Técnicas de Planeación y Control

Transcripción

1 Técnicas de Planeación y Control

2 1 Sesión No. 11 Nombre: Sistemas de control administrativo. Segunda parte. Objetivo: Al finalizar la sesión, los estudiantes presentarán gráficamente el conocimiento adquirido sobre las etapas de un sistema de control administrativo y la contabilidad por áreas de responsabilidad con el objeto de reforzar el aprendizaje de tales conceptos. Contextualización Crees que es fácil implementar un sistema de control administrativo? En temas anteriores se explicó lo importante que es la planeación estratégica y como el presupuesto maestro proporciona información numérica trascendente para analizar si se está yendo por buen camino. La sesión anterior empezó a abordarse el tema del sistema de control administrativo. Quedó claro que planeación y control están íntimamente relacionados. En esta ocasión conocerás las etapas que integran el control administrativo para que comprendas que se necesita de todo un proceso y finalmente se hablará de la funcionalidad que tiene para las empresas la implementación de la contabilidad por áreas o unidades de responsabilidad. Es relevante porque al ser parte de una organización, tendrás que participar en un área que forzosamente se verá involucrada en el proceso de control y tendrá que rendir resultados.

3 2 Introducción al Tema Te has visto involucrado en formar parte del control administrativo al ejercer funciones en tu trabajo? Si bien los directivos son quienes se responsabilizan de dar cumplimiento al sistema de control administrativo, es necesario que involucren a sus empleados para que les quede claro cuál es su papel en esto. Primero, será sustancial concientizarlos de que el control se requiere para el logro de los objetivos planteados. Después explicarles que esto representa un proceso en cuyas etapas los diversos departamentos se verán implicados. También será trascendental que comprendan que el correcto desempeño de sus funciones y acciones ayudará para seguir las estrategias que conducirán a las metas organizacionales. De la misma manera, deberán entender que, si esto no se realiza bien, la etapa de control lo detectará para hacer las correcciones necesarias en busca de la mejora continua. Todos los que forman parte de una empresa deben tener claro que el control administrativo busca eficientar los costos para obtener los mejores resultados.

4 3 Explicación Etapas para diseñar un control administrativo Sabes en qué consiste la contabilidad por áreas de responsabilidad? El proceso de control administrativo es un subproceso administrativo que muestra la sucesión de estados o pasos de control de un estado a otro, en el flujo del plan estratégico (Torres, 2014; p.253.) El siguiente diagrama es un círculo para indicar que hay un punto de inicio y final, si bien se puede empezar en cualquier punto. Cuando se reinicia el proceso para su revisión, se tiene oportunidad de mejorar, lo que conlleva a la mejora continua. Torres, Zacarías y Torres, Helí. (2014). Planeación y Control. México: Larousse - Grupo Editorial Patria.

5 4 1. Establecer objetivos que se quieren lograr y estándares técnicos. 2. Observar el comportamiento (desempeño) de las acciones que se efectúan desde el inicio hasta el final para evitar desviaciones en el proceso. 3. Medir el desempeño del proceso productivo en números para verificar que se haya dado en tiempo y forma. 4. Comparar el desempeño versus objetivos/estándares considerando dos aspectos: criterio (estimaciones subjetivas) y números y hechos (estimaciones objetivas. 5. Dar a conocer resultados acerca del desempeño real comparado con los objetivos deseados. 6. Emprender acciones reforzadoras, si el desempeño real es mejor que el esperado o iniciar acciones correctivas si el desempeño real es peor que el esperado. En el enfoque sistémico, el control administrativo se compone de tres etapas: 1. Etapa de entrada Su función es preventiva, se aplica antes de que se realicen los planes. Por ejemplo, inspeccionar materias primas que se usarán o determinar previamente el perfil de personal a contratar. 2. Etapa de conversión El control se ejerce durante la ejecución de los planes para poder resolver problemas conforme se presentan en procesos continuos. Como administrar la mejora continua y calidad total.

6 5 3. Etapa de realimentación Aquí se ejerce el control de resultados. Los problemas son resueltos posteriores a su ocurrencia. Las acciones son correctivas. Un ejemplo es dar solución a las quejas. Enfoque sistémico de control Fuente: Torres, Zacarías y Torres, Helí (2014) Planeación y Control. México: Larousse - Grupo Editorial Patria. Contabilidad por áreas de responsabilidad Definición Se considera un sistema de información para aplicar el control administrativo. A diferencia de la contabilidad tradicional, informa sobre el desempeño de cada área de la empresa, mediante el análisis de sus actividades y procesos. Establece la relación entre costos e ingresos (insumos resultados.)

7 6 Ríos (2010) citando a Horngren, Sundem y Stratton (2006:385), dice que se basa en identificar que partes de la organización tienen la responsabilidad principal de cada acción, desarrollar mediciones del rendimiento y objetivos, y diseñar reportes de dichas mediciones por centro de responsabilidad. Ríos también cita a Ramírez (2008:442) señalando que es un sistema de información orientado a no evaluar funciones, sino informar sobre la actuación de las diferentes áreas o unidades de la organización, a través de un análisis de sus procesos y actividades. Metodología Comprende áreas de responsabilidad a cargo de un administrador. Se responsabiliza de un conjunto de actividades en específico y tiene copartícipes que a su vez se encargan de una subunidad de la organización. Las áreas de responsabilidad se catalogan en centros de ingresos, costos, utilidad e inversión. Por supuesto que, para laborar con este sistema, la organización debe contar con lo siguiente: o Tener una estructura orgánica bien definida. o Establecer estándares de calidad en utilidades, costos e inversiones. o Informes de cada área que cuenten con elementos controlables y muestren la información más importante para el análisis y toma de decisiones.

8 7 Ventajas: o Favorece que se deleguen funciones y que haya un responsable por área. o Colabora en definir objetivos estratégicos. o Facilita la evaluación adecuada de la actuación de cada jefatura. o Facilita la evaluación de las desviaciones de presupuestos y costos estándares. o Define las áreas que lograron los objetivos. o Brinda información relevante para comparar el presupuesto con lo obtenido y poder definir las actividades o procesos que agregan valor o las que no para descartarlos. o Promueve la administración por objetivos o resultados.

9 8 Conclusión Crees que la contabilidad por áreas administrativas hace que cada unidad logre más fácil sus objetivos? Cómo pudiste observar, el proceso de control se conforma de etapas que tienen un inicio y final. Cada vez que se reinicia, se va hacia la mejora continua. En el enfoque sistémico de control, se manejan tres etapas: entrada, conversión y realimentación. La primera es preventiva, la segunda corrige sobre la marcha y la última da soluciones posteriores a los resultados conseguidos. La contabilidad por áreas de responsabilidad facilita el proceso de control, ya que cada centro debe tener un jefe responsable de actividades específicas. Así se promueve la administración por objetivos, se compara más fácilmente el presupuesto con el resultado conseguido, evaluando a cada departamento por separado y sus funciones, para determinar qué actividades son fructíferas y cuáles no. Por supuesto, es necesario que la empresa cuente con ciertos elementos para que esto funcione, entre ellos, una estructura orgánica bien definida, estándares de calidad e información con elementos controlables. En la siguiente sesión, concluiremos con el tema de partidas y la evaluación de las áreas de responsabilidad.

10 9 Para aprender más Te recomendamos que veas ese divertido video, en el cual se muestran las etapas del control administrativo haciendo alusión a un segmento de la película Monsters Inc.: The monchis. (2013). Control Administrativo. Consultado el 3 de junio de 2016:

11 10 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: Para reforzar el aprendizaje de esta unidad, representa en un mapa conceptual los conceptos analizados de las etapas para diseñar un sistema de control administrativo y de la contabilidad por áreas de responsabilidad. Incluye tu reflexión personal. Procura elaborarlo en PowerPoint para facilitar tu tarea, pero también puedes utilizar alguno de los software especiales para ello (recuerda que debe llevar palabras enlace entre los conectores.) Para hacer el mapa correctamente, consulta la siguiente dirección: La actividad representa el 5% de tu calificación y se tomará en cuenta lo siguiente: Tus datos generales Título Mapa conceptual Reflexión personal Referencias bibliográficas Ortografía y redacción.

12 11 Cibergrafía Chambergo, I. (2011). Contabilidad por Áreas de Responsabilidad y Asignación del Costo. Consultado el 3 de junio de 2016: Ramírez, D. (2008). Contabilidad Administrativa. Consultado el 3 de junio de 2016: Ríos, M., Ferrer, J., y Espinoza, R. (2010). Análisis de la contabilidad por áreas de responsabilidad como un sistema de información eficaz para la gestión empresarial. Consultado el 3 de junio de 2016: Imágenes: (1) Imagen referenciada de bajo licencia de Creative Commons (2) Imagen referenciada de bajo licencia de Creative Commons.

13 12 (3) Imagen referenciada de bajo licencia de Creative Commons