YOUNG AMERICAS BUSINESS TRUST Institución adscrita a la Secretaría General de la O.E.A. CAPITULO - ECUADOR

Transcripción

1 CONTENIDO 1. LA EMPRESA La Capacitación es una inversión Qué es una empresa? Procedimiento para la formación de una empresa Causas frecuentes para el fracaso de algunas empresas Recursos para iniciar una empresa Procedimiento para la formación de una empresa FACTIBILIDAD EMPRESARIAL Formación de grupos o equipos de trabajo.- por afinidad Determinación de Carencias y/o Necesidades Generacion de nuevas ideas de negocios Recopilación de Ideas y definición del producto o servicio Analisis detallado de las ideas de negocios posibles Presupuestar las ideas Planificar la Mejor Idea Justificar la Idea Nombre de la empresa Logotipo de la Empresa Derechos de autor...15erreur! Signet non défini Misión de la empresa Visión de la empresa ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LAS EMPRESAS Estructura Organizacional Funciones dentro de una empresa...16erreur! Signet non défini Competencias del Recurso Humano Organización del personal Selección y contratacion del personal ADMINISTRACIÓN Y COSTOS DE PRODUCCIÓN Definición de producción El proceso productivo Funciones del Jefe de Producción Planificación de la Producción Control de la Producción Control de Calidad Análisis de Costos Costos fijos Costos variables MERCADEO Y VENTAS Qué es el marketing? Mercado Mercado meta

2 5.3. Satisfacción del cliente La Mezcla Del Marketing (Las Cuatro P s del Marketing) PRODUCTO PRECIO PROMOCIÓN PLAZA INVESTIGACIÓN DE MERCADOS Definición Para que me sirve la investigación de mercados? El Mercado...Erreur! Signet non défini Tipos De Mercado...Erreur! Signet non défini Segmentación de Mercados Selección del Mercado Meta...Erreur! Signet non défini Comportamiento del Consumidor Necesidad de información en la empresa Demanda Mezcla De La Mercadotecnia Competencia Ambiente Interno Ambiente Externo CONTABILIDAD Y FINANZAS Contabilidad La Ecuación Contable...Erreur! Signet non défini El Activo El Pasivo El Patrimonio El Libro Diario Ventas Compras Gastos De contado...erreur! Signet non défini A crédito...erreur! Signet non défini Estado de Pérdidas y Ganancias El Flujo de Caja Cómo elaborar un Flujo de Caja?...Erreur! Signet non défini Ejemplo de Flujo de Caja PLAN DE NEGOCIOS Qué planifica el emprendedor? Qué es un plan de negocios? Para que sirve el plan de negocios? Visualización del Negocio Comunicación Procedimiento para elaborar un plan de negocios Antecedentes del negocio Descripción del negocio

3 Plan de mercadeo Plan Administrativo FORMAS DE OBTENER FINANCIAMIENTO Recursos propios Recursos de parientes Recursos de amigos Venta de activos improductivos Anticipo de los clientes Crédito de proveedores Sociedad o asociación Bancos o cooperativas

4 1. LA EMPRESA Si usted desea: Generar sus propios recursos Ser económicamente autosuficientes Ser el dueño de un negocio exitoso Mejorar su nivel de vida y el de su familia. Seguramente usted es un(a) candidato(a) para ser un empresario(a) exitoso(a). Para esto, usted debe tener conocimiento de ciertas habilidades gerenciales. La capacitación es un medio por el cual usted puede acceder a estas herramientas. El emprendedor o empresario, para alcanzar el éxito en su negocio, necesita: Querer: Saber: Poder: Actitud y las ganas para desarrollarse Conocimientos, destrezas y técnicas para sacar adelante su idea Tener los recursos materiales, humanos y técnicos 1.1. La Capacitación es una inversión La capacitación permite adquirir conocimientos que al ser aplicados en su negocio se verán reflejados en mayores ganancias. La capacitación le permitirá conocer cual es el procedimiento para crear una empresa, es un esquema fácil, por lo que le invitamos a participar en este proceso y convertirse en un empresario. 4

5 1.2. Qué es una empresa? Una persona o un conjunto de personas que aportan sus capitales (en dinero en efectivo o bienes) con el fin de producir un bien o un servicio y obtener una utilidad rentable y social. 1.3 Características de la microempresa No se dispone de mucho capital Concentración de actividades en una sola persona Gerencia con gran poder de decisión Contacto directo y personalizado al cliente Amenaza de alta competencia en el corto plazo Acción de decisiones rápidas 1.4 Causas frecuentes para el fracaso de algunas empresas Falta de perseverancia Uso del dinero de la empresa para gastos familiares Falta de adecuadas estrategias de mercadeo Falta de control presupuestario No identificar una ventaja competitiva Mala calidad de los productos No estar preparado para la competencia Sociedades sin formalismos Costos fijos altos Mala localización 5

6 1.5 Recursos para iniciar una empresa Para iniciar una empresa cualquier recurso que se posea puede ser utilizado, así por ejemplo: - Recursos Físicos: un automóvil, un terreno, una computadora, muebles de la casa, utensilios de la casa, una línea telefónica, etc. - Recursos de Experiencia y Técnicos: todos los conocimientos que se han adquirido durante el transcurso de su vida, tanto en el trabajo como por el aprendizaje en las aulas - Recursos Humanos: las personas cercanas o conocidas que podrían colaborar en el inicio de la empresa en calidad de empleados, inversionistas, clientes, proveedores, etc. - Recursos Financieros: el dinero que se tiene para iniciar la empresa - Recursos Manuales y Destrezas: las destrezas y habilidades para las cuales una persona es considera como excelente. Normalmente se incluyen las actividades que le gusta hacer a una persona - Recursos Comerciales: la habilidad para vender la idea, para conseguir los fondos, la habilidad para vender los productos, etc. - Actividades agradables que le gustan hacer: todas las actividades que a los futuros empresarios les gusta hacer. 1.6 Procedimiento para la formación de una empresa Para crear una empresa es necesario plantear un objetivo claro y alcanzable. Esto es posible si hay una correcta planificación. Para iniciar este ejercicio presentamos un esquema sencillo y una metodología simple de fácil aplicación, que es la que se aplicará a lo largo de este taller. 6

7 1. Formación de grupos o equipos de trabajo.- Por afinidad 2. Determinación de carencias y/o Necesidades 3. Recopilación de Ideas y definición del producto o servicio 4. Análisis detallado de las ideas 5. Tamizado de Ideas 6. Planificación y Optimización de la Mejor Idea a. Administración Organización b. Producción c. Mercadeo d. Finanzas e. Plan de Negocios 7. Plan de Negocios 8. Prueba de mercado (Feria Empresarial) 9. Evaluación final 7

8 2. FACTIBILIDAD EMPRESARIAL 2.1. Formación de grupos o equipos de trabajo.- por afinidad y por destrezas complementarias Para un mejor desempeño y funcionamiento de las futuras empresas es conveniente que los integrantes de la misma se agrupen por afinidad de objetivos comunes y por destrezas complementarias en sus habilidades y competencias, de tal forma que exista simpatía, consistencia e inclinación por cumplir un mismo objetivo. Recordemos que las destrezas y los recursos de cada integrante se lo indicó en el numeral 1.5 Recursos para iniciar una empresa 2.2. Determinación de Carencias y/o Necesidades Toda idea de negocio debe empezar por conocer y determinar si existen o no posibilidades de mercado, es decir, se deben identificar los posibles clientes y/o compradores y las carencias y/o necesidades de éstos. Nº Necesidades y/o Carencias del Mercado N 8

9 Adicionalmente existe la posibilidad de convertir a una empresa que está operando en una empresa de éxito. Para ello, de igual manera, deben seguirse los pasos detallados en este manual. 2.3 Generación de nuevas ideas de negocios Las ideas de negocios se presentan en la mente de las personas en el momento y lugar menos pensado. Para ello, es necesario cultivar ciertos hábitos y actividades que promueven la generación de nuevas ideas. Así por ejemplo: - Observar con los cinco sentidos todas las actividades personales y de las personas con las que uno se relaciona. - Leer revistas y libros sobre temas empresariales, nuevas oportunidades de negocios, biografías de triunfadores, etc. - Relacionarse con la mayor cantidad posible de personas, asistir a conferencias, reuniones, cursos, y obtener información sobre nuevos negocios. - Establecer productos que existen en otros países y son aceptados en el exterior. - Analizar detenidamente las costumbres sociales, la moda y las tendencias del mercado. - Analizar los diferentes productos que se consumen para determinar la posibilidad de mejorarlos. - Determinar las ventajas competitivas de un país y aprovecharlas 9

10 2.4. Recopilación de Ideas y definición del producto o servicio Aquí se llevará a cabo una lluvia de ideas en función de las competencias y habilidades que tenga el o los integrantes de la futura empresa y la definición de carencias. Luego se debe evaluar las ideas mediante un presupuesto, para mirar o determinar cual de ellas es la más factible de llevar a cabo. Nº Ideas n Lluvia de Ideas.- Es una técnica que permite a la persona o al conjunto de personas (los integrantes del grupo) expresar una serie de pensamientos en función de sus habilidades y competencias Análisis detallado de las ideas de negocio posibles Se trata de efectuar un análisis objetivo de acuerdo a su experiencia, capacidades, y demás recursos del empresario. Aspectos a evaluar: Idea 1: Idea 2: Idea 3: Idea 4: Idea 5: Experiencia previa Gusto por la idea Capital Requerido Competencia existente Originalidad del producto Demanda existente Ubicación Otros: 10

11 2.6. Tamizado de Ideas Consiste en la selección de las ideas más viables y mejores de acuerdo a las necesidades y oportunidades del mercado. No Ideas Tamizar.- Es el acto de examinar o seleccionar las ideas concienzudamente Planificar la Mejor Idea Es esquematizar la Idea de: Qué voy a vender o producir? A quiénes voy a vender? A quiénes voy a comprar? Dónde voy a vender? Con qué recursos cuento? Cómo doy a conocer mi producto? 2.8. Justificar la Idea Consiste en determinar la importancia misma de la idea identificando el o los problemas que la empresa solucionará con su producto o servicio Nombre de la empresa Razón Social, es la definición de un identificativo para la futura organización, que servirá como carta de presentación ante los clientes, proveedores y la competencia, en sí para toda la sociedad. 11

12 2.10. Logotipo de la Empresa Es la representación Gráfica del Nombre Comercial de la empresa. Logotipo.- Distintivo formado por letras, abreviaturas, gráficos, etc., peculiar de una empresa, conmemoración, marca o producto Derechos de Autor Para evitar problemas futuros y que nadie pueda aprovecharse de la creatividad, es necesario proteger el nombre, marca, diseños, recetas, fórmulas, material intelectual, etc. ante los organismos competentes Misión de la empresa Es la razón de ser de la empresa. La MISIÓN de una compañía (empresa) permite establecer y comunicar de manera clara y concreta lo que pretende ser diariamente, su razón y propósitos claros. La MISIÓN expresa el quehacer de todos los días y la manera como se presenta la empresa en el Mercado Empresarial. Qué debe considerar una Misión? Para elaborar la misión, se debe detallar las respuestas de las preguntas señaladas en el numeral 2.7 Debe inspirar acción. Determinar comportamientos a seguir. Generar motivaciones Reflejar atributos y talentos de la gente. Reflejar la importancia a servir a la población. Refleja los valores y principios organizacionales 12

13 EJEMPLO DE MISIÓN DE COCA COLA Misión "Satisfacer y agradar con excelencia al consumidor de bebidas". Detalle la misión de su empresa considerando los aspectos señalados en el numeral 2.7 Misión de la Empresa: 13

14 3. ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LAS EMPRESAS Una estructura Organizacional es un medio a través del cual la empresa realiza su propósito. Esta estructura muestra en términos sencillos: Quién hace Qué? Quién decide Qué? Quién depende de quién? Quién debe trasladar a quién, qué materiales, información, apoyo, decisiones? 3.1. Estructura Organizacional (Organigrama) GERENCIA ADMINISTRATIVO FINANZAS MARKETING PRODUCCIÓN 3.2 Funciones dentro de una empresa En cada departamento existen una gran cantidad de funciones que deben ser determinadas y controladas por el empresario. Algunos ejemplos, citamos a continuación: 14

15 Departamento de Producción o Compras - Realizar un plan de producción en base a las demandas del mercado - Controlar los costos de producción - Mejorar constantemente los procesos de producción - Fijar y controlar los estándares de calidad de los productos - Controlar el recurso humano de producción - Diseñar y crear nuevos productos - Distribuir el área de trabajo - Establecer las medidas de seguridad industrial - Dar mantenimiento a equipos y maquinaria - Determinar la calidad de los productos adquiridos - Mantener una buena relación con los proveedores y exigirles calidad en los productos - Otras según la necesidad Departamento de Marketing y Ventas - Cumplir el plan de mercadeo - Establecer las mejores estrategias de publicidad - Cumplir el presupuesto de ventas - Saber manejar las objeciones del cliente - Promocionar los productos de la empresa entre el mercado - Hacer, ejecutar y controlar un plan de ventas - Capacitar constantemente a la fuerza de ventas sobre las fortalezas del producto - Monitorear las actividades de la competencia - Cumplir a cabalidad la excelente atención al cliente - Satisfacer todos los reclamos del cliente - Hacer continuas investigaciones de mercado 15

16 - Mantener contacto con los clientes - Darse cuenta de cualquier cambio en el mercado - Fijar el precio de los productos - Establecer las políticas de venta, descuentos y formas de pago - Monitorear los canales de distribución - Otras según la necesidad Departamento Administrativo: - Adquirir los activos necesarios para la empresa en base a proformas y cotizaciones - Dar mantenimiento a los recursos o activos de la empresa - Verificar el funcionamiento adecuado de todos los recursos de la empresa - Contratar pólizas de seguro - Verificar el pago de servicios básicos - Abrir y cerrar las oficinas - Mantener al día los requerimientos legales obligatorios - Establecer horarios de atención - Realizar todas las transacciones en bancos, y otros organismos - Mantener la buena imagen empresarial en orden y limpieza - Realizar las patentes y derechos de autor de los productos de la empresa - Otras según la necesidad Departamento Financiero - Conseguir los fondos para la operación de la empresa - Entregar los cheques en base a autorizaciones - Controlar el flujo de fondos y el presupuesto - Controlar todos los gastos 16

17 - Manejar adecuadamente las relaciones con el Banco - Llevar la contabilidad - Emitir los balances - Establecer medidas de control para el manejo del dinero - Separar los gastos empresariales de los familiares - Hacer conciliaciones bancarias - Llevar al día el saldo de las cuentas bancarias - Otras según la necesidad 3.3. Competencias del Recurso Humano Habilidades: asignar tareas a cada uno (optimizar recursos y evaluar lo que debe hacer cada persona) Educación: tener los cursos necesarios para salir adelante Conocimientos: experiencia En las empresas pequeñas, una misma persona puede realizar tareas de diferentes áreas, siempre y cuando organice bien su agenda para dedicar un tiempo determinado a cada área. Desde el punto de vista funcional en una microempresa cada individuo desempeña varias funciones. El éxito radica en saber dividir el tiempo disponible para cada función. El microempresario debe tener en cuenta que su tiempo tiene que ser distribuido para: Administrar Producir Vender Controlar al personal a su cargo 17

18 El tiempo mínimo de trabajo que se requiere para ser un microempresario es de 12 horas. El desafío de la microempresa está en las ventas, actividad a la que se debe dedicar el mayor tiempo posible. La ventaja competitiva del microempresario está en la producción. En el caso de que la empresa no tenga la capacidad de producir puede tercerizar sin descuidar una supervisión continua y eficiente para lograr la calidad total. Para organizar el trabajo un empresario puede realizar lo siguiente: Hacer la lista de todas las tareas que se realizan en la empresa y agruparlas por áreas para ordenarlas de la manera más lógica y eficiente posible. Determinar quién es la persona responsable de realizar cada tarea o grupo de tareas. Analizar la relación que existe entre las diferentes tareas y organizarlas en diferentes secuencias. Escoger la secuencia más adecuada. Esta secuencia es la que permite hacer las cosas bien y en el menor tiempo posible. La estructura funcional es la que determina las funciones que han de cumplir cada una de las áreas, departamentos o empleados. Permite ubicar al personal, fijar el número de empleados en base a las funciones y determinar los puestos de trabajo (en el que se define la tarea genérica a realizar, la tarea específica) Organización del personal En empresas que han crecido y se hace necesaria la presencia de mayor personal se debe aplicar una estructura funcional más clara y definida, es importante determinar las responsabilidades de cada persona para cumplir las 18

19 funciones determinadas. Esto permitirá realizar un control más exacto de las actividades que se llevan a cabo. Para que haya una buena organización en la empresa debe haber ciertos criterios de jerarquía: Unidad de Mando: Cada persona recibe órdenes y le rinde cuentas a una sola persona. Unidad de Dirección: Todas las tareas deben estar asignadas a un responsable permanente Selección y contratación del personal Cuando se selecciona personal se deberán realizar las siguientes actividades: Describir completa y detalladamente el cargo que se va a crear o el que queda vacante. Identificar las características que debe reunir la persona que desempeñará el cargo (condiciones físicas, experiencia, capacitación y habilidades, etc.) Buscar los posibles candidatos para el cargo (mínimo 3). Esta búsqueda se la puede hacer internamente, dentro de la empresa, o externamente, fuera de ella. Se realiza una entrevista personal con los candidatos que más se acerquen a los requerimientos, para conocerlos mejor y verificar su hoja de vida. Para las entrevistas se debe tener el tiempo necesario, un ambiente adecuado y haber leído previamente la información sobre cada uno de los candidatos. Se tomarán pruebas al candidato para comprobar si tiene los conocimientos y habilidades que él afirma tener. 19

20 Se verificará los antecedentes laborales y certificados de honorabilidad del candidato seleccionado. Se planteará claramente el presupuesto de remuneración al candidato escogido. Se toma la decisión de contratar. Se firmará el contrato donde se especifica derechos y obligaciones de cada una de las partes. 20

21 _ 21

22 4. - ADMINISTRACIÓN Y COSTOS DE PRODUCCIÓN 4.1. Definición de producción La Producción es la creación de un bien o servicio mediante la combinación de factores necesarios para conseguir satisfacer la necesidad creada. Identifiquemos los elementos fundamentales en el área de la Producción: El hombre La m áquina El material En una empresa de servicios, la producción es la prestación de alguna función que tenga utilidad. Eso quiere decir que por medio de los tres elementos coordinados eficientemente mediante una buena administración podemos obtener los productos que nos generan ganancia y por tanto que le traen prosperidad a una empresa. En pocas palabras LA PRODUCCIÓN ES EL ALMA DE LA EMPRESA. 22

23 4.2. El proceso productivo Es la producción de bienes y servicios que consiste básicamente en un proceso de transformación que sigue unos planes organizados de actuación y según el cual las entradas de factores de producción, como materiales, conocimientos y habilidades, se convierten en los productos deseados mediante la aplicación de mano de obra, de una determinada tecnología y de la aportación necesaria de capital. En este punto es vital que entendamos que el área de producción no solo la conforma el proceso de producción en sí, sino que en ella están contenidos otros elementos que comparten su misma importancia, ya que una falla en cualquiera de ellos puede ser catastrófica para la empresa. Estructura del área de: Diseño de Productos. Control de Calidad. Organización de la Producción. Distribución del Área de Trabajo. Seguridad Industrial. Mantenimiento General La Producción es una larga cadena que necesita de mucho orden y conciencia de lo que se hace. En oportunidades los empresarios descuidan una o varias de estas áreas y lo único que logran son problemas internos y externos. Un ejemplo es una empresa con un sitio de trabajo peligrosamente desordenado, donde el empresario no controla la calidad de la materia prima y no respeta las exigencias de sus clientes al respecto, que se compromete a entregar trabajos sin contar con los que ya tiene, que no administra bien los anticipos de dinero que le hacen sus clientes, que sacrifica calidad de terminados por estar sobre el tiempo o porque los 23

24 operarios no están capacitados, con un depósito de materia prima donde no se encuentran las cosas y que por eso hay que comprar más y que al final siempre quedan mal con la entrega. Por si fuera poco imagine que las instalaciones no cumplen con las normas de seguridad, como tener tomacorrientes, o que los operarios estén capacitados en el uso de herramientas peligrosas. En este tipo de espacios ni siquiera existe un botiquín, y ni que decir de los equipos casi siempre dañados porque nunca se les hizo el mantenimiento adecuado. Lamentablemente el caso imaginado anteriormente no es del todo ficticio. Es más común de lo que esperaríamos. Estos espacios industriales de trabajo los encontramos en todas partes. Que tal si corrigiéramos esas fallas. De seguro que esa empresa seria altamente competitiva y estaría en posición de fuerza ante las demás. En pocas palabras los conflictos más comunes en la producción suelen ser: Mal diseño del producto o servicio. Desorden en el sitio de trabajo. El no saber programar la producción. No controlar la calidad a lo largo de todo el proceso. Falta de seguridad industrial. Falta de mantenimiento a los equipos. Por todo lo anterior el área de la producción es de alto valor para la empresa y debe tomársela muy en serio. Sea ordenado en su empresa y aumente sus utilidades. Sea La meta principal del área de producción es la reducción de costos y la maximización de las utilidades. 24

25 competitivo y alcance sus metas. La administración de la producción está ligada a la comercialización, a la administración financiera y del personal. Al final, el resultado debe ser un producto de excelente calidad, al menor costo posible, que satisfaga al cliente, que sea mejor que los productos de la Competencia y sobre todo, que deje rentabilidad a la Empresa Funciones del Jefe de Producción Planificación de la Producción Se debe pronosticar la demanda futura de determinado artículo, para luego poder calcularla al nivel de los factores necesarios para la producción. Al inicio de la Empresa, el empresario debe realizar las pruebas que sean necesarias del producto hasta llegar al que satisfaga a la Demanda. Adicionalmente, debe cuidarse de producir artículos que luego no tengan salida y solamente ocupen espacio. La experiencia indica que al inicio, los empresarios nuevos producen artículos de acuerdo a su gusto, que no siempre es el gusto del mercado, y luego, estos productos solamente se acumulan en la bodega, con las respectivas pérdidas de fondos iniciales Control de la Producción Se debe programar el trabajo, dar las instrucciones necesarias a los distintos departamentos, supervisar el progreso de la producción e introducir las acciones correctivas que son necesarias para cumplir con el programa original. 25

26 QUE? 1. Programar el trabajo COMO? Cuadro de Gantt 2. Dar instrucciones a distintos departamentos División del trabajo Definición de métodos de producción 3. Supervisar el progreso 4. Acciones Correctivas FICHAS DE HORAS DE: - Horas de trabajo - Materia prima - Productos terminados AUMENTAR/DISMINUIR: - Mano de obra - Equipo - Materia Prima Ejemplo de Diagrama de Gantt ORD. ACTIVIDAD 1 ACTITUD EMPRESARIAL DIAS LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES 2 FACTIBILIDAD EMPRESARIAL 3 ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL 4 MARKETING 5 PRODUCCION 6 FINANZAS 7 PLAN DE NEGOCIOS 8 FERIA 26

27 El control de la Producción involucra los siguientes aspectos: 1. Análisis de Métodos Consiste en examinar métodos alternativos de producción con el fin de determinar el más eficaz y económico. 2. Análisis de la Materia Prima Utilizada Esta función consiste en medir la calidad y cantidad de Materia Prima utilizada a fin de ser eficientes en su uso. 3. Traslado de Materiales y Disposición de la Planta Industrial La disposición física de las distintas etapas de trabajo es uno de los factores que pueden contribuir a optimizar el tiempo de trabajo necesario para obtener el producto final. También se debe tomar en consideración las operaciones que se van a realizar, cuáles deben hacerse consecutivamente, cuánto espacio se requiere para cada una y cómo conviene organizarlas. 4. Control de Inventario Este aspecto abarca la programación de actividades de tal forma que los componentes y los productos ensamblados sean fabricados en lotes de dimensiones económicas y que estén disponibles para satisfacer el pedido del cliente. También abarca la obtención de materia prima y repuestos de la forma más económica y en lotes del tamaño más conveniente para tenerlos disponible para los fines de la fabricación. Es fundamental el análisis de la rotación de inventarios y de la acumulación de los inventarios. 5. Medida de Trabajo 27

28 Esta función consiste en saber qué medida de trabajo la empresa puede exigir a cada empleado (técnicas de medición). Además debe comparar métodos alternativos para minimizar el trabajo y los costos Control de Calidad Previamente se deben establecer criterios de calidad para las distintas etapas de la producción del articulo y verificar que el producto final cumpla con estos. El objetivo es minimizar la cantidad de artículos defectuosos y estar seguros que los productos lograrán satisfacer a los clientes. Este control debe realizarse para todos los productos o bien para una muestra representativa de los lotes producidos Análisis y Control de Costos Los Costos de Producción son todos los costos inherentes con la mano de obra directa, las materias primas y los gastos indirectos relacionados con la fabricación de los productos o servicios. Por ejemplo: Materias primas, mano de obra del personal de producción, envases, embalajes, mantenimiento de herramientas, máquinas, energía eléctrica del taller, entre otros. El adecuado manejo de costos, sin menoscabar la calidad de los productos finales permitirá tener un adecuado margen de rentabilidad y por lo tanto de beneficio económico. Necesitamos conocer los costos para: Fijar precios de venta que dejen utilidad. 28

29 Saber cada semana, cada mes, cada trimestre y cada año si se obtiene rentabilidad Para conocer el valor total del costo, es importante diferenciarlos: Costos fijos Costos fijos son los que permanecen inalterables, no cambian a pesar que el número de unidades producidas sea diferente. Así, por ejemplo, independientemente del número de unidades producidas, el costo de los siguientes rubros no se modifica: - Sueldo fijo del personal de Producción - Arriendo de locales de producción - Agua - Sueldos de supervisores de producción - Salario del guardia de seguridad Costos variables Costos variables son los que cambian en relación al volumen de producción y ventas, es decir, aumentan o disminuyen en relación directa al aumento o disminución de la producción, respectivamente. Algunos ejemplos son los siguientes: - Mano de obra directa contratada por horas - Materia prima - Electricidad para la producción - Materiales indirectos utilizados 29

30 Los costos totales de producción se calculan sumando los costos fijos y los costos variables de producción. Ejemplo del Cálculo del Costo para un negocio de Panadería. CANT. PRODUCCION 300 PRODUCTO: PAN MATERIA PRIMA CANT. DESCRIPCION V. UNIT. TOTAL 20 LIBRAS DE HARINA LIBRAS AZUCAR SAL LEVADURA Kg MANTEQUILLA TOTAL: 6.86 MANO DE OBRA CANT. DESCRIPCION V. UNIT. HORAS/DIA TOTAL 1 PANADERO TOTAL: 1.60 COSTOS INDIRECTOS CANT. DESCRIPCION V. UNIT. TOTAL 1 LUZ, AGUA GAS TELEF ALQUILER - - TOTAL: 0.75 COSTO TOTAL DE : MATERIA PRIMA 6.86 MANO DE OBRA 1.60 COSTOS INDIRECTOS 0.75 COSTO TOTAL: 9.21 COSTO UNITARIO: 0.03 (a) (a)costo UNITARIO = COSTO TOTAL $9.21 / CANTIDAD DE PRODUCCIÓN

31 En este ejemplo, el costo de producción es de $0,03 por unidad producida. Es labor del empresario saber controlar diariamente sus costos de manera que el margen de ventas sea el óptimo. Para ello debe establecer presupuestos de producción, uso óptimo de la materia prima, indicadores de utilización, y controlar exhaustivamente cada unidad de producto que sale al final del proceso. Por otro lado, debe establecer técnicas adecuadas de costeo para determinar el costo exacto de un producto en cualquiera de las etapas de producción. 31

32 5. MERCADEO Y VENTAS 5.1. Qué es el Mercadeo o Marketing? Es determinar las necesidades, deseos e intereses de los consumidores y proporcionar las satisfacciones deseadas de forma más eficaz y eficiente que los competidores, de modo que se mantenga o mejore el bienestar del consumidor y de la sociedad. 1 Intercambio.- Significa que las personas ceden algo para recibir un bien o servicio que quisieran tener. El Marketing. Es una parte vital de nuestro modo de vida. Usted ha estado involucrado con las ventas al por menor la mayor parte de su existencia. Producir un bien o un servicio son actividades muy importantes, sin embargo, son de 32

33 pequeña trascendencia a menos que los resultados de su labor sean distribuidos (comercializados) y consumidos o usados, esto es, administrados como empresa. Sin Marketing los productos no sobrevivirían. Podríamos concluir que Marketing es el proceso de determinación y satisfacción de necesidades y deseos de quienes consumen los productos y servicios. El éxito del marketing se basa en la determinación de las necesidades deseos y motivaciones de los consumidores y la satisfacción deseada de una forma más efectiva y eficiente que la competencia Mercado Un mercado está constituido por personas (clientes) que tienen necesidades específicas no cubiertas y que, por tal motivo, están dispuestas a adquirir bienes y/o servicios que los satisfagan y que cubran aspectos tales como: calidad, variedad, atención, precio adecuado, entre otros. Es lo que se conoce como Demanda. Por el otro lado, están la empresas que ofrecen estos productos, buscando satisfacer las necesidades de los clientes. Es lo que se conoce como Oferta. 1 Marketing, Kotler-Amstrong, 8ª. edición 33

34 5.2.1 Tipos de clientes Activos. Son los que actualmente y en forma periódica compran nuestros productos. Pasivos. Son aquellos clientes que en algún momento fueron clientes activos y por diferentes razones como: mal servicio, problemas de calidad de producto o mejor manejo por parte de la competencia no volvió a adquirir nuestros productos; y Potenciales. Son los que requieren o utilizan nuestros productos o servicios pero actualmente los adquieren a la competencia. De igual manera hace referencia a los clientes que desconocen mi producto o servicio pero que lo requieren Segmentación de Mercados Proceso mediante el cual se identifica o se toma un grupo de compradores con características similares, es decir, se divide el mercado en varios segmentos, de acuerdo con los diferentes deseos de compra y requerimientos de los clientes. Las principales categorías para segmentar el mercado, son las siguientes: Aspectos Culturales Cultura Clase social Creencias Costumbres Aspectos Sociales Grupos de referencia Familia Estatus 34

35 Aspectos Personales Edad Sexo Ocupación Circunstancias económicas Estilo de vida Personalidad Moda Una vez realizada la Segmentación del Mercado, se llega y se determina el Mercado Meta o Mercado Objetivo Mercado meta o Mercado objetivo Es un grupo definido de personas o empresas (clientes) que se considera comprará el producto porque le satisface una determinada necesidad. Cliente.- Es la persona que compra o alquila los productos o servicios. Al cliente se le escucha. Al cliente se le ofrece. Al cliente se le ayuda a indicar sus deseos. El éxito de nuestro proyecto está en función de satisfacer al cliente. Nuestros clientes tienen ciertas características que les hacen diferentes de la totalidad del Mercado. Por estas características, es por las que nos atraen como clientes. Es lo que se conoce como Nicho de Mercado. Por lo tanto, las estrategias de marketing deben enfocarse en satisfacer las necesidades del segmento del mercado elegido. 35

36 Consecuentemente, se debe realizar un análisis detallado de cada uno de los aspectos señalados para llegar a la Satisfacción del Cliente Satisfacción del cliente Es el nivel en que la utilidad percibida de un producto coincide con los intereses del comprador. Si el nivel de utilidad del producto no alcanza las expectativas del comprador, este queda insatisfecho. Los empresarios que conocen a sus clientes y saben como servirles tendrán éxito más a menudo que aquellos que no prestan suficiente atención a estos aspectos críticos. El marketing gira alrededor de la satisfacción total del cliente. En una sociedad cambiante las necesidades, deseos y motivaciones de compra de los consumidores (clientes) no permanecen inmutables. Tecnología, estilos de vida, moda y muchos factores de tipo social y cultural afectan las necesidades y deseos de los consumidores. La satisfacción del cliente debería responder a las siguientes inquietudes sobre los clientes. a) Quién compra? b) Qué compra? c) Por qué compra? d) Cómo compra? e) Cuándo compra? f) Dónde compra? 5.4. La Mezcla (Mix) del Marketing (Las Seis P s del Marketing) Producto (Bien o servicio) 36

37 Precio (Valor Económico) Plaza (Ubicación) Promoción (Comunicación) Personas (Recurso Humano de la Venta) Posicionamiento (Nicho de mercado) La combinación de las seis P`s forma la mezcla de marketing, cuyo propósito es satisfacer la demanda del consumidor. Para lo cual se deberán responder las siguientes preguntas: Qué clase de producto debemos vender? (Producto) Cuánto debemos cobrar por ese producto y en que condiciones? (Precio) Dónde debemos vender? (Plaza) Cómo debemos informar a los clientes acerca de nuestros productos? (Promoción) Cuál es la habilidad del personal para atender y satisfacer al cliente? (Personal) Cuál es la imagen de la empresa en el nicho de mercado en el que trabaja? (Posicionamiento) PRODUCTO Se define como todo aquello tangible e intangible (servicio) que permite satisfacer las necesidades de los clientes. Un producto puede ser un bien tangible como un par de zapatos, un servicio como el de limpieza, una idea como un no tire basura o una combinación de las tres. 37

38 Características Empaque, estilo, color, sabor, olor, opciones y tamaños son algunas características típicas del producto. Para los intangibles o servicios, la imagen del vendedor, la reputación del fabricante y la forma en que los consumidores creen que otras personas verán al producto, tienen la misma importancia. (Cada característica debe ser analizada con detenimiento). El Producto se debe diseñar en base a las necesidades del consumidor y a los requerimientos del mercado meta. No debe ser producido por el capricho o gusto del fabricante. El Producto tiene varias características extrínsecas: marca, envase (empaque) e imagen social. La Marca es el nombre comercial, término, símbolo, diseño o combinación de estos elementos que identifican los productos. El manejo de la Marca es la herramienta principal que se utiliza para diferenciar los productos de la competencia. El Empaque (envase) comunica algo sobre el producto y sus características. Por sí mismo puede contribuir a la diferenciación, facilita el uso, el transporte o la 38

39 manipulación del producto. Debe ser llamativo. Debe contener la marca, uso, composición, beneficios, garantía de producto, fecha de expiración, quién lo fabricó, etc. En pocas palabras, debe incluir toda la información necesaria para que el cliente se sienta seguro de su compra. La Imagen Social hace referencia al prestigio o reputacion asociado al consumo o utilización de un determinado producto. Por ejemplo el prestigio que da conducir un auto Mercedes Benz o el usar un reloj marca Rolex. Las cuatro funciones más importantes del empaque son: 1. Contener y proteger los productos. 2. Promoción de los productos 3. Facilidad de almacenamiento, uso y disposición 4. Facilidad de reciclaje y reductor del daño del ambiente INVENTARIO DE CARACTERISTICAS ACCION PRODUCTO SERVICIO NOMBRE O MARCA FUNCIONALIDAD ESTILO CALIDAD SEGURIDAD EMPAQUE ASISTENCIA TECNICA GARANTIA ACCESORIOS SERVICIO DE POST VENTA IMAGEN SOCIAL PRECIO Es clave de la competitividad de la empresa, de ahí que la estrategia que elija la empresa es fundamental para el posicionamiento de su mercado meta, claro está que la variable precio no está sola, sino que está relacionada con el producto, la 39

40 plaza y la promoción, o sea están en función de lo que se llama la Mezcla del Marketing. El precio es un elemento importante para inducir la venta. El Precio es aquello que es entregado a cambio para adquirir un bien o servicio. Comúnmente el precio es el dinero intercambiado por el producto. La fijación de precios El gerente de una empresa debe considerar una estrategia apropiada para fijar el precio de su producto, la cual debe ser consecuente con los objetivos del negocio, por tal motivo el enfoque para esta fijación debe ser sistemático, preciso y lógico. Selección de un método para fijar un precio La selección de un método para fijar el precio está relacionado con diversas fuerzas internas y externas que de una u otra forma interactúan con el desarrollo de la empresa. a) Función del costo.- Este método de fijación de precios basado en los costos, es aquel donde una vez que la empresa determina el costo para producir el artículo, le agrega un margen de utilidad que se considera apropiado para este negocio. Por ejemplo si la empresa produce mermelada de fresas y el costo por unidad es de $3, se puede definir que el margen apropiado de utilidad es del 30%, fijando de esta forma el precio unitario de producto en $3.9 para la venta. Este método es muy usado por los empresarios, sin embargo, existen una serie de aspectos a considerar tales como: variaciones fuertes en los costos los cuales no pueden ser ajustados de inmediato, las ventas en algunos casos no son inmediatas teniéndose que almacenar el producto por períodos largos, 40

41 así mismo este método inicia su fijación del precio por la empresa lo que puede estar contradiciendo la teoría moderna de mercado, donde se tratan de satisfacer necesidades y deseos del consumidor. Ejemplo del cálculo del Precio en función del costo P = CT P CT R PU (% R) : Precio : Costo Total de Producción : Rentabilidad : Precio Unitario CT PU = # Unidades (%R) a Producir Ejemplo del Cálculo del Precio de Venta para un negocio de Panadería. COSTO TOTAL DE : MATERIA PRIMA 6.86 MANO DE OBRA 1.60 COSTOS INDIRECTOS 0.75 COSTO TOTAL: 9.21 COSTO UNITARIO: 0.03 (a) % RENTAB. ESTIMADA % PRECIO UNIT. VENTA 0.07 (c) CONTRIBUCIÓN UNITARIA 0.04 (b) INGRESO TOTAL (d) COSTO TOTAL 9.21 UTILIDAD DIARIA (e) (a)costo UNITARIO = COSTO TOTAL $9.21 / CANTIDAD DE PRODUCCIÓN 300 (b)contribución UNITARIA = PRECIO UNITARIO $0.07 EL COSTO UNITARIO $0.03 (c)precio UNITARIO DE VENTA = (COSTO UNITARIO $0.07 X % RENTABILIDAD %) + COSTO UNITARIO (d)ingreso TOTAL = CANTIDAD DE PRODUCCIÓN 300 X PRECIO DE VENTA UNITARIO $0.07 (e)utilidad = INGRESO TOTAL $ COSTO TOTAL $11.79 b) Precios con base a la competencia o de mercado.- Este método trata de establecer sus precios en base a los fijados por su competencia. Conocer lo que está sucediendo entre la oferta y la demanda es de suma importancia, la empresa puede desarrollar este sistema de precios para algunos productos. 41

42 Ejemplo del Cálculo del precio en de la competencia Panaderia A $0.55 Panaderia B $0.08 Panaderia C $0.06 Nuestra Empresa $0.07 En la estrategia de precio, también se debe realizar el análisis de precios especiales, precios por volumen, formas de pago (efectivo, tarjeta de crédito, cheque personal), plazo de la venta (contado, 15, 30, 60 días). Todos estos aspectos deben estar en relación directa con las características y costumbres del Público Objetivo PROMOCIÓN Comunicación que informa, persuade y recuerda a los consumidores potenciales sobre un producto, con el objeto de influir en su opinión o generar una respuesta. Se determina la promoción como la estrategia que vamos a diseñar para dar a conocer las características y beneficios de nuestros productos y/o servicios dirigidos a nuestro mercado potencial. Deberán ser innovadoras y agresivas de tal manera que neutralicen y de ser posible superen las de mis competidores. El mercado actual cada vez más competitivo exige de nosotros gran capacidad de creatividad y habilidad para promocionar nuestros productos y/o servicios. 42

43 No es suficiente con fabricar un producto y ponerlo al mercado. Es necesario transmitir a los compradores la suficiente información y motivación para que compren. Mix o Mezcla Promocional.- Combinación de herramientas de promoción que incluye la publicidad, relaciones públicas, ventas personales, y promoción de ventas Publicidad.- Se la puede definir como comunicación en un espacio comprado, con la intención de atraer a los clientes actuales y a los potenciales. La publicidad puede: Proporcionar información Intentar persuadir Crear insatisfacción con respecto a las ofertas de la competencia Reforzar los hábitos de compra existentes. Una gran ventaja de la publicidad es que permite comunicar acerca de un producto a un gran número de personas a la vez. Sin embargo, debe ser focalizada hacia el segmento de mercado objetivo, calculando el costo mas bajo por millar (CPM). Aunque la publicidad es muy beneficiosa en especial para las grandes organizaciones, que utilizan los medios tradicionales como televisión, radio, prensa, revistas especializadas, vallas publicitarias, etc., las opciones más accesibles y rentables para las pequeñas empresas serán aquellas que requieran de poca inversión pero de llegada al público objetivo, como las siguientes: Volante o Flyers.- Se utilizan a nivel local generalmente para que los clientes localicen y conozcan los negocios. Se ubican en sitios estratégicos de gran tráfico peatonal. Es un mecanismo muy barato y debe tener algo que atraiga, 43

44 caso contrario, quienes tomen las hojas, luego las botarán. El nivel de efectividad es muy reducido. Anuncios.- Se utilizan para publicitar un servicio y se pueden obtener gratuitamente como un favor en las instalaciones de otras empresas. Por ejemplo anuncio de una cafetería en una librería y viceversa. Anuncios con el producto.- Se puede utilizar las bolsas plásticas o de papel que se emplea para el expendio del producto para anunciar su negocio; se utilizan los señaladores de libros para promocionar la librería, etc. Paginas Amarillas.- Pautar un anuncio en la guía telefónica es una manera simple y económica de publicidad. Además existen otros directorios de productos y servicio que ofrecen espacio gratis. Publicidad por Correo.- Es una forma de publicidad económica para un presupuesto reducido. Abarca una serie de iniciativas como la elaboración de folletos y prospectos, dípticos, cartas, sobres, etc., que contienen un mensaje persuasivo en base a un proceso de elaboración creativo. Para garantizar la efectividad de este método es necesario seleccionar adecuadamente los destinatarios mediante una lista de nombre y direcciones actualizada (base de datos). Publicidad por Correo Electrónico.- Es similar a la utilización del correo pero a través de un medio electrónico para creación de material virtual. Hay que tener cuidado con la normativa vigente sobre correos electrónicos. Es un medio muy masivo y de muy bajo costo. 44

45 Sitios Web.- Mediante el uso de la tecnología podemos acceder a un medio económico pero rápido y de gran alcance. Es importante contar con un diseño simple pero claro que debe ser constantemente actualizado. Existen varios sitios donde se proporcionan las herramientas para la creación de paginas WEB de forma gratuita Relaciones Públicas.- Es la función que comunica las diferentes actividades que realiza la empresa para tratar de persuadir y moldear la opinión pública. Son un conjunto de esfuerzos planificados que facilitan la comunicación entre una empresa y el público en general (clientes, proveedores y miembros de la comunidad). Las Relaciones Publicas implican el desarrollo de buena reputación, credibilidad y confianza basada en principios de transparencia y ética empresarial para proyectar una imagen e identidad empresarial adecuada promocionando los productos y servicios de la empresa. Es mucho más fácil tener éxito con el apoyo y comprensión del público que con la oposición o indiferencia. Las actividades de Relaciones Publicas son una poderosa arma promocional. La habilidad del empresario es conseguir que ésta gratuita, para ello es fundamental la buena relación con los medios de comunicación (televisión, radio, prensa escrita, etc.). Los avisos que usted puede distribuir a los medios de comunicación para su publicación gratuita son los siguientes: Comunicados de Prensa: Deben incluir las palabras Comunicado de Prensa en la parte superior, junto con la fecha. 45

46 Si se desea que no se divulgue su contenido hasta pasado un tiempo, se debe especificar de forma clara con las siguiente frase: PROHIBIDA su publicación antes de (fecha) y (hora). El encabezamiento debe ser corto, indicando claramente el contenido de la comunicación para que genere interés en la persona que está leyendo. La redacción debe emplear un estilo periodístico con párrafos cortos. Las primeras frases deben resumir al máximo la totalidad del mensaje. Para que su comunicado sobresalga de los demás, debe asegurarse que la historia sea interesante. Para ello debe ser algo de interés para la comunidad y debe demostrar entusiasmo. Nunca olvide incluir en el comunicado la persona, los respectivos números de teléfono de contacto. Una vez que envíe el comunicado por Correo Electrónico o por fax a los medios de comunicación, llame confirmando su recepción y solicitando su publicación. Si no le publican, insista moderadamente para su publicación posterior. Si le publican, no se olvide de llamar a agradecer. Ejemplo de Comunicado o Boletín de Prensa 46

47 BOLETIN DE PRENSA Promoviendo el desarrollo integral de la mujer ecuatoriana, como eje principal y de gran potencial para l a Sociedad, invita a la Comunidad en General al PRIMER TALLER DE CREACION DE NEGOCIOS PARA DAMAS EMPRENDEDORAS Este curso está dirigido a todas las damas con espíritu emprendedor, que desean ampliar sus actividades en la creación de su propio negocio generando fuentes de ingresos para su familia. Además de recibir conocimientos técnicos y experiencias vivenciales de empresarias ecuatorianas, la metodología se fundamenta en la filosofía aprender haciendo, mediante la cual, las participantes comercializan los productos y servicios generados en este Taller en Ferias Empresariales. Este curso cuenta con el aval y la metodología de Laboratorios Empresariales aprobada por Young Americas Business Trust O.E.A. a nivel mundial. Lugar de la Capacitación: Fechas: Horarios a escoger: Club Jacarandá Cumbayá Del 21 de Noviembre al 17 de Diciembre Lunes, Miércoles y Viernes o Martes, Jueves y Sábado 9:00 H a 12:00 H Beneficios para las participantes: - Conocimientos teórico-práctico sobre Gestión Empresarial - Estrategias de mercadeo y ventas innovadoras - Aplicación práctica del Plan de Negocios - Contacto con la Red de Emprendedores a nivel nacional o internacional - Certificado avalado por YABT OEA - Ingresos en efectivo por la venta de sus productos o servicios en la Feria Empresarial Navideña - Asesoramiento y seguimiento posterior a las empresas formadas Mayor información Sra. Adriana García Oficinas de YABT Ecuador Luis Cordero E4-200 y Mariscal Foch Telf Es importante que los medios reciban los comunicados rápida y oportunamente. Conferencias de Prensa: Otro medio de difusión son las Conferencias de Prensa. Se invita a los medios a que asistan a una conferencia donde se les comunica las noticias como primicias. Las invitaciones deben ser cursadas con una semana de antelación proporcionando detalles como lugar, fecha, número de contacto para confirmaciones etc. El lugar de la conferencia debe ser el adecuado en términos de espacio e iluminación. 47