PROCEDIMIENTO CRÉDITOS DIRECTOS A EMPLEADOS PARA FECHAS ESPECIALES CON VOLANTE DE AUTORIZACIÓN

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1 Versión: 2 Proceso: Ventas PROCEDIMIENTO CRÉDITOS DIRECTOS A EMPLEADOS PARA FECHAS ESPECIALES CON VOLANTE DE AUTORIZACIÓN DOCUMENTO NO CONTROLADO Código: POGH 0019 Estado: A Fecha: 2 de Diciembre de 2014 Elaboró: Mauricio J. Cerón Freyle Cargo: Profesional de Métodos y Procedimientos 1. OBJETO: Revisó: Carmelo Vergara Cargo: Director Nacional de Cartera Aprobó: Aida Vélez Vengoechea Cargo: Gerente de Gestión Humana Este procedimiento establece las pautas para la entrega y redención de créditos directos a los empleados en fechas especiales. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica para todos los puntos de venta con sistema POS-IBM. Es de aplicación en los departamentos de nómina de las oficinas centrales, funcionarios de Olímpica, y empleados de otras entidades autorizadas por Olímpica S.A. En puntos de venta debe ser divulgado a: Gerente de Negocio, Administradores, Supervisores de Caja, Cajeros, Tesorera(o). 3. DEFINICIONES: Créditos a Empleados en Fechas Especiales: Son créditos otorgados a los empleados de Olímpica, y de algunas de sus contratistas, los cuales se otorgan en vísperas de fechas especiales como día de la madre, padre y navidad, y son descontados de la compensación del funcionario beneficiario, según las indicaciones de la Gerencia de Gestión Humana. El empleado beneficiario del crédito debe manifestar en el Volante de Crédito que conoce y acepta los términos de este Procedimiento de Créditos, autorizando de antemano el descuento de cualquier obligación insoluta, ya sea en vigencia o a la terminación de su contrato de trabajo, de su salario, vacaciones, indemnizaciones, beneficios convencionales y/o extraconvencionales, así como de cualquier otro derecho económico surgido con ocasión de su relación con Olímpica. Estos créditos son sin intereses a cargo del empleado, pero Olímpica se reserva el derecho de cobrar intereses en condiciones más favorables que los créditos corrientes financieros, previa comunicación al empleado. Volante de Crédito: Documento físico, que contiene los datos del funcionario a quien la compañía le otorga el crédito, el valor del crédito otorgado, y un BIN (Código de 16 dígitos) que permite identificar en las terminales de pago de la compañía por medio de interfaz con el sistema autorizador central, el monto que puede utilizar. Sin Página 1 de 9

2 la firma de este volante de autorización de crédito, el empleado no podrá utilizar el crédito ofrecido por Olímpica. 4. CONDICIONES GENERALES: Olímpica S.A. en víspera de fechas especiales de compras en el año, tales como el día de la madre y navidad, autorizará un monto de consumo en los puntos de venta de Olímpica para sus empleados y de entidades con convenio, por medio de un Volante de Crédito, el cual una vez consumido será descontado en cuotas directamente del pago de la nómina del empleado por su empresa contratante. La aprobación del crédito y el monto a asignar a cada empleado dependerá de una evaluación efectuada por su entidad contratante que tendrá en cuenta su tiempo de servicio y capacidad de endeudamiento con base en el mínimo vital definido por la ley 1527 del 27 de abril de El monto inicial aprobado al empleado se informará en el Volante de Crédito. El aspecto físico del Volante de Crédito podrá variar en cada evento específico. El crédito concedido a los empleados será personal e intransferible, y no podrá cambiarse por dinero en efectivo ni dar vueltos. Por ningún motivo está permitida la compra de Bonos de Regalo Olímpica con este medio de pago. El uso del crédito en forma contraria a los dispuesto en este documento, será tomado como una falta grave contra Olímpica S.A., la cual podrá dar lugar a la terminación justificada de su contrato de trabajo. Las condiciones, vigencia, periodo de cobro y restricciones de cada crédito en particular, serán definidos y notificados a los puntos de venta y empleados en general por parte del área de Gestión Humana, haciendo referencia al presente documento como norma general de aplicación del crédito. El sistema validará que el total a cancelar con este medio de pago no sobrepase el cupo autorizado. Si el total de la compra supera el cupo autorizado, el funcionario deberá cancelar el excedente con otro medio de pago. El beneficiario podrá hacer efectivo el crédito si presenta ante el cajero del punto de venta su cédula de ciudadanía y el volante de autorización de crédito. Las devoluciones con este medio de pago deberán realizarse utilizando la secuencia de tecleo para devoluciones con Tarjeta de Crédito Olímpica en el POS (No datafono). Esto aplica únicamente para las devoluciones antes del cierre. Durante la vigencia del crédito, el empleado deberá conservar el volante de autorización del crédito especial, ya que será su medio de pago en caso de querer utilizarlo y este no le deberá ser retenido. El volante de autorización del crédito dejará de tener validez en el momento en que se culmine la vigencia del crédito, por lo tanto el beneficiario deberá destruir dicho documento. Página 2 de 9

3 Todas las condiciones y restricciones aplicables a las tarjetas monedero aplican al Volante de Crédito. En los casos en que existan problemas de línea y no se pueda registrar la compra, no se aceptará este medio de pago por las dificultades en revisión de saldos y el alto riesgo que esto genera para su control y registro. Entrega de Crédito La gerencia de gestión humana de Olímpica S.A. para sus empleados, así como las de las diferentes empresas autorizadas a cuyo personal se le asigne crédito, harán llegar a cada punto de venta, oficina o centro, los volantes de autorización de crédito especial con sus correspondientes soportes para el recibido de cada funcionario, sin la firma en cada uno de estos soportes por parte del empleado no se podrá entregar el volante de autorización de crédito: Formato de Descuento Firmado. Listado de Funcionarios con Crédito Autorizado. En los casos en que el Formato de Descuento se encuentre en el mismo Volante de Crédito, este deberá ser desprendido del volante cuando el beneficiario lo firme, para soporte de la entrega y el posterior descuento en nómina de los valores que consuma. En caso de que el empleado se retire de la compañía/empresa autorizada, el auxiliar de nómina de las Oficinas Centrales que maneja las novedades de personal, inmediatamente deberá informar dicha novedad al Asistente de Cartera de las oficinas centrales Barranquilla, para bloquear el cupo del empleado en el sistema central de Tarjeta de Crédito Olímpica (opción de bloqueo como tarjeta robada), determinar si hubo uso total o parcial del crédito e informarlo al Jefe de Nómina para que se incluya el cobro en la liquidación. En todo caso, con la firma del Formato de Descuento, el empleado reconoce el crédito usado y por tanto autoriza compensar el valor adeudado contra cualquier valor que resulte en la liquidación definitiva de su contrato de trabajo, incluyendo salarios, prestaciones sociales legales y extralegales, vacaciones, indemnizaciones, etc. Uso del Crédito El uso del volante de autorización de crédito es personal e intransferible. El empleado podrá adquirir cualquier producto de las secciones de almacén y supermercado. El crédito especial podrá utilizarse varias veces hasta consumir totalmente el cupo, durante la vigencia del evento; según las indicaciones de la Gerencia de Gestión Humana y Directivas de las empresas participantes. Se prohíbe la compra de Bonos Olímpica, así como la entrega de efectivo por este. Página 3 de 9

4 El empleado debe firmar los respectivos vouchers emitidos por el sistema POS por la respectiva transacción de compra, la cual hace parte integral del crédito otorgado y se entiende con su firma que el empleado reconoce clara y expresamente el valor de los vouchers, lo cual le dará el derecho a Olímpica para exigir su pago y proceder a los descuentos de nómina. El Volante de Crédito debe devolverse al beneficiario una vez culmine la transacción, no se quedará como soporte en la terminal de pago. La activación de cupos para cada empleado se realizará de acuerdo a los criterios definidos por la Gerencia de Gestión Humana y el auxiliar de nómina notificará a través de un correo electrónico el nombre de los empleados. Conciliación y cuadre en Tesorería En los voucher aparecerá el BIN y la leyenda dependiendo de la entidad autorizada, en el caso de Olímpica S.A. el BIN es y la sigla OLI, para las demás entidades, consultar el Anexo Listado de Empresas Autorizadas. El valor total por concepto de los créditos otorgados a los empleados se registrará, para el caso de Olímpica S.A. en el código de operación 0406 Créditos de Empleado Olímpica. Para créditos especiales de las otras entidades, ver el Anexo Listado de Empresas Autorizadas. Consulta de saldo Los saldos generados después de la utilización de cupos podrán consultarse a través de la línea de servicio al cliente de Olímpica o en la oficina de atención al cliente ubicado en el punto de venta. Para esta actividad se requiere presentar el volante de autorización de crédito del evento. Pérdida o Extravío del Volante de Crédito En caso de extravío o hurto del volante de autorización de crédito el usuario será el único responsable por el uso indebido que se haga de él, hasta tanto Supertiendas y Droguerías Olímpica S.A. reciba la correspondiente notificación por escrito acompañada del denuncio respectivo. Cualquier compra utilizando el presente crédito, será descontada de nómina en los términos y condiciones acá señalados. El Volante de Crédito es de emisión única, en caso de pérdida o deterioro del documento, en especial del área de código de barras, no será reemitido ni reemplazado. 5. DESCRPCIÓN DE ACTIVIDADES: No Actividad Descripción Responsables Registros 1 Definir Beneficiados y Monto Se analiza la base de datos de empleados de la compañía y se establece Gerente de Gestión Humana (Olímpica S.A.), Base de Datos de Créditos Aprobados Página 4 de 9

5 2 Cargar el Cupo 3 Activar Cupo 4 5 Imprimir de Descuento y Soportes de Entrega Realizar Entrega de de Crédito y Soportes según el mínimo vital definido por ley, el listado de empleados a quienes se les asignará el crédito, y el monto para cada uno. Adicionalmente se recibe de las entidades externas participantes su base de datos para el otorgamiento de créditos. Se carga en el sistema autorizador central el cupo asignado a cada empleado. Se revisa la documentación relacionada a los cupos cargados en el sistema, y se activan aquellos que no presenten diferencias. Los cupos con diferencias se solucionan antes de activarlos. Según lo parametrizado en el sistema se imprimen los volantes de autorización, con las listas de entrega y los Formatos de de Descuento. Las impresiones correspondientes a empleados de Olímpica S.A. se remiten al Coordinador de Nómina regional, mientras las correspondientes a empresas autorizadas se remiten a cada empresa. Se envían los volantes de autorización de crédito con sus respectivos soportes a los centros en los que se encuentran los beneficiados. Se entrega el Volante de Crédito al beneficiado, validando su identidad, y se le toma la firma en el Formato de de Director Nacional de Ventas Institucionales (Otras Empresas) Ejecutiva de Ventas Institucionales Asistente de Cartera Asistente de Cartera Coordinador de Nómina Gerente de Negocio (En Punto de Venta) / Administrador de CD (En Bodegas) / Jefe de Área (En Registro en el Sistema Central Registro en el Sistema Central Crédito, Listas de Entrega, Formatos de Descuento Crédito, Listas de Entrega, Formatos de Descuento Crédito, Listas de Entrega, Formatos de Página 5 de 9

6 6 Registrar la venta con el Volante de de Crédito Descuento y en la lista de entrega. Se devuelven a la oficina de recursos humanos de la regional, los soportes firmados por lo beneficiarios, y los volantes de autorización de crédito no reclamados con sus correspondientes soportes. Solicitar al beneficiario el Volante de Crédito con su respectivo documento de identificación. Verificar que el Volante de Crédito pertenezca a la persona que la presenta y que además al pasar por el escáner el código de barras, aparezca el nombre y apellidos del beneficiado. Aplicar la secuencia de tecleo para registro de venta con Tarjeta de Crédito Olímpica. Tomar la firma en el voucher del beneficiario como constancia de la compra realizada a través de esta modalidad y verificar las respectivas firmas (firma del voucher y firma del documento de identificación). Entregar al empleado el tiquete de compras y original del voucher, una vez finalizada la transacción. Guardar en la terminal de pago la copia de los voucher correspondiente al crédito especial. Entregar a la tesorera, al finalizar su turno de trabajo, los voucher de crédito a empleados, junto con los demás medios de pago. Oficinas Administrativas) Gerente de Negocio (En Punto de Venta) / Administrador de CD (En Bodegas) / Jefe de Área (En Oficinas Administrativas) Descuento Crédito, Listas de Entrega, Formatos de Descuento Tiquete de Venta, Voucher Tiquete de Venta, Voucher Voucher Tiquete de compras y voucher Voucher Voucher Página 6 de 9

7 7 8 Conciliar y Registrar en el Informe Fiscal de Ventas Realizar Cobro a Empleados / Empresas Contratados Identificar los voucher correspondiente a crédito canasta familiar o créditos especiales. Generar reporte de Crédito a empleados en el Sistema de Tarjeta de crédito Olímpica (Reporte por terminal) y realizar conciliación contra los voucher. Totalizar el valor correspondiente a crédito a empleados y registrarlo en el código correspondiente del comprobante de ingresos. Una vez culminada la vigencia del crédito, se cargan al sistema de nómina por medio de una interfaz los consumos de los créditos para su correspondiente descuento automático y para las entidades externas se les envía un reporte de consumos de créditos para que efectúen su correspondiente cobro a sus empleados. Se efectúa la contabilización del cobro, tanto para los empleados con descuento directo por nomina, como a las entidades externas a quienes se les efectúe facturación. Tesorera(o) Tesorera(o) Tesorera(o) Coordinador de Nómina (Empleados de Olímpica), Asistente de Cartera (Otras Empresas) Asistente de Cartera Voucher Reportes del sistema y voucher Comprobante de Ingresos Registro en el sistema Registro en el sistema, Factura Página 7 de 9

8 6. DIAGRAMA DE FLUJO Página 8 de 9

9 7. ANEXOS No aplica. 8. CONTROL DE CAMBIOS En la versión dos del presente documento se encuentran las siguientes diferencias respecto a la versión 1: Se actualizan las responsabilidades operativas, incluyendo la participación del personal de Cartera y Ventas Institucionales, en vez del área de sistemas. Página 9 de 9