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2 ÍNDICE 1. Organigrama Secretaría Ejecutiva Gabinete Ejecutivo... 7 a. Secretaría de Gabinete Secretaría Privada Secretaría General a. Departamento de Recepción y Mesa de Entrada b. Departamento de Producción Documental y Archivo Dirección de Asesoría Jurídica a. Departamento de Dictamen Institucional b. Departamento de Opción de Nacionalidad c. Departamento de Asuntos Judiciales y Procuración Dirección de Auditoría Interna a. Departamento de Auditoría de Gestión b. Departamento de Auditoría Financiera Dirección de Comunicación a. Departamento de Eventos y Protocolo b. Departamento de Prensa Dirección de Tecnología de la Información y Comunicación a. Departamento de Desarrollo b. Departamento de Soporte Técnico Dirección General de Administración y Finanzas a. Departamento de la Unidad Operativa de Contrataciones i. División de Planificación ii. División de Procesos iii. División de Monitoreo de Contratos b. Departamento de Control Interno A. Dirección Financiera a. Departamento de Presupuesto b. Departamento de Rendición de Cuentas c. Departamento de Contabilidad i. División de Tesorería B. Dirección Administrativa a. Departamento de Patrimonio b. Departamento de Servicios Generales i. División de Suministros ii. División de Mantenimiento iii. División de Seguridad iv. División de Transporte v. División de Central Telefónica

3 11. Dirección General de Repatriados y Refugiados Connacionales a. Departamento de Atención al Público b. Departamento de Certificados y Archivo c. Departamento de Monitoreo de Expedientes Dirección General de Desarrollo Humano y Seguridad Social a. Departamento de Atención al Público b. Departamento de Reinserción c. Departamento de Atención y Contención Afectiva Dirección General de Gestión de Programas a. Departamento de Atención al Público b. Departamento de Monitoreo y Evaluación c. Departamento de Capacitación a Repatriados Dirección General de Planeamiento a. Departamento de Diseño de Estrategia Institucional b. Departamento de Estadísticas c. Departamento de Apoyo Técnico Dirección General de Gestión de Talento Humano a. Departamento de Administración del Personal b. Departamento de Capacitación y Desarrollo Personal Dirección General de Relaciones Interinstitucionales a. Departamento de Vinculación b. Departamento de Agencias Regionales c. Departamento de Promoción de Inversiones

4 ORGANIGRAMA 4

5 SECRETARÍA EJECUTIVA Nivel Jerárquico: Conducción Política Cargo: Ministro Secretario Ejecutivo Misión: Ejecutar la política nacional de Repatriación, siendo ésta la responsable de dar seguimiento, coordinar y supervisar los programas, planes, proyectos y actividades establecidas legalmente en pro del desarrollo efectivo y la defensa de los derechos humanos de connacionales migrantes; sirviendo de enlace entre los organismos nacionales e internacionales con el Estado paraguayo en esta materia. Subordinados: Gabinete Ejecutivo Secretaría Privada Secretaría General Dirección de Asesoría Jurídica Dirección de Auditoría Interna Dirección de Comunicación Dirección de Tecnología de la Información y Comunicación Dirección General de Administración y Finanzas Dirección General de Repatriados y Refugiados Connacionales Dirección General de Desarrollo Humano y Seguridad Social Dirección General de Gestión de Programas Dirección General de Planeamiento Dirección General de Gestión de Talento Humano Dirección General de Relaciones Interinstitucionales Funciones 1. Coordinar la definición de políticas y estrategias en materia de reinserción de connacionales. 2. Fiscalizar la aplicación de políticas migratorias y su impacto. 3. Representar al Estado paraguayo en eventos relacionados a la migración, repatriación u otros temas afines a nivel nacional e internacional. 4. Plantear propuestas de solución ante problemas relacionados a la migración de connacionales y su repatriación. 5. Proponer al Poder Ejecutivo políticas, estrategias y/o planes relativos a la repatriación de connacionales, enmarcados dentro de las políticas de población, migración y de desarrollo nacional. 6. Suscribir acuerdos y convenios de cooperación que colaboren con el cumplimiento de la finalidad de la Secretaría. 7. Coordinar asistencia a connacionales residentes en el exterior con organismos internacionales. 8. Fiscalizar la ejecución del presupuesto y de las actividades de la Secretaría conforme al Plan financiero. 9. Proponer al Poder Ejecutivo el nombramiento, promoción o destitución de funcionarios de la Secretaría. 5

6 10. Establecer los criterios estratégicos y coordinar las gestiones relacionadas al presupuesto institucional, como la elaboración del anteproyecto de presupuesto, las reprogramaciones y las ampliaciones. 11. Conducir las gestiones de las distintas direcciones de la Secretaría. 12. Dictar disposiciones, resoluciones que competan al cumplimiento de las funciones de la Secretaría. 13. Designar cargos a los funcionarios para el mejoramiento de los servicios proveídos por la Secretaría. 14. Informar al Poder Ejecutivo y a otras instituciones pertinentes en cuanto a las gestiones realizadas con miras al cumplimiento de la finalidad de la Secretaría. 6

7 GABINETE EJECUTIVO Nivel Jerárquico: Conducción Superior Cargo: Director General Misión: Estructurar y coordinar las acciones que coadyuven en el desempeño eficaz y eficiente de las tareas de la Secretaría Ejecutiva en el ejercicio de sus funciones. Relación Jerárquica Superior: Ministro Secretario Ejecutivo Subordinado: Secretaría de Gabinete Vinculación estratégica Dirección General de Administración y Finanzas Dirección General de Repatriados y Refugiados Connacionales Dirección General de Desarrollo Humano y Seguridad Social Dirección General de Gestión de Programas Dirección de Asesoría Jurídica 1. Asistir como coordinador y actuar como Jefe de Gabinete de la Secretaría Ejecutiva. 2. Elaborar en forma conjunta con las Direcciones, los planes de acción que fueren necesarios para implementar los planes estratégicos y operativos. 3. Realizar actividades de enlace y coordinación con organizaciones sociales, autoridades nacionales y organismos internacionales, conforme instrucciones de la Secretaría Ejecutiva. 4. Planificar, coordinar y dar seguimiento a las actuaciones y procesos derivados de las decisiones de la Secretaría Ejecutiva. 5. Considerar asuntos propuestos por las distintas Direcciones Generales y elevarlo a instancias de la Secretaría Ejecutiva. 6. Coordinar las acciones desarrolladas por las diferentes direcciones en cumplimiento de las políticas, estrategias y objetivos de la Institución. 7. Proponer mecanismos para efectiva articulación de las Direcciones de la Institución y la Secretaría Ejecutiva, a fin de contar con los datos necesarios, que faciliten el desarrollo de las funciones técnicas de análisis, información y planificación. 8. Mediar en asuntos de carácter interno de la institución, y velar por la armonía de su gestión. 1. Organizar y supervisar el buen funcionamiento de las dependencias a su cargo. 2. Elaborar informes mensuales sobre las actividades desarrolladas a la Secretaría Ejecutiva y cuando ésta lo solicite. 3. Participar de las reuniones y/o deliberaciones realizadas a nivel de directivos. 4. Representar a la Secretaría en los eventos y actividades que tengan relación con las funciones y los objetivos de esta área. 5. Planificar las licencias por vacaciones u otros permisos al personal a su cargo. 6. Acompañar o brindar apoyo a otras áreas, o instituciones en casos eventuales. 7. Realizar otras funciones relacionadas a su área de competencia que contribuyan al complimiento de los objetivos de la Secretaría. 7

8 SECRETARÍA DE GABINETE Jerárquico Nivel: Mando Medio Operativo Cargo: Secretario/a Misión: Coordinar las actividades que guarden relación a la gestión del Gabinete Ejecutivo, prestándole apoyo permanente, con calidad, eficiencia y transparencia. Superior: Director General de Gabinete Ejecutivo 1. Coordinar viajes del Jefe de Gabinete. 2. Administrar la correspondencia del Gabinete Ejecutivo vía electrónica. 3. Realizar llamadas telefónicas a solicitud del Jefe de Gabinete. 4. Administrar, mantener ordenado y actualizado el directorio telefónico, archivo de notas u otras documentaciones del Gabinete Ejecutivo. 5. Derivar las documentaciones a las instancias correspondientes según providencia del Jefe de Gabinete. 6. Coordinar calendario de reuniones del Jefe de Gabinete. 7. Redactar notas u otras documentaciones solicitadas por el Jefe de Gabinete. 8. Informar al Jefe de Gabinete sobre aspectos relacionados a la administración de la agenda, correspondencias u otro evento que guarden relación a su gestión. 8

9 SECRETARÍA PRIVADA SECRETARÍA PRIVADA Nivel Jerárquico: Mando Medio Administrativo Cargo: Secretaria/o Privada/o Misión: Coordinar las actividades que guarden relación a la gestión de la Secretaría Ejecutiva, prestándole apoyo permanente, con calidad, eficiencia y transparencia. Superior: Ministro Secretario Ejecutivo 1. Coordinar viajes del Ministro Secretario Ejecutivo. 2. Administrar la correspondencia institucional vía electrónica. 3. Realizar llamadas telefónicas a solicitud del Ministro Secretario Ejecutivo. 4. Administrar, mantener ordenado y actualizado el directorio telefónico, archivo de notas u otras documentaciones de la Secretaría Ejecutiva. 5. Derivar las documentaciones a las instancias correspondientes según providencia del Ministro Secretario Ejecutivo. 6. Coordinar calendario de reuniones del Ministro Secretario Ejecutivo. 7. Administrar el ingreso de personas al despacho del Ministro Secretario Ejecutivo. 8. Informar al Ministro Secretario Ejecutivo sobre aspectos relacionados a la administración de la agenda, correspondencias u otro evento que guarden relación a su gestión. 9. Efectuar seguimiento de las documentaciones oficiales de la Institución ingresadas al área. 1. Presentar informes sobre las actividades desarrolladas a la Secretaría Ejecutiva y cuando ésta lo solicite. 2. Realizar otras funciones relacionadas a su área de competencia que contribuyan al complimiento de los objetivos de la Secretaría. 9

10 SECRETARÍA GENERAL Nivel Jerárquico: Conducción Superior Cargo: Secretario/a General Misión: Coordinar la recepción, canalización y la elaboración de documentación institucional y la orientación general a las personas que precisen los servicios brindados por la Secretaría. Superior: Ministro Secretario Ejecutivo Subordinados: Departamento de Recepción y Mesa de Entrada Departamento de Producción Documental y Archivo 1. Coordinar la elaboración de correspondencias, resoluciones u otra documentación institucional. 2. Revisar la correcta producción de documentación institucional originada en el área. 3. Autenticar las documentaciones institucionales emitidas por la Secretaría Ejecutiva y las obrantes en archivo del área. 4. Direccionar las documentaciones institucionales según providencia de la Secretaría Ejecutiva. 5. Participar en reuniones, comisiones técnicas u otras actividades cuando se trataren de temas relacionados al cumplimiento de las funciones de la Institución. 1. Organizar y supervisar el buen funcionamiento de las dependencias a su cargo. 2. Presentar informes mensuales sobre las actividades desarrolladas a la Secretaría Ejecutiva y cuando ésta lo solicite. 3. Participar de las reuniones y/o deliberaciones realizadas a nivel de directivos. 4. Representar a la Secretaría en los eventos y actividades que tengan relación con las funciones y los objetivos de esta área. 5. Planificar las licencias por vacaciones u otros permisos al personal a su cargo. 6. Acompañar o brindar apoyo a otras áreas, o instituciones en casos eventuales. 7. Realizar otras funciones relacionadas a su área de competencia que contribuyan al complimiento de los objetivos de la Secretaría. 10

11 DEPARTAMENTO DE RECEPCIÓN Y MESA DE ENTRADA Nivel Jerárquico: Mando Medio Superior Cargo: Jefe de Departamento Misión: Informar y direccionar consultas relacionadas a los servicios ofrecidos por la Institución. Recibir y canalizar documentación remitida a la Institución y desde la misma al exterior. Superior: Secretario General 1. Dar indicaciones generales en cuanto a los diversos beneficios ofrecidos por la Institución, a personas que precisen algún servicio de la Secretaría. 2. Recepcionar, registrar y gestionar documentos o correspondencias remitidas a la Institución. 3. Dejar constancia de la recepción de documentaciones a través de mecanismos establecidos. 4. Registrar la expedición de documentos desde la Institución al exterior. 5. Recibir, registrar y direccionar llamadas telefónicas de la Institución. 6. Mantener directorio telefónico actualizado. 11

12 DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO Nivel Jerárquico: Mando Medio Superior Cargo: Jefe de Departamento Misión: Elaborar y gestionar la documentación oficial de la Secretaría. Además, registrarla y custodiarla mediante un sistema eficiente de archivo y conservación. Superior: Secretario General 1. Elaborar notas, resoluciones u otra documentación institucional. 2. Elaborar y gestionar comunicados internos. 3. Elaborar resoluciones relacionadas específicamente a los servicios ofrecidos por la Secretaria. 4. Proceder a la impresión de los documentos institucionales elaborados en el área. 5. Planificar la metodología de organización, estableciendo mecanismos que faciliten el acceso y localización de la documentación requerida. 6. Mantener actualizado el sistema de archivo y digitalizar los documentos a ser archivados en el área. 7. Archivar las documentaciones oficiales de la Institución obrantes en el área. 8. Velar por la guarda en buenas condiciones de las documentaciones institucionales. 9. Proponer las medidas necesarias para el mejor cumplimiento de las tareas y perfeccionamiento del funcionamiento de dichas tareas. 12

13 DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA Nivel Jerárquico: Conducción Superior Cargo: Director Misión: Orientar y coordinar acciones en todo cuanto haga relación con la gestión institucional, aplicación y cumplimiento de las Leyes y otras normas legales a la Secretaría. Superior: Ministro Secretario Ejecutivo Subordinados: Departamento de Dictamen Institucional Departamento de Opción de Nacionalidad Vinculación Estratégica Secretaría Ejecutiva Dirección General de Desarrollo Humano y Seguridad Social Dirección General de Repatriados y Refugiados Connacionales Dirección General de Gestión de Programas 1. Asesorar a la Secretaría Ejecutiva en materia legal cuando le sea requerido. 2. Emitir parecer jurídico en asuntos que le sean consultados por la Secretaría Ejecutiva y los directivos de la Secretaría. 3. Sugerir a la Secretaría Ejecutiva y participar ante reformas legales que colaboren al cumplimiento de la finalidad de la Secretaria. 4. Precautelar los intereses jurídicos de la Secretaría. 5. Mantener informadas a la Secretaría Ejecutiva y a las dependencias de conducción superior sobre leyes, decretos, reglamentos u otro documento legal que se relacione a la Secretaría y al logro de su finalidad. 6. Asesorar en la elaboración de contratos para la Secretaría, en coordinación con las áreas responsables de su utilización. 7. Elaborar y/o revisar en coordinación con los departamentos responsables, los documentos privados o convenios a ser utilizados por la Secretaría. 8. Elaborar y/o revisar instrumentos jurídicos de carácter general, y que precise la Secretaría para el logro de sus funciones. 9. Ejercer la representación de la Secretaría ante los Tribunales de la República, de cualquier jurisdicción en todos los juicios y acciones que en ella sea parte, como actora o demandada, querellante o querellada, incluso en cuestiones administrativas, siempre en cumplimiento de mandatos expresos que le hayan sido impartidos. 10. Dictaminar los expedientes recibidos por las diferentes Dependencias de la Institución. 11. Patrocinar los juicios de opción de nacionalidad natural de los extranjeros hijos de repatriados. 13

14 1. Organizar y supervisar el buen funcionamiento de las dependencias a su cargo. 2. Presentar informes mensuales sobre las actividades desarrolladas a la Secretaría Ejecutiva y cuando ésta lo solicite. 3. Participar de las reuniones y/o deliberaciones realizadas a nivel de directivos. 4. Representar a la Secretaría en los eventos y actividades que tengan relación con las funciones y los objetivos de esta área. 5. Planificar las licencias por vacaciones u otros permisos al personal a su cargo. 6. Acompañar o brindar apoyo a otras áreas, o instituciones en casos eventuales. 7. Realizar otras funciones relacionadas a su área de competencia que contribuyan al complimiento de los objetivos de la Secretaría. 14

15 DEPARTAMENTO DE DICTAMEN INSTITUCIONAL Nivel Jerárquico: Mando Medio Superior Cargo: Jefe de Departamento Misión: Confeccionar los dictámenes relativos a las solicitudes de Certificados de Repatriación o de subsidios presentados a la Secretaría, previa verificación, así como otros documentos que requieran del parecer jurídico. Superior: Director de Asesoría Jurídica 1. Asesorar al Director en materia legal conforme a un criterio jurídico. 2. Elaborar dictamen relacionado a beneficios que otorgue la Secretaría, ya sean estos, subsidios, exoneraciones, expedición de Certificado de Repatriación u otro tipo de documentación. 3. Elaborar un parecer jurídico ante consultas provenientes de las distintas áreas de la Secretaría. 4. Verificar los documentos presentados por los recurrentes, teniendo en cuenta los requisitos exigidos para cada solicitud de de beneficios brindados por la Institución. 15

16 DEPARTAMENTO DE OPCIÓN DE NACIONALIDAD Nivel Jerárquico: Mando Medio Superior Cargo: Jefe de Departamento Misión: Recepcionar las solicitudes y tramitar el proceso legal para los Juicios de Opción de Nacionalidad Paraguaya Natural a los extranjeros hijos de paraguayos repatriados, en el Poder Judicial. Superior: Director de Asesoría Jurídica 1. Orientar sobre los requisitos y los trámites para la obtención de la Opción de Nacionalidad Paraguaya Natural. 2. Informar sobre los beneficios que pudieran obtenerse a partir de la obtención de este derecho. 3. Recepcionar los documentos conforme a los requisitos legales establecidos para el inicio del Juicio de de Opción de Nacionalidad. 4. Confeccionar e imprimir el instrumento jurídico correspondiente para el inicio del Juicio de Opción de Nacionalidad. 5. Realizar la presentación del expediente ante el Poder Judicial para el inicio del Juicio de Opción de Nacionalidad. 6. Realizar los trámites de procuración del juicio hasta la obtención de la Sentencia Definitiva y el oficio dirigido al Registro del Estado Civil de las Personas. 7. Notificar fehacientemente al interesado sobre el avance del juicio. 8. Solicitar al interesado y agregar otros documentos al expediente en proceso, en caso que las autoridades judiciales lo precisen. 9. Realizar los trámites para la inscripción de la Sentencia Definitiva ante el Registro Civil de las personas hasta la obtención del Certificado de Nacimiento paraguayo. 10. Cargar en el sistema informático, los procesos de Opción de Nacionalidad, con los datos personales de los interesados actualizando el mismo en base a la procuración diaria. 11. Entregar los documentos obtenidos a los beneficiarios, previo registro de entrega. 16

17 DEPARTAMENTO DE ASUNTOS JUDICIALES Y PROCURACIÓN Nivel Jerárquico: Mando Medio Superior Cargo: Jefe de Departamento Misión: Responder eficientemente a los asuntos jurídicos externos de la Institución, con el fin de precautelar la gestión, la misión y los objetivos fundamentales de la Secretaría. Superior: Director de Asesoría Jurídica 1. Tramitar las demandas interpuestas ante el Tribunal de Cuentas, cuando éstas recaigan sobre resoluciones emitidas por la Máxima Autoridad Institucional. 2. Asesorar, acompañar y patrocinar en los asuntos legales a los connacionales repatriados que hayan sido objeto de estafa, lesión de confianza u otra figura penal en el marco de su proceso de repatriación. 3. Acompañar las denuncias realizadas en el fuero penal sobre daños contra el patrimonio institucional con la Procuraduría General de la República como tercero coadyuvante. 4. Denunciar las faltas cometidas por funcionarios de la institución ante la Secretaría de la Función Pública, de acuerdo a lo establecido en la Ley 1626 "De la Función Pública" y acompañar el proceso correspondiente de sumario. 17

18 DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA Nivel Jerárquico: Conducción Superior Cargo: Director Misión: Ejercer la vigilancia y fiscalización de las actividades administrativas, financieras, contables y de gestión de la SEDERREC, con vista a que se mantenga el fiel cumplimiento de las disposiciones legales vigentes. Superior: Ministro Secretario Ejecutivo Subordinados: Departamento de Auditoría de Gestión Departamento de Auditoría Financiera 1. Elaborar y proponer el Plan de Trabajo Anual de Auditoria en coordinación con las dependencias a su cargo. 2. Proponer recomendaciones técnicas a la Secretaría Ejecutiva sobre aspectos relacionados a la gestión y utilización de recursos de la Secretaría. 3. Dar seguimiento a las medidas preventivas y correctivas, resultado de los informes de auditoría. 4. Analizar las variaciones diarias de los estados contables y sus tendencias, producto de sus movimientos. 5. Fiscalizar la utilización racional de los recursos de la Secretaria. 6. Promover la verificación de los resultados de la gestión de las distintas dependencias. 7. Implementar auditorias en cualquier dependencia de la Secretaria cuando la situación lo amerite. 8. Verificar la correcta aplicación de las normas y procedimientos establecidos para las operaciones administrativas financieras. 9. Fiscalizar la implementación Modelo Estándar de Control Interno para las Entidades Públicas del Paraguay (MECIP) en la Institución. 1. Organizar y supervisar el buen funcionamiento de las dependencias a su cargo. 2. Presentar informes mensuales sobre las actividades desarrolladas a la Secretaría Ejecutiva y cuando ésta lo solicite. 3. Representar a la Secretaría en los eventos y actividades que tengan relación con las funciones y los objetivos de esta área. 4. Planificar las licencias por vacaciones u otros permisos al personal a su cargo. 5. Acompañar o brindar apoyo a otras áreas, o instituciones en casos eventuales. 6. Realizar otras funciones relacionadas a su área de competencia que contribuyan al complimiento de los objetivos de la Secretaría. 18

19 DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA DE GESTIÓN Nivel Jerárquico: Mando Medio Superior Cargo: Jefe de Departamento Misión: Monitorear la ejecución de planes, programas y proyectos de acuerdo al cronograma y recursos establecidos. Superior: Director de Auditoría Interna 1. Planificar en coordinación con la Dirección de Auditoría Interna, el Plan de Trabajo Anual de auditoría de gestión. 2. Fiscalizar el funcionamiento de los controles internos en las diferentes dependencias. 3. Examinar y evaluar el grado de cumplimiento de los planes, programas y proyectos de la Secretaria. 4. Verificar los procesos de contrataciones de forma que se realicen en base a criterios establecidos. 5. Analizar los mecanismos de comunicación externa y el flujo de información interno, estudiando su grado de adaptación a los objetivos operativos o estratégicos. 6. Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables a la Secretaria. 7. Evaluar las fortalezas y debilidades de la Institución. 8. Revisar los papeles de trabajo y la documentación que respalde los hallazgos establecidos en las auditorías e informes de auditorías. 19

20 DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA FINANCIERA Nivel Jerárquico: Mandos Medios Superiores Cargo: Jefe de Departamento Misión: Monitorear la correcta utilización de los recursos financieros de la Secretaría. Superior: Director de Auditoría Interna 1. Planificar en coordinación con la Dirección de Auditoría Interna, el plan de trabajo anual de auditoría financiera. 2. Revisar los pagos realizados por la Secretaria conforme a los procedimientos establecidos. 3. Fiscalizar la existencia de las documentaciones contables. 4. Monitorear la utilización racional de los recursos financieros de la Secretaria. 5. Verifica la correcta ejecución del presupuesto de la Secretaria. 6. Controlar conciliaciones bancarias, emisión de órdenes de pago, cheques, autorizaciones para pagos, proveedores, pago de salarios u otra actividad que pudiera afectar la estabilidad financiera de la Institución. 7. Detectar posibles faltas en el sistema de control financiero de la Institución. 8. Analizar los documentos justificativos del registro de todas las operaciones de la Institución. 9. Revisar los papeles de trabajo y la documentación que respalde los hallazgos establecidos en las auditorías e informes de auditorías. 20

21 DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN Jerárquico Nivel: Conducción Superior Cargo: Director Misión: Controlar, analizar y ejecutar todas las acciones de gestión de la comunicación institucional tanto interna como externa, transmitiendo una imagen positiva de la Secretaría. Superior: Ministro Secretario Ejecutivo Subordinados: Departamento de Eventos y Protocolo Departamento de Prensa Vinculación Estratégica Gabinete Ejecutivo y Relaciones Interinstitucionales 1. Participar la preparación de publicaciones, informes periodísticos o presentaciones de carácter institucional a través de cualquier medio de comunicación. 2. Coordinar los mecanismos para la conducción eficiente de la comunicación institucional con las demás dependencias. 3. Presentar diseños de materiales informativos o difusión dentro y fuera del territorio nacional e impulsar su distribución. 4. Realizar evaluaciones al impacto la pertinencia de los sistemas de comunicación aplicados. 5. Mantener informadas a todas las personas que forman parte de la Secretaría sobre las acciones y planes institucionales para el logro de sus objetivos, de manera a dar una imagen coherente que potencie a la Institución. 6. Supervisar las estrategias y programas de comunicación y campañas de difusión que requiera la Secretaría. 7. Coordinar los servicios de elaboración de boletines de prensa y materiales informativos y de fotografía. 1. Organizar y supervisar el buen funcionamiento de las dependencias a su cargo. 2. Presentar informes mensuales sobre las actividades desarrolladas a la Secretaría Ejecutiva y cuando ésta lo solicite. 3. Representar a la Secretaría en los eventos y actividades que tengan relación con las funciones y los objetivos de esta área. 4. Planificar las licencias por vacaciones u otros permisos al personal a su cargo. 5. Acompañar o brindar apoyo a otras áreas, o instituciones en casos eventuales. 6. Realizar otras funciones relacionadas a su área de competencia que contribuyan al complimiento de los objetivos de la Secretaría. 21

22 DEPARTAMENTO DE EVENTOS Y PROTOCOLO Jerárquico Nivel: Mando Medio Superior Cargo: Jefe de Departamento Misión: Realizar actividades inherentes al protocolo y ceremonial correspondiente de la Secretaría, planificando y coordinando los actos y/o eventos de la Institución, a fin de garantizar el cumplimiento de las normas protocolares requeridas. Superior: Director de la Dirección de Comunicación 1. Organizar los actos o eventos protocolares de la Institución y participar en la elaboración de los programas correspondientes. 2. Actuar como Director de Ceremonia en actos y eventos protocolares de la Institución. 3. Seleccionar el lugar donde se va a efectuar actos y eventos protocolares de la Institución. 4. Coordinar todos los aspectos del debido protocolo en los eventos y actividades formales realizadas por la Secretaría. 5. Asesorar al Ministro u otros funcionarios designados por el mismo para representar a la Institución en actos organizados, respecto al conocimiento y acatamiento de las normas de ceremonial y protocolo en los actos oficiales y no oficiales. 6. Determinar los recursos a ser requerido en forma externa y solicitar presupuestos para los diferentes eventos. 7. Articular acciones con sus pares de otras instituciones con los que se organizan actos conjuntos y eventos protocolares. 8. Coordinar giras o visitas del Ministro y otras autoridades de la Secretaría, así como también delegaciones de convidados que visitan la Institución. 9. Acompañar las acciones y planes institucionales, mediante el diseño e implementación de estrategias de comunicación que garanticen el acceso a la información institucional al público interno y externo de la SEDERREC. 22

23 DEPARTAMENTO DE PRENSA Jerárquico Nivel: Mando Medio Superior Cargo: Jefe de Departamento Misión: Acrecentar y mejorar la imagen de la Secretaría ante la opinión pública, a través de los medios de comunicación masiva. Superior: Director de la Dirección de Comunicación 1. Elaborar, coordinar, redactar, cubrir y difundir la información de las actividades institucionales tanto interna como externamente. 2. Informar y producir los materiales periodísticos destinados a las publicaciones de la Secretaría. 3. Fomentar y fortalecer el contacto con los reporteros de los diversos medios informativos, a través de una relación directa. 4. Realizar diariamente la síntesis de la información periodística que repercuta o sea de interés en relación con las actividades propias de la Secretaría y proveerla a las instancias superiores. 5. Elaborar y diseñar las estrategias y programas de comunicación y campañas de difusión que requiera la Secretaría. 6. Atender los requerimientos de los periodistas en materia informativa, a efecto de que puedan desarrollar su tarea en forma satisfactoria. 7. Instrumentar los mecanismos apropiados para que los medios de comunicación social tengan acceso oportuno a las informaciones que se generen en la Secretaría, a efectos que se logre la difusión adecuada. 8. Mantener actualizados los contenidos aparecidos en la página web institucional, así como todos los espacios de difusión digital del que hace uso la institución. 23

24 DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN COMUNICACIÓN (TIC) Nivel Jerárquico: Conducción Superior Cargo: Director Misión: Generar y administrar las tecnologías de información y comunicación (TIC) necesarias para la modernización y sistematización del funcionamiento de la Secretaría acordes con las tendencias y avances más actualizados del mundo. Relación Jerárquica Superior: Ministro Secretario Ejecutivo 1. Implementar políticas de seguridad de la información y del correcto uso de equipos tecnológicos. 2. Planificar, dirigir, supervisar y controlar los proyectos de implementación o configuración de software base y hardware en todas las etapas. 3. Promover el desarrollo y la coordinación de los sistemas de información, así como su confidencialidad, confiabilidad, exactitud y oportunidad de los datos, recomendando procedimientos y tecnologías apropiadas y eficientes. 4. Acompañar los sistemas de control del uso de equipos informáticos a ser implementados en las diferentes áreas de la Secretaría. 5. Promover la capacitación adecuada de los responsables operativos de los equipos tecnológicos y sus softwares, para garantizar la total implementación de los Sistemas Informáticos. 6. Investigar, desarrollar e implantar innovaciones en temas referentes a sistemas informáticos que puedan ser aplicados a la Institución. 7. Establecer procedimientos de control ante anomalías en software base, hardware y base de datos, a fin de tomar las medidas preventivas y correctivas del caso. 8. Participar en los lineamentos generales y específicos de planificación, evaluación y gestión en las adquisiciones de los recursos tecnológicos. 9. Notificar periódicamente al Departamento de Patrimonio los movimientos de alta, baja o cambios en la asignación de los equipos informáticos de las dependencias. 10. Comunicar las reparaciones efectuadas a los equipos informáticos, a la red de comunicación y sus componentes a la Dirección Administrativa, cuando estas afecten al patrimonio institucional. 11. Administrar las cuentas de correo electrónico del dominio Recomendar con los criterios técnicos correspondientes el estado obsoleto de los equipos informáticos de la institución. 1. Organizar y supervisar el buen funcionamiento de las dependencias a su cargo. 2. Presentar informes mensuales sobre las actividades desarrolladas a la Secretaría Ejecutiva y cuando ésta lo solicite. 3. Representar a la Secretaría en los eventos y actividades que tengan relación con las funciones y los objetivos de esta área. 4. Planificar las licencias por vacaciones u otros permisos al personal a su cargo. 5. Acompañar o brindar apoyo a otras áreas, o instituciones en casos eventuales. 6. Realizar otras funciones relacionadas a su área de competencia que contribuyan al complimiento de los objetivos de la Secretaría. 24

25 DEPARTAMENTO DE DESARROLLO Nivel Jerárquico: Mando Medio Superior Cargo: Jefe de Departamento Misión: Proponer, desarrollar e implantar Sistemas de Información, de tal manera que la información que se proporcione, sea eficiente, oportuna y permita apoyar la gestión de las diferentes áreas de la Secretaría. Relación Jerárquica Superior: Director de la Dirección de TIC 1. Elaborar las especificaciones técnicas de los proyectos de sistemas de información, a ser implementados en la SEDERREC. 2. Planificar las actividades y recursos de los proyectos de sistemas de información, de acuerdo a las normas establecidas por la SEDERREC. 3. Desarrollar y mantener permanentemente todos los procesos automatizados que se operan en la Institución. 4. Implementar las soluciones de sistemas de información desarrolladas por el Área, así como participar y supervisar la implementación de las aplicaciones adquiridas a terceros, a fin de garantizar su correcta operatividad e integración con la arquitectura de aplicaciones de la Secretaría. 5. Participar en la definición de especificaciones técnicas de los sistemas de información adquiridos a terceros, así como supervisar el cumplimiento de las obligaciones contractuales respectivas. 6. Analizar, diseñar, programar, implementar, evaluar, documentar y mantener permanentemente todos los procesos automatizados que se operan en la Institución. 7. Administrar eficientemente la operación de las bases de datos con el fin de garantizar la integridad de los mismos, bajo una adecuada definición, diseño, mantenimiento y seguridad de la información compartida en el sistema de Base de Datos de la Institución. 8. Adecuar los sistemas existentes a las necesidades de las diferentes dependencias y capacitar a los funcionarios en las diferentes aplicaciones desarrolladas para cada área específica. 9. Administrar la base de datos en forma óptima, evaluando el rendimiento de misma y la confiabilidad de los datos. 10. Mantener el flujo de datos efectiva y eficientemente, y proporcionar el mantenimiento de la Base de Datos de acuerdo a los parámetros de seguridad que se han establecido. 11. Mantener un sistema de registro de los softwares utilizados en la institución y garantizar su buen funcionamiento. 12. Apoyar al usuario final en el adecuado uso de los sistemas de información, proporcionándoles las herramientas y los medios necesarios para tales fines. 13. Adoptar el método apropiado de Backup, de manera a que los sistemas utilizados tengan el respaldo correspondiente en forma periódica. 14. Elaborar las especificaciones técnicas, el cronograma de desarrollo y la implementación de los proyectos de sistemas de información. 25

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27 DEPARTAMENTO DE SOPORTE TÉCNICO Nivel Jerárquico: Mando Medio Superior Cargo: Jefe de Departamento Misión: Asegurar el correcto funcionamiento de los recursos de software base, hardware y comunicación de datos disponibles, así como establecer los lineamientos para la utilización del hardware, software base y las redes de comunicación de datos. Relación Jerárquica Superior: Director de la Dirección de TIC 1. Mantener los equipos de la red de comunicación de datos en condiciones eficientes de operatividad y configuración óptima. 2. Establecer controles de seguridad para las comunicaciones transmitidas, a través de la red de comunicación de datos. 3. Realizar el control y verificación del mantenimiento de los equipos (switches, routers, sistema de telefonía IP, entre otros) y del software de comunicación de datos de los sistemas informáticos. 4. Evaluar el software de comunicación de datos y de Seguridad Informática para la adquisición, renovación y/o mantenimiento de los contratos de soporte y actualización, así como en la elaboración de los informes técnicos correspondientes. 5. Elaborar las especificaciones técnicas para licitaciones y/o concursos públicos de adquisición o contratación de bienes o servicios para los proyectos referidos a comunicación de datos de la Secretaría. 6. Instalar y configurar los sistemas informáticos vigentes en los equipos informáticos de las dependencias en base a las solicitudes recibidas. 7. Proveer servicios de soporte técnico para los equipos informáticos de todas las dependencias. 8. Llevar un registro del estado de funcionamiento de los equipos y asistir en el mantenimiento de los equipos instalados. 9. Interactuar y coordinar con los prestadores de servicios o proveedores el mantenimiento y la reparación de equipos de tecnología. 10. Realizar las conexiones e instalaciones de redes en los equipos. 27

28 DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Nivel Jerárquico: Conducción Superior Cargo: Director General Misión: Ejercer la coordinación, planificación, dirección y control general de las actividades relacionadas a programación y ejecución presupuestaria, contrataciones de bienes y servicios, mantenimiento de edificio e instalaciones, transportes, como también las operaciones contables y financieras de conformidad con las disposiciones constantes en Leyes, normas y/o políticas. Superior: Ministro Secretario Ejecutivo Subordinados: Dirección Financiera Dirección Administrativa 1. Desarrollar e implementar políticas, normas y sistemas que orienten al desarrollo de una administración organizada y eficiente, en pro de la racionalización de los recursos financieros asignados a la Secretaría. 2. Gestionar la obtención de los recursos necesarios para el financiamiento de las actividades a ser desarrolladas por la Secretaría. 3. Planificar, programar y ejecutar correctamente el presupuesto de esta Secretaria, de acuerdo a las leyes, normas y reglamentos vigentes. 4. Gestionar ante el Ministerio de Hacienda la transferencia de fondos asignados en el Presupuesto General de la Nación y controlar su utilización conforme las normas que regulan la ejecución de los programas y demás partidas presupuestarias. 5. Supervisar los procesos de adquisición de bienes y servicios de la Institución según procedimientos establecidos para el efecto. 6. Coordinar la elaboración del presupuesto anual de la Secretaría. 7. Reportar la situación patrimonial de la Institución a la Secretaría Ejecutiva. 8. Suministrar periódicamente al titular de la Secretaría Ejecutiva, informes relativos a la gestión presupuestaria y financiera. 9. Supervisar el registro sistemático de todos los hechos y actos económico-financieros que afecten la situación patrimonial de la Secretaría, así como aprobar balances e informes de gestión exigidos. 10. Analizar, controlar y suscribir los Balances, Informes Presupuestarios, Informes Financieros, Inventario, Plan de Adquisiciones, presentados por los Departamentos de Presupuesto, Contabilidad, y UOC respectivamente. 1. Organizar y supervisar el buen funcionamiento de las dependencias a su cargo. 2. Presentar informes mensuales sobre las actividades desarrolladas a la Secretaría Ejecutiva y cuando ésta lo solicite. 3. Participar de las reuniones y/o deliberaciones realizadas a nivel de directivos. 4. Representar a la Secretaría en los eventos y actividades que tengan relación con las funciones y los objetivos de esta área. 28

29 5. Planificar las licencias por vacaciones u otros permisos al personal a su cargo. 6. Acompañar o brindar apoyo a otras áreas, o instituciones en casos eventuales. 7. Realizar otras funciones relacionadas a su área de competencia que contribuyan al complimiento de los objetivos de la Secretaría. 29

30 DEPARTAMENTO DE LA UNIDAD OPERATIVA DE CONTRATACIONES Nivel Jerárquico: Mando Medio Superior Cargo: Jefe de Departamento Misión: Realizar los llamados para la provisión de bienes y servicios, de manera oportuna, garantizando las mejores oportunidades de compras, para los intereses de la Institución. Superior: Director General de Administración y Finanzas Subordinados: División de Planificación División de Procesos División de Monitoreo de Contrataciones Vinculación Estratégica Dirección Administrativa Departamento de Patrimonio Departamento de Presupuesto 1. Verificar el Programa Anual de Contrataciones de cada ejercicio fiscal, y someterlo a consideración y aprobación de la máxima autoridad. 2. Controlar de forma permanente la base de datos del Sistema de Información de las Contrataciones Públicas (SICP), en los medios y formas solicitados por la DNCP. 3. Remitir a la DNCP los informes y resoluciones requeridas por la Ley Nº 2051/03 y demás disposiciones vigentes. 4. Velar por la implementación de una base de datos de proveedores no limitativa, con el objeto de tener información de los mismos, conforme al Decreto que reglamenta la Ley 2051/03, en lo referente a las invitaciones para participar en los procedimientos de las licitaciones por concurso de ofertas y las contrataciones directas, respectivamente. 5. Notificar oportunamente a la DNCP el incumplimiento en el que incurren los contratistas y proveedores y solicitar la aplicación de sanciones que correspondan por las infracciones cometidas. 6. Emitir el dictamen que justifique las causales de excepción a la Licitación establecidas en el Artículo 33º de la Ley 2051/ Verificar y remitir el PBC particular para cada licitación pública, concurso de ofertas y contratación directa, verificar el llamado, responder a las aclaraciones y comunicar las enmiendas, recibir y custodiar las ofertas recibidas. 8. Someter a consideración del Comité de Evaluación conjuntamente con el jefe de la División de Procesos, las carpetas de llamados aperturados y no aperturados y revisar los informes de evaluación y refrendar la recomendación de la adjudicación del Comité de Evaluación, elevándola a la Autoridad superior. 9. Gestionar la formalización de los contratos y recibir las garantías correspondientes. 30

31 10. Verificar que se mantenga en buenas condiciones, un archivo ordenado y sistemático, en forma física y electrónica de la documentación comprobatoria de los actos y contratos que sustenten las operaciones realizadas. 11. Coordinar los requerimientos de compras de bienes, servicios y contrataciones de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria. 12. Elaborar cuadros comparativos en los procesos de adquisiciones, verificando precios, calidad, entrega, forma de pago y plazo. 13. Evaluar las adquisiciones una vez concretadas en base a criterios de calidad, costo, plazo u otras condiciones indicadas en la propuesta. 14. Responder con criterio ante consultas relacionas a los procesos de contrataciones para la resolución de conflictos. 15. Comunicar las adjudicaciones a la Dirección General de Contrataciones Públicas. DIVISIÓN DE PLANIFICACIÓN Nivel Jerárquico: Mando Medio Operativo Cargo: Jefe de División Misión: Elaborar el Programa Anual de Contrataciones (PAC) de cada ejercicio fiscal, en base a los requerimientos en materia de bienes, servicios, obras y consultorías. Relación Jerárquica Superior: Jefe del Departamento de UOC 1. Apoyar a las demás áreas administrativas para la elaboración del PRE PAC institucional, para la preparación del Anteproyecto de Ley de Presupuesto de cada ejercicio fiscal, conforme a los lineamientos emitidos para el efecto. 2. Recibir los topes presupuestarios del Departamento de Presupuesto para la elaboración del PRE PAC institucional. 3. Preparar y consolidar el Programa Anual de Contrataciones (PAC) de acuerdo a los lineamientos técnicos emanados por la DNCP, a partir del listado de requerimientos de las diferentes dependencias institucionales. 4. Elevar a la Jefatura del Departamento de UOC el PAC institucional para su aprobación antes del 28 de febrero de cada año. 5. Realizar las modificaciones del PAC que sean necesarias para la consecución de los llamados. 6. Remitir a la División de Procesos el PAC a ejecutar conforma al calendario establecido, adjuntando detalle de los bienes y servicios a ser adquiridos. 7. Llevar un registro de la ejecución del PAC por objeto de gasto y por programa. 31

32 8. Solicitar el CDP al Departamento de Presupuesto para procesar los respectivos llamados. 9. Elaborar informes de saldos entre certificaciones presupuestarias y adjudicaciones. 10. Elevar informes sobre las actividades desarrolladas al superior jerárquico. 11. Realizar otras funciones relacionadas a su área de competencia y que contribuyan al DIVISIÓN DE PROCESOS Nivel Jerárquico: Mando Medio Operativo Cargo: Jefe de División Misión: Ejecutar el Programa Anual de Contrataciones (PAC) de cada ejercicio fiscal. Relación Jerárquica Superior: Jefe del Departamento de UOC 1. Elaborar los pliegos de base y condiciones particulares para cada licitación pública, concurso de ofertas, contratación directa, así como contratación por vía de la excepción. 2. Procesar los pedidos de adquisición y locación de bienes, la contratación de servicios en general, los de consultoría y de obras públicas y los servicios relacionados con las mismas, a ser realizados conforme a los procedimientos establecidos. 3. Preparar y remitir a las instancias que correspondan, los textos de la convocatoria a llamados de licitación pública para su publicación en medios de prensa escrita. 4. Requerir a las reparticiones pertinentes, las justificaciones en forma expresa y detallada que fundamente el procedimiento de la contratación directa por vía de la excepción reglado por el Capítulo V de la Ley Nº 2051/03 o preparar dictámenes de excepción en los casos que se requiera. 5. Verificar la difusión de cada llamado en el Sistema de Información de Contrataciones Públicas (SICP). 6. Gestionar ante la DNCP la obtención del Código de Contratación (CC). 7. Sugerir las comunicaciones pertinentes al Jefe de Departamento de UOC a ser remitidas a la DNCP; y elaborar las aclaraciones, las enmiendas, las respuestas a los pedidos o contestación de traslados de protestas y/o cualquier otro requerimiento solicitado por la DNCP. 8. Elevar las ofertas recibidas a consideración del Comité de Evaluación, revisar los informes de evaluación y refrendar la recomendación de la adjudicación del Comité de Evaluación. 9. Preparar el proyecto de Resolución de Adjudicación, elevar al Jefe del Departamento de UOC y posteriormente a la máxima autoridad para su aprobación. 10. Elaborar las órdenes de compras, las órdenes de servicios, los contratos de obra, los contratos de locación de inmuebles, los contratos de adquisición de bienes o de servicios, como resultado de los procesos de contrataciones. 11. Remitir las órdenes de compra o de servicio con sus respectivas documentaciones al Departamento de Contabilidad para el proceso de pago respectivo. 32

33 12. Remitir el expediente del llamado con el contrato firmado, la orden de compra o servicios y las especificaciones técnicas de la oferta adjudicada a la División de Monitoreo de Contratos y una copia a la Jefatura del Departamento de UOC. 13. Mantener actualizado el sistema de registros de contrataciones y garantizar la conservación del expediente de contrato. DIVISIÓN DE MONITOREO DE CONTRATOS Nivel Jerárquico: Mando Medio Operativo Cargo: Jefe de División Misión: Asegurar el cumplimiento de los contratos suscritos por la Institución, en tiempo y forma, de acuerdo a lo establecido en los mismos, de manera a reducir los riesgos para el logro de una gestión administrativa eficiente y efectiva. Relación Jerárquica Superior: Jefe del Departamento de UOC 1. Realizar el monitoreo de los contratos de obras, adquisición de bienes y servicios, consultoría de las ofertas adjudicadas, a fin que se cumplan con los compromisos asumidos por ambas partes. 2. Llevar un registro ordenado de las copias de los contratos suscritos y copias de la póliza en forma física y digital. 3. Velar por la guarda en buenas condiciones y custodiar el expediente de adjudicación hasta la culminación de las obligaciones asumidas por las partes, anexando cualquier modificación al mismo. 4. Recibir los bienes adquiridos, controlar los servicios, verificando que se ajusten a las disposiciones establecidas en el pliego de bases y condiciones y emitir un dictamen de cumplimiento. 5. Realizar los procedimientos administrativos para las adendas de contratos que fueran requeridas; para su posterior remisión y comunicación a la DNCP a través de la División de Procesos. 6. Remitir los expedientes de ofertas adjudicadas, una vez concluidos los trámites pertinentes, al Departamento de Rendición de Cuentas para su archivo. 33

34 DEPARTAMENTO DE CONTROL INTERNO Nivel Jerárquico: Mando Medio Superior Cargo: Jefe de Departamento Misión: Medir, evaluar y hacer seguimiento a los procedimientos, de manera independiente, justa, posibilitando la búsqueda de la eficiencia, la eficacia, calidad y economía de los diferentes procesos encaminados al cumplimiento de objetivos y metas previstos en la misión de la Secretaría, y de acuerdo a las normas legales vigentes. Superior: Director General de Administración y Finanzas 1. Recepcionar, verificar y analizar las documentaciones respaldatorias de los distintos rubros ejecutados, de conformidad a las disposiciones legales. 2. Verificar la existencia de las documentaciones requeridas para los procesos de desembolsos antes de la ejecución de los mismos. 3. Verificar las documentaciones para pagos de salarios, de manera que estos procesos se realicen de acuerdo a los requerimientos legales. 4. Analizar los criterios de adjudicación para las respectivas contrataciones por parte de la Unidad Operativa de Contrataciones. 5. Verificar que se implementen las medidas correctivas recomendadas. 34