CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Informe de Seguimiento Municipalidad de Las Condes

Transcripción

1 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Informe de Seguimiento Municipalidad de Las Condes Fecha : 22 de diciembre de 2011 N Informe : 83/2010

2 ÁREA AUDITORÍA 2 PMET N : /2011 DMSAI N : 1.220/2011 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO SANTIAGO, 2 2. DIC 11,1, 07981U) Adjunto, sírvase encontrar copia de Informe de Seguimiento de las observaciones contenidas en el Informe Final N 83, de 2010, debidamente aprobado, sobre auditoría a los macroprocesos de finanzas y generación de recursos, en la Municipalidad de Las Condes. Saluda at nte a Ud. POR ORDEN DEL NTRALOR GENERAL PRISCILA RA FUENTES Jefe Divisi OGADO Munkipaildades AL SEÑOR ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD DE LAS CONDES PRESENTE

3 ÁREA AUDITORÍA 2 PMET N : /2011 DMSAI N : 1.220/2011 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO SANTIAGO, 22. DIC 11* Adjunto, sírvase encontrar copia del Informe de Seguimiento a observaciones contenidas en el Informe Final N 83, de 2011, de esta Contraloría General, con el fin de que, en la primera sesión que celebre el concejo municipal, desde la fecha de su recepción, se sirva ponerlo en conocimiento de ese órgano colegiado entregándole copia del mismo. Al respecto, Ud. deberá acreditar ante esta Contraloría General, en su calidad de secretario del concejo y ministro de fe, el cumplimiento de este trámite dentro del plazo de diez días de efectuada esa sesión. Saluda atentam ea POR ORDEN D CONTRALOR GENERAL PRISC1LP JARA FUENTES ABOGADO Jefe Di sión de Municipalldedes AL SEÑOR SECRETARIO MUNICIPAL DE LA MUNICIPALIDAD DE LAS CONDES PRESENTE

4 ÁREA AUDITORÍA 2 PMET N /2011 DMSAI N 1.220/2011 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO SANTIAGO, 2 2.DtC11* Adjunto, sírvase encontrar copia de Informe de Seguimiento de las observaciones contenidas en el Informe Final N 83, cle 2010, debidamente aprobado, sobre auditoría a los macroprocesos de finanzas y generación de recursos, en la Municipalidad de Las Condes. Saluda atentamente a Ud. POR ORDEN Da 1 NTRALOR GENERAL PRISCILA ARA FUENTES OGADO Jefe División de Municipalidades AL SEÑOR DIRECTOR DE CONTROL DE LA MUNICIPALIDAD DE LAS CONDES PRESENTE

5 PMET N : /2011 DMSAI N : /2011 INFORME DE SEGUIMIENTO DEL INFORME FINAL N 83 DE 2010, SOBRE AUDITORÍA A LOS MACROPROCESOS DE FINANZAS Y GENERACIÓN DE RECURSOS EN LA MUNICIPALIDAD DE LAS CONDES. SANTIAGO, 2 2 DIC, 2011 En cumplimiento del plan anual de fiscalización de esta Contraloría General, y de acuerdo con las facultades establecidas en la ley N , de Organización y Atribuciones de esta Institución, se efectuó en la Municipalidad de Las Condes, un seguimiento respecto de la efectividad de las medidas adoptadas en relación con las observaciones formuladas en el informe final N 83 de 2010, sobre auditoría a los macroprocesos de finanzas y generación de recursos, remitido a ese municipio por oficio N 7.404, de 7 de febrero de Para el desarrollo del trabajo se tuvo presente el señalado informe de fiscalización, el oficio N 1/1.404, de 2010, del Alcalde, dirigido a este Organismo de Control, y los antecedentes proporcionados por la entidad edilicia respecto de las medidas adoptadas para superar las observaciones determinadas en el precitado informe final. El análisis de los antecedentes aportados, en conjunto con las verificaciones efectuadas, permitió establecer lo siguiente: I. SOBRE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO. En el capítulo I, del informe final en referencia se observó que la dirección de control carecía de un manual de procedimientos, que estableciera las principales rutinas administrativas atingentes a las materias de su competencia. En este seguimiento, dicha unidad puso a disposición de este Organismo Fiscalizador, el manual de procedimientos sancionado por decreto alcaldicio N 3.195, de 11 de agosto de 2011, lo que permite levantar la observación inicialmente formulada. Lg o.q - Además, en el mismo capítulo, se hizo o_ presente que la citada dirección no contaba con matrices y método de evaluación de d a) riesgos. A LA SEÑORA PRISCILA JARA FUENTES JEFE PRESENTE RAB/DSP

6 Al respecto, el director de control, señor Eduardo López Arriagada, mediante ordinario N 41, de 15 de octubre de 2011, manifestó que, si bien contar con dicha herramienta debe entenderse como una recomendación para la mayor efectividad del sistema de control interno de ese municipio, se dispuso la asistencia de funcionarios de esa corporación municipal a capacitaciones sobre la materia, para posteriormente evaluar su aplicación. Sobre la materia, se debe hacer presente que, efectivamente, contar con tales herramientas de control corresponde a una recomendación, para la optimización de las labores de auditoría interna, y no a una observación. En otro orden de ideas, también en el referido capítulo, se observó que el plan de fiscalización para el año 2009, no contemplaba revisiones sobre materias informáticas y de obras. -2- En la visita de seguimiento, se constató que el plan de fiscalización de la dirección de control para el año 2011, incluye auditorías a la dirección de obras municipales, lo que fue confirmado mediante ordinario N 44, de 18 de octubre de 2011, del director de esa unidad, quien proporcionó informes de inspectores del departamento de auditoría, con las fiscalizaciones realizadas sobre la materia, lo que permite subsanar lo objetado. La planificación de 2011 no incluyó auditorías a materias relativas a tecnologías de información, sin embargo, el director de control informó en el ordinario citado anteriormente que, durante el período 2011, se han realizado seguimientos a las observaciones formuladas por esta Contraloría General, en anteriores fiscalizaciones efectuadas a dicho macroproceso, acompañando las respuestas del edil a los preinformes respectivos. Sobre la materia, procede anotar que la jurisprudencia administrativa de este Organismo de Control, contenida en el dictamen N , de 2000, ha manifestado que es responsabilidad de los municipios definir la forma como acometer su proceso de control, obedeciendo esa responsabilidad esencialmente a las necesidades propias de cada entidad, y a las características de su control interno. Sin perjuicio de lo anterior, resulta del todo recomendable que esa dirección incluya en futuras fiscalizaciones, revisiones en materias informáticas, puesto que en las últimas dos anualidades se ha omitido su revisión. En el mismo acápite, este Organismo de Control observó, en su oportunidad, que el municipio adjudicó a la empresa Proexsi tda., mediante decreto alcaldicio sección 1 N 1.467, de 23 de octubre de 1987, el ervicio de mantención y explotación de sistema computacional para esa entidad, con igencia de 3 años, renovable por períodos sucesivos de 2 años.

7 En relación a la materia, en este seguimiento se verificó que, a través del decreto alcaldicio sección 1, N 3.870, de 27 de septiembre de 2010, esa entidad comunal autorizó la contratación directa con la empresa Proexsi Ltda., para la prestación de servicios computacionales, por el período comprendido entre el 1 de octubre de 2010 hasta el 31 de diciembre de 2013, invocando la causal establecida en el artículo 8, letra g), de la ley N , de Bases de los Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, en relación al artículo 10, N 7, letra f), de su reglamento, contenido en el decreto N 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, publicando la resolución fundada y los términos de referencia correspondientes en el sistema de información que dicha normativa contempla Sobre el particular, el secretario comunal de planificación, mediante memorándum N 163, de 5 de octubre de 2011, expresa fundadamente que no existen otros proveedores que otorguen la seguridad y confianza que motivó el trato directo, dado que los sistemas computacionales están desarrollados en una plataforma cerrada; argumentando, además, que el lenguaje de programación de dichos sistemas es poco común o único en Chile, lo que determina una alta dependencia técnica del municipio con la referida empresa. Analizados los documentos proporcionados, en esta ocasión, la objeción planteada se estima subsanada. II. MACROPROCESO DE FINANZAS. 1 Situación financiera. En el numeral 2.2, capítulo II, del aludido informe, se estableció que las conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes que administra ese municipio son confeccionadas por el departamento de tesorería, lo que transgrede lo dispuesto por este Organismo Fiscalizador, en oficio N , de Al respecto, el edil informó en su respuesta, que dicha función fue trasladada a la unidad de finanzas, dependiente de la dirección de administración y finanzas. En razón de lo expuesto, dicha observación fue subsanada en su oportunidad, quedando sujeta a futuras fiscalizaciones, no obstante, en este seguimiento se verificó la efectividad parcial de lo señalado por la autoridad comunal. v Tal es así, por cuanto, revisadas las conciliaciones bancarias correspondientes a los meses de junio, julio y agosto de 2011, se determinó que solamente son confeccionadas por el área de finanzas, las conciliaciones de las cuentas corrientes bancarias utilizadas en la recaudación de ingresos municipales y el pago de obligaciones, en tanto las correspondientes a pago de remuneraciones, honorarios, y otros, son elaboradas por tesorería municipal, tal como se indica en los instructivos N 5, de 9 de junio de 2011, y N 7, de 31 de agosto del mismo año, respectivamente.

8 De acuerdo a lo expuesto, debe ratificarse la observación inicial, mientras esa entidad comunal no encomiende la confección de la totalidad de las conciliaciones bancarias a alguna unidad o departamento, que no participe directamente en el manejo o custodia de fondos. -4- III. EXAMEN DE CUENTAS. 1 Ingresos. En el aludido informe final, se observaron menores ingresos en el presupuesto municipal del año 2009, principalmente, relativos a la partida ingresos por percibir, presentándose sobreestimados los ítems de patentes y permisos de circulación. Al respecto, revisado el presupuesto municipal, vigente a diciembre 2010, se constató la reiteración de la situación advertida por esta Contraloría General, por cuanto dicho instrumento registra ítems sobrevaluados, lo que se evidencia en el siguiente cuadro: Recuperación presupuestada Recuperación percibida Ingresos por percibir ($) ($) Patentes municipales Permisos de Circulación Otros derechos Total se mantiene la falta advertida. En atención a lo expresado precedentemente, 2. Subvenciones. En el informe final en análisis se observó que, al 30 de noviembre de 2010, la Organización Junta de Vecinos Imago Mundi, mantenía fondos pendientes de rendición ascendentes a $ Sobre el particular, en esta fiscalización se verificó que, mediante orden de ingreso municipal N , de 25 de mayo de 2011, la citada organización reintegró la cifra objetada, lo que permite dar por subsanado el hecho advertido. En el mismo tenor, en el número 3.2, del referido acápite, se observó que la ONG Casa de Acogida La Esperanza, tenía al 31 de diciembre de 2009, subvenciones rendidas parcialmente, adeudando la suma de $

9 Al respecto, en la visita de seguimiento, la unidad de control puso a disposición de este Ente Fiscalizador, la rendición por la cantidad pendiente, encontrándose ésta sin observaciones, por lo que corresponde levantar la observación formulada. -5- IV. MACROPROCESO DE GENERACIÓN DE RECURSOS. 1. Sobre permisos de circulación. En el aludido informe final, se observó que el departamento de permisos de circulación no proporcionó a este Ente Fiscalizador, el registro de contribuyentes morosos correspondientes al periodo auditado. Además, se constató que no se habían realizado las gestiones de cobro, debido a que la información respectiva no se encontraba actualizada. En esta oportunidad, el departamento citado proporcionó los registros de contribuyentes morosos de los períodos 2009 a 2011, sin embargo, no se han realizado las gestiones de cobro, de acuerdo a lo informado en Ord. Trans. N 1/50, de 20 de octubre de 2011, emitido por el director de tránsito y transporte público (S), Manuel Ramírez Bravo, motivo por el cual, no es factible salvar la situación advertida. 2. Sobre patentes municipales. En la letra b), del número 2, del capítulo IV, del informe final de cuyo seguimiento se trata, se objetó que, del examen de los antecedentes aportados por el departamento de patentes municipales, contribuyentes presentaron capital propio ante el Servicio de Impuestos Internos, sin embargo, éstos no contaban con patente municipal, aún cuando se encontraban ejerciendo actividades comerciales en la comuna. Ahora bien, consultada la dirección de finanzas respecto de las diligencias realizadas por la entidad comunal, tendientes a que los contribuyentes regularizaran su situación, ésta informó mediante memorándum N 394, de 19 de octubre de 2011, que a marzo del mismo año, se realizó un nuevo cruce de información, entre los antecedentes del municipio y los proporcionados por el Servicio de Impuestos Internos, constatando que contribuyentes presentaban la situación antes descrita, iniciando el envío masivo de cartas a éstos, entre los meses de marzo a abril de A la fecha de término de este seguimiento, la situación de los contribuyentes antes citados es la que se detalla a continuación:

10 Estado de contribuyentes N Contribuyentes Patentes vigentes Patentes anuladas 762 Patentes eliminadas Patentes pendientes 539 Patentes en otras comunas 262 Casos por regularizar Cartas por enviar Total Respecto de los casos por regularizar, el municipio se encuentra planificando gestiones, con el propósito que los contribuyentes normalicen su situación con esa entidad comunal. -6- En virtud de lo expuesto, se mantiene la observación comentada, en tanto ese municipio no regularice la totalidad de los casos en que se constató ejercicio de actividades sin patente comercial. En la letra d), del mismo numeral y capítulo se advirtió la existencia de contribuyentes morosos en el pago de su patente comercial, en el período enero a diciembre de 2009, por la suma total de $ Adicionalmente, se constató que el departamento de patentes comerciales registró la incobrabilidad de las deudas, lo que transgrede la legislación vigente. En este seguimiento, el jefe de la sección de cobranza del municipio, señor Manuel Villablanca Baró, informó mediante certificado S/N, de 18 de octubre de 2011, acerca de las gestiones de cobro realizadas respecto de las morosidades del período enero a septiembre de 2011, adjuntando respaldo de las nóminas de cobranza enviadas a los contribuyentes. En este contexto, la tesorera municipal, señora Ximena Manríquez Rojas, manifestó en correo electrónico de 20 de octubre de 2011, que al 30 de septiembre de ese año se presentaban contribuyentes en etapa de cobranza, por un monto total de $ , sin registrarse incobrabilidad de las patentes adeudadas. En atención a que aún ontribuyentes morosos, no es posible salvar la observación planteada. persisten

11 V. CONCLUSIONES. -7- Atendidas las consideraciones expuestas durante el desarrollo del presente trabajo, corresponde concluir que la Municipalidad de Las Condes ha regularizado parte de las observaciones contenidas en el informe final N 83, de 2010, de este Organismo Fiscalizador, en tanto otras se mantienen, según el detalle que sigue: 1.- Las observaciones señaladas en el capítulo I, relativas a manuales de procedimientos, auditorías sobre materias informáticas y de obras, y contrato por mantención de sistemas computacionales; y en el capítulo III, numeral 2, sobre subvenciones rendidas con observaciones o parcialmente, se dan por subsanadas, considerando las explicaciones y antecedentes aportados por la institución. 2.- En lo referente al capítulo II, macroproceso de finanzas, numeral 1, situación financiera, el municipio deberá dar estricto cumplimiento a las instrucciones impartidas por este Organismo de Control, en la circular N , de 1982, sobre manejo de cuentas corrientes bancarias. 3.- En cuanto al capítulo III numeral 1, sobre ingresos, la entidad edilicia deberá procurar que los ingresos presupuestados se ajusten al comportamiento histórico de esa entidad, con el fin de no sobreestimar los ingresos por percibir de patentes y permisos de circulación. 4.- Respecto al capítulo IV, macroproceso de generación de recursos, numeral 1, sobre permisos de circulación, corresponde que esa entidad disponga las gestiones de cobro que procedan, con el fin de percibir oportunamente las recaudaciones por ese concepto, informando de ello a esta Contraloría General, en el término de 30 días. Asimismo, corresponde que esa entidad adopte las providencias necesarias, para regularizar la situación de aquellos contribuyentes que ejercen actividad comercial en la comuna, sin patente municipal, de manera de corregir la observación consignada en el numeral 2, del capítulo antes citado, así como disponer acciones de cobro respecto de los contribuyentes morosos y mantener el debido seguimiento de las mismas, hasta su regularización. y al director de control de Las Condes. Transcríbase al Alcalde, al concejo municipal, Saluda atentamente a Ud., MORA ES JE its - IJBDIVISIÓN ÁllrfITOIÁ -E-ZIP:CC*/ )IVISIÓN DE MUNICIPALIDÁDES

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