Código: P-FQUI-LAC-02 Revisión: 14 Página: 1 de 11

Transcripción

1 Código: P-FQUI-LAC-02 Revisión: 14 Página: 1 de OBJETIVO Obtener una muestra biológica en condiciones óptimas para su proceso analítico de acuerdo al examen solicitado. 2. ALCANCE Aplica para la toma de muestras biológicas de los usuarios que acuden al Laboratorio de Análisis Clínicos de Servicio a la Comunidad de la Facultad de Química y a los cubículos de toma de muestras modulo Fénix, la Coordinación General de Salud (CGS) y la Unidad Universitaria de Inserción Social San José Tecoh (UUIS SJT) 3. POLÍTICAS Fase Pre-examen Para toma de muestras sanguíneas el paciente deberá: 3.1. Presentarse con un ayuno de 10 a 12 horas, como lo establece el instructivo correspondiente a la toma de muestra No haber tomado ningún tipo de medicamento antes de asistir al laboratorio No haber realizado ejercicio antes de asistir al laboratorio No haber ingerido bebidas alcohólicas ni fumado 24 horas antes de la toma. Para toma de cultivos microbiológicos el usuario deberá: 3.5. Acudir a las instalaciones de Laboratorio de Análisis Clínicos de Servicio a la Comunidad de la Facultad de Química y al cubículo de toma de muestras modulo Fénix No estar bajo terapia con antibióticos y/o antimicóticos cinco días antes de la toma Acudir sin aseo previo según secreción a tomar. Para los estudios de amiba en fresco el usuario deberá: 3.8. No ser mayor de dos años Evitar el uso de cremas ungüentos y talco en la región anal No ingerir laxantes, previo a la recolección. Previo a la toma de muestra el Químico deberá: Consultar el instructivo I-FQUI-LAC-01 Instructivo para toma de muestra o los instructivos de las áreas correspondientes en caso que se

2 Código: P-FQUI-LAC-02 Revisión: 14 Página: 2 de 11 soliciten pruebas de las áreas de microbiología (cultivos microbiológicos), uroanálisis y coproanálisis (amiba en fresco, búsqueda de oxiuros, examen toxicológico, etc.) y Hematología (pruebas de hemostasia primaria) Consultar los manuales de los laboratorios de referencia si entre los estudios se encuentra algún estudio que se subrogue para conocer el volumen de la muestra a tomar así como el tipo de muestra utilizada (suero, plasma o sangre total). Durante la toma de muestra el Químico deberá: Portar bata de laboratorio Portar visiblemente el gafete de identificación Darle la bienvenida al usuario Utilizar material nuevo, estéril y desechable para la toma de muestra. Después de la toma de muestra el Químico deberá: Firmar la orden de trabajo y/o encuesta de toma de muestra (en caso de realizar la toma en la Coordinación General de Salud y el UUIS SJT), la hoja de hemostasia primaria (si presenta tales estudios) y el cuestionario de toma de muestras de cultivo Solamente podrán realizar toma de muestra los Químicos (responsables de las áreas, apoyo técnico y estudiantes de especialización). En el caso de los pasantes, solo podrán realizar tomas de muestra si son aprobados por el Responsable Sanitario Los estudiantes que se encuentren realizando servicio social, prácticas profesionales o servicio voluntario podrán realizar tomas de muestra acompañados por un Químico (Responsable de área o apoyo técnico) Para la toma de muestra para prueba de Examen Toxicológico (antidoping) el Químico deberá: Cumplir con la cadena de custodia establecida por el LACSC (confirmación de datos del usuario, interrogar al usuario acerca de si se encuentra bajo tratamiento con algún medicamento controlado, observación visual de la recolección de la muestra de orina para el análisis, llenado del Formato para Examen toxicológico, solicitar la firma del usuario en el mismo al finalizar la recolección de la muestra y documentar cada transferencia de la muestra recolectada) Rotular con el numero de solicitud y etiquetar el frasco de recolección de orina en presencia del usuario Entregar la muestra de orina previamente recolectada a los químicos asignados al área de uroanálisis y coproanálisis para su procesamiento. Para la toma de muestras para estudios de anticuerpos VIH, reacciones luéticas, prenupciales, y pruebas de embarazo, el Químico deberá: Confirmar los datos personales del paciente (nombres, apellidos, edad y número telefónico) Solicitarle al usuario firma para la orden de trabajo para demostrar la conformidad con los estudios solicitados. Nota: Si un usuario menor de edad solicita la prueba Fracción Beta (Cuantitativa) se solicitará identificación oficial del tutor.

3 Código: P-FQUI-LAC-02 Revisión: 14 Página: 3 de DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Procedimiento para la toma de muestras Quimico Inicio T1 Verificar estudios a realizar T2 Solicitar al usuario pasar al cubículo T3 Verificar los datos y las condiciones del usuario Datos correctos del usuario? Si Tiene las condiciones el usuario? No No Informar a la recepción Retroalimentar al usuario T4 T5 Tomar la muestra Si El usuario solicita que se le realicen los estudios? Termino de la toma de muestra No Fin

4 Código: P-FQUI-LAC-02 Revisión: 14 Página: 4 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. Tarea Nombre de la tarea Responsable Descripción detallada de la actividad Registro T1 T2 T3 Verificar estudios a realizar. Solicitar al usuario pasar a cubículo. Verificar las condiciones y datos del usuario para tomar la muestra. Químico Químico Químico 1.1 Verifica la orden de trabajo para saber el tipo de muestra a obtener y los análisis que se realizarán al usuario, así como alguna posible anotación que se realice en la recepción. NOTA: En caso de que se presenten estudios que sean enviados a algún laboratorio subcontratado, se realizará la toma según las especificaciones de las guías de condiciones del laboratorio subcontratado seleccionado. Si llegará a existir algún problema con el sistema de captura de estudios puede utilizarse una orden interna o el pase expedido por la CGS para realizar la toma de muestra utilizando el formato Encuesta de Toma de muestra para señalar que el usuario se encuentra en las condiciones para realizarse los estudios Llama por su nombre y primer apellido al usuario. NOTA: En caso de que el usuario no se encuentre, se le llamará nuevamente. Si no se presenta, se continuará con el siguiente usuario, para llamarlo posteriormente Verifica los datos y las condiciones del usuario a través de la encuesta establecida en la orden de trabajo, en el formato de Examen toxicológico o en el cuestionario de toma de muestra para cultivos, interrogándolo para que confirme si cumple con las condiciones necesarias conforme al examen a realizar y el motivo de la solicitud de los estudios por parte del médico. NOTA: En caso de errores en la captura de los datos del usuario en la recepción, estos serán comunicados a la misma para realizar la corrección una vez finalizada la toma Retroalimenta al usuario, en caso de que no cumpla las condiciones necesarias para la toma de muestra, y le proporcionará en caso de ser necesario el tríptico Información general en la recepción, para ser atendido de manera posterior o cuando se cumplan las condiciones necesarias. F-FQUI-LAC-04 F-FQUI-LAC-22 N/A F-FQUI-LAC-04 F-FQUI-LAC-22 F-FQUI-LAC-87 F-FQUI-LAC-95

5 Código: P-FQUI-LAC-02 Revisión: 14 Página: 5 de 11 T4 Tomar muestra. Químico T5 Término de la toma de muestra. Químico 3.3. Subraya en la orden de trabajo los exámenes pendientes a realizar o indicar si la toma no fue realizada señalando por que no fue realizada. NOTA: En caso de que el usuario solicite la realización de los estudios, se le tomará la muestra, indicando en la orden de trabajo que no cumplió con las condiciones establecidas, al igual que en el informe final de sus resultados. En caso que no se disponga del Formato Orden de Trabajo, se puede utilizar el formato Encuesta de Toma de muestra para demostrar que el usuario se encuentra en las condiciones para realizar los análisis Toma la muestra según lo indicado en el Instructivo para la toma de muestras biológicas del laboratorio de análisis clínicos (I-FQUI-LAC-01). 5.1 Marca el material de recolección de la muestra (tubos de ensayo, portaobjeto, etc) con el mismo número indicado en la orden de trabajo y el nombre completo de usuario Desecha el material utilizado para la toma de muestra en los contenedores adecuados Coloca un parche adhesivo o algodón al usuario en el sitio de punción una vez terminada la toma de muestra Firma la orden de trabajo, pruebas de hemostasia primaria, Formato de examen toxicológico y el cuestionario de toma de muestra para cultivos (en caso de que se encuentren entre los exámenes solicitados). NOTA: Cuando se realicen tomas de muestra en el cubículo de la Coordinación General de Salud UADY y la Unidad Universitaria de Inserción Social San José Tecoh, el químico llenará los datos del usuario en el formato de encuesta de toma de muestra. En el LACSC y el módulo Fénix, solamente se utilizará este formato cuando no se cuente con la Orden de trabajo, expedida por el sistema de captura de estudios Entrega la encuesta de satisfacción al usuario (Durante las semanas señaladas en el calendario de aplicación de encuestas de satisfacción). NOTA: En caso de que se realice la recolección de muestra para los anticuerpos anti-vih, reacciones luéticas, prenupciales o prueba de embarazo, el usuario deberá firmar la orden de trabajo de conformidad con los estudios solicitados. En el caso del examen toxicológico, se F-FQUI-LAC-18 F-FQUI-LAC-95 F-FQUI-LAC-04 F-FQUI-LAC-18 F-FQUI-LAC-10 F-FQUI-LAC-22 F-FQUI-LAC-87 F-FQUI-LAC-95

6 Código: P-FQUI-LAC-02 Revisión: 14 Página: 6 de 11 firmará el Formato de Examen Toxicológico. En el caso de la Coordinación General de Salud y el UUIS SJT, se solicitará la firma en el formato de Encuesta de toma de muestra en la sección correspondiente 5.6 Entrega la muestra biológica al área específica para su posterior análisis. NOTA: En el caso de las muestras para el área de uroanálisis (EGO, mediciones en orinas de 24 horas, Microalbuminuria, etc.), coproanálisis y microbiología (urocultivos, coprocultivos, BAAR en orina, etc.) estas se trasladaran desde la recepción (donde el usuario las deposita luego de haber sido recepcionadas hasta el área de proceso. 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código Nombre del documento Lugar de almacenamiento MGC-DGPLANEI-CC-01 Manual de Gestión de Calidad (externo) Página Web del SGC N/A Norma mexicana para la organización y funcionamiento de los laboratorios LACSC clínicos (NOM-007-SSA3-2011). (externo) Norma mexicana protección ambiental Residuos peligrosos biológico LACSC N/A infecciosos clasificación y especificaciones de manejo (NOM-087- SEMARNAT-SSA1-2002) (externo) I-FQUI-LAC-01 Instructivo para la Toma de Muestras biológicas en el Laboratorio de Análisis LACSC Clínicos. N/A Guía de Referencia de pruebas Carpermor (Externo). LACSC N/A Biomédicos de Mérida. Laboratorio de Análisis Clínicos (Externo). LACSC N/A Catálogo de estudios. Laboratorios Clínicos de Mérida (Externo). LACSC N/A Catálogo de servicios. Orthin Laboratorio (Externo). LACSC I-FQUI-LAC-12 Instructivo para el cubículo de toma de muestra de la Coordinación General de LACSC y cubículo de toma de Salud UADY. muestras de CGS I-FQUI-LAC-13 Instructivo de condiciones para los exámenes de laboratorio. LACSC I-FQUI-LAC-15 Instructivo para el cubículo de toma de muestras de la Unidad Universitaria de Inserción Social San José Tecoh. LACSC y cubículo de toma de muestras de UUIS San José Tecoh

7 Código: P-FQUI-LAC-02 Revisión: 14 Página: 7 de 11 Instructivo para el cubículo de toma de Muestra Modulo Fénix. LACSC y cubículo de toma de I-FQUI-LAC-17 muestra Modulo Fénix. L-FQUI-LAC-01 Información general. LACSC 7. CONTROL DE REGISTROS Código F-FQUI-LAC-04 Nombre del registro Orden de Trabajo Lugar de almacenamiento Área de recepción F-FQUI-LAC-10 Encuesta de satisfacción Área de recepción Responsable de su protección Responsable de la Recepción Tiempo de retención Disposición de los registros 1 año Archivo Muerto Responsable de las encuestas 1 año Archivo Muerto F-FQUI-LAC-18 Pruebas de Hemostasia primaria Área de recepción Responsable de área 1 año Archivo Muerto F-FQUI-LAC-22 Encuesta de Toma de muestra Área de Recepción Responsable de área 1 año Archivo Muerto F-QUI-LAC-87 Cuestionario de toma de muestra para cultivos Área de recepción Responsable de área 1 año Archivo Muerto F-FQUI-LAC-95 Formato para Examen Toxicológico Área de uroanalisis Responsable de área 1 año Archivo Muerto 8. ENFOQUE A PROCESOS Insumo Proveedor Producto y/o salida Cliente y/o usuario Necesidades o expectativas Material estéril desechable para toma de muestra (jeringas, algodón, alcohol, hisopos, tubos al vacio, ligas, entre otros). Proveedor externo Muestra biológica Químico analista Muestra biológica conforme al instructivo de toma de producto. Muestra

8 Código: P-FQUI-LAC-02 Revisión: 14 Página: 8 de 11 Orden de Trabajo Usuario identificada. Mobiliario para la toma UADY 9. GLOSARIO SIGLAS UADY. Universidad Autónoma de Yucatán. LACSC. Laboratorio de Análisis Clínicos de Servicio a la Comunidad. CGS: Coordinación General de Salud. UUIS STJ: Unidad Universitaria de Inserción Social San José Tecoh DEFINICIONES Dar la bienvenida: Saludar al usuario Muestra biologica. Parte anatómica o fracción órganos o tejido, excresiones o secresiones obtenidas de un ser humano o animal vivo o muerto para su análisis. Usuario. Cualquier persona que acuda al laboratorio para solicitar algún analísis clínico Condiciones necesarias. Condiciones que deben presentar el paciente para la toma de muestra. Depende de las politicas presentadas en el procedimiento para la toma de la muestra y en los instructivos de cada area Orden de trabajo. Formato en el cuál se asigna un número para identificar la muestra (o muestras) del usuario y que presenta las pruebas que se le van a realizar. Material de recolección. Contenedor en el cuál se encuentra la muestra previo al análisis. Pruebas de Hemostasia Primaria: Son aquellas pruebas que se realizan en el cubículo de toma de muestras tales como el tiempo de sangrado y, tiempo de coagulación. Sistema de Captura: sistema computacional utilizado para registrar los datos del usuario y los estudios que le solictan.

9 Código: P-FQUI-LAC-02 Revisión: 14 Página: 9 de CONTROL DE REVISIONES Nivel de revisión Sección y/o página Secciones 5, 7 y 11 Sección 9 Sección 4 Sección 10 Todo el documento Sección 4 05 Sección 7 Sección 9 06 Descripción de la modificación y mejora Se le modifico la tarea 3.2 adicionando lo siguiente: se le entregara un tríptico conteniendo la información acerca de los estudios a realizar Además de adicionarlos en los documentos de referencia Se adicionó el manual de laboratorio subcontratado Biomédicos de Mérida. Laboratorio de Análisis Clínicos a los documentos de referencia. Fecha de modificación 25 de mayo de 2009 Se adicionó la tarea 4.2 en la descripción del procedimientos Se dio de alta al formato F-FQUI-LAC-18 Pruebas de hemostasia primaria. Se adicionó el indicador porcentaje de satisfacción: toma de muestra 14 de octubre de 2009 Se revisaron las políticas para la toma de muestra, adicionando las siguientes: 3.8, 3.15, 3.16, 3.17, 3.18, 3.19 y 3.20 Se cambió el diagrama de procedimiento Se cambió el orden de las tareas T1 (verificar estudios a realizar), T2 (Solicitar al usuario pasar al cubículo) y T3 (verificar las condiciones y datos del usuario); se adicionó la tarea 5 (Termino de la toma de muestra). Se realizaron cambios en el orden de la descripción de las actividades. Se adicionó la tarea 5.5 Se adicionaron las normas NOM-166-SSA y NOM-087-ECOL-SSA a los documentos de Referencia. Se adicionó la definición de Pruebas de Hemostasia Primaria. Se modificó el formato F-CIPLADE-CC-01 de la REV: 00 a REV:01 Se modificó el diagrama de procedimiento Se modificaron las tareas T1, T3, T4 y T5 eliminando las referencias al documento encuesta de toma de muestra. Se adiciona el lugar de almacenamiento a los documentos de referencia. Se eliminó el documento encuesta de toma de muestra. Se modificaron las políticas 3.20, 3.21 y 3.22 Se adicionó una nota a la tarea 5 Se hicieron modificaciones al apartado de control de registros Se adicionó la sigla LACSC en el glosario. 12 de mayo de de mayo de de junio de 2011 Se adicionaron las políticas 3.23 y de Noviembre de 2011

10 Código: P-FQUI-LAC-02 Revisión: 14 Página: 10 de Todo el documento Sección 03 Sección 05 Sección 06 Sección 07 Se modificó el documento a la versión 02 del formato F-CIPLADE-CC-01 Se eliminó la política 3.15 Se modificó la tarea 5.4 y la tarea 1.2 se convirtió en la 5.1 Se modificó la versión de la norma referente a los laboratorios clínicos Se eliminaron los documentos G-FQUI-LAC-08 a G-FQUI-LAC-14 conservando la G- FQUI-LAC-09 y se adicionó el I-FQUI-LAC-13 y los Solicitud de estudios. Orthin Laboratorio (Externo), Solicitud de análisis/servicios externos. Laboratorios Clínicos de Puebla (Externo) y Instructivo para el cubilo de toma de muestra del departamento de Salud UADY modificó el responsable de resguardo de encuestas de satisfacción (F-FQUI-LAC-10) 14 de noviembre de Sección 7 Sección Sección 7 Seccion Sección Sección 2 Sección 9 Se modificó la prueba examen de drogas de abuso por examen toxicológico Se modificó la descripción de la tarea 3 y se adicionó una nota a la tarea 5, Se modificó el nombre del instructivo I-FQUI-LAC-12, y de la NOM 087-SEMARNAT- SSA y se adicionó el I-FQUI-LAC 15 y se eliminó el de laboratorios de Puebla (Clínica Ruíz) (externo), se modificó el nombre de la Coordinación general de Salud Se adicionó el formato F-FQUI-LAC-22 Se modificó el nombre del responsable sanitario Se modificaron las políticas 3.17 y 3.18 Se modificaron las políticas 3.19 y 3.21 relativo al examen toxicológico Se modificaron las tareas 4 y 5 Se sustituyó G-FQUI-LAC-17 por el L-FQUI-LAC-01 Se adicionó el formato F-FQUI-LAC-80 y el F-FQUI-LAC-87 Cambio de Director de la Facultad de Química Se modificó el nombre del responsable sanitario Modificación del alcance del procedimiento Modificación de las políticas 3.5, 3.6, 3.16, 3.20 Modificación de la descripción de las notas de las tareas T1, T3 y T5 Se adicionó el instructivo para el cubículo de toma de muestra modulo Fénix Se adicionó las sigla CGS y la definición del Sistema de captura 9 de Julio de de agosto de de noviembre de de agosto de 2014

11 Código: P-FQUI-LAC-02 Revisión: 14 Página: 11 de Todo el documento Sección 10 Se actualizó el documento al formato. Se eliminó la política 3.15 y se reenumeraron las políticas 3.16 a Se modificaron las tareas 3.1, 3.3 y 5.5 Se modificó el código del Manual de la Calidad Se modificó el nombre del responsable sanitario. 7 de septiembre de Todo el documento Se modificó el código del procedimiento Se adicionaron notas en la descripción de la tarea 4 y tarea de Noviembre de 2015 Sea adicionaron las políticas 3.11 y Se eliminaron las notas de la tarea 4 13 de Febrero de 2017 Nota: Ésta sección será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se mantendrá en blanco. Elaboró Revisó Aprobó QFB. Giovanni Joaquín Xool Castellanos Responsable del área de Uroanálisis y Coproanálisis EBC. Ricardo Jesús May Castillo Responsable Sanitario Dra. Zulema Osiris Cantillo Ciau Directora de la Facultad de Química Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que: elaboran el documento, revisan su adecuación y aprueban para su implementación dentro del Sistema de Gestión de la Universidad Autónoma de Yucatán.