Head Office. Administración de estaciones de servicio y flotas. Manual del usuario

Transcripción

1 Head Office Administración de estaciones de servicio y flotas Manual del usuario Fleet Online Administración de flotas de vehículos con centro de carga propios Pump Online Administración de varias estaciones de servicio ventas@pump-control.com Tel./Fax: (+54) /6699 Guaminí 2062/64 [C1440ESN] Buenos Aires Argentina

2 Términos legales de Pump Control SRL Esta publicación, inclusive todas las fotografías, diagramas e ilustraciones, está protegida por las leyes nacionales de derechos de autor e internacionales de Copyright, y todos los derechos están reservados. Ni este manual, ni el material que aquí se detalla, pueden ser reproducidos sin el consentimiento expreso y escrito del fabricante. La información en este documento está sujeta a cambios sin previo aviso. El fabricante no representa ni otorga garantía con respecto a sus contenidos. El fabricante se reserva el derecho a revisar esta publicación y a introducir cambios en su contenido cuando lo crea necesario, sin obligación por parte del fabricante de notificar tal revisión o cambio a ninguna persona. Copyright Todos los derechos reservados. Pump Control SRL. ventas@pump-control.com MU Head Office V1 R4 Abril de Página 2 de 76 Parte: Head Office Versión de software:

3 Contenidos Introducción... 4 Características... 5 Ámbito de uso... 6 Guía rápida de ingreso... 7 Interfaz... 8 Usuarios Administradores Operadores Configuración Personalización Configuración general Estaciones de servicio Configuración del correo electrónico Productos Precios Densidad Tunos Consultas y reportes Filtros y campos Lista de informes y despachos Módulo Flota Configuración general Asociación de vehículos, conductores e identificadores Consultas y reportes Módulo Tanques Configuración general Consultas y reportes Índice Registro de cambio entre versiones Información de contacto de Pump Control MU Head Office V1 R4 Abril de Página 3 de 76

4 Introducción El Head Office (HO) es un programa especialmente diseñado por Pump Control para administrar y supervisar estaciones de servicio (EESS) tanto públicas como privadas. Mediante una PC, sus usuarios pueden ingresar awww.fleet-online.com.ar para acceder a la información necesaria. El HO está compuesto por diferentes módulos. Por un lado, se ofrece la solución Pump Online, que es una herramienta indispensable para controlar y administrar estaciones de servicio, ya que otorga una solución flexible y escalable, destinada a la gestión remota. Por otro lado, ofrece la solución Fleet Online, que provee administración y control para uno o más centros de carga que ofrezcan combustible a vehículos propios. Desde el punto de vista administrativo, permiten revisar la facturación, realizar cierres de turno, obtener reportes y conocer los hábitos de consumo de sus clientes en una o varias estaciones, entre otras opciones. Además, en ambas soluciones, se puede agregar el módulo para el control de stock de combustible en tanques, donde se detalla información sobre stock, descargas y mediciones organizados por playa de carga, por grupo de playas de carga, por tanque, por producto, por fecha, etc. Estas soluciones manejan diferentes tipos de usuario con el fin de otorgar la información necesaria para cada caso. Así, pueden acceder a realizar consultas, programar cambios de precio, generar reportes con gráficos, configurar avisos de alerta, etc. De este modo, se ofrece administración para los procesos de su MU Head Office V1 R4 Abril de Página 4 de 76

5 empresa y acceso a información precisa sobre los ingresos y egresos de combustible en tiempo real, de forma comprensible y útil para el negocio. El control de despachos de combustibles es posible en todo momento, con información en tiempo real sobre despachos realizados en sus estaciones, ordenada por playa de carga, por grupo de playas de carga, por surtidor, por manguera, por fecha, etc. Y como se tratar de soluciones web, no ocupan espacio en su máquina. Con cualquier PC conectada a Internet se supervisan los movimientos operativos y comerciales, más allá del sistema operativo utilizado. Características Centralización de todas las transacciones. Exhibición de la información en tiempo real. Registro de la información de la playa. Manejo de hasta 32 mangueras. Análisis y evaluación en forma online. Disponibilidad las 24 horas. Interfaz gráfica de usuario amigable. Sin instalación de programas. Tareas: o o o Cambios de precio programados. Cierres de turno. Generación de reportes de ventas. Centralización de centros de carga y estaciones de servicio. Diferentes niveles de usuario. Comunicación mediante datos encriptados. Envío de correos electrónicos y de SMS para alarmas. Ajuste de idioma por usuario. Informes y estadísticas: o o o o Lista de despachos. Totales de despachos. Tunos abiertos y cerrados. Cambios de precio y densidad. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 5 de 76

6 o Información con análisis comparativos. Exportación de los datos a archivos Excel y CSV. Conexión con impresora de ticket. Soporte técnico remoto. Manual del usuario Integración con otras soluciones (POS, fidelización, flota, etc.). Integración con sistemas de telemedición automática de tanques. Ámbito de uso El HO se utiliza para administrar y controlar estaciones de servicio públicas y playas privadas de carga de combustible que manejan flotas propias. Al tratarse de una aplicación en la nube, no requiere atención su instalación ni su mantenimiento. Requerimientos del sistema Para utilizar el Head Office, se necesita una red con acceso a Internet y tener instalados los siguientes programas en las versiones indicadas, o posteriores: Windows Internet Explorer 7* Firefox 3* *Solo uno de los navegadores es necesario. Adobe Reader 5 Adobe Flash Player 6 Si se desea descargar cualquiera de los programas, basta con hacer clic en los íconos, en los vínculos de las tablas, o dirigirse a la página web del fabricante. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 6 de 76

7 Guía rápida de ingreso 1. Abrir el navegador. 2. Escribir en la barra del explorador. 3. Ingresar el nombre de usuario. 4. Colocar la contraseña. 5. Presionar el botón Ingresar. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 7 de 76

8 Interfaz El esquema siguiente visualiza la estructura de ventana estándardel Head Office. Debajo, se explica la función de cada uno de los botones y de las barras de herramientas. Título de página consultada Menú Barra de herramienta Solapas Botones de consulta Información de usuario y empresa Vínculos relacionados Exportación de datos y generación de reportes En el menú y en la barra de herramientas se encuentran los comandos que son comunes a todas las páginas. La parte superior izquierda exhibe una barra con el título de la página consultada en ese momento. Sobre la izquierda, se hallan los botones que varían según la opción elegida. Dentro de la división inferior de la pantalla, se percibe la información del usuario y de la empresa, junto con la ruta de acceso a la página exhibida. También están las solapas correspondientes a las alternativas de búsqueda, en el borde superior del espacio central. Desde el inferior derecho se accionan los botones que permiten exportar datos y generar gráficos. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 8 de 76

9 Menú El cuadro contiguo refiere a las variantes disponibles en la barra superior de la aplicación y a una breve descripción de sus funciones. General Flota Eventos Playa Tanques Ayuda General Con este botón se consultan los datos de la empresa y se configuran las cuentas de correo electrónico y las opciones de seguridad. Playa Menú desde el que se examina la información de los despachos, de los productos y de los turnos, además de posibilitar la programación de modificaciones en la estación de servicio. Flota Esta opción del menú se presenta si el HO incluye la identificación de los vehículos (módulo opcional) y/o de conductores. Tanques Es la selección que permite ver el stock, ingresar los movimientos de producto y realizar reportes sobre ellos (módulo opcional). MU Head Office V1 R4 Abril de Página 9 de 76

10 Eventos Acceso a un listado con todas las operaciones registradas por el Head Office. Listado Evento Actividad restablecida Horario inválido Identificador inválido Identificador no asociado Inactividad detectada Terminal inválida Terminal reiniciada Descripción Se reanudó la comunicación entre la PAM-PC y el HO. Detecta una diferencia de +/- 15 minutos entre el horario de la EESS (otorgado por la PAM-PC) y el correcto. Indica la ausencia del tag en la base de datos de identificadores. El tag figura en la base de datos de identificadores pero no está asociado a un vehículo o playero. Señala que no existió comunicación entre la PAM-PC y el HO, durante un tiempo determinado. Una PAM-PC desconocida envía transacciones al HO. Advierte que hubo un reinicio de la PAM-PC. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 10 de 76

11 Ayuda Inicia la descarga del manual del usuario. Barra de herramientas El gráfico hace referencia a los botones ubicados en toda página de la aplicación. Atrás Página principal Cerrar sesión Correo Actualizar Preferencias usuarios Cambio clave Nueva sesión Atrás Volver a la ventana anterior. Actualizar Se actualizan los datos exhibidos en la pantalla. Página principal Regreso a ella desde cualquier lugar del HO. Preferencias usuarios Permite personalizar el programa según cada usuario. Cerrar sesión Finaliza la actividad del operador actual en el HO. Cambio clave Permite que cambie la contraseña el usuario que haya iniciado sesión. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 11 de 76

12 Correo Ingreso a la cuenta de correspondencia recibida, enviada y eliminada. Nueva sesión Se abre una nueva ventana del explorador con la misma sesión que se esté utilizando. Botones de exportación de datos y generación de gráficos De acuerdo a la página que se halle activa, se exhiben todos o algunos de los botones siguientes: Cantidad de registros Generación de gráficos Exportar a Excel Exportar a CSV Exportar a reportes Generación de gráficos Se genera un gráfico a partir de los datos visibles en la pantalla. Exportar a archivos Excel Se abre un archivo de Microsoft Excel con los datos de la tabla para disponer de las ventajas que ofrece este formato. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 12 de 76

13 Valores separados por ; Manual del usuario Se crea un archivo.csv (comma separated values) con todos los datos de la tabla. Reportes Se ejecuta una vista que puede guardarse en un archivo PDF. De contar con el módulo flotas, se pueden obtener las siguientes consultas y reportes. Significado de los iconos Icono Nombre Descripción Gráfico Eventos Mediciones Stock Vehículo Vehículo no asignado Playero Desconocido Se puede realizar un gráfico a partir de los datos presentes en el reporte. Eventos registrados en el HO. Tanto manuales como automáticas, hechas sobre el stock de los tanques. De tanque. Despacho a un vehículo reconocido por el HO, con identificación asociada. Despacho hecho con un identificador registrado en el HO, pero sin que éste se halle asociado a un automotor. Despacho realizado con la identificación del operador. Despacho efectuado desde un surtidor operado en modo manual. Auditoria de transacciones en flota Log de transacciones Log de transacciones Se identificó el vehículo y no se realizó un despacho. Vehículo no autorizado para despacho. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 13 de 76

14 Log de transacciones Log de transacciones Log de transacciones Log de transacciones Despacho realizado con la identificación del playero. Ventas sin identificación asociada debido a que el surtidor se encontraba en modo manual. Transacción sin conexión a Internet al momento del despacho. Preautorización y despacho asociados entre sí. Usuarios Todos pueden acceder a las siguientes funciones: General Playa Eventos Ayuda Opcionalmente podrá tener acceso a: Flota Tanques Además, pueden revisar la información brindada por el HO para generar reportes. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 14 de 76

15 Administradores Empresa Es el de mayor jerarquía, por lo que además de las capacidades mencionadas, puede acceder al ícono Eventos, administrar íntegramente la empresa y las estaciones de servicio que le pertenecen. También está habilitado para crear o dar de baja usuarios tanto de la empresa como de alguna EESS y realizar cambios programados de precio y densidad. Estación de servicio Tiene las mismas autorizaciones que el Administrador de empresa, pero sólo aplicables a la EESS a la que está asignado. Operadores Empresa Le está permitido trabajar con las funciones comunes a todos en el ámbito de la empresa a la que está destinado. Estación de servicio Posee opciones idénticas a las del usuario de empresa pero restringidas a una determinada EESS. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 15 de 76

16 Configuración General Seguridad Usuarios En esta solapa, se encuentra la lista de usuarios. La nómina acepta agregar, borrar y modificar sus integrantes, del mismo modo que blanquear y caducar las contraseñas correspondientes. Creación General Datos de la empresa Esta disponibilidad es accesible a dos tipos de operadores: el Administrador de EESS y el de Empresa. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 16 de 76

17 Cambios de clave General Seguridad Usuarios Una vez que alguien se registra, puede modificar su contraseña. De manera independiente, los administradores podrán blanquearla y hacerla caducar, siempre que sean operadores de menor nivel. El usuario también se puede cambiar su contraseña desde General Seguridad Cambio de clave. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 17 de 76

18 Personalización Preferencias usuarios Desde la barra de herramientas, el HO permite que los usuarios configuren la apariencia del la aplicación. El formulario contiene cuatro campos de acción: Usuario: nombre actualmente registrado. Skin: máscaras disponibles para personalizar la apariencia de la aplicación. Paginación: cantidad máxima de filas visibles en la página. Página inicial: es la exhibida después de iniciar sesión o de hacer clic en Página principal. NOTA: realizados los cambios deseados, se debe hacer clic en Aplicar, cerrar la sesión e iniciarla nuevamente para que las variaciones surtan efecto. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 18 de 76

19 Configuración general General Datos de la empresa Se observa en esta sección todo lo referido a las EESS, los grupos de estaciones, los productos y los usuarios. Estaciones de servicio Entre otras operaciones, a partir de esta solapa en la que se detallan las EESS de la empresa, se puede: Consultar los datos de la estación de servicio. Crear un nuevo usuario para la estación seleccionada. Acceder a los componentes pertenecientes a la EESS. Informar a una o más EESS sobre los cambios realizados. Agrupación El HO permite crear grupos de EESS con el fin de distinguir aquellas que posean una característica similar. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 19 de 76

20 Configuración del correo electrónico Servidor de correo electrónico General Mail Servidores de mail En este vínculo, se ingresan los datos de los servidores de correo electrónico saliente utilizados por el HO para enviar s. Casilla de correo electrónico General Mail Configuración Mails Envío de correos electrónicos desde el HO. Cabe destacar que los correos electrónicos de los destinatarios deben estar separados por comas y que el correo electrónico del remitente debe estar agregado en servidor de mail seleccionado. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 20 de 76

21 Productos En esta opción, se muestra la lista de todos los productos existentes, y se permite su administración. Precios El HO admite su configuración en cada EESS. Consulta del actual Playa Precios Desde esta página, se pueden revisarlos precios vigentes de los productos de la estación de servicio. Cambio de precio o densidad Playa Cambio de precio Programación MU Head Office V1 R4 Abril de Página 21 de 76

22 Para realizar un cambio de precio o de densidad, el procedimiento es igual. A continuación, se detallan los pasos para el cambio de precio: 1. Acceder a Playa Cambio de precio Programación. 2. Hacer clic en Nuevo precio. 3. Ingresar la fecha a partir de la cual entra en vigencia el cambio de precio (si se desea hacerlo inmediatamente, seleccionar la fecha actual). 4. Especificar la hora a partir de la cual entra en vigencia el cambio de precio. 5. Completar una descripción para el cambio de precio. 6. Hacer clic en Aplicar. 7. Seleccionar Precio o Densidad, según el cambio deseado. 8. Presionar donde dice Nuevo registro. 9. Elegir el producto al cual se le desea cambiar el precio. 10. Seleccionar el nivel de precio donde se aplica el cambio. 11. Ingresar el nuevo precio unitario del producto. 12. Hacer clic en Aplicar. 13. Hacer clic en la solapa Estaciones. 14. Presionar en Nueva estación. 15. Especificar la estación en la cual se desea que rija el nuevo cambio de precio. 16. Hacer clic en Aplicar y luego en Activar. El cambio se realizará automáticamente en la fecha y horario seleccionados. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 22 de 76

23 Nivel de precio y cambios periódicos Playa Cambio de precio Precios periódicos El HO posibilita generar cambios periódicos de precio, de modo automático, mediante la asignación de distintos niveles de precio a un mismo producto,para uno o varios días de la semana y/o el horario en que se aplica. Para esto, se debe: 1. Acceder a Playa Cambio de precio Precios periódicos. 2. Hacer clic en Nuevo registro. 3. Seleccionar la estación en la cual se desea realizar la operación. 4. Elegir el producto sobre el cual el cambio de precio periódico rige. 5. Escoger el nivel desde el cual comienza y el nivel hasta el cual finaliza el período. 6. Ingresar la fecha desde la cual rige el período. 7. Escribirla hora desde la cual rige el período y la hora hasta la cual deja de regir. 8. Escoger los días de aplicación para el cambio de precio. 9. Hacer clic en Aceptar. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 23 de 76

24 Estado del cambio de precio Playa Cambio de precio Estado Esta pantalla exhibe el estado del cambio de precio programado en una estación de servicio, una vez que fue informado. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 24 de 76

25 Densidad En caso de trabajar con GNC, el HO configura esta característica con el mismo procedimiento utilizado en el cambio de precio. Actual Playa Densidades Desde esta página, se puede obtenerla densidad fijada en cada EESS. NOTA: los cambios de densidad se realizan desde Playa Cambio de precio Programación. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 25 de 76

26 Tunos Playa Turnos Turnos abiertos El HO exhibe los turnos actuales y los cerrados. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 26 de 76

27 Consultas y reportes En el Head Office se dispone de la información de los despachos realizados en las EESS. Estos datos se pueden exhibir en tablas desde la pantalla del HO, o bien bajarlos a archivos para realizar análisis especiales o imprimir gráficos. Filtros y campos Según el reporte que se desee generar, se deben utilizar distintos filtros que acotan los resultados de las búsquedas. Filtro ubicado en la parte superior de la pantalla. Formulario de selección para configurar reportes. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 27 de 76

28 Filtros El listado detalla todos los filtros existentes. Filtro Agrupa estación Agrupa fecha Escala Estación Fecha desde Fecha hasta Grupo de estaciones Hora desde Hora hasta Informado Opciones Producto Surtidor Unid. de medida Descripción Reúne los datos de la EESS en una fila. Agrupa la información en una fila por fecha. Intervalo de tiempo entre cada dato. Listado desplegable que permite seleccionar el nombre de las EESS a analizar. En este filtro se hace referencia a la fecha y hora a partir de la cual se requiere la información. Se alude a la fecha y hora hasta la cual se requiere la información. Nombre que permite identificar rápidamente un determinado grupo de estaciones. Horario a partir del cual se seleccionan los datos del reporte. Hora límite para filtrar los datos del informe. Registro de aquellos cambios que fueron programados e informados, ya sea sobre la densidad de un producto o sobre su precio. Distintas opciones, variables de acuerdo al reporte consultado. Denominación del producto. Nombre del tipo de surtidor. Unidad en que se expresa el volumen del combustible. Después de haber aplicado un filtro, se debe hacer clic en Actualizar o en Aplicar, según corresponda, para que aparezca el reporte con los campos acotados. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 28 de 76

29 Campos Son todos los existentes en los reportes con su correspondiente descripción. Campo Cantidad de despachos Densidad Desp. total Despachos Días Estación Fecha informado Fecha/ hora Fin Fin Tot. $ Fin Tot. Vol. Grupo de estaciones ID Importe promedio Importe total Informado Inicio Descripción Número de despachos realizados dentro del período revisado. Del combustible gaseoso despachado. Total de despachos efectuados dentro de la consulta. Cantidad de ventas realizadas en una estación de servicio. Conteo de jornadas en que se realizaron despachos dentro del período seleccionado. Nombre de la EESS donde se registró el despacho. Exhibe la fecha y la hora en que el HO informó un cambio configurado en la aplicación. Día y horario en que finalizó el despacho. Precisión de fecha y hora en que deja de regir el precio de un producto. Total de importe del surtidor después de finalizar el despacho. Volumen acumulado del surtidor posterior a un despacho. Denominación del grupo de estaciones de servicio. Número de identificación del despacho. Correspondiente a los despachos de la selección realizada. Resultado de la suma del importe de todos los despachos. Se exhibe una tilde cuando el HO aceptó el cambio correctamente. Fecha y hora en que comienza a regir el nuevo precio de un producto. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 29 de 76

30 Inicio Tot. $ Inicio Tot. Vol. Manguera Monto Total de importe del surtidor antes de iniciar el despacho actual. Suma del volumen del surtidor antes de iniciar el despacho actual. Número de identificación de la manguera en el surtidor. Importe del despacho realizado. Nivel precio En el momento de realizar el despacho. Período Precio unitario Presión Producto Promedio $ PU Succión Surtidor Tanque Temp. Terminal Turno Unidad Unidad de volumen Se detalla el tiempo de inicio y de finalización del despacho. Precio por unidad del producto despachado. Del combustible gaseoso despachado. Denominación y numeración asignada al producto (nafta, GNC, aceite, etc.) de la empresa en la EESS. Monto promedio de los despachos realizados en una estación de servicio. Precio por unidad del producto despachado. Número de identificación de la succión. Número de identificación del surtidor dentro de la estación de servicio. El que aloja al combustible entregado en el despacho. Temperatura de combustible. Número de serie de la terminal que registra los despachos realizados por el surtidor. Número de identificación del turno. Unidad de medida utilizada para expresar la cantidad de combustible despachado. Unidad de medida utilizada para expresar la cantidad de combustible despachado. Vol. Neto MU Head Office V1 R4 Abril de Página 30 de 76

31 Volumen Volumen promedio Volumen total del despacho realizado. Establecido de los despachos realizados en una EESS. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 31 de 76

32 Lista de informes y despachos El HO permite realizar consultas y generar reportes. Para esto, se deben completar formularios y seleccionar filtros, según la información requerida. Las diferentes opciones son: Informe de despachos. Cantidad, monto y volumen de despachos detallado cada una o dos horas. Cantidad, monto y volumen de despachos detallado por día de la semana. Despachos por día y por estación de servicio. Totales de despachos detallados por estación de servicio y por día. Diferencia entre totales del surtidor y del HO. Cambios de precio. Cambios de densidad. Turnos cerrados. Informe de despachos Playa Despachos Contiene todas las transacciones realizados en las EESS. Se pueden filtrar los datos por estaciones de servicio, por período o por ambos. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 32 de 76

33 Despachos detallados por hora Playa Vistas/ Gráficos Despachos por hora Cantidad, monto y volumen de despachos detallado cada una o dos horas. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 33 de 76

34 Despachos detallados por día de la semana Playa Vistas/ Gráficos Despachos por día y hora Cantidad, monto y volumen de despachos detallado por día de la semana. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 34 de 76

35 Despachos por día y estación de servicio Playa Reportes Despachos por día Exhibición de los despachos de una estación de servicio en un día seleccionado. Totales de despachos detallados por estación de servicio y por día Playa Reportes Despachos por día agrupados Se exhiben los totales despachados de una estación de servicio detallados por día. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 35 de 76

36 En caso de que se considere necesario, se puede acceder a un informe más completo con esta información desde Playa Vistas/gráficos Totales de despachos. Diferencia entre totales del surtidor y del HO Playa Reportes Totalizadores vs. Ventas MU Head Office V1 R4 Abril de Página 36 de 76

37 Cambios de precio Playa Histórico Precios Lista de cambios de precio realizados en cada estación de servicio. Cambios de densidad Playa Histórico Densidades Lista de cambios de densidad realizados en cada estación de servicio. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 37 de 76

38 Turnos cerrados Playa Turnos Turnos cerrados Lista de turnos cerrados en cada estación de servicio. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 38 de 76

39 Módulo Flota Este módulo está desarrollado para empresas que cuentan con playas para carga de combustible con surtidores propios. El sistema de HO incorpora identificación para saber a qué vehículo se abasteció por medio de identidades asociadas. El proceso es automático y evita la carga manual de planillas con su consiguiente riesgo de error. De este modo, se obtiene información sobre, fecha y hora del despacho, el producto entregado, la estación y el vehículo y/o chofer identificado, entre otros datos. El módulo flota incorpora: Identificadores Playeros Vehículos Conductores Además incluye atributos como unidades de negocio, grupos, centros de costos y otras características Configuración general Junto con la configuración de identificadores, playeros, vehículos y conductores, se pueden incluir datos adicionales al sistema: Centro de costo. Unidades de negocio Tipo de automotor. Marcas de unidades móviles. Condiciones para realizar despachos (Perfiles) El sistema admite la creación de normas que regulen cada despacho, tomando en cuenta, por ejemplo, el momento, el lugar, el producto, la cantidad, el volumen despachado, etc. En el HO, a estas reglas se las llaman Perfil y se aplican sobre la empresa, sobre las cuentas flotas y sobre identificadores. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 39 de 76

40 De este modo, para asignar una cuenta flota a un vehículo, se deben seguir estos pasos: 1. Crear uno o más perfiles. 2. Crear uno modelo de perfil. 3. Al modelo creado, asignarle tantos perfiles como sean necesarios. 4. Crear la cuenta flota. 5. Asignar un modelo de perfil a la cuenta flota. 6. Asignar la cuenta flota a los vehículos necesarios. Al momento de crear perfiles y agrupaciones, las opciones que otorga este programa son: Unidad de negocio. Cuentas flota. Modelos de perfil. Perfiles productos. Perfil empresa. Perfiles estaciones. Perfiles fechas y estaciones. Perfiles límites. Centro de costo. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 40 de 76

41 Asociación de vehículos, conductores e identificadores A continuación se explica el proceso para agregar vehículos, conductores e identificadores al sistema, y el modo para asociarlos entre sí. Para esto, se deberá: 1. Acceder a Flota Identificadores Identificadores para agregar el identificador del vehículo al sistema mediante los siguientes pasos: 1.1. Hacer clic en Nuevo registro Completar el formulario. NOTA: el campo PIN debe completarse solo si existe una terminal de identificación con teclado en el surtidor Hacer clic en Aplicar para agregar el identificador del vehículo. 2. Repetir todos los pasos del punto 1 para agregar el identificador del conductor del vehículo. 3. Una vez agregados los identificadores, se debe agregar el conductor al sistema desde Flota Vehículos Conductores Hacer clic en Nuevo registro Completar el nombre del conductor Hacer clic en Aplicar. 4. Acceder a Flota Vehículos Vehículos para agregar el vehículo al sistema Hacer clic en Nuevo registro Completar el formulario Hacer clic en Aplicar. 5. Acceder a Flota Vehículos Conductores para asociar el conductor y el vehículo Hacer doble clic sobre el nuevo conductor del vehículo Hacer clic en la solapa Vehículos Hacer clic en Nuevo registro Hacer clic en el botón de selección para acceder a la lista de vehículos disponibles. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 41 de 76

42 5.5. Hacer doble clic sobre el vehículo del conductor para asociarlos Hacer clic en Aplicar. 6. Acceder a Flota Vehículos Conductores nuevamente para asociar el conductor y su identificador Hacer doble clic sobre el nuevo conductor del vehículo Hacer clic en la solapa Identificadores Hacer clic en Nuevo registro Hacer clic en el botón de selección para acceder a la lista de identificadores disponibles Hacer doble clic sobre el identificador del conductor para asociarlos Hacer clic en Aplicar. 7. Después, se debe asociar el vehículo y su identificador del siguiente modo: 7.1. Acceder a Flota Vehículos Vehículos Hacer doble clic sobre el nuevo vehículo Hacer clic en la solapa Identificadores Hacer clic en Nuevo registro Hacer clic en el botón de selección para acceder a la lista de identificadores disponibles Hacer doble clic sobre el identificador del vehículo para asociarlos Hacer clic en Aplicar. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 42 de 76

43 Asignación de vehículos o conductores a despachos no asociados Flota Transacciones En caso de que un despacho no esté asociado, existe la posibilidad de asociarle un vehículo o un conductor. Flota Log Se le puede asignar un vehículo o un conductor a las ventas que no posean ningún dato asociado. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 43 de 76

44 Lista de identificadores Flota Identificadores Identificadores Dispositivos utilizados para reconocer a los vehículos, playeros y/o conductores. Además, se exhibe si el identificador ya está asociado, si está anulado y la fecha de vencimiento del identificador. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 44 de 76

45 Identificadores asociados Flota Identificadores Identificadores asociados Lista de los identificadores asociados a una entidad, ya sea conductor, playero o vehículo. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 45 de 76

46 Nómina de playeros Flota Identificadores Playeros Lista de los operadores que pueden realizar despachos en caso de inconvenientes con el identificador de un vehículo. Cabe destacar que los playeros solo pueden autorizar despachos en la estación a la que están asociados. NOTA: no se pueden aplicar restricciones a los playeros. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 46 de 76

47 Catálogo de vehículos Flota Vehículos Vehículos Se listan los vehículos agregados al sistema. A cada vehículo, entre otros datos, se le puede asociar: Centro de costo. Cuenta flota. Tipo y marca. Número de motor y chasis. Asimismo, se puede especificar el consumo teórico para contrastarlo con el consumo real cuando se consultan los despachos agrupados por vehículo. Agrupación de vehículos Se denomina Centro de costo al conjunto de automotores seleccionados por el usuario. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 47 de 76

48 Tipos de vehículos Flota Vehículos Tipos de vehículos Agrupación de vehículos según un tipo determinado. No es obligatorio especificar este dato cuando se agrega un vehículo al sistema. Marcas de vehículos Flota Vehículos Marcas de vehículos Agrupación de vehículos según su marca. No es obligatorio especificar este dato cuando se agrega un vehículo al sistema. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 48 de 76

49 Directorio de conductores Flota Vehículos Conductores Se registran las personas que conducen los vehículos en el momento de abastecimiento. Cabe destacar que un conductor puede estar asociado a uno o más vehículos. Consultas y reportes Con respecto a la flota, el HO permite realizar los siguientes informes: Transacciones de flota. Registro de eventos. Totales de transacciones. Últimos despachos por patente. Transacciones detalladas por vehículo. Transacciones agrupadas por vehículo. Vehículos no abastecidos. Identificadores por vehículo. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 49 de 76

50 Transacciones de flota Flota Transacciones Es un listado de todas las ventas realizadas con los datos de los vehículos, conductores y playeros que realizaron despachos de combustible. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 50 de 76

51 Registro de eventos Flota Log En esta lista se otorgan detalles sobre los despachos realizados. Por ejemplo, si existe un inconveniente para que un vehículo realice un despacho, en esta lista se detalla el problema. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 51 de 76

52 Totales de despachos Flota Vistas/ Gráficos Totales de transacciones Permite conocer el total de combustible despachado, agrupado por estación, por fecha y por vehículo entre otras opciones. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 52 de 76

53 Últimos despachos por patente Flota Vistas/ Gráficos Últimos despachos por patente Últimos despachos realizados por un vehículo determinado. Transacciones detalladas por vehículo Flota Reportes Detalladas por vehículo Detalle de las transacciones de cada vehículo. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 53 de 76

54 Transacciones agrupadas por vehículo Flota Reportes Agrupadas por vehículo Lista de los vehículos que fueron abastecidos, detallando volumen y monto. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 54 de 76

55 Vehículos no abastecidos Flota Reportes Vehículos no abastecidos Lista de vehículos que no fueron abastecidos dentro del período seleccionado. Identificadores por vehículos Flota Reportes Identificadores por vehículo MU Head Office V1 R4 Abril de Página 55 de 76

56 Módulo Tanques Por medio de este módulo, se conocen los ingresos y egresos de combustible en los tanques de las playas de carga, de manera remota, con solo un navegador web. Al sumar esta función, entre otras opciones, el HO permite: Consultar el stock. Registrar ajustes manualmente. Conocer la tabla de conversión correspondiente a cada tanque. Analizar las mediciones ingresadas por el usuario y los remitos de carga de combustible. Realizar consultas y reportes sobre los tanques. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 56 de 76

57 Configuración general Remitos por la recepción de producto Tanques Operaciones Remitos Ingreso manual de los datos del comprobante entregado por el proveedor de combustible. Mediciones manuales de combustible Tanques Operaciones Ingreso mediciones Ingreso manual de las mediciones de combustible en tanque. Normalmente, se trata de las mediciones de varillado para conocer el stock. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 57 de 76

58 Ingresos de producto a tanques Tanques Operaciones Ingreso descargas Se ingresan las mediciones iniciales y finales de una descarga. Ajustes manuales de stock Tanques StockOnLine Ajustes Ajuste manual para reflejar la cantidad real de combustible en tanque. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 58 de 76

59 Tablas de tanques Tanques Configuración Tablas de conversión Se ingresa la tabla que especifica la relación de volumen y altura que posee el tanque. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 59 de 76

60 Consultas y reportes Stock diario Proveedores Totales de stock Totales de stock On Line Mediciones Total de stock por hora Stock por día Diferencia entre el stock real y el teórico Remitos Stock por turno Stock por turno y por tanque Reconciliación por turno Reconciliación por día. Reconciliación por tanques por turnos. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 60 de 76

61 Stock diario Tanques StockOnLine Ver stock diario Se exhiben los totales diarios, iniciales, finales y actuales, entre otros datos. Proveedores de producto Tanques Configuración Proveedores Se especifican los proveedores de productos. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 61 de 76

62 Totales de stock Tanques Vistas/ gráficos Totales de stock Stock actual en los tanques Tanques Vistas/Gráficos Totales de stock On Line Se exhibe el stock total de producto. Mediciones Tanques Vistas/Gráficos Mediciones Se exhiben las mediciones manuales y automáticas realizadas sobre los tanques. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 62 de 76

63 Total de stock por hora Tanques Vistas/Gráficos Total de stock por hora Total de stock de producto dentro del período seleccionado. Ingreso de producto a tanques Tanques Vistas/Gráficos Descargas Se exhiben las descargas de combustible, manuales y/o automáticas. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 63 de 76

64 Stock por día Tanques Reportes Stock por día Totales de stock detallados por día. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 64 de 76

65 Diferencia entre el stock real y el teórico Tanques Reportes Real vs. teórico Remitos Tanques Reportes Remitos MU Head Office V1 R4 Abril de Página 65 de 76

66 Stock por turno Tanques Reportes Stock por turno Stock por turno y por tanque Tanques Reportes Stock por turno por tanque MU Head Office V1 R4 Abril de Página 66 de 76

67 Reconciliación por turno Tanques Reportes Conciliación ventas por turno MU Head Office V1 R4 Abril de Página 67 de 76

68 Reconciliación por día Tanques Reportes Reconciliación por día Reconciliación tanques por turno Tanques Reportes Reconciliación tanques por turno MU Head Office V1 R4 Abril de Página 68 de 76

69 A Índice Actividad reestablecida Actualizar Administrador de empresa Administrador de estación de servicio Administradores Agrupa estación Agrupa fecha Agrupación de estaciones de servicio Agrupación de vehículos Ajustes manuales de stock Ámbito de uso... 6 Asignación de vehículos o conductores a despachos no asociados Asociación de vehículos, conductores e identificadores Atrás Aviso para los usuarios Ayuda (manual del usuario) B Barra de herramientas Botones de exportación de datos y generación de gráficos C Cambio clave Cambio de precio o densidad Cambios de clave Cambios de densidad Cambios de precio Campos Cantidad de despachos Cantidad, monto y volumen de despachos detallado cada una o dos horas Cantidad, monto y volumen de despachos detallado por día de la semana Características del HO... 5 Casilla de correo electrónico Catálogo de vehículos Cerrar sesión Conciliación ventas por turno Condiciones para realizar despachos (flota) Conductores Configuración de precio Configuración de usuarios Configuración del correo electrónico Configuración general Configuración general - Tanques Configuración general (flota) Consulta del precio actual Consulta sobre la densidad actual Consultas y reportes Consultas y reportes - Tanques Consultas y reportes de flota Contenidos... 3 Correo Creación de usuario D Densidad Densidad - campo Descargas Desp. total Despachos despachos de una estación de servicio en un día seleccionado Despachos detallados por día de la semana Despachos detallados por hora Despachos por día Despachos por día agrupados Despachos por día y estación de servicio Días Diferencia entre el stock real y el teórico Diferencia entre totales del surtidor y del HO. 36 Directorio de conductores E Escala Estación (campo) Estación (filtro) Estaciones de servicio Estado del cambio de precio Eventos Exportar a archivos Exportar a Excel Exportar a reportes Exportar a valores separados por ; F Fecha desde Fecha hasta Fecha informado Fecha/ hora Filtros Filtros y campos Fin Fin Tot. $ Fin Tot. Vol Flota... 9 G Generación de gráficos General... 9 MU Head Office V1 R4 Abril de Página 69 de 76

70 Grupo de estaciones (campo) Grupo de estaciones (filtro) Guía rápida... 7 H Hora desde Hora hasta Horario inválido I ID (número de identificación) Identificador Inválido Identificador no asociado Identificadores Identificadores asociados Identificadores por vehículo Importe promedio Importe total Inactividad detectada Información de contacto Informado (campo) Informado (filtro) Informe de despachos Ingreso de producto a tanques Ingreso descargas Ingreso manual y múltiple de descargas Ingreso mediciones Inicio Inicio Tot. $ Inicio Tot. Vol Interfaz de la aplicación... 8 Introducción... 4 L Lista de eventos Lista de identificadores Lista de informes y despachos Log M Manguera Marcas de vehículos Mediciones Mediciones manuales de combustible Menú... 9 Módulo Flota Módulo Tanques Monto N Nivel de precio y cambios periódicos Nivel precio Nómina de playeros Nueva sesión O Opciones Operadores Operadores de empresa Operadores de estación de servicio P Página principal Período Personalización Playa... 9 Playeros Precio unitario Preferencias usuarios Preferencias usuarios - botón Presión Producto (campo) Producto (filtro) Productos de la playa Promedio $ Proveedores PU R Real vs. teórico Reconciliación por día Reconciliación por turno Reconciliación tanques por turno Registro de cambio entre versiones Registro de eventos Remitos Remitos de entrega de combustible Requerimientos del sistema... 6 S Servidor de correo electrónico Significado de los iconos Stock actual en los tanques Stock diario Stock por día Stock por turno Stock por turno y por tanque Surtidor (campo) Surtidor (filtro) T Tablas de conversión Tablas de tanques Tanque - campo Tanques Tanques - Menú... 9 Terminal Terminal inválida Terminal reiniciada Términos legales... 2 Tipos de vehículos Total de stock por hora Totales de despachos Totales de despachos - Informe MU Head Office V1 R4 Abril de Página 70 de 76

71 Totales de despachos detallados por estación de servicio y por día Totales de stock Totales de stock On Line Totales de transacciones total de combustible despachado Totalizadores vs. Ventas Transacciones agrupadas por vehículo Transacciones de flota Transacciones detalladas por vehículo Tunos abiertos Turnos cerrados U Últimos despachos por patente Unid. de medida Unida de volumen Unidad Usuarios V Vehículos Vehículos no abastecidos Ver stock diario Volumen Volumen promedio Registro de cambio entre versiones 1. Redacción del manual MU Fleet Online V1 R4 Vigente Fecha de publicación: 9 de abril de Válido para la versión PumpControl-HO Correcciones textuales y gramaticales. 2. Redacción del manual MU Fleet Online V1 R3 Obsoleto Fecha de publicación: 5 de febrero de Válido para la versión PumpControl-HO Correcciones textuales y gramaticales. 3. Redacción del manual MU Fleet OnlineV1 R2 Obsoleto Fecha de publicación: 24 de octubre de Válido para la versión PumpControl-HO SP Correcciones textuales y gramaticales Se agrega el registro de cambio entre versiones Se agrega la asociación de vehículos, conductores e identificadores Se agrega la asignación de vehículos a despachos no controlados Se agrega la configuración para el correo electrónico. MU Head Office V1 R4 Abril de Página 71 de 76

72 4. Redacción del manual MU Head Office V1 R1 Obsoleto Fecha de publicación:9 de diciembre de Correcciones textuales y gramaticales Se agregan los vínculos de cada caso Se agrega la administración de turnos Se agrega la explicación del módulo Tanques Se agrega la explicación del módulo POS. 5. Redacción del manual MU Head Office V1 R0b4 Obsoleto Fecha de publicación: 25 de marzo de Correcciones textuales y gramaticales Se agrega el stock de combustible en tanques. 6. Redacción del manual MU Head Office V1 R0b3 Obsoleto Fecha de publicación: 26 de noviembre de Correcciones textuales y gramaticales Se agrega la explicación del icono Eventos. 7. Redacción del manual MU Head Office V1 R0b2 Obsoleto Fecha de publicación: 18 de septiembre de Correcciones textuales y gramaticales. 8. Redacción del manual MU Head Office V1 R0b1 Obsoleto Fecha de publicación: 1 de septiembre de MU Head Office V1 R4 Abril de Página 72 de 76

73 Notas: MU Head Office V1 R4 Abril de Página 73 de 76

74 Notas: MU Head Office V1 R4 Abril de Página 74 de 76

75 Parte: Manual del usuario Head Office (Fleet Online y Pump Online) Válido para software: Válido para versión de software: Revisión: 1.4 PumpControl-HO Revisó: CLP 09/04/ Aprobó: AP 09/04/15 Información de contacto de Pump Control Visítenosen: Para más información, escribir vía correo electrónico a: ventas@pump-control.com Dirección: Guaminí 2062/ 64 [C1440ESN] Buenos Aires. Argentina. Teléfono / Fax: / 6699 Pump Control SRL Windows Internet Explorer es marca registrada de Microsoft Corporation. Mozilla Firefox es marca registrada de Mozilla.org. Adobe Reader y Adobe Flash Player son marcas registradas de Adobe SystemsIncorporated. Aviso para los usuarios La falla del sistema puede causar consecuencias graves. Es importante proteger la vida y la propiedad de estas consecuencias con copias de seguridad o con dispositivos de seguridad. El comprador acepta que la protección contra las consecuencias que pudieran resultar de las fallas del sistema es responsabilidad del comprador. Guaminí 2062/ 64 [C1440ESN] Buenos Aires Argentina Página 75 de 76 Tel./ Fax: /

76