Administración de Compras e Inventarios

Transcripción

1 Administración de Compras e Inventarios

2 1 Sesión No. 12 Nombre: Control de inventarios Contextualización En esta última semana analizaremos las demandas cíclicas de la producción, aquellas que cumplen con un plazo de tiempo en específico y que pueden ser perfectamente planeadas. En contraste, se describirán las principales características de las demandas inesperadas, las cuales se conocen también como compras urgentes. Tal como su nombre lo indica no pueden ser previstas, por lo que el área de compras debe considerar diseñar un plan que oriente cómo reaccionar ante éstas.

3 2 Introducción al Tema Una demanda cíclica en la producción se refiere al uso o consumo continuo, con una periodicidad más o menos regular de los materiales o productos, originándose con ello que surja la necesidad de implementar medidas que aseguren el puntual abastecimiento de los materiales requeridos nuevamente. Por lo anterior, la responsabilidad recae directamente en el departamento de compras, ya que se encarga de conseguir y surtir los productos y servicios requeridos por la producción, además de negociar y pactar las entregas conforme a la demanda periódica o programada por la producción para darle continuidad a las operaciones internas de la empresa. Además, el comprador tendrá la consigna de desarrollar o recomendar nuevos productos de vanguardia o nueva tecnología que contribuyan a la optimización de recursos y gastos para la organización. El departamento de compras procurará desarrollar, negociar y establecer contratos de entrega periódica con sus proveedores, los cuales deberán cumplir con exactitud y puntualidad. De lo contrario, el comprador deberá imponer sanciones de diversos tipos a sus proveedores, mismas que quedarán plasmadas por escrito dentro del contrato acordado y firmado por ambas partes. Pensar en que todo lo antes mencionado se cumpla verdaderamente pudiera parecer un sueño prácticamente imposible de llevar a cabo en nuestro medio o cultura de trabajo. Sin embargo, algunas empresas o compañías han desarrollado e implementado el llamado justo a tiempo, también conocido como just in time.

4 3 Explicación Qué entendemos por just in time? Esta filosofía consiste en eliminar todo aquello que implique un desperdicio, desde las compras hasta la distribución, con la finalidad de lograr una mayor velocidad en todos los procesos de trabajo de la propia empresa. Siendo esto último lo ideal para ser aplicado en toda organización, es importante también que si no se cuenta con una infraestructura funcional tanto a nivel organizacional, como nivel operativo y con el personal adecuado y altamente calificado, resulta muy complicado ponerlo en práctica y que los resultados sean óptimos. VI.4 Demandas inesperadas por ventas En caso de presentarse una demanda inesperada o improvisada, el comprador se verá obligado a realizar una adquisición que no estaba planeada o contemplada y que va a satisfacer una necesidad imperiosa e impostergable de un material o servicio para la organización. Estas compras no planeadas que surgen repentinamente son consideradas como compras urgentes, las cuales pueden ser justificadas por su uso o empleo en las líneas de producción de la empresa, ya que resulta más caro tener una línea de producción detenida que el costo que pueda tener el material que se comprará con urgencia para el arranque de la producción nuevamente. Aun teniendo el mejor programa planeado para el surtimiento de materiales, podrá verse alterado como consecuencia de cambios repentinos que se susciten en el estilo o en el diseño, así como en las condiciones del mercado. Las compras inesperadas son algo inevitable y podrán originarse de demandas de materiales o productos (repuestos), lo cual resultaría incosteable manejar como stock dentro de los inventarios normales que maneja el almacén de la empresa. También es importante comentar que existen algunas órdenes de compra denominadas urgentes que no pueden ser justificadas por ningún motivo. Las

5 4 compras urgentes consisten en aquellos requerimientos que se originan como consecuencia de: 1. Un deficiente control de inventarios (de máximos y mínimos). 2. Una mala planeación de la producción. 3. Una errónea planeación de presupuestos. 4. Una aparente falta de confianza en la capacidad del departamento de compras para conseguir acertada y oportunamente los materiales requeridos internamente en la planta. 5. El mal hábito del comprador de anotar y considerar todas las órdenes de compra como urgentes. Las compras urgentes suelen resultar, en la mayoría de las ocasiones, muy costosas, pudiendo deberse a que el trabajo que se realiza por parte del comprador y del proveedor se efectúa bajo mucha presión. También implica mayor trabajo y atención por parte del vendedor, dando como resultado final, de manera directa o indirecta, que el precio sea mayor al que deba pagar el comprador. Como sugerencia a la problemática anterior, se recomienda tener perfectamente establecidos los procedimientos y políticas de compra, tanto para el comprador como para el proveedor, ya que será indispensable un verdadero compromiso de ambas partes, que asegure y obligue el surtimiento de los materiales solicitados para la producción, bajo un esquema de contrato firmado con todos los acuerdos previamente revisados y autorizados. Análisis de normas y rechazos por control de calidad 1. Control de calidad El control de calidad se basa en todos aquellos procedimientos o mecanismos establecidos por la administración de la empresa con el propósito primordial de verificar que lo adquirido o comprado cumpla con las especificaciones acordadas con el vendedor (comprador). De lo antes mencionado se deriva la importancia de los mecanismos implantados para el control de calidad en la recepción de materiales o productos,

6 5 ya que si se aceptan artículos de calidad deficiente, los productos o servicios que la empresa pueda ofrecer no contendrán los elementos necesarios que satisfagan las necesidades del mercado. 2. Responsabilidad por el control de calidad Comúnmente, la garantía de que se lleve a cabo el control de calidad de forma óptima y adecuada recae directamente sobre el departamento de compras, independientemente del área donde se hayan originado las especificaciones de las mismas. Por lo anterior, el trabajo del departamento de compras no deberá limitarse únicamente en el fincado o colocación de la orden de compra, sino que también, a su vez, se encargará de verificar que el material sea entregado en tiempo, forma y con la calidad adecuada y acordada, basados en las especificaciones proporcionadas desde un principio en la orden de compra. 3. Rechazos Cuando se presenta el caso de que algún material es rechazado, originado por los mecanismos de inspección por no cumplir con las especificaciones de calidad, el departamento de compras será el responsable de negociar con el proveedor para solucionar de algún modo los inconvenientes que se originen por el rechazo del producto no recibido en las condiciones pactadas. Por procedimiento para el control y seguimiento de la calidad, se aconseja que todas las devoluciones se documenten a través de formatos específicos y, a la vez, se informe al proveedor con especial prontitud y con buen juicio, así como el registro completo de los detalles y pormenores que suscitaron esta situación a resolver.

7 6 Conclusión En conclusión, se asume que la absoluta responsabilidad de la supervisión del control de calidad de los materiales es del proveedor (vendedor), ya que es un compromiso adquirido a través del contrato negociado y firmado con el comprador, en beneficio de la eficiencia de su cliente. Con lo anterior se pretende finalmente que el proveedor pueda tomar las medidas pertinentes y requeridas para reemplazar la entrega a la brevedad, con el material apropiado o las partes necesarias, y así lograr cubrir y cumplir con las especificaciones de calidad solicitadas por el comprador.

8 7 Para aprender más Cómo se lleva un control de inventarios? Garzón, M. (2010) Control de inventarios. Consultado el 27 de marzo de 2013 de

9 8 Actividad de Aprendizaje Esta actividad te permitirá demostrar el nivel de apropiación del conocimiento obtenido a través de esta sesión, tendrás que elaborar un ensayo, en Word, de 2 cuartillas, sobre los temas tratados en está, tomando en cuenta que se evaluarán las siguientes características: Título: a través de él se debe definir el tema que se abordara en el mismo Introducción: se debe plantear de manera específica el objetivo del texto Desarrollo: debe de contar con fundamentos teóricos así como mínimo 2 fuentes bibliográficas Conclusiones: este debe de explicar la detonante planteada en la introducción. Así como bibliografía ortografía y redacción. Al finalizar el desarrollo de este tendrás que subirlo a la plataforma.

10 9 Referencias Cruz, L. (1999). Compras, principios generales. México: Compañía Editorial Continental. Del Río, C. (2002). Adquisiciones y abastecimientos. México: Thomson. Mercado, S. (1996). Compras, principios y aplicaciones. México: Limusa.