Preparación Pre- Auditoría ISO 14001

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Samuel Valdéz Cortés
hace 6 años
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1 Preparación Pre- Auditoría ISO 14001

2 Recomendaciones y Aclaraciones

3 Resultados previsto del Subsistema de Gestión Ambiental Mejora del desempeño ambiental Cumplimiento de los requisitos legales y otros Logro de los objetivos ambientales

4 Aclaraciones: Aspectos Ambientales La norma exige perspectiva de ciclo de vida, no un análisis completo de ciclo de vida. La perspectiva de ciclo de vida se demuestra: Identificando en la matriz de aspectos ambientales controles ambientales en la formación, desde los controles establecidos en los diseños curriculares, en los diseños de nuevas construcciones, con criterios ambientales Desde la adquisición de materiales de formación con criterios normativos ambientales, con la implementación de controles ambientales con proveedores, entre otros.

5 Aclaraciones: Aspectos Ambientales Cómo se sustenta la identificación de aspectos ambientales? La sustentación implica explicar la metodología usada para determinar la significancia de los aspectos e impactos ambientales, la cual se encuentra descrita en la Guía de Aspectos e Impactos Ambientales DE-G-002 Es fundamental, que se tenga claridad de cuáles quedaron identificados como SIGNIFICATIVOS a partir de la valoración, toda vez que sobre estos se planifica e implementa el SGA No es necesario que las personas aprendan de memoria la matriz de aspectos e impactos ambientales, sin embargo deben tener claro si en las actividades que ellos desarrollan consumen recursos como agua, energía, generan residuos y los controles que han implementado para mitigar los posibles impactos

Aclaraciones Riesgos Ambientales Identificar sólo los riesgos que le apliquen de la batería de 15 riesgos ambientales actuales que están cargados en CompromISO Tener en

6 Aclaraciones Riesgos Ambientales Identificar sólo los riesgos que le apliquen de la batería de 15 riesgos ambientales actuales que están cargados en CompromISO Tener en cuenta que en la descripción no se debe repetir lo escrito como fuente generadora del riesgo. En este campo se particulariza y se amplia la descripción de la fuente generadora.

7 Aclaraciones Riesgos Ambientales Ejemplo de identificación del riesgo

8 Aclaraciones Riesgos Ambientales IMPORTANTE: Identificar el riesgo asociado a la interrupción total o parcial de las prestación de los servicios misionales de la Entidad. Se encuentra identificado con el código DE

Aclaraciones Requisitos Legales Ambientales Los requisitos de orden Nacional se identifican desde la Dirección General Los requisitos de orden regional y local

9 Aclaraciones Requisitos Legales Ambientales Los requisitos de orden Nacional se identifican desde la Dirección General Los requisitos de orden regional y local se identifican y comunican por cada Centro de Formación y Despacho Regional a la líder Ambiental Nacional, para que estos sean cargados en la plataforma CompromISO

10 Actividades de preparación antes de la Auditoría

11 Actividades de Preparación Comunicar los requisitos a tener en cuenta para el ingreso a las instalaciones.

12 Actividades de Preparación Divulgación elementos estructurales del SIGA: Políticas, Promesa de Valor, objetivos, programas. Realizar actividades previas de orden y limpieza. Inspecciones en conjunto con el grupo de SST Equipo SIGA realiza pre-alistamiento con Directivos.

Actividades de Preparación Especial atención a zonas críticas que pueden observar durante el recorrido: - Zonas de almacenamiento y trasiego de residuos - Lugares de

) - Zonas de captación de agua - Actividades que generen emisiones como plantas eléctricas, hornos, calderas, motores, etc.

13 Actividades de Preparación Especial atención a zonas críticas que pueden observar durante el recorrido: - Zonas de almacenamiento y trasiego de residuos - Lugares de almacenamiento y manipulación de químicos - Puntos de manejo y tratamiento de aguas residuales (PTAR, trampas de grasas, tanques sépticos, etc.) - Zonas de captación de agua - Actividades que generen emisiones como plantas eléctricas, hornos, calderas, motores, etc. - Tanques de almacenamiento de agua - Actividades que generen ruido ambiental, olores ofensivos y partículas - Superficies con marcas de derrames, manchadas o descoloridas - Equipamiento para atención de emergencias - Posibles flora y fauna afectadas

Actividades de Preparación Tener claro posibles

de gases y lo común: escombros, incendios.

No se requiere algo muy técnico, simplemente que estén

14 Actividades de Preparación Tener claro posibles contingencias en materia ambiental: derrames, escape de gases y lo común: escombros, incendios. Preparar a la brigada. No se requiere algo muy técnico, simplemente que estén disponibles para atender cualquier inquietud de la auditoría Carteleras al día con información ambiental.

Actividades de Preparación Informar al personal y contratistas de la actividad que se va a

auditor Información y datos con indicadores ambientales con análisis de tendencias y acciones

Sensibilización al personal, por lo menos frente a sus responsabilidades con la gestión

15 Actividades de Preparación Informar al personal y contratistas de la actividad que se va a desarrollar, especialmente para que estén disponibles para posibles entrevistas por parte del auditor Información y datos con indicadores ambientales con análisis de tendencias y acciones resultantes. Sensibilización al personal, por lo menos frente a sus responsabilidades con la gestión ambiental de la Entidad: Instructores, personal administrativos, coordinadores, personal de compras, servicios generales, médicos, brigada y en la medida de lo posible aprendices.

Información documentada a tener disponible En la medida de lo posible: Medio Electrónico - Contexto: para sustentar el contexto, cada directivo puede considerar por ejemplo problemas ambientales que

16 Información documentada a tener disponible En la medida de lo posible: Medio Electrónico - Contexto: para sustentar el contexto, cada directivo puede considerar por ejemplo problemas ambientales que puedan afectar a la entidad, proyectos de innovación que conduzcan a un desempeño ambiental mejorado del Despacho o Centro de Formación, etc. - Comprensión de necesidades y Expectativas de las PIP: para sustentar este tema cada directivo presenta los resultados realizados por cada regional y las estrategias definidas para lograr los requisitos de las Partes Interesadas Pertinentes

Información documentada a tener disponible Liderazgo y Compromiso: Este numeral lo sustentan los directivos demostrando entre otros: que el SGA no se gestiona de una manera aislada, que se tiene en

17 Información documentada a tener disponible Liderazgo y Compromiso: Este numeral lo sustentan los directivos demostrando entre otros: que el SGA no se gestiona de una manera aislada, que se tiene en cuenta a la hora de tomar decisiones en la Entidad, que está alineado con el plan estratégico, que se asignaron recursos para la gestión ambiental, entre otros. Como parte del liderazgo se cuenta con la de rendición de cuentas 2016, para lo cual se estandarizó un Instructivo para desarrollar la Estrategia de Rendición de Cuentas DE-I-004 Otra rendición de cuentas que realizó el SENA a nivel nacional en materia ambiental fue el Informe de Gestión Ambiental 2016 que se encuentra publicado en la página de inicio de la plataforma CompromISO

18 Información documentada a tener disponible Si existe la funcionalidad en compromiso DEBE estar en Compromiso - Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales - Matriz de Riesgos ambientales - Matriz de identificación y evaluación de cumplimiento de requisitos legales - Programas ambientales - Indicadores ambientales - Trazabilidad de asignación recursos para la gestión ambiental (2016 en F8.1) En la medida de lo posible: Medio Electrónico - Soportes de capacitaciones, campañas y sensibilizaciones - Matriz de comunicaciones - Documentos de control operacional transversales en CompromISO y particulares en cada sede. Ojo, los documentos que no sean controlados deben estar marcados como tal. - Resultados de la Revisión por la Dirección Regional y consultar la Nacional que está publicada en las noticias de CompromISO

Información documentada a tener disponible En la medida de lo posible: Medio Electrónico - Acciones correctivas y de mejora - Resultados de auditorías internas ejercicios de autoevaluación.

19 Información documentada a tener disponible En la medida de lo posible: Medio Electrónico - Acciones correctivas y de mejora - Resultados de auditorías internas ejercicios de autoevaluación. - En zonas de alimentos registros aseo, limpieza, manipulación, permisos sanitarios a que haya lugar. - Registros de mantenimiento tanto de instalaciones como de equipos (plantas eléctricas, plantas de tratamiento de aguas, calderas, hornos, etc) - Actas del Comité SIGA - Hojas de seguridad al día. - Inventarios de sustancias químicas - Copia de los permisos ambientales de los gestores de residuos - Registros de capacitación y formación en materia ambiental - Registros de seguimiento y respuesta a quejas relacionadas con la gestión ambiental de la sede - Contratos con proveedores críticos para la gestión ambiental y los informes de supervisión correspondientes

20 Actividades durante la Auditoría

diferentes actividades que allí se realizan, explicar horarios de funcionamiento, zonas con pasos restringidos, etc.

21 Durante la Auditoría IMPORTANTE: Inducción en SST y Ambiental a los auditores. - En la inducción al auditor es fundamental contextualizarlo en el tipo de centro que está visitando, información general de la sede y las diferentes actividades que allí se realizan, explicar horarios de funcionamiento, zonas con pasos restringidos, etc. - En lo posible contar con un mapa o plano que permita ubicar las diferentes zonas para que el auditor defina las áreas prioritarias a visitar y se proporcione acceso a las áreas pertinentes, aclarando los límites físicos de cada sede.

Durante la Auditoría Directores, Subdirectores, Coordinadores y Equipo SIGA en la reunión de apertura y de cierre Durante el recorrido y las entrevistas el equipo SIGA toma atenta nota de las

22 Durante la Auditoría Directores, Subdirectores, Coordinadores y Equipo SIGA en la reunión de apertura y de cierre Durante el recorrido y las entrevistas el equipo SIGA toma atenta nota de las observaciones, inquietudes y recomendaciones del auditor. Sólo contestar lo que se pregunte. Evite presentar más de los solicitado Asegure que en cada sitio visitado por el auditor se encuentre el responsable del área.

23 Se espera que como resultado de la Pre- Auditoría se proporcione información necesaria para mejorar el subsistema de gestión ambiental GRACIAS

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Aspectos Ambientales Principales Inconsistencias Actividad Aspecto Ambiental Descripción Controles Operacionales Todas las Actividades Generación de Vertimientos Todas las actividades que tienen algún tipo de consumo de agua.