Estándar Genérico de Rainforest Alliance para la Verificación del Cumplimiento Legal (VLC) para Organizaciones de Manejo Forestal (OMF) en Perú

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1 Tipo de documento: Alcance: Status of document: Fecha de esta versión: Estándar de RA Perú DRAFT 12 de abril de 2013 Título: Código de documento RA: Período de consulta: Agencia aprobación: Persona Contacto: de contacto: de NA Rainforest Alliance Freddy Peña Estándar Genérico de Rainforest Alliance para la Verificación del Cumplimiento Legal (VLC) para Organizaciones de Manejo Forestal (OMF) en Perú VER Publicado por Rainforest Alliance. Ninguna parte de este documento cubierto por los derechos copyright del editor puede ser reproducida o copiada por cualquier medio (gráfico, electrónico o mecánico, incluyendo fotocopia, grabación u otros sistemas de información o recuperación) sin el permiso por escrito del editor. Introducción El Estándar de Rainforest Alliance 1 para Verificación de Cumplimiento Legal (VLC) para Perú fue desarrollado basado en el Estándar Genérico VLC de Rainforest Alliance versión 12 Abril 2013 para evaluar y verificar que las Organizaciones de Manejo Forestal (OMFs) en Perú cumplan con los requerimientos del estándar relacionado con las leyes de aprovechamiento forestal y con las regulaciones aplicables en el país y jurisdicción de las operaciones. El estándar también incluye los requerimientos para cadena de custodia (CoC), para asegurar que todos los puntos en la cadena de suministro definida mantengan los sistemas para documentar y controlar el flujo de madera verificada. Comentarios del Público Rainforest Alliance anima al público para que haga comentarios e insumos acerca de los estándares y los procedimientos durante y fuera del período de consulta. Se anima a las organizaciones e individuos para que presenten a Rainforest Alliance sus preocupaciones y/o comentarios al respecto de este estándar, utilizando la dirección de correo electrónico de arriba. Nota sobre el uso de este estándar Todos los aspectos de este estándar son considerados normativos, incluyendo el alcance, la fecha de vigencia del estándar, las referencias, términos y definiciones, cuadros y anexos, a menos que se especifique lo contrario. 1 Los servicios de auditoría de Rainforest Alliance son administrados e implementados por la División RA-Cert. Todo el personal relacionado con el diseño de auditorías y evaluaciones están bajo la supervisión de la División RA-Cert, a la que de aquí en adelante será referida como Rainforest Alliance o RA.

2 Este estándar deberá ser usado como base para la adaptación de estándares de Verificación de Cumplimiento Legal específicos para el país o región y servicios ofrecidos por Rainforest Alliance. Contenido A B C D E A Alcance Fecha de Vigencia del Estándar Referencias Términos y Definiciones Estándares y Requerimientos Alcance Parte I: Parte II: Parte III: Principios y Criterios para la Verificación de Cumplimiento Legal Principios y Criterios para Cadena de Custodia Requisitos para la administración de Sitios Múltiples Este estándar aplica a las Organizaciones de Manejo Forestal (OMFs), las cuales deberán ser evaluadas de acuerdo a todos los principios del estándar. El estándar se aplica para verificar áreas forestales específicas definidas, y no se usa para verificar lotes individuales de material. Para verificar la existencia de un sistema de Cadena de Custodia (CoC) creíble dentro del bosque, la OMF también deberá ser evaluada de acuerdo a los criterios de CoC para OMFs, que están incluidos en este estándar. Cualquier instalación de procesamiento deberá ser evaluada de acuerdo a VER-23: Estándar Genérico de Legalidad de Rainforest Alliance para el Procesamiento y Comercio. La Parte III del estándar solo aplica para OMFs que posean más de dos Unidades de Manejo Forestal (UMFs) incluidas dentro del alcance de la verificación. B Fecha de Vigencia del Estándar Este estándar entrará en vigencia desde la fecha de aprobación de la versión final. El estándar puede ser actualizado cada año y de esta forma la versión recientemente aprobada reemplaza a las versiones anteriores. Todas las operaciones verificadas deberán cumplir con las adaptaciones nacionales o regionales de este estándar dentro de los (12) meses de la fecha en la versión. C Referencias VER-03 RA Estándar Genérico para la Verificación de Origen Legal (VLO) FSC-STD Estándar de Madera Controlada aplicable a Organizaciones de Manejo Forestal D Términos y Definiciones Cadena de Custodia (CoC): La ruta que sigue la materia prima, los materiales procesados, productos terminados, y coproductos desde el bosque hasta el consumidor o (en el caso de materiales reclamados/reciclados o productos que los contengan) desde el sitio de reclamo hasta el consumidor, incluyendo cada etapa del procesamiento, transformación, manufactura, almacenamiento y transporte, en donde el progreso a la siguiente etapa de la cadena involucra un cambio en la tenencia (custodia independiente) de los materiales o productos.

3 Categoría de Afirmación: El tipo de esquema de certificación o verificación que aplica al material/producto que está siendo rastreado dentro del sistema de control de CoC. CITES: Convención sobre Comercio Internacional de Especies en Peligro de Extinción de Fauna y Flora Silvestres Contrato de Verificación es un documento legal firmado por la organización verificada y por Rainforest Alliance después de que la organización ha cumplido con todos los requerimientos de VLO o VLC tal y como se encuentra definido en los estándares y las políticas y antes de que se emita a la organización una declaración de verificación. El contrato establece las provisiones, términos y limitaciones de la declaración de verificación. Declaración de Verificación: Es el documento que Rainforest Alliance emite al confirmar que la operación candidata ha cumplido con todos los requerimientos de VLO o VLC tal como está descrito en los estándares y políticas. Evaluación de Impacto Ambiental y Social: Una evaluación voluntaria conducida con el propósito de identificar, evaluar y desarrollar medidas para impactos ambientales y sociales asociados con la construcción y operación de un proyecto. Organización de Manejo Forestal (OMF): Empresa u operación responsable del manejo forestal. Puerta del Bosque: El lugar, e.g. árbol en pie, patio de acopio, aserradero, donde la madera aprovechada verificada cambia de tenencia de la OMF al comprador. RA: Rainforest Alliance RA-Cert: División de auditoría y certificación de Rainforest Alliance. Titular de la Declaración de Verificación: Es la entidad legal a quien se ha emitido la declaración de verificación. Al respecto de verificaciones de sitios múltiples (verificación de una cadena de suministro completa o parte de) es el titular de la declaración de verificación quien es el responsable de mantener el cumplimiento con el correspondiente estándar. Unidad de Manejo Forestal (UMF): Un área forestal claramente definida, con linderos establecidos, administrados por una sola entidad de manejo de acuerdo a un conjunto de objeticos explícitos los cuales están expresados en un plan de manejo de varios años.

4 E Estándares y Requerimientos En este estándar cada principio y sus criterios asociados son establecidos junto con indicadores genéricos. Se deberá auditar todos los criterios e indicadores en auditar en cada auditoría de verificación, a menos que ciertos criterios o indicadores no sean aplicables para la jurisdicción u operación bajo evaluación. Parte I: Principios y Criterios para Evaluación de Cumplimiento Legal Principio 1: Derecho Legal para el Aprovechamiento La situación legal de la OMF deberá estar claramente definida y sus linderos delimitados. La OMF deberá demostrar que ha obtenido de forma válida el derecho legal para operar y aprovechar la madera dentro de la UMF definida. 1.1: Deberá existir un registro legal claro y documentado de que la OMF posee autorización para implementar actividades de manejo forestal : La OMF deberá tener Registro Único del Contribuyente (RUC) y licencia de operaciones válida para operar dentro de la jurisdicción : La OMF deberá haber obtenido su registro de acuerdo al proceso legalmente establecido : La OMF deberá mostrar el RUC y la licencia de operaciones antes de iniciarse las actividades dentro de la UMFs : La situación legal de la operación o derechos para realizar las actividades establecidas no deberán ser sujeto de una corte u otra orden legalmente establecida para el cese de operaciones : Si la situación legal y los derechos están siendo cuestionados, la OMF deberá estar involucrada en un proceso legal para solucionar los cuestionamientos. 1.2: La OMF deberá tener autorización para el aprovechamiento en la UMF : La OMF deberá tener documentado el permiso del propietario de los recursos para aprovecharlos, incluyendo aquellos propietarios con derechos consuetudinarios, donde éstos sean legalmente reconocidos: Declaración de bosques de producción permanente por parte del Estado, Acta comunal que aprueben el uso de recursos forestales comunales : La OMF deberá contar con un título habilitante válido, permiso o documento similar, emitido por la autoridad legalmente establecida, que rija el aprovechamiento de los recursos forestales, además del plan general de manejo forestal (PGMF), plan de manejo forestal intermedio (PMFI), plan operativo (PO), o declaración de manejo (DEMA) La OMF deberá poseer un mapa actualizado de las UMFs de las que tenga derechos legales para implementar el aprovechamiento. 1.3: Deberá existir evidencia de que el área bajo manejo forestal ha sido legalmente clasificada para el tipo de uso del suelo o actividad comercial realizada : Las actividades de aprovechamiento forestal deberán corresponder a la clasificación legal de uso del suelo para la UMF : El área de aprovechamiento forestal deberá estar indicada en un mapa, a una escala que permita la ubicación de los linderos.

5 1.3.3: Las áreas de aprovechamiento no deberán estar en conflicto con la clasificación del uso del suelo para áreas donde está prohibido el aprovechamiento de madera : La designación de la UMF para aprovechamiento de madera del tipo que se está llevando a cabo, deberá haber obedecido los procedimientos legalmente establecidos. La OMF deberá presentar los planes de gestión como PGMF, PMFI, PO o DEMA. Principio 2: Autorizaciones de Planificación y Operaciones Aprobadas La OMF deberá haber recibido la aprobación necesaria para los requerimientos básicos y fundamentales de la planificación, según la legislación para habilitar el manejo forestal, y deberá adherirse a los requerimientos de planificación y operativos, y a las restricciones y cuotas de producción dentro de los derechos de aprovechamiento permitidos. 2.1: Si está legalmente requerido, un Plan de Manejo Forestal vigente deberá estar siendo implementado, debidamente aprobado por las autoridades correspondientes, antes de dar inicio a las correspondientes actividades de manejo forestal : Un Plan de Manejo Forestal, aprobado por las autoridades forestales regionales, deberá estar siendo implementado antes de dar inicio al uso del bosque : El plan de manejo forestal deberá haber sido aprobado siguiendo el proceso legalmente establecido : Clara evidencia (e.g., mapas) deberá confirmar que el área del plan de manejo está ubicada dentro de la UMF con licencia : En el caso de comunidades nativas y bosques locales, los planes para implementar operaciones de aprovechamiento deberán haber sido dadas a conocer localmenteantes de iniciar las operaciones. 2.2: Si está legalmente requerido, los planes operativos anuales o de aprovechamiento deberán existir y estar aprobados por autoridades legalmente cualificadas : Deberá existir un plan operativo (PO) o declaración de manejo (DEMA) vigente : Los contenidos de los planes operativos o declaración de manejo deberán ser consistentes con los planes de manejo forestal aprobados. 2.3: Las restricciones en dimensión y la corta anual permisible o cuotas de producción legalmente prescritas deberán estar claramente incluidas en los documentos aplicables de planificación y operativos. 2.4: El aprovechamiento forestal y la tala deberán estar estrictamente confinados a las áreas y especies aprobadas para aprovechamiento, de acuerdo a regulaciones nacionales, regionales, o locales; y se deberán cumplir en la práctica. Si está legalmente requerido, se deberán identificar en los planes operativos o de aprovechamiento : Solamente se deberán aprovechar especies y/o árboles permitidos por las leyes aplicables : Las especies de árboles o árboles seleccionados, existentes dentro de la UMF, para los cuáles la tala está prohibida, deberán estar listados en los planes operativos (PO) o declaraciones de manejo (DEMA), identificados en mapas y marcados en el campo.

6 2.4.3: El aprovechamiento solamente deberá realizarse dentro de los linderos autorizados de la UMF, y no deberá realizarse en áreas donde esté legalmente prohibido o sujeto a restricciones : Los planes de manejo y los mapas deberán identificar las áreas donde el aprovechamiento no está permitido (e.g., zonas de amortiguamiento de ríos, pendientes que exceden un gradiente establecido, etc.) : La madera que ha sido confiscada o incautada a operaciones ilegales, en ningún caso deberá permitirse como legalmente verificada. 2.5: Si está legalmente requerido, se deberán realizar Evaluaciones de Impacto Ambiental y Social y deberán ser aprobadas por la autoridad legalmente calificada. 2.6 La OMF deberá mantener las aprobaciones y documentos relacionados por un mínimo de (5) años. Principio 3: Pago de Tarifas e Impuestos Relevantes La OMF deberá cumplir con todos los pagos obligatorios de impuestos, trifas y/o regalías asociadas con el mantenimiento del derecho legal a aprovechar y con los volúmenes de aprovechamiento permitidos. 3.1: Se deberán pagar, de forma puntual, todas las tarifas, regalías, impuestos y otros cargos aplicables y legalmente prescritos : La OMF deberá estar al día con los pagos requeridos por derecho de aprovechamiento y deberá mantener documentados los comprobantes de pago correspondientes : Se deberán pagar los impuestos de acuerdo al volumen de aprovechamiento real, especies y cantidades de acuerdo a los requerimientos legales : El ingreso y la ganancia deberá ser declarada de acuerdo a la correspondiente legislación tributaria y se deberán pagar los correspondientes impuestos dentro de los plazos requeridos (entre ellos: balance de extracción, balance de pagos, declaración anual de impuestos a la renta). Principio 4: Transporte y Comercio La OMF se deberá adherir a las regulaciones, procedimientos y restricciones aplicables para el transporte, comercio, importación o exportación. 4.1: La OMF se deberá adherir a las regulaciones y/o restricciones aplicables para madera, para el comercio y transporte de productos forestales, incluyendo comercio internacional y precio de transferencia, donde aplique: guías de transporte forestal, certificado CITES, certificado de origen, certificado fitosanitario de SENASA, Bill of lading, packinf list, entre otros. 4.2: Se deberá documentar la autorización para comercializar especies listadas en CITES, y se deberá demostrar cumplimiento de las provisiones y requerimientos aplicables de CITES. 4.3: La organización deberá documentar evidencia clara de posesión de todos los documentos oficiales auténticos aplicables (e.g. documentos de aduana), relacionados con la importación y exportación de madera y productos forestales, de acuerdo con las leyes y regulaciones relevantes.

7 NOTA: Todos los materiales deberán ser correctamente clasificados de acuerdo a la especie, calidad y cantidad. Principio 5: Cumplimiento con las Regulaciones del Aprovechamiento La OMF deberá estar operando de acuerdo con los requerimientos legales relacionados con el aprovechamiento de productos forestales. Deberán existir planes de manejo y planes operativos anuales, tal como los requiere la legislación, que contengan información exacta, y que estén siendo implementados adecuadamente. Este principio proporciona requerimientos adicionales que deberían ser considerados en combinación con los requerimientos del Principio : Se deberá documentar el cumplimiento con las correspondientes leyes locales y nacionales, y con los códigos de práctica vinculantes, relacionados al manejo forestal y a las operaciones de aprovechamiento : La OMF deberá cumplir con todas las especificaciones legalmente prescritas para el aprovechamiento, además de aquéllos cubiertos en los criterios 2.3 y 2.4, cubriendo aspectos como el cronograma, procedimientos para el aprovechamiento, equipo, y/o planificación del aprovechamiento. 5.2: La OMF deberá cumplir con todos los requerimientos del plan de manejo forestal : Los planes de manejo forestal deberán incluir toda la información legal requerida y los procedimientos. Información General; Información sobre las especies (número y volumen); ordenamiento interno (área de conservación, área de aprovechamiento, área de protección); Medidas de protección de bosques residuales; Evaluación de impactos sociales y ambientales (medidas de prevención y mitigación); Mapas (división administrativa, usos de la tierra, límites, hidrografía); Cronograma de actividades; entre otros : La OMF deberá implementar el plan de manejo de acuerdo a los requerimientos legales relevantes. 5.3: La OMF deberá cumplir con todos los requerimientos del plan operativo anual o de aprovechamiento : Los planes operativos anuales o de aprovechamiento deberán incluir información exacta y procedimientos, de acuerdo a todos los requerimientos legales : La OMF deberá implementar el plan operativo anual o el plan de aprovechamiento de acuerdo a todos los requerimientos legales. 5.4 Los informes de aprovechamiento y libro de operaciones deberán ser compilados de acuerdo a los requerimientos legales. 5.5 La OMF deberá documentar el cumplimiento de todos los contratistas con los registros legalmente requeridos y con los requisitos legales para implementar actividades de aprovechamiento. Principio 6: Cumplimiento con las Regulaciones Ambientales La OMF deberá demonstrar cumplimiento con las leyes locales y nacionales, relacionadas con las obligaciones ambientales de una operación ambiental, incluyendo pero no limitado a la conservación de áreas protegidas, vida silvestre, especies raras, amenazadas y en peligro, agua y suelo.

8 6.1: La OMF deberá implementar las precauciones ambientales y las medidas de mitigación requeridas (e.g. aquellas relacionadas con el daño al suelo, zonas de amortiguamiento, retención de árboles, restricciones estacionales) en los PGMF, PMFI y PO. 6.2: La OMF deberá implementar los procedimientos legalmente requeridos para áreas protegidas, especies protegidas, etc. 6.3: Se deberán obedecer todos los procedimientos legalmente requeridos para hacer inventarios, administrar y proteger especies en peligro o amenazadas dentro de la unidad de manejo. 6.4: A los empleados de la OMF se les deberá prohibir la caza o comercio de la vida silvestre, a menos que esté legalmente permitido y el propietario del recurso deberá tener permiso documentado La OMF deberá cumplir con los requerimientos legales para el monitoreo ambiental. Principio 7: Derechos de los Trabajadores La OMF deberá demostrar cumplimiento con las leyes locales y nacionales relacionadas con temas sociales, tales como salud y seguridad, leyes laborales, y derechos de uso por terceras partes. 7.1: La OMF y sus contratistas deberán cumplir con todas las leyes aplicables y/o regulaciones concernientes a la salud y seguridad de los empleados y sus familias : Se deberá cumplir con los requerimientos de la legislación y de Seguridad y Salud en el Trabajo : Se deberá respetar la edad mínima establecida nacional o regionalmente para las personas involucradas en trabajos peligrosos. 7.2: Todos los empleados y sus contratistas de la OMF deberán estar empleados bajo un contrato formal, según la legislación de Productividad y Competitividad Laboral. 7.3: Todos los empleados deberán estar cubiertos por el correspondiente seguro según lo requerido por la legislación de Productividad y Competitividad Laboral.7.4: Todos los empleados deberán poseer el correspondiente certificado de aptitud legalmente requerido para el trabajo que desempeñan. 7.5: Todos los empleados de la OMF deberán recibir su salario y ser tratados de conformidad con la legislación nacional y las convenciones internacionales aplicables : La OMF deberá adherirse a los Principios Fundamentales de la Organización Internacional del Trabajo: Libertad de asociación y libertad sindical y el derecho de negociación colectiva; Eliminación de todas las formas de trabajo forzoso u obligatorio; Abolición del trabajo infantil; Eliminación de la discriminación en materia de empleo y ocupación : Se deberán obedecer las leyes de la remuneración mínima vital. Principio 8: Derechos de Terceras Partes 8.1: Los derechos consuetudinarios legalmente reconocidos deberán ser tomados en consideración en el manejo de los recursos forestales.

9 8.1.1: Los acuerdos documentados con aquellos quienes poseen derechos consuetudinarios deberán ser implementados antes de iniciar el aprovechamiento : Se deberán implementar los mecanismos y procedimientos apropiados para mitigar y resolver los conflictos y reclamos relacionados con la tierra y los derechos de uso de la tierra. 8.2: En donde las notificaciones a partes interesadas afectadas por operaciones forestales estén legalmente requeridas, se deberán hacer notificaciones oportunas acerca de las actividades planificadas dentro de los límites legalmente especificados. Principio 9: Control de Actividades no Autorizadas La OMF deberá trabajar para controlar las actividades no autorizadas o ilegales. La OMF deberá identificar, monitorear, e implementar acciones para controlar actividades ilegales o no autorizadas que puedan ocurrir dentro de la UMF. 9.1: Se deberán identificar y documentar las actividades ilegales, e.g. tala ilegal, caza o asentamientos, que ocurran dentro o a través del bosque. 9.2: Se deberán controlar las actividades ilegales o no autorizadas, esto en colaboración con el propietario de los recursos, las agencias regulatorias y otros interesados, según sea apropiado.

10 Parte II: Principios y Criterios para Cadena de Custodia (CoC) El control documentado de la cadena de custodia (CoC) de productos forestales es fundamental para la trazabilidad de los productos forestales verificados desde la fuente forestal, pasando por el procesamiento hasta la distribución, para asegurar la autenticidad de la declaración de un producto verificado. Este principio aplica desde el punto de aprovechamiento hasta la puerta del bosque de las OMFs. Nota: en los criterios de CoC, verificado se refiere a los materiales que califican como Rainforest Alliance VLO/VLC o su equivalente. 10 Criterios del Sistema de Calidad 10.1 La OMF deberá definir las responsabilidades del sistema de CoC y designar al personal responsable, incluyendo: a) Se deberá designar una persona responsable del sistema de control de CoC en general; b) Se deberá designar personas individuales responsables de cada punto de control crítico del sistema de control de CoC La OMF deberá desarrollar y mantener actualizado un sistema de control documentado, procedimientos y/o instrucciones de trabajo para asegurar la implementación de todos los requerimientos aplicables del estándar de CoC La OMF deberá desarrollar e implementar procedimientos para auditorías internas de sus sistemas, tal como lo establecen los requerimientos en este estándar La OMF deberá desarrollar e implementar procedimientos para atender las no conformidades (e.g. reportes de no conformidad, solicitud de acciones correctivas, observaciones) identificadas por los auditores La OMF deberá desarrollar requerimientos para capacitaciones, e implementar las mismas, tal como se indica a continuación: a) Todo el personal y trabajadores aplicables deberán recibir capacitación sobre los procedimientos de CoC, a un nivel relevante a la escala y complejidad del sistema y responsabilidad; y, b) Se deberán mantener registros para demostrar que se ha realizado la capacitación La OMF deberá definir y documentar grupos de productos verificados bajo las correspondientes categorías de afirmación La OMF deberá definir el(los) sistema(s) de venta o Puerta del Bosque para cada producto verificado cubierto por el sistema de CoC (e.g., árbol en pie, venta desde el patio de acopio en el bosque, venta en la puerta del comprador, venta desde un patio de concentración de trozas) La OMF deberá desarrollar y mantener registros para documentar las cantidades de material verificado, de acuerdo a lo siguiente: a) Producción de materiales; b) Producto vendido con y sin afirmación. 11 Manipulación y segregación del Material

11 11.1 La OMF deberá desarrollar e implementar un sistema efectivo de rastreo para la madera para demostrar la trazabilidad desde el árbol en pie hasta la transferencia de la tenencia en la puerta del bosque Los procedimientos y prácticas de la OMF deberán controlar el riesgo de mezclado de producto forestal verificado con productos no verificados que provengan de fuera del alcance de la verificación Deberá existir un sistema para identificar los productos de la OMF como verificados (e.g., por medio de la documentación o sistema de marcado) en la puerta del bosque La OMF deberá mantener el material verificado físicamente separado, como una unidad segura, durante todas las etapas del aprovechamiento, almacenamiento y transporte Todo el material que no pueda ser identificado como verificado deberá mantenerse físicamente separado del material verificado. Nota: el material del cual se tenga pendiente la evidencia de su condición legal se deberá mantener separado hasta que se obtenga la documentación necesaria La OMF deberá usar una marca distintiva (e.g., código de verificación) para identificar los productos como verificados durante todas las etapas de manipulación La OMF deberá desarrollar e implementar procedimientos para asegurar que las marcas usadas para identificar a los materiales verificados Rainforest Alliance se puedan distinguir de otras marcas y declaraciones de verificación/certificación. 12 Criterios de Ventas y Envío 12.1 La OMF deberá incluir información sobre las afirmaciones en las facturas de venta y en los documentos de envío, incluyendo lo siguiente: a) La cantidad/volumen y especies de cada producto; b) El código de verificación de Rainforest Alliance RA-VLC-XXXXXX. 13 Declaraciones e Información Pública 13.1 La OMF no deberá usar la declaración VLC hasta que se esté en posesión de una Declaración de Verificación de Rainforest Alliance válida La OMF deberá tener procedimientos para asegurar que todas las declaraciones de verificación de VLC obedecen a las políticas aplicables de Rainforest Alliance: a) No se deberá permitir el uso de etiquetas en el producto; b) No se deberá usar las Marcas Registradas de Rainforest Alliance fuera del producto; la promoción pública de la Declaración VLC no deberá estar permitida. c) El uso del código de verificación (RA-VLC-XXXXXX) en productos solamente se podrá usar para la trazabilidad de productos; d) Las comunicaciones entre empresas y la promoción de VLC deberá ser aprobada por RA-Cert antes de que sea divulgada por la organización para su uso La OMF deberá tener procedimientos en implementación y demostrar que todas las revisiones y correspondencia de aprobación de declaraciones de verificación por parte de Rainforest Alliance se mantienen archivadas por al menos durante cinco (5) años.

12 Parte III: Requerimientos de Manejo para Sitios Múltiples Los criterios de manejo para sitios múltiples han sido desarrollados para facilitar la evaluación de organizaciones que tienen dos o más sitios incluidos en el alcance de su cadena de suministro y que deseen administrarlos bajo una Declaración de Verificación. Los requerimientos de manejo de sitios múltiples, más la comunicación con Rainforest Alliance, son coordinados por el Titular de la Declaración de Verificación. Los criterios para sitios múltiples permiten a Rainforest Alliance evaluar a los sitios participantes en base a un muestreo de auditoría, reconociendo que el Titular de la Declaración de Verificación ejerce control y monitorea sus sitios participantes. Además de estos criterios, Rainforest Alliance deberá asegurar que todos los sitios incluidos en el alcance de verificación de una cadena de suministro con sitios múltiples cumplan con todos los requerimientos legales relevantes y con los requerimientos en el estándar de verificación VLO o VLC, según sea el caso. 14 Procedimientos y Responsabilidades Documentadas 14.1 El Titular de la Declaración de Verificación deberá designar a una persona (o posición) con la responsabilidad general del manejo de los sitios y del cumplimiento de los requerimientos de Rainforest Alliance El Titular de la Declaración de Verificación deberá tener procedimientos documentados en ejecución, que cubran todos los requerimientos para sitios múltiples de este estándar. 15 Registros 15.1 El Titular de la Declaración de Verificación deberá tener acceso a, y colectar datos de todos los sitios y tenerlos a disposición para las auditorías anuales de Rainforest Alliance, así como a solicitud El Titular de la Declaración de Verificación deberá mantener registros actualizados de todos los sitios por un mínimo de cinco (5) años, incluyendo: a) Listado de sitios en el alcance de verificación, incluyendo el nombre, dirección, gerente del sitio, fecha de ingreso y fecha de retiro, cuando aplique; b) Registros que muestren el alcance de verificación para cada sitio; c) Datos del resumen de volumen de cada grupo de productos, incluyendo las compras, producción y conversión, inventario y ventas para cada sitio. 16 Administración y Auditorías del Sitio 16.1 Todos los sitios en el alcance de la verificación deberán haber firmado una forma de consentimiento, que incluya lo siguiente: a) Acuerdo para cumplir con las obligaciones y responsabilidades de la participación en la verificación de sitio múltiples para el período, tal como está descrito en los procedimientos del Titular de la Declaración de Verificación y en el Acuerdo de Verificación VLC de Rainforest Alliance; b) Acuerdo para cumplir con los Estándares relevantes de Rainforest Alliance y corregir cualquier no conformidad identificada por Rainforest Alliance y/o el Titular de la Declaración de Verificación Antes de ser admitido como un sitio nuevo dentro del alcance de la verificación, el auditor designado por el Titular de la Declaración de Verificación deberá realizar una auditoría inicial a cada sitio, para asegurar que cumpla con todos los requerimientos del estándar de verificación aplicable.

13 16.3 El auditor designado por el Titular de la Declaración de Verificación deberá realizar una auditoría a cada sitio al menos una vez al año, para confirmar el cumplimiento continuo con todos los requerimientos del estándar de Rainforest Alliance de verificación, aplicable Cuando se encuentren no conformidades durante las auditorías internas, el Titular de la Declaración de Verificación deberá emitir acciones correctivas a los sitios aplicables, y verificar su cumplimiento El Titular de la Declaración de Verificación deberá proveer un informe anual de los resultados de todas las auditorías internas.