Ficha Informativa de Proyecto 2016

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1 ARCOTEL - Agencia de Regulación y Control de las Telecomunicaciones 2016 Unidad de Gestión Documental y Archivo PROYECTO: I001 Optimización del proceso de Archivo Digital de la documentación. Líder del Proyecto: Patrocinador Ejecutivo: Proaño de la Torre, Ana Vanessa Programas Relacionados: Titular: Figueira de Jesús, Jonathan Prioridad: 0 Tipo de Proyecto: Procesos Retorno Económico: 0.00 CUP: TIR: 0.00 % Objetivos Operativos: 1 VAN: 0.00 Viabilidad Técnica: Alta Estimado Al Fin Del Proyecto: 0.00 Localidad de Gestión: Zona 9 - DMQ > Pichincha > Quito Tipo de Ppto. Externo: de Inicio - de Fin: 01/01/ /12/2016 de última actualización: 12/01/2017 de Fin Base: 30/12/2016 Modificado por: DATOS GENERALES Descripción Jácome Altamirano, Marco Leopoldo del siguiente Hito: PROPOSITO: La ARCOTEL, no cuenta con un sistema archivistico integral para la administración del acervo documental digital de la Institución, por lo tanto se precisa establecer un proyecto para la consecución del objetivo. Beneficios Cualitativos Eficiencia en la administración de la información. Tipo de Beneficiario Usuarios técnicos y jurídicos del Sistema de Archivo Digital On Base, ciudadanía. Restricciones TIEMPO: 7 meses COSTO: No aplica ALCANCE: No aplica RECURSOS: Falta del personal requerido para la consecución de los objetivos documentales y archivísticos. Fase Actual: Anteproyecto Definición Planeación Ejecución Cierre Completado Congelado Cancelado AVANCE FÍSICO DEL PROYECTO % TIEMPO TOTAL TRANSCURRIDO AVANCE FÍSICO PROGRAMADO VS. REAL Transcurrido: % de Inicio: 01/01/2016 de Fin: 30/12/2016 Porcentaje de Avance Año Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic 2016 Avance programado acumulado 02/02/2017 5:03 PM GPR 1/5

2 Porcentaje de Avance Año Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % 20 % 35 % 45 % 80 % 100 % Avance real acumulado 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % 20 % 35 % 45 % 75 % 100 % Estado RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos Modificado por de última actualización Mediante Resolución No ARCOTEL-2016 de 20 de junio de 2016, se expide el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Agencia de Regulación y Control, la cual se publicó en el Registro Oficial No. 800 de 19 de julio de 2016; lo que conllevó al movimiento de funcionarios y servidores a las nuevas Unidades Administrativas, razón por la cual la Unidad de Gestión Documental y Archivo procederá a realizar un nuevo levantamiento de información para la creación de perfiles en SAD; y en trabajo conjunto con la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicación, se crearán nuevos grupos y tipos documentales. Con el objeto de que se continúe de manera permanente con el almacenamiento e indexación de la documentación ingresada y generada por la Institución, dentro del sistema On Base Control, herramienta tecnológica que contiene la gestión archivística digital Institucional y que por sus características técnicas, grupos documentales desarrollados, implementados seguirá permitiendo afianzar el almacenamiento digital de los documentos antes mencionados, para la formación y consulta de los expedientes de concesionarios, permisionarios, usuarios y trámites, aportando con ello y de manera relevante, a la gestión de la ARCOTEL. Urbina Mayorga, Sonia 10/10/ :51 PM Problemas cerrados: 6, Abiertos: 0 Riesgos cerrados: 1, Abiertos: 0 LOCALIDADES 1 Zona 9 - DMQ > Pichincha > Quito Localidad de Impacto HITOS 1 DEFINICIÓN: Análisis situacional consolidado para inicio de gestión del proyecto 2 PLANEACIÓN: Grupos y tipos documentales digitales aprobados paras las Unidades Administrativas. Hito Categoría Comprometida 3 EJECUCIÓN: Grupos y tipos documentales configurados en el Sistema de Archivo Digital 4 PLANEACIÓN: Formato aprobado para la consolidación del Instructivo de Procedimientos del Archivo Digital. 5 EJECUCIÓN: Instructivo de Procedimientos aprobado para difusión Institucional 1-Solicitud de Información Estimada Real A tiempo Hito Cumplido Avance Físico 08/08/ /08/2016 Sí /08/ /08/2016 Sí /09/ /09/2016 Sí /09/ /09/2016 Sí /10/ /10/2016 Sí /02/2017 5:03 PM GPR 2/5

3 HITOS 6 EJECUCIÓN: Capacitación del Instructivo de Procedimientos ejecutada para las y los servidores involucrados en el sub proceso de archivo digital 7 EJECUCIÓN: Capacitación evaluada para retroalimentación y oportunidades de mejora Hito Categoría Comprometida 8 EJECUCIÓN: Informe de la capacitación evaluada y de ser el caso acciones correctivas 9 EJECUCIÓN: Control de actividades archivísticas digitales ejecutadas en el Sistema de Archivo 10 EJECUCIÓN: Informe presentado a las diferentes Unidades Administrativas para conocimiento y acciones de los involucrados en el proceso de archivo digital 11 EJECUCIÓN: Recomendaciones que fueron identificadas en el informe ejecutado por parte de los involucrados en el proceso de archivo digital 12 CIERRE: Informe final del proyecto 6-Acta de Entrega- Recepción Definitiva Estimada Real A tiempo Hito Cumplido Avance Físico 07/11/ /11/2016 Sí /11/ /11/2016 Sí /11/ /12/2016 Sí /11/ /11/2016 Sí /12/ /12/2016 Sí /12/ /12/2016 Sí /12/ /12/2016 Sí 5.0 INDICADORES DEL PROYECTO Indicador Estado Avance al Período Meta Resultado del Período de Inicio Último Período Actualizado No hay información disponible 02/02/2017 5:03 PM GPR 3/5

4 AVANCE FINANCIERO DEL PROYECTO COSTO TOTAL Anticipo Desembolsado: 0.00 Estimado Al Fin Del Proyecto: 0.00 ** Costo Total: 0.00 Total Devengado: 0.00 % Costo Total Devengado: 0.00 % **El Estimado al fin del proyecto se calcula con el devengado de años anteriores, mas el programado a devengar actual, mas el planeado de años futuros. % COSTO TOTAL DEVENGADO % Costo Total Devengado: 0.00 % Perfil Económico 2016 Años Previos Año Actual (2016) Años Futuros Total Ppto. Planeado Ppto. Externo Planeado Ppto. Aprobado Inicial Ppto. Codificado Ppto. Comprometido Planeado - Codificado (2016) 0.00 Programado a Devengar Ppto. Devengado Estimado a fin de año * Variación Proyectada (Programado a Devengar - Estimado) % de Programado a Devengar vs. Devengado * 0.00 % 0.00 % 0.00 % 0.00 % Ppto. Codificado Ppto. Devengado * Ppto. Devengado OBJETIVOS ALINEADOS Objetivos Operativos 1 Incrementar la eficiencia en la administración de la información institucional MEDIANTE la optimización de los procesos de documentación y archivo. ARCHIVOS DEL PROYECTO Descripción de Archivo Archivo de Alta 1 Aceptación_reformulación_de_hitos.pdf 21/11/ HITO 10: (Informe presentado a las Unidades Administrativas) 3 HITO 11: Recomendaciones relacionadas con la ejecución de los informes ejecutados por la DEDA) HITO_10_(Informes_presentados_a_las_Unidades_Administrativas).zip 08/12/2016 HITO_11_(Recomendaciones_relacionadas_con_la_ejecución_de_los_informes).pdf 13/12/ HITO 12: Informe Final del Proyecto HITO_12_(Informe_final).zip 29/12/ HITO 1: Informe Análisis Situacional HITO_1_(Informe_Analisis_Situacional).pdf 17/10/ HITO 2: Solicitud de información para acceso a Grupos y Tipos Documentales Institucionales HITO_2_(ARCOTEL-DEDA M).pdf 17/10/ /02/2017 5:03 PM GPR 4/5

5 ARCHIVOS DEL PROYECTO Descripción de Archivo Archivo de Alta 7 HITO 3: Emisión de Formato Aprobado para la Ejecución del Instructivo 8 HITO 4: Acceso a Grupos y tipos documentales configurados en el Sistema On Base HITO_3_(REMISION_DE_FORMATO).docx 17/10/2016 HITO_4_(CPDT M).pdf 17/10/ HITO 5 Instructivo de Consulta Aprobado HITO_5_(INSTRUCTIVO_CONSULTA_DE_DCTOS.).pdf 17/10/ HITO 6: Difusión del video tutorial HITO_6_(Difusión_Video_Tutorial).pdf 11/11/ HITO 7 (Capacitación Evaluada) HITO_7_(CAPACITACIÓN_EVALUADA).docx 21/11/ HITO 8 (Informe de capacitación evaluada) HITO_8_(Informe_de_Capacitación).zip 08/12/ HITO 9: (Control de actividades archivísticas digitales) HITO_9_(Control_de_actividades_archivísticas_Onbase).zip 08/12/ Mediante memorando No. ARCOTEL-DEDA M de 10/11/2016, autorizó la Patrocinadora del proyecto la reprogramación y reformulación de los hitos. Aceptación_reformulación_de_hitos.pdf 21/11/2016 EQUIPO DEL PROYECTO Nombre Rol Puesto Correo Electrónico Teléfono(s) Laiquez Guayaquil, Marco Vinicio Urbina Mayorga, Sonia Cecilia Integrante del Equipo del Proyecto Asistente Administrativo Asistente Profesional 2 marco.laiquez@arcotel. gob.ec sonia.urbina@arcotel.g ob.ec /02/2017 5:03 PM GPR 5/5