Técnicas de Planeación y Control

Transcripción

1 Técnicas de Planeación y Control

2 1 Sesión No. 9 Nombre: Compras Contextualización Uno de los pilares de cualquier empresa, sea cual sea su giro, son las compras, ya que en gran manera las utilidades que se generen dependen de un adecuado sistema para ellas. Es importante considerar que el área de producción depende al 100% de las decisiones que se tomen en este departamento para que puedan tener los insumos necesarios para la fabricación de los diferentes productos que se manejan en una empresa, sobre todo en el momento y en la calidad que se requieren. El manejo de una adecuada planeación en esta área logrará aumentar la eficiencia en la operación de la empresa e incrementará el beneficio obtenido por las ventas, ya que el poder tener bajos costos de materia prima ayuda a obtener un mayor margen de ganancias. En esta sesión analizaremos la importancia de sistematizar esta área.

3 2 Introducción al Tema La acción de comprar existe casi desde el principio de la historia del hombre, cuando comienza a intercambiar mercancías por otras que necesitaba y con las que no contaba, esto se conoce como trueque. Se puede definir como adquirir un bien o servicio a cambio de determinada cantidad de dinero. Supone el proceso de búsqueda y selección de proveedores, la adquisición de materias primas, componentes y artículos necesarios para la fabricación de un producto. Involucra también las negociaciones que se llevan a cabo con los proveedores sobre los precios y las condiciones de pago y el seguimiento a dichas negociaciones para que se cumplan las condiciones que fueron pactadas. El sistema de compras en una empresa debe indicar qué comprar?, a quién comprar?, cuándo comprar?, qué pedidos tienen prioridad?, etcétera. El proceso de compras variará de una empresa a otra dependiendo de sus características, pero a continuación mencionaremos los conceptos básicos que se deben tomar en cuenta en el proceso de compra, independientemente del producto que se elabore.

4 3 Explicación Se puede decir que el objetivo de las compras es adquirir los insumos o servicios que la empresa necesita de alguna empresa externa, de modo que se garantice el abastecimiento de las cantidades requeridas en el preciso momento y con las mejores condiciones de calidad y precio. La importancia de un adecuado sistema de compras repercute en la disminución de los costos para elaborar los productos, es decir, el dinero erogado por las compras en relación a la utilidad generada por las ventas. Los departamentos de compras deben contar con programas que puedan sistematizar y racionalizar las funciones a realizar a fin de obtener el mayor beneficio posible. Son tres los objetivos básicos del departamento de compras: 1. Buscar la materia prima con el costo de adquisición más bajo, llevando a cabo negociaciones y aprovechando ofertas o descuentos. Tomando en cuenta también plazos de entrega, mínimos de pedido, lugares de entrega, entre otros. 2. Mantener el nivel de calidad definido, este punto se debe remarcar, pues no sólo es conseguir los precios de adquisición más bajos, si la materia prima no cumple con la calidad necesaria para la elaboración del artículo. 3. Sobre todo mantener la continuidad del abastecimiento. La planeación de las compras y la administración de la cadena de suministros nos ayudan a proyectar los suministros y no sólo indican la cantidad que se necesita de ellos, sino además nos habla de las especificaciones exactas que deben de tener, cuándo y dónde se necesitan, cuándo y dónde obtenerlos, qué cantidad de inventario se debe mantener, nos habla también de la comprensión de la red logística y las limitaciones de la cadena de suministro, por ejemplo el

5 4 espacio de almacenamiento, la forma de transportación, los tiempos de espera y, de acuerdo al espacio de almacenamiento, los niveles óptimos de inventario. El realizar una adecuada planificación evitará problemas como retrasos en la producción por entregas tarde, deficiencia de las especificaciones necesarias para la producción, capacidad de almacenamiento insuficiente, interrupciones en la distribución, etc. Es importante que exista una buena comunicación entre el departamento de compras y el de producción, pues éste último obtendrá la información sobre especificaciones del producto, experiencias previas con determinados proveedores, etc. Compras justo a tiempo (Just in Time JIT) Este concepto surge con la necesidad de contar con un sistema eficiente para producir diferentes modelos de autos en pocas cantidades, a diferencia del modelo de producción en serie utilizado hasta ese momento por las grandes empresas automovilísticas estadounidenses y fue implementado en Toyota por Tai Ichi Ohno. Este sistema reduce o elimina gran parte del desperdicio en las funciones de compras, fabricación y distribución, optimizando los tres componentes básicos de la empresa: flujo, calidad y mano de obra. Qué es el justo a tiempo? El concepto JIT significa no tener en almacenes más materia prima que el mínimo requerido para poder tener una operación fluida. Determinando que los productos almacenados por largos periodos de tiempo representan un enemigo oculto para una operación sana, ya que es una inversión que no genera utilidades, además de que corre riesgos de perder su valor por daños

6 5 ocasionados por la humedad, depreciaciones, que se vuelvan obsoletos, entre otros. El objetivo de este sistema consiste en minimizar el tiempo total necesario desde el inicio de la fabricación hasta la venta del producto terminado; es decir, optimiza la producción mediante la minimización de las tareas que no añaden valor al producto independientemente del tamaño de los lotes a producir. El tiempo de producción se disminuye al producir en pequeños lotes, en los cuales son fácilmente detectados los errores existentes en las áreas que intervienen en su proceso, proporcionando la ventaja de corregir o modificar en cualquier momento la parte del proceso que esté causando errores, otra de sus ventajas es que al reducir los inventarios, reduce el costo de la inversión. El JIT habla de emplear los mínimos recursos para hacer la producción eficiente, por lo que algunas de sus máximas son: Tener un sólo proveedor, si éste tiene la capacidad suficiente, evitando así el costo derivado de manejar varios proveedores. No se debe de tener existencias de seguridad en almacenes, es decir inventario que se tiene por si se llegara a utilizar. No debe llevarse a cabo producción en exceso. Nadie deberá estar dedicado a cumplir tareas que no le agreguen un valor al producto, ejemplo de estas son contar productos, almacenar cosas, pasar algo de un recipiente a otro, incluso la misma inspección, ya que ésta tiene un costo, se trata de eliminar todo aquello que se considera un desperdicio, o dicho de otra forma, que no le da al producto ningún valor agregado, eliminando así procesos innecesarios.

7 6 La Toyota define el JIT como la cantidad mínima posible en el último momento posible y utilizando un mínimo de recursos con la respectiva eliminación del desperdicio en el proceso de producción. Se basa en la premisa de no fabricar más de lo que el siguiente proceso requiere. Algunas de las ventajas que presenta el JIT frente al MRP es que reduce las existencias de los trabajos que se encuentran en curso, situación que disminuye costos de inventario y de desechos; se detectan fácilmente los productos defectuosos, evitando que se acumulen grandes cantidades de éstos. Junto con un adecuado programa de compras, JIT asegura un flujo adecuado de materiales a lo largo del proceso de producción. Por la naturaleza de este sistema es obvio que no se puede aplicar a todas las empresas, ya que algunas de ellas requerirán tener suficiente inventario para llevar debidamente su proyección. Este sistema recalca la necesidad de elaborar los productos desde su inicio, es decir desde el proceso de compra, con un alto nivel de calidad para evitar el costo de inspeccionar los productos después de haberlos terminado (control de calidad) y evitando así los costos de eliminar los productos defectuosos. Para lograr esto es importante lo siguiente: 1. Definir requisitos: para asegurarse de que un producto mantenga siempre las mismas características es importante que el personal tenga en mente la relevancia de la calidad para que en todos y cada uno de los procesos se vele porque se mantenga esa meta. 2. Controlar el proceso: este punto involucra la participación activa del operario, ya que él es su propio inspector y debe tener la suficiente capacidad de resolver los problemas que se vayan presentando, en base

8 7 a los conocimientos que tiene sobre el proceso y los elementos que intervienen en él. 3. Mantener el proceso bajo control: este sistema aporta elementos esenciales que reducen el índice de defectos y el costo de calidad a través de retroalimentación constante. Importancia de una buena logística La logística es el conjunto de actividades que coordinan el abastecimiento, transportación, almacenamiento y manejo de materias primas, productos terminados y/o servicios a lo largo de la cadena de suministro. El valor de un producto radica en que esté disponible para los clientes en el momento y en el lugar que ellos lo requieran. Una empresa cuenta con 4 tipos de valor en sus productos, que son tiempo, forma, lugar y posesión. Una buena logística crea dos de esos cuatro valores, tiempo y lugar, mediante un efectivo sistema de distribución y un adecuado sistema de inventarios. Además de estos dos valores, la logística debe integrar las tareas necesarias y evitar las que no en el proceso identificando y compensando deficiencias, logrando además una integración en la gestión de las operaciones, desde la adquisición de los insumos hasta la entrega del producto con el nivel de servicio establecido por los estándares de la empresa.

9 8 Conclusión Como hemos analizado a lo largo de las diferentes sesiones, existen diversos modos de aprovisionamiento para las empresas, estos métodos deben ser estudiados para poder determinar cuál de ellos se adecua mejor a las necesidades de cada empresa, pues no todas las empresas tienen las mismas características ni todos los métodos se adecuan a ellas. Por ejemplo, el sistema JIT está principalmente basado en la filosofía de eliminar todo desperdicio, sobre todo de recurso humano y de materia prima, incluso pretende disminuir los inventarios a cero, a través de una adecuada sincronización de entregas con los proveedores, pero obviamente este sistema no podrá ser aplicado en una empresa en la cual no es fácil obtener de los proveedores determinadas piezas o componentes y que por lo tanto es primordial contar con suficiente inventario. En la próxima sesión se hablará de la importancia de los inventarios.

10 9 Para aprender más En las siguientes ligas podrás complementar el tema visto anteriormente. Santos Aragón, G. (2013) The Toyota Production System. Romero, G. (2012) Justo a tiempo (JIT).

11 10 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión, establece un cuadro comparativo de las ventajas y desventajas de ambos sistemas de abastecimiento dentro de las empresas: el MRP y el JIT. Puedes realizarlo en cualquier programa al final tendrás que guardarlo en formato JPG para subirlo a la plataforma de la asignatura. Es importante que esta actividad la realices con una buena investigación de las características de cada uno de estos sistemas. En esta actividad se tomará en cuenta lo siguiente: Tus datos generales. Referencias bibliográficas. Ortografía y redacción. Título. Resumen. Representación gráfica.

12 11 Bibliografía Hay, E. (2003) Justo a tiempo: la técnica japonesa que genera mayor ventaja competitiva. Colombia: Editorial Norma. Navarro, P. (2009) Lo que saben los mejores MBA: Grandes ideas y propuestas de las mejores escuelas de negocios. España: Profit Editorial.