MANUAL DE USUARIO PERFIL BENEFICIARIO SOLUCIÓN TECNOLÓGICA HERA

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1 MANUAL DE USUARIO PERFIL BENEFICIARIO SOLUCIÓN TECNOLÓGICA HERA MODULO DE REGISTRO FONDO PARA EL FINANCIAMIENTO DEL SECTOR AGROPECUARIO Página de 8

2 TABLA DE CONTENIDO. INTRODUCCIÓN ALCANCE DE LA SOLUCIÓN TECNOLÓGICA CONSIDERACIONES GENERALES INSCRIPCIÓN DE USUARIO Ingreso a la Solución Tecnológica HERA Ingreso al Módulo de registro para solicitantes nuevos Envío de la Inscripción VALIDACIÓN Y ACTIVACIÓN DE USUARIO MODULO DE INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA SUGERENCIAS, PETICIONES, QUEJAS Y/O RECLAMOS... 8 Página 2 de 8

3 . INTRODUCCIÓN La Solución Tecnológica HERA, se ha elaborado como una herramienta para las etapas que hacen parte del proceso de acceso al instrumento de Microagro Familiar enmarcado en el programa de Agricultura Familiar, el cual, se ha delegado por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural MADR, al Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario -FINAGRO y en donde todo solicitante podrá dejar plasmado su información básica, técnica y financiera para el análisis de viabilidad determinada en la resolución 300 de 204. El proceso de registro virtual implementado para el presente instrumento, tiene por objeto facilitar las relaciones de los interesados con los actores involucrados, de tal forma que las actuaciones que deban surtirse ante ellos de manera digital para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones se desarrollen de conformidad con los principios establecidos en las normas vigentes. 2. ALCANCE DE LA SOLUCIÓN TECNOLÓGICA La aplicación de la Solución Tecnológica HERA, comienza con la inscripción y el registro de la solicitud de elegibilidad del solicitante y termina con la liquidación de los posibles contratos suscritos con las entidades postulantes. 3. CONSIDERACIONES GENERALES Para que el funcionamiento de la Solución Tecnológica HERA sea el adecuado, le recomendamos: - Usar como navegador Internet Explorer 7 o versión superior, manteniéndolo actualizado. - Usar una resolución de pantalla de 024 x 768 o superior. - No compartir ni escribir la clave de acceso a la Solución Tecnológica HERA para evitar suplantaciones. - Guardar los correos microagrofamiliar@finagro.com.co y tecnologia@finagro.com.co como contactos seguros en su buzón de correo electrónico. - Solamente al correo electrónico inscrito se enviarán las notificaciones automáticas de HERA. Página 3 de 8

4 4. INSCRIPCIÓN DE USUARIO 4. Ingreso a la Solución Tecnológica HERA El aplicativo HERA es el canal de comunicación directo entre las entidades postulantes y seleccionadas con Finagro, por tanto su funcionamiento se divide en fases sistémicas dictaminadas por las funciones desarrolladas en cada una de ellas. En el presente documento se mostrará el funcionamiento de las dos primeras fases: En la fase inicial se habilita el módulo del aplicativo HERA denominado Registro, los aspirantes interesados en operar el instrumento Microagro Familiar deberán acceder a la página / Operaciones en Línea /Aplicativo HERA, como se muestra en las siguientes imágenes: El ingreso a este módulo de registro también se podrá realizar a través del menú de Productos y Servicios en la sección de Programa de Agricultura Familiar : Página 4 de 8

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6 4.2 Ingreso al Módulo de registro para solicitantes nuevos Una Ingresar en el enlace denominado Registro, donde se despliega el formulario de Inscripción para generar un usuario propio de cada solicitante. En esta pantalla, el solicitante debe ingresar todos los campos y cargar los documentos solicitados (RUT y Certificado de Existencia y Representación Legal. El aspirante deberá diligenciar los campos de la sección Registro de entidades postulantes de acuerdo con las siguientes precisiones:. NOMBRE: Nombre de la entidad 2. NIT: Número de Identificación Tributaria de la entidad 3. TIPO DE ENTIDAD: El aspirante debe seleccionar la opción Operador. Página 6 de 8

7 4. RUT: El aspirante deberá subir al sistema copia escaneada del RUT de la entidad. 5. TIPO DE OPERADOR: El aspirante debe seleccionar alguna de las opciones que despliega el sistema, en el caso de Cooperativa, el aspirante debe seleccionar una de los subtipos que habilita el sistema. 6. SUBTIPO DE OPERADOR: Aplica únicamente a las entidades catalogadas como Cooperativas. El aspirante deberá seleccionar del menú desplegado el tipo de cooperativa que aspira a ser operador del Programa Microagro Familiar. 7. PERSONA DE CONTACTO: El aspirante deberá registrar en este campo el nombre del Representante Legal de la entidad. 8. DEPARTAMENTO: El aspirante debe seleccionar el departamento en el que se encuentra la sede principal de la entidad. 9. TELEFONOS DE CONTACTO: El aspirante deberá incluir los teléfonos de contacto solicitados por el sistema, incluidos 3 teléfonos fijos en los que se deberá registrar el indicativo de la ciudad seguido por el número telefónico, ejemplo Adicionalmente se podrán ingresar hasta 3 números telefónicos celulares. 0. CÁMARA DE COMERCIO: El aspirante deberá subir al sistema copia escaneada del certificado de existencia y representación de la cámara de comercio, con una vigencia inferior a 30 días.. FECHA DE REGISTRO: El aspirante deberá seleccionar la fecha de registro ante cámara de comercio. En la sección Datos del usuario encargado, la entidad aspirante podrá proponer su usuario y su contraseña con la que se adelantarán las fases subsecuentes de validación y registro.. USUARIO: Se registra el usuario propuesto por la entidad aspirante. El campo permite el ingreso de hasta 50 caracteres alfanuméricos; se recomienda utilizar un usuario de fácil recordación. Cuando se presentan usuarios iguales, HERA informará a la última entidad que registra el usuario la necesidad de cambiar el nombre del usuario. 2. CLAVE: La entidad propone su clave en este campo, el cual permite el acceso de hasta 50 caracteres alfanuméricos. Página 7 de 8

8 3. E - MAIL: El aspirante deberá incluir el correo electrónico de contacto para el proceso de solicitud de usuario y clave. 4.3 Envío de la Inscripción Nota: para todos los solicitantes, si no se diligencia alguno(s) de los campos requeridos por la Solución Tecnológica HERA, se le indicará en un término máximo de dos (2) días hábiles a través del correo migroagrofamiliar@finagro.com.co cual dato hace falta para obtener una inscripción exitosa, por lo cual, debe diligenciar el campo faltante. Al enviar sus datos como aspirante nuevo o habilitar la participación como aspirante antiguo. 5. VALIDACIÓN Y ACTIVACIÓN DE USUARIO En un máximo de 72 horas hábiles con base en nuestra promesa de servicio, en las cuales se realizará la validación de los datos personales y los documentos cargados en el aplicativo HERA y se activarán a los usuarios que no presentan inconvenientes. Por último, se enviará un mensaje de correo electrónico confirmando la activación del usuario. Desde este momento el interesado podrá ingresar a la Solución Tecnológica HERA usando el usuario y contraseña establecido en el momento del registro. Nota: Si el usuario no supera la validación de datos personales y documentos que se realice, será notificado al correo electrónico inscrito. 6. MODULO DE INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA Una vez superada la etapa de validación de información de datos personales que será confirmado a través de correo electrónico, el usuario deberá ingresar al aplicativo de la misma forma que lo hizo en la etapa de inscripción. Página 8 de 8

9 Al entrar al aplicativo, encontrará la siguiente pantalla para ingresar la información Complementaria : sdfsd sdfsd sdfsd sdfsd sdfsd El usuario deberá ingresar la información solicitada así:. VIGILANCIA: Se debe seleccionar la entidad que vigila al operador. 2. LICENCIA PARA EJERCER ACTIVIDAD FINANCIERA: Subir documento preferiblemente en formato PDF de dicha licencia. 3. REVISORIA FISCAL: Seleccionar sí o no hay revisoría fiscal. 4. CERTIFICADO REVISOR: Documento a través del cual la entidad certifica que cuenta con Revisoría Fiscal, relacionando el nombre y documento de la persona con este rol. 5. DECLARACIÓN DE RENTA: Subir declaración de renta del año 202, en caso de que a la fecha se haya presentado la del 203 subir la más reciente. 6. ESTADOS FINANCIEROS: Subir estados financieros al corte más reciente. 7. AUTORIZACION A REPRESENTATE LEGAL: Subir documento de autorización al representante legal. Nota: Los campos que se muestran en Gris obedecen a información que ya fue presentada por el operador en el módulo anterior por lo que no puede ser modificada. Página 9 de 8

10 Una vez complete la información, seleccione siguiente y encontrara el formato que se muestra a continuación: sdfsd 8. OBLIGADO A TENER SARLAFT: Si el operador maneja Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación de Terrorismo deberá seleccionar SI, en este caso seguidamente se deberá subir certificado emitido por el oficial de cumplimiento sobre el uso de SARLAFT. En caso contrario, seguidamente se deberá responder si o no el operador implementaría SARLAFT y subir documento en el que el representante legal certifique que el operador no está obligado a aplicar SARLAFT. 9. ASOCIADOS: Escribir número de asociados. 0. DESCRIPCIÓN DE ENTIDAD: Breve descripción de la entidad y su oficio.. NOMBRE REP. LEGAL: Escribir nombre del representante legal. 2. NÚMERO DE CEDULA REP. LEGAL: Escribir número de cedula del Representante Legal. 3. CEDULA AMPLIADA 50%: Subir en formato PDF preferiblemente, fotocopia de la cedula del represéntate legal por ambas caras. 4. DEPARTAMENTO: Seleccionar departamento de la sede principal del Operador. Página 0 de 8

11 5. MUNICIPIO DEL ASPIRANTE: Seleccionar municipio de la sede principal del Operador. Una vez complete la información, seleccione siguiente y encontrara el formato que se muestra a continuación: 6. VEREDA MICROCREDITO AGROPECUARIO: Nombre de vereda en caso de que la sede principal no esté en casco urbano, de lo contrario escribir N/A. 7. DOMICILIO DEL ASPIRANTE: Dirección de la sede principal. Cuando se trate de ubicación en vereda es necesario describir como se llega. 8. TELEFONO REPRESENTANTE LEGAL: Número fijo de contacto con representante legal. 9. CELULAR REPRESENTANTE LEGAL: Número celular de contacto representante legal ASPIRANTE: Correo electrónico de contacto con el operador. 2. ACTIVOS ENTIDAD ASPIRANTE: Valor de los activos totales del operador según balance. 22. CARTERA: Valor de la cartera total del operador según balance. 23. PASIVO: Valor total del pasivo del operador según balance. Página de 8

12 24. PATRIMONIO: Resultado del valor de activos entidad aspirante menos pasivo, según balance. 25. INGRESOS: Ingresos del año EGRESOS: Egresos del año RESULTADO DEL EJERCICIO: Resultado del ejercicio del año anterior. Ingresos menos egresos del 203. Una vez complete la información, seleccione siguiente y encontrara el formato que se muestra a continuación: 28. PLANTILLA COMPORTAMIENTO CARTERA: Se debe descargar la plantilla adjunta, diligenciarla y subirla. El archivo se compone de seis (6) hojas a través de las cuales se espera conocer la composición de cartera por tipo (Comercial, Consumo, Hipotecaria, Agropecuaria, Microcrédito y otros) en los dos últimos años (202 y 203) y lo corrido del año 204. En todos los casos los valores monetarios a incluir deben estar expresados en millones. La información a incluir es sobre Colocaciones, Saldo, Cartera Vencida (mayor a 30 días), Edad de mora de la cartera (-30, 3-60, 6-90, 9-20 y más de 20 días), Castigos (si la entidad los realiza se deben evidenciar), Duración (promedio de tiempo de vida de las operaciones desde que se otorgan hasta que se pagan). Al respecto se aclara que la información de cartera de microcrédito comprende todas aquellas operaciones - agropecuarias y no agropecuarias - que han sido otorgadas usando tecnología microcrediticia (conocimiento del cliente, validación de información in-situ, etc), independientemente del plazo pactado de las operaciones o tasa de interés cobrada al cliente. Por su parte, la cartera Agropecuaria comprende los créditos otorgados con destino a actividades agropecuarias que no fueron colocados usando tecnología microcrediticia. Página 2 de 8

13 29. PLANTILLA COBERTURA GEOGRAFICA: Escribir listado de municipios en los cuales tiene cobertura la entidad y en los que puede colocar microcrédito agropecuario. Con este paso termina la segunda fase de inscripción. Deberá verificar que los documentos queden subidos en el aplicativo y cerrar la sesión. 7. MODULO DE INFORMACIÓN DE VALORACIÓN Al entrar al aplicativo, encontrará la siguiente pantalla para ingresar la información Complementaria : El usuario deberá ingresar la información solicitada así:. FECHA DE VIGENCIA: Ingresar fecha de vigencia de la entidad. 2. SECTOR: Seleccione el sector de su entidad entre Primario, Secundario o Terciario. 3. SUBSECTOR: Selección el subsector en relación con el sector ingresado en el ítem anterior. Si escoge la opción Otro podrá escribir el subsector libremente. 4. ACTIVIDAD ECONÓMICA: Escribir actividad económica de acuerdo con su CIIU. 5. CLASIFICACIÓN INDUSTRIAL INTERNACIONAL UNIFORME: Diligenciar el número CIIU de la actividad especificada en el ítem anterior. Página 3 de 8

14 6. NÚMERO DE EMPLEADOS: Diligenciar los solicitado. 7. OBJETO SOCIAL: Escribir el objeto social de la entidad. 8. VISIÓN: Escribir la visión de la entidad. 9. MISIÓN: Escribir la misión de la entidad. 0. RESEÑA: Escribir una corta reseña de la entidad. Una vez complete la información, seleccione siguiente y encontrara el formato que se muestra a continuación:. SUCURSALES: En este campo deberá ingresar la información de todas las sucursales de la entidad (Dirección, nombre sucursal, Departamento y Municipio). Para este campo existen las opciones de agregar, editar o borrar según se requiera. 2. COMPETENCIA: Escribir cuales son los principales competidores de su entidad. Para este campo existen las opciones de agregar, editar o borrar según se requiera. 3. PRODUCTOS: Listar los productos ofrecidos por su entidad. Para este campo existen las opciones de agregar, editar o borrar según se requiera. 4. FONDEO: Se debe escribir las fuentes de fondeo de la entidad y la tasa a la cual reciben esos recursos. Para este campo existen las opciones de agregar, editar o borrar según se requiera. Página 4 de 8

15 5. CLIENTES: Liste los 5 principales clientes de mayor a menor por el valor en ventas, crédito o servicios prestados (de acuerdo con su actividad principal). Para este campo existen las opciones de agregar, editar o borrar según se requiera. Una vez complete la información, seleccione siguiente y encontrara el formato que se muestra a continuación: 6. ACCIONISTAS: Escribir la información de los accionistas de la entidad (nombre, identificación, participación accionaria, patrimonio líquido y patrimonio bruto). Para este campo existen las opciones de agregar, editar o borrar según se requiera. 7. SECTORES ECONÓMICOS: Escribir a qué sectores económicos están dirigidos los productos o servicios que ofrece su entidad. Para este campo existen las opciones de agregar, editar o borrar según se requiera. 8. GEOGRAFICO: Escribir cuales son las áreas de mayor influencia de su entidad en cuanto al otorgamiento de productos o prestación de servicios. Para este campo existen las opciones de agregar, editar o borrar según se requiera. 9. ESTRATO: Seleccionar el(los) estratos socioeconómicos que atiende su entidad. Para este campo existen las opciones de agregar, editar o borrar según se requiera. 20. GÉNERO: Seleccione el género que por política atiende prioritariamente. Para este campo existen las opciones de agregar, editar o borrar según se requiera. 2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Relacionar la información de las personas que ocupan los cargos de Presidente, Vicepresidente Financiero, Vicepresidente Operativo, Director de Página 5 de 8

16 crédito, Director de Riesgo, Director de Control Interno o su homologo según la estructura de su entidad (nombre, identificación, cargo y años en la entidad). Para este campo existen las opciones de agregar, editar o borrar según se requiera. Una vez complete la información, seleccione siguiente y encontrara el formato que se muestra a continuación: 22. ORGANIGRAMA DE LA ENTIDAD: Se debe subir archivo con el organigrama de la entidad y la metodología de crédito utilizada (En un solo archivo), según se establece en los numerales 4 y 5 del anexo 2 del Instructivo Técnico emitido por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. 23. TIENE UN ÁREA COMERCIAL?: Responder si o no y escribir observaciones si es necesario. 24. LOS ASESORES DE CRÉDITO SON INTERNOS?: Responder si o no y escribir observaciones si es necesario. 25. CUENTAN CON UN PROGRAMA DE CAPACITACION PARA LOS ASESORES COMERCIALES?: Responder si o no y escribir observaciones si es necesario. 26. EL ÁREA COMERCIAL TIENE FUNCIONES DIFERENTES A LA VENTA DE PRODUCTOS?: Responder si o no y escribir observaciones si es necesario. 27. EXISTEN INSENTIVOS ECONOMICOS PARA LOS ASESORES EN LA COLOCACIÓN DE PRODUCTOS?: Responder si o no y escribir observaciones si es necesario. Página 6 de 8

17 28. EXISTEN INSENTIVOS ECONOMICOS PARA LA CALIDAD DE CARTERA GENERADA?: Responder si o no y escribir observaciones si es necesario. 29. ESTADOS FINANCIEROS: Se debe subir archivo con los estados financieros de la entidad debidamente firmados para los años 200, 20, 202 y 203 junto con las notas de los mismos. 30. COMPORTAMIENTO DE CARTERA: Se debe descargar la plantilla en formato Excel del aplicativo y diligenciar según se explica a continuación: La información solicitada en este módulo enfatiza en la cartera de microcrédito únicamente. Para el caso de cartera de Microcrédito Agropecuario se debe subir la información de créditos otorgados con tecnología micro crediticia con destino a financiar actividades agropecuarias y para el caso de cartera de Microcrédito No Agropecuario las demás actividades, por lo que en la casilla TOTAL en todos los casos se va a reflejar toda la cartera de microcrédito que maneja la entidad. - Colocación de cartera de microcrédito: Se debe relacionar para cada año (200, 20, 202, 203 y hasta junio de 204) el número total de operaciones colocadas durante cada año y la sumatoria del valor de las operaciones colocadas durante ese año, expresadas en millones de pesos. - Monto promedio microcréditos: Valor individual promedio del monto de microcréditos otorgados para cada año. - Saldo de cartera de Microcrédito: Se ingresa el número de operaciones activas a 3 de diciembre de cada año y el valor de la cartera al mismo corte. Valor expresado en millones de pesos. - Cartera Vencida (mayor a 30 días): Número de operaciones que a 3 de diciembre de cada año se encontraban atrasadas en más de 30 días de pago y el saldo total de esta cartera expresada en millones de pesos. - Cartera Vencida por Temporalidad: Se debe ingresar toda la cartera vencida desde día de mora en adelante. Para cada año se debe ingresar número de microcréditos que al 3 de diciembre se encontraban en mora (de a 30, de 3 a 60, de 6 a 90, de 9 a 20 y más de 20 días) y el saldo total de estas operaciones expresado en millones de pesos. - Castigos de Cartera Microcrédito: Este formato puede quedar en cero si dentro de las políticas de la entidad no están contemplados los castigos de cartera, en caso contrario se debe ingresar el número de operaciones castigadas durante cada año y el saldo total de dichas operaciones expresadas en millones de pesos. - Amortización: Se ingresa información discriminada de la cartera a 30 de junio de 204 por tipo de amortización (mensual, bimestral, trimestral, cuatrimestral, semestral u otro) en número de operaciones activas y saldo de la cartera expresada en millones de pesos. - Duración: Campo para ingresar el tiempo de vida promedio de una operación de microcrédito desde su otorgamiento hasta su recaudo en meses. Página 7 de 8

18 3. INFORMACIÓN FINANCIERA DE ENTIDAD: Se debe descargar la plantilla en formato Excel del aplicativo y diligenciar de acuerdo a los rubros allí contenidos, el balance general y estado de pérdidas y ganancias para el cierre de años de200, 20, 202 y VALOR SOLICITADO: La entidad deberá ingresar el valor que solicitan para ser ejecutado durante el SUGERENCIAS, PETICIONES, QUEJAS Y/O RECLAMOS En caso de tener alguna sugerencia, petición, queja o reclamo, el solicitante cuenta con el correo electrónico microagrofamiliar@finagro.com.co, para realizarlas, siendo atendidas en los siguientes dos (2) días hábiles. Página 8 de 8