Doctor JORGE ENRIQUE RUSSI Gerente General INFOGEX LTDA Carrera 73 Bis No Bogotá D.C. Ref: Invitación núm. 08 de 2008

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1 Bogotá D.C. D.A Doctor JORGE ENRIQUE RUSSI Gerente General INFOGEX LTDA Carrera 73 Bis No Bogotá D.C. Ref: Invitación núm. 08 de 2008 Estimados señores: De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 14 de la ley 1150 de 2007, el FNA se encuentra exceptuado de aplicar el estatuto general de la contratación por ser empresa industrial y Comercial del Estado de carácter financiero, que compite con el sector privado nacional, correspondiéndole sin embargo, como lo dispone el artículo 13 de la ley 1150 citada, aplicar en desarrollo de su actividad contractual, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, además del Régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto para la contratación estatal. Con base en lo anterior y en consideración a que el F.N.A requiere definir las políticas, procedimientos y controles de seguridad sobre la plataforma COBIS, articulados a la red Lan, Wan, SOA y demás plataformas con que cuenta el FNA en cumplimiento de lo dispuesto por la Superintendencia Financiera de Colombia en la circular externa 052., lo invita a presentar oferta, en los términos que a continuación se indican: NIT: Pág. 1 de 19

2 1. ASPECTOS GENERALES 1. OBJETO: Definir las políticas, procedimientos y controles de seguridad sobre la plataforma COBIS, articulados a la red Lan, Wan, SOA y demás plataformas con que cuenta el FNA para el cumplimiento de la circular externa 052 de la Superintendencia Financiera de Colombia. En desarrollo de esta actividad se deberá dar cumplimiento a la totalidad de los requerimientos técnicos mínimos obligatorios y de experiencia (documentación adjunta en el archivo excel) que hacen parte integral de la presente Invitación en su totalidad. 2. PRESUPUESTO OFICIAL: CUATROCIENTOS OCHENTA Y SEIS MILLONES DE PESOS MONEDA CORRIENTE ($ ) incluido IVA. EL OFERENTE DEBERÁ DISCRIMINAR EN SU PROPUESTA EL VALOR DE CADA UNO DE LOS SERVICIOS. 3. FORMA DE PAGO: El pago del servicio se realizará de la siguiente forma: Entregable (1) Planeación general del proyecto, entrega de cronogramas, actividades detalladas a ejecutar e indicadores de cumplimiento para medir el avance del proyecto $ Entregable (2) Documentación de políticas, procedimientos, planes de gestión de desarrollo, planes de gestión de adquisiciones $ Entregable (3) Documentación de políticas, procedimientos, cumplimiento de indicadores de gestión de desarrollos, cumplimiento de indicadores de gestión adquisiciones $ Entregable (4) Ejecución de pruebas de los tres grupos, documentación, desarrollo y adquisiciones $ NIT: Pág. 2 de 19

3 Entregable (5) Producción y cumplimiento de indicadores de gestión $ DURACIÓN DEL SERVICIO: El término de duración del contrato será: Por el término de hasta nueve y medio (9 y 1/2) meses, distribuidos así: 1. Mes (1) para la planeación general del proyecto entrega de cronogramas, actividades detalladas a ejecutar e indicadores de cumplimiento para medir el avance del proyecto. 2. Mes (2) Documentación de políticas, procedimientos, planes de gestión de desarrollo, planes de gestión de adquisiciones. 3. Mes (3) Documentación de aprobaciones políticas, procedimientos, cumplimiento de indicadores de gestión de desarrollos, cumplimiento de indicadores de gestión adquisiciones 4. Meses (4) y (5) Pruebas y producción. 5. Meses (6,7,8 y 9) Planeación y empalme FASE 2 ( la siguiente fase requerida por la circular externa 052 de la Superintendencia Financiera de Colombia que va desde el 1 de Julio de 2008 a diciembre 31 de 2008 y contempla todo lo relacionado a la contratación de herramientas de monitoreo perimetral e inicio de la continuidad del negocio). 5. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA; INFOGEX deberá constituir garantía de seriedad de la oferta, a favor del FONDO NACIONAL DE AHORRO, expedida por una entidad legalmente autorizada, por valor equivalente al 10% del presupuesto oficial asignado, con vigencia de sesenta (60) días calendario, contados a partir de la fecha de presentación de la oferta. De presentarse prórrogas dicha garantía deberá ser modificada en su vigencia, cubriendo dichas prórrogas. 6. DOCUMENTACIÓN REQUERIDA: Se exigirán como requisitos para la presentación de la propuesta, además de los que soporten adecuadamente cada uno de los ofrecimientos realizados, los que a continuación se relacionan: 6.1.Carta de presentación de la oferta suscrita por el Representante Legal (se anexa modelo). En caso de existir limitaciones estatutarias, deberá anexarse la autorización de la Junta Directiva o Junta de Socios para presentar oferta y suscribir contrato. NIT: Pág. 3 de 19

4 6.2.Certificado de Existencia y Representación legal de la Cámara de Comercio, con fecha de expedición no superior a sesenta (60) días calendario Certificación expedida por el revisor Fiscal o el Contador Público sobre el pago de aportes de seguridad social y aportes parafiscales, según Ley 789 del Dos (2) Referencias bancarias y dos (2) Certificaciones Comerciales originales con tiempo de expedición no mayor de treinta (30) días hábiles contados a partir de la fecha de entrega de la oferta Hoja de vida de la función pública para personas jurídicas, debidamente diligenciada y suscrita por el representante legal de la empresa Fotocopia del RUT. 6.7 Manifestación escrita, sobre situación de las obligaciones con la DIAN. 6.8.Los Estados Financieros conforme a lo dispuesto en el Dec. 2649/93, Art. 22 entre otros comprenden: Balance General a 31 de diciembre de 2006 y 2007; debidamente clasificado en corriente y no corriente. Estado de resultados a 31 de diciembre de 2006 y 2007 Estado de cambios en el Patrimonio 2006 y 2007 Estado de cambios en la Situación Financiera 2006 y 2007 Estado de Flujo de Efectivo 2006 y 2007 Notas a los Estados Financieros a 31 de diciembre de 2006 y Dictamen del Revisor Fiscal o a falta de este de un contador Público. Fotocopias de las tarjetas profesionales del Contador y del Revisor Fiscal, o a falta de este, de un Contador Público que firman los estados financieros. Certificado de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores. Declaración de Renta años 2006 y 2007 Con la información financiera del año 2007 (Balance General y Estado de Resultados) se examinarán los siguientes indicadores financieros, que sirve de referencia para la verificación de cumplimiento de la capacidad financiera. NIT: Pág. 4 de 19

5 Estos criterios de capacidad no otorgan puntaje pero si no los cumple, no podrá ser habilitado. Nombre Definición Relac. Requerida Valor RAZÓN CORRIENTE Activo Ctte / Pasivo Ctte 1.1 % RAZON DE ENDEUDAMIENTO CAPITAL DE TRABAJO RESPALDO PATRIMONIAL Pasivo Total / Activo Total 70% Activo Ctte - Pasivo Ctte Patrimonio / Presupuesto Oficial al 10% del Vr. presupuesto $ % En caso de conformar Unión Temporal o Consorcio para presentar la oferta, todos y cada uno de los unidos o consorciados deberán acompañar los documentos detallados. En este caso para la verificación se consolidarán los balances, efectuando la ponderación de acuerdo con el porcentaje de participación establecido dentro del documento Consorcial o de Unión Temporal. LA PRESENTE INVITACIÓN NO CONSTITUYE OFERTA PARA CONTRATAR DE CONFORMIDAD CON LO DISPUESTO EN EL CÓDIGO DE COMERCIO, POR LO TANTO NO IMPLICA NINGUNA OBLIGACIÓN, NI COMPROMETE LA RESPONSABILIDAD DEL FNA. NIT: Pág. 5 de 19

6 CRONOGRAMA Fecha de entrega oferta: 14 de marzo de 2008 De 8:30 a.m. a 4:00 p.m. Lugar de entrega: Calle 18 No. 7-49/59 piso 8º. División Administrativa Atentamente, LUIS EDUARDO TRIVIÑO OBANDO Jefe División Administrativa Elaboró: Lady Stella Mateus Echeverriao Profesional División Administrativa Revisó: Edgar Augusto Fuertes Puerto Jefe Oficina de Informática Revisó: Mayerly Consuelo López Mahecha Profesional Oficina Informática Revisó: Sara Jeannette Torres Rojas Profesional Oficina Informática Revisó: John Jairo Leal Ospina Profesional Oficina Informática Revisó Oficina Jurídica NIT: Pág. 6 de 19

7 2.1 Productos requeridos 2. REQUISITOS TÉCNICOS a. Planeación general del proyecto entrega de cronogramas, actividades detalladas a ejecutar e indicadores de cumplimiento para medir el avance del proyecto b. Procedimientos, planes de gestión de desarrollo, planes de gestión de adquisiciones. Revisión de la documentación existente y establecimiento de puntos a corregir según la circular externa 052. Generación de nuevos procedimientos. Aprobación y publicación de nuevos procedimientos. C.Procedimientos, cumplimiento de indicadores de gestión de desarrollos, cumplimiento de indicadores de gestión adquisiciones. Identificación y clasificación de desarrollos nuevos y modificaciones al código en producción. Coordinación de pruebas para los nuevos desarrollos. Coordinación de la puesta en producción de nuevos desarrollo requeridos por la circular externa 052. d. Ejecución de pruebas de los tres grupos, documentación, desarrollo y adquisiciones. e. Producción y cumplimiento de indicadores de gestión. NIT: Pág. 7 de 19

8 Identificación y clasificación de controles que generen compras y modificación a configuraciones de hardware y software. Coordinación de pruebas para la instalación de nuevos activos y modificación de configuraciones. Coordinación de puesta en producción de configuraciones y nuevos activos. Los servicios requeridos son: Servicios de documentación Actividades Planeación, identificación de necesidades, elaboración de cronogramas, sincronización de cronogramas con los grupos de adquisición y pruebas. Fabricación y modificación de políticas, estándares, procedimientos. Aprobación, entrega de documentos para aprobación a quien aplique dentro de cada proceso. Publicación y capacitación, todos los documentos modificados y fabricados serán publicados para el conocimiento general de los empleados del FNA, además se desarrollan talleres que permitan la sensibilización en la documentación emitida. Verificación de cumplimiento, en la ultima etapa, antes de finalizar la etapa 1 de la circular 052 este grupo adelantará auditorías de cumplimiento de lo documentos nuevos o modificados. A partir del mes quinto (5) este gerente pasará a ser el coordinador del plan de implementación de la fase II de la circular externa 052 de la Superintendencia Financiera de Colombia. NIT: Pág. 8 de 19

9 Así como se realizará a partir del quinto (5) mes el plan de empalme de las actividades desarrolladas de la Fase I y la Fase II. Productos Políticas y estándares para el cumplimiento de los requerimientos de la etapa 1 de la circular externa 052 de Procedimientos para el cumplimiento de los requerimientos de la etapa 1 de la circular externa 052 de Modificación de documentación para el cumplimiento de los requerimientos de la etapa 1 de la circular externa 052 de Talleres de sensibilización. Recurso Humano Gerente de grupo certificado ISO27001 y manejo de COBIS, es el encargado del cumplimiento de las metas del grupo, reporta directamente al gerente del proyecto. Consultores certificados ISO27001 y manejo de COBIS, encargados de la identificación y control de necesidades de documentación, también tienen como actividad principal la creación de nuevos documentos. Consultores certificados ISO27001 y manejo de COBIS, encargados de la modificación de documentos Servicios de administración de los proyectos de desarrollo Actividades NIT: Pág. 9 de 19

10 Planeación, identificación de necesidades, elaboración de cronogramas, sincronización de cronogramas con los grupos de adquisición y documentación. Gestión para la realización de nuevos desarrollos o modificaciones, el grupo es el encargado de gestionar los desarrollos requeridos por la circular externa 052. Gestión de pruebas, gestión para que las pruebas que se realicen cumplan con los requerimientos de la circular y con las políticas del FNA además de coordinar los nuevos requerimientos que se deriven de la realización de la pruebas. Gestión de paso a producción, los desarrollos nuevos deben estar en funcionamiento antes del 1 de julio de Productos Administración de modificaciones a desarrollos existentes que permitan el cumplimiento de los requerimientos de la etapa 1 de la circular externa 052 de Administración de desarrollos nuevos que permitan el cumplimiento de los requerimientos de la etapa 1 de la circular externa 052 de Administración de paso producción de nuevos desarrollos y modificaciones que permitan cumplimiento de los requerimientos de la etapa 1 de la circular externa 052 de Recurso Humano Gerente de grupo certificado ISO27001, es el encargado del cumplimiento de las metas del grupo, reporta directamente al gerente del proyecto. Consultores certificados ISO27001, encargados de la identificación y control de necesidades de desarrollo, NIT: Pág. 10 de 19

11 también tienen como actividad la gestión del desarrollo, las pruebas y el paso producción Servicios de administración de nuevas adquisiciones Actividades Planeación, identificación de necesidades, elaboración de cronogramas, sincronización de cronogramas con los grupos de adquisición y documentación. Gestión para los cambios en configuración y compra de activos, identificación de cambios en configuraciones a hardware y software en producción, identificación de requerimientos de compra de activos de información necesarios para el desarrollo de los controles de la circular externa 052. Gestión de pruebas, gestión para que las pruebas que se realicen cumplan con los requerimientos de la circular y con las políticas del FNA además de coordinar los nuevos requerimientos que se deriven de la realización de la pruebas. Gestión de paso a producción, los cambios a configuraciones deben estar en funcionamiento antes del 1 de julio de Productos Modificaciones a configuraciones existentes que permitan el cumplimiento de los requerimientos de la etapa 1 de la circular externa 052 de NIT: Pág. 11 de 19

12 Compra de activos de información que permitan el cumplimiento de los requerimientos de la etapa 1 de la circular externa 052 de Paso producción de cambios a configuraciones que permitan cumplimiento de los requerimientos de la etapa 1 de la circular externa 052 de Recurso Humano Gerente de grupo, es el encargado del cumplimiento de las metas del grupo, reporta directamente al gerente del proyecto. Consultores, encargados de la identificación y control de necesidades de nuevas configuraciones, también tienen como actividad la gestión para el apoyo administrativo a la compra de nuevos activos de seguridad, las pruebas y el paso producción. 2 RECURSOS DEL CONTRATO Para la ejecución de las actividades INFOGEX, deberá contar como mínimo con los siguientes responsabilidades en el proyecto: Un (1) recurso de apoyo al proyecto Directivo de alto nivel de la compañía proveedora del servicio. Encargado de la entrega y presentación de informes al Fondo Nacional de Ahorro. (por el termino de 5 meses). Un (1) Gerente general del proyecto. Gerente general de tiempo completo para la administración del proyecto CE052, con un mínimo de 10 años de experiencia en NIT: Pág. 12 de 19

13 el sistema COBIS y temas relacionados con seguridad informática, además debe ser certificado ISO Desarrollara las actividades de planeación, administración y control del proyecto en general será el encargado de entregar los informes periódicos del avance del proyecto a la dirección del Fondo Nacional de Ahorro además de garantizar el cumplimiento de las actividades globales y de integración de los grupos de documentación, desarrollo y adquisición. (por el termino de 5 meses). Un (1) Consultor de control. Recuso de tiempo completo especializado en COBIS, COBIT y con experiencia en ISO Encargado de la revisión de avances de cronogramas y entrega de informes a la SFC. (por el termino de 5 meses). Un (1) Gerente de proyecto para el frente de Políticas, estándares, procedimientos. Recurso de tiempo completo especializado en ISO27001 y COBIT. Es el encargado del cumplimiento de las metas del grupo, reporta directamente al gerente general. El trabajo de este grupo es la aplicación de los requerimientos; en cuanto a documentación, políticas, procedimientos; de la primera etapa de la circular externa 052 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia. (por el termino de 9 meses y medio). NIT: Pág. 13 de 19

14 Dos (2) Consultor de políticas, estándares, procedimientos Ingeniero de sistemas con experiencia en COBIS e ISO27001 Encargados de la identificación y control de necesidades de documentación, también tienen como actividad principal la creación de nuevos documentos. (por el termino de 9 meses y medio). Encargados de la modificación de documentos. (por el termino de 9 meses y medio) Un (1) Gerente de proyectos para el frente desarrollo Recurso de tiempo completo especializado en COBIS, ISO27001 y COBIT Es el encargado del cumplimiento de las metas del grupo, reporta directamente al gerente general. El trabajo de este grupo es la gestión nuevos desarrollos y gestión de las modificaciones al código fuente existente, también son los encargados de apoyar la realización de pruebas y puesta en producción. (por el termino de 5 meses). Un (1) Consultor frente desarrollo Ingeniero de sistemas con experiencia en COBIS, ISO Encargados de la identificación y control de necesidades de desarrollo, también tienen como actividad la gestión del desarrollo, las pruebas y el paso producción. (por el termino de 5 meses). Un (1) Gerente de proyectos para el frente Adquisición NIT: Pág. 14 de 19

15 Recurso de tiempo completo especializado en COBIS, ISO27001 y COBIT. Es el encargado del cumplimiento de las metas del grupo, reporta directamente al gerente general. El trabajo de este grupo es la gestión para la compra de hardware y software, y realización de modificaciones en la configuración de hardware y software, también son los encargados de apoyar la realización de pruebas y puesta en producción de los componentes nuevos. (por el termino de 5 meses). Un (1) Consultor frente adquisición. Ingeniero de sistemas con experiencia en COBIS, ISO27001 Encargados de la identificación y control de necesidades de nuevas configuraciones, también tienen como actividad la gestión para el apoyo administrativo a la compra de nuevos activos de seguridad, las pruebas y el paso producción. (por el termino de 5 meses). Adicionalmente el CONTRATISTA debe garantizar que para todas las actividades derivadas asignará los recursos especializados necesarios para lograr el cumplimiento de las mismas e incluir aquellos roles que el FONDO no haya contemplado para el desarrollo de las actividades incluidas en este documento o por su experiencia replantear los roles definidos, sin que ello signifique costos adicionales para el FONDO. Es entendido que el personal empleado por el CONTRATISTA para la prestación de los servicios y la realización de los trabajos, no tendrá vinculación laboral con el FONDO y toda la responsabilidad derivada del contrato de trabajo correrá a cargo del contratista exclusivamente. Cuando no se esté dando cumplimiento al objetivo del presente documento, o a las obligaciones emanadas del contrato, o a las metas fijadas, o a las metas NIT: Pág. 15 de 19

16 de calidad y costo establecidas, el CONTRATISTA procederá a adelantar las respectivas acciones de mejoramiento y/o contratación del personal con las habilidades y conocimientos técnicos requeridos, sin ningún costo adicional para el FONDO. Si el CONTRATISTA requiere reemplazar durante la ejecución del contrato su personal, tendrá que hacerlo con otro que reúna los mismos o mejores requisitos, perfiles, calidades y experiencia de aquel que será remplazado. Todo el personal empleado por el CONTRATISTA deberá dar cumplimiento a las políticas de seguridad informática del FONDO. Igualmente los servicios podrán ser ejecutados parcialmente en las instalaciones de FONDO y parcialmente en las instalaciones del CONTRATISTA. 3 CRONOGRAMA El CONTRATISTA deberá proponer el cronograma estimado al cual se compromete para realizar la ejecución de los presentes requerimientos técnicos, el cual deberá ser revisado, detallado y aprobado por las partes una vez se firme el acta de inicio. Una vez las partes formalicen el cronograma de trabajo se establecerán los mecanismos que garanticen el seguimiento, control de recursos y cumplimiento de las actividades planteadas en el mismo. 4 CONSIDERACIONES Con el fin de fortalecer esta invitación, el FONDO requiere que el CONTRATISTA considere en su propuesta todo aquello que se deba contemplar en el futuro como servicios, hardware, software o algún elemento adicional que por razones presupuéstales NO se pueda o NO se haya incluido en esta Fase, así mismo, se debe relacionar los componentes estimados de las demás fases, toda vez que son necesarios para que el FONDO pueda incluirlos en el presupuesto de las vigencias siguientes. 5 VALOR AGREGADO NIT: Pág. 16 de 19

17 Se entiende como valor agregado todo aquello que el proponente puede ofrecer adicional a los términos de la invitación y que no genera ningún costo para la entidad, así: VALOR AGREGADO El Proponente debe especificar que puede ofrecer adicional a los términos de la invitación y que no genera ningún costo para la entidad. NIT: Pág. 17 de 19

18 (CARTA MODELO DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA) Señores FONDO NACIONAL DE AHORRO División Administrativa Calle 18 No /59 La Ciudad REF.: Invitación Contratación Esta comunicación tiene por objeto presentar oferta de servicios de asesoría para la definición de las políticas, procedimientos y controles de seguridad sobre la plataforma COBIS, articulados a la red Lan, Wan, SOA y demás plataformas con que cuenta el FNA. en cumplimiento de la circular externa 052 de la Superintendencia Financiera de Colombia..Así mismo, declaro que: 1. Tengo capacidad legal y estoy facultado para presentar esta propuesta. 2. En el evento en que la Invitación sea adjudicada a la sociedad que represento, me comprometo a realizar todos los trámites tendientes al perfeccionamiento y ejecución del contrato, dentro de los términos y condiciones establecidos en la invitación y en la ley. 3. Conozco las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar con las Entidades Estatales de conformidad con los artículos 8o. y siguientes de la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, y las sanciones establecidas en sus artículos 26 num. 7o. y 52, así como los efectos legales consagrados en el artículo 44 numeral 1 de la misma norma y declaro NIT: Pág. 18 de 19

19 bajo la gravedad del juramento que se entiende prestado con la firma del presente documento, que no me encuentro incurso en ninguna de ellas, ni tampoco la sociedad que represento. 4. Ni la sociedad, ni su Representante legal, se encuentran reportados como responsables fiscales en el Boletín de la Contraloría General de la República, como tampoco incluidos en la lista de Prevención de Lavados de Activos (OFAC). 5. Conozco los términos de la invitación, los he estudiado cuidadosamente y acepto sus términos sin reservas ni condicionamientos. 6. Me comprometo a actuar de buena fe en todo el proceso de selección del Contratista. 7. Certifico que pondré a disposición el software así mismo haré entrega de las licencia de uso que el FONDO requiera. NIT: Pág. 19 de 19

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