/o Recepcionista 4.- Recibe el DOCUMENTO original y copia fotostática. DOCUMENTO original y copia A Secretaría de Finanzas 5.- Emite ORDEN COBRO y entrega a Usuario Orden de Cobro Usuario 6.- Recibe ORDEN DE COBRO para realizar el pago de derechos correspondiente en el banco. Orden de Cobro

12 MP-3 Trámite de Legalización 12 de 31 Responsable Descripción de Actividades Formato y/o Documento Banco 7.- recibe pago de derechos y emite comprobante de pago Usuario 8.- Recibe comprobante de pago de derechos, emitido por el banco. Comprobante de pago Secretaria/o Recepcionista 9.- Realiza cotejo de firmas y sellos del DOCUMENTO. DOCUMENTO A NO PROCEDE Se turna el DOCUMENTO original al Departamento Jurídico de la SEP, ó a el/la Abogado/a General de BUAP, según sea el caso. SI PROCEDE Se imprime la leyenda de legalización en el DOCUMENTO y se turna al Director/a de Legalización y Apostilla. DOCUMENTO A original DOCUMENTO A Director/a de Legalización y Apostilla 12.- Verifica firma y sello de los DOCUMENTOS oficiales. DOCUMENTOS A

13 MP-3 Trámite de Legalización 13 de 31 Responsable Director/a de Legalización y Apostilla Descripción de Actividades 13.- Emite oficio al Director General de Gobierno con relación de DOCUMENTOS a Legalizar. Formato y/o Documento Oficio Director/a General de Gobierno Secretario/a ó Recepcionista Secretario/a ó Recepcionista 14.- Recibe, firma la leyenda de legalización y regresa a la Dirección de Legalización y Apostilla Recoge DOCUMENTOS legalizados de la Dirección General de Gobierno Clasifica los DOCUMENTOS legalizados en el área de Recepción. Nota: Los DOCUMENTOS se clasifican de acuerdo a fecha y número de referencia Oficio y DOCUMENTOS A DOCUMENTOS A Legalizados DOCUMENTOS A Legalizados Secretario/a ó Recepcionista 17.- Entrega Documento Legalizado a Usuario. Nota: Para entregar el Documento la persona que recoge debe de presentar Identificación original para cotejar su firma y comprobante bancario. FIN DEL PROCEDIMIENTO DOCUMENTO Legalizado Comprobante Bancario A

14 MP-2 Trámite de Legalización 14 de 31 Usuario INICIO Documento A 1 Solicita la Legalización del Documento O Documento A f DIAGRAMA DE FLUJO Secretario/a Recepcionista Revisa la viabilidad del Documento a Legalizar No El Documento es procedente? Documento A O Sí 2 Secretaría de Finanzas El documento debe ser expedido por la BUAP ó la SEP del Estado de Puebla, para poder ser legalizado. Se informa al usuario las causas del por qué no es procedente 3 6 Recibe Orden de Cobro para realizar el pago de derechos en el Banco Orden de Cobro FIN DE PROCEDIMIENTO 4 Recibe Documento Documento A O Documento A f - 1 Emite Orden de Cobro y entrega a Usuario Orden de Cobro 5 O A 2

15 MP-2 Trámite de Legalización 15 de 31 Usuario Dirección General de Gobierno Banco A 8 Recibe comprobante de Pago de derechos emitido por el banco Realiza cotejo de firmas y sellos del DOCUMENTO Certificado O - 1 Recibe pago de derechos y emite comprobante Orden de cobro O - 1 Orden de cobro O - 1 Comprobante de banco O - 1 Comprobante de banco O - 1 Comprobante de banco O NO El Documento es procedente? SI 1 Se turna DOCUMENTO original al Departamento Jurídico de la SEP ó a el/la Abogado/a General de la BUAP según sea el caso 11 Certificado O - 1 Orden de cobro O - 1 Se imprime la leyenda de legalización en el documento original y se turna al Director/a de Legalización y apostilla Certificado O - 1 Orden de cobro O - 1 B

16 MP-2 Trámite de Legalización 16 de 31 Usuario Dirección General de Gobierno Dirección de Legalización y Apostilla 14 Recibe y firma la leyenda de legalización y regresa a la Dirección de Legalización y Apostilla. Certificado O - 1 Orden de cobro O B Verifica firma y sello de los DOCUMENTOS oficiales 13 Emite oficio al Director General de Gobierno con Relación de documentos a legalizar 15 Recoge los DOCUMENTOS de la Dirección General de Gobierno Recibe DOCUMENTO legalizado Certificado O Orden de cobro O - 1 Clasifica los DOCUMENTOS en la Dirección de Legalización y Apostilla. Certificado O - 1 Certificado O - 1 Orden de cobro O - 1 FIN 2

17 MP-3 Trámite de Legalización 17 de 31 Anexo 1 FORMATO DE RESPONSIVA DE DOCUMENTO PARA LEGALIZACIÓN

18 MP-3 Trámite de Legalización 18 de 31 Anexo 1 Instrucciones para el llenado del formato de Responsiva de Documento para Legalización Marcar el Trámite que va a realizar Marcar numero de documentos s los que se les va a realizar el trámite Nombre de la persona que esta realizando el trámite Fecha que deja su documento Firma de la persona que esta realizando el trámite Marcar en caso de que el documento se encuentre en mal estado.

19 MP-1 19 de PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE APOSTILLA Tiempo Promedio del Procedimiento: 3 días ELABORÓ Lic. Alma Rosario Matías Colorado. Directora de Legalización y Apostilla REVISÓ C.P. Juan Elías Cesín Musi Director General de Gobierno

20 MP-3 20 de 31 Trámite de Apostilla 6.1 OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Establecer la secuencia lógica con el fin de dar Legalidad y Certeza a el documento del solicitante a nivel Internacional esto para laborar, radicar y continuar sus estudios en el Extranjero de acuerdo con la convención de La Haya en 1961.

21 MP-3 21 de 31 Trámite de Apostilla 6.2 NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1. El usuario deberá entregar su documento en original y una copia fotostática, deberá esperar que se coteje la firma que calza con los registros que están en esta Dirección por lo que la firma tendrá que ser siempre autógrafa. 2. El usuario realizará su pago el mismo día que presentó su documento y le emitieron su ORDEN DE COBRO para ventanilla bancaria de lo contrario la tendrán que generar pos internet. 2.1 En caso de que hagan su pago vía internet este quedara sujeto a que a la hora de su cotejo esté proceda si no su pago les será devuelto de acuerdo a los lineamiento de la Secretaría de Finanzas. 3. Para recoger su documento tendrá que entregar la ficha que se le genero en esta Dirección, su pago original y copia de su identificación previo cotejo con su original.

22 MP-3 22 de 31 Trámite de Apostilla 6.3 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Descripción de Actividades Formato y/o Documento INICIO DEL PROCEDIMIENTO Usuario Secretaria/o Recepcionista 1.- Solicita la Apostilla del DOCUMENTO. 2.- Revisa la viabilidad del DOCUMENTO a Apostillar. Nota: El DOCUMENTO debe ser expedido por la BUAP ó la SEP del Estado de Puebla, para poder ser apostillado. NO PROCEDE 3.- Se informa al usuario que el DOCUMENTO no puede ser apostillado por la Dirección de Legalización y Apostilla. Debe presentar original y copia fotostática del documento. DOCUMENTO B FIN DE PROCEDIMIENTO SI PROCEDE Secretaria/o Recepcionista 4.- Recibe el Documento original y copia fotostática. DOCUMENTO original y copia B Secretaría de Finanzas 5.- Emite Orden de Cobro y entrega a Usuario Orden de Cobro Usuario 6.- Recibe Orden de Cobro para realizar el pago de derechos correspondiente en el banco. Orden de Cobro

23 MP-3 23 de 31 Trámite de Apostilla Responsable Descripción de Actividades Formato y/o Documento Usuario 7.- Recibe comprobante de pago de derechos, emitido por el banco. Comprobante de pago Secretaria/o Recepcionista 8.- Realiza cotejo de firmas y sellos del Documento. DOCUMENTO B NO PROCEDE. 9.- Se turna el Documento original al Departamento Jurídico de la SEP, ó a el/la Abogado/a General de BUAP, según sea el caso. DOCUMENTO B original SI PROCEDE Se imprime la leyenda de legalización en el Documento y se turna al Director/a de Legalización y Apostilla. DOCUMENTO B Director/a de Legalización y Apostilla 11.- Verifica firma y sello de los Documentos oficiales. DOCUMENTOS B

24 MP-3 24 de 31 Trámite de Apostilla Responsable Director/a de Legalización y Apostilla Descripción de Actividades 12.- Emite oficio al Director General de Gobierno con relación de DOCUMENTOS a Apostillar. Formato y/o Documento Oficio Director/a General de Gobierno Secretario/a ó Recepcionista Secretario/a ó Recepcionista 13.- Recibe, firma la leyenda de legalización y regresa a la Dirección de Legalización y Apostilla Recoge DOCUMENTOS Apostillados de la Dirección General de Gobierno Clasifica los DOCUMENTOS apostillados en el área de Recepción. Nota: Los DOCUMENTOS se clasifican de acuerdo a fecha y número de referencia Oficio y DOCUMENTOS B DOCUMENTOS B Apostillados DOCUMENTOS B Apostillados Secretario/a ó Recepcionista 16.- Entrega Documento Apostillado a Usuario. Nota: Para entregar el Documento la persona que recoge debe de presentar Identificación original para cotejar su firma y comprobante bancario. FIN DEL PROCEDIMIENTO DOCUMENTO Apostillado Comprobante Bancario B

25 MP-2 25 de 31 Trámite de Apostilla 6.4 DIAGRAMA DE FLUJO INICIO 1 Solicita la Apostilla del Documento Documento A O Documento A f-1 2 Revisa el Documento a Apostillar Documento A No El Documento es procedente? O Sí El documento debe ser expedido por la BUAP ó la SEP del Estado de Puebla, para poder ser legalizado. 3 Se informa al usuario las causas del por qué no es procedente FIN DE PROCEDIMIENTO 6 Recibe Orden de Cobro para realizar el pago de derechos en el Banco Orden de Cobro 4 Recibe Documento Documento A O Documento A f Emite Orden de Cobro y entrega a Usuario Orden de Cobro O A

26 MP-2 26 de 31 Trámite de Apostilla Recibe comprobante de Pago de derechos emitido por el banco y lo entrega a el/la Secretario/a Comprobante de banco O - 1 A 7 Realiza cotejo de firmas y sellos del Documento Documento A O - 1 Comprobante de banco O El Documento es procedente? Sí No 9 Se turna Documento original al Departamento Jurídico de la SEP ó a el/la Abogado/a General de la BUAP Documento A O - 1 Orden de cobro O - 1 Documento A O Se imprime la leyenda de Apostilla en el documento original y se turna al Director/a General de Gobierno Orden de cobro O - 1

27 MP-3 27 de 31 Trámite de Apostilla Usuario Secretario/a Recepcionista Recibe comprobante de Pago de derechos emitido por el banco y lo entrega a el/la Secretario/a Comprobante de banco O - 1 A 7 Realiza cotejo de firmas y sellos del Documento Documento A O - 1 Comprobante de banco O El Documento es procedente? Sí No 9 Se turna Documento original al Departamento Jurídico de la SEP ó a el/la Abogado/a General de la BUAP Documento A O - 1 Orden de cobro O - 1 Documento A O Se imprime la leyenda de Apostilla en el documento original y se turna al Director/a General de Gobierno Orden de cobro O - 1 B

28 MP-3 28 de 31 Trámite de Apostilla Anexo 2 FORMATO DE RESPONSIVA DE DOCUMENTO PARA APOSTILLA

29 MP-3 29 de 31 Trámite de Apostilla Anexo 1 Instrucciones para el llenado del formato de Responsiva de Documento para Apostilla Marcar el Trámite que va a realizar Marcar numero de documentos s los que se les va a realizar el trámite Nombre de la persona que esta realizando el trámite Fecha que deja su documento Firma de la persona que esta realizando el trámite Marcar en caso de que el documento se encuentre en mal estado.

30 MP-3 30 de 31 Trámite de Apostilla 7. SIMBOLOGIA DEL FLUJOGRAMA

31 MP-3 31 de 31 Trámite de Apostilla 8 GLOSARIO DE FORMATOS Y/O DOCUMENTOS Anexo 1.- Formato de Responsiva de Documento para Legalización. Anexo 2.- Formato de Responsiva de Documento para Apostilla.