MANUAL DE PROCEDIMIENTOS REMESAS Y DESCARGO DE GASTOS

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS REMESAS Y DESCARGO DE GASTOS Artículo 1. (Remesas) Constituye la transferencia de recursos a la cuenta fiscal de la Oficina Departamental en calidad de Fondos en Avance para cubrir sus gastos por servicios básicos u otro tipo de gastos emergentes de la ejecución de encuestas o proyectos. Artículo 2. (Atención de Solicitudes de Remesas) Las solicitudes de remesas al interior deben ser presentadas a la Dirección de Administración y Servicios para su correspondiente autorización. Artículo 3. (Forma y Plazos de Presentación de Solicitudes) El envio de remesas y desembolsos a las Oficinas Departamentales se sujetará a las siguientes disposiciones: a) La Dirección de Coordinación General hasta el veinte (20) de cada mes, deberá presentar el Formulario de Solicitud debidamente firmado, adjuntando fotocopias de las proformas por los servicios básicos y otros gastos de funcionamiento. b) Las solicitudes de remesas para gastos de una determinada encuesta o proyecto que no requiere autorización expresa mediante resolución administrativa, deben ser presentados con cuatro (4) días hábiles de anticipación, con la documentación de respaldo, debidamente firmados, por el Responsable o Coordinador de Proyecto y por el Director de Área. c) Las solicitudes de remesas para gastos de una determinada encuesta o proyecto que amerite su autorización mediante resolución administrativa, deben ser presentados con (10) días hábiles de anticipación, con la documentación de respaldo, debidamente firmados, por el Responsable o Coordinador de Proyecto y por el Director de Área. En todos los casos el Formulario de Solicitud además de la documentación presentada por el solicitante, se deberá en el trámite acumular la siguiente documentación y cumplir con los procedimientos destallados en el Anexo 1: Articulo 4. Certificación Presupuestaria Formulario C31 Registro de Ejecución de Gastos Nota de comunicación de transferencia de fondos Comprobante contable OPTIMIX (Aplicación de Normativa en la Ejecución de Gastos) Los gastos en las Oficinas Departamentales deberán ser ejecutados en el marco de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, Reglamento de 1

2 Pasajes y Viáticos del INE y conforme a la documentación de respaldo que se establecen en el siguiente artículo del presente manual. Articulo 5. (Documentación de Respaldo por Partida Presupuestaria de Gastos) Los descargos administrativos deberán ser presentados respetando estrictamente el orden que se detalla a continuación: PARTIDA DESCRIPCIÓN DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO Comunicación Factura del Courier Guías de remisión Energía Eléctrica Facturas Agua Internet Servicio Telefónico 1) Gastos telefónicos por servicio mensual Facturas Detalle de llamadas telefónicas (nacionales) emitido por la empresa de servicio. Detalle de llamadas telefónicas registrado por la Oficina Departamental (Formato vigente - Anexo 2) Detalle de llamadas particulares registrado por la Oficina Departamental (Formato vigente - Anexo 3) 2) Gastos telefónicos en Operativos, Talleres y otros Planilla de Entrega de Tarjetas Prepago para Celulares (Formato vigente - Anexo 4) Facturas (Tarjetas Prepago) Pasajes Planilla de entrega de fondos, (Formato vigente - Anexo 5) Factura-Pasaje terrestre (interdepartamental) Pasaje o boleto terrestre (interprovincial) Fotocopia Memorando de comisión Viáticos Planilla de Pago Viáticos (Formato vigente - Anexo 6) Formulario de Rendición Cuentas por Viáticos Form.DAS-Descargos 001 (Formato Vigente- Anexo 7) Fotocopia del Memorándum de declaratoria en comisión. Originales de los pases a bordo del viaje (en caso de viaje por vía aérea). Fotocopia de pasajes terrestres (si corresponde). 2

3 Formulario Nº 110 del Servicio de Impuestos Nacionales y las facturas de respaldo, emitidas a nombre del comisionado, con su número de cédula de identidad o NIT y firmadas por el mismo, estas podrán ser relacionadas o no al viaje y la estadía correspondiente a la comisión, de acuerdo a R.M. 20 del 25/01/02 (no se considerará las facturas cuya fecha sea posterior al último día de comisión y/o hayan sobrepasado su vigencia de 120 días calendario) Original de la boleta de depósito bancario, en caso de existir devolución por concepto de viáticos y/o devolución por concepto de retenciones (RC-IVA) del total de viáticos percibidos, efectuar el depósito en la cuenta bancaria que figura en la planilla de pago Fletes y Almacenamiento Nota. En caso de pago de viáticos para encuestas o proyectos, la Oficina Regional procederá al pago reteniendo automáticamente el RC-IVA (13%), a objeto de asegurar el adecuado descargo de gastos y evitar errores por la presentación de facturas en calidad de descargo. 1) Gastos uso transportadoras por envío de paquetes Factura o su equivalente Guías de remisión 2) Gastos en Almacenamiento, transporte de bienes y carguío Factura y/o Planilla de Pago por Servicio Transporte de Personal Planilla de Pago por Gastos de Transporte (Formato vigente Anexo 8) Fotocopia de cédula de identidad de los beneficiarios Informe emitido por el Responsable de la Encuesta o Supervisor, sobre los gastos de transporte Edificios 1) Por alquiler Oficinas: Factura Fotocopia Contrato de Alquiler 2) Por alquiler Aulas de Capacitación: Factura o Planilla de Pago con las retenciones de Ley (IVA 13% e IT 3%) Contrato de alquiler o cotización Fotocopia de cédula de identidad del beneficiario 3

4 23400 Otros Alquileres 1) Por alquiler de Garaje y otros (Área Urbana): Factura o Planilla de Pago con las retenciones de Ley (IVA 13% e IT 3%) Fotocopia de cédula de identidad del beneficiario. Fotocopia Contrato de Alquiler (Original 1er. Mes) Mantenimiento y Reparación Edificios Mantenimiento y Rep. Maq. y Equipos Lavandería, Limpieza e Higiene Comisiones 2) Por alquiler garaje, semovientes, guías, pontones, etc., temporales (Área Rural): Factura, Planilla de Pago o Recibo Oficial (Formato vigente Anexo 9), con la retenciones de Ley (Garaje IVA 13% e IT 3% y Otros Servicios IU 12,5% e IT 3%) Las retenciones se aplicaran excepcionalmente a partir de Bs. 30,00 por la complejidad existente en el área rural en la ejecución de gastos. Factura, Planilla de Pago por Servicios o Recibo Oficial con las retenciones de Ley (IU 12,5% e IT 3%) Acta de conformidad Fotocopia de cédula de identidad del beneficiario a partir de Bs. 30,00, solo en caso de ciudades. Factura y/o Nota de debito del banco Bancarias Publicidad Factura Fotocopia publicación si fue en medio escrito Acta de conformidad Imprenta (Fotocopias) Factura Detalle de Solicitud de Fotocopias (Formato vigente Anexo 10) Alimentos y Bebidas para Personas 1) Refrigerio Personal de Planta (Regionales) Planilla de Pago por Refrigerios Formulario Nº 110 del Servicio de Impuestos Nacionales y las facturas de respaldo, mismas que deben estar a nombre del beneficiario, con su número de Cédula de Identidad y firmadas por el mismo. 4

5 2) Refrigerio para Cursos de Capacitación Factura o Planilla de Pago con las retenciones de Ley por servicios Fotocopia cédula de identidad beneficiario Nómina de participantes o beneficiarios del servicio, debidamente firmada y que tenga relación con la cantidad de refrigerios distribuidos Acta de conformidad Combustibles y Lubricantes Factura Detalle de Distribución y Uso de Combustible, debidamente llenado y firmado (Formato vigente Anexo 11) Se adjuntaran los vales solo en caso de ser entregados por la gasolinera Tasas Factura o Recibo (Tasa al Rodado que especifique monto, fecha) Grupo No descritas Materiales y Suministros Factura Acta de conformidad El presente artículo también será de cumplimiento para la Oficina Central de La Paz, considerando que los operativos de campo y otras actividades son realizados por las distintas direcciones técnicas. Articulo 6. (Plazos para la presentación de Descargos Administrativos) Los descargos administrativos deberán ser presentados por los Administradores y Encargados Departamentales máximo en diez (10) días hábiles luego de concluida una actividad o proyecto, bajo responsabilidad del Encargado Departamental y personal administrativo. Se establece el plazo máximo de veinte (20) días hábiles luego de concluidas las actividades, para la presentación de descargo de gastos de operativos censales. La Unidad Financiera podrá solicitar la presentación de descargos en plazos menores a los establecidos, el caso de cierre de proyectos u otros. Se aclara que los descargos de los funcionarios de las Oficinas Departamentales deberán ser presentados en el plazo máximo de cinco (5) días hábiles, cuyo control deberá ser realizado por el Administrador y Encargado Departamental. 5

6 Articulo 7. (Requisitos para la Presentación de Descargos Administrativos) Es responsabilidad del Administrador además del respaldo por objeto de gasto, presentar según formatos vigentes, la siguiente documentación y en el orden correspondiente: 1. Formulario de Descargo Administrativo Desc-01, como página principal, que muestre un número de cite referencial (ejemplo: INE-SC/022/08), formato vigente 2. Detalle de Ejecución Presupuestaria Desc-02, formato vigente 3. Detalle de Ingresos y Gastos Desc-03, formato vigente 4. Fotocopia de la Nota de comunicación de remesa, enviada por la Unidad Financiera 5. Solicitud de Autorización y Pago Desc-04 (por cada gasto), formato vigente 6. Fotocopia de todos los Cheques, girados a nombre de los beneficiarios, para cada gasto. Queda prohibida la emisión de cheques a nombre de los funcionarios, excepto en casos extraordinarios, justificados y debidamente autorizados por el Encargado Departamental 7. Respaldo documentario por objeto de gasto (descripción por partidas) 8. En caso de entrega de fondos a un funcionario para la ejecución de gastos, este presentará su rendición de cuentas en el Formulario de Rendición de Cuentas Gastos Varios FORM-DAS-DESCARGOS-002 (Anexo 12) Los Encargados Departamentales deberán asegurarse de que la documentación de descargo administrativo cumpla con los siguientes aspectos: Requisitos Generales: a) La documentación de descargo deberá ser íntegra y llevar las firmas necesarias de acuerdo a lo previsto en los formularios y formatos establecidos. b) Los descargos deberán corresponder al 100% de los fondos entregados o transferidos, realizando los depósitos bancarios por saldos no ejecutados y/o retenciones, a la cuenta corriente fiscal No INELA PAZ, habilitada en el Banco Mercantil Santa Cruz S.A. ó cuenta origen comunicada por la Unidad Financiera. c) Los fondos entregados o remesas a las regionales, deberán ser utilizadas en el marco de los presupuestos establecidos. Ninguna Oficina Departamental o funcionario podrá comprometer gastos con cargo a recursos del TGN u otras fuentes más allá de los montos asignados y en partidas diferentes a las aprobadas. d) Las facturas emitidas por los proveedores de bienes y otros servicios, deberán estar a nombre del Instituto Nacional de Estadística, con el NIT No e) En las Planillas de Pago y Recibos Oficiales (Gastos sin Factura, de uso frecuente en el área rural y extraordinario en el área urbana), las retenciones 6

7 impositivas deberán ser calculadas SIN CENTAVOS, apropiando el redondeo correspondiente. En el Área Rural, exclusivamente, las retenciones se realizaran a partir de Bs. 30,00 (Treinta 00/100 Bolivianos). f) Los descargos serán armados en orden ascendente en relación a las partidas presupuestarias ejecutadas y debidamente foliados. g) La documentación de descargo no deberá contener tachaduras, borrones, correcciones, enmiendas o alteraciones. h) Toda documentación que así lo requiera deberá estar pegada en hojas tamaño carta, no sobrepuestas ni en el anverso de la hoja. i) El descargo no presentara documentación diferente a la establecida, salvo casos excepcionales en los que para justificar apropiadamente un gasto se requiera un informe adicional u otro documento. Articulo 8. (Prohibiciones) Se establecen las siguientes restricciones: a) Las remesas deberán ser utilizadas en el marco de los presupuestos enviados por la Unidad Financiera de Oficina Central. Ninguna Oficina Departamental o funcionario podrá comprometer gastos con cargo a recursos del TGN u otras fuentes más allá de los montos asignados y en partidas diferentes a las aprobadas. b) Efectuar los gastos prohibidos según el Decreto Supremo Art. 25 como el pago a médicos particulares, obsequios, premios, gastos de prensa por salutaciones, homenajes, padrinazgos, agasajos, festejos, ayudas económicas, concesión de préstamos y anticipos de sueldos al personal sea cual fuere la jerarquía del solicitante, gastos extra presupuestarios, servicio telefónico o fax (larga distancia) de carácter particular. c) Alterar la documentación de descargo. d) La devolución de saldos no ejecutados a una cuenta bancaria diferente a la de origen o la señalada por la Unidad Financiera. e) Duplicar la ejecución de gastos por el mismo concepto como ser: Ejecutar el pago por concepto de gastos de transporte y asumir por el mismo concepto los gastos de combustible por el uso de los vehículos en la ejecución de las diferentes encuestas que ejecuta el Instituto. f) Ejecutar gastos instruidos por el área técnica, sin el conocimiento y conformidad de la Dirección de Administración y Servicios o la Unidad Financiera del Instituto. 7

8 g) Presentar en el descargo documentación diferente a la establecida en el artículo 3, salvo casos excepcionales en los que para justificar apropiadamente un gasto se requiera un informe adicional u otro documento. Art. 9 (Conciliación Bancaria y Archivo de Documentación) a) Toda transferencia de fondos y todo pago mediante cheque deberá ser registrada en el Libro de Bancos (Excel) en forma cronológica, de acuerdo a las transacciones que ejecuta la Oficina Departamental. b) Los registros en el Libro de Bancos deberán ser realizados en forma diaria por el Administrador y supervisados por el Encargado Departamental y en caso de transferencia de recursos por montos significativos, deberán ser sujetos de confirmación con el banco. c) El Administrador una vez finalizado el mes y cuando sea remitido el extracto bancario, deberá realizar la conciliación bancarias hasta el 20 de vencido el mes y reportar las diferencias al Especialista de Tesorería de la Unidad Financiera. d) Para fines de seguimiento de la Unidad Financiera, hasta el 25 de cada mes se deberán remitir una fotocopia de la conciliación al Especialista de Tesorería de la Unidad Financiera. e) El Administrador y Encargado Departamental deberán coordinar con los Técnicos de Descargos de la Unidad Financiera para realizar la conciliación de saldos de la cuenta Fondos en Avance en forma periódica y al cierre de cada gestión. f) El Administrador o personal administrativo de la Oficina Departamental deberá mantener un adecuado archivo de las copias de los gastos ejecutados por actividad o fuente de financiamiento que permita su fácil localización por el plazo establecido de 10 años conforme a la Norma Básica del Sistema de Contabilidad y en caso de cambio de personal entregar con informe detallado al Encargado Departamental. Art. 10 (Funciones y Obligaciones de los Servidores Públicos que Intervienen en el Proceso) a) Encargado Departamental - Hace cumplir el presente manual y supervisar la adecuada administración de los recursos públicos de las Oficinas Departamentales. - Hacer cumplir los plazos y forma de presentación de descargos establecidos en el presente manual. - Cuando exista cambio de Administrador, informar al nuevo encargado sobre la existencia del presente manual. 8

9 - Cumplir con lo establecido en la Ley del Sistema de Administración y Control Gubernamental Nº 1178, artículo 27 inciso c) que establece que toda persona que recaude, pague o custodie fondos, valores o bienes del Estado, tiene la obligación de rendir cuenta de la administración a su cargo por intermedio del sistema contable especificando la documentación sustentatoria y las condiciones de su archivo. b) Técnico Administrativo de las Oficinas Regionales - Cumplir el presente manual y administrar los recursos públicos con diligencia asegurando el adecuado uso de los recursos públicos. - Presentar descargos a Oficina Central en el orden, formatos y plazos establecidos en el presente manual. - Informar por escrito ante su inmediato superior respecto a cualquier irregularidad emergente del uso de fondos. - Cuando exista cambio del Encargado Departamental, informar al nuevo responsable sobre la existencia del presente manual. c) Especialista de Presupuestos - Certificar las solicitudes de remesas al interior con base en la existencia de disponibilidad de créditos en las partidas presupuestarias correspondientes. d) Técnicos de Descargos - Revisar en detalle los descargos presentados por los administradores y encargados departamentales. - Verificar que la documentación de respaldo sea válida y suficiente. - Emitir un informe técnico con el resultado de la revisión efectuada, estableciendo su conformidad al descargo presentado o en su caso manifestar de manera clara sus observaciones y comunicar vía o mediante nota para agilizar el registro contable correspondiente. Art. 11 (Anexos) Los anexos forman parte del presente manual para su correspondiente aplicación. 9