CAPITULO ASUNTO PAGINA I OBJETIVO Y ALCANCE 2

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1 ,. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMENTO DESNCORPORACÓN DE ACTVOS, CODlGO,,FECHA FAC-P-05-1 MA YO 2013 CAPTULO "PAG 1 de 15, SUSTTUYE AL DE FECHA:,UNDAD ADMNSTRATlVk "ADSCRTAk DEPARTAMENTO DE ACTVOS FJOS GERENCA DE FNANZAS, ASUNTO, CONTENDO CAPTULO ASUNTO PAGNA OBJETVO Y ALCANCE 2 11 BASE LEGAL 3 NORMAS GENERALES 4 V NORMAS ESPECFCAS 6 V DESCRPCON DEL PROCEDMENTO 7 V FORMULAROS 10 V FLUJOGRAMAS 14 V APROBACON 15 lo.elaborado POR GERENCA DE PLANFCACiÓN Y PRESUPUESTO y OPTO. DE ORGANZAC SSTE PLOSE CNEL. 11.APROBADO POR PRESDENTE DE JUNTA ADMNSTRADORA DEL PSF A GRAL.8GD HERNÁND

2 ,. MANUAL., CODlGO: FECHA DE NORMAS Y PROCEDMENTO DES NCORPORACÓN DE ACTVOS FAC-P-05-1 MAYO 2013 CAPTULO,PAG, SUSTTUYE AL DE FECHA: 2 de 15, UNDAD ADMNSTRA TlVA:.ADSCRTAA: DEPARTAMENTO, ASUNTO: DE ACTVOS FJOS GERENCA DE FNANZAS OBJETVO Y ALCANCE OBJETVO Establecer las nonnas y procedimientos para realizar la desincorporación fijos del nstituto de Previsión Social de las Fuerzas Annadas. de los activos ALCANCE. Gerencia de Finanzas.. Sub-Gerencia de Contabilidad. Dpto. de Activos Fijos.. Todas las Dependencias del nstituto (Gerencias y Sucursales).. Presidencia

3 ., CODGO,, FECHA FAC-P-05-1 MA YO 2013 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMENTO CAPTULO.,PAG DESNCORPORACÓN DE ACTVOS 3 de 15, SUSTTUYEALDE FECHA,UNDAD ADMNSTRATVA,ADSCRTAA DEPARTAMENTO DE ACTVOS FJOS GERENCA DE FNANZAS.ASUNTO, NORMAS BASE LEGAL GENERALES Constitución de la República Bolivariana de Venezuela de Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico.(Gaceta Oficial N , de fecha 31 de Mayo de 1995) Publicación N 9 de la Contraloría General de la República Ley Orgánica de la Contraloría General de la República Fiscal, publicado en Gaceta Oficial N del 17 de Diciembre de y del Sistema Nacional de Control Ley Orgánica que Regula la enajenación de Bienes del Sector Público no afectos a las ndustrias Básicas, publicado en Gaceta Oficial N de fecha 07 de Enero de Normas de Control nterno dictadas por la Superintendencia (Gaceta Oficial N de fecha 28 de Septiembre de 2005) Nacional de Auditoría nterna. Estatuto Orgánico del PSFA lo.elaborado POR GERENCA DE PLANFCAC OPTO. DE ORG e p

4 ,. MANUAL, CODlGO,, FECHA FAC-P-05- MAYO 2013 DE NORMAS Y PROCEDMENTO CAPTULO,PAG DESNCORPORACÓN DE ACTVOS 4 de 15, SUSTTUYEALDE FECHA, UNDAD ADMNSTRA TlV A \.ADSCRTAA DEPARTAMENTO DE ACTVOS FJOS GERENCA DE FNANZAS..ASUNTO, NORMAS GENERALES NORMAS GENERALES l. Cualquier dependencia del nstituto podrá solicitar la desincorporación de los activos fijos, en el momento que lo requiera. 2. La Gerencia que requiera la desincorporación de algún activo fijo, deberá enviar comunicación y formulario de "nforme de Solicitud de Desincorporación de Bienes Muebles" a la Gerencia de Finar zas - Sub-gerencia de Contabilidad - Departamento de Activos Fijos, solicitando el proceso, indicando la causa de la misma. 3. La Gerencia de Finar zas - Sub-gerencia de Contabilidad - Departamento de Activos Fijos, designará por escrito al funcionario encargado de efectuar el proceso de Desincorporación. 4. Al momento de solicitar la desincorporación, un funcionario del Departamento de Activo Fijo se dirigirá a la Gerencia o Departamento a fin de verificar el estado del Activo y llenara el formulario "nforme de nspección de Desincorporación de Bienes Muebles" y levantara el Acta de nspección "n situ" dejando constancia con los presentes del proceso que se ejecuta y la condición de los bienes y su individualización. 5. El Departamento de Activos Fijos realizará Punto de Cuenta dirigida al Presidente de la Junta Administradora del a fin de que sea autorizada la desincorporación de activos inoperativos. 6. La Gerencia de Logística será la encargada de realizar todas las re araclones e los activos lo. fijos recuperables, previa solicitud de la dependencia responsable,~~l~~:l ~~do un informe en el cual detallan la reparación y recomendaciones de ac.~ o al ~~. ó~~\ ELABORADO POR: n. REVSADO POR GERENCA DE PLANFCACÓN Y PRESUPUESTO OPTO DE ORGANZ ÓN y SSTEMAS frma. p 2013

5 ,. MANUAL,, CODGO ) FECHA FAC-P-05-1 MAYO 2013 DE NORMAS Y PROCEDMENTO.CAPTULO,.PAG, DESNCORPORACÓN DE ACTVOS 5 de 15, SUSTTUYEALDE FECHA, UNDADADMNSTRATVA.ADSCRTAA DEPARTAMENTO DE ACTVOS FJOS GERENCA DE FNANZAS.ASUNTO, NORMAS GENERALES 7. Se desincorporará un Activo solo si el mismo no es recuperable y se elaborará la forma "Desincorporación General de Activos". 8. Los activos que no son recuperables podrán ser vendidos, permutados, traspasados o donados (dependiendo de la decisión tomada por la alta gerencia) y se guardarán en el depósito hasta el momento de la operación. 9. La Gerencia de Logística será la encargada de realizar el informe el cual determinará si es recuperable el Activo (tomando en cuenta la recomendación realizada por el especialista contratado para la reparación y el costo de la reparación). 10. Los activos recuperables serán reparados y en su defecto podrán ser transferidos a otra dependencia que lo solicite por falta del mismo. 11. Para el momento de realizar una transferencia se elaborará la forma "Transferencia nterna de Activos Fijos", (ver Procedimiento de Movilización de activos). 12. Cuando se realicen desincorporaciones de Activos en el ámbito nacional, la Dependencia deberá solicitar por escrito la desincorporación y se designara mediante comunicación un funcionario del Departamento Activos Fijos, quien se dirigirá al lugar de los hechos a fin de realizar la verificación y ejecución del proceso. lo. ELABORADO POR GERENCA DE PLANFCACiÓN. Y PRESUPUESTO OPTO DE ORGANZAC SSTEMAS. PL 2013

6 . MANUAL 111,, CODGO, FECHA: FAC-P-05-1 MAYO 2013 DE NORMAS Y PROCEDMENTO CAPTULO:,PAG DESNCORPORACÓN DE ACTVOS V 6 de 15, SUSTTUYEALDE FECHA.,UNDAD ADMNSTRATVA: DEPARTAMENTO.ASUNTO: DE ACTVOS FJOS ADSCRTA A: T GERENCA DE FNANZAS NORMAS ESPECÍFCAS NORMAS ESPECÍFCAS l. El Departamento de Activos Fijos de la Sub-Gerencia de Contabilidad adscrita a la Gerencia de Finanzas, tramitará la desincorporación de un Activo ante el Presidente del, en aquellos caso en que se pretenda efectuar la desincorporación de los bienes por ante la CENBSP, se deberá elevar a la Junta Administradora del, o al Consejo Directivo del 2. El Departamento de Activos Fijos deberá registrar en el Sistema Administrativo Financiero - Módulo de Activos Fijos la desincorporación de los activos. 3. El Departamento de Activos Fijos deberá apertura un expediente donde serán archivadas todas las desincorporaciones de Activos a fin de mantener un control de los mismos y se anexará original del reporte y/o registro de desincorporación del activo.,o.elaborado POR y GERENCA DE PLANFCACON PRESUPUESTO DPTO. DE ORGANlZACÓ SSTEMAS

7 .,, CODlGO,,FECHA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMENTO.CAPTULO.PAG DESNCORPORACÓN DE ACTVOS V 7 de 15 SUSTTUYEALDE FECHA,UNDAD ADMNSTRATVA.ADSCRlTA A DEPARTAMENTO DE ACTVOS FJOS GERENCA DE FNANZAS.ASUNTO, DESCRPCÓN DEL PROCEDMENTO PASO DEPENDENCA ACCÓN FAC-P-05-1 MAYO GERENCA SOLCTANTE 1.1 Elabora oficio en original y copia y llena fonnato "nfonne de Solicitud Desincorporación de Bienes Muebles" en original y dos copias solicitando la Desincorporación de un Activo, finna y sella Jefe del Departamento solicitante y/o Gerente, indicando en el mismo la razón de la Desincorporación 1.2 Envía oficio en original y copia y fonnato de "nfonne de Solicitud Desincorporación de Bienes Muebles" en original y copia a la Gerencia de Finanzas -Sub-Gerencia de Contabilidad - Departamento de Activos Fijos. 2 GERENCA DE FNANZAS 2.1 Recibe documentación finna, sella y devuelve a la Gerencia solicitante copia del oficio y copia del fonnato "nfonne de Solicitud Desincorporación de Bienes Muebles" 2.2 Revisa el oficio y lo asigna al Departamento de Activo Fijo por ser el ente encargado de tramitar las desincorporaciones de los Activos. 2.3,.. ELABORADO POR GERENCA DE PLANFCACiÓN Y PRESUPUESTO OPTO. DE QRGAN ACÓN Y SSTEMAS ERO n. REVSADO POR GERENTE DE FN 1~ APROB

8 1M ComGO:, FECHA: FAC-P-05-1 MA YO 2013 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMENTO.CAPTULO:.PAG: DESNCORPORACÓN DE ACTVOS V 8 de 15 SUSTTUYEALDE FECHA:, UNDAD ADMNSTRA TVA:.ADSCRTAA: DEPARTAMENTO DE ACTVOS FJOS GERENCA DE FNANZAS.ASUNTO DESCRPCÓN DEL PROCEDMENTO PASO DEPENDENCA ACCON original del oficio. 3 GERENCA DE FNANZAS SUB-GERENCA DE CONTABLDAD Departamento de Activos Fijos 3.1 Recibe y revisa oficio y el formato "nforme de Solicitud Desincorporación de Bienes Muebles" en original y copia. 3.2 Designa mediante comunicación a un funcionario a fin de que se dirija a la Gerencia solicitante y revise el estado físico del Activo a desincorporar. 3.3 Chequea y verifica: Si" es recuperable: nforma y solicita se realice una "Solicitud de Mantenimiento," a fin de realizar la reparación del Activo dirigida a la Gerencia de Logística y llena la forma "nforme de nspección de Desincorporación de Bienes Muebles". ~ ELABORADOPOR n.revsadopor. GERENCA DE PLANFCACÓN Y PRESUPUESTO OPTO, DE ORGANZACló SSTEMAS. 3.4 "No" es recuperable: nforma y elabora formato "Transferencia nterna de Activos Fijos" en original y una copia (ver proceso de Movilización de Activos"), retira el activo y es trasladado al Depósito del a fin de realizar proceso de desinco oración y enajenación. Llena la forma "n orme de pección de Desincorporación de ie,les". ~\ó~~ SUCi/ ( -;~",\:>" :" "Í " Se entrega copia d, ato,4e Trai1, erencia u. APRQB PO PRESDE /Q-,.,/~:.i.-::~~:""-,,, \;~;,,~DE 2B\1

9 Jff,, CODGO:, FECHA: MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMENTO DE ACTVOS DESNCORPORACÓN FAC-P-OS- MAYO 2013.CAPTULO:,PAG V 9 de 15. SUSTTUYE AL DE FECHA., UNDAD ADMNSTRA TV A:.ADSCRTA A. DEPARTAMENTO DE ACTVOS FJOS GERENCA DE FNANZAS..ASUNTO: DESCRPCÓN DEL PROCEDMENTO PASO DEPENDENCA ACClON nterna de Activos Fijos" a la dependencia solicitante, para sus controles internos e inventarios posteriores y retiene original para los archivos internos del Departamento de Activos Fijos. 3.5 Archiva la forma "nforme de nspección de Desincorporación de Bienes Muebles" y formato de "Transferencia nterna de Activos Fijos". 3.6 Al reunirse todos los activos "No Recuperables" tanto en las dependencias del nstituto como en las sucursales, se solicita a la Junta Administradora del aprobación para realizar el Proceso de Enajenación de los bienes. (Según Procedimiento de la CENBlSP) 4 GERENCA DE LOGSTCA 4.1 Recibe "Solicitud de Mantenimiento" de los bienes recuperables en original y copia, firma, sella, devuelve copia a la dependencia solicitante y realiza el proceso de reparación de activos (ver Procedimiento). FN DEL PROCEDMENTO n. REVSADO POR ARMA: A 203

10 " CODlGO,, FECHA FAC-P-05-1 MAYO 2013 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMENTO, CAPTULO,PAG, DESNCORPORACÓN DE ACTVOS V 10 de 15. SUSTTUYE AL DE FECHA, UNDADADMNSTRATVA.ADSCRTAA DEPARTAMENTO DE ACTVOS FJOS GERENCA DE FNANZAS.ASUNTO, FORMULAROS DESNCORPORACÓN GENERAL DE ACTVOS: OBJETVO: funcional. Solicitar la desincorporación de un activo que este en mal estado o que ya no sea ESPECFCACONES:. Características: Código F-AC-F-05-0/MAR -07, elaborado en papel bond tamaño carta en original y copia. 2. Preparado por: El Departamento de Activos Fijos. 3. Oportunidad de Preparación: Cuando se requiera la desincorporación de un activo. 4. Método de Preparación: por computador o manual 5. Distribución: Original: Gerencia de Finanzas - Departamento de Activos Fijos. Copia: Dependencia solicitante. 6. nformación a ndicar: 1. N : Asignar número correlativo 2. Fecha: ndicar la fecha de elaboración 3. Gerencia solicitante: Nombre de la gerencia solicitante 4. Departamento: Nombre del departamento solicitante l.elaborado POR. GERENCA DE PLANFCACÓN. Y PRESUPUESTO OPTO. DE ORGANlZAC y S EMAS CNEL. LUS

11 ,.. CODGO: FECHA FAC-P-05-1 MA YO 2013 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMENTO.CAPTULO,PAG ~DESNCORPORACÓN DE ACTVOS V t de 15 SUSTTUYE AL DE FECHA., UNDAD ADMNSTRA TVA,ADSCRTAA DEPARTAMENTO DE ACTVOS FJOS GERENCA DE FNANZAS, ASUNTO FORMULAROS 5. Cant.: Colocar la cantidad de un activo de la misma denominación. 6. Sub-grupo: Colocar el código del sub-grupo del activo. 7. Descripción: Describir el activo a desincorporar 8, Marca: Colocar la marca del activo. 9. Costo del activo: Colocar el monto en bolívares del costo del activo a desincorporar. 10. Serial: Colocar el número de serial del activo. 11. Gerente de la dependencia solicitante: Colocar el nombre, apellido y firma del Gerente de la dependencia solicitante. 12. Funcionario de Activos Fijos: Colocar el nombre, apellido y firma del funcionario de activo fijo. 13. Jefe Departamento de Activos: Nombre, apellido y firma del Jefe del Departamento de Activos ELABORADO POR " GERENCA DE PLANFC ACÓ. OPTO, DE ORGANZAC CNE REVSADO ". POR ECHA!MAY 203.

12 1{ l\f.p.s.f.a., CODlGO, FECHA FAC-P-05-1 MA YO 2013 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMENTO.CAPTULO..PAG. ~DESNCORPORACÓN DE ACTVOS V 12 de 15 SUSTTUYEALDE FECHA, UNDAD ADMNSTRA TVA: DEPARTAMENTO.ASUNTO: DE ACTVOS FJOS l ADSCRTA A GERENCA DE FNANZAS FORMULAROS TRANSFERENCA NTERNA DE ACTVOS: OBJETVO: Solicitar la transferencia interna de un activo. ESPECFCACONES: 1. Características: Código F-AC-F 04-0/MAR-07, elaborado en papel bond tamaño carta en original y copia. 2. Preparado por: El Departamento de Activos Fijos. 3. Oportunidad de Preparación: Cuando se requiera la transferencia de un activo. 4. Método de Preparación: por computador o manual. 5. Distribución: Original: Gerencia de Finanzas - Departamento de Activos Fijos. Copia: Dependencia solicitante. 6. nformación a ndicar: 1. N : Asignar número correlativo 2. Fecha: ndicar la fecha de elaboración 3. Gerencia destinataria: Nombre de la gerencia solicitante del a vo. 4. Gerencia Remitente: colocar el nombre de la gerencia remitent 5. Departamento: Nombre del departamento solicitante 6. Departamento: Colocar el nombre del departamento solicitante. 11. REVSADO POR u. APROBADO POR FECHA MAY 20 3

13 . CODlGO, FECHA FAC-P-05-1 MA YO 2013 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMENTO, ; ;: CAPTULO..PAG: DESNCORPORACÓN DE ACTVOS V 3 de 15 ~ SUSTTUYEALDE FECHA, UNDAD ADMNSTRA TVA:.ADSCRTAA DEPARTAMENTO DE ACTVOS FJOS GERENCA DE FNANZAS.ASUNTO: FORMULAROS 7. Cantidad: Colocar el número de activos de igual descripción 8. Sub-grupo: Colocar el código del sub-grupo del activo. 9. Descripción: Describir el activo. lo. PlUnitario: Colocar el precio unitario del activo 11. Total: Calcular la cantidad de activo por el precio unitario. 12. Total General: Realizar la sumatoria de la columna N Apellidos y nombres del Jefe dependencia de destino: Colocar el apellido, nombre y firma del Jefe de la dependencia de destino. 14. Apellidos y nombres del Jefe dependencia remitente: Colocar el apellido, nombre y firma del Jefe de la dependencia remitente. 15. Apellidos y nombre del funcionario de Activos Fijos: Colocar el apellido, nombre y firma del funcionario de Activos Fijos. 16. Apellidos y nombres Jefe departamento de Activos Fijos: Colocar el apellido, nombre y firma del Jefe del departamento de Activos Fijos. --~~ "~-SOC;j j,~ ELABORADO POR " GERENCA DE PLANFCACÓN Y PRESU OPTO_ DE ORG ACÓN Y SS VE

14 . CODlGO: FECHA: FAC-P-05-1 MA YO 2013 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMENTO ;; ::.CAPTULO.PAG: DESNCORPORACÓN DE ACTVOS V 14 de 15 ~ SUSTTUYEALDE FECHA:, UNDAD ADMNSTRA TVA,ADSCRTAA: DEPARTAMENTO DE ACTVOS FJOS GERENCA DE FNANZAS.ASUNTO FLUJOGRAMAS FLUJOGRAMAS

15 1.P.S.F.A.,::SU;:S111 UYt. AL Ut. rt.lha., UNDADADMNSTRATVA DEPARTAMENTO DE ACTVOS FJOS.ASUNTO: APROBACÓN, ADSCRTA A: GERENCA DE FNANZAS APROBACÓN: Considerado por el General de Brigada Presidente de la Junta Administradora, previa coordinación con las dependencias involucradas. El presente procedimiento deroga cualquier disposición o directiva que existiera sobre la materia. Se sugiere dar fiel cumplimiento al presente documento y notificar a la Gerencia de Planificación y Sistemas - Departamento de Organización y Sistemas, cualquier observación y/o cambio, a fin de mantenerlo debidamente actualizado. FECHA DE APROBACÓN: o 2 MAY 2013 FECHA DE PUBLCACÓN: GRAL. BGDA. ALE ER HERNÁNDEZ QUmTANA PRESDENTE DE LA J ADMNSTRADORA DEL PSFA