MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIDAD

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1 MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL GERENCIA GENERAL ADMINISTRATIVO-FINANCIERA GUATEMALA, C. A. SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIDAD PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LOS SERVICIOS DE SALUD PMSS II- BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO BID- COMPONENTE DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Guatemala, julio de 2006

2 ÍNDICE SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO MANUAL DE ORGANIZACIÓN, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIDAD Página I. PRESENTACIÓN 1 II. OBJETIVOS GENERAL ESPECÍFICOS 1 III. NORMAS 2 IV. NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL DEVENGADO PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIÓN DE LA ORDEN DE PAGO DE LOS SERVICIOS BÁSICOS (COMPROMETIDO Y DEVENGADO) PROCEDIMIENTO PREVIO AL REGISTRO DEL DEVENGADO DE GASTOS DE MANTENIMIENTO Y OTROS GASTOS RECURRENTES CONTRATADOS PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LAS NÓMINAS DE PERSONAL TEMPORAL, SUPERNUMERARIO, POR JORNAL, POR SUBSIDIO ESTUDIANTIL Y OTROS 8 V. FLUJOGRAMAS FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL DEVENGADO FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIÓN DE LA ORDEN DE PAGO DE LOS SERVICIOS BÁSICOS (COMPROMETIDO Y DEVENGADO) FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PREVIO AL REGISTRO DEL DEVENGADO DE GASTOS DE MANTENIMIENTO Y OTROS GASTOS RECURRENTES CONTRATADOS FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LAS NÓMINAS DE PERSONAL TEMPORAL, SUPERNUMERARIO, POR JORNAL, POR SUBSIDIO ESTUDIANTIL Y OTROS 12 VI. FORMATOS E INSTRUCTIVOS FORMATO REGISTRO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA E INSTRUCTIVO FORMATO ORDEN DE PAGO E INSTRUCTIVO 16

3 6.3. FORMATO CONCILIACIÓN BANCARIA, ANEXO E INSTRUCTIVO 19 VII. EJEMPLO DEL REGISTRO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA 22

4 I. PRESENTACIÓN Las autoridades ministeriales frecuentemente enfrentan el problema de la falta de información exacta y oportuna de los recursos materiales y financieros de las Áreas de Salud, Hospitales y Dependencias Técnico Normativas, que permita optimizarlos para mejorar los servicios de salud, lo que pone en peligro el buen funcionamiento de las instituciones. Por tal razón, el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social presenta los procesos administrativos y financieros a implementar en las Áreas de Salud, Hospitales y Dependencias Técnico Normativas con el propósito de disponer de un sistema integrado que permita el registro sistemático, de las transacciones administrativas y financieras con afectación presupuestaria. Dicho sistema permitirá hacer de la contabilidad presupuestaria un instrumento que facilite la gestión de las Áreas de Salud, Hospitales y Dependencias Técnico Normativas, ya que contará con salidas de información como herramientas importantes, tales como el estado de la ejecución presupuestaria, las conciliaciones bancarias, la caja fiscal, etc. Es importante indicar que una Área de Salud y Hospital al igual que una empresa comercial, cuenta con características de información contable similares, sin embargo, la información gubernamental tiene ciertas peculiaridades que la hacen más compleja; debido a eso, se incluyen los instrumentos que deben emplear para el registro de las operaciones financieras. La contabilidad como tal es una técnica que se emplea para registrar, clasificar y resumir las operaciones financieras de una entidad con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente los Directores o Gerentes de Áreas de Salud y Hospitales podrán orientarse a través de la información contable y estadística sobre el curso que sigue la Institución. En el presente manual se le da prioridad a la función presupuestaria, quedando para una siguiente fase la implementación de la contabilidad patrimonial. II. OBJETIVOS Los objetivos de Contabilidad se describen a continuación: 2.1. GENERAL Que el personal que labora en el área de contabilidad de Áreas de Salud, Hospitales y Dependencias Técnico Normativas del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social MSPAS-, tenga conocimiento de los procesos que permiten el registro de transacciones presupuestarias y contables ESPECÍFICOS a) Permitir el registro sistemático de las transacciones del proceso contable y presupuestario de la Unidad Ejecutora, que permita generar y controlar la etapa del devengado dentro de la ejecución presupuestaria. b) Verificar el registro de todas las transacciones financieras de la Unidad Ejecutora, que permita generar información oportuna y confiable para la toma de decisiones

5 III. NORMAS a) El Jefe de Contabilidad es responsable de velar por el cumplimiento, actualización y la correcta utilización de los procedimientos de los Manuales de Organización y de Normas y Procedimientos de Contabilidad. b) Las transacciones registradas en el área contable, deben ser aprobadas por el Jefe de Contabilidad. c) Los encargados de realizar los registros deben velar por la aplicación de las leyes que rigen la ejecución presupuestaria y la técnica contable gubernamental. d) El área de Contabilidad de la Unidad Ejecutora es responsable de elaborar y revisar las órdenes de pago al momento de registrar el devengado, esta situación sucede inmediatamente después de la recepción de los bienes o la prestación de servicios y la verificación de que la documentación de soporte cumpla con los requisitos de acuerdo a la normativa legal vigente

6 IV. NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS 4.1. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL DEVENGADO Para el registro del devengado es preciso que exista la orden de compra, con excepción del pago de servicios básicos, ya que a través de dicha orden se han afectado los fondos presupuestarios, por lo tanto el devengado inicia al momento del ingreso físico de los productos o la recepción del servicio por parte de la Unidad Ejecutora, generando una obligación de pago ante los proveedores o beneficiarios. No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1. Auxiliar de Contabilidad a) Recibe de Almacén, Mantenimiento o la sección que recibió el servicio, el expediente que contiene la documentación por la compra del bien o la contratación del servicio, que debe incluir lo siguiente: Orden de compra original. Factura del proveedor. Ingreso de almacén (materiales y suministros) o acta de recepción del servicio, según sea el caso; y En general cualquier documento legal por el que conste una obligación de pago. b) Recibe de Compras la documentación de respaldo del proceso de cotización o licitación, cuando corresponda. c) Integra el expediente y revisa que la documentación cumpla con los requisitos de acuerdo con la normativa vigente, si no cumple devuelve a Almacén y/o Compras para la corrección correspondiente. Si cumple con los requisitos, elabora la orden de pago. d) Registra la etapa del devengado en el formato de Registro de la Ejecución Presupuestaria ; y e) Traslada el expediente al Jefe de Contabilidad para que valide las transacciones realizadas. 2. Jefe de Contabilidad a) Revisa que la orden de pago cumpla con requisitos de acuerdo con la normativa vigente; si no cumple devuelve al Auxiliar de Contabilidad para la corrección correspondiente; si cumple, firma, sella y gestiona la firma ante el Director o Gerente Administrativo Financiero. b) Traslada el expediente a Tesorería para el pago correspondiente; y - 3 -

7 c) Traslada copia de la orden de pago al Auxiliar de Contabilidad para que la archive. (Periódicamente debe revisar el seguimiento y avance del registro del devengado en los formatos de Registro de la Ejecución Presupuestaria ) - 4 -

8 4.2. PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIÓN DE LA ORDEN DE PAGO DE LOS SERVICIOS BÁSICOS (COMPROMETIDO Y DEVENGADO) De acuerdo al Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, los servicios básicos son aquellos gastos por servicios de comunicaciones, electricidad, agua y otros servicios públicos, incluidos en el subgrupo 11. El término público debe entenderse en relación a la naturaleza de los servicios y no a la empresa que los proporciona. Para el pago de los servicios básicos que periódicamente son cancelados por la Unidad Ejecutora, se debe incluir la solicitud de pago a través de un oficio, por lo que su elaboración debe realizarse oportunamente dada la importancia que dichos servicios representan para el funcionamiento de la Institución. Por lo tanto, se establece como norma que para iniciar el trámite de autorización de la orden de pago de los servicios básicos, con afectación presupuestaria de comprometido y devengado, debe existir como base y respaldo la solicitud de pago indicada. No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1. Departamento o Sección encargado de tramitar el pago del servicio El Departamento o Sección encargado de tramitar el pago del servicio será designado por la Gerencia Administrativa Financiera, por ejemplo: Planta Telefónica debe encargarse del servicio telefónico y Mantenimiento General del servicio de agua y luz, etc. a) Recibe del proveedor la factura, o bien, para agilizar el trámite, solicita oportunamente la factura al proveedor. b) En base a la facturación del servicio básico elabora la solicitud de pago que debe estar autorizada por el Jefe de la Unidad solicitante y por el Gerente Administrativo Financiero o por el Director Ejecutivo; y c) Traslada a Contabilidad la solicitud de pago junto a la documentación de soporte. 2. Jefe de Contabilidad * a) Recibe y revisa los datos incluidos en la solicitud de pago y documentación de soporte. b) Consulta a Presupuesto la disponibilidad presupuestaria, si no existe solicita a Presupuesto realizar las gestiones que correspondan; si existe disponibilidad, elabora la orden de pago con afectación presupuestaria de comprometido y devengado simultáneamente. c) Traslada la orden de pago a Tesorería para el pago; - 5 -

9 y d) Traslada copia de la orden de pago al Auxiliar de Contabilidad para que la archive. * O la persona que delegue - 6 -

10 4.3. PROCEDIMIENTO PREVIO AL REGISTRO DEL DEVENGADO DE GASTOS DE MANTENIMIENTO Y OTROS GASTOS RECURRENTES CONTRATADOS El procedimiento describe los pasos de lo actuado por el Departamento o Sección que recibe el servicio, en el caso de los gastos de mantenimiento y otros gastos recurrentes contratados, tales como lavandería, plomería, herrería, mantenimiento de elevadores, limpieza, mantenimiento de equipo de computo, etc., previo al registro del devengado. No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1. Departamento o Sección que recibe el servicio Previamente debe existir la autorización del servicio a realizar por el proveedor, a través de una orden de compra. a) El proveedor realiza el trabajo y entrega la factura original y la documentación que corresponda, previa supervisión realizada por el Departamento o Sección que recibe el servicio. b) Firma, al proveedor, la copia de la factura con sello de recibido y le extiende la Constancia de Recepción de Documentos. c) Elabora el Acta de Recepción del Servicio, donde se hace constar que el servicio fue recibido de conformidad con lo establecido en el contrato administrativo. d) Traslada el expediente a Contabilidad para el registro del devengado; y e) A continuación, Contabilidad, debe seguir el procedimiento establecido en el numeral 4.1. Procedimiento para el Registro del Devengado

11 4.4. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LAS NÓMINAS DE PERSONAL TEMPORAL, SUPERNUMERARIO, POR JORNAL, POR SUBSIDIO ESTUDIANTIL Y OTROS Brevemente se indican los pasos a seguir para el registro y pago de las nóminas. No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1. Recursos Humanos Elabora la nómina y la traslada a Contabilidad. 2. Contabilidad Inicio de mes a) Recibe y revisa la nómina. b) Elabora la orden de pago y gestiona firmas. c) Registra la etapa del compromiso y devengado en los formatos correspondientes. d) Traslada a Tesorería. 3. Tesorería Recibe la nómina y la orden de pago, y revisa que esté incluido en la programación financiera; y traslada la documentación al Departamento Financiero del nivel central del MSPAS. 4. Departamento Financiero del nivel central del MSPAS Realiza registros y gestiona el acreditamiento a la cuenta bancaria de la Unidad Ejecutora. 5. Contabilidad Fin de mes a) Solicita al personal incluido en las nóminas las facturas y/o informes (cuando corresponda). b) Revisa que las facturas y/o informes cumplan con los requisitos, en caso contrario devuelve al personal para su corrección, y c) Traslada a tesorería la documentación de soporte de las nóminas para el pago correspondiente. 6. Tesorería Al momento de que los recursos financieros están depositados en la cuenta bancaria de la Unidad Ejecutora realiza lo siguiente: a) Revisa y realiza el pago con cheque o acreditamiento en cuenta; y b) Registra la etapa del pagado en los formatos correspondientes y afecta la programación financiera

12 V. FLUJOGRAMAS 5.1. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL DEVENGADO GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA ÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS REGISTRO DEL DEVENGADO No. AUXILIAR DE CONTABILIDAD JEFE DE CONTABILIDAD Inicio 1. a) Recibe el expediente que contiene: - Orden de compra original -Factura - Ingreso de almacén y/o Acta de recepción del servicio; y - Cualquier otro documentos legal 2. b) Recibe de Compras la documentación de respaldo del proceso de cotización o licitación, cuando corresponda c) Integra el expediente y revisa que la documentación cumpla con los requisitos de acuerdo con la normativa vigente; si no cumple devuelve a Almacén y/o Compras para la corrección correspondiente. Si cumple con los requisitos, elabora la orden de pago d) Registra la etapa del devengado en los formatos de "Registro de la ejecución presupuestaria"; y e) Traslada el expediente al Jefe de Contabilidad para que valide las transacciones realizadas. c) Orden de pago "Archivo" a) Revisa que la orden de pago cumpla con requisitos de acuerdo con la normativa vigente; si no cumple devuelve para corrección; si cumple, firma, sella y gestiona la firma del Director o Gerente Administrativo Financiero b) Traslada el expediente a Tesorería para el pago correspondiente; y Fin - 9 -

13 5.2. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIÓN DE LA ORDEN DE PAGO DE LOS SERVICIOS BÁSICOS (COMPROMETIDO Y DEVENGADO) GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA ÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS EMISIÓN DE LA ORDEN DE PAGO DE LOS SERVICIOS BÁSICOS (COMPROMETIDO Y DEVENGADO) No. DEPARTAMENTO O SECCIÓN ENCARGADO DE TRAMITAR EL PAGO DEL SERVICIO Inicio JEFE DE CONTABILIDAD * a) El Departamento o Sección encargado de tramitar el pago del servicio recibe del proveedor la factura, o bien, para agilizar el trámite, solicita oportunamente la factura al proveedor b) En base a la facturación del servicio básico elabora la solicitud de pago que debe estar autorizada por el Jefe de la Unidad solicitante y por el Gerente Administrativo Financiero o por el Director Ejecutivo; y c) Traslada a Contabilidad la solicitud de pago junto a la documentación de soporte a) Recibe y revisa los datos incluidos en la solicitud de pago y documentación de soporte b) Consulta a Presupuesto la disponibilidad presupuestaria, si no existe solicita a Presupuesto realizar las gestiones que correspondan; sí existe disponibilidad elabora la orden de pago con afectación presupuestaria de compromiso y devengado simultáneamente. c) Traslada la orden de pago a Tesorería para el pago; y d) Archiva Orden de pago Fin * O la persona que delegue

14 5.3. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PREVIO AL REGISTRO DEL DEVENGADO DE GASTOS DE MANTENIMIENTO Y OTROS GASTOS RECURRENTES CONTRATADOS

15 5.4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LAS NÓMINAS DE PERSONAL TEMPORAL, SUPERNUMERARIO, POR JORNAL, POR SUBSIDIO ESTUDIANTIL Y OTROS

16 VI. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 6.1. FORMATO REGISTRO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA E INSTRUCTIVO REGISTRO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA Código U.E. Nombre de la Unidad Ejecutora Ejercicio Fiscal Cifras expresadas en Quetzales Sello Contraloría General de Cuentas No FECHA SALDO MODIFICACIÓN PRESUPUESTO COMPROBANTE FECHA DEL PROGRAMA / SUBPROGRAMA: DE REGISTRO INICIAL PRESUPUESTARIA VIGENTE DE MODIFICACIÓN No. COMPROBANTE PROYECTO / ACTIVIDAD / OBRA: RENGLÓN: UBICACIÓN GEOGRÁFICA: FUENTE DE FINANCIAMIENTO: Totales FECHA TIPO DE No. DE APERTURA Y MODIFICACIÓN R E G I S T R O DEL S A L D O P O R DE REGISTRO DOCUMENTO DESCRIPCIÓN PRESUPUESTARIA (A) COMPROMETIDO (B) DEVENGADO (C) PAGADO (D) COMPROMETER (E) DEVENGAR (F) PAGAR (G) Totales

17 Instructivo del formulario Registro de la Ejecución Presupuestaria 1) Denominación del formulario Registro de la Ejecución Presupuestaria. 2) Objetivo Llevar registro y control de los créditos presupuestarios aprobados por el MSPAS, en el desarrollo de la ejecución presupuestaria de gastos de la Unidad Ejecutora, identificando las diferentes etapas del registro, así como el saldo respectivo. 3) Responsabilidad Los Jefes de Presupuesto, Tesorería y Contabilidad son responsables de velar por el registro de las diferentes etapas del gasto en los formatos de Registro de la Ejecución Presupuestaria y de mantener actualizada dicha información, y para el efecto designarán a un Centralizador del Gasto para que registre las transacciones en dichos formatos. 4) Distribución Original: para uso del encargado del registro de la ejecución presupuestaria. 5) Instrucciones para el llenado del formulario Parte superior del formulario Esquina superior izquierda: área destinada para el logotipo del Área de Salud, Hospital o Dependencia Técnico Normativa. Título del formulario: corresponde al nombre del formulario Registro de la Ejecución Presupuestaria. Código U.E.: identifica el código de la Unidad Ejecutora, ejemplo: (Hospital General San Juan de Dios). Nombre de la Unidad Ejecutora: identifica el nombre de la Unidad Ejecutora. Ejercicio fiscal: identifica el año del ejercicio fiscal. Cifras expresadas en Quetzales: identifica la unidad monetaria de curso legal. Sello de autorización del formulario: área que identifica la autorización del formulario por parte de la Contraloría General de Cuentas a través del sello correspondiente. Programa / subprograma: identifica el código del programa y subprograma presupuestario. Proyecto / actividad / obra: identifica el código del proyecto, actividad y obra. Renglón: identifica el número del renglón (clasificador por objeto del gasto). Ubicación geográfica: corresponde al código de la ubicación geográfica de la Unidad Ejecutora. Fuente de financiamiento: identifica el código de la fuente financiera del presupuesto. Cuerpo central del formulario Fecha de registro: identifica la fecha del registro efectuado. Saldo inicial: corresponde al saldo inicial de apertura presupuestaria de la Unidad Ejecutora. Modificaciones presupuestarias: contiene las modificaciones efectuadas en el período. Presupuesto vigente: es el monto del presupuesto vigente de la unidad ejecutora considerando las modificaciones presupuestarias correspondientes. Comprobante de modificación No.: contiene el número del comprobante de modificación que se utilizó como soporte para registrar dicha transacción. Fecha del comprobante: contiene la fecha de aprobación del comprobante de modificación presupuestaria. Fecha de Registro: identifica la fecha de registro de la etapa de la ejecución presupuestaria. Tipo de Docto.: identifica el tipo de documento que respalda el registro efectuado, de acuerdo a la identificación siguiente: Oc = orden de compra, Acdo. Min. = Acuerdo Ministerial, Res. = Resolución, Cjch = Caja chica, Op Orden de pago, etc. No. de Documento: corresponde al número del documento de soporte del registro efectuado. Descripción: identifica la naturaleza del movimiento efectuado (En el compromiso debe anotar el nombre del proveedor y una breve descripción de la compra realizada, en el devengado debe

18 agregar el No. de factura y en el pagado debe agregar a la descripción el No. de UDAF, así como el No. de listado cuando es Fondo Rotativo Interno). Apertura y modificación presupuestarias (A): en esta columna debe anotar el monto de la apertura y las modificaciones aprobadas, utilizando signo positivo si son aumentos y signo negativo si son disminuciones al presupuesto. Registro del: identifica los montos de las distintas etapas de la ejecución presupuestaria como lo es el comprometido (B), devengado (C) y pagado (D). Saldo por: corresponde a los saldos por comprometer (E), devengar (F) y pagar (G). Dichos saldos, aplicando formulas de hojas electrónicas, se obtienen así: La columna E saldo por comprometer = Saldo anterior columna E + A - B La columna F saldo por devengar = Saldo anterior columna F + A - C La columna G saldo por pagar = Saldo anterior columna G + C - D Totales: al cierre de un mes debe anotar en la última fila la leyenda totales ; si el movimiento de dicha partida presupuestaria ocupa mas de una hoja, debe anotar la frase van y al inicio de la siguiente hoja vienen, mostrando en dicha fila inicial los montos que aparecen en la hoja anterior

19 6.2. FORMATO ORDEN DE PAGO E INSTRUCTIVO NOMBRE DE ÁREA DE SALUD / HOSPITAL GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA CONTABILIDAD ORDEN DE PAGO Página 1 de 1 CÓDIGO UNIDAD EJECUTORA FECHA (día - mes - año) TIPO DE DOCUMENTO DE RESPALDO No. DOCUMENTO DE RESPALDO OP No. C L A S E D E G A S T O BIENES SERVICIOS SUELDOS Y SALARIOS OTROS ESPECIFICAR: N I T BENEFICIARIOS PARA LA SOLICITUD DE PAGO NOMBRES Y APELLIDOS, DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL MONTO DEDUCCIÓN LÍQUIDO Q. CÓDIGO DETALLE DE LAS DEDUCCIONES Y RETENCIONES CONCEPTO DE LA DEDUCCIÓN / RETENCIÓN MONTO Q. - PG SPG PY A/O REN UBG FTE AFECTACIÓN PRESUPUESTARIA NOMBRE DEL RENGLÓN DE GASTO MONTO Q. CANTIDAD EN LETRAS: TOTAL AFECTADO Q. - TOTAL DEDUCCIONES Q. - LÍQUIDO A PAGAR Q. - DESCRIPCIÓN: Firma y sello Jefe de la Unidad de Contabilidad Firma y sello Director o Gerente Administrativo Financiero

20 Instructivo del formulario Orden de Pago 1) Denominación del formulario Orden de Pago. 2) Objetivo Ordenar el pago de las obligaciones contraídas con los proveedores o beneficiarios, por la compra de bienes y/o contratación de servicios a cargo de la Unidad Ejecutora. 3) Responsabilidad El Jefe de Contabilidad es el responsable de la elaboración de la orden de pago. 4) Distribución Original: para adjuntar al expediente. Copia: para uso y archivo de Contabilidad de la Unidad Ejecutora. 5) Instrucciones para el llenado del formulario Orden de Pago Parte superior del formulario Esta parte se destina a la identificación de la Unidad Ejecutora, la fecha y número correlativo de formulario, además identifica el documento de respaldo como se detalla a continuación: Área de identificación de la Unidad Ejecutora: la esquina superior izquierda está destinada para el logotipo del Área de Salud, Hospital o Dependencia Técnico Normativa, a la par del logotipo debe anotar el nombre de dicha Unidad Ejecutora, la Gerencia Administrativa Financiera y la Unidad, Sección o Departamento de Contabilidad. Página: se destina para registrar el número de página de un número posible de páginas. Título del formulario: identifica la denominación del formulario Orden de Pago. Código: número de seis dígitos que identifica en los tres primeros a la Entidad Institucional y los tres restantes a la Unidad Ejecutora, ejemplo: (Hospital Roosevelt). Unidad Ejecutora: identifica el nombre de la Unidad Ejecutora. Fecha: identifica la fecha de emisión del formulario. Tipo de documento de respaldo: identifica el tipo de documentos que sirve de base para generar la orden de pago. No. documento de respaldo: identifica el número de referencia del tipo de documento de respaldo (orden de compra). OP No.: Corresponde al número correlativo del formulario propio para cada Unidad Ejecutora. Clase de gasto: identifica la clase de gasto que se paga, debe marcar con una equis (x) una de las casillas o bien especificar la clase de gasto. Cuerpo del formulario La parte central del formulario sirve para anotar los datos del beneficiario de pago, así como el detalle de las deducciones o retenciones efectuadas. Beneficiarios para la solicitud de pago NIT: corresponde al número de identificación tributaria del beneficiario de pago. Nombres y apellidos, denominación o razón social: corresponde al nombre, denominación o razón social de las personas naturales o jurídicas beneficiarias del pago, de acuerdo a la información del Registro Tributario Unificado. Monto: se utiliza para indicar el monto total imputado al beneficiario de pago. Deducción: corresponde al monto de la deducción o retención efectuada al beneficiario de pago. Líquido Q.: corresponde a la diferencia resultante entre el monto y la deducción. Detalle de las deducciones y retenciones Código: corresponde al código numérico de la deducción o retención. Concepto de la deducción/retención: corresponde a los nombres de las deducciones o retenciones de pago

21 Monto Q.: corresponde al monto de cada deducción. Afectación presupuestaria Debe indicarse la imputación presupuestaria, la ubicación geográfica de la transacción, la descripción de la cuenta y el monto en quetzales Total afectado: corresponde a la sumatoria de los montos imputados a los renglones de lo créditos presupuestarios de gastos. Total deducciones: es la sumatoria de las deducciones o retenciones. Líquido a pagar: corresponde a la diferencia resultante entre el total afectado y total deducciones. Parte inferior del formulario Esta parte se destina a la descripción de la transacción y a la firma de los funcionarios responsables de la operación que se solicita. Cantidad en letras: corresponde al monto en letras registrado en números en el total afectado. Descripción: este espacio está destinado para la descripción de la transacción de solicitud de pago. Firma y sello: corresponde a las firmas de los funcionarios de la Unidad Ejecutora responsables de solicitar y autorizar el pago

22 MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL, GUATEMALA, C.A FORMATO CONCILIACIÓN BANCARIA, ANEXO E INSTRUCTIVO NOMBRE DE ÁREA DE SALUD / HOSPITAL CONCILIACIÓN BANCARIA FONDO ROTATIVO INTERNO BANCO XYZ CUENTA No. 322-XXXXXX-1 ENERO DE 2006 CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES DESCRIPCIÓN BANCO Saldos al 31 de enero de , (-) CHEQUES EN CIRCULACIÓN (Anexo A) (7,650.00) (+) NOTAS DE CRÉDITO NO OPERADAS (Anexo B) (-) NOTAS DE DÉBITO NO OPERADAS (Anexo C) (+) DEPÓSITOS NO REGISTRADOS (Anexo D) CONTABILIDAD 22, , (100.00) 1, ( + / - ) OTROS (especificar) SALDOS CONCILIADOS 26, , Elaborado por: f. Fecha de Elaboración: Revisado por: f. Vo. Bo. f

23 MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL, GUATEMALA, C.A. Ejemplo del anexo a la conciliación bancaria NOMBRE DEL ÁREA DE SALUD / HOSPITAL CONCILIACIÓN BANCARIA FONDO ROTATIVO INTERNO ANEXO "A" CHEQUES EN CIRCULACIÓN BANCO XYZ ENERO DE 2006 CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES No. CHEQUE FECHA /12/2005 MAURO CARLO BORRAYO MEJICANOS BENEFICIARIO VALOR /12/2005 BERNARDITA ARMAS MONROY /12/2005 VICTOR MANUEL DIAZ ORTEGA 1, /12/2005 DANILO EDILBERTO HERRERA LOPEZ 1, /01/2006 FERRETERIA ABC 3, /01/2006 JUAN PÉREZ TOTAL ,650.00

24 Instructivo del formulario Conciliación Bancaria 1) Denominación del formulario Conciliación Bancaria. 2) Objetivo Realizar la conciliación del saldo de la cuenta de bancos en forma ordenada. 3) Responsabilidad El Jefe de Contabilidad es el responsable de la correcta elaboración de la conciliación bancaria. 4) Distribución Original: para uso de Contabilidad de la Unidad Ejecutora. 5) Instrucciones para el llenado del formulario Conciliación Bancaria Parte superior del formulario Logotipo: la esquina superior izquierda está destinada para el logotipo del Área de Salud, Hospital o Dependencia Técnico Normativa. Identificación: en la parte superior central debe indicar el nombre de la Unidad Ejecutora, el nombre del formulario Conciliación Bancaria y abajo la descripción Fondo Rotativo Interno. Centro superior de la forma Debe identificar lo siguiente: a) identificación de la institución bancaria. b) Identificación del número de cuenta bancaria. c) Identificación de la unidad monetaria utilizada para expresar las cifras. d) Identificación del mes y año de elaboración de la conciliación bancaria. Cuerpo del formulario Descripción: corresponde a la descripción de la operación realizada por el Banco o por Contabilidad, ejemplo cheques en circulación, depósitos no registrados, notas de crédito no operadas, etc. Saldos: corresponde al saldo final del mes que está conciliando, para la columna de banco es el saldo final que aparece en el estado de cuenta bancario y para la columna contabilidad es el saldo final del libro de bancos de la Unidad Ejecutora. Banco: corresponde a los montos de las operaciones que concilian el saldo del banco. Contabilidad: corresponde a los montos de las operaciones que concilian el saldo bancario en libros. Saldos conciliados: corresponde a la sumatoria de las operaciones de las columnas de Banco y de Contabilidad. Parte inferior del formulario Esta parte se destina a la firma de los funcionarios responsables de la elaboración y revisión de la conciliación bancaria. Firmas: al pie de la conciliación bancaria deberá llevar las leyendas siguientes: Elaborado por: f., Fecha de elaboración, Revisado por f., Vo. Bo.: f.. Sobre cada firma deberá imprimir el sello que contenga el nombre del colaborador; el Vo. Bo., corresponde al Gerente Administrativo Financiero. Anexo: el anexo de la conciliación bancaria debe tener las características del ejemplo, es decir que agrupe las operaciones del mismo tipo, por ejemplo: Cheques en circulación corresponde al anexo A y la suma del anexo debe cuadrar con el monto indicado en la conciliación bancaria

25 VII. EJEMPLO DEL REGISTRO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA Muestra el movimiento del renglón 266 de enero y febrero REGISTRO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA 9278 Área de Salud Guatemala Ejercicio Fiscal 2006 Cifras expresadas en Quetzales Sello Contraloría General de Cuentas No FECHA SALDO MODIFICACIÓN PRESUPUESTO COMPROBANTE FECHA DEL PROGRAMA / SUBPROGRAMA: PROYECTO / ACTIVIDAD / OBRA: RENGLÓN: UBICACIÓN GEOGRÁFICA: FUENTE DE FINANCIAMIENTO: DE REGISTRO INICIAL PRESUPUESTARIA VIGENTE DE MODIFICACIÓN No. COMPROBANTE Ene-06 6,494, ,494, Ene , ,994, Res Ene "Productos medicinales y farmacéuticos" totales 6,494, , ,994, TIPO DE No. DE APERTURA Y MODIFICACIÓN R E G I S T R O S DEL S A L D O P O R FECHA DOCUMENTO DESCRIPCIÓN PRESUPUESTARIA (A) COMPROMETIDO (B) DEVENGADO (C) PAGADO (D) COMPROMETER (E) DEVENGAR (F) PAGAR (G) 14-Ene-06 Acdo. Min Apertura presupuesto de ingresos y egresos MSPAS ,494, ,494, ,494, Ene-06 Oc 1 Médica, S.A., compra de sulfacetamida sodica 10% frasco 3, ,490, ,494, Ene-06 Oc 2 Docfar, S.A., compra de lidocaina liquido inyectado 19, ,471, ,494, Ene-06 Oc 3 Farmosa, S.A. compra ampicilina 500 mg. 53, ,417, ,494, Ene-06 Oc 4 Cirumédica, S.A., compra metronidazol 500 mg. 7, ,410, ,494, Ene-06 Oc 7 Doctores Unidos, S.A. compra penicilina G Benzatinica 8, ,402, ,494, Ene-06 Oc 5 Farmasol, S.A. compra metronidazol 500 mg. 11, ,390, ,494, Ene-06 Oc 1 Fact. 1254, Médica, S.A., sulfacetamida sodica 10% frasco - 3, ,390, ,490, , Ene-06 Oc 5 Fact. 456, Farmasol, S.A., compra de metronidazol 500 mg. - 11, ,390, ,478, , Ene-06 Oc 7 Fact. 14, Doctores Unidos, S.A., compra de penicilina G Benzatinica - 8, ,390, ,470, , Ene-06 Oc 2 Fact , Docfar, S.A., compra lidocaina liquido inyectado - 19, ,390, ,450, , Ene-06 Oc 3 Fact. 824, Farmosa, S.A., compra de ampicilina 500 mg. - 53, ,390, ,397, , Ene-06 Oc 8 La-boratorio, S.A., compra de isoniazida 100 mg. 6, ,384, ,397, , Ene-06 Oc 4 Fact. 33, Cirumédica, S.A., compras de metronidazol 500 mg. - 7, ,384, ,390, , Ene-06 Oc 7 UDAF 125, Doctores Unidos, S.A. penicilina G Benzatinica - - 8, ,384, ,390, , Ene-06 Oc 2 UDAF 126, Docfar, S.A., lidocaina liquido inyectado , ,384, ,390, , Ene-06 Oc 4 UDAF 127, Listado FR No.1, Cirumédica, S.A., compra metronidazol 500 mg , ,384, ,390, , Ene-06 Oc 3 UDAF 135, Farmosa, S.A., compra de ampicilina 500 mg , ,384, ,390, , Ene-06 Oc 1 UDAF 136, Médica, S.A., sulfacetamida sodica 10% frasco - - 3, ,384, ,390, , Ene-06 Oc 5 UDAF 141, Farmasol, S.A., compra de metronidazol 500 mg , ,384, ,390, Ene-06 Oc 8 Fact. 885, La-boratorio, S.A., compra de isoniazida 100 mg. - 6, ,384, ,384, , Ene-06 Oc 8 UDAF 145, La-boratorio, S.A., compra de isoniazida 100 mg , ,384, ,384, Ene-06 Res Modificación presupuestaria 500, ,884, ,884, Ene-06 Oc 6 Mediterraneo, S.A., compra de Bromexina 4 mg/ml jarabe 120 ml. 184, ,699, ,884, Ene-06 Oc 6 MédicaFact. 525, Mediterraneo, S.A., bromexina 4 mg/ml jarabe 120 ml , ,699, ,699, , Van 6,994, , , , ,699, ,699, ,

26 REGISTRO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA Sello 9278 Área de Salud Guatemala Contraloría General de Ejercicio Fiscal 2006 Cuentas Cifras expresadas en Quetzales No SALDO MODIFICACIÓN PRESUPUESTO COMPROBANTE FECHA DE PROGRAMA / SUBPROGRAMA: PROYECTO / ACTIVIDAD / OBRA: RENGLÓN: UBICACIÓN GEOGRÁFICA: FUENTE DE FINANCIAMIENTO: FECHA INICIAL PRESUPUESTARIA VIGENTE DE MODIFICACIÓN No. APROBACIÓN vienen 6,494, , ,994, Feb-06 (1,994,589.00) 5,000, Res Feb "Productos medicinales y farmacéuticos" Van 6,494, (1,494,589.00) 5,000, TIPO DE No. DE MODIFICACIONES R E G I S T R O S S A L D O P O R DOCUMENTO FECHA DESCRIPCIÓN PRESUPUESTARIAS COMPROMETIDO DEVENGADO PAGADO COMPROMETER DEVENGAR PAGAR vienen saldos de enero ,994, , , , ,699, ,699, , Feb-06 Oc 6 UDAF 146, Mediterraneo, S.A., bromexina 4 mg/ml jarabe 120 ml , ,699, ,699, Feb-06 Oc 13 Mediprom, S.A., Compra de Sobres de sales de rehidratación oral 37, ,661, ,699, Feb-06 Oc 9 Baylan, S.A., compra de acetaminofem 111, ,550, ,699, Feb-06 Oc 10 Aventos, S.A., compra de acido fólico 13, ,536, ,699, Feb-06 Oc 11 Medicin, S.A., compra de clorferinamina 5, ,530, ,699, Feb-06 Oc 12 Farmedi, S.A., compra de sulfato ferroso 9, ,521, ,699, Feb-06 Oc 13 Fact. 8996, Mediprom, S.A., sobres de sales de rehidratación oral - 37, ,521, ,661, , Feb-06 Oc 9 Fact. 75, Baylan, S.A., compra de acetaminofem - 111, ,521, ,550, , Feb-06 Oc 10 Fact , Aventos, S.A., compra de acido fólico - 13, ,521, ,536, , Feb-06 Oc 11 Fact. 6695, Medicin, S.A., compra de clorferinamina - 5, ,521, ,530, , Feb-06 Oc 12 Fact. 701, Farmedi, S.A., compra de sulfato ferroso - 9, ,521, ,521, , Feb-06 Oc 13 UDAF 151, Mediprom, S.A., sales de rehidratación oral , ,521, ,521, , Feb-06 Oc 9 UDAF 152, Baylan, S.A., compra de acetaminofem , ,521, ,521, , Feb-06 Oc 10 UDAF 153, Aventos, S.A., compra de acido fólico , ,521, ,521, , Feb-06 Oc 11 UDAF 163, listado FR No. 2, Medicin, S.A., compra de clorferinamina - - 5, ,521, ,521, , Feb-06 Oc 12 UDAF 164, listado FR No. 3, Farmedi, S.A., compra de sulfato ferroso - - 9, ,521, ,521, Feb-06 Res Modificación presupuestaria (1,994,589.00) ,526, ,526, Feb-06 Oc 14 Pastilla, S.A., compra de amoxicilina 34, ,492, ,526, Feb-06 Oc 15 La Droguería, S.A., compra de diclofenaco 17, ,475, ,526, Feb-06 Oc 16 Servidoc, S.A., compra de clorhexidina 66, ,409, ,526, Feb-06 Oc 17 Confarm, S.A., compra de calamina 5% 87, ,322, ,526, Feb-06 Oc 18 Paramédica, S.A., compra de trimetropin 46, ,275, ,526, Feb-06 Oc 19 Compra de clotrimazol 54, ,221, ,526, Van 5,000, , , , ,221, ,526,

27 REGISTRO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA 9278 Área de Salud Guatemala Ejercicio Fiscal 2006 Cifras expresadas en Quetzales Sello Contraloría General de Cuentas No SALDO MODIFICACIÓN PRESUPUESTO COMPROBANTE FECHA DE PROGRAMA / SUBPROGRAMA: PROYECTO / ACTIVIDAD / OBRA: RENGLÓN: UBICACIÓN GEOGRÁFICA: FUENTE DE FINANCIAMIENTO: FECHA INICIAL PRESUPUESTARIA VIGENTE DE MODIFICACIÓN No. APROBACIÓN vienen 6,494, (1,494,589.00) 5,000, "Productos medicinales y farmacéuticos" Totales 6,494, (1,494,589.00) 5,000, TIPO DE No. DE MODIFICACIONES R E G I S T R O S S A L D O P O R DOCUMENTO FECHA DESCRIPCIÓN PRESUPUESTARIAS COMPROMETIDO DEVENGADO PAGADO COMPROMETER DEVENGAR PAGAR vienen 5,000, , , , ,221, ,526, Feb-06 Oc 14 Fact , Pastilla, S.A., compra de amoxicilina - 34, ,221, ,492, , Feb-06 Oc 15 Fact , La Droguería, S.A., compra de diclofenaco - 17, ,221, ,475, , Feb-06 Oc 16 Fact , Servidoc, S.A., compra de clorhexidina - 66, ,221, ,409, , Feb-06 Oc 17 Fact , Confarm, S.A., compra de calamina 5% - 87, ,221, ,322, , Feb-06 Oc 18 Fact , Paramédica, S.A., compra de trimetropin - 46, ,221, ,275, , Feb-06 Oc 14 UDAF 167, Pastilla, S.A., compra de amoxicilina , ,221, ,275, , Feb-06 Oc 15 UDAF 168, La Droguería, S.A., compra de diclofenaco , ,221, ,275, , Feb-06 Oc 16 UDAF 169, Servidoc, S.A., compra de clorhexidina , ,221, ,275, , Feb-06 Oc 18 UDAF 172, Paramédica, S.A., compra de trimetropin , ,221, ,275, , Feb-06 Cjch 1 Caja chica No. 1, Factura 125, Abc, S.A., compras de trimetropin ,220, ,274, , Feb-06 Cjch 1 UDAF 185, listado FR No. 4, Abc, S.A., compra de trimetropin ,220, ,274, , Totales 5,000, , , , ,220, ,274, ,