NURY BIBIAN BEJARANO CÁRDENAS JUAN SEBASTIAN NEIZA

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1 Consecutivo: INF-INV-5-FI-09/II Esta obra esta bajo una licencia reconocimiento-no comercial 2.5 Colombia de creativecommons. Para ver una copia de esta licencia, visite o envié una carta a creative commons, 171second street, suite 30 San Francisco, California 94105, USA Oasis erp Autores: NURY BIBIAN BEJARANO CÁRDENAS JUAN SEBASTIAN NEIZA Director Unidad Informática: Tutor Investigación: Coordinadores: Henry Martínez Sarmiento Juan Carlos Peña Álvaro Schneider Guevara Juan Felipe Reyes Rodríguez Coordinador Servicios Web: Analista de Infraestructura y Comunicaciones: Analista de Sistemas de Información: Miguel Ibañez Alejandro Bolivar Mesias Anacona Obando BOGOTÁ D.C. JUNIO 2009 INF-FO-12 V 1.0

2 Consecutivo: INF-INV-5-FI-09/II TÍTULO INVESTIGACIÓN Director Unidad Informática: Tutor Investigación: Henry Martínez Sarmiento Juan Carlos Peña Auxiliares de Investigación: ALEJANDRO MENDOZA JARAMILLO ALEJANDRO NIETO RAMOS ANGEL LEONARDO JEREZ CARVAJAL ANGELA PATRICIA VEGA CABRA BENJAMIN EDUARDO VENEGAS VENEGAS CINDY LORENA PABÓN GÓMEZ DAVID CAMILO SÁNCHEZ ZAMBRANO DIANA MARCELA ROJAS TÉLLEZ DIANA PATRICIA LÓPEZ FORERO ELIAN ZULENNY GUERRA RUBIO IVAN DARIO BARRETO BERNAL IVONNE ALEXANDRA PAVA CARVAJAL JENNIFER LISEL REINA CHIVATÁ JENNIFFER NAVAS MUÑOZ JERSSON ARNULFO GUERRERO NOVA JISSETH TATIANA ANGEL RODRÍGUEZ JORGE ALBERTO TORRES VALLEJO JORGE LEONARDO LEMUS CASTIBLANCO JOSE FERNANDO MORENO GUTIERREZ JUAN SEBASTIÁN NEIZA MEJIA JURLEY SOSA CAMACHO LUIS ALEJANDRO PICO SILVA LUIS FERNANDO ALFONSO MUÑOZ MÓNICA YOLANDA MOGOLLÓN PLAZAS MYRIAM JASMIN GUERRA CÁRDENAS NUBIA ALEJANDRA SEGURA TENJICA NURY BIBIAN BEJARANO CÁRDENAS RODRIGO ACOSTA SANDRA MIREYA AGUILAR MAYORGA SERGIO FERNANDO GARZON RINCON WILLIAM LEONARDO GUTIÉRREZ GUTIÉRREZ YEIMY KATHERINE SANCHEZ ALONSO Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el equipo perteneciente a la Unidad de Informática. Se prohíbe la reproducción parcial o total de este documento, por cualquier tipo de método fotomecánico y/o electrónico, sin previa autorización de la Universidad Nacional de Colombia. BOGOTÁ D.C. JUNIO 2009 INF-FO-12 V 1.0

3 TABLA DE CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO RESUMEN ABSTRACT INTRODUCCIÓN Instalación OASIS ERP Guía De Instalación Para Oasis Pos Se Requerimientos Para Sql Server Express Edition Requerimientos Para Runtime Sybase Powerbuilder Requerimneto Para Oasis Pos Se Instalación De Oasis Pos Se Auto-Configuración De Oasis Pos Se Licenciamiento De Oasis Pos Se Documentación (Empalme conocimientos) acerca de oasis Módulos y Funcionalidades Oasis ERP Rutinas Divulgación Proyecto ERP COMO SE INGRESA AL SISTEMA OASIS ELEMENTOS BÁSICOS DE OASIS ENTRADA AL SISTEMAS OASIS EXPLORADOR DE OASIS OPCIONES ESTANDAR EN BARRAS DE HERRAMINETAS BARRA DE HERRAMIENTAS PARA LAS APLICACIONES Proceso SCM logística en OASIS Manejo del modulo Ventas

4 Datos Básicos Cotizaciones Pedidos Despachos Contratos Procesos Especiales Reportes Manejo del modulo de Facturación Datos Básicos Precios Facturas Comisiones Procesos especiales Reportes Manejo del modulo de Inventarios Datos básicos Saldos Movimientos Inventario físico Niveles de Stock Costo Proceso especiales Reportes Módulo de Compras Datos Básicos Precios

5 Requerimientos Cotizaciones Ordenes de compra Contratos Facturas Procesos especiales MODULO MANUFACTURA MRP FUNCIONALIDADES PRODUCCION DATOS BASICOS Operaciones Líneas de producción Detalle Factores Ubicaciones Clasificaciones Paradas Periodos de Producción ESTRUCTURA DE PRODUCTO Rutas Componentes Componentes por ruta Fichas tecnicas PROGRAMA DE PRODUCCIÓN Programas de producción Detalle

6 Plan por linea Plan por producción REQUERIMIENTOS DE MATERIALES Requerimientos de materiales Detalle Requerimientos de capacidad Req. De Materiales de plan Pedidos de Producción ORDENES DE PRODUCCION Ordenes de produccion planeadas Ordenes de producción Entradas Salidas Paradas PROCESOS ESPECIALES Prima de producción Confirma plan REPORTES MÓDULO COSTOS DATOS BASICOS Niveles de Costo [ubni] Distribuciones [ubdi] COSTOS ESTANDAR Costos Estándar COSTOS REALES Costos de Producción [ucos]

7 Distribuciones por periodo [usal] Producto en Proceso [ucpr] PROCESOS ESPECIALES Calcular Costos [upcc] Comprobante Contable [upco] REPORTES MÓDULO PUNTO DE VENTA POS DATOS BASICOS Ubicaciones Organización [bubi]: Terceros [bter]: Precios [fpre]: Promociones [fprm]: SUPERVISOR Turnos [jtur]: Detalle Pago Movimientos de Inventario [imov]: Detalle Niveles por Bodega [inbo]: Registro de Conteos [ifis]: Punto de venta [qvpv]: Punto de venta - Producto [qvpp]: Diarias por Punto de Venta [qvdu]: Diarias por Punto de Venta producto [qvud]: Créditos [jcre]: Consulta de Movimientos [jtcm]:

8 Movimiento Contable [jtmc]: Créditos por Periodo [jtrp]: Generación de Bonos [jcbo]: CAJERO Facturas [jfac]: Detalle Pago Cotizaciones [jcot]: Detalle Saldos y Precios por Ubicación [fpsa]: Saldos por Bodega [issa]: PROCESOS ESPECIALES Cierre del Periodo [jpci]: Exportar Datos [jpex]: Importar Datos [jpim]: REPORTES PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES Error! Marcador no definido. 5. CONCLUSIONES BIBLIOGRAFIA

9 1. RESUMEN Teniendo en cuenta la importancia de usar e implementar el software OASIS, inicialmente se presentan los requisitos que debe cumplir el equipo en el que se desea instalar; entre ellos los requerimientos para SQL Express Edition, para Rutime Sybase Powerbuilder y para OASIS Pos También se muestra una detallada y clara información acerca de cómo instalar el programa, a través de una serie de pasos que le permiten al usuario hacerlo de una manera rápida y efectiva. Así mismo existe un autoconfigurador de OASIS POS SE, que lo guiara a través de varias opciones de parametrización básica, para poder licenciar su copia de OASIS POS SE, e iniciar a operar en el sistema. Seguido de esto se procede a dar una explicación de los diferentes módulos y las funcionalidades que integran a OASIS. No obstante, se observa la forma de divulgación de este programa para los estudiantes de la Facultad de Ciencias Económicas, utilizando dos tablas de exposición que se ubicaran en la Facultad y en la UIFCE. Finalmente, se realiza una descripción de la funcionalidad de los módulos de Logística SCM, Puntos de Venta POS y Manufactura MRP. 2. ABSTRACT Taking into account the importance of learn how OASIS do the business process, we have started to show the most important PC s requirement to install the software, for example, the requisites for SQL Express Edition, Runtime Sybase Powerbuidel and OASIS Pos Also, we show a clear and specific information about the install process through some steps that teach how the user can do it (install process) quickly and efficiently. After that, the modules and features are presented. Nevertheless, we can see how the investigation group sets the project in the Economic Sciences faculty. Finally, we will describe the function of SCM, POS and MRP modules. 9

10 3. INTRODUCCIÓN Las empresas se encuentran en una constante interacción con factores tanto internos como externos, por lo que una herramienta de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) se convierte en un instrumento diferenciador que permite aventajar a la competencia. Sin embargo existe un problema de difusión de información, al no tener pleno conocimiento de OASIS, Por lo tanto, se requiere un acercamiento para los diferentes usuarios, de cómo proceder en el momento de instalar y manejar el programa Instalación OASIS ERP Se realizo el proceso de instalación en el equipo s5uifce-15 con la ayuda del material brindado por el ex tutor de la investigación Javier Mauricio Niño. Sin embargo, como se va a enunciar en las desviaciones de la investigación, no se cuenta con la mayoría de la información correspondiente a la investigación realizada en el periodo 2008-II. Ahora bien, dentro del área de trabajo, el software que debería contar con 9 aplicaciones (soluciones Financiera ERP, Recursos Humanos HRM, Comercial CRM, Manufactura MRP, Logística SCM, Punto de Venta POS, Procesos BPM y Decisiones DSS), solo cuenta con Guía De Instalación Para Oasis Pos Se Esta guía (OASIS POS STANDARD EDITION Versión ) contiene información Importante para la correcta instalación de OASIS POS SE. OASIS POS SE consta de 3 Componente fundamentales: SQL Server Express Edition, Runtime de Sybase PowerBuilder y OASIS POS SE Requerimientos Para SQL Server Express Edition Prerrequisitos de software: Microsoft Windows Installer 3.1, Microsoft.NET Framework 2.0, Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1 o superior (prerrequisito para.net Framework) 10

11 Memoria RAM: Mínimo 192MB, recomendado 512MB o superior Espacio en Disco Duro: 600MB de espacio libre. Procesador: Pentium III compatible o superior, mínimo 500MHz, recomendado: 1 GHz o superior Sistema Operativo: Windows Server 2003 SP1, Windows Server 2003 Enterprise Edition SP1, Windows XP Professional SP2, Windows XP Home Edition SP2, Windows XP Table Edition SP2,Windows XP Media Edition SP2,Windows 2000 Professional Edition SP4,Windows 2000 Server Edition SP4, Windows 2000 Advanced Edition SP4, Windows 2000 Datacenter Server Edition SP Requerimientos Para Runtime Sybase Powerbuilder Memoria RAM: Mínimo 192MB, recomendado 512MB o superior Espacio en Disco Duro: 30MB de espacio libre Procesador: Pentium III compatible o superior, mínimo 500MHz, recomendado: 1 GHz o superior Sistema Operativo: Windows Server 2003 SP1, Windows Server 2003 Enterprise Edition SP1, Windows XP Professional SP2, Windows XP Home Edition SP2, Windows XP Table Edition SP2, Windows XP Media Edition SP2,Windows 2000 Professional Edition SP4,Windows 2000 Server Edition SP4, Windows 2000 Advanced Edition SP4, Windows 2000 Datacenter Server Edition SP Requerimiento Para Oasis Pos Se Memoria RAM: Mínimo 192MB, recomendado 512MB o superior OASIS POS SE Espacio en Disco Duro: 900MB de espacio libre Procesador: Pentium III compatible o superior, mínimo 500MHz, recomendado: 1 GHz o superior Sistema Operativo: Windows Server 2003 SP1, Windows Server 2003 Enterprise Edition SP1, Windows XP Professional SP2, Windows XP Home Edition SP2, Windows 11

12 XP Table Edition SP2, Windows XP Media Edition SP2,Windows 2000 Professional Edition SP4,Windows 2000 Server Edition SP4, Windows 2000 Advanced Edition SP4, Windows 2000 Datacenter Server Edition SP Instalación De Oasis Pos Se El instalador de OASIS POS SE, esta divido en 3 fases: instalación de SQL Server Express Edition, Instalación de Runtime Sybase PowerBuilder y por ultimo OASIS POS SE. 1. Inserte el CD de instalación en su PC. El instalador se ejecutara automáticamente. Si su PC no ejecuta automáticamente el instalador, diríjase a su unidad de CD y ejecute el archivo oasispos_setup.exe. 2. Bienvenida: un mensaje de bienvenida aparecerá. Luego de leerlo, haga clic en "Siguiente". 3. Acuerdo de Licencia: el acuerdo de licencia aparecerá, el cual debe leer y estar de acuerdo con él para poder seguir la instalación. Haga clic en "Siguiente". 4. Accesos Directos: acá se podrá elegir que accesos se quieres crear, así como la carpeta del menú inicio de Windows donde quedara OASIS POS SE. Haga clic en "Siguiente". 5. Confirmación de las Opciones de Instalación: resumen de las opciones elegidas anteriormente. Haga clic en "Siguiente". 6. Instalación de SQL Server Express Edition: Antes de iniciar la instalación de SQL Server Express Edition, el programa verificara los prerrequisitos de instalación y en caso de ser necesario, se instalara Microsoft Windows Installer 3.1 y Microsoft.NET Framework 2.0. Si algunos de los otros prerrequisitos (SP2 para Windows XP, Internet Explorer 6.0 SP1, u otro) no existen en el PC, el usuario deberá instalarlos manualmente antes de continuar con la instalación de OASIS POS SE. SI los prerrequisitos se encuentras en orden, la instalación de SQL Server Express Edition iniciara y no necesitara configuración alguna por parte del usuario. 7. Instalación de Runtime Sybase PowerBuilder: el cuadro de dialogo correspondiente a la instalación de este runtime, en el cual el usuario deber a confirmar la instalación. 8. Instalación de OASIS POS SE: Se indicara la copia de los archivos de OASIS POS SE, y la luego se configurara la base de datos. En este último paso, se mostrara un OASIS POS SE mensaje advirtiendo que la configuración de la base tomara algunos minutos, el cual desaparecerá cuanto la base esta lista. OASIS POS SE siempre se instalara en C:\oasis. 9. Finalizando Instalación: el cuadro de dialogo que indica el final de la instalación aparecerá, advirtiendo que el PC se reiniciara para terminar con la configuración de 12

13 OASIS POS SE. Haga clic en "Finalizar". Al reiniciar el PC, el Autoconfiguador de OASIS POS SE iniciara Auto-Configuración De Oasis Pos Se El auto-configurador de OASIS POS SE, lo guiara a través de varias opciones de parametrización básica, para poder licenciar su copia de OASIS POS SE, e iniciar a operar en el sistema. Los pasos del auto-configurador son los siguientes: 1. Bienvenida: mensaje de bienvenida al sistema OASIS POS SE. Haga clic en "Siguiente". 2. Empresa: Aquí se deben configurar los datos básicos de la empresa. El código interno de la empresa no se podrá cambiar, y siempre será la 1. Es importante estar seguro del nombre que se coloca, ya que esto es parte fundamental para el licenciamiento. 3. Acuerdo de Licencia: el acuerdo de licencia aparecerá, el cual debe leer y estar de acuerdo con él para poder seguir la instalación. También es necesario seleccionar la opción para continuar con la parametrización de los datos maestros. Haga clic en "Siguiente". 4. Terceros: Opción para crear los terceros que tiene relación con la empresa; clientes, proveedores, empleados y vendedores. Cree tantos como sean necesarios, salve la información y continúe al siguiente paso. Haga clic en "Siguiente". 5. Marcas: Opción para crear las marcas asociadas a los productos que la empresa comercializa. Cree tantas como sean necesarias, salve la información y continúe al siguiente paso. Haga clic en "Siguiente". 6. Productos: Opción para crear los productos que la empresa comercializa. Cree tantos como sean necesarios, salve la información y continúe al siguiente paso. Haga clic en "Siguiente". 7. Precios: Opción para crear los precios asociados a los productos que la empresa comercializa. Cree tantos como sean necesarios, salve la información y continúe al siguiente paso. Haga clic en "Siguiente". 8. Usuarios: Opción para crear los usuarios que tendrán acceso al sistema. Por defecto existes 2: "supervisor" y "vendedor" (Ambos con clave ). Cree tantos como sean necesarios, salve la información y continúe al siguiente paso. Haga clic en "Siguiente". 9. Consecutivos: Opción para configurar los consecutivos de los diferentes documentos en las ubicaciones por defecto para la empresa. Tanto los documentos como las ubicaciones no se pueden cambiar, solo se pueden colocar los 13

14 consecutivos con los que se desea iniciar a operar el sistema. Configure los que se quieran usar, salve la información y continúe al siguiente paso. Haga clic en "Siguiente". 10. Ubicaciones y prefijos de Facturación: Opción para configurar el nombre de su POS, y los prefijos para las facturas. Es importante estar seguro del nombre del POS, ya que es otro dato importante para la licencia de OASIS POS SE. Configure según sea necesario, salve la información y continúe al siguiente paso. Haga clic en "Siguiente". 11. Resoluciones: Opción para configurar la resolución de facturación DIAN. Configure según sea necesario, salve la información y continúe al siguiente paso. Haga clic en "Siguiente". 12. Finalización: Un mensaje indicando la finalización de la autoconfiguración aparecerá y luego mostrara la pantalla inicial de OASIS POS SE, para iniciar a operar, desde el cargue inicial de inventarios Licenciamiento De Oasis Pos Se Al instalarse el aplicativo y ejecutarse el auto-configurador, se generara una licencia demo de OASIS POS SE, la cual no restringirá funcionalidades, pero estará vigente por 30 días, después de los cuales, el sistema no permitirá el registro de ningún movimiento. Para licenciar su copia de OASIS POS SE, se debe poner en contacto con el área comercial de M&G Sistemas Ltda., para que se le asigne un código de licenciamiento. Al tener el código de licencia, en el menú "Ayuda" de la ventana principal de OASIS POS SE, ir a la opción "Licenciar OASIS" y digitar su código de licencia. Si se quiere verificar la fecha de expiración y el estado de su licencia, puede ir en el menú "Ayuda" a la opción "Acerca de Oasis. 14

15 3.2. Documentación (Empalme conocimientos) acerca de oasis. Teniendo en cuenta la deficiencia con respecto a la información correspondiente al semestre pasado (solo se tiene disponibilidad de parte del modulo de compras), se procedió a revisar la descripción que realiza OASIS como empresa de cada uno de sus 15

16 aplicaciones y por consiguiente de los módulos que lo integran. No obstante, dado que el software instalado solo cuenta con 3 aplicaciones (de las cuales solo se describen 2 en la página web de OASIS ERP), se realizó la documentación de las herramientas a las que tiene acceso el grupo de investigación. Sin embargo, el programa presenta conflictos al tratar de ingresar registros Módulos y Funcionalidades Oasis ERP OASIS ERP como software empresarial, se encuentra divido en 3 procesos: Proceso de control y mejora, Proceso de Cadena de Valor y Proceso de Apoyo. A su vez, cada proceso se encuentra integrado por una serie de aplicaciones (de los que hacen parte diferentes módulos) de la siguiente forma: 1. Procesos de Control y Mejora: BPM Procesos, DSS Decisiones. 2. Proceso de Cadena de Valor: CRM Clientes, MRP Manufactura, SCM Logística, WMS Gestión de Bodegas, POS Puntos de Venta. 3. Proceso de Apoyo: ERP Financiera, HRM Recursos Humanos. Los módulos con los que cuenta cada aplicación son los siguientes: Fuente: 16

17 De esta estructura general en el proceso de instalación solo se permite la visualización de: CRM Clientes, módulos de ventas; SCM Logística, módulo ventas, inventarios, facturación y compras; y sistemas HD, módulos parámetros básicos, Seguridad y Auditoria.. CLIENTES CRM Clientes CRM es un conjunto de soluciones que buscan apoyar la gestión que se realiza con los clientes dentro y fuera de una organización. Está integrado por los módulos de Ventas, Mercadeo y Servicio. Con Clientes CRM, usted podrá controlar el seguimiento de sus prospectos, la gestión de sus vendedores, la efectividad en las ventas, el resultado de las campañas de mercadeo, las tendencias del mercado de sus productos y/o servicios, la atención que brinda a sus clientes actuales y la fidelidad de sus clientes, entre otros. FUNCIONALIDADES Permite registrar la información detallada de los prospectos y asignar una calificación a las oportunidades de negocio. Genera cotizaciones y pedidos. Se puede registrar la información pertinente al mercado del producto que maneja la compañía, como competencia, estrategias y nuevas tendencias entre otras. Permite llevar controlar y hacer seguimiento a las campañas de mercadeo para conocer el grado de efectividad y el grado de impacto en los consumidores. Permite registrar cada uno de los contactos que se tienen con el cliente, asignando el responsable. Genera reportes que permiten tomar los correctivos necesarios. Controla el seguimiento de las órdenes de trabajo y permite crear una base de conocimiento. MODULO VENTAS El gestor del ciclo de ventas tiene como objetivo el control de los clientes, los pedidos y las cotizaciones garantizando una adecuada atención de estos y un seguimiento oportuno, para ello cuenta con el registro de los clientes, la definición de sus características principales y las condiciones comerciales pactadas con la empresa tales como los diferentes tipos de descuentos (comercial, por volumen, por productos, por zonas) y permite la asignación de listas de precios según la calidad o clasificación de los clientes (Mayoristas, temporales, empleados, fondos y cooperativas, minoristas.) 17

18 Sus funciones clave incluyen: OASIS ERP Facilita la operación en temporadas o promociones con base en los históricos de comportamiento y con unos pocos comandos se puede incrementar a partir de determinada fecha o por un periodo determinado. Registra los pedidos hechos por los clientes a la empresa, teniendo un control de los pendientes por despachar y los despachados parcialmente. Los productos no despachados y disponibilidad posterior son reservados en inventario. Al igual que fácilmente permite adicionar, cambiar o eliminar productos a ordenes en proceso, sí así lo desean los clientes. Efectúa la generación de cotizaciones tanto a nuevos o posibles clientes como a los ya existentes, desde su registro, su envío y su seguimiento, hasta la terminación, ya sea para convertirla en pedido o la generación de una nueva con condiciones más favorables para el cliente. La labor de cotizar es evaluada y así poder determinar el grado de efectividad de ellas, o la identificación de las causas de no compra para tomar los correctivos necesarios. La gestión de los vendedores también deja huella en el sistema permitiendo evaluar el cumplimiento de metas y facilitando su presupuesto de ventas en periodos futuros. La integración con el resto de la aplicación asegura al usuario una herramienta comercial y administrativa que enlazada con las áreas financieras y de producción, dotaran a la empresa de una ventaja competitiva. Ventas en detalle... Integración con todos los productos de OASIS Manejo de consecutivo general o por oficina. Filtros personalizables para consultar solo la información de interés. El usuario final no necesita memorizar el Plan de Cuentas Contables. Facturas de materiales y varios tipos de pedidos de venta. Gestión de órdenes de producción y de ensamblaje para productos. Revisión de límites de crédito y seguimiento y control de la situación de riesgo y crédito disponible. Proporcionar descuentos por volumen o cliente específico mediante la aplicación de matrices de precios. Capacidad de configuración de impuestos. 18

19 Visualizar el estado de la consolidación del cliente y su historial. OASIS ERP Gestión completa del ciclo de ventas mediante procesos de autorización configurables. Permite cargar un pedido a través de un archivo EDI. Las condiciones comerciales se arrastran desde la ficha del cliente pero pueden ser modificadas para cada operación. Cualquier operación puede reversarse siempre que se tengan los permisos adecuados, reflejándose automáticamente en el documento anterior de la cadena (presupuesto, pedido, factura). Exportación de datos a Excel. Ventas esta completamente integrada con los productos OASIS. Esta integración significa que los datos de diversas áreas como inventarios, cartera, entre otras, quedan completamente integrados al sistema, sin tener que duplicar la información o realizar entradas duplicadas de la misma. Esto permite el control de todas las áreas del proceso contable. SCM LOGÍSITICA Logística SCM es la solución que permite controlar los procesos críticos en la administración de la cadena de suministros. Está integrada por los módulos de Ventas, Facturación, Inventarios y Compras. Incluye el manejo de importaciones. Con Logística SCM, usted podrá comparar las ofertas de sus proveedores teniendo en cuenta los descuentos y las condiciones de pago; controlar el stock de inventario de acuerdo a las políticas de la empresa; mejorar el servicio y atención a sus clientes a través del control de pedidos; conocer el movimiento de cada uno de sus puntos de venta y tomar decisiones más acertadas con base en información real y precisa. FUNCIONALIDADES Permite registrar el detalle de las ofertas de los proveedores incluyendo descripción de los productos, precio, descuentos y condiciones de pago. Permite mantener el stock de inventario en cada una de las bodegas teniendo en cuenta los niveles máximos y mínimos definidos por la empresa. Facilita la toma del inventario físico a través de la integración con dispositivos móviles como las Pocket. 19

20 Genera reportes que permiten conocer los pedidos despachados y los pedidos pendientes por despachar. Genera reportes de facturación por diferentes conceptos. Genera reportes en todos los módulos que pueden ser modificados por el usuario. MODULO VENTAS (es el mismo de la aplicación CRM) MODULO INVENTARIOS El módulo de control de inventario mantiene los datos de todos los productos inventariados manteniendo las existencias adecuadas de productos en las bodegas y optimizar su operación con el fin de no entorpecer las operaciones de ventas y logísticas de la empresa. Mantiene el registro actualizado de los saldos de los productos en las diferentes bodegas, así como las localizaciones dentro de cada una de las bodegas. Permite el manejo de varios sustitutos por productos. Permite el control de las diferentes características que maneja un producto, por ejemplo color y talla. De la misma forma controla las diferentes presentaciones que puedan tener los productos. Lleva un control de las fechas de vencimiento para los productos que lo requieran y permite además controlar un número serial o de lote para los productos que lo ameriten. Permite el registro de los diferentes tipos de movimientos que defina la empresa, los cuales se pueden agrupar en los tres principales: entradas, salidas y traslados. Facilita la preparación, ejecución y análisis del inventario físico que realiza la empresa sobre sus existencias. Permite generar los ajustes correspondientes a las diferencias encontradas. Permite la definición y control, de los niveles mínimos y máximos de inventario para cada producto, identificando aquellos con niveles críticos acordes a la política de administración de inventarios. Es posible obtener también las cantidades pendientes por despachar y pendientes por recibir de compras. Permite la captura del inventario físico leyendo las localizaciones y referencias, permitiendo varios conteos con dispositivos móviles. Realiza el costeo de inventarios de acuerdo al sistema (Promedio, LIFO, FIFO) y al método (Permanente o Periódico) que defina la empresa permitiendo obtener los 20

21 reportes de valorización de inventarios y costo de ventas para su registro contable. Inventarios en detalle... Integración con todos los productos OASIS Manejo de consecutivo general o por oficina. Filtros personalizables para consultar solo la información de interés. El usuario final no necesita memorizar el Plan de Cuentas Contables. Captura y registro de Artículos, Servicios, Combos y Ensambles, indicando datos Número de serie, Almacén y Localidad, entre otros. Manejo de Costos. Manejo de Máximos, Mínimos, Reorden. Cambio de precios por porcentaje o cantidad. Lectura e impresión de código de barras. Calculo de rotación ABC. Traspaso y actualización entre Almacenes. Capacidades de consulta para acceso inmediato a los registros de control de inventario. Localización óptima para cada producto en situaciones de recepción, reposición y transferencia. Infinidad de reportes como Catalogo de Artículos, Lista de Precios, Existencias y Costos, Movimientos al inventario e Historial de existencias, movimientos y Estadísticas. Exportación de datos a Excel Inventarios esta completamente integrada con los productos OASIS. Esta integración significa que los datos de diversas áreas como contabilidad, activos fijos, alimentos y bebidas, entre otras, quedan completamente integrados al sistema, sin tener que duplicar la información o realizar entradas duplicadas de la misma. Esto permite el control de todas las áreas del proceso contable. 21

22 MODULO COMPRAS OASIS ERP Esta aplicación va más allá de la simple automatización de los procesos ineficientes, permitiéndole eliminar aquellos pasos innecesarios que reducen la velocidad y eficiencia de su departamento de compras. Su objetivo es realizar la operación de adquisición de los productos que requiere la empresa optimizando los resultados de costos, tiempos y calidad de los productos. El módulo de compras cuenta con algunas características adicionales que le permitirán conocer el estado de requerimientos, órdenes y aprobaciones de compra. Características Generales Mantiene el registro de los proveedores, con las condiciones comerciales que ofrecen, su calificación y las estadísticas periódicas y anuales de las compras efectuadas. Permite la definición de los descuentos ofrecidos (comercial, volumen, pronto pago, por producto) ofrecidos por los proveedores. Registra los productos y precios que ofrece cada proveedor, para la identificación de los posibles oferentes y las condiciones (plazos, tiempos de entrega, precios) de cada uno. Permite el cálculo de los precios de venta de acuerdo a un margen establecido para los productos sobre el precio de compra. 22

23 Permite el registro de los requerimientos de compras, solicitados por los funcionarios o por el sistema de inventarios, identificando si están pendientes, parcialmente atendidos o terminados. Si los productos requeridos son ofrecidos por varios proveedores, se pueden elaborar cotizaciones de compra, las cuales se envían a los proveedores, se registran y adjudican de acuerdo al análisis de conveniencia para la empresa. Permite el registro de las órdenes de compra enviadas a los proveedores, el control de las cantidades recibidas y el estado de cada una. Las órdenes pueden ser manuales o haber sido generadas por el sistema automáticamente después de ingresarse requerimientos de compra o cotizaciones. Mantiene el registro de los contratos establecidos entre la empresa y contratistas para la prestación de servicios de todo tipo o la venta de productos que requieran estar respaldados en un contrato. Mantiene las facturas recibidas de los proveedores, el cruce con los productos recibidos, su liquidación y la generación de las cuentas por pagar a los proveedores. Si se tiene el módulo de inventarios hace la actualización de las existencias. Facilita la elaboración, ejecución y control del cumplimiento del presupuesto de compras por proveedor y por producto. Compras en detalle... Integración con todos los productos OASIS Manejo de consecutivo general o por oficina. Filtros personalizables para consultar solo la información de interés. El usuario final no necesita memorizar el Plan de Cuentas Contables. Ágil y rápida captura de la Recepción de mercancía, Ordenes de Compra y Devoluciones, mediante la integración con códigos de barras. Consulta rápida a las Órdenes de Compra. Manejo de Cotizaciones de Proveedores y conversión a una Orden de Compra. Posibilidad de dar de alta Proveedores y Artículos desde la ventana de captura de documentos de compra. Captura de gastos indirectos en la recepción de mercancía. Registro de lotes y números de serie. 23

24 Reportes de compras tales como Artículos recibidos, Compras por Proveedor, y mas. Creación sencilla de pedidos de artículos. Soporte de pedidos de compra, pedidos generales, pedidos de subcontratos a proveedores y pedidos de servicios. Capacidad para crear órdenes de compra directamente desde solicitudes. Ajuste centralizado, descentralizado y consolidado de los procesos. Circuito automático de los procesos de aprobación de compras. Generación automática de órdenes de compra que pueden ser enviadas directamente a los proveedores vía fax o EDI. Información en línea que le permite acceder a los archivos históricos de órdenes de compras, histórico del rendimiento de cada proveedor, nombres y números de teléfono de los contactos de ventas e información de referencia. Adaptación de los descuentos de los proveedores, pedidos generales, pedidos de subcontratos y contratos. Exportación de datos a Excel Compras esta completamente integrada con los productos OASIS. Esta integración significa que los datos de diversas áreas como contabilidad, activos fijos, inventarios, entre otras, quedan completamente integrados al sistema, sin tener que duplicar la información o realizar entradas duplicadas de la misma. Esto permite el control de todas las áreas del proceso contable. 1 1 Tomado de: 24

25 3.3. Rutinas Divulgación Proyecto ERP Para este mes, se realizó la cartelera la que incluía información acerca de OASIS ERP, sus tendencias e innovaciones. 25

26 3.4. COMO SE INGRESA AL SISTEMA OASIS ELEMENTOS BÁSICOS DE OASIS Oasis proporciona todo lo que usted necesita para administrar sus aplicaciones y consultas de manera fácil y eficiente. Cuando trabaje en OASIS, su principal área de trabajo serán las ventanas de menús o el Explorador de OASIS, según la configuración que haya definido el administrador del sistema para usted o usted mismo. Estas áreas de trabajo le permitirán a usted "navegar" por el Sistema OASIS y encontrar las opciones que usted desea ENTRADA AL SISTEMAS OASIS Para poder entrar al sistema OASIS R3 tenemos que tener en cuenta tres elementos que me permiten acceder al sistema. USUARIO CLAVE AMBIENTE. 26

27 27

28 Primero: USUARIO, campo donde digitará el nombre del usuario que tienen acceso al programa, este nombre será dado por el administrador del programa, el nombre será la identificación del usuario ante el sistema con el quedara registrado en cada una de las transacciones que efectúe en el sistema. Segundo: CLAVE, palabra clave de conocimiento exclusivo de cada usuario. Inicialmente al crear los usuarios el administrador de la base de datos creará la clave y la dará a conocer al usuario, el cual se hace responsable de su utilización y podrá cambiarla las veces que estime conveniente para su uso personal y exclusivo. Tercero: AMBIENTE, base de datos sobre la cual trabajará el usuario. Cuarto seleccionar ACEPTAR De ser errada la clave, o el usuario no ha sido creado, no permitiría el ingreso al programa. A cada usuario le aparecerían únicamente las opciones a que este tenga acceso. Por ejemplo. : Al Usuario Auxiliar de Tesorería, solo le aparecerían las opciones de modulo de Tesorería; Al usuario auxiliar contable solo le aparecerían las opciones de modulo de Contabilidad. Los módulos u opciones del programa se irán desplegando por ventanas, como ya son familiares en los programas que se ejecutan por medio del sistema operativo Windows en sus diferentes versiones. 28

29 Cambio de Empresa. Me permite el manejo de multiempresa. Ctrl. + Alt + M. Cambio de Clave. Me permite el cambio de clave. Ctrl. + Alt + L. 29

30 Reiniciar como usuario distinto. Me permite el cambio de usuario. Ctrl. + Alt + U. Ocultar menús. Me permite ocultar los menús. Ctrl. + Alt + O. Salir. Me permite salir de la aplicación OASIS. Ctrl. + Alt + X EXPLORADOR DE OASIS El explorador de OASIS es una aplicación que permite "navegar" por el Sistema de una forma parecida a la del Explorador de Windows 30

31 OPCIONES ESTANDAR EN BARRAS DE HERRAMINETAS El programa para su manejo tiene opciones o iconos estándar para todos los módulos, estas barras de iconos se ubican en la parte superior de la ventana, también se puede utilizar el teclado para ejecutar las diferentes opciones de los iconos con combinaciones de teclas BARRA DE HERRAMIENTAS PARA LAS APLICACIONES Los iconos que aparecen en las barras de herramientas de las aplicaciones en la parte superior de la ventana, son estándar para todas ellas, al abrir una aplicación las opciones que aparecerán son: Imprimir, Impresora, Archivo, Buscar, Insertar, y retornar. Pero las opciones fundamentales en esté estado de la aplicación son dos: CONSULTAR: Consulta parcial o totalmente los datos registros de esta aplicación. Para la consulta total basta con hacer clic en el Icono buscar, para la consulta parcial de datos o registros se debe escribir las iniciales o palabra completa en un campo determinado y que se encuentre asociado a la búsqueda deseada. Presione Ctrl + F. DETENER: Permite detener una consulta extensa. Ctrl. + N. LIMPIAR: Permite limpiar los registros o datos que se muestran sobre una aplicación. Ctrl. + M 31

32 ADICIONAR: Para la inclusión de un nuevo concepto, dato o registro, basta con hacer clic en el Icono Insertar para que la pantalla muestre un campo nuevo, donde se incluirá la información requerida. Presione Ctrl + A. BORAR: Elimina el registro seleccionado. Presione Ctrl+B. SALVAR: Grabar los nuevos datos incluidos o grabar las modificaciones a los campos de un registro ya existente. Presione Ctrl+U. TABULA: Permite efectuar la consulta de los movimientos en lote. Presione Ctrl+T. CONF IMPRESION: Permite efectuar cambio de impresora a la cual se envía el reporte. 32

33 OASIS ERP IMPRIMIR: Permite imprimir la información desplegada en pantalla. Presione Ctrl+I PRELIMINAR: Permite observar el informe preliminarmente.ctrl. + L. Presione Ctrl+L CORREO: Permite enviar un archivo adjunto a un correo ADJUNTA: Permite adjuntar archivos de Excel, Word etc., para ser enviados COPIAR: Permite imprimir la información desplegada en pantalla. Presione Alt+C PEGAR: Presione Alt+V Permite pegar información seleccionada 33

34 OASIS ERP IMPORTAR: Presione Ctrl+O. Permite importar archivos.txt al programa EXPORTAR: Presione Ctrl+S. Permite exportar información a archivos txt. CONFIRMAR: La confirmación del movimiento implica el cambio en el Estado del movimiento o comprobante, de ACTIVO a PROCESADO, operación que realizara las operaciones que dicho movimiento implica, afectación de saldos en: Inventarios, cuentas por pagar, cartera, etc. Presione Ctrl+P ANULAR La opción anulación permite la cesación de vigencia de un comprobante o movimiento. Un Comprobante o movimiento anulado no permite su activación nuevamente, de ser necesario este debe ser elaborado nuevamente a lo cual el sistema le asignara un nuevo consecutivo o numero. Presione Ctrl+X REVERSAR: Permite la corrección de errores en la inclusión de datos, su ejecución vuelve el comprobante o movimiento a Estado ACTIVO en el cual se corrigen los errores cometidos para después volver a confirmar dicho comprobante o movimiento. Presione Ctrl+P 34

35 OASIS ERP % Nota: La diferencia entre los iconos REVERSAR y ANULAR radica en que la reversión del comprobante o movimiento permite efectuar correcciones o mantener esté en estado ACTIVO para su revisión, pero si la acción ejecutada es la anulación está no permitirá ningún tipo de cambio, debiendo ser creado un nuevo comprobante o movimiento, de ser requerido. PRIMERO: Muestra instantánea del primer dato o registro, al efectuar la consulta el primer dato o registro aparecerá automáticamente en pantalla. ANTERIOR: Dato o registro anterior, permitiendo retroceder y ver los registros anteriores. SIGUIENTE: Dato o registro consecutivo, permitiendo avanzar y ver los registros siguientes. ULTIMO: Muestra instantánea del ultimo dato o registro. 35

36 3.5. Proceso SCM logística en OASIS OASIS ERP Manejo del modulo Ventas Su objetivo es el control de los clientes, los pedidos y las cotizaciones garantizando una adecuada atención de estos y un seguimiento oportuno, para ello cuenta con el registro de los clientes, la definición de sus características principales y las condiciones comerciales pactadas con la empresa tales como los diferentes tipos de descuentos (comercial, por volumen, por productos, por zonas etc.) y permite la asignación de listas de precios según la calidad o clasificación de los clientes (Mayoristas, temporales, empleados, fondos y cooperativas, minoristas, etc.) Datos Básicos La aplicación de datos básicos lo que hace es revisar una serie de parámetros y datos necesarios para la operación del modulo de ventas, como toda la definición de tablas básicas, estos datos se digitan una vez al iniciar el sistema y después van a estarse alterando esporádicamente. Esta definición de los Datos Básicos las valida el sistema en la operación de sistema, por ejemplo cuando el esta capturando un pedido si se tiene descuento por pedido el sistema validara el descuento, y así con todos los diferentes descuentos. 36

37 Los datos básicos se pueden dividir en los siguientes ítems: Prioridades de Despacho Asignación de prioridades de despacho según políticas comerciales y de atención de pedidos. Está puede establecerse por rangos de fechas lo que permite mantener históricos. Temporadas Debido al comportamiento cíclico de las ventas, esta opción nos permite determinar a los clientes; cupos adicionales y cambio de la condición de pago para no obstaculizar la labor de ventas. 37

38 Producto-Canal OASIS ERP Tabla que permite la asignación de márgenes o porcentajes de separación y asignación de mercancías a los diferentes canales y para productos que se deseen controlar o impulsar la venta. La separación consiste en la asignación de la mercancía existente al cumplimiento de determinados pedidos. La empresa puede contar con existencias de un producto pero ya estar comprometido para el envío a otros clientes y por tal razón se considera que no hay suficiente inventario del producto requerido. Producto : Código del Producto a asignar porcentajes de separación. Canal : Canal de distribución y ventas correspondiente. Margen : Margen o porcentaje de incremento o disminución (Negativo) en la separación de pedidos. Producto vendedor Facilita el manejo de los productos a los cuales se desea controlar sus niveles de Stock y que dependiendo del vendedor se le asignaran margen superior e inferiores para la asignación de la disponibilidad de los productos. Ésta opción actúa de igual forma que la anterior y son independientes, los datos o parámetros aquí establecidos. 38

39 Producto : Código del Producto(s) a los cuales se les asignara porcentajes de separación. Vendedor : Código de identificación y nombre del vendedor. Canal : Canal de distribución y ventas correspondiente. % Margen : Margen o porcentaje de incremento o disminución (Negativo) en la separación de pedidos. Activo Pricat Cotizaciones Es la pantalla maestra que sirve para adicionar, modificar y consultar las diferentes cotizaciones que ha elaborado la empresa a los clientes. Para ello el cliente debe estar creado previamente en la básica o maestro de terceros, no se pueden realizar cotizaciones a clientes que existan o que no se le contengan sus datos básicos. El maestro contiene la información básica tanto de la empresa como del cliente al cual se le cotiza, con las posibles condiciones comerciales con las que dicho cliente será vinculado como cliente de la empresa. 39

40 Detalle Describe los productos, cantidades y precios de los productos que se están cotizando Pedidos Los pedidos son los documentos por medio de los cuales, los clientes definen cuales son los productos que requieren, se hace el pedido oficialmente por medio del documento pedido. El sistema OASIS es totalmente concurrente, esto quiere decir que puede haber muchos usuarios al mismo tiempo digitando pedidos. 40

41 Pedidos Esta es la pantalla maestra que sirve para adicionar, consultar y modificar los pedidos que hacen los clientes a la empresa. Esta pantalla es fundamental para al captura de las ordenes de compra de los clientes ya que se encuentra integrada a los módulos de cartera e inventarios, con cartera en la validación del cupo y condiciones comerciales y con inventarios en la disponibilidad de los productos. Detalle Describe los productos, cantidades y precios de los productos que se están en el pedido. 41

42 Pedidos Pendientes Manejo de pedidos pendientes de despacho por producto, indica la ubicación de recepción del pedido, numero del pedido, estado, y productos con sus respectivos precios de venta como la totalización del valor pendiente. Dichos pedidos pueden ser dados por terminados en esta. Aprobación de Pedidos Todos los pedidos para su despacho deben pasar el proceso de aprobación y que se ejecuta en está opción. El sistema muestra los pedidos que han pasado por los controles de validación o liberación de cartera y los muestra en el orden en que han sido grabados o digitados, pero la problemática de las empresas requiere que los pedidos tengan diferentes prioridades y prelaciones para ello en las opciones básicas de ventas, se definen unas prioridades y márgenes de despacho de pedidos. El Campo Prioridad inicialmente tendrá valor cero 0 que al oprimir el Botón Asig Prioridades el sistema calcula dichas prioridades según fueron establecidas, para después ordenarlas de mayor a menor o viceversa. Esta prioridad es sugerida ya que no es de obligatorio cumplimiento, el funcionario encargado será quien en ultimas toda la decisión de la aprobación de pedidos. 42

43 Detalle Describe los productos, cantidades y precios de los productos que se están en el pedido Despachos Despachos Esta aplicación tiene como objeto controlar el despacho de mercancía. 43

44 Numero Ubicación Documento Fecha Cliente : Numero del documento : Código y nombre de la ubicación : Identificación del documento : Fecha de creación del documento : Código y nombre del cliente al cual se le va realizar el despacho Condición de pago : Forma de pago del despacho Tipo de precio : Tipo de precio que maneja este despacho Contratos En esta aplicación se llevan un control de los contratos de venta Contratos 44

45 Detalle Procesos Especiales Esta aplicación tiene como objeto ejecutar un proceso que sirve para mantener el funcionamiento del sistema en cuanto a cierres periódicos, saldos, estadísticas, etc. Genera Facturación 45

46 Reportes OASIS ERP La aplicación de reportes de ventas esta orientada a emitir información básica consolidada de las operaciones de ventas tendientes a optimizar los procesos de ventas para alcanzar los niveles de cumplimiento, atención y seguimiento a los pedidos realizados por los clientes, para establecer productos solicitados y con bajos niveles de inventarios para cumplir con las cantidades solicitadas. Como de las cotizaciones y su estado en el proceso de atraer un nuevo cliente o para identificar motivos de aceptación o rechazo de dichas cotizaciones. El seguimiento a clientes tanto activos como inactivos también es una labor de mercadeo importante que puede brindar beneficios a las empresas. Cubrimiento de clientes Pedidos pendientes por producto Un reporte de los pedidos pendientes ordenados por producto, es un reporte que puede tener utilidad para definir cuales productos se necesitan producir o cuales productos están pendientes por comprar para poder satisfacer la demanda de los clientes. Este reporte puede consultarse por variables independientes o conjuntas Ej.: Por Ubicación de Almacenaje; Por Producto; Por pedido; Por Ubicación de Pedido; Por fechas; Por Estado; y por cliente. El reporte agrupa y totaliza las cantidades pendientes por producto, a diferencia del anterior reporte. 46

47 Listado de pendientes Cotizaciones pendientes Un reporte de las cotizaciones o un resumen general de las cotizaciones que están todavía pendientes por trabajar, por contactar; con este reporte podemos obtener cuales cotizaciones están pendientes por contacto. Este reporte puede consultarse por variables independientes o conjuntas Ej.: Por Ubicación de Cotización; Por fechas; Por Cliente; Por Estado; y Por Producto. 47

48 Clientes Permite listar los clientes de la empresa en forma total o parcial consultados por una característica independiente o conjunta, donde aparecen los datos básicos de dicho cliente y las condiciones comerciales con que cuenta. Pedidos pendientes por vendedor 48

49 El reporte de los pedidos pendientes de entregar por cliente, con este reporte la empresa puede verificar el estado de entrega de los pedidos y cuales son los pedidos y volumen de pedidos pendientes. Cantidades pendientes por Pedido y por Producto, este reporte se puede listar por diferentes variables independientemente o conjuntas. Ej.: Por vendedor; Por vendedor; Por Pedido; Por Cliente; En determinadas fechas; Para determinada ubicación; Estado (Despachos Parciales o Procesadas sin nada despachado ); y por ultimo para determinado producto. Pendientes por producto Un reporte de los pedidos pendientes ordenados por producto, es un reporte que puede tener utilidad para definir cuales productos se necesitan producir o cuales productos están pendientes por comprar para poder satisfacer la demanda de los clientes. Este reporte puede consultarse por variables independientes o conjuntas Ej.: Por Ubicación de Almacenaje; Por Producto; Por pedido; Por Ubicación de Pedido; Por fechas; Por Estado; y por cliente. El reporte agrupa y totaliza las cantidades pendientes por producto, a diferencia del anterior reporte. 49

50 Despachos pendientes por producto Pedidos pendientes por bodega Pedidos por producto 50

51 Reporte que ordena los productos pedidos por las ubicaciones que los elaboraron, agrupando los productos e indicando el número de pedido relacionado con sus cantidades y precios. Este reporte puede consultarse por variables independientes o conjuntas Ej.: Por Ubicación de Pedido; Por Numero de pedido; Por Código Producto; Por Nombre Producto; Por Cantidad; Por Precio; y Por Cantidad Entregada Manejo del modulo de Facturación El módulo de Facturación es el encargado de finiquitar la labor de ventas que hace la empresa, por medio de este módulo se asientan las ventas, se crea la facturación, se actualizan los presupuestos y se dejan las cifras correspondientes a las ventas reales que ha hecho la empresa. Este módulo se instala en las empresas que tienen sus ventas tanto de contado como sus ventas a crédito y las otras modalidades de venta. Normalmente las empresas que hacen despachos a partir de pedidos, generan las facturas partiendo de las remisiones procesadas en el módulo de inventarios. Esto no es de obligatorio cumplimiento ya que este módulo del sistema de Información OASIS permite ser instalado sólo, independiente a los módulos de ventas, inventarios, cartera, contabilidad, etc. La ventaja de estar integrado con todos ellos es la estandarización de la información y poder obtener informes de ellos que complementen y ayuden en la evaluación de la gestión comercial y operativa de las empresas Datos Básicos Tipo de precios 51

52 Los tipos de precios son las diferentes listas de precios que pueda tener vigente en un momento dado la empresa. Normalmente las empresas pueden ofrecer dos listas de precios al tiempo, que son mayorista y público. Si una empresa tiene definidas muchas listas de precios aquí se deben definir cada una de esas listas de precios. Código : Código que identifica los Tipos de Precio de acuerdo a las definidas por la empresa. Nombre : Código de la cuenta contable correspondiente al concepto, es de indispensable definición ya que de esta, depende el informe consolidado de facturación para la generación del comprobante de contabilidad. IVA : La lista de precios puede incluir en el valor el valor del IVA, en tal caso al momento de la venta el sistema calcula hacia atrás su monto y lo indica en la factura. Aplica por lo general para la lista de Precio Venta Publico (PVP). Moneda : Tipo de moneda que manejará la lista de precios. Permite manejar listas independientes para las distintas monedas en las que se efectúan transacciones. Tipo Base : Indica que dicha lista es una variación a otra (base). % Variación : La lista de precios pueden variar unas a otras (porcentaje positivo) o disminuciones (porcentaje negativo). Mínimo/Máximo: Rango para el cual aplica el tipo de precio establecido. 52

53 Planes de comisión La empresa dentro de sus políticas de venta puede establecer planes de comisión tanto para el momento de la venta, como para el momento de la recuperación de la cartera y para el cumplimiento o incumplimiento de las proyecciones de ventas. Código Nombre : Identificador Numérico del plan de comisión. : Nombre especifico del plan de comisiones. Planes de exportación La empresa dentro de sus políticas de venta puede establecer planes de exportación para el momento de entrega de mercancías Precios La función de la aplicación de precios es registrar toda la información concerniente a los precios de productos que ofrece la empresa. En esta aplicación se mantienen los 53

54 precios, se cambian los precios y se puede consultar los precios de los productos definidos anteriormente. Precios En esta pantalla se puede hacer la adición, modificación, consulta y borrado de los precios de los productos. El manejo de los precios de los productos que hace el sistema OASIS es el siguiente: Listado de precios La lista de precios es una ayuda a la labor de ventas que ejercen los vendedores, lo que les permite trabajar y consultar estos listados y establecer el valor de las mercancías a ser enviadas a los clientes. Esta lista contiene el precio sugerido por la Empresa al efectuar la venta al Público lo que permite establecer el margen de ganancia que obtendrán los clientes al comercializar los artículos. 54

55 En esta aplicación se puede obtener un reporte por pantalla o por impresora de los precios de los productos de la empresa, puede ser consultado por; Tipo de Precio, Clasificación, Marca, Producto(S), Código Antiguo, Código EAN, Fecha de Vigencia y Precio, la lista siempre mostrara el P.V.P. de los productos. Cambio de precios Es un proceso automático que genera unos nuevos precios de acuerdo a unos precios anteriores aumentados o disminuidos en un porcentaje. Este proceso se utiliza en el caso de que la empresa requiera cambiar masivamente los precios modificados en un porcentaje. 55

56 Fecha : Solamente es necesario digitar la fecha en la cual empieza a regir los nuevos precios. Tipo de Precio: El tipo de precio que queremos actualizar, si se necesitan todos se deja en 0 (cero). Producto : El código del producto; si se necesitan todos se deja en 0 (cero). Clasificación : La clasificación del producto; si se necesitan todas se deja en 0 (cero). Marca : La marca del producto; si se necesitan todas se deja en 0 (cero). Porcentaje : Porcentaje de aumento (positivo) o disminución (negativo) deseado. Este dato se comporta según la forma o fórmula matemática (Nuevo precio = Precio antiguo X (1 + Porcentaje)). Redondeo : Existen clases de redondeo para los nuevos precios según se desee: ninguno (N), Unidades (U), Decenas (D), Centenas (C) y Miles (M). Ubicación : Es el código de la ubicación donde se aplica el cambio de precio. Si se quiere aplicar en una ubicación especifica. Precios por cliente Esta opción permite definir precios por Cliente en los casos que sea necesario ya sea por ser temporal y para unos pocos artículos. Esta pantalla funciona tanto para los artículos vendidos por la empresa, como para los comprados por la empresa, y el manejo de códigos y nombres que trabajen los proveedores o clientes, con los descuentos ofrecidos. 56

57 Producto : Código del producto. Tercero : Identificación del Cliente o Proveedor. Código Tercero: Código con que el cliente o proveedor conoce o maneja el producto. Nombre : Nombre con el que el cliente o proveedor conoce o maneja el producto. Ventas : Campo que indica si el producto es para la venta. Descuento : % de Descuento ofrecido al cliente. Días Entrega : Aplica para productos comprados por la empresa y es el tiempo que transcurre entre la fecha de la Orden de Compra y la fecha de la entrega real de la mercancía. Precio : Precio del producto ofrecido al cliente. Compras : Campo que indica si el producto es comprado por la empresa. Descuento : % de descuento ofrecido por el proveedor. Días Entrega : Aplica para productos comprados por la empresa y es el tiempo que transcurre entre la fecha de la Orden de Compra y la fecha de la entrega real de la mercancía. Calidad : Campo para el manejo de la calidad del producto ofrecido. (Este campo actualmente no es utilizando y no se tienen requerimientos al respecto por parte de las empresas donde se encuentra OASIS). Fecha Dosis : Campo en evaluación para eliminar. Observación : Campo para el manejo de observaciones. Promociones La funcionalidad de promociones permite determinar temporadas o rango de días en los cuales determinados productos tendrán un precio especial (promoción). 57

58 Ubicación : Ubicación o canal de venta de la empresa donde se ofrecerán los productos a promocionar. Tipo Precio : Tipo de precio del producto antes de la promoción. Tercero : De desearse promocionar a clientes específicos, de lo contrario se escribe cero (0). Producto : Código y nombre del producto a promocionar. Inicial / Final : Fechas inicial y final de vigencia de la promoción. Tipo P. Prom : Código del tipo de precio a utilizar en las promoción para el producto. Precio : Precio dado al producto por la promoción. Descuentos por volumen Tipo precio : Código del tipo de precio. Producto : Identificación numérica y precio del producto. Inicial / Final : Rango de valores mínimo y máximo en los cuales se podrán aplicar los descuentos. Volp descuento: Valor a descontar de acuerdo a los rangos establecidos. Precios por volumen 58

59 Tipo precio : Código del tipo de precio. Producto : Identificación numérica y precio del producto. Fecha : Fecha en la cual se asigna el precio. Inicial / Final : Rango de valores mínimo y máximo en los cuales se podrán aplicar los precios por volumen. Precio : Valor que se cobrará de acuerdo al rango establecidos. Saldos y precios por ubicación Producto : Identificación numérica y nombre del producto. Cód. Antiguo : Identificación antigua del producto si lo tiene. Ubicación : Identificación numérica y nombre de la empresa u organización. Saldo : Saldo de productos por determinada ubicación. Precio almacén: Valor del producto en la ubicación. 59

60 Facturas Esta aplicación es la aplicación principal en la parte de facturación, en esta aplicación vamos a registrar todos los documentos comerciales que consolidan las ventas de la empresa. Facturas La función de facturación en las empresas es uno de los ejes principales de su actividad comercial, por ello de esta aplicación y su funcionamiento depende en gran parte el desempeño de la empresa. Esta aplicación alimenta directamente las cuentas por cobrar y los saldos por cartera de los clientes, igualmente de ventas efectuadas en efectivo alimentaran directamente los saldos y movimientos de las cuentas de tesorería.la facturación se generará automáticamente al confirmar las remisiones o salidas del inventario por concepto de ventas a los clientes. Número : Dato con el cual se conoce la factura en todo el sistema. La numeración puede ser asignada automática o manualmente. 60

61 Fecha : Fecha de Facturación; es muy importante puesto que es la fecha base para la generación de la cartera en caso de tener cuentas por cobrar o en caso de vender a crédito, así mismo, esta fecha es la que define a que periodo contable corresponde la factura que estamos observando. DEV/Venta : Campo que sólo saldrá (será visible) en los casos de devoluciones, que en el caso de contar con el número de factura original se debe indicar la fecha real o aproximada de venta de los productos a devolver esto para que el sistema efectúe la devolución a los mismos precios de venta. Punto Venta : Punto de venta que hace la factura. Permite el control de estadísticas y presupuestos. Tipo : Los movimientos o transacciones pueden ser de dos tipos (Facturas o Devoluciones). Dirección : Código de la sucursal o agencia del cliente. Cliente Vendedor : Persona natural o jurídica a la cual se le hizo la venta. : Nombre de la persona que realizó la venta, se utiliza este campo para la generación de las comisiones por ventas correspondientes. No, Referencia: Campo para el manejo del número de la factura original sobre la cual se efectúa una devolución de mercancía, lo que permite traer los productos y a los precios facturados. Condic Pago : Condición de pago definida para esta factura, la toma por defecto de las condiciones definidas para el cliente o de las condiciones definidas para el pedido en caso de corresponder a un pedido. Es muy importante este campo para la generación de la CARTERA puesto que con base a esto va a generar las cuotas o vencimientos de cartera correspondientes a las ventas a crédito. Descuento #1: Es el porcentaje de descuento comercial que se le va a liquidar a esta factura, que afectará todos los productos de esta factura. Tipo de Precio: Tipo de precio con el cual se liquidó o liquidará la factura, la toma por defecto del tipo de precio definido al cliente. Moneda : Tipo de moneda en la cual se está realizando esta transacción. Tasa de Cambio: Cuando la moneda es diferente de pesos (COP) el sistema trae la tasa de cambio vigente correspondiente al tipo de moneda [bmon]. Concepto : Campo indicador del tipo de movimiento efectuado Factura de Venta (FC), Devolución (DV). Motivo : De acuerdo a los motivos definidos en la tabla [fbmo] para identificar las causas de las transacciones. 61

62 Pedido : Compuesto por dos campos donde indica la ubicación y número del pedido que originó la transacción. Remisión : Número de la remisión que antecedió a la generación de esta factura, normalmente si se tiene el módulo de inventarios vamos a tener el número de la remisión correspondiente. Caja : Permite definir el número de cajas que conforman el despacho de mercancía, es indispensable en las operaciones de exportación. Bodega : Código de la bodega que hizo el despacho de los productos incluidos en la factura. Observaciones: Para el manejo de aclaraciones adicionales. Inventario : Indicador de Sí se actualizaron los inventarios o No, que nos permite verificar si la factura ya descontó o sumo los inventarios o todavía esta pendiente por hacerlo. Estado : Estado de la factura; con este campo vamos a controlar en que estado se encuentra la factura para verificar si se pueden hacer cambios o modificaciones y para controlar la generación de los comprobantes de ventas correspondientes. Los estados pueden ser Activo, Procesado o Terminado que quiere decir que ya se genero el comprobante contable y no se puede realizar ningún cambio. Valores : Valores correspondientes a la factura. Bruto : Es la sumatoria del valor de los productos que van en la factura. Descuento : Valor total de descuentos de la presente factura. Porcentaje de descuento multiplicado por el bruto y/o sumatoria de descuentos por producto de la factura. SubTotal : Es el bruto menos el descuento. IVA : Valor acumulado de impuesto de acuerdo al porcentaje asignado a los productos facturados. Total Retención : Valor total de la factura. (Subtotal más IVA). : Porcentaje de retención establecido para los productos multiplicado por el subtotal, en caso de tenerse retención por venta a un agente retenedor. Neto : Es el total menos la retención, en caso que el comprador de la mercancía sea un agente retenedor. Cantidad : Número total de cantidades de los productos que conforman la venta. Detalle Listado de productos facturados con sus cantidades y precios. Totales en cantidades y costo total de la mercancía. 62

63 Renglón : Número que identifica cada fila o registro del detalle. No pueden existir dos números de renglón repetidos. Producto : Código y nombre del producto. Cantidad : Cantidad del producto que se factura. Und. : Unidad de Medida del producto. Precio : Precio correspondiente a la lista de precios definida para el cliente. % Imp : Valor porcentual del impuesto cobrado al cliente por el pedido. % Desc : Valor porcentual del descuento dado al cliente, corresponde al ingresado en el pedido. Caract : Código de la característica que se puede atribuir al producto (Sí Aplica) [bcpr] y [bpro]. Present. : Forma de presentación del producto (Sí Aplica). Vencimiento : Fecha de vencimiento del producto, en caso de ser perecedero y que es ingresado en el momento del ingreso de la mercancía (Si Aplica). Control : Número de serial o consecutivo asignado a productos que vende la empresa y poder así identificarlos y llevar un control sobre ellos y que es ingresado en la entrada de producción (Si Aplica). Localiz : Código de la localización (sección de la bodega) donde estaban ubicados los productos. Remisión : Número de la remisión (documento de salida del inventario en la bodega) El sistema permite incluir en una misma factura varias remisiones, para ello el cliente en [bter] debe tener apagado el indicador de factura por Remisión. Pedido : Compuesto por dos campos donde indica la ubicación y número del pedido que origino la transacción. Al final del detalle se totaliza las cantidades y valor bruto de los productos facturados, estos valores son calculados a medida que se incluyen nuevos renglones o productos. El Icono importar archivo facilita la digitación de los productos y cantidades que componen el detalle mediante la importación (traída) o lectura de un archivo en Excel que los contenga. PAGO Registro de la forma de pago de dicha factura, en las ventas a Crédito estos datos son diligenciados automáticamente. Esta carpeta es de vital importancia para facturas con pago de contado para el registro de la cantidad en efectivo y / o cheque(s) con la cual se cancela la factura, el sistema se acomoda a las últimas disposiciones legales de pago con Tarjeta 63

64 de Crédito donde se debe indicar el monto de IVA que causan los productos facturados. Reng : Consecutivo de formas de pago Forma de Pago: Identificación de la forma de pago y al seleccionar alguna mostrará los demás campos pertinentes así: a. En los pagos con Cheque, mostrara los campos de la sección cheque, b. En los pagos con tarjeta de Crédito, mostrará los campos de la sección tarjeta de Crédito Valor : Monto o valor cancelado en la respectiva forma de pago. TARJETA DE CREDITO (Sección) IVA. : Monto correspondiente de IVA de los productos facturados. Número : Se deben digitar los 16 números de la tarjeta de crédito Vencimiento : Fecha de vigencia de la Tarjeta Autorización : Número de autorización suministrado por el sistema de validación y compra (Datafono) CHEQUE (Sección) Número Banco Plaza : Número del cheque : Código del Banco (Número de compensación) : Ciudad de radicación de la cuenta corriente del cheque. Consulta de ventas Resumen que permite visualizar los movimientos efectuados por la facturación y que permite efectuar consultas por algunos datos específicos mostrando los datos totales de la consulta. 64

65 Tipo Número Ubic Fecha Tercero Moneda venta. Bruto Descuento Subtotal IVA Total Cantidad Peso Val/Peso Per Año : Tipo de transacción FC Factura de Venta o DV Devolución. : Número de la transacción o movimiento : Ubicación o dependencia que realizó la factura o transacción : Fecha de realización : Código y nombre del Cliente : Tipo de moneda en la cual se registro la factura y se realizó a : Valor antes de descuentos e Impuestos. : Monto de los descuentos. : Valor antes de impuestos (Bruto Descuento). : Monto del Impuesto IVA. : Valor Total de la factura (Subtotal + IVA). : Numero de unidades facturas de determinado producto. : Peso que tiene la mercancía facturada. : Valor por cada unidad de peso de la productos facturados. : Hace referencia al mes en que se realizó la venta. : Año en el que se realizó la venta. Consulta de facturas Herramienta que facilita la consulta o búsqueda de facturas que se encuentren digitadas sin importar su estado, con algún dato que se conozca; producto, fecha, monto, valor del producto, etc. 65

66 Tipo : Tipo de transacción FC Factura de Venta o DV Devolución. Número : Dato con el cual se conoce la factura en todo el sistema. La numeración puede ser asignada automática o manualmente. Ubicación : Ubicación o Punto de venta que hace la factura. Permite el control de estadísticas y presupuestos. Fecha : Fecha de Facturación; es muy importante puesto que es la fecha base para la generación de la cartera en caso de tener cuentas por cobrar o en caso de vender a crédito, así mismo, esta fecha es la que define a qué período contable corresponde la factura que estamos observando. Tercero : Persona natural o jurídica a la cual se le hizo la venta o transacción Estado : Estado de la factura; con este campo vamos a controlar en qué estado se encuentra la factura para verificar si se pueden hacer cambios o modificaciones y para controlar la generación de los comprobantes de ventas correspondientes. Los estados pueden ser Activo, Procesado o Terminado que quiere decir que ya se generó el comprobante contable y no se puede realizar ningún cambio. Vendedor : Nombre de la persona que realizó la venta, se utiliza este campo para la generación de las comisiones por ventas correspondientes. Total : Valor total de la factura. (Subtotal más IVA) Neto : Es el total menos la retención, en el caso que el comprador de la mercancía sea un agente retenedor. Documento 1, 2: Datos contenidos por número de pedido y remisión Bodega : Código de la bodega que hizo el despacho de los productos incluidos en la factura. 66

67 Renglón : Número que identifica cada fila o registro del detalle. No pueden existir dos números de renglón repetidos. Producto : Código y nombre del producto Cantidad : Cantidad del producto que se factura Localización : Código de la localización (sección de la bodega) donde estaban ubicados los productos Precio : Precio correspondiente a la lista de precios definida para el cliente % Descuento : Valor porcentual del descuento dado al cliente, corresponde al ingresado en el pedido Característica : Código de la característica que se puede atribuir al producto (Sí Aplica) [bcpr] y [bpro] Presentación : Forma de presentación del producto (Sí Aplica) Vencimiento : Fecha de vencimiento del producto, en caso de ser perecedero y que es ingresado en el momento del ingreso de la mercancía (Si Aplica) Control : Número de serial o consecutivo asignado a productos que vende la empresa y poder así identificarlos y llevar un control sobre ellos y que es ingresado en la entrada de producción (Si Aplica). Per : Hace referencia al mes de la consulta. Año : Hace referencia la año de la consulta. Movimiento contable Cada factura dependiendo de los parámetros previamente definidos conlleva una afectación contable y que en el momento de la generación del comprobante contable del módulo de facturación alimentara directamente al módulo de contabilidad sin tener que volver a digitar la información lo que podría generar errores. 67

68 Tipo OASIS ERP : Los movimientos o transacciones pueden ser de dos tipos (Facturas o Devoluciones). Numero : Dato con el cual se conoce la factura en todo el sistema. La numeración puede ser asignada automática o manualmente. Ubicación : Ubicación o Punto de venta que hace la factura. Permite el control de estadísticas y presupuestos. Fecha : Fecha de Facturación; es muy importante puesto que es la fecha base para la generación de la cartera en caso de tener cuentas por cobrar o en caso de vender a crédito, así mismo, esta fecha es la que define a que período contable corresponde la factura que estamos observando. Tercero : Persona natural o jurídica a la cual se le hizo la venta. Estado : Estado de la factura; con este campo vamos a controlar en que estado se encuentra la factura para verificar si se pueden hacer cambios o modificaciones y para controlar la generación de los comprobantes de ventas correspondientes. Los estados pueden ser A de activo, P de procesado y T de Terminado que quiere decir que ya se genero el comprobante contable y no se puede realizar ningún cambio. Renglón : Renglón o línea del detalle contable del movimiento Cuenta : Cuenta contable afectada Naturaleza : Tipo de imputación de la cuenta contable. Valor : Valor o cifra de la afectación contable a la cuenta correspondiente Tercero : Se incluye en este campo la identificación correspondiente, de requerir tercero la cuenta contable para establecer los movimientos en el auxiliar de la cuenta contable. Centro de Costo: Al igual que el campo anterior este campo permite incluir el Centro de Costo Negocio : Permite identificar la unidad de negocio imputada. Base retención: Valor de retención aplicado a la factura por los diferentes productos adquiridos. Periodo : Hace referencia al mes de la consulta. Año : Hace referencia la año de la consulta Comisiones La aplicación de comisiones está orientada ha registrar y definir todas las comisiones a que tienen derecho los vendedores por haber efectuado eficazmente su labor de ventas, depende de las políticas de comisiones que haya definido la empresa para sus vendedores. Comisiones 68

69 Esta pantalla permite consultar las comisiones generadas en el proceso anterior con los valores correspondientes. Estas comisiones se agrupan (Muestra totales) por vendedores y por las actividades de VENTA, COBRO y PRESUPUESTO, como el total General de Comisiones. Tercero Fecha Clase : Código del vendedor que se hace acreedor a la comisión. : Fecha del movimiento que genera la comisión. : Dependiendo de la actividad; VENTA, COBRO y PRESUPUESTO la empresa determina los planes y porcentajes de comisión. Ver [fbpc] Planes de Comisión. Documento Origen: Documento (movimiento) [RC] Recibo de Caja o [FC] Factura de Venta por la cual se liquidó la comisión. Indicando ubicación, numero del documento y renglón de dicho documento. Documento Destino: [FC] Factura de Venta por la cual se liquidó la comisión. Indicando ubicación, numero del documento y renglón de dicho documento. Base : Es el valor base por el cual se calculo la comisión. % Com : Es el porcentaje de comisión definido para el vendedor. Valor : Valor de la comisión ganada por el vendedor. Estado : Estado de la comisión Activo, Procesado, Terminado. Listado de comisiones Esta opción permite generar un reporte por pantalla o impreso de las comisiones acumuladas por cada uno de los vendedores en cada uno de los periodos. 69

70 Permite hacer el pago de las comisiones por tesorería o por nómina. Listado de bonificaciones Bonificaciones Per : Hace referencia al mes en el que se realizo la bonificación. 70

71 Año Ubicac bonificación. Tipo Tercero Base Valor Descuento Neto OASIS ERP : Hace referencia la año. : Identificación numérica de la organización que genera la : Iniciales del tipo de documento (factura). : Código y nombre del tercero (cliente). : Base sobre la cual se liquida la bonificación. : Valor del documento (factura) : Valor descontado por el bono. : Valor neto a cancelar después del descuento Procesos especiales La aplicación de procesos especiales tiene como función realizar una serie de procedimientos que se realizan periódicamente y los cuales deben ser ejecutados con suma atención para evitar daños en los datos. Cierre del periodo El cierre de periodo es un proceso automático que ejecuta el sistema con el objetivo de determinar acumulados y establecer estadísticas de facturación, así mismo para generar los correspondientes comprobantes de facturación que se enviaran a contabilidad. Este es un proceso irreversible y debe hacerse solamente en el momento en que el usuario esté seguro de que la facturación correspondiente a un periodo esta completamente incluida en el sistema. El cierre de periodo actualiza el control de cierres y evita que cualquier documento con fecha de periodos que ya se han cerrado sean digitados en el sistema, el cierre de periodo también colabora en la ejecución del presupuesto de ventas. Comprobante contable Esta opción genera el comprobante de ventas o comprobante de facturación que será enviado a contabilidad, siguiendo todos los parámetros definidos en la parte de facturación, tales como el tipo de comprobante contable, los conceptos de facturación, las cuentas contables que se afectaran con cada uno de los conceptos y en general la información contable resumida del proceso de facturación. El comprobante contable toma como parámetros los definidos en el sistema de seguridad para el Comprobante de Facturación. Los parámetros son Sistema Contable utilizado, código del comprobante y frecuencia o periodicidad de ejecución. 71

72 Reportes La aplicación de reportes tiene como función principal generar una serie de reportes con respecto a la operación del modulo de facturación, Los reportes son del tipo básico y generan información básica y general de acuerdo a las necesidades de la mayoría de las empresas. Resumen de facturación Genera un reporte de la facturación resumida de acuerdo a cada uno de los conceptos de facturación (facturas o devoluciones), sirve como base para el análisis de la facturación por concepto, cliente y fecha, con los valores por movimiento; Valor de la factura, descuento, Impuestos y total. Esta consulta es agrupada por las diferentes ubicaciones que efectúan facturación dentro de la empresa. Facturación detallada Detalla uno a uno los productos incluidos en las respectivas facturas, pudiéndose consultar por variables independientes o conjuntas; ubicación, fecha, tipo de movimiento, No. Factura, cliente y producto, agrupando por ubicación y total general. Facturación por producto Es un reporte que detalla producto por producto la facturación efectuada en cada uno de los periodos, sirve como base para el análisis de la facturación por producto, cantidades y precios de venta, diferenciando las diferentes líneas de venta y ubicaciones de facturación o venta. Facturación por cliente Genera un reporte discriminado por cliente y por producto sirve como base para estudiar las tendencias y comportamientos de la facturación de cada uno de los clientes. Diario de ventas Consulta por fechas de facturación como una forma de ayuda para conocer los resultados diarios en facturación. Facturación por día 72

73 Reporte de consolidación de movimientos del módulo de facturación tanto facturas como devoluciones, consolidando el valor neto de dichos movimientos por día, por ubicación y por total general. Ranking de clientes Esta opción consolida la facturación de los diferentes clientes efectuados en los respectivos periodos o meses ordenándolos de mayor a menor por los montos facturados, esta consulta se permite efectuar de varias formas una de ellas los clientes con facturación en determinado mes con valor total facturado superior a XXX monto, el reporte totaliza los montos facturados y asigna automáticamente un porcentaje de participación en facturación respecto al total. Rentabilidad por cliente Determina la rentabilidad por los diferentes clientes ya que dependiendo de las políticas de la empresa existen diferentes tipos de precios para los clientes donde el volumen puede jugar un factor importante en la determinación de la utilidad o rentabilidad de dicha relación comercial. Rentabilidad por producto Calculo con base en lo facturado del margen de rentabilidad de los productos, ordena por producto y consultado por fechas especificas. Relación de descuentos Reporte que muestra la relación de descuentos ofrecidos a los clientes por las diferentes políticas comerciales de la empresa. Se puede consultar por diferentes variables, independientemente o conjuntas. Regalías Listado de reporte de la liquidación de la causación de las regalías por los productos con manejo de imágenes registradas y sobre las cuales se a pedido autorización para elaborar productos con la contraprestación o porcentajes de comisión sobre ventas Manejo del modulo de Inventarios El objetivo del modulo es tener un control acerca de las existencias que hay de cada producto que maneja la empresa, saber con que productos se cuentan, que productos salen más frecuentemente que otros. 73

74 Tener una idea acerca del movimiento de la empresa a través de la rotación de sus productos Datos básicos Localizaciones Ubicación Código Nombre : Identificación numérica y nombre de la empresa o punto de la empresa. : Identificación numérica de la localización. : Nombre especifico de la localización Ciclos de Inv.: Físico 74

75 Inventario : Hace referencia al tipo de inventario ejemplo, productos terminados, suministros, materias primas etc. Código : Código que identifica al tipo de inventario. Mínimo/Máximo: Rango entre el cual se debe encontrar el numero de unidades existentes de un producto a la hora de realizar un inventario. Fecha inicial : Fecha inicial del ciclo del inventario. Fecha final : Fecha en la cual termina el ciclo del inventario. Días : Número de días abarcados entre la fecha inicial y la final. Cantidad : Número de unidades existentes dentro del ciclo de inventario. Tipo : Hace referencia a la forma como se realizo el inventario si fue por productos y si fue por localización. Conceptos de consumo Ubicación empresa. Inventario Concepto : Identificación numérica y nombre de la empresa o punto de la : Nombre del tipo de inventario realizado. : Nombre especifico del concepto Saldos Esta aplicación tiene como objetivo mantener una consulta en línea de los saldos o existencias actuales de los productos en las bodegas. Todos los movimientos afectan en línea los saldos, por tanto cualquier consulta tendrá los datos actualizados. 75

76 Productos Código : Identificación numérica del producto. Nombre : Nombre especifico del producto. Clasificación : Código y nombre de la clasificación del producto indicado. Unidad Medida: Hace referencia a la unidad de medida del producto ejemplo, unidad. País Origen : Nombre del país origen de donde viene el producto. En la aplicación se manejan tres columnas que especifican en detalle datos relacionados con cada producto, en estas columnas se tienen en cuenta datos como costos de producción del producto, fecha de la última compra del producto el proveedor el precio, así mismo maneja márgenes de precio, descuentos entre otros campos relacionados dependiendo del producto. Estado : Estado en el cual se encuentra el producto. Saldos por producto 76

77 Producto Anterior Entrada Salida Saldo periodo. : Identificación numérica y nombre del producto. : Cantidad inicial de unidades de un producto al iniciar un periodo. : Cantidad de unidades que ingresan de un producto en un periodo. : Numero de unidades que salen de inventario en un periodo. : Cantidad existente de unidades de un producto en determinado Saldos por bodega 77

78 Producto : Identificación numérica y nombre del producto. Ubicación : Identificación numérica de la bodega. Anterior : Cantidad inicial de unidades que hay en una bodega de un producto al iniciar un periodo. Entrada : Cantidad de unidades que ingresan a una bodega de un producto en un periodo. Salida : Numero de unidades que salen del inventario de una bodega en un periodo. Saldo : Cantidad existente de unidades de un producto en determinado periodo. Saldos por localización 78

79 Producto : Identificación numérica y nombre del producto. Ubicación : Identificación numérica de la empresa o punto de la empresa. Localización : Identificación numérica de la localización de un producto. Caract : Código de la característica que se puede atribuir al producto. Presen : Forma de presentación del producto. Vencimiento : Fecha de vencimiento del producto. Control : Número de serial o consecutivo asignado a productos que vende la empresa y poder así identificarlos y llevar un control sobre ellos. Anterior : Cantidad inicial de unidades que hay de un producto al iniciar un periodo. Entrada : Cantidad de unidades que ingresan de un producto en un periodo. Salida : Numero de unidades que salen del inventario en un periodo. Saldo : Cantidad existente de unidades de un producto en determinado periodo. Separada : Numero de unidades separadas de la mercancía por ejemplo para un cliente. Saldos periódicos por producto 79

80 Perio : Hace referencia al mes de la consulta. Año : Año al cual pertenece el mes anterior. Producto : Identificación y nombre del producto. Anterior : Cantidad inicial de unidades que hay de un producto al iniciar un periodo. Entrada : Cantidad de unidades que ingresan de un producto en un periodo. Salida : Numero de unidades que salen del inventario en un periodo. Saldo : Cantidad existente de unidades de un producto en determinado periodo. Consumo : Número de unidades consumidas internamente por la empresa de un determinado producto. Saldos periódicos por bodega Per Año Producto : Hace referencia al mes de la consulta. : Año al cual pertenece el mes anterior. : Identificación y nombre del producto. 80

81 Ubicación Entrada Salida Saldo periodo. OASIS ERP : Identificación numérica de la bodega. : Cantidad de unidades que ingresan de un producto en un periodo. : Numero de unidades que salen del inventario en un periodo. : Cantidad existente de unidades de un producto en determinado Saldos periódicos por localización Per : Hace referencia al mes de la consulta. Año : Año al cual pertenece el mes anterior. Producto : Identificación numérica y nombre del producto. Ubicación : Identificación numérica de la empresa o punto de la empresa. Localización : Identificación numérica de la localización de un producto. Caract : Código de la característica que se puede atribuir al producto. Present : Forma de presentación del producto. Vencimiento : Fecha de vencimiento del producto. Control : Número de serial o consecutivo asignado a productos que vende la empresa y poder así identificarlos y llevar un control sobre ellos. Entrada : Cantidad de unidades que ingresan de un producto en un periodo. Salida : Numero de unidades que salen del inventario en un periodo. Saldo : Cantidad existente de unidades de un producto en determinado periodo. Consumo : Número de unidades consumidas internamente por la empresa de un determinado producto Movimientos Esta aplicación permite la ejecución de los principales movimientos que afectan el inventario, tales como entradas por compra, salidas por remisiones, salidas por consumo. 81

82 Movimientos de inventario Número : Número con el cual se registra el movimiento. Bodega : Especificación de bodega donde se encuentra la mercancía Documento : Nombre del documento del movimiento. Fecha : Fecha el la cual se genera el registro. Concepto : Iniciales y nombre del concepto por el cual se realiza el movimiento. Motivo : Identificación y nombre del motivo. Tercero : Identificación y nombre del proveedor. Dirección : Dirección del proveedor. Cantidad : Número de unidades. Ubicación : Identificación y nombre de la empresa que realiza el movimiento. Destino : Identificación y nombre de la empresa o persona que recibe el tipo de movimiento. Canal : Identificación numérica del canal. Precio : Valor por el cual se realiza el movimiento. Ubic Docto : Identificación numérica de la ubicación del documento. 82

83 Orden comp : Numero de la orden de compra. Factura comp : Numero de la factura de compra. Responsable : Identificación y nombre del proveedor. Cantidad : Número de unidades. Crédito : Si la factura de cancel de crédito o no. Observaciones: Referentes al movimiento. Estado : Estado en el que se encuentra el movimiento. OASIS ERP DETALLE Renglón : Consecutivo. Producto : Identificación numérica y nombre del producto. Cantidad : Número de unidades solicitadas. Costo Uni : Valor por unidad de producto. Und : Hace referencia a la unidad de medida del producto ejemplo, unidad. Saldo : Existencias que hay del producto. Peso : Atributo del producto. No. Caja : Si los productos vienen en cajas. Lote : Si los productos pertenecen a lote especifico. Localiz : Identificación numérica de la localización de un producto. Caract : Código de la característica que se puede atribuir al producto. Present : Forma de presentación del producto. Vencimient : Fecha de vencimiento del producto. Control : Número de serial o consecutivo asignado a productos que vende la empresa y poder así identificarlos y llevar un control sobre ellos. Consulta de movimientos 83

84 Tipo : Nombre del tipo de movimiento. Número : Número con el cual se registra el movimiento. Ubicación : Identificación de la empresa que realiza el movimiento. Fecha : Fecha el la cual se genera el registro. Concepto : Nombre del concepto por el cual se realiza el movimiento. Tercero : Identificación del tercero por el cual se hace le movimiento. Ubic Destino : Identificación de la empresa o persona que recibe el tipo de movimiento Estado : Estado en el que se encuentra el movimiento. Renglón : Consecutivo generado de acuerdo al número de productos Producto : Identificación numérica del producto. Cantidad : Numero de unidades que vienen del producto. Costo Uni : Valor por unidad del producto. Local : Identificación numérica de la localización de un producto Caract : Código de la característica que se puede atribuir al producto Present : Forma de presentación del producto. Vencimiento : Fecha de vencimiento del producto. Control : Número de serial o consecutivo asignado a productos que vende la empresa y poder así identificarlos y llevar un control sobre ellos. Cuenta Activo: Identificación de la cuenta afectada por el movimiento. Periodo : Hace referencia al mes. Año : Hace referencia al año. Movimiento contable Inventario físico 84

85 Esta aplicación permite llevar a cabo las labores correspondientes a la ejecución y control del inventario físico. La toma de inventario físico sirve para comparar las existencias de los productos físicamente contra las cantidades que deberían estar (real) en el inventario. El inventario físico puede tomarse en cualquier momento, y obtenerse las diferencias desde que los movimientos estén completos en el sistema, por esta razón el sistema facilita la toma de inventarios periódicos, puesto que garantiza que todos los movimientos se han realizado por haberse ejecutado el cierre de inventarios. Generación aleatoria Proceso que genera aleatoriamente un inventario de productos para control periódico. Prepara inventario diario Proceso que genera un inventario diario para realizar controles 85

86 Prepara inventario diario por ubicación Este proceso se encarga de generar el inventario diario por ubicación, los datos a ingresar son los de la fecha deseada para el inventario y la ubicación a la cual se quiere realizar el inventario. Toma física punto En esta aplicación se genera un reporte impreso del inventario físico por punto en donde se pueden observar datos como: ubicación de l punto, código del producto, fecha en la cual fue impreso el reporte, número de unidades por producto en entre otros aspectos. 86

87 Registro de conteos Esta Permite el registro de los diferentes conteos. Se muestra el registro de los diferentes conteos, presentando además los datos de la toma de cada registro como la fecha, ubicación del punto donde se realizó el conteo, cantidad del producto contado, y características inherentes a cada producto como presentación, vencimiento, control etc. 87

88 Toma física punto Plantilla física de inventario por genérico Diferencias punto 88

89 Proceso que calcula las diferencias que se pueden presentar entre el inventario físico y el real Calcula diferencias Proceso que calcula las diferencias entre el conteo físico y la cantidad real en inventarios, los datos a ingresar al sistema son los de fecha, ubicación y habilitar el campo de toma física total. 89

90 Diferencias Esta pantalla muestra las diferencias obtenidas entre el conteo físico y la cantidad real. Puede tenerse un sobrante (positivo) o un faltante (negativo). Generar ajustes Proceso que genera los ajustes para las diferencias encontradas. Estos ajustes no son procesados y deben confirmarse con sus causas en la pantalla de entradas o salidas por ajuste. Datos de entrada: Para la generación de este proceso se requieren los siguientes datos de entrada: fecha en la cual se realiza el ajuste y la ubicación donde se va a generar el proceso. 90

91 Niveles de Stock Esta aplicación se encarga de calcular y controlar los niveles de inventario que hacen que su administración sea eficiente, manteniendo los niveles adecuados para no entorpecer las labores de ventas o de producción y manteniendo los costos financieros más favorables. Calcular niveles de stock Proceso que calcula el nivel de stock de acuerdo al consumo promedio y a los niveles definidos para cada una de las bodegas. Entrada: Los parámetros de entrada que requiere este proceso son los siguientes: número de la ubicación donde se va a generar los cálculos de los niveles de stock, números de periodos por los cuales se va a repetir este proceso, identificación del canal, especificación del tipo por el cual se va a generar este proceso este se puede generar por producto, ubicación o por localización y por último definición del nivel de inventario a calcular. Proceso: El proceso consiste en calcular el nivel de stock para cada bodega de acuerdo al consumo de los periodos anteriores al último cierre de inventario. Esto permite manejar un volumen de inventario adecuado que facilite la rotación del inventario. Este proceso se ejecuta en lote de acuerdo al tipo que se manejo en los datos de entrada. Salida: La salida de datos se puede observar en aplicaciones como: niveles por producto (inpr), niveles por bodega (inbo) o en la de reporte niveles de stock (irni) 91

92 Niveles por producto Pantalla que muestra los niveles de stock por producto, en los cuales se ve reflejado los niveles en los saldos por cada producto. Niveles por producto detallado Pantalla que muestra los niveles de stock por producto detallado, en los cuales se ve reflejado los niveles en los saldos por cada producto. 92

93 Niveles por bodega Pantalla que muestra los niveles de stock calculados en cada una de las bodegas y en los cuales se puede notar el nivel actual con respecto a estos niveles, para observar si hay faltante, sobrante, nivel crítico, etc. Así mimo muestra el consumo promedio, el lote económico, los días de pedido. También se puede observar la cantidad pendiente por despachar (reservada o comprometida) y la pendiente por recibir (por compras o producción). Generar requerimientos Proceso que permite generar requerimientos de aquellos productos que se encuentran en un nivel adecuado para ejecutarlo. Calcula el faltante de acuerdo al nivel máximo y crea el requerimiento con esta cantidad. 93

94 Disponible Pantalla que muestra la cantidad disponible de un producto de acuerdo a la ubicación en la que se encuentra. En esta pantalla también se pueden observar las entradas y salidas que ha tenido el producto. 94

95 Costo Esta aplicación maneja todo lo referente al costeo de inventarios, operación que se hace periódicamente para obtener los costos de ventas, los consumos, etc., necesarios para obtener los resultados contables. La aplicación permite ejecutar el costeo posteriormente al cierre de inventarios, cuando ya no se permite adicionar ningún movimiento en el periodo a costear. Costeo de inventario Proceso que ejecuta el costeo de inventarios de acuerdo al sistema y método definido para la empresa. Lo ejecuta para todas las bodegas y verifica que el cierre de inventarios para el periodo ya se haya efectuado. Se puede ejecutar cuantas veces se quiera, en el caso de no tener los datos de costos consistentes. Sus resultados se pueden observar en la pantalla de kárdex. Kárdex Ficha de kárdex por producto y por bodega para cada uno de los periodos, muestra las entradas, salidas y saldos por producto ordenados por fecha. Los datos los muestra tanto en cantidades como en valores. 95

96 Kárdex por ubicación A diferencia de la anterior en esta aplicación muestra además la ubicación de donde se está realizando el kárdex y el estado, esto permite tener un control de las ubicaciones y el estado de ellas. Calculo de ajustes por inflación Proceso que ejecuta el cálculo de los ajustes por inflación de acuerdo al PAAG del mes anterior y actualizando los valores de los saldos iniciales del mes. Sus resultados se observan en la pantalla de kárdex con el concepto AI. Ajustes por inflación Consulta de los ajustes por inflación efectuados al inventario. 96

97 Comprobante de ajuste Reporte de los ajustes por inflación efectuados al inventario, mediante comprobante contable con las respectivas cuentas afectadas en el proceso de Ajustes por Inflación Proceso especiales Esta aplicación sirve para ejecutar una serie de procesos especiales, los cuales actualizan acumulados, saldos, etc. y se ejecutan periódicamente. Cierre del periodo Proceso que se ejecuta cuando todos los movimientos de un periodo se han realizado y evita nuevos movimientos en este periodo. Actualiza saldos de periodos y las fechas de cierre. Es un proceso irreversible, por tanto se debe estar muy seguro al ejecutarse. Comprobante contable Generación del comprobante con los movimientos a las respectivas cuentas contables de forma resumida o detallada de todas las transacciones del módulo de Inventarios, según se hubiera definido, este comprobante pasa automáticamente al módulo de contabilidad para su confirmación Reportes Esta aplicación permite obtener reportes por pantalla e impresos de las principales operaciones de inventarios. 97