Planear Organizar Dirigir Coordinar - Controlar

Transcripción

1 Planear Organizar Dirigir Coordinar - Controlar El PROCESO ADMINISTRATIVO Planear, es la primera función administrativa; que sirve de base a las demás. Definición es la acción de tomar decisiones para el futuro. No es un acto, es un proceso. Al proceso en el que se definen las situaciones que queremos alcanzar en el futuro, y se diseñan los caminos para lograrlo, lo llamamos Planificación. FAYOL: Formular el programa de acción que incluye el resultado a obtener, las conductas a desarrollar y los medios a utilizar.

2 Fases de la Planificación 1. Determinación de Objetivos a alcanzar 2. Toma de decisiones 3. Elaboración de planes 4. Acciones empresariales vinculadas

3 Determinación de Objetivos Es la primera actividad: saber adónde pretendemos llegar. Los objetivos son la expresión de una situación que queremos vivir en el futuro. Lista de verificación: ser específico, ser realista, ser verificable, tener un plazo, incluir metas intermedias, plantear un desafío y plantear un compromiso.

4 Red de Objetivos en la Organización Jerarquía de objetivos algunos son más importantes y predominan. Objetivos organizacionales Objetivos de la división Objetivos del departamento Objetivos operacionales El resultado es una red jerárquica e integrada que orienta la acción de la organización en dirección de los objetivos organizacionales.

5 Gustavo Gustavo Viñales: Viñales: Desdoblamiento de los objetivos Objetivos organizacionales A M P L I T U D Políticas Directrices Metas Programas Procedimientos Métodos Normas Menor DETALLE Mayor

6 Ejemplo Objetivo: renta 15 % sobre la inversión. Renta / inversión = renta / ventas x ventas / inversion. Aumentar la renta sobre ventas, mayor ganancia sobre ventas. Aumentar las ventas respecto de la inversión. Aumento las ventas, disminuyo inversión

7 Toma de decisiones Debemos tomar decisiones para conseguir los objetivos fijados. Ello implica un proceso de comparar alternativas posibles y elegir las más adecuadas. Diagnóstico Alternativas posibles Evaluación de alternativas Selección Ejecución (Resultados)

8 Diferentes Tipos de Planeación Consideramos dos o más tipos, de acuerdo a una jerarquía de la planeación: Planificación estratégica es la planeación más amplia. Tiene que ver con los objetivos organizacionales y la estrategia. Planificación táctica realizada a nivel departamental. Planificación operativa realizada para cada actividad, más detallada y de corto plazo.

9 PLANIFICACION ESTRATEGICA PETER DRUCKER: RESPUESTA A DOS PREGUNTAS: CUAL ES NUESTRO NEGOCIO? CUAL DEBERIA SER NUESTRO NEGOCIO? ALFRED CHANDLER Jr. ES LA DETERMINACIÓN DE METAS Y OBJETIVOS BASICOS DE LARGO PLAZO DE LA EMPRESA, LA ADOPCION DE CURSOS DE ACCION Y LA ASIGNACION DE RECURSOS NECESARIOS PARA LOGRAR DICHAS METAS

10 ..continuación definiciones... KENNETH ANDREWS: ES EL PATRON DE OBJETIVOS, PROPOSITOS O METAS Y LAS POLITICAS Y PLANES ESENCIALES PARA CONSEGUIR DICHAS METAS DE TAL MANERA QUE DEFINAN EN QUE CLASE DE NEGOCIO LA EMPRESA ESTA O QUIERE ESTAR Y QUE CLASE DE EMPRESA ES O QUIERE SER

11 ...continuación definiciones IGOR ANSOFF: ES EL LAZO COMUN ENTRE LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN Y LAS RELACIONES PRODUCTO MERCADO TAL QUE DEFINAN LA ESENCIAL NATURALEZA DE LOS NEGOCIOS EN QUE ESTA LA ORGANIZACIÓN Y LOS NEGOCIOS QUE PLANEA PARA EL FUTURO SURGE LA PENETRACION DE MERCADOS CUANDO ABORDA EL MISMO MERCADO CON LO MISMOS PRODUCTOS; EL DESARROLLO DE MERCADOS ( EL MISMO PRODUCTO EN NUEVOS MERCADOS), EL DESARROLLO DE PRODUCTOS (EL MISMO MERCADO AL QUE INCORPORA OTROS PRODUCTOS) Y DIVERSIFICACION ( NUEVOS PRODUCTOS EN NUEVOS MERCADOS

12 Planificación Estratégica Está definida en la cúpula estratégica. Abarca a la organización en su totalidad Está proyectada a largo plazo, efectos y consecuencias en el futuro. Implica analizar y comprender el medio ambiente (Oportunidades vs Amenazas). Implica analizar los distintos factores internos (Fortalezas vs Debilidades)

13 Planificación Operativa Está definida en el centro operativo para cada tarea o actividad. Detalles necesarios para incorporar los planes estratégicos en las operaciones diarias de la empresa. Pueden ser para actividades recurrentes o no recurrentes. Proyectado para el futuro inmediato. Metas específicas; muestra actividades por separado.

14 Clases de Planes NO RECURRENTES Programas consideración de actividades y del marco temporal. Relacionados con el tiempo. Presupuestos expresión monetaria de los programas. Relacionados con el dinero. Proyectos programas específicos. RECURRENTES Políticas son guías para las decisiones. Procedimientos son instrucciones para una acción. Relacionados con los métodos. Reglas medidas específicas para situaciones dadas. Relacionados con los comportamientos.

15 Algunos instrumentos Estratégicos Análisis FODA Plan de Acción, Plan de Negocios Presupuesto Integral Operativos Plan de fábrica, cuanto producir, cuanto almacenar, en qué momentos, con qué insumos... Plan de Compras, cuanto, cuando, a quien, cómo. Flujo de Caja, previsiones de ingresos y egresos, determinación de necesidades según momentos Gráfico Gantt, graficar actividades según secuencia y transcurso del tiempo

16 TIPOS DE ESTRATEGIAS La estrategia puede ser Proactiva: busca lograr ventaja Pasiva: responde a los sucesos del medio ambiente (reactiva) Inactiva: sobrevive sin responder

17 Misión - Visión Para comprender la planificación estratégica, debemos definir algunos conceptos que influirán en este tipo de planificación: Visión Misión Planeamiento Estratégico

18 Misión - Visión Visión se define con los siguientes elementos: Propósito principal de la empresa Su futuro Definición de mercados a atender Valores, conductas y actitudes deseadas Escenarios esperados

19 Misión - Visión Misión la declaración de la misión incluye: Que es lo que hacemos (cuál es el negocio) En dónde lo hacemos (cuál es el mercado) Para quién lo hacemos (que necesidad satisfacemos y cómo lo hacemos)

20 Misión - Visión Ejemplo de una consultora internacional instalada en nuestro país (1): Visión: Ser reconocidos como la firma profesional que presta, en todas las áreas de actuación, los servicios de la más alta calidad Misión: Aportamos valor basados en el conocimiento y la experiencia de nuestros profesionales, en beneficio de nuestros clientes, nuestra gente y nuestra comunidad (1) KPMG Uruguay tomado el 15/6/05 de su sitio web:

21 Desagregación PROPOSITO: actividad de la organización. A que se dedica: medicina, alimentación, agropecuaria MISION: especificidad del objeto: dentro de la medicina el cáncer, de la alimentación los lácteos, de la agropecuaria los cereales. OBJETIVO: logro para un determinado período de tiempo, situación que deseamos vivir: atender 100 pacientes en consulta por día, vender kilogramos de quesos en un mes, producir kilogramos de trigo en una zafra

22 ESTRATEGIA: camino que se utilizará para insertarse en el futuro. Abrir una policlínica con 10 oncólogos profesores de la Universidad, la policlínica en determinado lugar, con tal honorario o tarifa por consulta,...

23 Principios de administración aplicados a la Planificación Definición del objetivo la finalidad de la planificación es determinar quién, cómo y cuando se alcanzará la idea o el objetivo. Flexibilidad en la planeación la planeación es permanente; debe tener flexibilidad y corregir defectos durante el desarrollo.

24 Principales características de la Planeación - I Es un proceso permanente y continuo Está siempre orientado hacia el futuro Busca la racionalidad en la toma de decisiones Busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas La planeación es sistémica considera sistemas y subsistemas que la conforman

25 Principales características de la Planeación - II La planeación es repetitiva, es un proceso que forma parte de otro mayor Es una técnica de asignación de recursos Es cíclica, permite evaluación y medición para establecer nueva planeación Es una función del proceso que interactúa con las demás Es una técnica de coordinación e integración Es una técnica de cambio e innovación

26 Análisis FODA Análisis ambiental Oportunidades y Amenazas Análisis: De la industria y el mercado De los competidores Político y regulatorio Social aspectos sociales y grupos de interés De recursos humanos Macroeconómico Tecnológico

27 ANALISIS EXTERNO MISION NEGOCIO ACTUAL ANALISIS INTERNO AMENAZAS OPORTUNIDADES FORTALEZAS DEBILIDADES ESTRATEGIA EMPRESARIAL OBJETIVOS, PLANES

28 Análisis FODA Análisis de recursos internos Fortalezas y Debilidades Análisis: Financiero Evaluación de recursos humanos De comercialización y marketing De operaciones De otros recursos internos administración, I + D, compras, informática

29 MATRIZ FODA Y ESTRATEGIAS FORTALEZAS DEBILIDADES OPORTUNIDA- DES AMENAZAS MAXI MAXI aprovecha las fortalezas en donde existen las oportunidades MAXI MINI aprovecha fotalezas neutralizando amenazas MINI MAXI minimiza efecto de las debilidades en ambiente de oportunidades MINI MINI minimiza efecto de las debilidades en ambientes con amenazas

30 MAXI- MAXI, MINI - MINI LA ESTRETEGIA DEBIERA MAXIMIZAR EL APROVECHAMIENTO DE OPORTUNIDADES UTILIZANDO LAS MAXIMAS FORTALEZAS MINIMIZAR O NEUTRALIZAR LAS AMENAZAS Y SITUAR LA ACCION EN EL CAMPO DONDE LAS DEBILIDADES SE NOTEN MENOS

31 MATRIZ DE PORTAFOLIO RENDIMIENTO TASA CRECIMIENTO ALTA BAJA FUERTE PRODUCTO ESTRELLA Gana y crece PRODUCTO VACA produce (EFECTIVO) DEBIL PRODUCTO INCOGNITA (?) crece pero se ignora futuro PRODUCTO PERRO, come recursos (ABANDONAR)

32 DECISIONES ESTANDARIZADAS EN MATRIZ DE PORTAFOLIO CLAVE IMPUL- SABLE PRODUCTO ESTRELLA PRODUCTO INCOGNITA PRODUCTO VACA PRODUCTO PERRO INVERTIR INVERTIR COSECHAR SEGMEN- TAR INVERTIR INVERTIR COSECHAR MANTENER MANTENI- BLE OLVIDA- BLE AUMENTAR PRECIO Y MANTENER AUMENTAR PRECIO MANTENER O DISCONTI- NUAR MANTENER O DISCONTI- NUAR AUMENTA R PRECIO O COSECHAR COSECHAR LO QUE QUEDA MANTENER O DISCON- TINUAR DISCONTI- NUAR

33 Test de repaso Cuáles son los pasos básicos a seguir en un proceso de planificación? Cómo diferenciamos la planificación estratégica de la planeación táctica y operativa? Para qué es importante analizar el medio ambiente y los recursos internos de la organización? Cuáles son los requisitos o lista de verificación para determinar si una situación planteada es o no es un objetivo?

34 Gráfica actividades A,B,C,D Para iniciar B es necesario culminar A, D con C, C puede iniciarse sin culminar B D C A semanas B

35 Test de repaso Responda si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas Los objetivos organizacionales determinan los límites dentro de los cuáles deberán plantearse los objetivos de los distintos niveles de la organización. La definición de la estrategia es tarea principal de los distintos niveles de la organización. Sólo es posible la formulación de una estrategia exitosa a través del análisis profundo del interior de la organización, sus puntos fuertes y debilidades.

36 Test de repaso En las políticas se especifican acciones a realizar. El establecimiento de objetivos mejora la performance porque se evita la dispersión de esfuerzos y porque se requiere que los involucrados en la planificación se familiaricen con el tema. Una vez definida la planificación estrategica la organización procederá a determinar sus objetivos más concretosy suspolíticas.

37 Test de repaso Llene los espacios en blanco, completando las siguientes frases: La red de objetivos de una organización es Las políticas son En los programas se determinan. Los presupuestos son.