INFORME DEL RESULTADO DE LA AUDITORÍA DE CERTIFICACIÓN D10-MIA

Transcripción

1 INFORME DEL RESULTADO DE LA AUDITORÍA DE CERTIFICACIÓN D10-MIA 1. Referencia Es necesario que el Auditor Líder, una vez concluida la auditoría elabore el informe final conteniendo los resultados obtenidos. Para la elaboración de este informe se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos. 2. Propósito Los informes de auditorías son el producto final del trabajo desarrollado por el equipo de auditores. Tiene como finalidad indicar las observaciones a la gerencia de la organización de mantenimiento en correspondencia a los procedimientos verificados durante el desarrollo de la auditoría. El informe incluye una evaluación detallada de hechos significativos y recomendaciones de carácter constructivo, que son utilizadas por la organización para reducir las debilidades en las políticas, procedimientos y cumplimiento de sus actividades. 3. Importancia 3.1 El Informe reviste de gran importancia, ya que suministra a la organización de mantenimiento información esencial sobre su proceso de mantenimiento, como una forma de contribuir a mejorar. 3.2 El Informe a través de sus observaciones, conclusiones y recomendaciones, constituye el mejor medio para que las organizaciones puedan conocer la forma como están operando. En algunas oportunidades puede ocurrir que, debido a un descuido en su preparación, se pierde la oportunidad de hacer conocer a la gerencia lo que realmente desea o necesita conocer para optimizar su funcionamiento. Es necesario que el informe suministre información útil para promover la toma de decisiones. 4. Redacción Es necesario que la redacción sea lo más claro posible a fin de que su contenido sea comprensible al lector, evitando en lo posible el uso de terminología muy especializada; párrafos largos y complicados, así como expresiones confusas, difícil de interpretar. 5. Requisitos Es necesario que los informes se elaboren con claridad y simplicidad, a fin de que su mensaje llegue al lector sin mayor dificultad. Asimismo cuando el Informe está falto de claridad, puede dar lugar a una doble interpretación, ocasionando de este modo que, se torne inútil y pierda su utilidad. En consecuencia para que el informe logre su objetivo, es necesario que la información y comunicación que se suministra a la gerencia de mantenimiento sea precisa y esté presentada en un lenguaje sencillo, familiar para el lector. 6. Exactitud 6.1 La Exactitud, es esencial en todo informe, no solamente en lo referente a cifras, sino en cuanto a hechos. Es necesario que el contenido del informe esté sustentado en evidencias objetivas, susceptibles de ser demostradas en cualquier circunstancia; por consiguiente el informe no debe contener no-conformidades sin el sustento apropiado. La exactitud del informe, está dirigida a que su presentación sea digna de creencia y confiabilidad, es decir que no genere dudas para que no pierda su validez. 6.2 El hecho de que un informe sea conciso, no significa que su contenido sea corto, lo que se quiere decir es que su contenido sea breve, ya que muchos informes pueden ser amplios porque las circunstancias así lo requieren; sin embargo no deben incluir hechos impertinentes, superfluos o insignificantes. Un Informe conciso no debe contener conceptos que no ayudan a entender el tema principal del mismo, es decir, no debe incluir demasiado detalle que afecte el concepto principal de su contenido. Generalmente los informes largos son complicados y difíciles de interpretar, Página: APC-D10-1

2 provocando comentarios indebidos o proporcionando una incorrecta opinión sobre su falta de operatividad. 7. Oportunidad 7.1 Es necesario que los informes, sean oportunos, de modo tal que la gerencia responsable de la organización de mantenimiento pueda tomar acción inmediata de aquellas noconformidades que por su gravedad lo requiera. 7.2 Aun cuando la auditoría no haya sido concluida, se necesita mantener informada constantemente a la gerencia de la organización para que se vaya apreciando el progreso alcanzado y se puedan dar a conocer los hechos sobresalientes, ya que los informes atrasados pierden valor a pesar de haberse preparado correctamente; en consecuencia los asuntos pendientes de solución que ocasionan demoras, es necesario que sean tratados a su debido tiempo durante el trabajo de campo; y es preferible sacrificar la forma de su presentación, en beneficio de la oportunidad, en casos especiales. 8. Utilidad 8.1 El informe es útil tanto para la organización de mantenimiento como para la DGAC. Cuando la gerencia de mantenimiento de la organización conoce la situación, los problemas, las conclusiones, recomendaciones y otros aspectos de interés, esto es justamente lo que el informe debe satisfacer realmente para que la gerencia pueda tomar decisiones adecuadas y, en consecuencia se aprecie la utilidad del informe; sobre el particular, es bueno destacar que toda deficiencia recomendada, debe ir acompañada de su correspondiente recomendación. Además es bueno considerar que, un informe será útil sí reúne los requisitos señalados anteriormente. 8.2 Especial atención, debe tenerse en seguir una misma forma de redacción a lo largo de todo el informe; generalmente se escribe en tercera persona; y los títulos o encabezamientos de las observaciones deben llamar la atención hacia una inmediata corrección o acción de parte de la organización auditada. 9. Integridad Además de las características o requisitos ya indicados, es necesario que el informe sea Integral, es decir, no debe emitirse informes por separado, de otros auditores; además se requiere que contengan todos los elementos o partes que lo integran, desde la introducción hasta las recomendaciones, con el fin de tener una información completa. 10. Estructura 10.1 Generalmente la estructura en la redacción del Informe de Auditoría de una organización de mantenimiento puede variar, ya que es muy difícil establecer criterios uniformes, sobre una gran variedad de actividades de mantenimiento de diferentes habilitaciones y alcances, que no tienen una misma base inicial y final. Sin embargo es necesario que se cumpla el modelo adoptado en este Manual denominado Informe de auditoría D10-MIA que más adelante se señala y que contempla los siguientes apartados: Auditoría Nº.- En este apartado se indica el número correlativo que corresponde a la base de datos que se encuentra en las instalaciones de la DGAC para mantener el orden numérico que le pertenece a la organización de mantenimiento auditada. Página: APC-D10-2

3 Fecha del informe.- Indique la fecha en la cual fue concluido el informe Nombre de la organización de mantenimiento.- Indique el nombre oficial de la organización que aparece en el formulario de solicitud F1-MIA, o en el formulario de certificación de la OMA F2-MIA, si se trata de una auditoría de vigilancia Personal Clave de la organización.- Indicar los nombres y cargos del personal directivo de la organización, incluyendo al gerente que representa la estructura gerencial de la organización de mantenimiento Naturaleza de la organización de mantenimiento.- Consiste en un breve resumen de la constitución y autorización legal para el funcionamiento de la organización, indicando su organización interna, sus habilitaciones y alcance otorgados o solicitados si se trata de una certificación inicial, el capital social, el giro o actividades principales o secundarias (sub contrato a otras organizaciones de mantenimiento u explotadores) y el personal con que cuenta la organización Introducción.- Consiste en la descripción en forma narrativa de los aspectos relativos a la organización de mantenimiento auditada. La Información introductoria que se presenta expone también cuestiones sobre los Antecedentes Antecedentes generales.- En esta parte de la información, el Auditor Líder señalará el motivo que originó la auditoría efectuada. La manifestación puede ser presentada según el caso, si obedece a la realización del examen al cumplimiento del plan de auditoría Anual (cuando se trata de la ejecución de auditoría de acuerdo a la programación anual que cumple la DGAC del programa de vigilancia). Es necesario identificar en este apartado: Tipo de auditoría; Lugar de la auditoría; Fecha de inicio de la auditoría; y Fecha de término de la auditoría Fecha del informe provisional Fecha de recepción del Plan de Acciones Correctivas Objetivo del informe.- Indicar los objetivos del informe Objetivo de la auditoria.- Los objetivos de la auditoría, varían de acuerdo a la naturaleza de las funciones del área examinada, talleres, en correspondencia a las habilitaciones y alcance de la organización de mantenimiento. Por ejemplo, si se lleva a cabo una Auditoría en el área donde se encuentran todos los registros de mantenimiento (archivos), los objetivos serán, evaluar el grado de eficiencia y eficacia de las normas y procedimientos que comprende el proceso integral de la documentación y registros de la organización, es decir, determinar el grado de orden, conservación, y clasificación de los archivos de la organización, así como la finalidad de acceso a esta información Alcance de la auditoría.- E alcance de la auditoría describe la extensión y límites de la auditoría y las actividades que son objeto de la misma. Generalmente el alcance está dado por la orden que debe cumplir el inspector. Además, a través del muestreo se puede cubrir un área con bastante información a analizar. Se debe especificar el alcance del área examinada, de los talleres, los aspectos a examinar, los funcionarios responsables y la comisión encargada de la auditoría si se trata de determinar el alcance del área de la documentación y archivo de la organización, se especifican el alcance identificando los productos, contratos y los departamentos o actividades a ser incluidos en la auditoría Metodología utilizada.- Es la descripción del método empleado para la realización de la auditoría, quienes compusieron el equipo de auditorías, las técnicas utilizadas durante la misma, como se administraron los tiempos de la auditoría y la distribución de la misma; entre otras cosas Resultados.- Los resultados de la auditoría realizada describen como se realizaron las diferentes actividades de la auditoría. Página: APC-D10-3

4 Reunión de apertura.- La descripción y resultados de la reunión de apertura necesitan ser especificados Evaluación de cumplimiento del requisito RAP.- Para cada una de las secciones de la RAP 145, el auditor que ha realizado la verificación junto al Auditor Líder deben identificar como se realizó la verificación y evaluación de cumplimiento de la norma identificando lo siguiente: Auditor Locación (si es aplicable) Metodología Acompañante y auditados: se indica quienes acompañaron al auditor; así como a quienes se ha entrevistado o auditado durante el proceso de verificación de la sección particular de la norma. Resultados: Describe como el inspector ha verificado el cumplimiento de los diferentes requisitos de la norma auditados. No conformidades: En este punto se describen las no-conformidades que el inspector haya observado durante la evaluación del área que se le haya asignado. Teniendo en cuenta, que el reporte de no conformidades es el elemento principal que representa la auditoría para la toma de acciones correctivas y preventivas; su redacción debe ser precisa y clara, que no permita una incorrecta interpretación o ambigüedad.. En la elaboración de las noconformidades es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos: a) Que toda no-conformidad incluya la evidencia que soporta tal decisión; b) Que cada auditor redacte las no-conformidades detectadas bajo sus entrevistas. La delegación en la redacción, o el hecho de que el inspector o Auditor Líder asuma esta responsabilidad puede ocasionar que se entreguen evidencias parciales, sin fundamentos y que las evidencias no sean las adecuadas; c) Evitar indicar en una sola redacción el incumplimiento de varios requisitos, ya que puede confundir a los lectores del informe. Es preferible redactar diferentes noconformidades extraídas de la misma situación; y d) En caso de que la situación o evidencia esté relacionada con una declaración dada por algún funcionario de la OMA, es aconsejable tratar de acompañarla por otras evidencias (documentales o de observación). Observaciones: son las informaciones que el Auditor Líder presenta como asuntos de importancia. En esta parte, las observaciones pueden estar dirigidas a resaltar los aspectos siguientes Conclusiones: Constituyen el resumen sobre lo observado durante la evaluación y verificación de esta sección de la norma. Recomendaciones: Las recomendaciones estarán orientadas a la mejor utilización de los recursos humanos y materiales de la organización auditada Observaciones.- Las observaciones de la auditoría son las informaciones que el Auditor Líder presenta como asuntos de importancia. En esta parte, las observaciones pueden estar dirigidas a resaltar los aspectos siguientes: a) Aspectos positivos encontrados durante el proceso de evaluación, el reconocimiento de aspectos que mejoren la seguridad en una actividad es importante, y hacerlo notar en todo proceso de evaluación, ya que ayuda a promover una mejora continua; b) Descripción de observaciones que le permitan orientar al auditado para la mejora del algún proceso o procedimiento en aplicación. Página: APC-D10-4

5 No conformidades.- En esta sección se describen las no-conformidades que el equipo de auditoría ha observado durante la evaluación de los requisitos normativos. Por lo común, en este punto se refiere a lo observado en el punto Conclusiones Provisionales.- Constituyen el resumen de todo lo observado anteriormente y la conclusión sobre la evaluación de cómo se encuentra toda la organización en cuanto al cumplimiento de la norma. Estas conclusiones son desarrolladas por el equipo de auditoría y el Auditor Líder. Las conclusiones serán objetivas, basadas en hechos reales y adecuadamente respaldadas en los documentos de trabajo. Las conclusiones son enumeradas y presentadas en orden de importancia haciendo mención, si fuera necesario del nombre de los responsables que han incurrido en falta Recomendaciones Provisionales.- Las recomendaciones que presenta el Auditor Líder, luego de terminar de examinar el conjunto de operaciones y actividades de la organización de mantenimiento, las considera como sugerencias positivas que tienen por finalidad la solución de los problemas para permitir la eficiencia de la organización. Las recomendaciones estarán orientadas a la mejor utilización de los recursos humanos y materiales de la organización auditada. La importancia de las recomendaciones en que cumple uno de los fines de la auditoría, es decir, enmendar los errores que se vienen cometiendo y no son observados por los directivos o funcionarios. Las recomendaciones son dirigidas al gerente responsable de la organización examinada a fin de que provea lo conveniente para su cumplimiento. Las recomendaciones del Auditor Líder y de su equipo, serán presentadas en el informe de auditoría, en forma ordenada, considerando el grado de importancia de acuerdo a la presentación de las conclusiones Orientaciones provisionales.- Son las orientaciones que se dan a la organización sobre como se debía proceder con la presentación del Plan de Acciones correctivas Análisis del plan de acciones correctivas.- El Plan de Acciones correctivas es elaborado por la organización para describir e indicar al Auditor Líder como ha realizado el levantamiento de las no conformidades u observaciones realizadas durante la Auditoría. Este Plan de acciones correctivas es analizado por el Auditor Líder; los resultados de ese análisis son descritos y presentados en esta parte del informe Conclusiones finales.- Constituyen el resumen de todo lo observado durante el proceso de auditoría. Las conclusiones serán objetivas, basadas en hechos reales y adecuadamente respaldadas en los documentos de trabajo. En esta parte del informe se debe concluir finalmente si el resultado de la auditoría ha sido satisfactorio o no Recomendaciones finales.- Las recomendaciones que presenta el Auditor Líder, luego de terminar todo el proceso de auditoría, las considera como sugerencias positivas que tienen por finalidad la solución de los problemas para permitir la eficiencia de la organización. Las recomendaciones estarán orientadas a la mejor utilización de los recursos humanos y materiales de la organización auditada. La importancia de las recomendaciones en que cumple uno de los fines de la auditoría, es decir, enmendar los errores que se vienen cometiendo y no son observados por los directivos o funcionarios. Las recomendaciones son dirigidas al Gerente Responsable de la organización examinada a fin de que provea lo conveniente para su cumplimiento. Las recomendaciones del Auditor Líder y de su equipo, serán presentadas en el informe de auditoría, en forma ordenada, considerando el grado de importancia de acuerdo a la presentación de las conclusiones Firma del Auditor Líder.- El informe, una vez completado será firmado por el Auditor Líder, certificando el resultado final de la auditoría. Una vez firmado el Informe, es necesario sea remitido a la DGAC. Página: APC-D10-5

6 Parte II Organizaciones de Mantenimiento Aprobadas INFORME DEL RESULTADO DE LA AUDITORÍA DE CERTIFICACIÓN D10-MIA Estructura del informe 1. Auditoría Nº 2. Fecha del informe 3. Nombre de la organización de mantenimiento 4. Nombre del Gerente Responsable 5. Naturaleza de la Organización de Mantenimiento 6. Introducción 7. Antecedentes generales 7.1 Tipo de auditoría 7.2 Lugar de la auditoría 7.3 Fecha de inicio de la auditoría 7.4 Fecha de terminación de la auditoría 8. Síntesis de la auditoría 9. Objetivo 10. Alcance 11. Observaciones del equipo auditor 12. No-conformidades de acción inmediata 13. No-conformidades 14. Conclusiones 15. Recomendaciones Tabla No 1 - No-Conformidades de acción inmediata Item Descripción de no-conformidad Área afectada Acción correctiva M, Tabla No 2 No-conformidades Item Descripción de no-conformidad Área afectada Fecha de solución Tabla No 3 - Resumen de no-conformidades y plazo de corrección Item Fecha de detección Descripción de noconformidad Área afectada Evidencia Nombre del inspector de aeronavegabilidad Auditor Líder Gerente Responsable de la Organización de Mantenimiento Acuso recibo por parte de: Página: APC-D10-6

7 Parte II Organizaciones de Mantenimiento Aprobadas Adjuntos 1. Lista de participantes en reunión inicial, incluyendo los cargos y firmas 2. Lista de participantes de reunión de clausura, incluyendo los cargos y firmas Página: APC-D10-7

8 Parte II Organizaciones de Mantenimiento Aprobadas ESPACIO DEJADO INTENCIONALMENTE EN BLANCO Página: APC-D10-8