PLAN DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL Código: QF-MEJO-DOCI-001

Transcripción

1 HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN 01 18/07/2013 Emisión Inicial 02 30/11/2014 Inclusión de observaciones por parte de PRE Elaboró Revisó Aprobó Coordinador Calidad Director Talento Humano Gerente Gestión Integral

2 Página: 2 de 9 1 ALCANCE Este plan busca contribuir a la construcción y el fortalecimiento de una cultura responsable y de cooperación, con la convicción del rol fundamental que juega el factor humano dentro de la Empresa y sus grupos de interés para lograr las metas de eficiencia, calidad y productividad. Para el cumplimiento del plan de responsabilidad social corporativa se tendrán en cuenta los requerimientos del anexo contractual responsabilidad social corporativa - D-COM POLITICA RESPONSABILIDAD SOCIAL CONSTRUVICOL asume la responsabilidad social como un deber activo con el desarrollo de la organización y la sociedad, siendo competitivos en el corto, mediano y largo plazo. Conscientes de ello, nuestro compromiso se direcciona a ser ciudadanos corporativos responsables, capaces de adelantarnos a las necesidades de las comunidades de influencia y generar soluciones que contribuyan a la armonía con nuestro entorno; integrando en nuestra estrategia y gestión iniciativas que impacten positivamente nuestros grupos de interés. 3 OBJETIVOS Construvicol S.A es una Empresa que respeta y cuida los diferentes componentes del entorno, los cuales interactúan con las operaciones. En este sentido y bajo la política de responsabilidad social se busca cumplir con los siguientes compromisos: Proteger la salud y seguridad de empleados y subcontratistas; Preservar el medio ambiente; Respetar a las personas y bienes vecinos, incluyendo los bienes públicos;

3 Página: 3 de 9 Respetar las leyes, normas, derechos, culturas y costumbres de Colombia y sus comunidades 1 Establecer una relación de respeto y responsabilidad social y ambiental con las personas, sus propiedades y espacios de uso comunitario. 4 PRÁCTICAS DE RESPONSABILIDAD SOCIAL En el proceso de contratación de obras o servicios y relaciones con la comunidad por parte de CONSTRUVICOL, se incluyen los requisitos en Responsabilidad Social, aplicables durante el desarrollo de sus labores. Las empresas subcontratistas deben prestar sus servicios promoviendo y respetando las normas legales, sociales y culturales de las comunidades que habitan en el área de trabajo. La empresa debe reconocer que la ejecución de sus actividades en el área de influencia 2 del proyecto genera cambios con incidencia directa en la comunidad. Por lo mismo actuará bajo principios de mutuo respeto, responsabilidad y cumplimiento de los deberes de buen ciudadano. 5 POLITICA DE COMUNICACIONES Los mecanismos existentes para realizar el proceso de información con las comunidades del Área de Trabajo son entre otros, los siguientes: reuniones con comunidades base, juntas de acción comunal, autoridades locales, visitas domiciliarias, volante informativo, periódico comunitario, carteleras comunitarias, entre otros; cada uno de los cuales cuenta con lineamientos para su realización, con el fin de garantizar cumplimiento, efectividad y calidad del proceso de información. Previo informe de dará a conocer oportunamente a las comunidades vecinas los impactos 3 asociados con su actividad. Así mismo, se deben llevar a cabo acciones para minimizar dichos impactos. 1 El término comunidades empleado aquí deberá interpretarse como comprensivo de las comunidades rural y urbana y autoridades legítimamente instituidas (tales como, sin limitarse al Concejo, Personero Municipal, Alcaldía) que tengan representación en el área de influencia del proyecto. 2 El término área de influencia empleado en el presente documento debe interpretarse como el área rural y/o urbana impactada por la ejecución del proyecto. Esta área de influencia será previamente definida. 3 Por "impactos" se entenderán los efectos sociales, políticos y económicos generados sobre la

4 Página: 4 de 9 Antes de iniciar los trabajos, previa coordinación con el cliente y la comunidad se realiza la socialización del proyecto, en la cual se informará sobre las actividades a adelantar, requerimientos de personal, cronograma de ejecución y las medidas contempladas para el manejo de impactos socio económicos. Todo compromiso que se establezca, se deberá constar por escrito dando estricto cumplimiento al mismo. No se asumirá ningún tipo de compromiso con las comunidades, si éste no ha sido aprobado previamente 6 ESTRATEGIAS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE RSC 6.1 Requerimientos de mano de obra local Se realiza la contratación para la ejecución de la obra el Personal, bienes y servicios del área de la zona de influencia del proyecto de acuerdo a los requerimientos del anexo contractual responsabilidad social corporativa - D-COM-002. Por medio de la oficina de RSC, solicita el personal requerido según las necesidades de contratación. Se adjuntará la solicitud los perfiles de cargo, cuando se trata de Mano de Obra Calificada (MOC) El 100% de MONC (en caso de ser requerida) hará parte de las comunidades del AID y será remitida y contratada a través del proceso de RSC de PRE. Para la MOC tendrá prioridad la región, siempre y cuando cumplan los perfiles y requerimientos de la empresa. Una vez identificado el personal se realiza el proceso de selección y contratación de acuerdo al procedimiento GH_PR_001. Se realiza el proceso de selección para los cargos de Mano de Obra Calificada (MOC) y verificación de requisitos mínimos de contratación para los cargos de Mano de Obra No Calificada (MONC), propiciando la participación en el proyecto de la mano de obra calificada (MOC) y asegurando la contratación de la mano de obra no calificada (MONC) oferente del área de influencia. Se reporta a la oficina de RCS las vinculaciones, desvinculaciones y no contratación de las personas relacionadas en el proceso.

5 Página: 5 de 9 Las vinculaciones y no contrataciones serán reportadas y justificadas en el formato del contratante R-RSC-007 Remisión de Personal MONC/MOC Local Organizaciones Comunitarias cada vez que se realiza el proceso; y las vinculaciones y desvinculaciones a través del formato del contratante R- RSC-009 Generación de Empleo MONC/MOC Local Compras de la Región, durante los primeros cinco (5) días de cada mes. 6.2 Compra de bienes y servicios locales Se dará preferencia a los proveedores locales en relación con el resto de proveedores, para realizar compras, así como para contratar bienes y servicios que se requieran en la ejecución de las actividades propias del Contrato. En caso que se requiera el suministro de bienes y servicios, se tendrá en cuenta y se dará prioridad a la oferta y la adquisición de bienes y servicios a proveedores o empresas de la localidad o región, siempre y cuando cumplan con los estándares de oportunidad, precio, calidad y cantidad requeridos y su plan a cabalidad las necesidades de la empresa. Se realizará la suscripción de acuerdos de contratación de mano de obra local con las diferentes autoridades regionales y/o locales que tengan representación en el área de influencia del proyecto. En el proceso de selección y contratación de mano de obra no calificada, necesaria para la ejecución de los trabajos de la empresa, se contactará al representante de responsabilidad corporativa y asuntos con la comunidad con el fin de acordar el procedimiento a seguir. En el caso que aplique se establecerá el tiempo o la rotación de personal de mano de obra no calificada. El manejo de los subcontratistas se desarrollará de acuerdo al procedimiento HSE_PR_008 Gestión de subcontratistas 6.3 Manejo de información y atención a la comunidad y autoridades Socialización del proyecto a las comunidades

6 Página: 6 de 9 Se participará a solicitud de la oficina de RSC, en las actividades de socialización del proyecto dirigidas a la comunidad y a las autoridades locales. Se asistirá a las socializaciones y reuniones con la comunidad que sean convocadas por parte la oficina de RSC de PRE, cumpliendo con todos los acuerdos pactados con la comunidad, los cuales deben ser consultados previamente en la oficina de RSC de PRE. Se seguirán los lineamientos de PRE y todo relacionamiento con las comunidades de AID a través de la oficina de RS de acuerdo a lo establecido en el anexo 9 contractual de responsabilidad social corporativa Estrategia de comunicaciones con la comunidad Se informará a la oficina de RSC acerca de todas las comunicaciones, solicitudes o reclamaciones provenientes de la comunidad o las autoridades locales. El responsable de atender las quejas y reclamos, estará en contacto permanente con los profesionales de la oficina de RSC, para trabajar en conjunto, de forma proactiva y evitar que las situaciones se salgan del cauce normal y escalen hacia conflictos de mayor gravedad que afecten el desarrollo del Contrato. Sin perjuicio, de los requisitos de personal de atención a la comunidad y trabajadores en general que exija el Anexo Laboral. Se tendrá en cuenta la estrategia de comunicaciones específica para la socialización del Contrato, con el fin de proceder con lineamientos claros en las reuniones de información que se programarán en cada una de las áreas de influencia. No se realizará ningún tipo de socialización del Contrato sin la autorización previa por parte del cliente y/o su acompañamiento. 6.4 Ejecución de acciones de inversión social En el caso que aplique la asignación de contribución o acción cívica o se establecerá un compromiso y se da a conocer a la oficina de RSC el tipo de acciones o el contenido de las solicitudes. Los compromisos adquiridos serán autorizados previamente por el cliente y se registrará, con el acompañamiento de la oficina de RSC del cliente, un Plan de Inversión de Responsabilidad Social Corporativa donde se identifiquen las inversiones sociales a efectuar en la región de influencia del proyecto.

7 Página: 7 de 9 El enfoque principal de Construvicol será el de direccionar estrategias de inversión social basadas en apoyo a la comunidad por medio de actividades como capacitaciones, campañas con las familias y contratación de mano de obra que se encuentren disponibles y de acuerdo al perfil. Así mismo se ejecutará el Plan de Inversión de Responsabilidad Social e informando mensualmente de los avances ejecutados y los resultados alcanzados en el formato R-RSC-006 Acta de Entrega Inversión Social. 6.5 Mantenimiento del bienestar laboral y social Cumplimiento legal Se dará cumplimiento a toda la legislación nacional vigente relacionada con los aspectos laborales y de bienestar (incluyendo seguridad industrial y salud en el trabajo) de sus colaboradores, así como velar por la mejora continua de su calidad de vida, cumpliendo con las disposiciones del Anexo Laboral del Contrato. Fomento y participación de los trabajadores. Construvicol realiza estrategias para realizar actividades enmarcadas a fomentar la motivación, participación, esparcimiento e incentivos a los trabajadores de las cuales se pueden destacar: Campañas con el apoyo la ARL en temas como el manejo de seguridad vial, manejo de herramientas, cuidado de las manos; de igual manera capacitación para operadores en manejo de maquinaria amarilla y trabajo en alturas. Direccionando el cumplimiento de la Ley 50 y con el apoyo de la ARL se ejecutan actividades recreativas como carreras de observación y recreación, competencias de conocimiento, actitudes y aprendizaje y se refuerza el trabajo en equipo. Se realizan programas de reconocimientos e incentivos que van en sintonía con los programas de seguridad basada en el comportamiento, empoderamiento, inspección de áreas, uso de EPP s y horas de producción. Inducción a los trabajadores

8 Página: 8 de 9 Todas las personas vinculadas directamente con el Contrato, tendrán información suficiente y amplia sobre las características del proyecto, plan de manejo ambiental, el enfoque social del proyecto y/o Contrato, el comportamiento durante la obra y con la comunidad. Se imparte inducción a sus trabajadores antes de iniciar las actividades para lo cual fueron contratados incluyendo dentro de los temas de inducción, la divulgación de: Política de Responsabilidad Social de PRE. Plan de Responsabilidad Social del Contrato. Procedimiento para la manifestación y solución de inquietudes, quejas o reclamos por parte de los trabajadores, con relación a temas laborales o de bienestar Procedimiento para la ejecución de compras de bienes y/o servicios en la región. Procedimiento para la solución de inquietudes y acuerdos de la comunidad con la que se puede tener contacto durante el desarrollo de las actividades. Tratamiento de quejas y reclamos Se establecen mecanismos y herramientas idóneos para recibir, gestionar y dar respuesta a las inquietudes, quejas, reclamos y sugerencias presentadas por los colaboradores. Las quejas y reclamos se atenderán de acuerdo al procedimiento MEJO-PR-007 peticiones, quejas y reclamaciones. La responsabilidad de recibirlas en el proyecto estará a cargo del jefe administrativo del proyecto. Comportamiento en la comunidad Todos los empleados son responsables del adecuado comportamiento frente a situaciones que involucren al cuidado social y el medio ambiente, o que perturben en alguna medida, las condiciones normales de vida de la población local. Establecer un comportamiento que incluya la ética y los valores frente a la comunidad, generando un ambiente cordial, respetando las normas y costumbres, evitando de esta manera conflictos con terceros. Generar un comportamiento ético y responsable frente a la comunidad infantil, que garantice el cumpliendo de lo establecido en la ley de infancia y adolescencia.

9 Página: 9 de 9 No debe ingresar sin la debida autorización y/o causa legal que lo justifique, a domicilio ajeno, unidad residencial, establecimiento educativo, establecimiento público, club deportivo u otros lugares. Uso de los servicios de alimentación, alojamiento, recreación y demás servicios de la zona. No generar créditos por conceptos de servicios como vivienda, alimentación, víveres, servicio de lavandería y planchado entre otros No usar el nombre de la empresa para solicitar servicios, lo que podría acarrear sanciones disciplinarias. Movilización en las áreas de la comunidad Los conductores no están autorizados para transportar pasajeros que no hagan parte del proyecto. No se permite viajar por encima de los límites de velocidad designados para circular en vía nacional según las directrices establecidas por el cliente. Respetar las señales de transito Estacionar los vehículos en las áreas establecidas para el parqueo y en posición de salida. Dar prioridad a las ambulancias en la vía En las vías rurales dar prioridad al paso de las personas o animales con o sin carga, que ingresen o salgan de las veredas y sus sectores. En las vías internas del proyecto que son usadas por la comunidad respetar señalización y normas viales, zonas escolares para evitar accidentes. En las vías cercanas a escuelas y colegios se deberá tener cuidado especial con el tránsito de los estudiantes.