Manual de Usuario. Módulo de FIGL. (Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria)

Transcripción

1 Módulo de FIGL (Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria)

2 Identificación del documento Código del documento FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Nombre del documento Manual de FIGL (Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria) Versión 1.1 Tipo documento: Formación Finalidad: Formación a usuarios Información del documento Preparado por: Consultores UTE FIGL Fecha de entrega: Validado por Fecha de revisión: Firma: Fecha de validación: Control de Cambios Versión Fecha Descripción del Cambio Modificación de la descripción de las divisiones. Mantis Pto 3.3 FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 2 de 97

3 Índice 1. Introducción Objetivo del módulo FIGL Estructuras organizativas y Datos Maestros Entidad CP Sociedad FI Divisiones Estructura presupuestaria Clases de Documentos Claves de contabilización Plan de Cuentas Grupos de cuentas Procesos de Gestión Datos Maestros Visualizar cuenta de mayor Visualizar acreedor Visualizar deudor Contabilización de Operaciones Extrapresupuestarias Obligaciones de pago no presupuestarias (PMP) Traslado no presupuestario Operaciones con indicadores estadísticos de compras Tratamiento de las retenciones o descuentos Mandamientos de pago de retenciones de nómina Previsiones y periodificaciones de gasto Contabilización de la previsión de gasto Anulación de la previsión de gasto Gestión de Documentos Contables Visualización de documentos FI Modificación de documentos en FI Anulación de documentos en FI FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 3 de 97

4 Anulación de documentos en FI en masa Impresión de documentos Gestión de cuenta Visualización de saldos Visualización de partidas de cuenta de mayor Compensación de una cuenta Anulación de la compensación Partidas individuales de acreedores Partidas individuales de deudores Cierres y Operaciones periódicas Mantenimiento descuentos presupuestarios Mantenimiento tipos de interés Período transitorio Gestión de Deuda de facturas directas FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 4 de 97

5 1. Introducción. Este documento, constituye el Manual de referencia del usuario que trabaje en el área de Contabilidad Financiera y No Presupuestaria. Se ha elaborado como material de apoyo al alumno, para practicar los conocimientos teóricos adquiridos durante el desarrollo de las mismas. Este Manual está dirigido a los usuarios del sistema SEFLogiC, que llevan las tareas relacionadas con la contabilidad financiera y no presupuestaria (Área FIGL en terminología de proyecto), es decir, destinados a aquellas unidades administrativas encargadas de gestionar la contabilidad financiera y extrapresupuestaria. 2. Objetivo del módulo FIGL El objetivo principal de la contabilidad financiera y no presupuestaria consiste en proporcionar un cuadro general de la contabilidad y las cuentas externas. El registro de todas las operaciones contables en un sistema de software completamente integrado con todas las otras áreas operacionales de una empresa garantiza que los datos de contabilidad siempre estén completos y sean exactos. El módulo de libro mayor se utiliza para la contabilidad financiera del sistema SAP. Recoge las operaciones contables en un sistema integrado que garantiza que los datos de contabilidad siempre estén completos, exactos y actualizados en tiempo real. El módulo de Contabilidad Financiera (FIGL) permitirá registrar todas aquellas operaciones que por su naturaleza no puedan realizarse desde los módulos auxiliares (Activos Fijos, Contabilidad Presupuestaria, Facturación, Compras, Tesorería, etc.). La Contabilidad Financiera sirve como registro completo de todas las operaciones extrapresupuestarias. Se trata de una referencia actualizada y centralizada relativa a la presentación de las cuentas. Esto nos permite registrar mandamientos de pago o traslados extrapresupuestarios, visualizar documentos contables, partidas individuales y cifras de movimientos. Una operación individual real se puede verificar en cualquier momento en tiempo real mediante la visualización de los documentos originales, las partidas individuales y las cifras de movimientos en diferentes niveles, como por ejemplo: Gestión de cuenta Diarios Totales/cifras de movimientos Evaluaciones de balance/pérdidas y ganancias Todas las contabilizaciones producidas en los módulos auxiliares y operativos tienen su reflejo dentro del libro mayor y en las cuentas asignadas para dicha contabilización. FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 5 de 97

6 3. Estructuras organizativas y Datos Maestros SEFLogiC, como sistema SAP, divide la organización empresarial en entidades organizativas. A continuación, procedemos a comentar las agrupaciones que más afectan a los procesos definidos para el módulo de Contabilidad General y No Presupuestaria Entidad CP La entidad CP es la estructura organizativa, básica de SAP, de contabilidad presupuestaria y recoge todos los elementos que configuran el Presupuesto. Sin esta Entidad no es posible presupuestar ni ejecutar el Presupuesto, siendo un dato más a la hora de presupuestar y ejecutar. La Entidad CP en el sistema SEFLogiC es la Este presupuesto es único, es decir, sólo podemos trabajar con un único Presupuesto, aunque como veremos más adelante podemos tener versiones del Presupuesto, pero sólo una versión será la definitiva. Si quisiéramos trabajar con más de un Presupuesto es necesario crear una entidad CP por cada Presupuesto diferenciado con el que queramos trabajar. A este nivel se definen: La estructura presupuestaria: clasificación orgánica, y el resto de las clasificaciones que configuran una partida presupuestaria. Elaboración y seguimiento del Presupuesto. Ejecución del Presupuesto Sociedad FI La estructura organizativa en la Gestión Financiera se basa en las sociedades FI: representa una entidad legal independiente a nivel de reporting de acuerdo con la legalidad vigente. Se describe la Sociedad FI como la unidad organizativa básica de la contabilidad financiera, a la que se asocia de forma unívoca un NIF. Tenemos una Sociedad FI por cada entidad de la Comunidad Autónoma de Canarias, las cuales tienen NIF propio, y podemos obtener balances y cuentas de pérdidas y ganancias de forma diferenciada por cada una. Además, cada una de ellas utiliza datos maestros a nivel propio como los acreedores, clientes, etc. Las sociedades FI están íntimamente relacionadas con los centros gestores, necesarios para generar la estructura presupuestaria. El listado de entidades FI que afectan a la Entidad CP 1000, es el siguiente: ACDS: Ag. Can. Desar. Sosten. y Cambio Climático. ACEC: Agencia Canaria de Evaluación de Calidad y Acreditación Universitaria FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 6 de 97

7 ACS: Academia Canaria de Seguridad APMUN: Agencia de protección del Medio Urbano y Natural ATC: Agencia Tributaria Canaria CAC: Comunidad Autónoma de Canarias CES: Consejo Económico y Social ICAP: Instituto Canario de Administración Pública ICCA: Instituto Canario Calidad Agroalimentar ICI: Instituto Canario de Igualdad ICIA: Instituto Canario de Investigaciones Agrarias ICV: Instituto Canario de la Vivienda ISTA: Instituto Canario de Estadística RTPC: Radiotelevisión Canaria SCE: Servicio Canario de Empleo SCS: Servicio Canario de Salud Características generales de las sociedades financieras: País y moneda de la sociedad. Para el ámbito del proyecto será España y EURO respectivamente. Plan de cuentas utilizado. A la sociedad se le asigna un plan de cuentas operativo, aquel con el que se registran las operaciones diarias. Se ha definido el Plan de cuentas del Servicio Canario de la Salud, cuya identificación es PSCS Plan de cuentas sistema convergencia. Variante de ejercicio (cantidad de periodos y definición de estos). La variante de ejercicio que se definirá y asignará a la sociedad será una con 12 períodos según el año natural + 4 periodos especiales (K4) para ajustes de final de ejercicio. Para la gestión de los periodos de cada ejercicio contable, se definirá un ejercicio de doce periodos naturales más cuatro periodos adicionales. Estos períodos especiales se emplean para registrar las contabilizaciones de gastos o ingresos (presupuestarios o extrapresupuestarios) que son imputables a todo el ejercicio, por lo que al contabilizarse generalmente al final de un ejercicio, no deben desvirtuar el saldo y movimientos del último periodo contable. La variante de ejercicio para todas las sociedades será K4 (12 periodos corrientes + 4 periodos especiales) Variante de periodos contables. La variante de períodos contables permitirá la apertura y cierre de cada uno de los periodos contables de forma independiente por Sociedad FI. Se ha definido una variante de períodos contables por sociedad de SEFLogiC. FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 7 de 97

8 Contabilizaciones negativas: Se permitirán las contabilizaciones negativas en todos los ámbitos de la implantación. La finalidad es ubicar dichas contabilizaciones (normalmente correcciones, barrados o anulaciones) en la misma posición en la que los originales se registraron. Si el indicador está fijado, el saldo de cuenta de las cuentas afectadas se representará tras la anulación de un documento como si el documento no se hubiese contabilizado nunca. En caso contrario, las cifras de movimiento de la cuenta se incrementarán en el mismo importe en el Debe y en el Haber mediante el documento y el documento de anulación Divisiones La división es una unidad organizativa de Finanzas que corresponde a un área de actividad delimitada de la empresa o a un área de responsabilidad específica de una sociedad financiera. Dentro del alcance del proyecto SEFLogiC se han definido las siguientes divisiones: División Denominación 0010 SERVICIOS CENTRALES 0050 HOSP UNIVERSITARIO DE CANARIAS 0051 HOSP. GRAN CANARIA DR. NEGRÍN 0052 GERENCIA SERV. SAN. LANZAROTE 0053 GERENCIA SERV. SAN. FUERTEVENT 0054 DIR.GER COMP HOSP. MATER INFAN 0055 DIR.GER COMP HOSP. CANDELARIA 0056 GERENCIA SERV. SAN. LA PALMA 0057 GERENCIA SERV. SAN. LA GOMERA 0058 GERENCIA SERV. SAN. EL HIERRO 0060 GERENCIA AT. PRIM GRAN CANARIA 0061 GERENCIA AT. PRIM TENERIFE 1000 CAJAS DE INGRESO DE LA C.A.C PARLAMENTO 1005 DEUDA PÚBLICA 1006 PRESIDENCIA DEL GOBIERNO 1008 CON. PRESID., JUST. E IGUALDAD 1010 HACIENDA 1011 OBRAS PUBLICAS Y TRANSPORTES 1012 POL. TERRIT., SOST. Y SEG AGRIC., GANAD., PESCA Y AGUAS 1014 SANIDAD 1015 ECONOM, INDUST, COM Y CONOCIM TURISMO, CULTURA Y DEPORTES FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 8 de 97

9 1018 EDUCACION Y UNIVERSIDADES 1019 DIVERSAS CONSEJERÍAS 1020 TRANSF. CORPORACIONES LOCALES 1023 EMPLEO, POLÍTICAS SOC. Y VIV ACADEMIA CANARIA DE SEGURIDAD 1041 AG CAN EVAL. CAL. ACRED. UNIV AG PROT. MEDIO URBANO Y RURAL 1043 INST. CAN. ADMINISTRAC PUBLICA 1044 INST. CAN. CALIDAD AGROALIMENT 1045 INST. CANARIO DE ESTADISTICA 1047 INST. CAN. DE HEMOD. HEMOTER INST. CAN. DE INVEST. AGRARIAS 1049 INSTITUTO CANARIO DE IGUALDAD 1050 INST. CANARIO DE LA VIVIENDA 1052 SERVICIO CANARIO DE EMPLEO 1070 AG CAN DESAR SOSTEN CAMB CLIMA 1071 CONSEJO ECONOMICO Y SOCIAL 1072 RADIOTELEVISION CANARIA 3.4. Estructura presupuestaria Para elaborar el presupuesto es necesario definir previamente las estructuras que la componen: La Partida Presupuestaria + Elemento PEP La Partida Presupuestaria a su vez se conforma de los siguientes elementos: Centro Gestor + Posición Presupuestaria + Fondo + Elemento PEP A continuación presentamos un gráfico que ilustra los conceptos planteados: FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 9 de 97

10 El Centro Gestor y la Posición Presupuestaria son de introducción obligatoria para componer las estructuras. El campo Fondo es de introducción opcional. El Centro Gestor y el Fondo tienen una composición única, tanto para elaborar el Presupuesto de Gastos como el de Ingresos. Sin embargo, la posición presupuestaria puede tener una composición distinta según el Tipo de Presupuesto (Ingresos o Gastos). Partida Presupuestaria La Partida Presupuestaria, se compone de los siguientes elementos: Centro Gestor Posición Presupuestaria Programa Presupuestario Fondo A continuación explicamos cada uno de estos elementos. Centros Gestores. Es conceptualmente equivalente a la clasificación orgánica. La codificación de los centros tendrá como modelo la existente para las Consejerías, y sufre cambios en la parte de Organismos Autónomos, con el objetivo de que todos los centros se agrupen en una misma Entidad CP evitando duplicidad en la numeración. De esta forma, la codificación de los Centros Gestores está compuesta por cuatro dígitos. Los dos iniciales corresponden a la Sección y los dos finales al Servicio. Posiciones Presupuestarias La Posición Presupuestaria depende de la Entidad CP y del ejercicio. Ésta, a su vez, está compuesta por diferentes segmentos que conforman su clasificación. Estos segmentos son: - Tipo de presupuesto: Dígito que diferencia entre Gasto (G) o Ingreso (I). - Clasificación funcional: Se emplea solo para posiciones de gasto. Es una estructura con 4 caracteres alfanuméricos en total y que consta de los siguientes niveles jerarquizados: Grupo de función, función, subfunción y programa. - Clasificación económica: FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 10 de 97

11 Se emplea tanto para gastos como para ingresos. Cuenta con un número de dígitos nunca inferior a cuatro y con una estructura con los siguientes niveles jerarquizados: Capítulo, artículo, concepto y subconcepto. - Convenio: Posición Presupuestaria de Ingreso: Segmento 1 Segmento 2 Segmento 3 - Tipo de Presupuesto Económico Convenio I NNNNN NN Posición Presupuestaria de Gasto: Segmento 1 Segmento 2 Segmento 3 - Tipo de Presupuesto Funcional Económico G NNNN NNNNN Programa Presupuestario El programa presupuestario o programa de financiación es conceptualmente el equivalente al proyecto de inversión. Forma parte de la estructura presupuestaria en aquellos capítulos donde se parametrice. El dato maestro en el módulo de proyectos de la aplicación es el Elemento PEP. Se crea una relación 1 a 1 entre Programa y Elemento PEP. Fondo Permite asociar partidas de gasto y de ingresos a un nivel de estructura presupuestaria adicional o representar un mayor desglose de la partida. Es de introducción opcional en la creación de partidas y consiste en un código de un máximo de 10 posiciones alfanuméricas. Este código se construye siguiendo unas reglas establecidas de estructura, que son validadas en la creación de los fondos y está permitida la generación de informes desagregados según la estructura definida. FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 11 de 97

12 3.5. Clases de Documentos. SAP trabaja según el principio del registro de documentos. Para cada contabilización se almacenará un documento financiero (FI) en el sistema. Ese documento financiero pertenecerá a un tipo de documento o clase de documento. La clase de documento vendrá identificada en la cabecera del documento contable-financiero. En definitiva las clases de documentos sirven para identificar una operativa concreta en la contabilización del apunte. Las clases de documentos determinan: La numeración a dar a cada uno de los documentos pertenecientes a una clase de documento. Esta numeración será interna y consecutiva, dependiente del ejercicio. Las clases de cuentas permitidas para las contabilizaciones. No todas las clases de documentos podrán ser utilizadas para cualquier tipo de contabilización, sino que quedarán limitadas para cada tipo de cuenta estableciendo una distinción entre las clases de documentos de Activos Fijos (A), de Deudores (D), Acreedores (K) y de Libro Mayor (S). Cada documento se identifica unívocamente mediante los siguientes campos: Clase de documento, código de dos dígitos que identifica el tipo de operación dentro del sistema. Número de documento formado por diez dígitos. Sociedad. Ejercicio. La información que presenta un documento podrá variar en función de la operativa llevada a cabo, pero los datos de los documentos se encuentran estructurados a dos niveles: - Cabecera, donde aparecerán reflejados todos los datos comunes a todo el documento. - Posición. Se dispone hasta un máximo de 1000 posiciones que constituyen todos los movimientos que deban ser reflejados dentro del documento a contabilizar Claves de contabilización Es una clave numérica de dos caracteres que controla la entrada de las partidas individuales y determina: Clase de cuenta a introducir: deudor, acreedor, cuenta de mayor, o activo fijo. Si se realizará la contabilización en una cuenta de mayor especial (indicador CME). Imputación deudora o acreedora (Debe o Haber) Disposición de las pantallas de entrada. Qué campos están contenidos en las pantallas de entrada, y si se deben rellenar los campos (status de campo). FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 12 de 97

13 Al registrar una contabilización, se introduce una clave de contabilización para cada posición. Esta clave determinará la forma de contabilizar dicha posición. Se definen a nivel de mandante y por tanto son válidas para todas las sociedades. Clave de Debe / Clase de Cuenta Contabilización Haber Significado 01 Deudor (D) Debe Factura 02 Deudor (D) Debe Anular abono 03 Deudor (D) Debe Gastos 04 Deudor (D) Debe Otras ctas.a cobrar 05 Deudor (D) Debe Salida de pagos 06 Deudor (D) Debe Diferencias de pago 07 Deudor (D) Debe Otras compensaciones 08 Deudor (D) Debe Compensación pagos 09 Deudor (D) Debe CME deudor/debe 11 Deudor (D) Haber Abono 12 Deudor (D) Haber Anular factura 13 Deudor (D) Haber Anular gastos 14 Deudor (D) Haber Otros débitos 15 Deudor (D) Haber Entrada de pagos 16 Deudor (D) Haber Diferencias de pago 17 Deudor (D) Haber Otras compensaciones 18 Deudor (D) Haber Compensación pagos 19 Deudor (D) Haber CME deudor/haber 21 Acreedor (A) Debe Abono 22 Acreedor (A) Debe Anular factura 24 Acreedor (A) Debe Otras ctas.a cobrar 25 Acreedor (A) Debe Salida de pagos 26 Acreedor (A) Debe Diferencias de pago 27 Acreedor (A) Debe Compensación 28 Acreedor (A) Debe Compensación pagos 29 Acreedor (A) Debe CME acreedor/debe 31 Acreedor (A) Haber Factura 32 Acreedor (A) Haber Anular abono 34 Acreedor (A) Haber Otras ctas.a cobrar 35 Acreedor (A) Haber Entrada de pagos 36 Acreedor (A) Haber Diferencias de pago 37 Acreedor (A) Haber Otras compensaciones 38 Acreedor (A) Haber Compensación pagos 39 Acreedor (A) Haber CME acreedor/haber 40 Cuenta de Mayor (S) Debe Contab.Debe 50 Cuenta de Mayor (S) Haber Contab.Haber 70 Activo Fijo (A) Debe Debe activos fijos 75 Activo Fijo (A) Haber Haber activos fijos FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 13 de 97

14 Clave de Contabilización Clase de Cuenta Debe / Haber Significado 80 Cuenta de Mayor (S) Debe Traspaso existencias 81 Cuenta de Mayor (S) Debe Costes 82 Cuenta de Mayor (S) Debe Diferencias invent. 83 Cuenta de Mayor (S) Debe Diferencias precio 84 Cuenta de Mayor (S) Debe Consumo 85 Cuenta de Mayor (S) Debe Variación existen. 86 Cuenta de Mayor (S) Debe EM/RF Debe 89 Material (M) Debe Alta de inventario 90 Cuenta de Mayor (S) Haber Traspaso existencias 91 Cuenta de Mayor (S) Haber Costes 92 Cuenta de Mayor (S) Haber Diferencias invent. 93 Cuenta de Mayor (S) Haber Diferencias precio 94 Cuenta de Mayor (S) Haber Consumo 95 Cuenta de Mayor (S) Haber Variación inventario 96 Cuenta de Mayor (S) Haber EM/RF Haber 99 Material (M) Haber Baja de inventario Las claves de contabilización más utilizadas son las que a continuación se muestran: 3.7. Plan de Cuentas. Un plan de cuentas contiene todas las cuentas de mayor que están disponibles para la sociedad financiera. En dicho plan se encuentran las definiciones básicas de las cuentas. FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 14 de 97

15 El Plan Contable (PSCS Plan de Cuentas Sistema de Convergencia) es el resultado de la homogeneización de las cuentas en el ámbito de implantación del proyecto SEFLogiC. Será de aplicación a todas las sociedades financieras definidas en el sistema. Supone la información mínima para las necesidades corporativas. Se trata de un plan flexible que permite la inclusión de nuevos conceptos, de forma que sea adaptable a las nuevas necesidades que surjan en los procesos de gestión. La codificación de las cuentas de mayor se ha definido a 10 dígitos. Para poder realizar contabilizaciones en una cuenta, ésta debe existir en la sociedad en la que se va a realizar dicha imputación contable. Para poder ser creada una cuenta a nivel de sociedad financiera debe haber sido creada obligatoriamente en el plan de cuentas asignado a dicha sociedad. Los registros maestros de cuenta de mayor se crean en dos niveles (procesos): A nivel Plan de Cuentas: Esta tarea se centralizará para todas las sociedades FI definidas. Este proceso será llevado a cabo por la Intervención General de Hacienda. El grupo de datos que recoge este nivel contiene la información básica de las cuentas: denominación, tipo y codificación, principalmente. A nivel de Sociedad: Esta tarea se realizará descentralizadamente, es decir, los servicios centrales del Servicio Canario de la Salud dará de alta sus propios datos a este nivel y la Intervención General de CEHS para el resto de sociedades. Comprende la información que se refiere exclusivamente a la sociedad en cuestión. Con ella se controla el registro de documentos de contabilización y la gestión de datos de contabilidad Grupos de cuentas En la plataforma SAP, los grupos de cuentas son agrupaciones basados en criterios que influyen en la manera en que se crean los registros maestros. El grupo de cuentas define: El intervalo de números de las cuentas de mayor. La asignación de números de las cuentas será externo, es decir, manual, así el sistema determinará a qué grupo de cuentas pertenece la cuenta de mayor. La estructura de campos al crear una cuenta de mayor, es decir, dependiendo del grupo de cuentas seleccionado habrá que completar una serie de campos específicos del grupo de cuentas. Cada cuenta creada en el sistema deberá ser asignada a uno de los grupos definidos: Plan de cuentas Grupo de cuentas De cuenta A cuenta Significado PSCS ASO C.asociadas CME (AR, AP) FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 15 de 97

16 Plan de cuentas Grupo de cuentas De cuenta A cuenta Significado PSCS ASO C.asociadas (AR,AP) PSCS ASO Acreedores / deudores PSCS ASO Acreedores / deudores con IVA PSCS ASO C.asociadas CME(AR,AP) con IVA PSCS CTFI C. FINANCIERAS EXTRAPRET. PSCS CTEA C. No Presupuestarias (Asoc) PSCS CTEK C. No Presup. (NAso) ACREED. PSCS CTEM C. No Presup. (NAso) DEUDORAS PSCS EXI Existencias c/iva s/cont.autom PSCS EXI Existencias s/iva s/cont.autom PSCS EXI Existencias s/iva c/cont.autom PSCS EXI Existencias s/iva c/cont.autom PSCS FIB Financiación básica PSCS FIB Financiación básica (AR,AP) PSCS FIB Financiación básica (cta.asoc) PSCS FIN C.financieras SIN TR PSCS FIN C.financieras CON TR PSCS FIN C.financieras ML con TR PSCS FIN C.financieras ME con TR PSCS FIN C.financieras cta.asociada CME PSCS FIN C.fin. de riesgo por descuento PSCS FIN C. Monetarias p/ contab.retenc PSCS G0AS Cuentas de orden (asociada) PSCS G0NS Cuentas de orden (Nasoc) PSCS GAS Gastos con IGIC PSCS GAS Gastos sin IGIC PSCS GRU CUENTAS GRUPO 0 PSCS ING Ingresos con IGIC PSCS ING Ingresos sin IGIC PSCS INM Inmovilizado con AM PSCS INM Inmovilizado sin AM PSCS INM Inmovilizado sin AM sin IVA PSCS INM Inmovilizado con AM sin IVA PSCS INM Inmovilizado (cuenta asociada) FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 16 de 97

17 Plan de cuentas Grupo de cuentas De cuenta A cuenta Significado PSCS IVA Cuentas de IVA PSCS PROV Provisiones de acreed./deud. PSCS TODO 0 ZZZZZZZZZZ Todos los campos (test) FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 17 de 97

18 4. Procesos de Gestión 4.1. Datos Maestros. A continuación se describirá el proceso para la visualización de los datos maestros necesarios para realizar las operaciones extrapresupuestarias en sistema SEFLogiC. Esos datos maestros se concretan en las cuentas de mayor utilizadas en las contabilizaciones y en los datos maestros de terceros, tanto deudores como acreedores Visualizar cuenta de mayor. Con este proceso obtendremos la visualización de los datos de la cuenta de mayor, tanto a nivel de plan de cuentas como a nivel de sociedad. Transacción: FS00 Acceso por el menú de Contabilidad General: Se debe indicar un número de cuenta de mayor y una sociedad para visualizar la información. Una vez seleccionada la cuenta pinchamos sobre el icono de Visualizar cuentas de mayor. FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 18 de 97

19 Con las pestañas: se consulta la información relacionada con el plan de cuentas. Pasando por las distintas pantallas/etiquetas se visualizan los datos registrados. Los datos registrados a nivel de plan de cuentas son comunes para todas las sociedades que utilicen ese plan. Con las pestañas se consulta la información relacionada con la sociedad. Pasando por las distintas pantallas/etiquetas se visualizan los datos registrados. Los datos registrados a nivel de sociedad pueden ser diferentes de una sociedad financiera a otra. Por ejemplo, una cuenta puede gestionarse con partidas abiertas en una sociedad y en otra no; o puede tener una categoría fiscal en una sociedad y en otra no Visualizar acreedor. Esta transacción permite la visualización de cualquier grupo o clase de acreedor. Nos permite visualizar todos sus campos en dos niveles o segmentos diferentes: Datos Generales o datos dependientes por sociedad. Por ejemplo: aquellos sujeto a la inversión del sujeto pasivo, retenciones de un tesorero, cuenta asociada al libro de mayor, grupo de tesorería, condiciones/vias de pago, entre tantos otros importantes para la contabilidad general y los procesos de pagos. Transacción: FK03 Acceso por el menú de Contabilidad General: En la pantalla de selección, introducimos los siguientes datos: - Acreedor - Sociedad - Bloque de datos a visualizar. FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 19 de 97

20 NOTA: Si marcamos cualquier dato de la sección de sociedad, habrá que informar la sociedad deseada además del identificador del acreedor de manera obligatoria. Podemos utilizar el icono: para marcar todos los campos deseado, o el de para desmarcarlos todos. A continuación se explica la información de cada uno de esas etiquetas. Dirección FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 20 de 97

21 En la etiqueta de Dirección se muestra la denominación del acreedor, así como sus datos de contacto (dirección, población, teléfono, etc.). Control En la etiqueta de Control se muestra el número de identificación fiscal del acreedor, así como su NIF comunitario, si es una persona física, o si está relacionado con un dato maestro de cliente en el propio sistema SAP. Pagos En la etiqueta de Pagos se registran las cuentas bancarias que ha comunicado el acreedor para atender a los pagos de sus operaciones. La clave de banco representa los 8 primeros dígitos de la cuenta bancaria pertenecientes al banco/sucursal. El CC representa el dígito de control de la cuenta. La cuenta bancaria representa los 10 dígitos del número de cuenta en sí misma. A partir de la entrada en vigor de la normativa SEPA, es necesario informar el IBAN de cada cuenta bancaria. Para ello, seleccione la flecha amarilla y verde. El sistema le desplegará una venta con los datos del IBAN correspondiente. FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 21 de 97

22 Persona de Contacto En la etiqueta de Persona de Contacto se pueden registrar diferentes interlocutores en el acreedor con sus datos de contacto y comunicación. Los datos de dirección, control, pagos y persona de contacto son Datos Generales y, por tanto, comunes para todas las sociedades en el que el acreedor esté dado de alta. Gestión de Cuenta FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 22 de 97

23 En la etiqueta de Gestión de Cuenta se registra la cuenta de mayor asociada para este acreedor, la clave de clasificación de sus partidas cuando se consulte un extracto de su cuenta, así como el grupo de tesorería al que pertenece. Pagos En la etiqueta de Pagos se registra las condiciones de pago asociadas a este acreedor, las vías de pago permitidas para sus operaciones, así como la clave de agrupación de cara al proceso de ordenación y pago. También se puede consultar si el acreedor está bloqueado para el pago o no, a través del valor que se indique en el campo bloqueo de pago. Retención de impuestos FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 23 de 97

24 En la etiqueta de Retenciones de Impuestos se puede consultar los tipos de retención (o descuentos) asignados a este acreedor. Los datos de gestión de cuenta, pagos y retención de impuestos son Datos de Sociedad y, por tanto, pueden ser diferentes entre una sociedad financiera y otra en la que ese acreedor esté dado de alta Visualizar deudor. Esta transacción permite la visualización de cualquier grupo o clase de deudor. Nos permite visualizar todos sus campos en dos niveles o segmentos diferentes: Datos Generales o datos dependientes por sociedad, si esta se informa. Transacción: FD03 Acceso por el menú de Contabilidad General: En la pantalla de selección, introducimos los siguientes datos: NOTA: Si no informamos el campo sociedad, sólo se mostrarán los datos generales de dirección y control. SI informamos la sociedad, se podrán visualizar, además, los datos de gestión de cuenta y pagos pulsando en el icono: y regresar a los datos generales pulsando en el botón. Una vez cumplimentados todos los datos, pulsamos en el siguiente botón continuar. para Automáticamente, el sistema muestra la siguiente pantalla, en la que aparece la información correspondiente al deudor indicado. FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 24 de 97

25 Como hemos visto en el apartado de datos maestros de acreedor, puede ir consultando la información registrada para este deudor desplazándose por las diferentes pestañas/etiquetas. También puede consultar los datos de gestión de este deudor. Para ello, seleccione en la barra de menú Detalles / Datos de gestión. El sistema le mostrará en una nueva ventana el grupo de cuentas con el que se creó este deudor, así como la fecha y usuario que lo creó en el sistema. FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 25 de 97

26 4.2. Contabilización de Operaciones Extrapresupuestarias. Este proceso recoge la operativa relacionada con las Operaciones Extrapresupuestarias del sistema SEFLogiC. Tendrán tal consideración todas aquellas operaciones que aún teniendo un carácter patrimonial, es decir suponen el origen de obligaciones o derechos frente a terceros pero no tienen su origen directo en la ejecución presupuestaria, tanto de ingresos como de gastos. A partir de la definición de Operaciones Extrapresupuestarias se pueden distinguir la siguiente tipología: - Obligaciones de Pago no presupuestarias (Mandamientos de Pago) - Ingresos no presupuestarios - Traslados no Presupuestarios Previo a la descripción del proceso asociado al tratamiento de las Operaciones Extrapresupuestarias, se realiza la siguiente introducción sobre la contabilización de documentos financieros en el sistema (operativa utilizada para el registro de los documentos extrapresupuestarios que deban tener reflejo en la Contabilidad Financiera del sistema SEFLogiC). Se contempla el registro de documentos contables directamente desde el módulo de Contabilidad General, es decir, contabilizaciones de documentos que no provienen de módulos auxiliares (Compras, Ventas, Activos ). Para contabilizar directamente en el sistema se utilizarán las transacciones estándar del Módulo de Finanzas. La contabilización directa en la contabilidad general se realiza imputando directamente importes al debe o al haber de las Cuentas de Mayor. En el mismo asiento de contabilización es posible registrar tantos apuntes al debe o al haber como sea necesario, con la limitación técnica de 999 posiciones. FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 26 de 97

27 Obligaciones de pago no presupuestarias (PMP). Esta transacción permite contabilizar una propuesta de mandamiento de pago mediante una compensación en la Contabilidad No Presupuestaria. Este tipo de contabilización se utiliza cuando existe una contabilización previa origen de la obligación de pago extrapresupuestaria y el importe a pagar está recogido en una partida abierta de cuenta de mayor. Se crea un documento que traslada el importe a pagar de la cuenta de mayor a un tercero con operación CME extrapresupuestaria: E (que actualiza la cuenta de mayor especial asociada de reconciliación en el libro de mayor de Acreedores no presupuestarios). Transacción: Z82_FB05_MP Acceso por el menú de Contabilidad General: Al acceder a la citada transacción el sistema presenta la siguiente pantalla: Introduzca los datos de cabecera del documento. FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 27 de 97

28 Campo Fecha documento Clase de documento Fecha contables Descripción La fecha de documento es la fecha de creación del documento original. Para evitar errores en la introducción de los datos la clase de documento no se puede modificar, la clase de documento MP sirve para generar Mandamientos de Pago Extrapresupuestarios. Fecha con la que un documento entra en la contabilidad financiera o en la contabilidad de costes. Este tipo de transacción nos da algunos valores por defecto, como son la fecha de contabilización, el tipo de documento, que para nuestro caso será MP. Una vez se han completado los datos se procede a pulsar nos devuelve la pantalla que se muestra a continuación: y el sistema En esta pantalla haremos una selección de las partidas abiertas que trataremos posteriormente. Así, tendremos que indicar en el campo Cuenta, el número de cuenta FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 28 de 97

29 de mayor donde se encuentra la retención o descuento que se quiere compensar. (Las cuentas de mayor son la clase de cuenta S. También en el campo Otra selección podremos delimitar la selección de las partidas abiertas en función de las características que ahí se nos proponen. Para este caso no utilizaremos ningún criterio de búsqueda con objeto de que nos muestre todas las partidas disponibles en esa cuenta. Se pulsa presenta la siguiente pantalla: y se Podemos ver todas las partidas disponibles para compensar. Cuando está en azul la cantidad significa que la partida esta activa, todas aquellas que se encuentren en negro estarán no activas, para cambiar el estatus deberé hacer doble clic sobre la cantidad. Seleccione la/s partidas que desea compensar en este mandamiento de pago. Al seleccionarla observe que en la parte inferior derecha se actualiza el campo Asignado. Ahora debe indicar la posición de contrapartida. Para ello, seleccione el botón Resumen de documento. FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 29 de 97

30 Ahora se debe introducir la posición del acreedor: La clave de contabilización 39 que se genera un apunte a un acreedor en el haber de la cuenta, y que además se debe de incluir un indicador CME obligatoriamente. El indicador CME con el valor E señala que se trata de una operación extrapresupuestaria y que por lo tanto el número de la cuenta asociada al acreedor puede ser distinta a la que tiene en el dato maestro dicho acreedor. Una vez completados dichos campos se pinchará con el ratón sobre el icono o pulsaremos el Intro del nuestro teclado, de esta forma pasaremos a la siguiente pantalla: FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 30 de 97

31 En esta pantalla nos pedirá obligatoriamente los campos de Importe, División y fecha de vencimiento. En el campo de importe colocaremos el importe de la posición que se tendrá que pagar al tercero en cuestión en función de la retención que se le haya practicado al acreedor por la operación. En División colocaremos el código que corresponda. Fecha de vencimiento, la fecha que se incorporé en este campo indicará el día de vencimiento. Vía de pago. Puede comprobar que el asiento está completo. Para ello, seleccione el botón y observe que el campo importe entrado y asignado coinciden. Campo Importe entrado Asignados Sin asignar Descripción Este importe aparece por defecto, y se refiere al importe que pusimos en la pantalla de la posición del acreedor. Este campo irá variando según activemos o desactivemos las PAs de la lista; en nuestro ejemplo nos aparecen como asignados 100 ya que solo activamos la partida correspondiente. Este importe se refiere a la diferencia entre el importe entrado y el FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 31 de 97

32 importe asignado. En nuestro ejemplo nos aparece un 0, ya que coinciden los importes. Al grabar el sistema muestra un mensaje con el número de documento creado: Una vez grabada la operación desde la pantalla que devuelve el sistema se puede visualizar el documento que se ha generado, en el menú superior seleccione Documento / Visualizar. El sistema le muestra el asiento contabilizado. FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 32 de 97

33 Traslado no presupuestario. Esta operativa es utilizada para efectuar movimientos de un concepto (cuenta) extrapresupuestario a otro diferente. Transacción: Z82_FB05_TE Acceso por el menú de Contabilidad General: El sistema muestra la siguiente pantalla, en la que debemos rellenar los campos correspondientes a la cabecera y primera posición del documento. - Fecha documento.: fecha en que capturamos el traslado. - Fecha contab.: observamos que el sistema propone la fecha de hoy. - Clase de documento: Viene cumplimentado por defecto con la siguiente clase de documento: TE, Traslado Extrapresupuestario - Sociedad: Indicamos la sociedad sobre la que se realiza el apunte. FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 33 de 97

34 - Txt.cab.doc.: Texto descriptivo del documento de hasta 25 caracteres Completamos la información de la primera posición del documento: - Cta. Mayor: Cuenta del libro de mayor. - Clave de contabilización: 40 Debe y 50 Haber para cuentas de mayor. Presionamos Intro o también se puede hacer click en el icono y nos aparecerá la siguiente pantalla con los datos que se deben de completar de la primera posición. Dependiendo de la cuenta de mayor sobre la que realicemos el apunte el sistema pedirá unos campos obligatorios (importe, división, fecha valor, texto, etc ). Puede introducir más posición de cuenta de mayor. Para ello, indique la clave de contabilización y la cuenta en la siguiente posición del documento. FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 34 de 97

35 Una vez se han completado los datos se procede a pulsar nos devuelve la pantalla que se muestra a continuación: y el sistema En esta pantalla haremos una selección de las partidas abiertas que trataremos posteriormente. Así, tendremos que indicar en el campo Cuenta, el número de cuenta de mayor donde se encuentra la retención o descuento que se quiere trasladar. (Las cuentas de mayor son la clase de cuenta S. También en el campo Otra selección podremos delimitar la selección de las partidas abiertas en función de las características que ahí se nos proponen. Para este caso no utilizaremos ningún criterio de búsqueda con objeto de que nos muestre todas las partidas disponibles en esa cuenta. Se pulsa presenta la siguiente pantalla: y se FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 35 de 97

36 Podemos ver todas las partidas disponibles para compensar. Cuando está en azul la cantidad significa que la partida esta activa, todas aquellas que se encuentren en negro estarán no activas, para cambiar el estatus deberé hacer doble clic sobre la cantidad. Seleccione la/s partidas que desea compensar en este mandamiento de pago. Al seleccionarla observe que en la parte inferior derecha se actualiza el campo Asignado. Observe que el campo importe entrado y asignado coinciden, por lo que el asiento está cuadrado y puede grabarlo. Una vez aquí, podremos simular el documento. Con la simulación del documento se permite visualizar las posiciones del documento antes de grabarlo y comprobar los datos que se han completado para generar el asiento. La pantalla de simulación es la que a continuación se muestra: Una vez finalizada la comprobación se puede grabar el apunte contable mediante el icono habilitado en la pantalla de grabar y de esta forma el sistema devuelve un número de documento que identifica la operación que se acaba de generar. FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 36 de 97

37 Operaciones con indicadores estadísticos de compras. Este proceso sólo afecta a la sociedad del Servicio Canario de la Salud, en concreto a las operaciones exentas en cuanto a IGIC repercutido y, tras quedar definido el IGIC soportado como un mayor gasto (no a diferenciar), se ha solicitado generar una serie de indicadores estadísticos cuya función es incorporarlos, a título informativo en aquellas adquisiciones que estén sujetas a IGIC soportado. Los indicadores de IGIC estadísticos son: Indicador Porcentaje Texto y porcentaje I0 0 % IGIC Soportado estadístico 0 % I3 3 % GIC Soportado estadístico 3 % I7 7 % GIC Soportado estadístico 7 % IR 2 % IGIC Soportado estadístico 2 % IG 5 % IGIC Soportado estadístico 5 % II 9 % IGIC Soportado estadístico 9 % IJ 9,5 % IGIC Soportado estadístico 9,5 % IM 13 % IGIC Soportado estadístico 13 % IN 13,5 % IGIC Soportado estadístico 13,5 % Por tanto en este manual de usuario y para el Módulo de Contabilidad General tendrán una finalidad informativa. Con el uso de estos indicadores se tiene por objeto poder visualizar dicha información desde el módulo de Contabilidad General, por tanto cuando desde otros módulos auxiliares se registra una operación de compra se ha de incluir, a efectos informativos, el indicador al que se encuentra sujeto dicho acreedor. Por tanto desde la Contabilidad Financiera se debe constatar que dicha información se deriva de otros módulos y para ello se debe de visualizar una obligación de pago de un acreedor. Transacción: FB03 Acceso por el menú de Contabilidad General: FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 37 de 97

38 A continuación se muestra la pantalla de visualización de documentos, donde se incorpora un número de documento, la sociedad y el ejercicio. Se pulsa Intro y se presenta la pantalla con la información del documento y sus posiciones. Si quiero conocer si dicho documento generado por la cualquiera de los módulos auxiliares contiene información de impuestos, se pulsa donde se desplegará una nueva ventana con dicha información: FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 38 de 97

39 Tratamiento de las retenciones o descuentos. Las retenciones fiscales y descuentos en SAP se aplican a los acreedores, se asocian por una parte a un tipo de retención y dentro del tipo de retención se definen los indicadores de retención. Los tipos de retención llevan asociadas las reglas de cálculo de la retención, la forma de determinar la base sobre la que se aplica, la regla de redondeo aplicada al cálculo o si debe el usuario determinar la cuota o la base manualmente. o Los indicadores de retención, que son dependientes de los tipos, llevan asociado básicamente los porcentajes de retención a aplicar o fórmula de cálculo, datos descriptivos de la retención practicada (como podría ser la clave fiscal a informar al recaudado), y como se registrará el importe en el momento de la contabilización. o Para el resto de los tipos de retención es necesario introducir la base imponible y el importe de la retención para su contabilización. Para que las retenciones se encuentren disponibles en el momento de la contabilización de la obligación contra el tercero han de estar registradas previamente en los datos maestros del tercero. Dentro del concepto de las retenciones en el sistema se presenta una diferenciación del proceso en la contabilización de las retenciones. Existen dos posibilidades en la contabilización de la retención: FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 39 de 97

40 1. Contabilización de las retenciones en la factura: Es en el momento del registro de la obligación contra el acreedor cuando se contabiliza la retención, su uso será exclusivo para la retención de la Inversión del Sujeto Pasivo. * Para el resto de las retenciones se usa la funcionalidad de contabilizar las retenciones en el pago del documento. 2. Contabilización de la retención en el pago. Las retenciones se informan en el momento de contabilizar el gestor la obligación contra el tercero, pero la retención sólo se contabilizará en el momento del pago, antes estará informado en el documento, y en el momento del pago se generarán los apuntes correspondientes Inversión del sujeto pasivo. Para la Inversión del Sujeto Pasivo se ha utilizado la funcionalidad de SAP de retenciones, sólo para este caso se aplicarán las retenciones en la factura. Para el tratamiento de la Inversión del Sujeto Pasivo como se ha señalado ha quedado definido como retenciones en la factura y el procedimiento a seguir es el que se apunta a continuación: Tipo de retención Indicador de la retención Denominación 1M 1M RETENC. IGIC por INVERSION SUJETO PASIVO 2M 2M RETENC. IGIC por INVERSION SUJETO PASIVO Los datos maestros de los acreedores tendrán informado, dentro de sus datos de sociedad, el código de descuento asociado al indicador de retención por Inversión de Sujeto Pasivo: Transacción Visualización Datos maestros acreedores : FK03 Acceso por el menú de Contabilidad General: Una vez accedemos a la transacción se presenta la siguiente pantalla FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 40 de 97

41 Una vez incorporado el número del acreedor y el código de la sociedad; se debe de seleccionar la información contenida en los datos de sociedad y se marca la casilla de Retención Impuestos. Esta situación, de acuerdo con la funcionalidad estándar del sistema, avisa al usuario cada vez que se registre una factura contra este tercero que se encuentra sujeto a retenciones (cumpliendo así la petición de tener identificados en el maestro de los terceros que se encuentran en esta situación y que, al registrar cualquier documento sobre ellos, advierta que debe considerarse su situación tributaria). El indicador de retención 1M deberá utilizarse para aquellas operaciones de inversión de sujeto pasivo cuando el acreedor tiene establecimiento permanente fuera de Canarias. Será necesario indicar tanto el tipo de retención como el indicador de retención, a diferencia del resto de retenciones. FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 41 de 97

42 El indicador de retención 2M deberá utilizarse para aquellos acreedores que teniendo establecimiento permanente en Canarias, determinadas operaciones no están sujetas a inversión de sujeto pasivo. En el procedimiento de registro y tramitación del pedido no diferirá del resto de terceros no afectados por Inversión de Sujeto Pasivo, se registrarán los datos de las retenciones, en este caso, de la Inversión del Sujeto Pasivo. La contabilización de la retención se realizará en el momento de la verificación de facturas, donde se generará un apunte por el importe líquido para el pago al tercero y otro apunte con el importe del la retención por Inversión del Sujeto Pasivo. Desde el módulo de Contabilidad Financiera se puede comprobar que la información introducida desde otros módulos llega con la información completa. Por tanto se ha de seleccionar un documento generado contra un acreedor y que contenga información sobre la retención de impuestos para comprobar que la información de la retención se recoge correctamente. Transacción Visualización Documento financiero : FB03 Acceso por el menú de Contabilidad General: Se accede a la siguiente pantalla de visualizar documento. Se indica el número de documento contable, sociedad y ejercicio que se desea visualizar: FOR030-MUS-FIGL Contabilidad Financiera y Extrapresupuestaria v1.1 Página 42 de 97