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1 MANUAL, UNIDAD ADMrNISTRA TIYA.ASUNTO. DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO, CODIGO:, FECHA FI-AC-P-09-O MA YO 2013, CAPITULO:,PAG INVENTARIO DE BIENES MUEBLES 1 de 12, SUSTITUYEALDE FECHA.ADSCRITAA DEPARTAMENTO DE ACTIVOS FIJOS I GERENCIA DE FINANZAS CONTENIDO CAPITULO ASUNTO PAGINA I OBJETIVO, ALCANCE Y BASE LEGAL 2 11 NORMAS GENERALES 3 III DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Levantamiento de Inventario de Activos Fijos 5 Faltante de Bienes Muebles 8 IV FORMULARIOS, INSTRUCTIVOS Y ESPECIFICACIONES 11 V APROBACIÓN 12 I~ ELABORADO POR "REVISADO POR GERENCIA DE PLANIFICACiÓN Y PRESUPUESTO OPTO DE ORGANlZACIÓ Y SISTEMAS firma firma: CN o PL l

2 ",. MANUAL, UNIDAD ADMINISTRATIVA ASUNTO, ",, CODlGO:, FECHA FI-AC-P-09-0 MAYO 2013 DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO..CAPITIJLO:,PAG INVENTARIO DE BIENES MUEBLES I 2 de 12,ADSCRITAA.SUSTITUYE AL DE FECHA DEPARTAMENTO DE ACTIVOS FIJOS I GERENCIA DE FINANZAS OBJETIVO, ALCANCE Y BASE LEGAL OBJETIVO Establecer las normas y procedimiento a seguir para la toma de inventario de los Bienes Muebles del Instituto, ALCANCE. Gerencia de Finanzas,. Sub,-Gerencia de Contabilidad,. Departamento de Activos Fijos BASE LEGAL Acta de Junta Administrativa W 239, de fecha 18/11/71 Normas de Control Interno dictadas por la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna, (Gaceta Oficial N" 38,282 de fecha 28 de Septiembre de 2005) Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico, (Gaceta Oficial N" 38,198, de fecha 31 de Mayo de 1995) Publicación No. 9 de la Contraloría General de la República Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistem publicado en Gaceta Oficial W del 17 de Diciembre de 2001, lo ELABORADO POR GERENCIA DE PLANIFICACiÓN Y PRESUPUESTO DPTO, DE ORGANIZACI SISTEMAS CNEL RO!l. REVISADO POR- Nacional de Control Fiscal, "~ o~sói ",\s\ - i( ti> (, /" A r, /Q..~..."\ 0;~\ /0 GERE RA DEL IP$F A i,~;;\ PLOS

3 ti MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO INVENTARIO DE BIENES MUEBLES, UNIDAD ADMINISTRA TlV A I, CODIGO., FECHA FI-AC-P-09-0 MA YO 2013.CAPITULO,,PAG. 3 de 12, SUSTITUYEALDE " FECHA..ADSCRITA, DEP ART AMENTO.ASUNTO DE ACTIVOS FIJOS GERENCIA DE FINANZAS NORMAS GENERALES NORMAS GENERALES 1. Cada uno de los Gerentes o Jefes de las diferentes Dependencias del IPSFA, dispondrá de un Inventario de los activos (bienes muebles) asignados a la dependencia a su cargo, y velará por el uso adecuado de dichos bienes y su permanencia en las Oficinas correspondientes. 2. Cada empleado será responsable por los muebles que le son asignados, especificados en el formulario "Inventario de Bienes Muebles" y cualquier cambio o movilización de los mismos deberá notificarse a la Gerencia de Finanzas - Departamento de Activos Fijos. 3. Cuando el Gerente o Jefe de la Dependencia de nivel Directivo deje de prestar servicios o sea trasladado a otra Unidad, el Departamento de Activos Fijos de la Gerencia de Finanzas, efectuará la verificación de los bienes adscritos en la dependencia, con el fin de hacer responsable de los mismos al funcionario que ocupe el cargo vacante. 4. De acuerdo al artículo 86 parágrafo 8 de la Ley del Estatuto de la Función Publica, el peijuicio material grave causado intencionalmente o por negligencia manifiesta a los bienes del IPSFA, cuando así lo determine la Auditoria Interna y el Departamento Activos Fijos, será causal de destitución del empleado responsable de los bienes afectados. 5. De acuerdo al artículo 83 parágrafo 2 de la Ley del Estatuto de la Función Publica, el perjuicio material causado por negligencia manifiesta de los bienes del IPSFA, cuando así lo determine la Auditoria Interna y el Departamento de Activo amonestación escrita por parte de la Gerencia de responsable de los bienes afectados.,o.elaborado POR 11_ REVISADO POR GERENCIA DE PLANIFICACIÓ DPTO. DE ORGANIZAC. PL

4 , CODIGO, FECHA: FI-AC-P-09-0 MAYO 2013 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO.CAPITULO:,PAG: INVENTARIO DE BIENES MUEBLES 11 4 de 12.SUSTITUYE AL DE FECHA: I.P.S.F.A.,UNIDAD ADMINISTRATIVA.ADSCRITAA DEPARTAMENTO DE ACTIVOS FIJOS I GERENCIA DE FINANZAS.ASUNTO: NORMAS GENERALES 6. Para aquellos cargos ocupados por personas no sujetas a la Ley de Carrera Administrativa, se les aplicará la Ley que les corresponda, cuando incurran en las causales ya descritas en los puntos 4 y 5 de estas normas. 7. La constatación del Inventario de Activos, deberá realizarse una vez al año como mínimo por parte del Departamento de Activos Fijos.,o.ELABORADO POR lo.revisado POR GERENCIA DE PLANIFICACI DPTO. DE ORGANlZ o GERE EF s PLO

5 ,.,, CODIGO, FECHk FI-AC-P-09-0 MA YO 2013 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO.CAPITULO, PAG. INVENTARIO DE BIENES MUEBLES III S de 12 SUSTITUYEAL DE FECHk, UNIDAD ADMINISTRATlVk I,ADSCRITAA DEPARTAMENTO DE ACTIVOS FIJOS GERENCIA DE FINANZAS.ASUNTO: DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO/ LEV ANT AMIENTO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS PASO DEPENDENCIA ACCION 1 GERENCIA SOLICITANTE 1.1 Elabora comunicación para solicitar la realización de inventario de activos (bienes muebles), ya sea por actualización o por entrega de la jefatura de la unidad, solicita firma del gerente y lo envía en original y COpia a la Gerencia de Finanzas Departamento de Activos Fijos. 2 GERENCIA DE FINANZAS 2.1 Recibe comunicación en original y COpia, Departamento de Activos Fijos firma, sella y devuelve copia del oficio a la gerencia solicitante. 2.2 Revisa comunicación y designa por escrito a un funcionario a fin de verificar el motivo de la solicitud, archiva comunicación. 2.3 El funcionario se dirige a la dependencia solicitante. Con su nombramiento a efecto de realizar la toma fisica del Inventario. 3 GERENCIA SOLICITANTE 3.1 El funcionario del Departamento de Activos Fijos físico de los bienes,o.elaborado POR y GERENCIA DE PLANIFICAClO PRESUPUESTO DPTO. DE ORGANIZA Y SISTEMAS firma. p

6 CODlGO,, FECHA FI-AC-P-09-0 MAYO 2013 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO, CAPITULO,,PAG, INVENTARIO DE BIENES MUEBLES 11I 6de 12 SUSTITUYEALDE FECHA, UNIDAD ADMINISTRA TIVA,ADSCRITAA DEPARTAMENTO DE ACTIVOS FIJOS I GERENCIA DE FINANZAS.ASUNTO, DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO/ LEV ANT AMIENTO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS PASO DEPENDENCIA ACCION transferencias y desincorporaciones recientes de activos y se dirige al Departamento Activos Fijos, a fin de transcribir la infonnación y cotejar la codificación de los bienes. de 4 GERENCIA DE FINANZAS 4.1 El funcionario una vez verificada la Departamento de Activos Fijos infonnación. Si está conforme: realiza transcripción de inventario de bienes muebles, en original y copia, y remite a la dependencia solicitante. Si se trata de una entrega de la unidad, elaborara acta de entrega de bienes muebles, con el fin de hacer responsable de los mismos al funcionario que ocupe el cargo vacante. No está conforme: el funcionario no estará de acuerdo con el levantamiento fisico en el momento de verificar el faltante de un bien en la unidad, transcribe el inventario de bienes muebles y realiza proceso de faltante de bienes muebles. ( er procedimiento de loelaborado POR GERENCIA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO OPTO DE ORGANIZACIÓN STEMAS. DEL lpsf A PLOS

7 q, CODIGO,, FECHA FI-AC-P-09-0 MAYO 2013 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO.CAPITULO, "PAG: INVENTARIO DE BIENES MUEBLES III 7 de 12. SUSTITUYE AL DE FECHA,UNIDAD ADMINISTRATIVA.ADSCRITA A DEPARTAMENTO DE ACTIVOS FIJOS I GERENCIA DE FINANZAS. ASUNTO DESCRIPCiÓN DEL PROCEDlMIENTO/ LEV ANT AMIENTO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS PASO DEPENDENCIA ACCION 4.2 Se remite original y copia de inventario de bienes muebles y acta de entrega, según sea el caso, a la Dependencia solicitante para su conformación. 5 GERENCIA SOLICITANTE 5.1 Recibe original y COpia de inventario de bienes muebles y acta de entrega, según sea el caso, conforma mediante la firma del funcionario encargado y devuelve al Departamento de Activos Fijos, para la conformación del Jefe de Departamento y firma Gerente de Finanzas. 6 GERENCIA DE FINANZAS 6.1 Recibe conforma Jefe de Departamento de Departamento de Activos Fijos Activos Fijos, remite al Gerente de Finanzas para su conformación. 7 GERENTE DE FINANZAS 7.1 Recibe conforma y devuelve al Departamento de Activos Fijos. 8 GERENCIA DE FINANZAS 8.1 Recibe desglosa, archiva original y remite Departamento de Activos Fijos copia a la Dependencia solicitante. FIN DEL PROCEDIMIENTO 10 ELABORADO POR GERENCIA DE PLANIFICACIÓN. Y PRESUPUESTO DPTO. DE ORGANIZACI SISTEMAS firma ORA DEL IPSF A PLOSF 11DI

8 CODlGO:,FECHA FI-AC-P-09-0 MA YO 2013 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO.CAPITULO,PAG. INVENTARIO DE BIENES MUEBLES 11I 8 de 12. SUSTITUYE AL DE FECHA:, UNIDAD ADMINISTRA TIVA: DEPARTAMENTO.ASUNTO: DE ACTIVOS FIJOS 1.ADSCRITAA: GERENCIA DE FINANZAS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO/ FALTANTE DE BIENES MUEBLES PASO DEPENDENCIA ACCION 1 GERENCIA DE FINANZAS 1.1 Una vez realizado la toma fisica de Departamento de Activos Fijos inventario de bienes muebles, por actualización y/o a solicitud de las dependencias de la verificación de perdida de bienes, el funcionario designado detecta el faltante de bienes asignados a la dependencia del IPSFA. 1.2 El funcionario elabora el Formato Faltante de Bienes Muebles en original y dos (02) copias. Firma y remite a la dependencia para su conformación. 2 DEPENDENCIA IPSFA (Custodio del Bien) 3 GERENCIA DE FINANZAS Departamento de Activos Fijos 2.1 Recibe conforma y devuelve al Opto. de Activos Fijos. 3.1 Recibe desglosa y remite copia a la dependencia para las averiguaciones e informes respectivos. 3.2 Remite copia a la Gerencia de Seguridad Integral para las averiguaciones e informes respectivos. 3.3 Archiva original d,.. ELABORADO POR GERENCIA DE PLANIFICACIÓN DPTO. DE ORGANIZAC CNEL. PLOSf05 1/ DI Y PRESUPUESTO SISTEMAS r.

9 ,, CODlGO FECHA: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO FI-AC-P-09-0 MA YO 2013.CAPITULO.PAG ~.. INVENTARIO DE BIENES MUEBLES 11I 9 de 12,UNIDAD.ASUNTO. PASO ADMINISTRATIVA:.ADSCRITA A: SUSTITUYEALDE FECHA: DEPARTAMENTO DE ACTIVOS FIJOS I GERENCIA DE FINANZAS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDlMIENTO/ FALTANTE DE BIENES MUEBLES DEPENDENCIA ACCION Bienes Muebles. 4 DEPENDENCIA IPSFA (Custodio del Bien) 4.1 Recibe copia del formato de Faltante de Bienes Muebles, archiva y espera informe de investigación. 5 GERENCIA DE SEGURIDAD 5.1 INTEGRAL Recibe copia de formato de Faltante de Bienes Muebles y realiza averiguación. 6 DEPENDENCIA IPSFA (Custodio del Bien) 5.2 Realiza informe y expediente, y remite copia a la dependencia responsable de la custodia del bien y copia al Dpto. de Activos Fijos. 6.1 Recibe copia de informe y expediente correspondiente a la averiguación realizada por la Gerencia de Seguridad Integral. 6.2 Verifica y espera decisión. 7 GERENCIA DE FINANZAS Departamento de Activos Fijos 7.1 Recibe copia de informe y expediente correspondiente a 1 averig ación realizada por la Gerencia de 7.2 Verifica de ELABORAOO POR " GERENCIA DE PLANIFICACIO OPTO, DE ORGANIZA CN A l>,apro Pl

10 CODIGO:, UNIDAD ADMINISTRA TIVA: I FECHA: FI-AC-P-09-0 MAYO 2013 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO.CAPITULO:.PAG INVENTARIO DE BIENES MUEBLES 1Il 10 de 12. SUSTITUYE AL DE FECHA:.ADSCRITA A: DEPARTAMENTO DE ACTIVOS FIJOS GERENCIA DE FINANZAS..ASUNTO: DESCRIPCIÓN DEL PROCEDlMIENTO/ FAL TANTE DE BIENES MUEBLES PASO DEPENDENCIA ACCIÓN desincorporación del bien faltante. 7.3 Emite reporte de comprobante de registro y remite al Dpto. de Contabilidad Instituto. 7.4 Archiva copia del comprobante de registro. 7.5 Remite copia del informe y el expediente a Auditoria Interna para su verificación. 8 GERENCIA DE FINANZAS Departamento de Contabilidad Instituto 8.1 Recibe original de comprobante de registro verifica y actualiza en el sistema. 8.2 Archiva comprobante. 9 AUDITORIA INTERNA 9.1 Recibe informe del faltante y expediente. 9.2 Verifica y emite opinión técnica. FIN DEL PROCEDIMIENTO I~ ELABORADO POR GERENCIA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO OPTO, DE ORGANIZAC SISTEMAS ARMA ~RMA /

11 fii CODIGO: FECHA FI-AC-P-09-0 MA YO 2013 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO.CAPITULO:,PAG: INVENTARIO DE BIENES MUEBLES IV 11 de 12 SUSTITUYEAL DEFECHA,UNIDAD.ASUNTO ADMINISTRA TIVA.ADSCRITA A DEPARTAMENTO DE ACTIVOS FIJOS GERENCIA DE FINANZAS I FORMULARIOS, INSTRUCTIVOS Y ESPECIFICACIONES FORMULARIOS, INSTRUCTIVOS Y ESPECIFICACIONES: ID LISTADO DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES CLASIFICADOS EN GRUPOS Y SUB-GRUPO. lo.elaborado POR n. REVISADO POR GERENCIA DE PLANIFICACiÓN Y PRESUPUESTO OPTO, DE ORGANIZACiÓN Y STEMAS CNEL. L VIV PlO ORA DEL IPSF A rt 2011

12 , MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO, CODIGO, FECHA FI-AC-P-09-O MA YO 2013.CAPITULO,.PAG, INVENTARIO DE BIENES MUEBLES V 12 de 12. SUSTITUYE AL DE FECHA.ADSCRITA,, UNIDAD ADMrNISTRA TIV A DEPARTAMENTO DE ACTIVOS FIJOS I GERENCIA DE FINANZAS.ASUNTO, APROBACiÓN APROBACIÓN: Considerado por el General de Brigada Presidente de la Junta Administradora, previa coordinación con las dependencias involucradas. El presente procedimiento deroga cualquier disposición o directiva que existiera sobre la materia. Se sugiere dar fiel cumplimiento al presente documento y notificar a la Gerencia de Planificación y Sistemas - Departamento de Organización y Sistemas, cualquier observación y/o cambio, a fin de mantenerlo debidamente actualizado. FECHA DE APROBACIÓN: o 2 MAY 2013 FECHA DE PUBLICACIÓN: GRAL. BGDA. A PRESIDENTE DE LA DER HERNÁNDEZ QUINTANA A A ISTRADORA DEL IPSFA