Estrategia de implementació n efectiva de un CRM para Ventas

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1 Estrategia de implementació n efectiva de un CRM para Ventas Cómo incrementar la efectividad del equipo de Ventas? Vender como equipo Una colaboración ágil permite cerrar más negocios Una aplicación de CRM que permita seguir a las personas, cuentas, contactos, candidatos, oportunidades, documentos que son más relevantes para el ejecutivo de ventas, para el gerente, para el ingeniero preventa, de manera que se puedan ver noticias en tiempo real de lo que está sucediendo, derriba inmediatamente las barreras de comunicación, pues el personal está informado cuando lo necesita y de lo que quiere saber. Las islas de información desaparecen y los mandos gerenciales obtienen visibilidad total de lo que está pasando con sus colaboradores. El acceso a esta fuente de noticias interna debería ser totalmente seguro e independiente de herramientas de colaboración públicas, para eliminar el riesgo de que se fugue información vital para la empresa a personas no autorizadas.

2 Acceder al CRM desde dispositivos móviles La movilidad del CRM incrementa la productividad Los vendedores más efectivos se aseguran de tener a la mano toda la información que necesitan para cerrar un trato: el vendedor debe andar en la calle, pero sin perder acceso a cuentas, casos de soporte, contactos, eventos, candidatos, oportunidades, listas de precios, productos y tareas. Así mismo, independientemente de donde se encuentre, el vendedor debe poder fácilmente registrar anotaciones en el CRM para una llamada, recibir nuevos candidatos, acceder a información clave de las cuentas, y ver el último estatus de los paneles de rendimiento. Así mismo, debe ser posible tener acceso a contenidos compartidos por otros, a recibir noticias o respuesta a temas relevantes sobre la marcha, incluso segundos antes de entrar a una reunión con un cliente importante. Todo esto, con la privacidad y seguridad que corresponde al tipo de información sensible y confidencial que se maneja, de manera que, si se pierde el dispositivo, no contendrá información confidencial sensible: toda estará en la nube.

3 Tomar mejores decisiones El acceso a reportes analíticos en tiempo real mejora la difusión de información clave Contar en todo momento con información en vivo de lo que está pasando en la organización es clave para tomar decisiones acertadas y tener una gestión proactiva de las Ventas, en vez de reactiva. La herramienta de CRM debe permitir a los niveles gerenciales la fácil creación de reportes que se adapten a las necesidades de información que tengan, sin necesidad de que haya desarrollo de software, y sin necesidad de usar herramientas de reporteo externas. Y estos reportes deben poder generar gráficos vivos que representen el pulso de la empresa día a día y que permitan, de un vistazo, medir la salud de los procesos que se están siguiendo: la visibilidad del pipeline es precisa, en tiempo real. Los gerentes deben poder monitorear el rendimiento grupal o de individuos específicos. Por otro lado, los ejecutivos de ventas deben poder visualizar paneles que les hagan sentido, tales como: cuentas con mucho tiempo de no ser tocadas, negocios grandes pendientes, o candidatos nuevos que se han asignado en la semana. Esto, aunado a una herramienta de colaboración como la descrita en el apartado VENDER COMO EQUIPO, logrará que nada relevante sea pasado por alto.

4 Identificar a los influenciadores clave más rápidamente Hablar con los contactos correctos permite mejorar la calidad del pipeline Típicamente, el 70% de los datos de un CRM se desactualizan en un lapso de 12 meses. Así mismo, estos datos incorrectos pueden representar un alto costo: 12 llamadas diarias a contactos incorrectos puede desperdiciar hasta 20 horas mensuales. El CRM debería contar con un servicio de monitoreo y actualización de información de empresas que esté siendo continuamente actualizada por una comunidad de usuarios. Adicionalmente, dicha información debería estar segmentada para que, a la hora de enfocarse en un mercado meta, se encuentren rápidamente las empresas que cumplen con un perfil de cliente potencial específico: giro de industria, cantidad de empleados, ingresos anuales, etc. En su defecto, la empresa debe contar con personal que se encargue de buscar nuevas empresas y de mantener la información de contactos clave actualizada, notificando a los interesados cuando esto ocurre, de manera que toda la empresa esté alineada y trabajando con información limpia. Así mismo, si los ejecutivos de ventas mantienen actualizada la información en sus equipos locales, estas actualizaciones deberían reflejarse en el CRM, por medio de procesos de sincronización automática.

5 Conectividad con Microsoft Outlook Actualizar y acceder a la información del CRM desde MS Outlook mejora la productividad

6 Contar con sincronización automática y bidireccional de Tareas, Eventos y Contactos entre el CRM y MS Outlook, permite al equipo de Ventas mantener actualizado en el CRM el registro de actividad y la información de contacto, con la certeza de que, se actualice donde se actualice, el dato más reciente siempre estará disponible. Así mismo, la posibilidad de vincular rápidamente y fácilmente s con tareas del candidato, o el contacto, la cuenta y la oportunidad, hace que la trazabilidad de las actividades ejecutadas por Ventas aumente enormemente, y permite a los niveles gerenciales medir con mucha mayor facilidad el grado de actividad que están teniendo los prospectos, para no descuidar nunca ningún cliente. Encontrar los documentos correctos El contenido correcto es la clave para cerrar más negocios Para evitar que el ejecutivo de Ventas navegue por un mar de documentos localizados en distintas fuentes, o que lidie con material promocional desactualizado en su equipo local, el CRM debería ofrecer un repositorio centralizado de archivos y documentos. Con todo en un solo lugar, los ejecutivos ya no tienen que perder el tiempo cazando documentos en un laberinto de carpetas e s para encontrar el mejor colateral y última presentación del producto X.

7 Y si, aunado a esto, se le incorporan características como: etiquetado (tagging), suscripciones y rankings de popularidad, la rapidez con que se puede encontrar contenido relevante es enorme. Adicionalmente, con una herramienta de colaboración como la descrita en la sección VENDER COMO EQUIPO, al publicar un archivo se puede recibir retroalimentación de los colegas en tiempo real, compartir un archivo en forma privada con sólo un grupo o incluso seguir un archivo para recibir notificación cuando se publica una nueva versión. Conducir el proceso de ventas Al automatizar las metodologías y mejores prácticas se estructura la organización Una forma de incrementar la automatización, es utilizar el CRM para reflejar las diferentes etapas del ciclo de ventas y luego mapear dichas etapas a las categorías de forecast correspondientes. Este enfoque les da a los gerentes una visión mucho más precisa del negocio y provee a los ejecutivos de Ventas con la consistencia necesaria para lograr ser efectivos, tener mejores tasas de cierre de ventas y ciclos de ventas más cortos. Por consiguiente, el CRM debería permitir definir las etapas del ciclo de ventas que sigue la organización e ir actualizando el avance de las oportunidades (su probabilidad de cierre) en forma automática conforme la oportunidad va pasando de etapa.

8 Incluso, si se asigna un color distinto a cada etapa, será muy fácil, dando un vistazo a un gráfico de resumen, medir la salud del forecast y poder tomar acciones correctivas de ser necesario. Así mismo, la gestión del Forecast directamente desde la herramienta, permitiría a los mandos gerenciales contar con una consulta viva de cómo las oportunidades en curso permitirán (o no) alcanzar los objetivos mensuales, trimestrales y anuales.

9 Adicionalmente, el CRM debería brindar algunas otras facilidades para hacer más fluido el proceso, e integrar automatización desde diseñar el aspecto de las páginas hasta añadir cotizaciones. Si todos los ejecutivos de Ventas están alineados a las metodologías de venta y mejores prácticas, el negocio mejorará dramáticamente.

10 Apoyarse en tecnologías abiertas Fácil configuración, personalización e integración son la clave para iniciar rápido El CRM debería permitir una personalización tal que se adapte a los requerimientos exactos de su negocio. Cambiar el look & feel de la interfaz, añadir automatización con flujos de trabajo y reglas de aprobación, o extender la funcionalidad con aplicaciones terminadas que se integren con un clic (literalmente), sin necesidad de que intervenga un desarrollador en lo absoluto. En ese sentido, el que exista una comunidad de usuarios y desarrolladores que continuamente estén mejorando o ampliando la funcionalidad del CRM para satisfacer necesidades específicas (como definir planes de compensación, gestionar eventos, gestionar capital humano, integrarse con centrales telefónicas, implementar metodologías de ventas tan complejas como el Target Account Selling, entre muchas, muchas otras posibilidades), llena de fortaleza la plataforma del CRM.

11 Existe un CRM que ofrezca todas estas posibilidades? Ha existido por casi quince años, en la nube En los últimos cinco años, han surgido incontables productos de CRM en la nube, con mayor o menor funcionalidad y características. La idea no es nueva, el principal gestor de esta idea es Salesforce quien, desde hace ya casi quince años, ofrece, por medio de un modelo de suscripción anual, un CRM en la nube con un nivel de madurez y simplicidad que lo hacen idóneo para administrar procesos de venta complejos con ciclos de cierre largos. Salesforce tiene actualmente la mayor base instalada de usuarios de CRM en el planeta. Incontables historias de éxito pueden ser descargadas desde su website (en la dirección donde empresas de todo tipo y tamaño describen la diferencia que ha hecho a su proceso el contar con la herramienta de gestión de la relación con los clientes más versátil y flexible del mundo. En pocas líneas, Salesforce ofrece los siguientes beneficios: Unir y visibilizar a todo el equipo de ventas con una herramienta de comunicación similar a una red social, pero totalmente integrada a su base de datos de clientes, prospectos, candidatos y oportunidades. Brindarle a sus vendedores acceso móvil a la información actualizada de los clientes, precios de productos, oportunidades en proceso.

12 Resumir grandes volúmenes de información que manejan los procesos de ventas, de manera que se pueda contar con reportes que apoyen la toma de decisiones. Acceder a una base de datos de clientes potenciales que se mantiene actualizada continuamente. Mantener sincronizada en la computadora portátil de cada vendedor la información más relevante relacionada con toda su actividad registrada en la nube. Contar con un lugar centralizado donde se administran los documentos más importantes de la empresa que son requeridos por los vendedores para hacer bien su trabajo y mantener una consistencia corporativa. Implementar y dar seguimiento a la metodología de ventas que sea la preferida por su organización para poder medir adecuadamente el porcentaje de riesgo de la cartera de oportunidades de negocio. Incorporar funcionalidad adicional por medio de extensiones de terceros que permitan cumplir con requerimientos de negocio específicos. Desea mejorar su proceso de ventas y alcanzar estándares de desempeño de clase mundial? Únase a la gran familia de usuarios satisfechos de Salesforce. Se preguntará cómo había podido llegar hasta donde está sin él. Pero, para lograr sacar el máximo provecho de una herramienta de esta magnitud, es necesario llevar a cabo el proceso de implementación y puesta en marcha correcto. Llámenos. Nos gustaría ayudarle a alcanzar la cima.

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